e -fatura
E-FATURANIN GELİŞİMİ EDI (Electronic Data Interchange) İş ortaklarının e-fatura sürecine dahil edilmesi Veri değişiminde semantik veri modellerinin kullanılması 1960 1990 1970 1980 2013 Telekomünikasyon ve otomotiv sektöründe EDI kullanımı Diğer sektörlerde sektöre özel EDI kullanımı E-İmzanın yaygınlaşması, XML dilinin ortaya çıkışı ve e-fatura standartlarının kullanılmaya başlaması
ÜLKEMİZDE E-FATURA 2008-2013 EFKS E-FATURA UYGULAMASI Mart 2008 2010
e -fatura B 2 B e-fatura Uygulaması B 2 C e-arşiv Uygulaması
E-FATURA UYGULAMASI 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen uygulama, başlangıçta anonim ve limited şirketlerin kullanımına açılmıştır. 416 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile gerçek kişi mükellefler uygulamaya katılmışlardır.
421 SIRA NO.LU VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ NELER GETİRİYOR? Kayıtlı kullanıcılar arasında e-fatura kullanımı, alternatif yöntem olmaktan çıkarılmıştır. Bazı sektörler için e-fatura kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Özel entegrasyon yöntemi getirilmiştir. e-faturanın saklanması konusunda Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşlardan hizmet alınabilmesine izin verilmiştir. e-faturaya geçen kullanıcılar 1/9/2013 tarihinden itibaren kendi aralarında sadece e-fatura düzenleyeceklerdir. Çok uluslu şirketlerin uygulamadan yararlanabilmesi için kolaylık sağlanmıştır.
424 SIRA NO.LU VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ NELER GETİRİYOR? Uygulamaya kayıtlı gerçek kişiler faturalarını mali mühürle de onaylayabileceklerdir. İsteyen kullanıcılar faturalarının özel entegratörün mali mührü ile onaylanmasını talep edebileceklerdir.
KAPSAMA GİREN MÜKELLEFLER 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar + 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler + 2011 yılında mal alan 25 milyon ve üstü brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler 2011 yılında mal alan 10 milyon ve üstü brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler
ZORUNLU UYGULAMAYA GEÇİŞ e -fatura 01/09/2013 tarihine kadar başvuru işlemlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir Entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemi ile başvuru halinde, 31/12/2013 tarihine kadar sisteme geçiş için hazırlık yapılabilmektedir
E-FATURA UYGULAMASI (B2B) MESAJLAŞMA PLATFORMU MALİ MÜHÜR E-İMZA STANDARTLAR
MESAJLAŞMA PLATFORMU Faturanın ve fatura mesajlarının içinde dolaştığı kapalı ve güvenli ağ yapısını ifade eder. GİB tarafından yönetilir. Fatura ve fatura mesajları vergi kimlik numarası veya vatandaşlık numarası anahtarı ve etiket ile alıcıya iletilir. Adres yönetimi GİB tarafından yapılır. Kullanıcılar Başkanlık tarafından tanımlanır. Merkez(Başkanlık) ile bağlantı web servis ile sağlanır.
E-FATURANIN GÜVENLİĞİ e-fatura, kapalı, güvenli bir ağ yapısı içerisinde ve uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında iletilmektedir. Fatura düzenleyenin kimliği ve faturanın değişmezliği tüzel kişi mükelleflerde mali mühürle, gerçek kişi mükelleflerde mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile sağlanmaktadır.
MALİ MÜHÜR VUK mükerrer 242. maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak çıkarılmıştır. Mükelleflerin uygulama içerisinde tanımlanması amacıyla TÜBİTAK tarafından üretilmektedir. Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir. İşlem sertifikası niteliğindedir.
e-fatura Uygulaması Standartları E-Fatura Standardı: UBL 2.0 INVOICE Zarf Standardı : GS1 ISO 4217 Para Birimi Kodları ISO 3166-1-alpha-2 Ülke Kodları UN/EDIFACT 3155 Channel Code- İletişim Kanalı Kodları UN/EDIFACT 4461 Payment Means Code - Ödeme Kodları UNECE Codes for Trade - Ölçü Birimleri Kodları
UBL STANDARDI Universal Business Language- Evrensel İş Dili UBL uluslararası açık standartlar üreten OASIS topluluğu tarafından geliştirilmiştir. 2009 yılında Türkiye özelleştirmesi tamamlanarak UBL-TR Lokalizasyonu UBL teknik komitesi tarafından tescil edilmiştir. UBL 2.0 Invoice ve Application Response belgesi ülkemizin ihtiyaçlarına uygun olarak yayımlanmıştır.
UBL ÖZELLEŞTİRMESİ NASIL YAPILDI? Ülkemizin en büyük 1063 sanayi ve ticaret kurumuna anket formları gönderilerek faturalaşma ihtiyaçları ve UBL fatura soruldu. Ülkemizin önde gelen IT ve yazılım geliştirici firmaları ile toplantılar yapılarak e-fatura çalışma gurubu oluşturuldu. Raporlar hazırlandı. UBL TR Paketi ve Kılavuzları hazırlandı ve www.efatura.gov.tr adresinde yayımlandı.
NEDEN UBL? 63 adet ticari belge standardı geliştirilmiştir Ticari belgelerin içeriğinde dünya çapında ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bulunur Ülkelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir Tam otomasyonu sağlar Birlikte işlerliği sağlar
FATURA SENARYOLARI Temel Fatura Senaryosu: -Yapı itibariyle kağıt fatura gibidir. -Faturaya itiraz, kağıt faturada olduğu gibidir. Ticari Fatura Senaryosu
TİCARİ FATURA SENARYOSU Faturaya itiraz edilmesi, faturanın teyit edilmesi veya faturanın iade edilmesi durumlarında ilgili mesajın uygulama içerisinden gönderilebilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Mesajlar Application Response-Uygulama Yanıtı belgesi düzenlenerek iletilmektedir. KABUL, RED ve IADE şeklinde üç mesajın gönderilmesi ile ilgili açıklamalar senaryolar kılavuzunda yapılmıştır.
TİCARİ FATURA SENARYOSU (RED)
UYGULAMADAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ Portal 397 421 sıra no.lu tebliğde ile üçüncü iki yöntem yöntem belirlenmiştir. getirilmiştir. Entegrasyon Web uygulaması Gelişmiş bilgi işlem sistemi Özel Temel fonksiyonlar Doğrudan Özel Entegratör bağlantı Entegratör Küçük işletmeler için uygun E-imza/mali mühür Özel Entegrasyon Arşivleme Başkanlıktan onay almış özel Büyük entegratörler işletmeler aracılığıyla için uygun fatura değişimi
PORTAL YÖNTEMİ Portal Yöntemini kullanan mükellefler uygulamadan iki şekilde yararlanabilirler. e-fatura kapsamında oluşturacakları faturaları, Portal uygulaması ile manuel olarak oluşturabilirler. Portal yükleme aracını kullanabilirler
FATURA YÜKLEME Harici programlar tarafından UBL-TR standardında üretilen çok sayıda faturanın mali mühürle onaylanması ve e-fatura portalına yüklenerek alıcıya gönderilmesi mümkün hale gelmiştir.
E- FATURA İŞ AKIŞI SATICI ALICI SİSTEM YANITI GİB SİSTEM YANITI
E-FATURA GÖRÜNTÜLEME ve DOĞRULAMA Uygulamadan indirilen e-fatura, Başkanlık tarafından sunulan ara yüz vasıtasıyla internet bağlantısı olan her yerde görüntülenebilmekte ve mali mührü doğrulanabilmektedir.
ENTEGRASYON YÖNTEMİ Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür. Uygulamaya entegre olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilecektir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır. (Bu süre 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükellefler için 31/12/2013 tarihini geçemez.)
Özel Entegrasyon: Elektronik faturalamada uzmanlaşmış bir kurumun, başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla kendi sistemini Başkanlık sistemine entegre etmesidir. Özel Entegratör: Mükelleflere elektronik faturalama hizmeti vermek için Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış kurumdur.
ENTEGRASYONDAN FARKI ÖZEL ENTEGRASYON ENTEGRASYON Özel Entegratör, sistemini GİB e bağlayarak başka firmaların kullanımına açmaktadır. Faturanın iletimini ve muhafazasını sizin adınıza yapar. İş sürekliliğini sağlar. Mükellefe bilgi işlem sistemi yatırımı ve teknik personel istihdamı gerektirmez. Mali mührü elinde olan mükellefi e- Fatura sistemine hızlıca dahil eder. Entegrasyon oluşturan firma ise sistemini doğrudan GİB e bağlamaktadır. Faturanın iletimini ve muhafazasını kendi bilgi işlem sisteminde yapar. 7/24 iş sürekliliğini kendi sağlamak zorundadır. Bilgi işlem sistemi yatırımı ve teknik personel istihdamı gerektirir. E-Fatura Sistemine dahil olmak isteyen mükellef GİB in testlerini başarı ile tamamlamak zorundadır.
Özel Entegrasyon Yöntemi ile e -Fatura Uygulamasını Kullanma MÜKELLEF ÖZEL ENTEGRATÖR Mükellef www.efatura.gov.tr www.efatura.gov.tr adresindeki başvuru adımlarını izleyerek adresindeki başvurusunu ilan edilen yapar. bir özel entegratör ile sözleşme yapar E-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan ÖZEL mükelleflerin mali mühür ENTEGRATÖR sertifikası ürettirmeleri, daha sonra özel entegratör Bir mükellef birden fazla özel kurumlar entegratör ile ile anlaşma anlaşabilir. yapmaları gerekmektedir. Özel entegratör sözleşme yaptığı mükellefi Gelir İdaresi Başkanlığı na elektronik ortamda bildirir. Ayrıca Hesabı kapatılan mükelleflerin bilgileri aynı yöntemle elektronik ortamda Başkanlığa bildirilecektir.
E-FATURA UYGULAMASINDAN FAYDALANMA YÖNTEMLERİ
Özel Entegrasyon Yönteminin Avantajları Manuel olarak fatura oluşturma yükünüzü ortadan kaldır ve faturalama sürecinizi hızlandırır. Herhangi bir sistem altyapısı yatırımı gerektirmediğinden maliyet ve zaman tasarrufu sağlar. Faturalama sürecini yönetecek teknik ve idari personel ihtiyacınızı minimize eder. Faturalandırma sürecindeki tüm aşamaları anlık olarak izleyebilmenizi sağlar. Adınıza düzenlenen faturaları istediğiniz formatta tarafınıza sunarak iç süreçlerinizi kolaylaştırır. Faturalama süreciniz profesyonel bir organizasyon tarafından gerçekleştirilir. Anlaşmanız halinde, faturalarınızı sizin adınıza muhafaza eder.
ÖZEL ENTEGRATÖRLER ÜZERİNDEN E-FATURA GÖNDERME YOLLARI ERP sistemleri aracılığı ile Web tabanlı yazılımlar aracılığı ile Diğer yöntemlerle (ftp, EDI, e-posta, fax vb.)
W e b t a b a n l ı y a z ı l ı m l a r a r a c ı l ı ğ ı i l e Kullanıcı Adı ********* ÖZEL ENTEGRATÖR GİRİŞ Kullanıcı, özel entegratör tarafından kendine sağlanan bir web portal aracılığıyla faturalarını özel entegratöre Gelir İdaresine iletilmesi amaçlı gönderebilir.
E R P s i s t e m l e r i a r a c ı l ı ğ ı i l e ÖZEL ENTEGRATÖR
ERP ENREGRASYONU X ERP YAZILIMI Y ERP YAZILIMI ÖZEL ENTEGRATÖR A ERP YAZILIMI GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI B ERP YAZILIMI
E-FATURALARIN İMZALANMASI (424 sıra no.lu VUK tebliğine göre) 21 Şubat 2013 tarihinde yayınlanan 424 sıra no.lu tebliğe göre «e-fatura uygulamasını özel entegratör vasıtasıyla kullananlar düzenlenecek e-faturaların özel entegratörün mali mühür sertifikası ile onaylanmasına izin verebilirler X ÖZEL ENTEGRATÖRÜ ALICISINA MALİ MÜHÜR GÖNDERİR Y ÖZEL ENTEGRATÖR MALİ ALICISINA MÜHÜR GÖNDERİR
FORMAT DÖNÜŞÜMÜ ÖZEL ENTEGRATÖR Tedarikçi tarafından herhangi bir formatta gelen fatura özel entegratör tarafından UBL-TR formatına çevrilip alıcısına iletilmek üzere Gelir İdaresi Başkanlığı na gönderilir.
Özel Entegrasyon Hizmetini Verecek Firmaların Yerine Getirmesi Gereken Koşullar 1.Koşul Başvuru BİS Raporu 2.Koşul Gerekli Sertifikasyonlar 3.Koşul Test Süreçlerini Başarı ile Tamamlamak
1.Koşul ÖZEL ENTEGRASYON BAŞVURUSU E-Fatura Uygulaması Başvuru Kılavuzunda sayılın başvuru evraklarına ilaveten, Özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) ile Başkanlığa başvuru yapacaklardır.
Özel Entegrasyon Başvurusunun Değerlendirilmesi ve Test Süreci Başkanlık, yapılan başvuruları 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine ve e-fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzunda yapılan açıklamalara uygunluk açısından değerlendirir. Yapılan değerlendirme neticesinde yeterli görülen mükelleflerle özel entegrasyon test çalışmalarına başlanacaktır. Özel entegrasyon test süreci, özel entegrasyon testlerine başlanmasından itibaren bir yıl içerisinde tamamlanmalıdır. Testleri başarı ile tamamlayan özel entegratörlere yazı ile Başkanlık tarafından özel entegrasyon izni verilir ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanır.
GEREKLİ SERTİFİKASYONLAR Süreçleri: KONTROL MADDELERİ Hizmet düzeyi yönetim süreci Güvenlik politikası Yeni veya değişmiş servislerin planlanması Bilgi güvenliği ve uygulama organizasyonu süreci Varlık yönetimi Hizmet sürekliliği yönetimi süreci İnsan kaynakları güvenliği Erişilebilirlik yönetimi Fiziksel ve çevresel güvenlik BT hizmetleri için finans yönetim süreci Haberleşme ve işletim yönetimi Kapasite yönetim süreci Erişim kontrolü Bilgi güvenliği yönetim süreci Bilgi sistemleri edinim, İş ilişkileri yönetim süreci geliştirme ve bakımı Tedarikçi yönetim süreci Bilgi güvenliği ihlal olayı Çağrı olay yönetim süreci yönetimi Problem İş sürekliliği yönetimi yönetimi süreci Konfigürasyon Uyum ve envanter yönetimi süreci Değişim yönetimi süreci Sürüm yönetimi süreci GİZLİLİĞİN KORUNMASI BÜTÜNLÜK ISO 22301 ULUSLARARASI İŞ SÜREKLİLİĞİ STANDARDI ISO 27001 TS ISO IEC 27001 İşletmenin mevcut ve gelecekteki tehditlerini tanımlamak ve yönetmek Proaktif bir yaklaşımlar geliştirmek BİLGİ GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ STANDARTI TS ISO IEC 20000 ISO 20000 Olası kriz süresince kritik fonksiyonları ayakta tutmak Değişen koşullara göre esnek bir yapı sağlamak Kurumun sistematik olarak bilgi güvenliği bakımından incelenmesi Bilgi güvenliği denetimlerinin sürekli olarak devam edilmesini sağlamak için bir kapsayıcı yönetimi süreci oluşturulması BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ITIL SERTİFİKALI HİZMET YÖNETİMİ PERSONEL SİSTEMİ BELGESİ GİZLİLİĞİN KORUNMASI BÜTÜNLÜK ULAŞILABİLİRLİK ITIL Information MALİ MÜHÜR Technology UYUM Infrastucture DEĞERLENDİRME Library Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi ITIL Uyumlu olmalı ve ITIL Sertifikası bulunan personel çalıştırmalıdır. Özel Entegratör TÜBİTAK- BİLGEM Kamu Sertifikasyon ITIL Bilgi Teknolojileri Servis Yönetiminin uygulanmasını sağlamak Merkezinden mali mühür sertifikası imzalama süreçleri ve kolaylaştırmak için kullanılan belgeler dizisidir İle ilgili uyum değerlendirme raporu alınmalıdır ULAŞILABİLİRLİK
Özel Entegrasyon Vasıtasıyla e-fatura Gönderme MÜKELLEF ÖZEL ENTEGRATÖR Mükellef, istemesi halinde faturasını Özel Entegratörün mali mühür ile onaylanarak gönderilmesini isteyebilir. Özel entegratör ile yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir.
Özel Entegrasyon Vasıtasıyla e-fatura Uygulamasını Kullanma PORTAL KULLANAN MÜKELLEF GİB portalı kullanan mükellefler özel entegrasyon yöntemine geçiş yapabilir. ÖZEL ENTEGRATÖR ÖZEL ENTEGRATÖR Özel entegratör kullanıcı hesapları kapatılan mükelleflerin GİB portal hesapları, kapanış bilgisinin Başkanlığa iletilmesi üzerine yeniden açılır. ENTEGRASYON İZNİ ALMIŞ MÜKELLEF Entegrasyon izni almış mükellefler de özel entegrasyon yöntemine geçiş yapabilir. Entegrasyon Hesapları GİB tarafından kapatılır. ÖZEL ENTEGRATÖR
E-FATURA SAKLAMA HİZMETİ 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile; Mükelleflere, üçüncü kişiler nezdinde, e-faturalarını elektronik ortamda muhafaza etme olanağı tanınmıştır. Saklama hizmeti vermek isteyen mükelleflerin başvuru şekli ve taşıması gereken özellikler, e-fatura Uygulaması Saklama Kılavuzunda açıklanmaktadır. Saklamacı kuruluş olmak için başvuran mükelleflerden başvurusu uygun bulunan ve testleri başarı ile tamamlayanlara Başkanlık tarafından yazı ile izin verilir ve www.efatura.gov.tr internet adresinde ilan edilir.
e-faturanın Muhafazası Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler(bulut) nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. ALICI GELİR İDARESİ ALICI ARŞİV
e-fatura Saklama Hizmeti Vermek İsteyenlerde Aranan Sertifikasyonlar 1 TS ISO IEC 27001 veya ISO27001 2 ISO 22301 3 TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000
Ş. Engin UYSAL Gelir Uzmanı euysal@gelirler.gov.tr