Sayfa 1 / 5 İnsan Kaynakları Personel Formu; İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü, Destek Hizmetleri Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Koordinatörlüğü arasındaki turnike, kart basımı, e-posta açılımı, giriş çıkış raporları gibi işlemlerin koordinasyonunu sağlamak için yapılmıştır. Sistem mobile uyarlanmış şekildedir. Amacı; diğer programlar aracılığıyla yapılarak zaman kaybettiren işlemlerin tek bir yazılım altında toplanması, giriş - çıkış raporlarının otomatik olarak toplanabilmesi, personel bilgilerine en kısa yoldan ulaşılması, turnike kaydı, kart basımı, e-posta açılımı gibi işlemleri tek tuşa indirgeyerek zamandan tasarruf etmektir. 1. Sisteme Giriş Tarayıcımıza ik.karatay.edu.tr yazıp entere bastığımızda karşımıza sisteme giriş ekranı gelecektir. Bu ekranda kullanıcılara verilen kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapılarak İnsan Kaynakları Personel Formunu kullanmaya başlayabiliriz. Kullanıcılara verilen şifre, sisteme giriş yaptıktan sonra kullanıcı işlemleri menüsünden kullanıcının kendi isteğine göre değiştirebilir. 2. Sistem Kullanımı Sisteme kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapıldığında karşımıza aşağıda görüldüğü gibi üst kısımda menülerin bulunduğu ana sayfamız gelecektir. Yukarıda bahsedilen şifre değiştirme işlemi, menünün en sağında kullanıcı isminin göründüğü sekmede bulunmaktadır. a) Personel İşlemleri Personel İşlemleri, tüm personellerin bilgilerinin girilebildiği, düzenlenebildiği ve listelenebildiği sayfadır. İşlemler Sütunundaki butonlarla personele ait düzenleme ve işten çıkarma işlemleri yapılabilir.
Sayfa 2 / 5 I. Personel Ekleme Personeller Sekmesinden Personel Ekle linkine tıklandığında karşımıza personel bilgilerinin girileceği form gelmektedir. Bilgileri girildikçe İleri butonuna tıklayarak bilgi kategorileri arasında geçiş yapılır. Son sayfada karşımıza çıkan Kaydet butonuna basılarak personel bilgileri kaydedilir. Fotoğraf Ekleme Menüsü Personel Ekleme sayfasındaki fotoğraf ekleme kısmına tıkladığımızda karşımıza sol tarafta bulunan pencere gelir. Bu pencerede Gözat butonuna tıklanarak fotoğraf seçilir. Daha sonra pencerenin aşağı kısmında görülen boyutlardan uygun olanı seçilir. Mavi çerçeve arasındaki kısım, fotoğrafın istenilen kısmıdır. Mavi çerçeve mouse yardımıyla fotoğrafın kesilmek
Sayfa 3 / 5 istenilen kısmına getirilir. Tamam butonuna basılarak pencerenin sağındaki görüntü fotoğraf olarak eklenir. Personelin tüm bilgileri girildikten sonra kaydet butonuna basıldığında fotoğraf da kaydedilir. II. Personel Düzenleme Personel Listesinde ilgili personel satırındaki Düzenle butonuna basıldığında aşağıdaki resimde görüldüğü gibi karşımıza personelin bilgileriyle beraber düzenleme sayfası gelecektir. Personeli eklerken girilen tüm değerler düzenleme ekranında düzenlenebilir. b) İzin İşlemleri İzin işlemlerinin yapılmasındaki amaç, hem izinli personeli daha rahat kontrol edebilmek hem de giriş çıkış raporu alınırken o anda izinli olan personelleri giriş çıkış raporundan ayıklamaktır. İzinli personeller, bu sistemde izinli olarak girilmediği takdirde giriş çıkış raporlarında kontrole tabi tutulacaktır. İzinler sekmesinden İzin Listesi linkine tıkladığımızda aşağıdaki resimde görüldüğü gibi izinli personeller, izin durumlarıyla beraber listelenecektir. İzin durumları, izin listesinin o anki tarih ve saatiyle karşılaştırılarak otomatik olarak gösterilecektir. İzin Listesinde bulunan personellerin düzenlemesi, eklenmesi ya da silinmesi bu listeden yapılabildiği gibi, izinli personel ekleme işlemi İzinler sekmesindeki İzin Ekle linkine tıklanarak da yapılabilir.
Sayfa 4 / 5 I. İzin Ekleme İzinler sekmesindeki İzin Ekle linkine tıklandığında alttaki resimde görüldüğü üzere izinli personele ait bilgilerin girileceği ekran karşımıza çıkar. Bu bilgileri doldurup kaydettiğimizde ilgili personel, izinli olduğu tarih aralığında giriş çıkış kontrolüne dahil edilmeyecektir. II. İzin Düzenleme İzin Listesindeki ilgili personelin izin bilgilerini düzenlemek için, personelin işlemler kısmındaki Düzenle butonuna tıklanır. Düzenle butonuna tıklandığında personelin izin bilgileri ile beraber düzenleme sayfası gelir. Gerekli düzenlemeler yapılır ve Kaydet butonuna basıldıktan sonra izin durumu güncellenir. c) Turnike İşlemleri Anlık ya da istenilen tarihe ait giriş çıkış raporlarını öğrenmek için menüdeki Turnike sekmesini kullanılır. Turnike sekmesine tıkladığımızda karşımıza Geç Gelen Gelmeyen Raporu ve Erken Çıkanlar Raporu linkleri çıkacaktır.
Sayfa 5 / 5 I. Geç Gelen Gelmeyen Raporu Geç Gelen - Gelmeyen Raporu, Mesai başladıktan sonra izinli olarak belirtilmediği takdirde gelmeyenler veya personelin kullanmış olduğu mesai tipine göre geç gelenlerin listesidir. Bu liste gün içerisinde anlık rapor gösterir. İstenilen bir tarihe ait rapor da alınabilir. Hafta sonları haricinde her gün saat 10:00 da geç gelenlere ve gelmeyenlere durumuna göre otomatik e-posta gönderir, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne de bu raporun listesi e-posta olarak gönderilir. Kullanıcı, e-postalar otomatik gönderilemediği takdirde e-posta gönderilecek personeli listeden seçerek toplu e-posta gönderebilmektedir. II. Erken Çıkanlar Raporu Erken Çıkanlar Raporu, personellerin mesai tipine göre mesaisi bitmeden çıkanların, çıktığı saatle beraber listelendiği sayfadır. Bu liste gün içerisinden anlık rapor gösterir. İstenilen bir tarihe ait rapor da alınabilir. Hafta sonları haricinde her gün saat 21:00 da erken çıkanlara çıktıkları saatleriyle beraber otomatik e-posta gönderilir, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne de bu raporun listesi e-posta olarak gönderilir. Kullanıcı, e-postalar otomatik gönderilemediği takdirde e-posta gönderilecek personeli listeden seçerek toplu e-posta gönderebilmektedir.