1.2.7 Kurum ve Süreç Performans Yönetimi 11. 15. Günler 14.2.-18.2.2011 Süreç Performans Yönetimi
12. Gün Süreç Geliştirme
Süreç Geliştirme Görev ve faaliyetleri bir bütün olarak geliştirebilen, ürün ve hizmet üreten süreçlerin geliştirilmesi gerekmektedir. Mesele sadece proje geliştirme ile ilgili değildir. Süreç geliştirme, sürekli ilerleme ve izleme gerektirir.
Belirgin Bir Hedef Koymak Ölçülebilir Zaman esaslı Olumlu şekilde ifade edilebilen İddialı ancak gerçekçi olan Geniş çapta kabul edilebilir
Süreç Geliştirme Mevcut durumu gözden geçirmek Geliştirilecek süreçleri belirlemek Süreçleri analiz etmek Süreç gelişimi Sürekli ilerleme
Mevcut Durumun Gözden Nereye gidilmesi gerektiğini bilmeniz için, şu anda nerede olduğunuzu iyi bilmeniz gerekir. Gözden geçirirken Süreci tanımlamak Geçirilmesi Mevcut sürecin performansını değerlendirmek Müşteri görüşü gereklidir. Gözden geçirilen bilgiler doğrultusunda geliştirilecek olan süreçler belirlenir.
Süreç Geliştirmenin Temeli Dış müşteriler ve ihtiyaçları üzerinde yoğunlaşmak En önemlisi katma değerli faaliyetlerdir. Kaynakların büyük bir kısmı bu faaliyetlerde kullanılmalıdır. Müşteri için bu faaliyetler gerekli midir? Katma değersiz faaliyetler mümkün olduğunca ortadan kaldırılmalıdır. Sürecin ürünleri/hizmetleri üzerinde yoğunlaşmak Karar alma hakları mümkün olduğunca müşteriye yakın olmalıdır.
Daha Etkin Süreçler Gereksiz bürokrasiyi ortadan kaldırmak Gereksiz rapor ve belgeleri ortadan kaldırmak Darboğazları ortadan kaldırmak Süreç içerisinde, aynı görevin iki veya daha çok kez tekrarlandığı aşamalar var mı, kontrol etmek Katma değersiz faaliyetleri en aza indirmek Bilgi ve becerileri artırmak Kaynak tahsisini artırmak Otomasyon, modern metotlardan yararlanmak Mümkünse geniş çapta kullanılan standartlardan yararlanmak
Analiz Geliştirilecek Süreçler Maliyet etkinliği Müşteri memnuniyeti Diğer süreçler ya da diğer kurumlardaki aynı süreç üzerinde oluşan etkiler Kurum üzerinde oluşan ektiler (örneğin, gelişmeden sonra ihtiyaç duyulacak yapısal değişiklikler)
Süreç Uygulama Yeni süreçlerin, açık bir şekilde tüm katılımcılara bildirilmesi
Kamu Hizmet Değeri Modeline Yönelik Bağlantılar
Sonuçlar Decision Making and Performance Management in Public Finance Kamu Hizmet Değeri Modeli Vatandaşlar için yaratılan değeri ölçer Yüksek performanslı kurumlar Düşük performanslı kurumlar Maliyet etkinliği
Kamu Sektörünün Baskısı Sonuçları artırmak için baskı - Memurlar - Parlamento/Yasama organı Kamu hizmet değerinin yaratılması - Vatandaşlar ve müşteriler Kamu kurumu Maliyetleri düşürmek için baskı -Hazine -Bütçeyi hazırlayanlar
Girdiler, Süreçler ve Çıktılar Geleneksel Performans Ölçüleri Sonuçlara Karşı Kamu Hizmet Değeri Ölçüler Sonuç Girdiler Süreçler/ Faaliyetler Çıktılar Sonuçlar İlk sonuçlar Ara sonuçlar Uzun vadeli sonuçlar Bir program ya da kurumun hizmet ve ürün sağlaması için kullanılan kaynaklar Nihai hedefe ulaşmak için yürütülen bir dizi eylem ve faaliyetler Bir program ya da kurum tarafından üretilen nihai ürünler, mallar ya da hizmetler Bir program ya da kurumun çıktılarından kaynaklanan, paydaşlara yönelik etkiler, faydalar ve sonuçlar
Olay: Netra da Performans Raporlaması
Netra Nedir? Netra, merkezi yönetimin hükümete, bakanlıklara, kurum ve kuruluşlara sağladığı bir internet raporlama hizmetidir. Merkezi yönetimin personeline, performansına ve mali durumuna ilişkin bilgi içerir (devletin tüm idari kolları ve kamu kurumları). Bakanlıkların ve bakanlıklara bağlı kurum ve kuruluşların planlama ve izleme belgelerini içerir (ekonomik ve operasyonel planlama ve izleme ile ilgili belgeler). Tüm bilgiler kolay, organize ve dinamik bir şekilde tutulur. Tüm bilgilere tek bir noktadan erişim imkanı vardır. Tüm bilgiler kamu ile paylaşılır. Netra, tüm internet kullanıcılarına açıktır.
Netra nın Temel Amaçları Hükümetin, bakanlıkların ve kurumların planlama, izleme ve yönetimini desteklemek, karar alma sürecini desteklemek Netra tarafından sağlanan bilgi, operasyonel performans, mali durum, personel ve diğer kaynaklar arasındaki bağlantılara yönelik çeşitli analizlerin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Nitelikli düşünmeyi ve kalite yönetimini desteklemek Özellikle temel performans kriterlerinin kullanılmasını desteklemek Performans yönetimi sisteminin etkinliğini artırmak İdari kollar ile devlet kurumlarının performans yönetimi bilgisi (planlar, hedefler, performans sonuçları ve bunların analizi) daha karşılaştırılabilir olacaktır. Bilgi, en iyi uygulamalar için kullanılabilir. Raporlama bilgisinin kalitesi ve kullanılabilirliği, yıllık raporların ve diğer izleme raporlarının hazırlanmasını kolaylaştırır.
Netra nın Temel Amaçları Kamu idaresi ile kamu görevlilerinin gerçekleştirdiği işlemlerin şeffaflık ve açıklığını artırmak Tüm bilgiye tek bir noktadan erişim sağlanmaktadır. Bilgi, kolay ve dinamik bir formdadır. Herkese, vatandaşlara ve tüm ilgili gruplara açıktır. (Sadece bir internet bağlantısına ve web tarayıcısına ihtiyaç vardır)
Müşteriler Danıştay Maliye Bakanlığı Diğer bakanlıklar ve kurumlar Parlamento Devlet Denetleme Kurulu Vatandaşlar, medya vs.
Netra nın Bazı Temel İlkeleri Mevcut durumda var olan bilgiden yararlanılacaktır. Tüm bilgi için üç kurumsal düzey vardır: Devlet, idari kol (bakanlık) ve kurum Tüm bilgiden yararlanmak için web tarayıcısından başka bir yazılım programına ihtiyaç yoktur. Rapor şablonları standart ve çok boyutludur. Ön programlı standart raporlar, seçenekleri kullanarak bilgiyi şekillendirmenizi sağlar. Çok boyutlu raporlar, verilerin daha iyi anlaşılabilmesi için kullanıcıların raporları farklı açılardan görmesini sağlar.
Netra nın Kapsamı Merkezi yönetimin politik açıdan kontrolü Hükümet programı, Devlet Strateji Belgesi, Başbakanlık resmi web sitesinden bağlantı Merkezi yönetimin mali durumu ve personel bilgisi Netra veri tabanlı dinamik raporlama Maliye Bakanlığı resmi web sitesinden bağlantı Merkezi yönetimin performans verisi Netra veri tabanlı dinamik raporlama Bakanlık ve kurumların resmi web siteleriyle bağlantılı planlama ve izleme belgeleri Ek bilgi: bütçe dışı veriler ile bağlantı Yerel yönetimlerin mali durumu ve diğer kamu idareleri Finlandiya İstatistik Kurumu ndan ulusal ekonomiye ilişkin veriler vs. Avrupa Birliği verileri ile uluslar arası veriler ve değerlendirmeler
Temel yapı Netra daki Mali Veriler Muhasebe organizasyonu Ticari muhasebe Bütçe muhasebesi Devlet Bütçe Ekonomisi Devlet Fon Ekonomisi Ana başlıklar (ya da gelirler) İdari kol Devlet fonu Hesap Bölüm/Sınıf Muhasebe kurumu Beş hiyerarşik Kalem Bütçe hesabı düzey Mali veri, merkez muhasebe sisteminden gelir. Örneğin bakanlıklar ve kurumlar, ticari muhasebede tüm ödeneklere ilişkin bütçe verilerini ve tahakkuk eden giderleri görebilirler.
Netra daki Personel Verileri Devlet çalışanlarına ait personel bilgi sisteminden (Tahti) veri aktarılır. Personel sayısı, idari kollar ve kurumların yapısına ilişkin bilgi Çalışan sayısı ve iş yılları aşağıda belirtildiği şekilde gruplandırılabilir: erkek/kadın, tam zamanlı/yarı zamanlı, sözleşmeli/kadrolu, yaş grubu, eğitim düzeyi, meslek grubu
Planlama ve İzleme Belgeleri Netra, performans yönetimi, planlama ve izlemeye ilişkin devlet, bakanlık ve kurum düzeyinde belgeler içerir. Kurum ve bakanlıkların belgeleri standart bir şekilde gruplandırılır. Gruplandırma aşağıdaki gibidir: Talimatlar Planlar İzleme Değerlendirme ve raporlar Diğer belgeler Her kurum ya da bakanlık resmi web sitesinde bir belge sayfası oluşturacaktır. İlgili kurumların resmi web sitelerindeki bağlantılar aracılığı ile Netra dan tüm belgelere erişim sağlanabilir.
Netra daki Performans Bilgisi Netra daki performans verileri, bakanlıklar ve kurumlarca muhafaza edilir. Bakanlıklar ve kurumlar, performans müzakere ve raporlama süreçlerinde Netra yı kullanabilirler. Performans verileri, bakanlıklar ve kurumlardan toplanarak Netra nın veri havuzuna konur. Netra daki kullanılabilir performans verileri aşağıdaki gibidir: İdari kollar ve kurumlar için ön performans hedefleri (bütçe teklifi) Performans sözleşmelerinde mutabık kalınan hedefler Performans sonuçları ve analizleri İdari kollar ve kurumlar, normalde performans ölçümünde kullandıkları göstergeleri Netra daki performans raporlamasında kullanabilirler.
Netra daki Performans Bilgisi Raporlar, hem ölçülebilir gösterge verileri, hem de sözel nitel performans hedefleri ve sonuçları esasına dayanabilir. Kurumun performans tanımı, göstergeler aracılığı ile ölçülür. Bu nedenle, göstergeler performans raporlamasında da kullanılmalıdır. Göstergelerdeki bilgi, sözel tanım ve değerlendirmelerle artırılabilir. Sözel performans verisi mümkün olduğunca az ve öz olmalıdır. Elde edilen performans analiz edilir. Analiz doğrultusunda sonuçlar ve gelişime yönelik teklifler sunulur. Tüm veriler tek bir veri tabanında depolanır. Kullanıcı tarafından talep edilen veri buradan alınır.
Netra daki Performans Bilgisi Raporlamada, performans verileri temel performans kriterleri doğrultusunda düzenlenir. Performans verileri, Devlet Strateji Belgesi ve bütçedeki gruplar (ana başlık, sınıf, kalem) doğrultusunda gruplandırılır. Performans verileri, muhtelif fonksiyonel gruplarca (görev alanları, politik kollar vs.) ya da kurumun veya bakanlığın kurumsal karne perspektifleri doğrultusunda, idari kolların ve kurumların ihtiyaçlarına bağlı olarak incelenebilir. Tüm raporlama özellikleri, kullanıcı ihtiyaçları doğrultusunda yönetilir.
Politik Etkinlik İşlevsel politika hedefleri hangi boyuta ulaşmıştır ve maliyetleri ne kadardır? Bakanlık, kurum ve kuruluşlar sonuç hedeflerinin elde edilmesine nasıl katkı sağlamışlardır? Bakanlık, kurum ve kuruluşların işlevsel performansı ile işlevsel kolunun sosyal etkileri arasında bağlantı kurmak gerekir.
Performansın Diğer Yönleri İşlevsel etkinlik Hedefler, kullanılan kaynaklara karşı değerlendirilmelidir. Önemli olan nokta, kaynakların ne kadar etkin tahsis edildiğini ve kullanıldığını tespit etmektir. İşlevsel etkinlik ekonomik ve üretken göstergeler ile tanımlanır. Ücretlendirilebilir faaliyetler ile eş finansman faaliyetlerinin etkinliği de karlılık ve maliyet eşdeğerlik verisi ile birlikte gösterilir. Çıktılar ve kalite yönetimi Bir kurum ya da kuruluşun ürettiği çıktılara (mal ve hizmetler) ve hacimlerine yönelik bilgi Kurumun hizmet kapasitesine, çıktılarının niteliğine ve müşteri memnuniyetine yönelik bilgi de verilir. İnsan kaynaklarının yönetimi ve geliştirilmesi Personel sayısı, personel yapısı, personel maliyetleri, iş yerinde memnuniyet, yeterlilik, diğer maddi olmayan varlıklar ve işlevsel yenilenmeye ilişkin veriler Performans analizi ve sonuçlar Elde edilen performans analiz edilir. Analiz doğrultusunda sonuçlar ve gelişime yönelik teklifler sunulur.
Netra da Performans Raporlamasının Temel Amaçları Tüm performans bilgisinin tek bir veri tabanında toplanması Bilgiye daha iyi erişim sağlanması Karşılaştırma yapılması Performans yönetimi sürecine destek sağlanması (bakanlık ile kurum arasındaki) Performans sözleşmeleri, iki yıllık ve yıllık raporlara yönelik standart rapor şablonları Performans bilgi kalitesinin artırılması Performans ölçüleri ve hedeflerinin geliştirilmesi
Netra Şartı Merkezi yönetimdeki tüm bakanlık ve kurumlar, 2007 yılı sonuna kadar Netra da kendi performans bilgilerini yayınlamak zorunda kalmışlardır. Bakanlık tarafından onaylanan 2007 yılı tüm performans hedefleri yıl sonuna kadar yayınlanmak zorunda kalmıştır. 2008 yılı itibariyle her kurum performans bilgisini yayınlamak zorundadır. Ön hedefler (bütçe teklifi doğrultusunda, isteğe bağlı) Bakanlık tarafından onaylanan hedefler Performans sonuçları (sonuçlar, hedefe yönelik ilerleme) Analiz sonuçları Kurumun genel performans tanımı Hedefler her zaman yıllık belirlenir (örneğin 2009 yılı için, 2010 yılı için ). Yıllık raporlama zorunludur, ancak iki yıllık (ya da örneğin üç aylık) raporlama da mümkündür.
Performans yönetimi süreci Süreç Bütçe süreci Bütçe teklifi Performans müzakere süreci Performans sözleşmesi İki yıllık raporlama süreci İki yıllık rapor Yıllık raporlama süreci Yıllık rapor Performans tanımı Merkezi Yönetim Kesin Hesap Raporu Performans tanımı Hazırlık Hazırlık Hazırlık Hazırlık Rapor (Ön hedefler) Netra performans raporlaması Rapor (Bakanlık tarafından onaylanan hedefler) Rapor (İki yıllık sonuçlar) Analiz Rapor (Yıllık sonuçlar) Analiz Hedefler Sonuçlar
Süreç Bakanlıkların ve Kurumların Nihai Performans Hedefleri PERFORMANS SÖZLEŞMESİ Aralık Ocak Kasım Şubat Bakanlıkların ve kurumların ön performans hedefleri BÜTÇE TEKLİFİ Ekim Eylül Ağustos Temmuz Haziran Mart Nisan Mayıs Kurumların sonuçları ve analizleri YILLIK RAPOR Bakanlıkların sonuçları ve analizleri MERKEZİ YÖNETİM KESİN HESAP RAPORU (İki yıllık sonuçlar İKİ YILLIK RAPOR)
Netra Performans Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur? Netra nın amacı, hükümetin, bakanlıkların ve kurumların planlama, izleme, yönetim ve karar alma süreçlerine destek olmaktır. Mali veriler ile performans ve personel verileri tek bir raporda toplanabilir. Netra tarafından sağlanan bilgi, operasyonel performans, mali durum, personel ve diğer kaynaklar arasındaki bağlantılara yönelik çeşitli analizlerin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Netra, karşılaştırma yapmak için iyi bir araçtır, çünkü tüm bilgi tek bir girişte toplanır. Netra, hem gelecek faaliyetlerin planlanmasında hem de izleme raporlarının hazırlanmasında faydalıdır.
Deneyimler Bugün, kurumlar arası karşılaştırma önceki süreçlere göre çok daha kolay yapılmaktadır. Sözel olarak ifade edilen hedefler çok fazladır daha fazla ölçüye ihtiyaç vardır. Hedeflerin daha belirgin bir şekilde ifade edilmesi gerekmektedir. Süreç, halen belge esaslıdır Belgeler, beklenilenden daha önem kazanmıştır. Tüm önemli paydaşlardan alınan taahhüt önemlidir. Sistemin uygulanma aşamasında hedef oynamamalıdır.