NETOLOJİ E-FLOW BPM Genel Tanıtım Kılavuzu 1
İÇİNDEKİLER BÖLÜM I... 2 İŞ AKIŞ OTOMASYONU NEDİR?... 2 İş Akış Otomasyonunun Yararları... 2 BÖLÜM II... 3 E-FLOW KOMPONENTLERİ... 3 Web Arayüzü... 3 Tasarımcı (Process Designer)... 3 Sunucu (Server)... 3 Veri Tabanı (Database)... 3 BÖLÜM III... 4 KONSEPTLER... 4 Süreçler (Processes)... 4 Veri Unsurları (Data Elements)... 4 Katılımcılar... 4 Roller... 4 Görevler (Tasks)... 4 Görevlendirme... 4 Çalışma Takvimleri... 5 Diğer eylemler... 5 BÖLÜM IV... 6 GÜVENLİK... 6 Role bağlı / Rol tabanlı... 6 Roller... 6 Yönetici (Administrator)... 6 Tasarımcı (Designer)... 7 Departman Yöneticisi (Company Administrator)... 7 Herkes (Everyone)... 7 Başlatıcı (Initiator)... 7 Astlarım (My Subordinates)... 7 Üstüm (My Supervisor)... 7 Şifreyle Erişim... 7 Şifrelenmiş Haberleşmeler... 7 1
BÖLÜM I İŞ AKIŞ OTOMASYONU NEDİR? İşyeri iş akış otomasyonu, bir iş yerinin çalışanları, satış elemanları veya yöneticileri tarafından elle yapılan ve otomatik olmayan bir etkileşim gerektiren iş süreçlerinin tasarlanması, icra edilmesi, izlenmesi ve arşivlenmesi için bir bilgisayar yazılımının kullanılmasıdır. Bir iş sürecini sayısallaştırmak suretiyle, bir firma herhangi bir sürecin içinde bulunan aşamaları kolaylıkla belgeleyebilir, her bir görevle ilgilenmek üzere bir veya daha fazla çalışan belirleyebilir, vadesi gelen tarihleri izleyebilir ve bir sürecin zamanında bitirilmesini sağlayabilir. E-Flow Süreç Yönetim Sistemi ile bir şirketin süreçlerini yürütenler, bilgisayar kodları yazmayı bilmeden ve müşteriye özel yazılım geliştirmeye gerek kalmadan, kolaylıkla tüm kuruluşu kapsayan bir çözüm tasarlayabilir ve uygulayabilirler. Bunun sonucu olarak da, daha doğru bir süreç dokümantasyonu, maliyet tasarrufları, daha hızlı değişiklikler ve güncellemeler ve çok daha kısa bir gelişim döngüsü sağlanır. yöneticileri, sezgisel ve grafiksel bir süreç tasarım aracı vasıtasıyla iş süreçlerini bir kaç hafta yerine sadece bir kaç saat içinde otomatikleştirebilirler. Tüm arka plan veri tabanı, yük dengelenmesi, çoklu kullanım ve güvenlik detayları hâlihazırda düşünülmüş ve tasarlanmıştır. Bir şirket, süreçlerini otomatikleştirerek aşağıdaki yararlardan birini veya daha fazlasını elde edebilir: Otomatik Süreç Dokümantasyonu: Bir süreçle ilgili tüm adımlar/aşamalar, bilgiler ve kişiler listelenir. Bu bilgiler paylaşılarak, çalışan sayısı belirlenir. Sürecin İzlenmesi: Bir süreç içerisindeki her eylem izlenebilir ve yöneticiler tarafından görülebilir. Her bir kullanıcının yaptığı iş, bir veri tabanına kaydedilir ve gerekirse daha sonraki bir tarihte bakılabilir. Günü geçmiş görevlere hız kazandırılabilir. Daha Az Kâğıt / Daha Az Kayıp Bilgiler: Elle yapılan işlemlerin pek çoğu kâğıt formlar ve belgeler üzerinde yapılmaktadır. Kâğıt İş Akış Otomasyonunun Yararları Pek çok firma, iş süreçlerini otomasyonla gerçekleştirmenin yararlarını hep bilmişlerdir. Bu iş iyi bir pazarlıkla bile yapıldığında, otomasyona geçişin süresi ve masrafları, genellikle yararlarından daha ağır basar. E-Flow kullanarak ise, işyeri 2
BÖLÜM II E-FLOW KOMPONENTLERİ Web Arayüzü E-Flow Suite i kullanırken, kullanıcıların çoğunun en fazla zaman geçirecekleri yer, Web Ara yüzüdür. Web arayüzüne, Microsoft Internet Explorer ve Mozilla Fire gibi en standart Internet web tarayıcılarıyla ulaşılabilir. Web ara yüzünün iki ana komponenti vardır: görev listesi ve görev detayları sayfası. Görev listesi, sürdürülmekte olan mevcut görevlerin hâlihazırdaki listesini gösterir. Görevler, bir kullanıcının iş akışını organize etmesine yardımcı olmak üzere çeşitli şekillerde filtrelenebilir ve düzenlenebilir. Bir görev seçildiğinde, görev detay sayfasında o görevle ilgili uygun bilgiler görüntülenir. Kullanıcı, geçerli olacak şekilde bu bilgileri güncelleyebilir, yeni bilgiler ekleyebilir. Buna göre, görev sahibi bir eylem düğmesine basmak suretiyle görevin dağıtımını, yerleştirilmesini yapabilir veya bu iş için başka bir kullanıcıyı veya grubu yeniden görevlendirebilir. Tasarımcı (Process Designer) Tasarımcı uygulaması, iş süreçlerinin grafiksel olarak tasarlanmasına olanak tanır. Bir süreç sahibi, tek bir satır kod bile yazmaya gerek kalmadan, eylem ikonlarını süreç penceresine taşıyarak, eylem özelliklerini ayarlayarak ve eylemleri iş akışındaki görevlendirmelerle ilişkilendirerek, kolaylıkla bir iş süreci tasarlayabilir. Otomasyona çevrilen süreçler uygulamaya konmadan önce, bir sahneleme sunucusunda simülasyonu yapılır. Böylece, tasarımcı süreci test edebilir ve sürece katılanların bakış açısından görevlendirmeleri görebilir. Sunucu (Server) Sunucu, perde arkasında çalışır ve süreçlerin çalıştırılmasını, görevlendirmeleri, ilerlemenin kaydedilmesini, otomasyona alınan süreçlerin başlamasını ve diğer çeşitli aktiviteleri koordine eder. Sunucu, kullanıcıların izlenmesi, güvenlik ve veri tabanıyla ilgili ara yüzlerden sorumludur. Veri Tabanı (Database) E-Flow Suite in kullandığı tüm bilgiler, ilgili bir veri tabanına kaydedilir. Veri tabanı katmanı, genellikle E-Flow ürününden ayrıdır. Bu yazılım, belli başlı pek çok veri tabanını destekler. Kullanıcı ve rollerle ilgili bilgiler, süreç tanımları, süreç anındaki veriler ve kayıt defteri verilerinin hepsi veri tabanında saklanır. 3
BÖLÜM III KONSEPTLER Süreçler (Processes) Süreçler; eylemlerin, verilerin, katılımcıların ve iş akışının iyi bir şekilde tanımlanmış dizileridir. Bir süreç, Yeni İşe Alınanlar, Satın Alma Siparişi veya Ürün İadesi gibi prosedürler olabilir. Süreçler, üç ana unsurdan oluşurlar. İlk olarak, süreçler, veri unsurları içerirler ve bunlar sürecin uygulanması ve tamamlanması için gereken bilgilerdir. İkinci olarak, bir sürecin yerine getirilebilmesi ve tamamlanması için gereken kullanıcıları ve rolleri tanımlarlar. Üçüncü olarak ise, eylemler, bir süreç içerisinde gerçekten ne olduğunu tanımlar. Süreçler, Web Arayüzünden elle başlatılabilir, tanımlanan bir program dâhilinde tekrarlatılabilir, bir e-posta alındıktan sonra başlatılabilir veya şirketin dışarıdan bir web sunucusu yoluyla başlatılabilir. Veri Unsurları (Data Elements) Veri unsurları; bir adres, telefon numarası, satın alma maliyeti, ofis numarası, değerleme miktarı vb. gibi bilgiler olabilir. Veri unsurları; metinler, sayılar, tarihler, belgeler ve kayıt defterlerinden oluşur. Süreç verileri, web arayüzü vasıtasıyla görev eylemlerini kullanarak süreç katılımcıları tarafından sağlanır. Katılımcılar Bir süreç, o sürecin içerisindeki farklı görevlerden hangi kullanıcıların ve rollerin sorumlu olduğunu tanımlar. Bir sürecin çeşitli yönleri için belirli bir kişi veya bir rolü üstlenen bir grup görevlendirilebilir. Roller Roller, bir ya da daha fazla kişiden ve/veya bir ya da daha fazla gruptan veya başka rollerden oluşur. Bir rol, Müşteri Hizmetleri personeli, yöneticiler, güvenlik koordinatörleri, saatli çalışanlar, müşteri desteği veya diğerlerini içerebilir. Görevler (Tasks) Görevler, tamamlanabilmek için kullanıcının elle müdahale etmesini gerektiren eylemlerdir. Görevler, Web Arayüzündeki Görev Listesinde gösterilir. Her bir görev, kullanıcının verilerini görmesine ve/veya güncellemesine olanak sağlar, aynı zamanda Görev Detay sayfasından yerleştirmesi yapılabilir. Görevlere öncelik ve son tarih verilebilir ve yöneticiler tarafından yeniden görevlendirme yapılabilir. Görevlendirme Görevler, bir bireye veya bir grup kişiye verilebilir. Bir kullanıcının bir görev üzerinde çalışmasına karar verildikten 4
sonra, o görev tamamlanana, yeniden başka birine devredilene veya asıl gruba iade edilene kadar o kullanıcıya aittir. Görevler, bir kişi tarafından sahiplendirilene kadar genellikle grubun herhangi bir üyesi için açıktır. Grup Görevleri, her bir grup üyesinin verilen bir görevi tamamlaması gerekecek durumlara uygun şekilde dağıtılabilir. Bu, zaman çizelgeleri ve durum raporları gibi maddeler için kullanışlıdır. Çalışma Takvimleri Tekrarlanan süreçler ve görevlerin son tarihleri, Çalışma Takvimleri olarak bilinen bir kavram yoluyla hesaplanır. Her bir gün için, standart şirket çalışma saatlerinin yanı sıra, iş günü ve iş günü olmayan günler olarak tanımlanan günlerle, bir ana şirket takvimi tanımlanır. Departmanlar ve diğer gruplar, takvimde uygun olan şekilde şirket takvimindeki günlerin herhangi birine veya hepsine üst üste giriş yapabilirler. Ardından, E-Flow Sunucusu bu bilgileri en uygun tarihleri hesaplamak için kullanacaktır. Diğer eylemler Bir işyeri süreçlerinin otomasyona çevrilmesine yardımcı olmak üzere, süreçler, görevlerin yanı sıra başka eylemlerden de oluşabilir. Bu eylemlerin bazıları, süreç verilerine bağlı olarak kollara ayırmayı, veri tabanlarının güncellenmesini, e-posta bildirimleri gönderilmesini, verilerin hesaplanmasını, eylemlerin anında çalışmasına olanak tanınmasını ve belli bir süre beklemeyi de içerir. Bir şirketin mevcut verilerine ve sistemlerine bir ara birimle bağlanmak üzere, müşteri ihtiyaçlarına göre başka eylemler de geliştirilebilir. 5
BÖLÜM IV GÜVENLİK Role bağlı / Rol tabanlı Her bir sürecin güvenliği rol tabanlıdır /role bağlıdır. Bir sürecin pek çok özel alanı, sadece belirli gruplardaki kişilerin ulaşmasına izin verecek şekilde güvenlik altına alınabilir. E-Flow Suite teki güvenlik, en üst düzeyinde bir gruplar toplanması olarak tanımlanır. Bu gruplar, hem kullanıcıları hem de diğer grupları içerebilir. Gruplar, E-Flow Sunucusundaki belirli özelliklere ve görevlere erişimi belirtmek amacıyla kullanılır. Bir güvenlik şemasının yapılandırılmasını kolaylaştırmak amacıyla, gruplar aşağıdaki kategorilere bölünürler: Roller Roller, bir organizasyon içerisindeki çeşitli sınırların ötesine geçebilen bir sınıfı tanımlarlar. Bir role örnek olarak bir Müşteri Hizmetleri Temsilcisi, bir Şirket Yetkilisi veya bir Ağ Yöneticisi gösterilebilir. Bu bölümde daha sonra tanımlanacak olan çeşitli yerleşik roller bulunmaktadır. Departmanlar Bu tip gruplar, genellikle bir organizasyonun hiyerarşisine veya çalışanların fiziksel bölünmesine göre oluşturulurlar. Bir kullanıcı veya çalışan, tipik olarak sadece bir bölüme aittir ve bu da o çalışanın Esas Grubu olarak belirlenir. Kullanıcılar, bir bölümden daha fazlasına ait olabilirler fakat bunlardan sadece bir tanesi esas olarak atanabilir. Kullanıcılar E-Flow Suite in her bir kullanıcısının başlangıçta sadece kendilerini içeren bir grubu vardır. O kullanıcı (veya yönetici) daha sonra görevlendirme yapmaya karar verirse, gruba başka kullanıcılar da eklenebilir. Bunun sonucu olarak, yeni kullanıcının da görevlere ilk baştaki kullanıcıyla aynı erişim hakkı olacak ya da bu kullanıcının vekili gibi hareket edebilecektir. Kullanıcı tanımlı Tüm kullanıcılar, bir grup oluşturabilirler, kullanıcılar ve başka gruplar ekleyebilir ve kaldırabilirler ve grubu güvenlik amacıyla kullanabilirler. Kullanıcı tanımlı / Kullanıcının tanımladığı gruplarla ilgili süreçler, sadece grubu oluşturan kullanıcı tarafından yapılabilir. Yerleşik Roller E-Flow Sunucu Güvenliğinde özel bir rol oynayan çeşitli yerleşik roller bulunmaktadır. Bunlar aşağıda açıklanmaktadır: Yönetici (Administrator) Bu gruptaki kişiler, sunucudaki tüm görevlere, gruplara ve güvenlik fonksiyonlarına erişebilirler. Özellikle sunucunun yönetilmesi amacıyla, bu grubun üyelerinin sınırlı olması ve 6
kendilerine özel bir hesap açılması gereklidir. Tasarımcı (Designer) Bir kullanıcının E-Flow Tasarımcı uygulamasına erişmesine izin verir. Bu gruptaki kullanıcıların sunucuda saklanmak üzere süreçleri düzeltmesine ve oluşturmasına izin verilir. Departman Yöneticisi (Company Administrator) Bu rolün verildiği kullanıcılar, aynı esas grubu paylaşan kullanıcıları ekleyebilir, silebilir ve devam ettirebilir. Bu da, bölüm bazında dağıtılmış yönetime olanak sağlar. Önceden Tanımlanmış Diğer Gruplar: Herkes (Everyone) Bu grup, tüm kullanıcıları kapsar. Bu gruba kullanıcılar eklenemez veya gruptan kullanıcılar çıkarılamaz. Başlatıcı (Initiator) Bu özel grup, sadece güvenli bir nesne veya kaynak sahibi olan kullanıcıya erişim izni verir. Çoğu durumda, bu kişi, Web Arayüzünden elle bir işlem başlatan kişi olacaktır. Başlatıcı grubu, çoğu güvenlik ayarları için geçerli olan / önceden tanımlanmış olarak kullanılır. Astlarım (My Subordinates) Bir nesnenin sahibinin astlarının, bir kaynağa erişimine izin verir. Astlar, Kime Rapor Verdiği bölümünün kaynak sahibine ayarlandığı kullanıcılar olarak tanımlanır. Üstüm (My Supervisor) Bir kaynak sahibinin üstüne, Kime Rapor Verdiği tanımında belirtilen kişi olmak kaydıyla, erişim hakkı verir. Şifreyle Erişim E-Flow Suite in her bir kullanıcısının kendi kullanıcı adı ve şifresi vardır. Bir kullanıcının üstünün ve sistem yöneticisinin, belli bir günde işe gelmemesi halinde o kullanıcının görevlendirmesini geçersiz kılmak üzere hesabına erişim hakkı vardır. Şifrelenmiş Haberleşmeler Web tarayıcısı ile Web Arayüzü arasındaki tüm haberleşmeler, Internet üzerinde kredi kartıyla satın almalar yapıldığında kullanılan aynı sistem vasıtasıyla şifrelendirilebilir. Bu da, çalışanlara, şirket bilgilerini tehlikeye atma endişesi taşımadan, uzaktaki ofislerden veya evden de Web Arayüzüne giriş yapma imkânı tanır. E-Flow un günlük kullanımıyla ilgili bilgiler için lütfen Web Arayüzü Kılavuzu na bakınız. Belirtilen kılavuzda verilen bilgiler, sistemin kullanıcılarının çoğu için geçerlidir. Süreç Tasarım Kılavuzu nu, otomatikleştirilmiş işyeri süreçleri geliştirmek ve tasarlamak isteyen herkes incelemelidir. 7