İÇ KONTROL SİSTEMİ EĞİTİMİ STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

SÜREÇ KARTI 2

SÜREÇ KARTI 3

AÇIKLAMALAR SÜREÇ TANIMLAMA BİLGİSİ; Süreç; belli girdileri içeren ve belli çıktıları üreten katma değerli çabalarla karakterize edilen birbiriyle ilişkili iş faaliyetleri kümesidir. Süreç; amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için, kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler olarak tanımlanabilir. Süreç; İnsan, malzeme, ekipman, yöntem, ölçüm ve ortamın bir çıktı üretmek için bir araya gelmesi ve aralarındaki ilişkilerdir. Bir süreç 5 temel özelliği taşımalıdır; Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol Edilebilir, Katma Değer Yaratma Özelliği 4

AÇIKLAMALAR ANA SÜREÇ: Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol edilebilir, Katma değer yaratma özelliği olan; Kurumun vatandaşa sunduğu üründe/hizmette doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip en üst seviyedeki süreçlerdir. SÜREÇ: Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol edilebilir, Katma değer yaratma özelliği olan, ana süreçleri oluşturan ve birbirleriyle etkileşimde olan süreçlerdir. SORUMLU: Ünvan bazında sürecin sahibi. ALT SÜREÇ: Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol edilebilir, Katma değer yaratma özelliği olan, süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde işleyişi olan süreçlerdir. 5

AÇIKLAMALAR FAALİYETLER: Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol edilebilir, Katma değer yaratma özelliği olan, alt süreçleri oluşturan, genellikle kişi/kişiler bazında yürütülen işlem basamaklarıdır. GİRDİ: Talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere proseste kullanılan, süreci harekete geçiren ve dönüşüme/değişime uğrayan hammadde, yarı mamul, mamul, hizmet, bilgi, veri, tanımlamalar v.b. özelliklerdir. Girdiler kuruluş içinden veya dışından temin edilir. ÇIKTI: Sürecin bir sonucudur. Girdilerin talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere dönüşüme/değişime uğramış ürün, hizmet vb. biçimidir. Çıktılar, kuruluşun içinden veya dışından olan kullanıcılara sunulur. 6

AÇIKLAMALAR KAYNAK: Girdilerin çıktılara dönüşümü/değişimi için kullanılan ve herhangi bir dönüşüme /değişime uğramayan insan, bilgi, makina, teçhizat, zaman, doküman vb. Unsurlardır. KONTROL KRİTERİ: Süreç faaliyetlerinin gerçekleşmesi esnasında, sürecin kararlılık ve faaliyet uygunluğunu belirlemek, faaliyetlerin planlanan şartlarda gerçekleşip gerçekleşmediğini tespit etmek için kabul edilen gösterge, değer veya değerlendirme kabulleridir. FAALİYET ALANI SÜREÇLERİ: İlgi kartta yer alan faaliyetler yerine getirilirken yararlanılan diğer süreç kartlarının isimleri 7

AÇIKLAMALAR SÜREÇTE KULLANILAN DİĞER DOKÜMANLAR; Tablo, liste, form, akış şeması, grafik, kontrol listesi vb. doküman SÜRECİ GÖZDEN GEÇİRME PERİYODU: Sürecin etkinlik ve verimliliğini değerlendirmek için süreç sahibi tarafından belirlenen sürelerde bir ekip tarafından bütün elemanlarının değerlendirilmesi ve sonuçların kayıt altına alınması, SÜRECİ GÖZDEN GEÇİRME YÖNTEMİ: Hangi dokümanlar üzerinden değerlendirme yapılıyorsa ilgili dokümanların ismi MEVZUAT: Sürecin gerçekleşmesi esnasında uyulacak kurallar yönüyle dikkate alınması gereken, faydalanılan Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Tebliğ vb. uyulması zorunlu doküman. 8

GÖREV TANIMI ÖRNEĞİ 9

GÖREV TANIMI ÖRNEĞİ 10

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖRNEĞİ SGB tarafından düzenlenen Sektör paydaşlarıyla yapılan toplantı ve çalıştaylara katılım sağlanır. Düzenlenen haberleşme çalışma grubu toplantılarına ve konuya ilişkin eğitimlere katılım sağlanır. Çeşitli GZFT (SWAT) analizleri yapılarak sektörün ihtiyaçları tespit edilir. Diğer daire başkanlıklarından konusunda uzman personelden oluşan bir çalışma grubu kurulur. Diğer daire başkanlıkları ile koordinasyon halinde ulusal ve uluslararası alanda sektörel düzenlemeler incelenir. Diğer daire başkanlıklarından konularına ilişkin yapılan faaliyetler ve projelere ilişkin bilgilerin konsolidasyonu sağlanarak bir rapor oluşturulur. Oluşturulan rapor uzman personel tarafından konsolide edilerek yeniden değerlendirilip, uygun hale getirilir Oluşturulan rapor resmi yazı ile ilgili kurum/kuruluşa gönderilir. Yazıda, görüşü alınan personelin koordine parafı alınır. Sektördeki gelişmeler ve değişiklikler takip edilerek rapor belli aralıklarla ya da gerek görüldükçe şura raporu yayınlana kadar güncellenir. Şura için haberleşme sektörüne yönelik geleceğe yönelik hedefler ve projeler belirlenir. Şurada çıkan sonuçlar, alınan kararlar ve geleceğe yönelik hedefler değerlendirilerek bu alandaki gelişmeler takip edilir. Bu hedeflerin başarılmasına yönelik projeler planlanır. Şurada çıkan sonuçlar, alınan kararlar ve geleceğe yönelik hedefler daire başkanlıklarına bildirilir. Şuraya katılım sağlanır. 11

İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖRNEĞİ 01.02.1 Haberleşme Hizmetlerinin Hizmet Telefon altyapısı olmayan yerleşim yerleri Valilikler kanalı ile Bakanlığımıza iletilmiştir. Türk Telekom evrensel hizmet yükümlüsü olarak belirlenmiştir. Haberleşme altyapısı olmayan yerleşim yerlerine sabit telefon ve internet altyapısı kurulması için Türk Telekom ile sözleşme imzalanmıştır. Türk Telekom, her yıl Nisan ayında bir önceki yıla ait harcama belgelerini Bakanlığımıza sunar. Belgeler incelenir, ödemeye esas tutar tespit edilir. HAYIR Ödeme gerçekleşir. Valilikler veya muhtarlıklar tarafından sonradan gelen talepler toplanır. Türk Telekom tarafından bu yerlerdeki altyapı incelenir. Altyapı Durumu evet Altyapı varsa Sözleşme kapsamına alınmaz. 12