Doküman Adı: YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ Doküman No.: Revizyon No: 06 Yürürlük Tarihi: 08.01.2011 Hazırlayan: Tekin ALTUĞ Kontrol: Gökhan BİRBİL Onay: H. İrfan AKSOY
Sayfa 2 / 7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, TÜRKAK Yönetim Sisteminin uygunluğunun, etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması, organizasyon, kaynaklar, personel, faaliyetler ile iş yükü açısından ihtiyaçların tanımlanabilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda TÜRKAK Yönetiminin yaptığı gözden geçirme faaliyetlerini açıklamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür TÜRKAK Yönetim Sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinin tümünü kapsar. 3. TANIMLAR Bu prosedürle ilgili tanımlar T501-04 TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatında verilmiştir. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR P502 Kayıtların Kontrolü Prosedürü F506-001 Toplantı Duyuru Formu F506-002 Toplantı Tutanağı Formu 5. UYGULAMA 5.1 Yönetimin Gözden Geçirmesi 3 aşamada uygulanır. - Birinci Aşama: Yönetimin gözden geçirmesinin birinci aşamasında; Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ve TÜRKAK bünyesinde yer alan Ana Hizmet ve Yardımcı Hizmet Birim Amirleri ile gerekli duyulan personelin katılımıyla bir değerlendirme toplantısı gerçekleştirilir. Bu toplantının çıktıları ikinci aşama için girdi olarak ele alınır. - İkinci Aşama: Birinci aşama çıktıları TÜRKAK Yönetim Kurulu toplantısının gündemine alınır ve değerlendirilerek TÜRKAK faaliyet raporu ve çalışma programı oluşturulur. - Üçüncü Aşama: Hazırlanan faaliyet raporu ve çalışma programı TÜRKAK Genel Kurulunda delegelerin görüş ve onayına sunulur. Onaylanan faaliyet raporu ve çalışma programı yürürlüğe konulur.
Sayfa 3 / 7 5.2 Yönetimin Gözden Geçirmesinin Organizasyonu ve Planlanması Yönetimin gözden geçirmesi yılda en az bir defa yapılır. Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarına katılım; - Birinci Aşama: Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları, Ana ve Destek Birim Yöneticileri, Kalite Yöneticisi ile gerekli duyulan personel - İkinci Aşama: TÜRKAK Yönetim Kurulu ve Genel Sekreterlik - Üçüncü Aşama: TÜRKAK Genel Kurulu şeklinde sağlanır. Toplantıların tarihleri;, - Birinci Aşama: Genel Sekreterlik duyuru ve çağrısı ile belirlenerek yılda en az bir kez yapılır. İç denetimlerin tamamlanmasını takiben planlanması tercih edilir ve yılın ilk çeyreği içerisinde gerçekleştirilmelidir. - İkinci Aşama: Genel Sekreterliğin teklifi ile TÜRKAK Yönetim Kurulu belirler. Yılda en az bir kez yapılır. - Üçüncü Aşama: Her yıl Mayıs ayı içerisinde TÜRKAK Yönetim Kurulu belirleyeceği bir tarihte gerçekleştirilir. 5.3 Yönetimin Gözden Geçirmesinin Uygulanması 5.3.1 Birinci Aşama: Birinci aşamada gerçekleştirilen değerlendirme toplantısında asgari aşağıda belirtilen maddeler görüşülür: Kalite politikası, Hedefler, En son yapılan iç denetimlerin sonuçları ve takip faaliyetleri, Uygunsuzlukların dağılımları ve temel uygunsuzluk konuları Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin analizi, Ulusal, uluslararası gereksinim ve kılavuz dokümanlarda ortaya çıkan değişikliklerle bu değişikliklerin TÜRKAK dokümantasyonuna yansımaları ve yeni doküman ihtiyaçları (yönetmelik, tebliğ,vb.) Avrupa Akreditasyon Birliği (EA) gibi uluslararası kuruluşlar tarafından yapılan denetim, eş değerlendirme ve gözetim ziyaretlerine ilişkin raporlarının değerlendirmesi, Müşteri şikayetleri, itirazlar ve ilgili tarafların diğer geri besleme verilerinin analizleri, Yeni akreditasyon alanlarının değerlendirilmesi, Kalite Yönetim Sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinde yapılması gereken düzenlemeler, yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler, değişikliklerin uygulanması ve bunların yönetim sistemi üzerindeki etkilerinin değerlendirilmesi,
Sayfa 4 / 7 Mevcut personel, teçhizat, kaynakların yeterliliği ve doğabilecek ihtiyaçların değerlendirilmesi, Yeni personelin eğitimi ve mevcut personelin ileri eğitimi ile ilgili konular, Sektörel gelişmeler, Katılınan uluslar arası faaliyetlerin sonuçlarının ve etkinliğinin değerlendirilmesi Kalite Yöneticisi ve Birim Başkanlarının, Kalite Yönetim Sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinin etkinliği ile ilgili hazırladığı raporlar, vs Birinci aşama sonucunda yukarıda belirtilen maddelerin görüşülmesi sonucunda bir önceki yılın performansının belirtildiği Faaliyet Raporu ile içinde bulunulan yıl için belirlenen hedefleri ve hangi faaliyetin kim tarafından hangi sürede yapılacağını içeren Çalışma Programı taslağı oluşturulur. Birinci aşamada oluşturulan Faaliyet Raporu ve Çalışma Programı taslağı ikinci aşamada görüşülmek üzere Yönetim Kuruluna sunulur. 5.3.2 İkinci Aşama: Birinci aşamada oluşturulan Faaliyet Raporu ve Çalışma Programı taslağı değerlendirilerek her iki dokümana da son hali verilir ve onay için Genel Kurula sunulur. Faaliyet Raporu genel olarak aşağıdaki başlıkları içerir. Kurumun Yapısı Kurumun yapısal durumu ve ihtiyaçları, fiziksel yapı, bilgi ve teknolojik kaynaklar ile insan kaynakları ile ilgili bilgiler Yönetim Sistemi Yönetim Sisteminin mevcut durumu, işletilmesi, gerekli güncelleştirmeler ve iyileştirmelere yönelik bilgiler, hizmetle ilgili mevzuat ve tedbirlerin geliştirilmesi, ulusal ve uluslararası dokümanlar ile bunlardaki değişikliklerin TÜRKAK dokümanlarına yansıması ve yeni doküman ihtiyacı, kalite yönetim sistemini etkileyen sektörel gelişmeler, şikayet ve itirazlar Akreditasyon Faaliyetleri Akreditasyon Başkanlıklarının Faaliyetleri, akreditasyon çalışmaları, kurum ve kuruluşlarla işbirliği ve koordinasyon çalışmaları Uluslararası İlişkiler Uluslararası tanınırlık, akreditasyon alanındaki bölgesel ve uluslar arası kuruluşlarla ilişkiler, uluslararası toplantıların organizasyonu ve katılım, uluslararası işbirliği çalışmaları, iştirak edilen uluslararası faaliyetler Eğitim Ve Tanıtım Hizmetleri Hizmet içi eğitimler, kurum dışı eğitimler, denetçi eğitimleri ve toplantıları, uluslararası eğitim faaliyetleri, tanıtım faaliyetleri, hizmetin tanıtımı ve benimsetilmesi çalışmaları, araştırma ve yayın çalışmaları
Sayfa 5 / 7 Mali Bilgiler Bütçe uygulama sonuçları, kaynak tedariki çalışmaları. gelir ve gider bütçesi Çalışma Programı genel olarak aşağıdaki başlıkları içerir. Hizmetle ilgili mevzuat ve tedbirlerin geliştirilmesi çalışmaları, Akreditasyon çalışmaları Hizmetin tanıtımı ve benimsetilmesi çalışmaları Uluslar arası işbirliği çalışmaları, Eğitim, araştırma ve yayın çalışmaları, Yurtiçi kurum ve kuruluşlarla işbirliği ve koordinasyon çalışmaları, Kaynak tedariki çalışmaları, Akredite hizmetlerin kullanımını destekleyen çalışmalar, Bütçe 5.3.3 Üçüncü Aşama: Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Faaliyet Raporu ve Çalışma Programı değerlendirilmek ve onaylanmak üzere Genel Kurul gündemine alınır. Genel Kurul da onaylanan Raporu ve Çalışma Programı çoğaltılarak ilgili taraflara gönderilir. 5.4 Yönetimin Gözden Geçirmesinin Kayıtları Tüm yönetimin gözden geçirmesi sürecinde yapılan toplantılar dokümante edilir. Bu dokümantasyon ilgili faaliyet raporları, çalışma programları ve hangi faaliyetin kim tarafından ve hangi sürede yapılacağını içerir. Yönetimin gözden geçirme toplantılarında ele alınan ve karar verilen bütün faaliyetlerin, kaydedilmesi ve gerekiyorsa ilgililerin bilgi sahibi olması için dağıtılması Kalite Yöneticisi tarafından yapılır. Onaylanan Raporu ve Çalışma Programı çoğaltılarak ilgili taraflara gönderilir.
Sayfa 6 / 7 6. YETKİ VE SORUMLULUKLAR FAALİYETLER GK YK GS KY BY Yönetimin Gözden Geçirmesinin Organizasyonu B K U B Yönetimin Gözden Geçirmesinin Planlanması B K U B Gündem Maddelerinin Belirlenmesi B K U İ Gündem Maddelerinin Değerlendirilmesi K K/U K/U İ İ Kayıtların Tutulması ve Dağıtımı B K U B Yapılacak Faaliyetlerin Koordinasyonu B K U İ Yapılacak Faaliyetlerin Takibi B B K U İ YK: Yönetim Kurulu GS: Genel Sekreter KY: Kalite Yöneticisi BY: Birim Yöneticileri GK: Genel Kurul K: Karar U: Uygulama İ: İşbirliği B: Bilgi 7. ARŞİV VE KAYITLAR Yönetimin gözden geçirmesi ilgili dokümanlar kalite kaydı olarak P502 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak Kalite Yöneticisi tarafından saklanır.
Sayfa 7 / 7 Revizyon Tarihçe: Sayfa Revizyon No: No: Tüm 1 Sayfa formatı değişti Revizyon Nedeni: 2,3 1 5.1. Maddesine Genel Sekreter Yardımcıları eklendi. 3 1 Yönetimin gözden geçirmesi toplantısı sonuçları 17011 standardının gereklerine göre revize edildi. 5.1. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarının Organizasyonu ve 2 2 Planlanması maddesinde 1. ve 4. paragraflar revize edildi. 2 2 3. Tanımlar Maddesi ndeki tanımlar T501-04 talimatına aktarıldı. 3 2 5.2. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısının Uygulanması maddesindeki toplantı gündemini oluşturan maddeler revize edildi. Tüm 3 Madde 5.1, 5.2 ve 5.3. yeniden düzenlendi. 2 4 Madde 5.1 ilk paragrafa Yönetimin gözden geçirmesi toplantıları yılda en az bir defa yapılır. Toplantı yılın ilk çeyreğinde ve tercihen Ocak ayı içerisinde organize edilir ifadesi eklenmiştir. Tüm 5 Yönetimin gözden geçirmesinin Genel Kurulu kapsayacak şekilde üç aşamalı olarak yeniden tanımlandı. Tüm 6 Prosedürün formatı değişti ve sadeleştirildi.