1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı / Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1.1 Ġç kontrol konusunda revize edilen eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek, Ġç Kontrol Eylem Planı ihtiyaç duyulması halinde her yıl revize edilerek güncel halde tutulacak. Revize edilmiģ Ġç Kontrol Eylem Planı 1.1 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu,, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, Strateji GeliĢtirme Birimlerinin ÇalıĢma Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Maliye Bakanlığı Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği, Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel Maliye Bakanlığı Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Eylem Planı Rehberi, Maliye Bakanlığı Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi, UĢak Üniversitesi Ġç Kontrol Uyum Eylem Planı Revize Grubu OluĢturulması Rektörlük Makamı Onayları, UĢak Üniversitesi Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu OluĢturulması Rektörlük Makamı Onayları, 1.1.2 1.1.3 Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi temin edilecektir. Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici iģlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. Yazılı eğitim programları Ġç Kontrol Uyum Eylem Planı kurumun sgd@usak.edu.tr web sayfasında yayınlanmıģtır. Her Birim Ġçin Belirlenen Tarihlerde 1.2 Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. 1.2.1 Yönetici personel tutum ve davranıģları ile yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. ÜST YÖNETĠM, YÖNETĠCĠLER
1.3.1 Üniversitemizin Etik Kuralları konusunda personel davranıģları periyodik olarak birim sorumluları tarafından izlenecek ve etik davranıģ ilkelerine uygun davranmaları sürekli desteklenecektir. ETĠK KURULU, 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 657 sayılı Kanun, Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik, UÜ Bilimsel AraĢtırma ve Yayın Etiği Yönergesi(BAYEY) 1.3.2 Kamu görevlileri etik davranıģ ilkeleri ile baģvuru usul ve esasları hakkında yönetmelik ETĠK KURULU, tüm personele duyurulup bilgi sahibi olmaları sağlanacaktır. UÜ Fen ve Mühendislik Bilimleri Bilimsel AraĢtırma veyayın Etiği Kurulu, UÜ Sağlık Bilimleri BilimselAraĢtırma veyayın Etiği Kurulu, UÜ Sosyal ve BeĢeri Bilimler Bilimsel AraĢtırma veyayın Etiği Kurulu 1.3.3 Etik Değerler Yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine iliģkin çalıģmalar etik haftası içinde Etik Kurul tarafından yapılacaktır. (yazı, broģür, afiģ) ETĠK KURULU Yazı,BroĢür, AfiĢ Her Yıl 1.3.4 Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik Değerlere de sürekli yer verilecektir. ETĠK KURULU, 1.4.1 Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaģılabilmesi sağlanacak, faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülecektir. www.usak.edu.tr /web adresi 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. 5018 sayıl KMYK Kanun, 657 sayılı Kanun, 4734 sayıl Kamu Ġhale Kanunu, 4735 sayıl Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu, UÜ 2015-2019 Stratejik Planı / YıllIk Performans Programı /Birim ve Ġdare Faaliyet Raporu, UÜ Ġç Kontrol Güvence Beyanı, UÜ Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporlar Hakkında Yönetmelik, 1.4.2 Üniversitemiz stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı,kurumsal mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu kurum/kuruluģlarına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum internet sitesinde yayımlanacaktır. www.usak.edu.tr strateji.usak.edu.tr Mevzuatta uygun görülen zamanlarda 1.4.3 Kurumun stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak izleme, raporlama ve değerlendirme yapılacaktır., Her yıl aralık ayı 1.4.4 Üniversitemiz Bilgi Edinme Biriminin ilgili Kanunlar doğrultusunda istenilen bilgileri hızlı ve doğru bir Ģekilde vermesinin sağlanması. Bilgi Edinme Biriminin objektif olarak çalıģması. BĠLGĠ EDĠNME BĠRĠMĠ
1.5 Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,, 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu, Yükseköğretim Üst KuruluĢları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme Ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliğinde DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik, Öğretim Üyesi DıĢındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile GiriĢ Sınavlarına ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği 1.5.1 1.5.2 Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eģit davranılması için tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeģitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların Ģikayet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. Hizmetiçi Eğitim,Anket 1.6 Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. 5018 sayıl Kanun, 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu, MYHB Yönetmeliği Ġç Kontrol Güvence Beyan, Ġdare Faaliyet Raporu, Performans Program, e-bütçe, SGB.net, KBS, EBYS 1.6.1 1.6.2 Birim ve Ġdare Faaliyet Raporu eki Ġç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici/Harcama Yetkilisi/Mali Hizmetler Birim Yöneticisi tarafından imzalanacaktır. Birim yöneticileri faaliyetlerine iliģkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. Ġç Kontrol Güvence Beyanı, Ġdare Faaliyet Raporu, Performans Program, Her yıl nisan ayı 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. 2.1 Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. 5018 sayılı Kanun, Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kamu idareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu, 2015-2019 UĢak Üniversitesi Stratejik Planı, 2.1.1 Üniversitemiz misyonu ile ilgili olarak birimler bazında yazılı duyuru yapılacak ve misyonun çeģitli iletiģim araçları (faaliyet raporu, pano, web sayfası gibi) ile duyurulması sağlanacaktır. Stratejik Plan, Birim Faaliyet Raporları, Ġdare Faaliyet Raporları www.usak.edu.tr strateji.usak.edu.tr
Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek 2.2 görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 5018 sayılı Kanun, UĢak Üniversitesi Ġç Kontrol Uyum Eylem Planı Revize Grubu OluĢturulması Rektörlük Makamı Onayları, UĢak Üniversitesi Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu OluĢturulması Rektörlük Makamı Onayları, 2.2.1 Üniversitemizin tüm birimlerinin görev tanımları yapılacak, üst yöneticinin onayından sonra personele duyurulacaktır. Üniversitemiz tüm birimlerinde iģ süreçlerininin oluģturulması ve bunun devamında iģ analizlerinin düzenli olarak yapılması 2.3.1 Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı yapılarak, yazılı olarak personele bildirilmesi sağlanacaktır. Görev Dağılımı Çizelgesi 2.3 Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. 657 sayıl Kanun, 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,, Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliği, Ġmza Yetkileri Yönergesi UÜ 2.3.2 Personel görev çizelgeleri personellere dağıtılıp imza karģılığı onayları alınacaktır. Görev Dağılımı Çizelgesi 2.4 Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. 124 sayılı Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumlarının Ġdari TeĢkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları TeĢkilatı Kanunu, 2015-2019 Stratejik Plan, Ġdare Faaliyet Raporu, Birim Faaliyet Raporları 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Üniversitemiz teģkilat Ģeması ile birimlerin teģkilat Ģemaları gözden geçirilecektir. Üniversitemiz teģkilat Ģeması ile birimlerin teģkilat Ģemalarında meydana gelen değiģmeler hemen güncellenecektir. Birim teģkilat Ģemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, Üniversitemiz teģkilat Ģeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda yer verilecektir. TeĢkilat ġemaları TeĢkilat ġemaları Ġdare Faaliyet Raporu Faaliyet Raporu Birim Her yıl Ģubat ayı TeĢkilat Ģemaları görev dağılımları dikkate alınarak fonksiyonel bir Ģekilde yeniden belirlenecektir. 2.4.4 Birimlerin web sayfalarında birim teģkilat Ģemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer alacaktır. www.usak.edu.tr
Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap 2.5 verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır., 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları TeĢkilatı Kanunu, Ġdare Faaliyet Raporu, 2.5.1 Birim Faaliyet Raporları, UÜ Birimleri Ġç Kontrol Standartları, UÜ Yabancıdiller Yüksekokulu Redeksiyon Ofisi Yönergesi Üniversitemiz birimlerinde hiyerarģik kademeler arasında yürütülen iģ ve iģlemlerle ilgili olarak aģağıdan yukarıya doğru olan yetki ve sorumluluk dağılımındaki aksaklıkların belirlenmesi ve iyileģtirme çalıģmalarının yapılması. UÜ Birimleri Ġç Kontrol Standartları 2.6.1 Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. 2.6 Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2.6.2 Hassas görevlere iliģkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. UĢak Üniversitesi Ġç Kontrol Uyum Eylem Planı 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2.7.1 Birim yöneticileri verdikleri görevlerin sonuçlarını görevin niteliğine göre günlük, haftalık ya da aylık olarak yazılı veya sözlü olarak geri bildirim yoluyla takip edeceklerdir. 3 Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1.1 Harcama birimleri her yıl Personel Daire BaĢkanlığı ile koordineli olarak personel ihtiyacını veya fazlasını tespit edecektir. Her Ġhtiyaç duyulan kadroların listesi yıl mayıs ayı ilk haftası 3.1 Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,, 2015-2019 Stratejik Planı, Yılı Performans Programı, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 4857 sayılı ĠĢ Kanunu, 375 sayılı (Taban Aylığı, Kıdem Aylığı, Görev Tazminatı, Yabancı Dil Tazminatı, Ek Tazminat ve Ek Ödemeye ĠliĢkin)Kanun Hükmünde Kararname, 631 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Mali ve Sosyal Haklarında Düzenlemeler Ġle Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde DeğiĢiklikYapılması Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
3.1 Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,, 2015-2019 Stratejik Planı, Yılı Performans Programı, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 4857 sayılı ĠĢ Kanunu, 375 sayılı (Taban Aylığı, Kıdem Aylığı, Görev Tazminatı, Yabancı Dil Tazminatı, Ek Tazminat ve Ek Ödemeye ĠliĢkin)Kanun Hükmünde Kararname, 631 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Mali ve Sosyal Haklarında Düzenlemeler Ġle Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde DeğiĢiklikYapılması Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 3.1.2 Üniversitemiz birimlerinin iģ yükü ve personel ihtiyacı doğrultusunda dengeli bir Ģekilde personel dağılımı yapılacaktır. Her Ġhtiyaç duyulan kadroların listesi yıl mayıs ayı ilk haftası 3.1.3 Üniversitemizde norm kadro çalıģmaları baģlatılmıģtır. 3.2.1 Tüm birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime bildireceklerdir. 3.2 Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst KuruluĢları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının Ġdari TeĢkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 3.2.2 Ġdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi Ģekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınmaktadır.gerekli görülen tedbirler Kurumumuz tarafından alınmaya devam edecektir. 3.2.3 Belirli zamanlarda çeģitli kurum ve kuruluģlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına ilgili personeller gönderilmektedir.gerekli görüldüğü zamanlarda Kurumumuz ilgili personellerin seminer ve eğitim proğramlarına katılmalarını sağlayacaktır. Gerekli Zamanlarda
3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 3.3.1 Kabul görmüģ mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalıģmalar Personel Daire BaĢkanlığı ve ilgili birimler tarafından yürütülecektir. 3.3.2 ĠĢ analizleri yapılarak iģin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesi. 3.4 Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği 3.4.1 Personelin iģe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecektir. 3.4.2 Görevde yükselme ve unvan değiģikliği sınavları Kamu Kurum ve KuruluĢlarında Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Esaslarına Dair Genel Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapılmasının sağlanması. 3.5.1 Tüm birimlerin görüģü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Eğitim, Eğitim Ġhtiyaç Formu 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği
3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan DeğiĢikliği Yönetmeliği 3.5.2 Üniversitemiz Birimlerini ilgilendiren mevzuattan kaynaklanan değiģikliklerin olması durumunda bu değiģikliklerin görüģülmesi için toplantılar düzenlenmesi. 3.5.3 Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaģmıģ kiģi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dıģından alanında uzman kuruluģ veya kiģilerden sağlanacaktır. Eğitim 3.6.1 Personel performans değerlendirme yönergesinin hazırlanması ve üst yönetimin onayıyla yürürlüğe konulması. 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 3.6.2 Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o iģten sorumlu olan kiģiye bildirilecek ve ilgili kiģiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. 3.6.3 Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından arttırılmaya çalıģılacaktır. Her yıl ocak ayı 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu mekanizmaları geliģtirilmelidir. 3.7.1 Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek,gerekiyorsa ilgili personelin çeģitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. UÜ Ödüllendirme Yönergesi 3.8.1 Üniversitemizde personel mevzuatının oluģturulması.oluģturulan mevzuatın personele duyurulması. 3.8 Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, Ebys 3.8.2 OluĢturulan personel mevzuatının değiģen genel mevzuata uyum veya ortaya çıkmıģ ihtiyaçları karģılamak amacıyla yılda en az bir kez gözden geçirilmesi.
3.8 Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, Ebys 3.8.3 Personel yönetimine iliģkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletiģim araçlarıyla duyurulacaktır. www.usak.edu tr ebys 4 Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 4.1 ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, UÜ Rektörlüğü Ġmza Yetkileri Yönergesi 4.1.1 4.1.2 Ġmza ve onay mercileri Ġmza Yetkileri Yönergesi ile tüm Üniversitemizin birimleri itibariyle belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Ġmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiģtirilecek ve değiģiklikler ilgililere bildirilecektir. GENEL SEKRETERLĠK GENEL SEKRETERLĠK UÜ Rektörlüğü Ġmza Yetkileri Yönergesi UÜ Rektörlüğü Ġmza Yetkileri Yönergesi 4.2.1 Yetki devirleri, üst yöneticinin de görüģleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yetki Devrine ĠliĢkin Yazılı Hususlar 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 4.2.2 Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kiģide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. Yetki Devrine ĠliĢkin Yazılı Hususlar 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 4.3.1 Yetki, hiyerarģik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. Yetki Devrine ĠliĢkin Yazılı Hususlar 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 4.4.1 Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eģitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kiģiye yapılması sağlanacaktır. 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 4.5.1 Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akıģı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüģ sağlayacağı hususlarına yer verilecektir.
2- RĠSK DEĞERLENDĠRME Standart Eylem Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama:Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 Bilindiği üzere, akademik ve idari birimlerin doğrudan katılımıyla, Üniversitemizin amaç/hedeflerini, faaliyet önceliklerini ve stratejilerini belirleyen; politikaları ve kaynak kullanım kararlarını yönlendiren bir yapı getiren yaklaģımla Üniversitemiz 2015-2019 Yılları Stratejik Planı hazırlanmıģtır. Söz konusu stratejik plan, Kamu Ġdarelerinde Stratejik Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik 5018 sayıl Kanun, RD 5.1.1 Planlamaya ĠliĢkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik in 7 nci amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin maddesindeki unsurların oluģması halinde, hazırlanırken olduğu gibi performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, katılımcı yöntemlerle revize edilerek misyon, vizyon ve amaçlar amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan 2015-2019 stratejik planı, UÜ değiģtirilmeden hedeflerde nicel değiģiklikler yapılacak ve stratejik planın hazırlamalıdır. Stratejik Plan Hazırlığı Ġç Genelgesi güncel kalması sağlanacaktır. UÜ Stratejik Planlan Hazırlama Komisyonu, 2015-2019 stratejik planı 2015-2019 2015 2019 için hazırlanan Stratejik Plan 2019 yılı sonuna kadar iki yıllık periyotlarla değerlendirilecektir. Önemli faaliyetler kurum düzeyindeki hedefler ve stratejik plan ile yeterince RD 5.1.2 iliģkilendirilecektir. Performans programı hazırlanması için her birim kendi bünyesinde yeterli RD 5.2.1 sayıda personelin katılımıyla çalıģma ekipleri oluģturacaktır. RDS 5.2 Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve Yılı Performans Programı göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Harcama birimlerimiz yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programlarını ilgili yıl için öngörülen öncelikli stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlayacak ve uygulayacaklardır, Harcama RD 5.2.2 Birimlerince hazırlanan faaliyet raporları sonuçları incelenerek stratejik planla uyumluluğu araģtırılacak, uyumsuzluk olması halinde nedenleri tespit edilerek bir sonraki dönemde bu eksiklerin giderilmesi sağlanarak stratejik planda yer alan amaç ve hedeflerin zamanında sonuçlanması için revizyon yapılması gerekiyorsa bunun yapılması sağlanacaktır. Yılı Performans Programı Faaliyet Raporu Yılı Her yıl Ģubat ayı RDS 5.3 Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, 2015-2019 UÜ Stratejik Planı, Yıllık Performans Programı, UÜ Ġdare Bütçesi (Performans Esasl Bütçe) e-bütçe, Üniversitemiz bütçesi stratejik plan ve performans programına uygun olarak RD 5.3.1 hazırlanmaya devam edecektir. UÜ Ġdare bütçesi, 2015/2019 stratejik planı, Yılı performans programı Her yıl eylül ayı
Yöneticiler, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans RD 5.4.1 programıyla belirlenen amaç ve hedeflere ulaģmak için periyodik dönemler halinde kontroller yapacaktır. Değerlendirme Raporları Her yıl ocak ve temmuz ayında Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan, RDS 5.4 ve performans programıyla belirlenen amaç ve 2015-2019 Stratejik Planı, hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yılı Performans Programı Üniversitemiz Ġdare Faaliyet Raporunun hazırlanması maksadıyla birim RD 5.4.2 faaliyet raporları hazırlanarak Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı'na gönderilecektir. Birim Faaliyet Raporu Her yıl Ocak ayı sonu Ġdare faaliyet raporları kamuoyunun bilgilendirilmesi için Üniversitemiz web RD 5.4.3 sayfasında yayınlanacaktır ve basımı yapılarak iç ve dıģ paydaģlarımıza gönderilecektir. Ġdare faaliyet raporlarının web sayfasında yayımlanması Her yıl ġubat ayı sonu RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin, hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve 2015-2019 Stratejik Planı, personeline duyurmalıdır. Yılı Performans Programı Tüm birim yöneticileri birimlerinin stratejik planlarının uygulamasını ve RD 5.5.1 takibini yapacaklar, gerçekleģme sonuçlarını raporlayacaklardır. BĠRĠM YÖNETĠCĠLERĠ Birim Stratejik Planları Stratejik Yönetim RDS 5.6, Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, 2015-2019 Stratejik Planı, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Yılı Performans Programı Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasını RD 5.6.1 sağlayacak Ģekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. GüncellenmiĢ Birim Stratejik Planları / Etkin Yönetim RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kiģiden oluģacak risk belirleme ekibi oluģturulacaktır.her harcama birimi iģ süreçlerine iliģkin karģılaģılması RD 6.1.1 muhtemel riskleri tespit edecek, bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır. - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI Risk Belirleme Grubu RDS 6.1 Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 5018 sayılı Kanun, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, 2015-2019 UÜ Stratejik Planı, UÜ Yılı Performans Programı
RDS 6.1 Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 5018 sayılı Kanun, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, Kamu Ġdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, 2015-2019 UÜ Stratejik Planı, UÜ Yılı Performans Programı Üniversitemiz tüm Harcama Birimlerinde; aģağıda tanımı yapılan yapısal (doğal) risk kriterleri göz önüne alınarak risk analizi yapılacaktır. 1 -Bütçe Büyüklüğü: Kamu idaresine bütçeyle verilen kaynakların büyüklüğü veya yetersizliği kayıp ve zararların gerçekleģme olasılığını ya da iģlemlerin gerçekleģtirilememe riskini arttırır. 2-Personelin Yetkinliği: Ġdarenin faaliyetlerinde görev alan personelin yetkin olmaması bilgi düzeyinin düģük olması hata ihtimalini artırır. 3-Faaliyetlerin ÇeĢitliliği: Ġdarenin faaliyetlerinin karmaģıklığı, kontrollerin uygulanmasını zorlaģtırarak hata yapılma ihtimalini artırabilir. 4-ĠĢlem Hacmi ve Personel Sayısı: ĠĢlem hacminin büyüklüğü karģısında personel sayısının yetersizliği hata yapılma olasılığını artırarak idareyi riskli bir konuma getirebilir. 5-Ġmaj ve Ġtibar Riski: Kurumun yapmakta olduğu iģlerin yeterince anlatılmaması kamuoyu önündeki imajını ve itibarını etkileyecek nitelikte olması riski artırır. RD 6.1.2 6-Yapısal, ĠĢlevsel ve Teknik DeğiĢiklikler: Yeni birim ve faaliyetler, yeniden yapılandırma projeleri, organizasyon ve insan kaynaklarındaki önemli değiģiklikler yüksek risk içerdiğinden öncelikli risk alanları olarak alınması gereklidir. 7-Yasal Düzenlemelerin Yoğunluğu: Kamu idaresinin faaliyet alanını ilgilendiren çok sayıda yasal düzenlemenin olması mevzuatın doğru bir Ģekilde anlaģılmasını güçleģtirebileceğinden,faaliyetlerin düzenlemelere uygun yapılamama riskini arttırabilir.her birim kendi yapacağı risk değerlendirmesine göre risk alanları belirleyecek,risk kriterlerinin ve değerlendirme ölçeğinin tanımlanmasını yaparak birimde yürütülen her bir iģin kriterleri,katsayıları ve ağırlığına göre risk analizi yapacaklardır. Değerlendirme sonucunda risklerin % ağırlığı tespit edilerek yapısal risk düzeyleri belirlenecektir. UÜ Strtaejik Planı GZFT Analizi RDS 6.2 Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. OluĢturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile Ġç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kiģinin, RD 6.2.1 katılımıyla, Üst Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda oluģan risk değerlendirme komisyonunca yılda en az 1 kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalıģması yürütülecektir. - ĠÇ DENETLEME Risk Analizleri / Risk Yönetimi BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI Her yıl Ģubat ayı RDS 6.3 Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. Yapılan risk analiz çalıģmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiģ olan risklere karģı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek,, RD 6.3.1 riskleri giderici ve önleyici iģlemlerle ilgili eylem planının oluģturulması sağlanacaktır. - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI UÜ Ġç Kontrol Uyum Eylem Planı Her yıl mart ayı sonu
3- KONTROL FAALĠYETLERĠ Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ĠĢbirliği Yapılacak ÇalıĢma Birim grubu üyeleri Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karģılaģtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KF 7.1.1 Her harcama birimi tarafından iģ süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere iliģkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliģtirilecektir. - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI KF 7.1.2 Süreç ve risklerin izlenmesi, karģılaģtırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalıģma ekibi oluģturulacaktır. - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI KFS 7.2 5018 sayılı Kanun, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, Kontroller, gerekli hallerde, iģlem öncesi kontrol, Muhasebe Yetkililerinin ÇalıĢma Usul ve Esaslar Hakkında süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de Yönetmelik, kapsamalıdır. 4734 sayılı KĠK, 4735 sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu KF 7.2.1 KF 7.2.2 Kontroller için gerekli prosedürler hazırlanmalı.kontrollerde kullanılacak mevzuat analizi yapılmalı ve mevzuat değiģiklikleri sürekli güncellenmelidir. Ġhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; iģlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolü de kapsayacak Ģekilde yapılacaktır. - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI - ĠÇ DENETLEME BĠRĠMĠ BAġKANLIĞI KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır., TaĢınır Mal Yönetmeliği, Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin Yönetmelik, Kamu Ġdarelerine Ait TaĢınmazların Tahsis Ve Devri Hakkında Yönetmelik, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği KF 7.3.1 Tüm Üniversitemiz birimlerinin, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taģınır, taģınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak Ģekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. Yazılım Programı(ebütçe, say2000i) ve ilgili Her yıl aralık dokümanlar (cetvel, ayı sonu sayım tutanakları, taģınır iģlem fiģi vb.)
KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aģmamalıdır. KF 7.4.1 Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak Ģekilde uygulanması sağlanacaktır. KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. KFS 8.1 Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu KF 8.1.1 Üniversitemizin, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenecektir. ( Bu prosedürler baģlama, uygulama ve sonuçlandırma aģamalarını kapsayacak Ģekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olacaktır.) KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlaması, uygulanması ve 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu sonuçlandırılması aģamalarını kapsamalıdır. KF 8.2.1 Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aģamaları kapsayacak Ģekilde ayrıntılı olarak düzenlenecektir. KFS 8.3, Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunu Merkezi mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. TaĢınır Mal Yönetmeliği, say2000i KF 8.3.1 KF 8.3.2 Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaģılabilirliliğini ve ulaģılabilirliğini sağlamak üzere gerekli altyapıyı oluģturacak, belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir. Birimleri ilgilendiren prosedürler ulaģılabilirliği kolaylaģtırmak için birimlerin web sayfasında yayınlanacaktır. www.usak.edu.tr www.usak.edu.tr Birimlerin belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlann güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaģılabilirliliğini ve ulaģılabilirliliğini sağlamak üzere bilgi sistemleri yenilenecektir. KF 8.3.3 Mevzuatta meydana gelen değiģiklikler ilgili birimler tarafından en kısa sürede Üniversitemizin web sayfasında yayınlanarak güncellik sağlanacaktır. www.usak.edu.tr KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır.
KFS 9.1 5018 sayılı Kanun, Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, Ġhale Mevzuatı, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, farklı kiģilere verilmelidir. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ, KF 9.1.1 Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevlerinin iģ akıģ Ģemaları doğrultusunda farklı kiģiler tarafından yapılması sağlanacaktır. KF 9.1.2 Yetkisiz giriģ ve kayıp risklerini önlemek için kayıtlara ve kaynaklara giriģ, yetkili personel ile sınırlandırılacaktır. - KFS 9.2 5018 sayılı Kanun, Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler Ġhale Mevzuatı, ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ, gerekli önlemleri almalıdır. Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Usul ve Esaslar, KF 9.2.1 Faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karģılaģılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır.(örnek: Ġhalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer birimlerden temin edilmesi, personel ihtiyacının önceden belirlenmesi, personelin zamanında temini vb. gibi) KFS10 HiyerarĢik kontroller:yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. 5018 sayılı Kanun, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ĠliĢkin Yönetmelik Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin birimleri tarafından iģ akıģ Ģeması ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilip KF 10.1.1 getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme yapacaklardır. Etkin Kontrol Faaliyetleri Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya KF 10.1.2 görevlendirdiği kiģilerce kontroller yapılacaktır. Etkin Kontrol Faaliyetleri KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için 5018 sayılı Kanun gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler personelin iģ ve iģlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve KF 10.2.1 usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Etkin Kontrol Faaliyetleri
KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için 5018 sayılı Kanun gerekli talimatları vermelidir. KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kiģiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, KF 10.2.2 iģ ve iģlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. Etkin Kontrol Faaliyetleri ĠĢin sürekliliğini sağlamak için yönerge hazırlanacaktır. Bu yönergede hastalık, izin, vekalet, emeklilik vb. nedenlerden dolayı iģin aksamaması için boģalan görevin asgari gereklerinin o görevi yapacak personelde aranması KF 11.1.1 gerekmektedir. Yeterlilikler belirtildiği için hem faaliyetin sürekliliği sağlanacak hem de iģ veya iģlem iģi bilen personel tarafından yapılacağından hata ve usulsüzlüklerin önüne geçilmiģ olacaktır. Eğitimli ve Yetkin Personel / Faaliyetlerin liği Birimler, faaliyetlerini gerçekleģtirirken personel ayrılması, görevlendirmeler, yeni mevzuata geçilmesi gibi beklenmedik olağanüstü durumlarda hazırlıklı olacaklardır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Birimlerde yürütülen iģ ve iģlemlerin tüm birim çalıģanlarınca öğrenilebilmesi veya yürütülmesini KF 11.1.2 sağlamak amacıyla personel alt birimler arasında belli periyotlarla rotasyona tabi tutulacaktır. Personel Rotasyonu / Faaliyetlerin liği
KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı iģin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel çizelgesi KF 11.1.3 hazırlanmalı ve çizelgenin standart formu hazırlanan yönergenin ekinde yer almalıdır. KFS 11.2 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu görevlendirilmelidir. 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaģtırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asgari asil KF 11.2.1 personeldeki Ģartları haiz vekil personel görevlendirilebilmesi için tüm birimlerde iģ ve iģlemleri gerçekleģtirecek personelde aranan nitelikleri belirten Usulüne uygun olarak yapılan vekalet iģlemleri KFS 11.3 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu Muhasebe hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika verilmesi ile vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Muhasebe Yetkililerinin ÇalıĢma Esas ve Usulleri, Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de KF 11.3.1 içerecek Ģekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS 12.1 5651 sayılı Ġnternet Ortamında Yapılan Yayınların Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini Düzenlenmesi ve BuYayınlar Yoluyla ĠĢlenen Suçlarla sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, uygulanmalıdır. EBYS Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluģması gerektiği konusunda döküman oluģturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri,uygulama yazılımlarının geliģtirilmesi, eriģim KF 12.1.1 kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması öngörülemeyen bir durumun oluģması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalıģma yapılacaktır. Yazılı bilgi sistemleri kontrol mekanizmaları Birimlerinin bilgi sistemleri için oluģturulacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecek ve web sitelerinde yayınlanacaktır. Kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama KF 12.1.2 prosedürleri oluģturularak üst yöneticiye onaylatılacaktır. Yönerge / ve Güvenilir Bilgi Sistemleri KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim 5651 sayılı Ġnternet Ortamında Yapılan Yayınların konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve Düzenlenmesi ve BuYayınlar Yoluyla ĠĢlenen Suçlarla usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar EBYS oluģturulmalıdır. Üniversitemizde mevcut bilgi sistemlerinin kullanımı ve KF 12.2.1 yetkilendirmelere iliģkin hususlar yönerge ile tüm birimlere duyurulacaktır. KFS 12.3 Ġdareler biliģim yönetiģimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir. 5651 sayılı Ġnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve BuYayınlar Yoluyla ĠĢlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, EBYS Bilginin etkin bir biçimde paylaģılması için gerekli olan KF 12.3.1 donanım yazılım ve iletiģim altyapısı hazırlanacaktır. BiliĢim Yönetimi için GeliĢtirilen Programlar
4- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BĠS13 Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BĠ 13.1.1 HiyerarĢik ve birimler arası iletiģimi ve idare dıģı bilgi iletiģimini sağlayan sistemler bu açıdan kontrol edilerek eksik ve aksaklıklar tamamlanacaktır GENEL SEKRETERLĠK Etkin bir iletiģim ağı BĠS 13.1 Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. BĠ 13.1.2 Ġnternet ve anket kutuları aracılığıyla tüm paydaģların Ģikayet, öneri ve memnuniyetlerini ilgili birimlere iletmesini sağlamaya yönelik alt yapının oluģturulması. - Etkin Kurumsal ĠletiĢim BĠS 13.2 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye Faaliyet raporları zamanında ulaģabilmelidir. Otomasyon (ebys, say2000i vb.) sistemleri Mali Durum ve Beklentiler Raporu BĠ 13.2.1 BĠ 13.2.2 Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde Yönetim Bilgi Sistemi kurulması planlanmaktadır.ancak Üniversitemiz yeni kurulduğundan bu sistemi oluģturmak için gerekli donanım ve tecrübeye sahip olmadığından bu standart daha sonraki dönemlere bırakılacaktır. Üniversitemizde kağıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüģtürülecektir. Belgelerin tanımlanan iģ akıģları ile dolaģımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir Ģekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaģım sağlanacaktır. Ebys BĠ 13.3.1 Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. BĠS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve 6085 sayılı SayıĢtay Kanunu anlaģılabilir olmalıdır. 5070 sayılı Elektronik Ġmza Kanunu BĠ 13.3.2 Bilgi iģleme üzerindeki kontroller (Bilgisayar giriģi yapılan verilerin kullanıma hazır olup olmadıklarının test edilmesi, iģlemlerin rakamsal olarak muhasebeleģtirilmesi vb.) sürekli yapılacaktır. BĠ 13.4.1 Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelerini sağlamak için Üniversitemiz web sitesinde www.bumko.gov.tr (e-bütçe) adresine yer verilmiģtir. Güncel kullanıģlı ve bilgiye eģ zamanlı eriģim sağlanabilen web sayfası ve bilgi akıģı BĠS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı Faaliyet raporları, ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına e-bütçe, iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. say 2000i sistemi
BĠS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı Faaliyet raporları, ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına e-bütçe, iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. say 2000i sistemi BĠ 13.4.2 Performans Programı hazırlandıktan sonra sürekli olarak Üniversitemiz web sayfasında yer almaya devam edecektir. Güncel kullanıģlı ve bilgiye eģ zamanlı eriģim sağlanabilen web sayfası ve bilgi akıģı BĠS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz Faaliyet raporları yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır. Otomasyon (ebys, say2000i vb.) sistemleri Mali Durum ve Beklentiler Raporu BĠ 13.5.1 BĠ 13.5.2 Kurumda yönetim bilgi sistemi kurulması planlanmaktadır. Ancak Üniversitemiz yeni kurulduğundan bu sistemi oluģturmak için gerekli donanım ve tecrübeye sahip olmadığından bu standart daha sonraki dönemlere bırakılacaktır. Birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akıģı sağlayacaklardır. Yönetim Bilgi Sisteminin etkinliği Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları BĠS 13.6 çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları 2015-2019 Stratejik Planı kapsamında personele bildirmelidir. Yılı Performans Programı BĠ 13.6.1 Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. BĠS 13.7 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu sağlamalıdır. 2914 sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanun BĠ 13.7.1 Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını belirlemek için öneri ve Ģikayet kutusu, anket çalıģmaları, yüz yüze görüģmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak bu tür konularla ilgili elektronik ortamdan istifade edilmesi sağlanacaktır. - Etkin Kurumsal ĠletiĢim BĠS14 Raporlama:Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BĠS 14.1, Ġdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, 2015-2019 Stratejik Planı, varlıkları, yükümlülükleri ve performans Yılı Performans Programı, programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Birim ve Ġdare Faaliyet Raporu BĠ 14.1.1 Tüm birimlerle iģbirliği yapmak suretiyle hazırlanan Ġdare stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı hazırlandıktan sonra en geç 5 gün içerisinde Üniversitemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. strateji.usak.edu.tr
Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve 5018 sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanunu, BĠS 14.2 hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu açıklamalıdır. BĠ 14.2.1 Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya iliģkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere iliģkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak Üniversitemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. strateji.usak.edu.tr Her yıl Temmuz ayı BĠ 14.3.1 Birim faaliyet raporu ve idare faaliyet raporu hazırlanmaya devam edilecektir. Birim Faaliyet Raporu Ġdare Faaliyet Raporu Her yıl Mart ayı sonu BĠS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare 5018 sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanunu, faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Ġdare Faaliyet Raporu BĠ 14.3.2 Birimlerin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri Kurum idari faaliyet raporunda gösterilecek ve Kurumumuz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. strateji.usak.edu.tr Ġdare faaliyet raporu Her yıl Nisan ayı baģı Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, 5018 sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanunu, BĠS 14.4 birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BĠ 14.4.1 Görev ve faaliyetlere iliģkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personellerinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Personele rapor hazırlama konusunda verilen hizmetiçi eğitimler BĠ 14.4.2 Görev tanım formları ile personellere görevleri bildirilecektir. Görev Tanım Formu BĠS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BĠS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik 5070 sayılı Elektronik Ġmza Kanunu, ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare Standart Dosya Plan,ı içi haberleģmeyi kapsamalıdır. EBYS, ArĢiv BĠ 15.1.1 BĠ 15.1.2 OluĢturulacak Elektronik Doküman Yönetim Sistemi tüm birimlerde kullanılacaktır. OluĢturulacak Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin ihtiyaçlara cevap verme kabiliyeti ölçülerek gerekirse kapasitesi (Yazılım, Donanım) artırılacaktır. GENEL SEKRETERLĠK - Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Elektronik Doküman Yönetim Sistemi