İçindekiler 1. Giriş... 2 2. Açılış... 2 3. Defter Sihirbazı... 3 4. İmzalama... 7 5. Berat Oluşturma... 7 6. Berat İmzalama... 8 7. GIB e Gönder... 8 8. Berat İndir... 8 9. Görüntüle... 9 10. Görüntüle... 10 11. Baskı Önizeme ve Yazdırma... 10
1. Giriş Masaüstünde bulunan İzibiz E-Defter kısayoluna tıklayın. Açılan formda Kullanıcı adı, şifre ve işyeri bilgilerinizi girerek Tamam butonuna tıklayın. Bir uygulama üzerinde birden fazla mükellefe ait e-defter süreci yönetilebilmektedir. E-Defter süreci yönetilmek istenen Kurum bilgisi İşyeri alanında seçilerek sadece o kuruma ait verilerle işlem yapılabilir. 2. Açılış Uygulama ilk açıldığında, var ise daha önce oluşturulmuş e-defter kayıtları listelenecektir.
3. Defter Sihirbazı Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Defter Sihirbazı butonuna tıklayarak defter oluşturma sihirbazını açabilirsiniz. Butona tıkladığınızda aşağıdaki sihirbaz açılacaktır, Sonraki butonuna tıklayarak bir sonraki aşamaya geçebilirsiniz. Bir sonraki formda ; Yıl, Ay, Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi, Dosya Bölme Yöntemi Seçenekleri gelecektir. E-Defter oluşturulacak dönem aralığı bu alanlarda seçilmektedir. Bu aşamada otomatik olarak bazı kontroller yapılmakadır; İlk e-defteri oluşturduktan sonra başlangıç tarihi otomatik gelecektir, Sistemde kayıtlı olan bir döneme ait ikinci bir e-defter oluşturulamaz, Sistemde kayıtlı olan son dönem e-defter verileri dikkate alınarak arada boşluk bırakılamaz, örneğin onaylı Ocak ayı defteri sistemde mevcut iken Mart ayına ait defter oluşturulamaz, Oluşturulacak ilk e-defterin yevmiye madde ve sıra numarası 1 den başlamalıdır, Onaysız bir dönem verisi var iken ardışık bile olsa onaysız farklı bir dönem oluşturulamaz, Örneğin onaysız Ocak ayı defteri sistemde mevcut iken Şubat ayı defteri oluşturulamaz, İlgili verinin sistemde mevcut son yevmiye madde numarasından devam edip etmediği kontrol edilir,
Tarihe göre yöntem seçildiğinde tarihler arasında boşluk bırakılamaz Tüm bu kontoller ile birlikte Otomatik ya da Tarihe Göre defter oluşturulabilir. GİB tarafından belirlenen kural doğrultusunda bir e-defter dosyası 200 MB büyüklüğü geçmemelidir. 200 MB lık bir dosya yaklaşık olarak 100.000 satırlık bir veriden oluşmaktadır. Bu dosyaların kullanıcılar tarafından görüntüleneceği dikkate alınarak öndeğer bölme limiti 25.000 satır (yaklaşık olarak 50 MB) olarak belirlenmiştir. Opsiyonel olan bu limit parametrelerden değiştirilebilir. Tarihe göre bölme yöntemi seçildiğinde başlangıç ve bitiş tarihi alanları pasif oluğ, sağ taraftaki tarih alanı aktif hale gelecektir. Seçilen tarih aralıklarına göre parçalı e-defter oluşturulacaktır. Tarihe göre bölme yöntemi ile denetim esnasında kullanılmak üzere geçici e-defter oluşturulabilir. Oluşturulacak defterin bitiş tarihi bugünün tarihinden eski olmak zorundadır.
Dönem bilgileri otomatik ya da tarihe göre seçilip Sonraki butonuna basılarak e-defterin kaç parçadan oluşacağı gözlemlenebilir. Bu sayfada oluşacak her bir parça için; Parça no, Başlangıç Yevmiye No, Bitiş Yevmiye No, Parça Başlangıç Tarihi, Parça Bitiş Tarihi listelenecektir. Seçilen dönemde 25.000 satırdan az veri olması durumunda tek parça oluşacaktır.
Sonraki butonuna basıldığında Yevmiye defteri oluşturulmaya başlayacaktır. Her bir parça ayrı ayrı oluşturulacak, şema ve şematron kontrolünden geçirilecektir. Herhangi bir parçada şema ya da şematron hatası olması durumunda aynı arayüz üzerinde hata detayları görüntülenecek ve sonraki aşamaya geçilmesine izin verilmeyecektir. Sonraki butonuna basıldığında Kebir defteri oluşturulmaya başlayacaktır. Her bir parça ayrı ayrı oluşturulacak, şema ve şematron kontrolünden geçirilecektir. Herhangi bir parçada şema ya da şematron hatası olması durumunda aynı arayüz üzerinde hata detayları görüntülenecek ve sonraki aşamaya geçilmesine izin verilmeyecektir.
Sonraki butonuna tıklandığında sonuç ekranı görüntülenecektir. Tamamla butonu ile işlem sonuçlandırılabilir. 4. İmzalama Defter Oluşturuldu statüsündeki kayıt seçildiğinde üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan İmzala butonu aktif hale gelecektir. İmzala butonuna tıklandığında defterler imzalanarak Defter Oluşturuldu statüsünden Defter İmzalandı statüsüne alınır. 5. Berat Oluşturma Defter İmzalandı statüsündeki defter seçildiğinde Berat Oluştur butonu aktif hale gelecektir. Berat Oluştur butonuna tıklandığında beratlar oluşturularak Defter İmzalandı statüsünden Berat Oluşturuldu statüsüne alınır.
6. Berat İmzalama Berat Oluşturuldu statüsündeki defter seçildiğinde Berat İmzala butonu aktif hale gelecektir. Berat İmzala butonuna tıklandığında beratlar imzalanarak Berat Oluşturuldu statüsünden Berat İmzalandı statüsüne alınır. 7. GIB e Gönder Berat İmzalandı statüsündeki defter seçildiğinde GIB Gönder butonu aktif hale gelecektir. Manual yöntemde uygulama klasöründeki e-defter dosyaları GIB portaline yüklendikten sonra GIB Gönder butonuna tıklanır. Berat İmzalandı statüsündeki defterler Berat İmzalandı statüsünden GIB e Gönderildi statüsüne alınır. Bu aşamadan itibaren İptal butonu pasif hale gelmektedir. 8. Berat İndir GIB e Gönderildi statüsündeki kayıt seçildiğinde GIB Gönder butonu aktif hale gelecektir. Manual yöntemde indirilen onaylı berat dosyası açılacak pencerede seçilerek kayıt altına alınır.
9. Görüntüle Üst menüde program sekmesi içerisinde yer alan Görüntüle butonuna tıklanarak seçilen defter görüntülenebilir.
10. Görüntüle Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Berat Görüntüle butonuna tıklanarak Berat dosyası görüntülenebilir. 11. Baskı Önizeme ve Yazdırma Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Baskı Önizleme butonuna tıklanarak görüntülenmiş doya için yazdırma penceresi açılabilir ve ilgili ekrandan Yazıcı çıktısı alınabilir.