BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 1/11 Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No Madde No 4 3.4. 05.04.2013 Bütünleme not girişi eklendi KAPSAM: Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Akademik Birimler SÜREÇ: ÖĠ-SP02 DÖNEM DERS KAYDI ÖĠ-SP03 DÖNEM SONU Hazırlayanlar Yasemin KamıĢ Öğrenci ĠĢleri ġefi Kalite Yönetim Temsilcisi Ekrem Erikçi Gıda Mühendisliği Bölüm Sekreteri Ġmza Tarih 21.03.2013 25.03.2013 Kontrol Funda Batmazoğlu Kalite Koordinatörü Onay Nuran Özsoylu Öğrenci ĠĢleri ġube Müdürü Onay ÖkkeĢ Çam Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı Onay Prof. Dr. Fahrettin GöğüĢ Rektör Yardımcısı Ġmza 02.04.2013 Ġmza 01.04.2013 Ġmza 01.04.2013 Ġmza 05.04.2013
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 2/11 1. Amaç: Dönem ders kayıt ve dönem sonu iģlemlerinin sorunsuz ve zamanında tamamlanması için Akademik Birimler için hazırlanmıģ yardımcı dokumandır. 2. Tanımlar: 2.1. ECTS: Avrupa Kredi Transfer ve Biriktirme Sistemi 2.2. Sanal Ders: Bir grup seçmeli dersi alt grup ders olarak göstermek için açılan ve müfredatta olmayan bir simgedir. 3. Uygulama 3.1. Bölüm BaĢkanı sorumluluğunda (Bölüm BaĢkanı nın ÖĠBS Ģifresi girilerek) yapılan iģlemler: 3.1.1. Yeni Ders Ekleme Ders>Ders>Ders Ekle tıklanır. (ġekil 1) Ders hangi birim altında açılıyorsa o birim seçilir. Dersin kodu, adı, kredisi, statüsü (zorunlu, ortak zorunlu ve seçmeli), ECTS kredisi, not sistemi* ve dersin türü belirlendikten sonra Ekle butonu tıklanarak iģlem tamamlanır. * Tıp Fakültesi not sistemi için; Tıp Fakültesi Zorunlu seçilir. ġekil 1 Önemli: Ders listemizde bulunan dersin adı, kredisi ve kodu değiģmiģ ise ders (yeni dersmiģ gibi) girildikten sonra eski ders ile yeni eklenen ders eģdeğer yapılır. Mevcut ders üzerinde değiģiklik yapılırsa; dersi daha önce almıģ öğrenciler, ÖĠBS de eski kodlu dersi değil yeni kodlu dersi almıģ gibi algılanır ve not belgesine yanlıģ yansımıģ olur.
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 3/11 3.1.2. Seçmeli Ders Ekleme Alt Grup Dersi Ekleme Müfredata seçmeli ders eklemek için önce Sanal Ders eklenir. Ders>Ders Ekle tıklanır. (ġekil 2) Açılan sayfada sanal ders için bir kod belirlenerek (Örn. 1. sınıf seçmeli için 1X1) ve yıldızla gösterilen yerler doldurularak sanal ders eklenir. Ders>Ders Listele tıklanır, sanal ders bulunup (Örn.GOS kodlu Sanat Tarihi Dersi), alt grup dersleri butonuna tıklandıktan sonra bu sanal dersin altına alt grup seçmeli dersler eklenir. Bu grup derslerden öğrenci kaç tane alacaksa, seçmeli sayısı ve kredisi kısmında toplam kredi saati eklenir. ġekil 2
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 4/11 3.1.3. Müfredat OluĢturma Ders>Müfredat>Müfredat Listele ve günle butonuna basılır. Açılan ekrandan ders, sınıf ve yarıyılı seçilir. (ġekil 3) Dersler Ekle butonu ile müfredata eklenerek müfredat oluģturulur. ġekil 3 3.1.4. Kontenjan artırma Ders>Ders Listesi>Ders tıklanır, dersin kodu yazılır. ġubeler tıklanır, açılan sayfada günle tıklanır. (ġekil 4) Toplam kontenjana yeni kontenjan yazılır, soldaki günle butonu tıklanır. Birimin altındaki kontenjan tıklanarak silinir, yeniden birim seçilerek, yeni kontenjan kutuya yazılıp ekle butonuna basılır. En alttaki tamam butonu tıklanarak iģlem tamamlanır. ġekil 4
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 5/11 3.1.5. Ders Açma Ders>Müfredat>Müfredat Listesi tıklanır, bölüm seçilir, çıkan ekranda ders açma butonu tıklanır. (ġekil 5) ġekil 5 Açılan ekranda dersin karģısındaki kutu tıklanır. Yandaki ok tıklanarak bu dersi verecek olan Öğretim Elemanı nın kayıtlı olduğu Fakülte/Yüksekokul seçilir. Açılan sayfada Öğretim Elemanı nın ismi seçilir. Minimum ve Maksimum kontenjanlar girilir. Devam yüzdesi girildikten sonra yanındaki tamam butonu tıklanarak ders açılmıģ olur. Bu iģlem açılacak her ders için tek tek yapılır. Ders açma iģleminde sanal ders de açılmalıdır. Açılmadığı takdirde öğrenci alt gruptaki derslere kayıt yapamaz. Açılmayan seçmeli dersler 0 kontenjanla açılmalıdır. 0 kontenjanla açılmadığı takdirde öğrenciyi kaldığı seçmeli dersi veya dersleri almaya zorlar. 3.1.6. Öğretim Elemanı nı Derse Atama ve DeğiĢtirme Ders açılırken Öğretim Elemanı atanmamıģsa veya değiģiklik yapılacaksa, Ders>Ders Listesi>Ders tıklanır, dersin kodu yazılır. ġubeler tıklanır, açılan sayfada günle tıklanır. (Bkz: Madde 3.1.4. ) Öğretim Elemanı nın bağlı bulunduğu Fakülte/Yüksekokul/Enstitü seçilir. Öğretim Elemanı seçilir, yandaki yönetici kutusu tıklanır. En alttaki tamam butonu tıklanarak güncelleme veya atama yapılmıģ olur. DeğiĢiklik yapılacak ise eski Öğretim Elemanı silinir, yenisi seçilerek eklenir. Önemli: Yönetici kutucuğu tıklanmazsa Öğretim Elemanı not giriģi yapamaz.
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 6/11 3.1.7. Öğretim Elemanı nı ÖĠBS ne Ekleme KiĢi>Personel>Personel ekle tıklanır, yıldızlı olan yerler doldurulur. (ġekil 6) En alttaki ekle butonu tıklanır, Öğretim Elemanı ÖĠBS ne eklenerek, bir Ģifre verilir. Önemli: Öğretim Elemanı sözleģmeli ise Emekli sicil numarası kısmına TC kimlik numarası girilir. ÖĠBS ne ilk defa eklenen öğretim elemanının kullanıcı adı ve Ģifresi emekli sicil numarası na girilen numaradır. ġekil 6 3.2. Öğrenciye danıģman atama
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 7/11 3.2.1. KiĢi>öğretim elemanı>öğretim elemanları tıklanır, açılan sayfada danıģman olarak atanacak öğretim elemanının ismi girilir. Açılan sayfa (ġekil 7) deki gibi açılır, öğrenci ekle tıklanır. ġekil 7 3.2.2. Açılan sayfada birim seçilir ve (ġekil 8) deki gibi sol taraftaki öğrenciler seçilerek tuģu tıklanır ve öğrenciler sağ tarafa geçer. DanıĢman olarak ata butonu tıklanarak öğrencilere danıģman atanmıģ olur. DanıĢmanın üzerindeki öğrencileri çıkarmak için aynı iģlemin tersi yapılır, öğrenciler sağ taraftan sol tarafa atılarak danıģman olarak ata butonu tıklanır. 3.3. Not GiriĢi: ġekil 8
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 8/11 Öğretim Elemanı nın sorumluluğunda ve Ģifresiyle yapılan iģlemdir. 3.3.1. Vize ve final not giriģi Öğretim Elemanı verilen Ģifre ile E-kayıt sayfasından giriģ yapar. Açılan sayfadan notu girilecek ders tıklanır. Sınavlar butonu tıklanır, açılan sayfada ekle tıklanır. (ġekil 9) Daha sonra açılan sayfada (ġekil 10) yıldızlı kısımlar doldurularak ekle tıklanır ve sınav eklenmiģ olur. Buradan not giriģi tıklanarak, vize notları rakam olarak girilir ve kaydedilir. Aynı iģlem final sınavı için de yapılır. Vize ve final not giriģi tamamlandıktan sonra (ġekil 11) de olduğu gibi sisteme girilir, harf notu giriģi tıklanır. Sayfanın en atında yer alan ortalama hesapla butonu tıklanır. Harf notu hesapla tıklanarak harf notu hesaplanır ve kaydet butonu tıklanarak iģlem tamamlanmıģ olur. ġekil 9 ġekil 10 ġekil 11 Not: Sisteme not skalası girilmemiģ ise Öğretmen>Ders>Not Skalası Listele tıklanarak skala eklenir. Skala girilmezse sistem harf notunu hesaplamaz.
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 9/11 3.3.2 Vize ve final notlarını girmeden sisteme not giriģi yapılması Öğretim Elemanı verilen Ģifre ile E-kayıt sayfasından giriģ yapar. Açılan sayfadan notu girilecek ders tıklanarak harf notu giriģi butonuna basılır, ekran açılır. (ġekil 11) Harf notu giriģinden notlar girilir, en altta kaydet butonuna basılarak notlar kaydedilir. (ġekil 12) ġekil 12 Not yanlıģ girilmiģse ġekil 11 deki ekrandan sisteme girilir, ekran aģağıdaki gibi (ġekil 13) açılır. ġekil 13 Not giriģinin hemen sağındaki kutuya doğru olan not girilerek tuģuna basılır ve kaydet iģlemi gerçekleģtirilir. Tüm notlar girildikten sonra HARF NOTU DÖKÜMÜ butonu tıklanarak bir çıktı alınır, imzalanarak Bölüm Öğrenci ĠĢleri sekreterliğine teslim edilir. 3.4. Bütünleme Not Girişi Öğretim Elemanı E-kayıttan şifresi ile sayfasına girerek sırayla Öğretmen>Ders>Şube Listesi (Bütünleme Not Girişi) tıklanır.
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 10/11 ġekil 14 Açılan sayfada not girilecek dönem seçilir. (Şekil 14) Öğretim Elemanın seçtiği dönemde vermiş olduğu dersler çıkar. ġekil 15 Not girişi yapılacak ders seçilerek harf notu girişi tıklanır. (Şekil 15) açılan listede sadece DC, DD, FD, FF, I ve U notu alan öğrencilerin listesi gelecektir. Öğrencinin bütünleme sınavında almış olduğu not hesaplanarak harf notu küçük (k) harfinin solundaki boş kutucuğa yazılarak k harfi tıklanır. (Şekil 16) Notu girilen öğrencinin ismi listeden çıkar. (Girilen bütünleme notlarını ayrıca kaydetmeye gerek yoktur.) NOT: Öğrencinin bütünleme sınavında almış olduğu not final sınavı yerine geçtiğinden harf notu yeniden hesaplanır. ġekil 16
BÖLÜM REHBERĠ Sayfa: 11/11 Not giriş işlemi tamamlandıktan sonra Harf Notu Dökümü (Bütünleme) butonuna basarak çıktı alınıp Bölüm Başkanlığına teslim edilir. 3.5. Sık Sorulan Sorular 3.5.1. Öğretim Elemanı nın sayfasında eğitim verdiği ders çıkmıyor. Derse Öğretim Elemanı nın ismi atanmamıģtır. Bölüm BaĢkanı ile irtibata geçilerek dersin Öğretim Elemanı nın ismine atanması sağlanır. 3.5.2. Öğrencinin kayıt sayfası boģ geliyor. Öğrenciye DanıĢman atanmamıģtır. Bölüm baģkanlığınca danıģman atanmalıdır. 3.5.3. Öğrenci bir dersi alıp geçtiği halde dersi almaya yönlendiriliyor. Öğrencinin aldığı dersin eģdeğeri var ise eģdeğer iģlemi yapılmalıdır. Aynı dersten birden fazla açılmıģ ise daha önce açılan derslerle yeni açılan ders eģdeğer olarak tanımlanmalıdır. 3.5.4. Ders çakıģması nedeni ile öğrenci ders alamıyor. Ders programı en az çakıģma olacak Ģekilde hazırlanmalıdır. Ders çakıģmasında Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığının herhangi bir yetkisi bulunmamaktadır. Bunun için ya ders programındaki çakıģma giderilir, ya da zorunlu hallerde Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı, Yönetim Kurulu Kararı ile o öğrenciye verilecek dersi ekler. 3.5.5. Öğretim Elemanı eklendiğinde sistem ekleme yapmıyor, boģ sayfa çıkıyor. Öğretim Elemanı baģka bir birimde ekli olabilir. KiĢi>personel>personel listesinden öğretim elemanının adı-soyadı girilerek arama yapılır. Daha önce ekli ise yeniden ekleme yapılmaz. 3.5.6. EĢdeğer ders ÖĠBS de nasıl eklenir? Ders>Ders listesi dersin kodu yazılır, açılan sayfada eģdeğer dersleri seçeneği tıklanır. Ekle tıklanır, Birim seçilir, eģdeğer yapılacak ders seçilerek ekle tıklanır. 4. Ġlgili dokumanlar: 4.1. ÖĠ-K01-P01 Dönem Ders Kaydı Kalite Planı 4.2. ÖĠ-P02 Dönem Ders Kayıt Prosedürü 4.3. ÖĠ-P03 Dönem Sonu ĠĢlemleri Prosedürü