HRWebGATE Manual 1 Last update: 2015/06/21 Esource HR

Transkript

1 HRWebGATE Manual 1 Last update: 2015/06/21 Esource HR

2 Table of Contents HRWebGATE Giriş... 1 HRWebGATE Portal Hakkında... 2 HRWebGATE Giriş... 3 Sisteme Girdikten Sonra... 4 Aylık Bordrolar Nasıl Görüntülenir?... 6 İzin Durumumu Nasıl Görüntülenir? İzin ve Avans Talebi Nasıl Yapılır? İzin ve Avans Onayları Nasıl Gerçekleşir? Sistemde Bekleyen Taleplere Nasıl Ulaşılır? Sisteme Giriş Şifresi Nasıl Değiştirilir? Sıklıkla Sorulan Sorular... 23

3 HRWebGATE Giriş HRWebGATE : veya : adresinden web portaline ulaşılabilir (Chrome kullanılması tavsiye edilir). Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 1 of 26

4 HRWebGATE Portal Hakkında HRWebGATE Portalnedir? HRWebGATE çalışan personel ve işverenler arasındaki çalışma hayatına ait günlük operasyonları organizasyon içindeki hiyerarşiye göre modelleyen bir İnsan Kaynakları Portalidir. Çalışanların iş hayatındaki soruların yanıtlarına ulaşmalarını sağlayan bir yanıt portalidir. Çalışan personel e çalışma hayatındaki verilerini şeffaf, anlaşılır ve günlük olarak yayımlar ve dilenen ortam üzerinden yetki seviyesine bağlı olarak ON LINE erişilebilir. İşverenlere sahip oldukları İnsan Kaynağının kalitesi, maliyeti, planlaması ve yönetimi için fikir vermek üzerine tasarlanmış bir platformdur. Çalışan bazında dil bağımsızdır. Her dilde kullanılabilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 2 of 26

5 HRWebGATE Giriş HRWebGATE : veya : adresinden web portaline ulaşılabilir (Chrome kullanılması tavsiye edilir). Portal girişi için üç bilginin sağlanması gereklidir. a. Şirket İnsan Kaynakları departmanının kayıt ettiği adresi (istenirse Hotmail, gmail gibi adreslerde olabilir.) b. Kullanıcının T.C. Kimlik Numarası c. Personele İnsan Kaynakları Departmanı tarafından verilen Password (Bu password sistem tarafından size otomatik olarak gönderilmiş olabilir.) Bu ekrandan şifremi unuttum butonu ile sifrenizin tekrar mail adresine gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 3 of 26

6 Sisteme Girdikten Sonra HRWebGATE kullanıcı yetkisinde giriş yapıldığında yetkisine bağlı olarak dört ana başlık halinde aşağıdaki gibi ekran görecektir. Giriş Sayfası Bu bölümlerden aşağıdaki işlemler yapılabilir. a. Kişisel Bilgiler : Kullanıcı Bordroları, Yıllık İzin Durumları, Maaş Bilgileri, Aile Bilgileri, Performans Bilgileri, Özlük Bilgileri Dokumanları,Eğitim Bilgilerine ulaşılabilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 4 of 26

7 b. Self Servis : İzin Talepleri, Avans Talepleri, Eğitim Talepleri gibi şirket içi taleplerin yapıldığı bölümdür. c. İşlem Merkezi : Organizasyonda size bağlı kişilerin taleplerini onay/reddet işlemlerinin yapıldığı bölümdür. Ayrıca talep ettiğiniz kişisel izin,avans,eğitim gibi işlemlerinizin sonuçlarını takip ettiğiniz bölümdür. d. Raporlar : Adınıza tanımlanmış bir özel rapor var ise ulaşabileceğiniz bölümdür. Ayrıca Ekranın sol üst köşesindeki giriş sayfam butonundan Sistem şifrenizi değiştirebileceğiniz ve firmanıza katılış tarihinizide görebileceğiniz bir üst menüye aşağıdaki görüntü şeklinde ulaşabilirsiniz Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 5 of 26

8 Aylık Bordrolar Nasıl Görüntülenir? Sisteme giriş yapan kullanıcının tüm bordrolarını görebilmesi için takip edebileceği iki farklı yol vardır. Birinci Yöntem 1.Adım Kişisel Bilgiler Tabı seçilir. Kişisel Bilgiler 2.Adım Bordro Bilgileri Tabı seçilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 6 of 26

9 Bordro Bilgileri 3.Adım Geçmiş Puantajlarım Tabı seçilir. Geçmiş Puantajlar Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 7 of 26

10 4.Adım Geçmiş Puantajlarım ekranı a. Bu ekran üzerinde sol tarafta bordro dönemini listeleyen bölümden görüntülemek istediğiniz satırdaki zarf ikonuna basabilirsiniz. b. Karşınıza gelen zarf listesinin sol üst köşesinden zarfınızı yazdırabilir, kendinize mail atabilir ya da dosya olarak bilgisayarınıza kayıt edebilirsiniz. Bordro Zarfı İkinci Yöntem 1. Adım İlk giriş ekranındaki Sol Üst Köşedeki Giriş Sayfam seçeneğini seçmeniz yeterli olacaktır. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 8 of 26

11 Giriş Sayfam 2. Adım Karşınıza gelen grafik görünümünün altındaki bordro döneminin yanındaki zarf ikonuna basmanız yeterli olacaktır. Grafik Görünüm Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 9 of 26

12 İzin Durumumu Nasıl Görüntülenir? HRWebGATE e giriş yapan kullanıcının kendine ait YILLIK İZİN durumunu görebilmesi için takip etmesi gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım İlk ekrün üzerinden Kişisel Bilgiler Tabı seçilir. Kişisel Bilgiler 2.Adım İzin Durumu Tabı seçilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 10 of 26

13 İzin Durumum Tabı 3.Adım İzin Durumu Görüntüleme ekranı- Bu ekranda yıllara göre hak kazandığınız ve kullanımını gerçekleştirdiğiniz YILLIK izinlerinizi görebilirsiniz. Yıllara Göre İzin Kullanım Durumu Sisteme giriş yapan kullanıcının kendine ait KULLANMIŞ OLDUĞU TÜM İZİNLERİ görebilmesi için takip etmesi gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım Kişisel Bilgiler Tabı seçilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 11 of 26

14 Kişisel Bilgiler 2.Adım Tüm İzinler Tabı Seçilir. Bu bölümde yıllık izinler ve mazaret izinleri gibi kullanılan tüm izinler listelenir. Tüm İzinler Sisteme giriş yapan kullanıcının kendine ait PLANLANMIŞ OLAN TÜM İZİNLERİ görebilmesi için takip etmesi gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım Kişisel Bilgiler Tabı seçilir. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 12 of 26

15 Kişisel Bilgiler 2.Adım Planlı İzinler Tabı Seçilir. Bu bölümde planlanmış tüm izinler listelenir. Planlı İzinler Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 13 of 26

16 İzin ve Avans Talebi Nasıl Yapılır? HRWebGATE e giriş yapan kullanıcının yetkisine bağlı olarak kendine veya bağlı personeline ait YILLIK İZİN veya AVANS talep etmesi gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım Self Servis Tabı Seçilir. Self Servis 2.Adım İzin Tabı Seçilir. (Avans ve diğer talepler yetkiye göre açılır eğer yetkili iseniz bu bölümde görebilirsiniz.) İzin Talebi Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 14 of 26

17 3.Adım Talep edilen izin bilgileri girişi bu ekran üzerinden yapılır. Dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır. Eğer yönetici ve yetkili iseniz ekranın en üstündeki personel bölümünden size bağlı birisi için izin talebi yapabilirsiniz. İzin başlangıç tarihi izinde olduğunuz ilk tarihtir. İşbaşı tarihi ise izin sonrası işe dönüş yapıp iş başı yaptığınız tarihtir. İzin son günü değil işte olacak ilk günün tarihi yazılmalıdır. Hesaplanan izin süresi sistemin tarihleri baz alarak sizin adınıza hesaplamış olduğu izin sürenizdir. Bu süre içinde Resmi Tatiller otomatik olarak dikkate alınır. Talep edilen izin süresi hesaplanan izin süresi ile aynıdır. Ancak özel durumlarda İnsan Kaynakları departmanı tarafından mutabakat amaçlı doldurulur. Kullanıcıların buraya bir değer girmesi zorunlu değildir. Eğer hafta tatili gününüz pazar değil ise buraya otomatik olarak tatil gününüzü soran bir seçim ekranı çıkacaktır. Lütfen hafta tatili gününüzü buradan seçiniz. Bu durumda sistem yıllık izin gününüzü bu gün dışında olmak üzere hesaplayacaktır. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 15 of 26

18 İzin Talep Ekranı Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 16 of 26

19 İzin ve Avans Onayları Nasıl Gerçekleşir? HRWebGATE e giriş yapan kullanıcının yetkisine bağlı olarak kendisine onaya gelmiş işlemleri ONAY veya REDDETMESİ için gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım İşlem Merkezi Tabı Seçilir. İşlem Merkezi 2.Adım Onaylarım Tabı Seçilir. Onaylarım 3.Adım Karşımıza gelen listede onayımızda bekleyen kayıtları göreceğiz. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 17 of 26

20 Bu kayıtların en solundaki mühür ikonuna basarak ONAY veya RED işlemini gerçekleştirebiliriz. Bu listede sadece bizim onayımızda bekleyen kayıtları listelemektedir. Onayda Bekleyen İşlemler Kayıt Onay veya Red Ekranı Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 18 of 26

21 Sistemde Bekleyen Taleplere Nasıl Ulaşılır? HRWebGATE e giriş yapan kullanıcının yetkisine bağlı olarak kendisine ait yapmış olduğu TALEP LİSTESİNE ulaşması içiniçin gereken işlem adımları şunlardır. 1.Adım İşlem Merkezi Tabı Seçilir. İşlem Merkezi 2.Adım TaleplerimTabı Seçilir. Tüm Taleplerim-Personel 3.Adım Karşımıza gelen listede kişisel olarak yaptığımız tüm talepler ve sonuçlarını görebiliriz. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 19 of 26

22 Burada Taleplerimizin ONAY veya RED durumlarını görebildiğimiz gibi kimde onayda beklediğini görebiliriz. Onayı tamamlanmamış taleplerimizi buradaki çöp kutusu ikonu ile silebiliriz. Talep Listesi Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 20 of 26

23 Sisteme Giriş Şifresi Nasıl Değiştirilir? HRWebGATE şifresini unutan ya da değiştirmek isteyen kullanıcılar şu adımları takip etmelidir. 1.Adım veya adresinden şifremi unuttum bölümünden yeni şifrelerinin kendilerine mail yolu ile gönderilmesini sağlamalıdırlar. Şifremi Unuttum 2.Adım Sisteme giriş yaptıktan sonra sol üst köşedeki giriş sayfam butonuna basarak karşılarına gelen sayfada aşağıdaki bölümden yeni şifrelerini belirleyebilirler. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 21 of 26

24 Şifre Değiştir Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 22 of 26

25 Sıklıkla Sorulan Sorular HRWebGATE giriş Şifremi unuttum ne yapmalıyım? veya adresinden sistemin ana giriş bölümünden şifremi unuttum butonu ile şifrenizi tekrar edinebilirsiniz. Yazdığım mail adresi bana ait olmasına rağmen hatalı mail adresi mesajı alıyorum ne yapmalıyım? Bordro sistemine kayıtlı mail adresi ile yazdığınız mail adresinin birbiri ile uyumlu olması gerekiyor. Bordro sisteminde kayıtlı mail adresinizi İnsan Kaynakları Departmanı vasıtası ile teyit ettirmelisiniz. HRWebGATE E giriş yaptıktan sonra ekranların diğer kullanıcılarla aynı özellikte gelmiyor? HRWebGATE üzerinde her kullanıcının sahip olduğu yetkilerine bağlı olarak ekranlar açılır. Bu nedenle her bir kullanıcının ekranı ayrı ayrı görsellikte gelebilir. Bordrolarımı görüntülediğim bölümdeki mail gönder butonu ile istediğim mail adresine bordro gönderebilirmiyim? HRWebGATE üzerinden yapmış olduğunuz tüm mail gönder işlemleri otomatik olarak sisteme giriş yaptığınız mail adresine yönlendirilir ve değişiklik yapılamaz. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 23 of 26

26 HRWebGATE üzerinden mail gönder butonuna bastığımda bordro zarflarım tarafıma ulaşmıyor? Öncelikle Outlook ayarlarında veya adresinin güvenli posta olup olmadığını kontrol etmeniz ve sistemde kayıtlı mail adresine ulaşıyor durumda olduğunuzu teyit etmeniz gerekmektedir. Talep etmiş olduğum izin kaydımı silemiyorum. Talep etmiş olduğunuz izin kaydı tüm onaylardan geçmiş ise silemezsiniz. Bu tip kayıtları İnsan Kaynakları Yöneticiniz vasıtası ile silebilir veya değiştirebilirsiniz. Talep etmiş olduğum izin\avans red edilmiş ne yapmalıyım? Onay aşamasında tarafınıza ait bir talep red edilmiş ise bu talebi değiştiremezsiniz aynı talebi red gerekçesini dikkate alarak tekrar girmeniz gerekmektedir. Sisteme izin veya avans talebi girmek istediğimde kurala bağlı olarak talep yapamayacağım mesajı alıyorum. Ne yapmalıyım? HRWebGATE firma prosedürlerine göre talepleri kabul eder talebiniz eğer bu prosedürlerin dışında kalıyor ise sistem talebi kabul etmeyecektir. Bu tip bir talebi İnsan Kaynakları Departmanı ile birlikte değerlendirmeniz önerilir. Sistemden gelen maillerde oluşan pdf şifrelerine nasıl ulaşabilirim? Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 24 of 26

27 HRWebGATE tarafından üretilen tüm pdf ler kullanıcının sisteme giriş şifresi ile aynıdır. Sisteme giriş yaptığım izin taleplerinde Resmi Tatil günleri nasıl hesaplanır? HRWebGATE tarafından talep edilen izin günleri arasında kalan Resmi Tatil günleri personelin izin günlerinden düşülmeyerek otomatik olarak hesaplama dışı bırakılır. Sistem 50 yaş ve üzeri izin hesaplamasını otomatik olarak dikkate alır mı? Yapılması gereken başka bir uygulama var mıdır? HRWebGATE bordro sistemindeki doğum tarihi üzerinden otomatik olarak 50 yaş uygulamasını dikkate alır yapılması gereken başkaca bir uygulama yoktur. Hafta tatili Pazar günü dışında olan personeller için sistem nasıl bir hesaplama yapacak. HRWebGATE hafta tatilini otomatik olarak pazar olarak dikkate alır. Hafta tatili pazar günü dışında olan personeller izin talebi esnasında hafta tatili gününü diledikleri gibi kendileri seçerler ve sistem bu günü izin günü olarak dikkate almaz. Madenciler için özel bir izin uygulaması var mıdır? HRWebGATE veritabanında madencilere özel +4 gün uygulaması mevcuttur. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 25 of 26

28 HRWebGATE üzerinde organizasyonda bana bağlı çalışanları raporlayabilirmiyim? Yetkilerinize bağlı olarak size bağlı çalışanların Ücret,İzin,Performans,Avans,Özlük,Dokumantasyon bilgilerinin tamamına yada bir kısmına erişebilirsiniz. HRWebGATE üzerinden gelen linkleri açamıyorum. Bağlı bulunduğunuz IT birimi ile iletişime geçerek ilgili linklerin referans olduğu siteleri erişiminizin açık olup olmadığını kontrol ettiriniz. Generated by Manula.com on: 2015/06/21 23:13:06 Page 26 of 26