Herkes İçin Zaman Yönetimi Polly Bird Çeviren: İbrahim Şener
ISBN 978-605-5655-96-9 2011 Optimist Yayım ve Dağıtım Orijinal adı ve yayıncısı: Improve Your Time Management, Hodder Teach Yourself Optimist Yay nlar Telefon : 0216 481 29 17-18 Faks : 0216 521 10 64 e-posta: optimist@optimistkitap.com www.optimistkitap.com facebook.com/optimistkitap twitter.com/optimistkitap Optimist yay n no. : 252 Konu : Kişisel Gelişim Yay na haz rlayan : Ayşe Giritli Bas m Dü zel ti Düzenleme Bas k ve cilt : Temmuz 2011, stanbul : Burcu Ayaz : Selim Talay : Tor Ofset San. Tic. Ltd. Şti. Hadımköy Yolu Akçaburgaz Mah. 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt - STANBUL Tel: 0212 886 34 74
kâğıt çöpünü icat eden kişiye
Teşekkür Hodder Education daki Teach Yourself ekibine teşekkür ederim. Ayrıca sabır ve desteği her zamanki gibi paha biçilmez olan eşim Jon a müteşekkirim. Polly Bird Northumberland, 2009
İçindekiler Yazarla tanışalım Sadece bir dakikanız mı var? Sadece beş dakikanız mı var? xı xıv xvı 1 Kişisel önceliklerinizi belirleyin 1 Nereye gidiyorsunuz? 1 Bob mu yoksa Betty misiniz? 2 Kendinizi değerlendirin 3 80/20 ilkesi 4 Kontrolü ele alma 4 Yaşamınızın temel alanlarını tanımlayın 5 Hedefler veya temel görevler 7 Amaç ve hedeflerinizi öncelik sırasına koymak 10 Örümcek diyagramları 11 Öncelikleriniz hakkında konuşun 16 Özet 17 2 Ne kadar zamanınız var? 19 Ne yaptığınızı biliyor musunuz? 19 Zaman çizelgesi tutmak 20 Boşa harcanan zaman 22 Zaman tasarrufu 23 Gerçekten daha fazla zaman istiyorsanız katı olun 25 Alışkanlıklar iyidir 26 Amaçların zamana oranı 27 Önemsiz ama faydalı 28 V
Vaktinizi nasıl geçirmek istersiniz? 30 Hayalleri gerçeğe dönüştürmek 31 Özet 31 3 Planlı olun 33 Zaman kazanmak için zaman ayırın 33 Zaman yönetim araçlarının avantaj ve dezavantajları 34 Ajanda/planlayıcı ne içindir? 37 Öncelikler bazında planlamak 38 Süreyi kestirmek 39 Haftalık plan 43 Günlük yapılacaklar listesi 44 Acil durumlara zaman ayırmak 46 Özet 47 Bilginizi test edin 48 4 Ara boşlukları değerlendirme 51 Ara boşluklar nelerdir? 51 Bu boşlukların farkında olmak 52 Ara boşluklarına ilişkin 53 Ânı yakalamak 56 Boşlukları değerlendirmek 57 Zaman kazandıran teknoloji 61 Fazla mesai 62 Zamana göre ödeme 63 Özet 64 5 Oyalanmaya son vermek 67 Başlamazsanız bitiremezsiniz 67 Kendinizi değerlendirin 69 Hemen başlayın 69 Yapmanız gereken şey tam olarak ne? 70 VI
Pastayı dilimlere ayırmak işi küçük adımlara bölmek 70 Teslim tarihi belirlemek 72 Bölünmeleri ortadan kaldırın 74 Hemen yapın 75 Düzeltme, gözden geçirme ve karşılaştırma için zaman bırakın 76 Yeterince iyi yeterince iyidir 77 İlk seferinde doğru yapın 77 Olumlu düşünün 79 Geç kalmayın 80 Özet 83 6 Hayır demeyi öğrenin 85 Hayır demenin sırrı 85 Hayır diyerek zaman kazanmak 86 Ne zaman hayır denir? 87 Nasıl hayır denir? 88 Yöneticiye hayır demek 92 İş arkadaşlarınıza hayır deyin 94 Dostlarınıza hayır deyin 95 Reddi kabule dönüştürme 95 Gözyaşı dökmeden hayır demenin yolları 96 Özet 97 Bilginizi test edin 97 7 Kırtasiye işlerini azaltmak 99 Kâğıtsız ofis miti 99 Hangi kâğıtlara ihtiyacınız var? 100 Düzenli işyeri etkin işyeridir 101 Temizlik eylem planı 101 Masanızda bulunması gerekenler 103 Gelen belgeler 105 çindekiler VII
Kâğıt çöpünün sırrı 106 Geri dönüşüm 107 Kâğıtlar sizi ele geçirmesin 108 Dosyalamak eğlencelidir 109 İleriyi görmek 110 Çıktıları azaltın 111 Ofis araçları 114 Özet 115 8 Telefon görüşmeleri 117 Telefon görüşmeleri zaman kaybettirir 117 Kendinizi değerlendirin 118 Telefon kaydı tutun 118 Gelen aramalar 122 Not almak 124 İstenmeyen aramalar 125 Telefon etmek 128 Cep telefonları 130 Telefonla görüşme alanı 131 Telefon görüşmesi teknolojisi 132 Özet 133 9 Toplantılara hâkim olun 135 Toplantılar: İş mi, vakit kaybı mı? 135 Gereksiz toplantı yapmayın 136 Alternatif toplantı yolları 139 Toplantı yönetimi 140 Geribildirim 146 Konferans ve seminerler 146 Sürekli gözden geçirin 147 Özet 148 VIII
10 Görevlendirme sanatı 151 Her şeyi kendiniz yapmaya çalışmayın 151 Neden görev vermelisiniz? 151 Görev vermediğinizde ne olur? 152 Kendinizi değerlendirin 153 Görevlendirme nedir? 153 Hangi işler başkalarına verilebilir? 154 Personelinize yetki verin 155 Doğru kişileri görevlendirme 156 Güven istiyorsanız eğitim verin 157 Görev ne zaman verilir? 158 Başlarında durmayın 161 Destek ve kaynaklar 161 Yetkilendirme etkinlik sağlar 166 Görev verilen kişi olmayın 167 Özet 167 11 Enformasyon yüküyle uğraşmak 169 Bütün bunlar nereden geliyor? 169 Kendinizi değerlendirin 170 Hangi bilgi? 170 Seçerek okuyun 171 Ara boşluklarda okuma 175 Verimli okuma 175 Not almak 178 TV ve radyoya ayrılan zamanı azaltmak 178 Bilgisayar enformasyonu 179 Dinleme 181 Özet 182 Bilginizi test edin 182 çindekiler IX
12 Zaman yönetimi eğitimi 185 Uzmanlığınızı işe taşıyın 185 Neden personelinize söylemelisiniz? 185 Ne istediğinizi biliyorlar mı? 187 Hangi eğitimleri alabilirsiniz? 187 Personelinize danışın 189 Eğitim düzenlemek 190 Devamlılık esastır 193 Peki ya sonra? 193 Özet 194 Bir adım ötesi 197 Becerinizi artırmak için egzersiz ve teknikler 197 Sözlük 199 Bilginizi test edin sorularının yanıtları 201
Yazarla tanışalım Herkesin zaman yönetimine ihtiyacı vardır ve ben bu konuda istisna değilim. Pek çok insan gibi ben de farklı rol ve etkinlikleri bir araya getirmek zorundayım, dolayısıyla zamanımı yönetmezsem başımı kaşıyacak vakit bulamam. Profesyonel yazarlık yaptığım son 20 yılda; evlendim ve çocuk sahibi oldum, evimi çekip çevirdim, bir seçim kampanyasına katıldım, yarı-zamanlı bir işi başarıyla götürdüm ve kitaplar üzerine teknik bir işte uzmanlaştım. Zamanımı etkin bir şekilde yönetebilmek için bu kitapta yer alan teknikleri kullandım. Zaman yönetimi önemli şeyleri göz ardı etmeksizin iş ve ev yaşantısının farklı gerekliliklerini bir araya getirmemi sağladı. Siz de bu kitaptaki stratejileri kullanarak yaşantınızı düzenlemeyi öğrenebilirsiniz. Bu kitap hangi dili konuştuğunuzdan bağımsız olarak zaman yönetiminin temelleri için bir rehber niteliğinde. Yaşantınızı denetim altına almanızı sağlayacak olan zaman yönetimini öğrenmek için karmaşık ekipmana, çok sayıda çalışana veya uzunca bir süreye gerek yok. İhtiyacınız olan tek şey bu kitaptaki fikirlerin bazılarını deneme isteği taşımak ve hemen başlayacak enerjiye sahip olmak. Zaman yönetimi kolaydır. Yapmanız gereken tek şey çalışma şeklinizi yeniden düzenlemek ve zamanı etkin kullanmak. Sadece bu kadar. Bizden belli bir katılım bekleyen birçok şey söz konusu olduğu için yaşantımızı düzenlerken çoğumuz sorun yaşarız. İş yaşamı veya okul hayatı gibi tanımlı işlerden artakalan zamanlarda çok şey yapmayı ümit eder ve genelde hayal kırıklığına uğrarız. İhtiyacımız olan veya yapmak istediğimiz XI
şeyler için yeterli zaman asla olmaz. Bu durum hayatımızda strese ve kaosa yol açar. İş ve ev yaşantılarımız zedelenir, zamanın avucumuzdan kayıp gittiğini hissederiz. Bu sıkıntının çaresi zaman yönetimidir. Yani neyi ne zaman yapmak istediğinize karar vermekse zamana hâkim olmanın ilk adımı. Katı bir yaşam tarzından uzak durarak önemsediğiniz konularla ilgilenme özgürlüğü kazanacaksınız.. Zaman yönetimi sayesinde neyi ne zaman yapacağınızı belirleyebilecek ve daha üretken biri haline geleceksiniz. Dinlenmek, eğlenmek ve yaşamın sunduğu güzellikleri tatmak için daha fazla vaktiniz olacak. Zaman yönetimi vaktinizi nasıl geçirdiğinizi kaydetmeyi, izlemeyi ve iyileştirmeyi içerir. Vaktinizi nasıl geçirdiğinizi anladığınızda onu nasıl daha iyi kullanabileceğinize dair akıllıca kararlar alabilirsiniz. Ancak ne kadar iyi planlama yaparsanız yapın, zamanı boşa harcayan etkinliklerden uzaklaşmadıkça bu konuda başarılı olamazsınız. Gereksiz ve verimsiz etkinliklere bir son vererek evde ve işyerinde önceliklerinize daha fazla vakit ayırabilirsiniz. Bu kitap hayatta ne yapmak istediğinizi sorarak başlıyor ve bunu gerçekleştirmek için zamana ilişkin sorunları nasıl çözebileceğinizi açıklıyor. Boşa giden zamanlarda ne yaptığınızı görmenizi sağlayarak bu kaybı nasıl önleyebileceğinize dair öneriler getiriyor. Ayrıca her işi zamanında ve sıkıntısız yapmanın formüllerini açıklıyor. Kırtasiye işleri, telefon görüşmeleri ve toplantılar gibi zamanı hızla harcayan etkinliklerin üstesinden gelmenin yollarını gösteriyor. Ek olarak zaman yönetimi konusunda XII
çalışma arkadaşlarınıza veya personelinize nasıl yardımcı olabileceğinizi anlatıyor. Buradaki teknikleri öğrenmek için aylarca çalışmanıza gerek yok. Kitabı okudukça zaman yönetimi tekniklerini kolayca öğrenecek, uygulamaya geçer geçmez iş ve ev yaşamınızın daha verimli, dolayısıyla daha stressiz hale geldiğini göreceksiniz. Başarısız olursanız paniğe kapılmayın. Yeniden başlayın ve edindiğiniz yeni yaklaşımların alışkanlığa dönüşmesine izin verin. Bu kitabı bitirdiğinizde zaman, en zorlu düşmanınız olmaktan çıkarıp en iyi dostunuza dönüşecek. Yazarla tanışalım XIII
Sadece bir dakikanız mı var? Zamanınızı etkin bir şekilde düzenlemek daha başarılı olmanızı sağlar. İşe vaktinizi nerede ve nasıl boşa harcadığınızı bularak başlayın. Ardından, işyeri ve evde geçirdiğiniz süreyi gözden geçirin. Masanızı ve dosyalarınızı boşaltın, gereksiz olanları atın, belgeleri düzenleyin. Ofisinizi düzenlemek için rafları ve saklama kutularını kullanın. Şimdi yaşamınızın her alanında en önemli amaçlarınızın ne olduğunu saptayın. Fikirlerinizi düzene sokmak için liste yapın, örümcek diyagramları kullanın. İşte ve özel yaşamda nereye ulaşmak istediğinizi belirlediğinizde amaçlarınızı birkaç hedefe indirgeyin ve ardından daha küçük adımlara bölün. Günlüğünüze veya ajandanıza bu adımları yazın. En önemli amaçlarınıza yoğunlaşın ve her gün hedeflerinizin her birine doğru bir adım attığınızdan emin olun. İhtiyaç duyduğunuz şey hayatınızı düzene sokmak. Telefonu etkin bir şekilde kullanın ve önemli konuşmalarda not alın. Telefon görüşmelerini mümkün olduğunca aktarın. Bilgisayardaki dosyalarınızı düzene sokun ve e-postalarınıza günde yalnızca iki kez bakın. Alfabetik bir dosyalama sistemi oluşturun ve dosyalarınıza kullanımı kolay isimler verin. Veri saklama sistemlerinizi de alfabetik sıraya koyun. Toplantılara özetleri okuyarak önceden hazırlanın. Eğer XIV
toplantıya siz başkanlık yapıyorsanız başlangıç ve bitişin tam zamanında olmasına özen gösterin. Günlük yaşamın büyük bir kısmı kısa bekleme dönemleri veya daha uzun süreli işler arasındaki ara boşluklarla geçer. Bu boşlukları kısa süreli işleri yaparak değerlendirin. Büyük bir zaman yönetimi aracı olarak hayır demeyi öğrenin. Öncesinde herhangi bir nazik mazeret sunmaksızın hayır sözcüğünü kullanın. Israrlı davrananlar için bir mazeret öne sürün ve reddinizi farklı şekillerde tekrarlayın. İşyerinde vaktinizi artırmak için görev devredin ve personelinize yetki verin. Beklentilerinizi açıkça ifade ederek personelinizi işe hazırlayın. Konferanslara önceden ilgili belgeleri okuyarak hazırlanın ve ayrıntılı notlar alın. Toplantı kayıtlarını mümkün olduğunca hızlı tutun. Şirketiniz zaman yönetimi konusunda ekstra eğitim imkânı sağlıyorsa bunu kullanın. Ayrıca (elinizdekine benzer) kitaplar okuyarak, CD ler dinleyerek veya kişisel zaman yönetimi eğitmenlerine kulak vererek bu konuda uzmanlaşın. Sadece bir dakikanız mı var? çindekiler XV
Kişisel önceliklerinizi belirleyin 1 Bu bölümde: yaşamdaki önceliklerinizi ve amaçlarınızı nasıl belirleyeceğinizi hangi amaçların size uygun olduğunu saptamayı bu amaçlara ulaşmak için neler yapılabileceğini öğreneceksiniz. Nereye gidiyorsunuz? Çoğu insan gibi siz de muhtemelen yaşamınızın yakın geleceğine bakıyorsunuz. İstediğiniz yalnızca işlerinizi tamamlamak, eve gitmek ve hoşunuza giden şeyleri yapmak olabilir. Ancak daha uzak geleceğe bakmadıkça ve nereye gitmek istediğinizi bilmedikçe oraya ulaşma planı yapamazsınız. Muhtemelen her gün bir koşturmacanın içindesiniz. İşinize ulaşmak ya da biriken işlerinizi tamamlamak için acele edersiniz ve asla her şeyi yetiştirecek zamana sahip değilmişsiniz gibi gelir. Gün içinde yapmak zorunda olduğunuz işlerin çokluğu bazen sizi bunaltır. Kendinizi başka insanların taleplerine tepki gösterirken bulursunuz. İşlerinizi istediğiniz gibi yönlendiremez, dışarıdan müdahaleler ve telefon görüşmeleriyle boğuşursunuz. Bu kendinizi stresli, yorgun ve sıkıntılı hissetmenize neden olur. Oysa tanıdığınız başarılı insanlara baktığınızda yaşamlarında her şeyin yerli yerine oturmuş ve kontrolün de kendilerinde olduğunu Kişisel önceliklerinizi belirleyin 1