Sekreterlik ve Büro Hizmetleri Ders-2 Büro Yönetimi ve İşlevleri (bürolarda iş yönetimi ve büro organizasyonu)
Büro Yönetimi Büro yönetim bir önceki derste belirtildiği üzere yönetim fonksiyonları çerçevesinde işler. Sekreterin yönettiği yapılan işlerin düzenlenmesi, gecikmelerin önlenmesi, eş zamanlı enformasyonun sağlanması ve yöneticilere aktarılması veya gerektiğinde çözüm önerileri geliştirilebilmektir. Bu yüzden bürolarda yapılan işlerin analiz edilmesi gerekmektedir. 2
Büro Sisteminin İşlevleri Bilginin Alınması (Bildirimler, siparişler, faturaların iletişim araçlarınca elde edilmesi) Bilginin Kayıt Edilmesi (Her türlü bilginin evrak kaydının alınıp dosyalanması) Bilginin Düzenlenmesi (Özetlenip Raporlanması) Bilginin İletilmesi (Kişilerce ve otomasyon sistemleri aracılığıyla) Varlıkların Korunması (Gizli belge ve kanuni evrak veya eşyaların korunması) 3
Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar Yöneticiler Danışmanlar Sekreterler Büro İşçileri Diğer Çalışanlar (güvenlik, temizlik, santral görevlileri) 4
Çağdaş Büro Türleri 1. Mobil Bürolar 2. Adhokratik Bürolar 3. Home Officeler 4. Sanal Ofisler Çağdaş büroların gelişim göstermesini kolaylaştıran ve mümkün kılan yegane teknolojik yenilik, elektronik olarak yazılı, görsel ve sesli iletişimin internet üzerinden yapılabiliyor olmasıdır. Günümüzün çağdaş üretim biçimlerinde iş yapma biçimleri değişimler geçirmiştir. Bunda etkili olan faktörler; Maliyetleri düşürme Verimli olma Hızlı bir üretimi (iş yapmayı) mümkün kılma Esnekliği yakalama istediği Çalışanlara daha rahat çalışma olanaklarının tanınması 5
Mobil Bürolar İnternet bağlantısı aracılığıyla bulundukları bölgede işlerin yürütülmesine olanak sağlarlar. Pazarlama, reklam, piyasa araştırması ve kamuoyu yoklamaları, kargo ve tahsilat işlemleri için mobil bürolar kullanılmaktadır. İşler taşınabilir bilgisayarlar aracılığıyla yürütülür. Elektronik ortamda veri transferinin mümkün olması mobil büroları ortaya çıkmasına ön ayak olmuştur. 6
Adhokratik (Geçici) Büro Projenin gerektirdiği özel bir amaca yönelik bu tip bürolar oluşturulmaktadır. Örneğin inşaat alanın hem yanında bulunan satış ofisleri bu tür bürolardan olarak gösterilebilir. İnşaat projesi bittiğinde ya bu satış ofisi merkezi bir yere taşınacak ya mobilize olacaktır. Ya da bir sempozyum etkinliği çerçevesinde bir yemek firmasının standant yeri kiralayarak yemek servisi yapması ve sonra o ofisi terk etmesi bunlar örnektir. 7
Home Ofisler Günümüzde işlerin ev ortamından da yapılabiliyor olduğu görülmektedir. Bu tür iş yapma biçiminin gelişmesinde yer ve zaman kısıtlarına bağlı kalmaksızın işlerin süratle bitirilmesini sağlamaktır. Esnek iş görme yönteminin getirmiş olduğu özgür çalışma imkanı çalışanların işlerine bağlı olmalarını kolaylaştırmaktadır. Home Officeler, işe geç kalma, trafikte kalma, trafik kaza olaylarına karışma olasılıklarını azaltmaktadır. 8
Home Ofisler 9
Sanal Ofisler Sanal büro kavramı, fiziksel mekandan bağımsız olarak sanal üzerinden belirli işlerin birden fazla kişi tarafından yapılmasını sağlayan web tabanlı ofislerdir. Bu ofisler aracılığıyla aynı iş üzerinde birden fazla kişinin eş zamanlı olarak işlem yapılmasına olanak sağlanır. Proje tipi işlerin yürütülmesi veya sanal konferans ve toplantıların düzenlemesinde kullanılmaktır. Özellikle uluslararası ve uluslarötesi şirketlerin ihtiyaç duyduğu ofislerdendir. 10
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Büro Yönetimi İşlemlerini Yönetmek İş programları yapmak Çalışanların iş dağılımı yapmak Yöneticinin günlük faaliyetleri hakkında hatırlatma yapmak ve haftalık programlarını düzenlemek Büro ihtiyaçlarının temin edilmesi (araç-gereçleri vs.) Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 11
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Evrak İşlerinin Yürütülemesi Faks-mail ve postalardan oluşan evrakları almak Evrakları açmak, sınıflandırmak ve kaydetmek Büro içi evrak akışını düzenlemek Giden evrakları dağıtıma hazırlamak ve dağıtımını yapmak Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 12
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler İletişimi Sağlamak Fihrist hazırlamak ve güncellemek Telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamak Randevuları ayarlamak Misafirleri karşılamak İletişim bilgilerini kaydetmek Kurum içi/dışı gelen yazılı talepleri değerlendirmek ve cevaplamak İletişimin engelleyen faktörleri elemine etmek Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 13
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Doküman Hazırlama Doküman taslağı hazırlamak Doküman içeriği için bilgi toplamak Dokümanları yazmak Dokümanları onaya sunmak ve onaylatmak Dokümanların gerektiği hallerde kopyasını oluşturmak Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 14
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Dosyalama İşlemlerini Yürütmek Dosyalama sistemi kurmak Dosyaları güncelleştirmek Dokümanları dosyalayıp arşive kaldırmak Dosyalardan alınan dokümanların takibini yapmak Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 15
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Toplantı Organizasyonlarını Gerçekleştirmek Toplantı gündemini hazırlamak Toplantıda görev alacak personeli koordine etmek Toplantı yerinin hazırlanması Katılımcılara toplantı hakkında bilgilendirme yapmak Toplantı tutanaklarını hazır hale getirmek ve tutmak Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 16
Büro Çalışanlarının Yerine Getirdiği İşler Seyahat Organizasyonu Yapmak Ulaşım ve konaklama rezervasyonu yapmak Seyahat edilecek hakkında bilgi edinmek İlgili kişileri seyahat organizasyonu hakkında bilgilendirmek Seyahat materyal ve eşyalarını hazırlamak Bu işlerin büyük bir çoğunluğu sekreterlerin sorumluluğundadır. 17
Büroların Hizmet Açısından Üstlendiği Fonksiyonlar Yazılı ve sözlü iletişimin sağlanması Gerekli bilginin sağlanması, kullanılır hale getirilmesi ve iletilmesi Büro çalışanlarının seçimi, işe alımı, eğitilmesi, güvenliklerin sağlanması Malzeme ve ekipmanları etkin kullanılmasını sağlama Depolama ve sevk işlemlerinin gerçekleştirilmesi Tedarik, depolama, yazışma, eğitim gibi faaliyetlerinin yürütülmesini sağlama 18
Büroların Örgütlenmesi Büroların Örgütlenebilmesi İçin; İşyerinin örgütlenmesi ve yönetimi İşlerin örgütlenmesi ve yönetimi Çalışanların örgütlenmesi ve yönetimi Tasarım, Ergonomi İş Analizi; iş tanımı ve iş gerekleri Personel seçme, istihdam, terfi, performans ölçümü Büro araç ve gereçlerin örgütlenmesi ve yönetimi gerekmektedir. Bürolarda yapılan işe uygun araç ve gerecin satın alınıp bulundurulması 19
İş Analizi Büro çalışanlarını tedarik etmek, bunları seçmek ve işe yerleştirmek, eğitim vermek ve ücretleyip performans ölçümlerini yapabilmek için iş analizi gerekmektedir. Bunun için daha çok şu sorulara cevap aranır; Bir büroda yapılan işin gerekleri nelerdir? İş veya işler nasıl yapılır? İş ne zaman yapılır? İşin yapılma yerleri nerelerdir? İş neden yapılır? 20
İş Analizinin Temel Unsurları İşe ilişkin faaliyetler Performans standartları Kullanılan makine ve ekipmanlar Çalışma koşulları (fiziksel, zihinsel, çalışma saatleri vs.) Gereken bilgi ve yetenekler 21
İş Analizinin Amaçları Performans kriterlerini belirlemek İşe alım ve terfilerde objektif kriterler belirlemek Uygun ücret politikalarının oluşturulmasını sağlamak Gerekli eğitim programlarının içeriğinin belirlenmesi Yapılan işlerin basitleştirmek Olumsuz çalışma koşullarının ortadan kaldırılması 22
İş Analizinin Aşamaları PERSONEL PLANLAMASI PERSONEL SAĞLAMA -Görev -Sorumluluk İŞ TANIMI PERSONEL SEÇME EĞİTİM İş analizi; işlerin doğru, etkin ve sağlıklı bir biçimde değerlendirilmesi amacıyla, bir işletmede yer alan her işin nitelikleri, nicelikleri, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen, bilgi toplayan bir yöntemdir. İŞ ANALİZİ İŞ GEREKLERİ -Bilgi -Beceri -Yetenek İŞ DEĞERLEME ÜCRETLEME BAŞARI DEĞERLENDİRM. ÇALIŞMA İLİŞKİLERİ İŞ GÜVENLİĞİ
İş Analizi Yöntemleri İşin Bizzat Yapılması Gözlem Yöntemi Mülakat Anket 24
Sekreterliğin Tanımı İşin Adı: Bölüm: Yaptığınız işi aşağıdaki sorular doğrultusunda değerlendiriniz. 1. Yaptığınız işin neye yaradığını yazınız. 2. Yaptığınız işin iş akışını belirtiniz. 3. Kime karşı sorumlusunuz. 4. Denetiminizde kaç kişi çalışmaktadır. 5. İşinizin gerektirdiği eğitim, bilgi ve beceriler nelerdir? 6. İşinizin gerektirdiği deneyim süresi ne olmalıdır? 7. İşinizi yaparken hangi araçları kullanırsınız? 8. İşinizin en zor ve en kolay yönlerini belirtiniz? 9. İşinizin çalışma koşullarını belirtiniz? 25
Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 26