T.C. KARTAL BELEDĠYE BAġKANLIĞI DESTEK HĠZMETLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜR

T.C. KARTAL BELEDĠYE BAġKANLIĞI DESTEK HĠZMETLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜR 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2.KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi bünyesinde Destek Hizmetler Müdürlüğünün faaliyetleri kapsar. 3. TANIMLAR Tesisler : Belediyemize ait hizmet binaları İSG-Ç : İş Sağlığı, Güvenliği ve Çevre 4. SORUMLULAR Başkan Başkan Yardımcıları Destek Hizmetler Müdürlüğü Birim Yöneticileri Yönetim Temsilcisi 5.ĠLGĠLĠ DOKÜMAN VE VERĠLER Bina Yerleşim Planı F08.01 İş Emri Formu F08.02 İş Emri Takip Formu F08.03 Aylık Güvenlik Nöbet Listesi F08.04 Temizlik Takip Formu F08.05 Tesisler ve Çalışma Ortamı İnceleme Raporu F08.06 Taşıt Kimlik ve Kontrol Kartı F08.08 Akaryakıt Fişi F08.09 Akaryakıt Sarf Cetveli F08.10 Atölye Malzeme Talep Fişi F08.11 Malzeme Çıkış Fişi F08.12 İhtiyaç Fişi F08.13 İş Tevzi Kartı F08.14 Ambar Kartı F08.15 Taşıt Görev Emri F08.16 Sosyal Amaçlı Etkinliklere Gönderilen Araçlar Listesi F08.17 Akaryakıt Stok Takip Kartı F08.18 Araç Takip Listesi ( Yağhane ) F08.19 Piyasa Tamir ve Bakım Fişi F08.20 Hizmet Binaları Güvenlik Talimatı T08.01 Evrak Dağıtımı ve Hizmet Binaları Temizlik Talimatı T08.02 Yemekhane ve Yemek Dağıtım Talimatı T08.03

Marangoz Atölyesi Güvenlik Talimatı T08.04 Elektrik İşleri Güvenlik Talimatı T08.05 Kaynak İşleri Güvenlik Talimatı T08.06 Boyahane Güvenlik ve Çalışma Talimatı T08.07 Atölyeler ve Çevresi ile İlgili Uyması Gereken Kurallar Talimatı T08.08 Merdiven Kullanım Talimatı T08.09 Basınçlı Kaplar ve Kazanlar Güvenlik Talimatı T08.10 Telsiz ve Santral Kullanım Talimatı T08.11 Jeneratör Kullanım ve Güvenlik Talimatı T08.12 Akaryakıt İkmal Talimatı T08.13 Kaldırma Taşıma Yükleme Talimatı T08.14 Trafiğe Açık Alanlarda Yapılan İşlerin Güvenlik Talimatı T08.15 Güvenlik Levhaları Kullanım Talimatı T08.16 El Aletleri Güvenlik Talimatları T08.17 5393 Sayılı Belediye Kanunu Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Tanımlama ve İzlenebilirlik Prosedürü Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü Veri Analizi Prosedürü PR-01.0 PR-12.0 PR-15.0 PR-19.0 6. PROSEDÜRÜN UYGULANIġI 6.1. Destek Hizmetleri Müdürlüğü ÇalıĢma Esasları: Destek Hizmetleri Müdürlüğümüz; İdari İşler Şefliği ve Ulaşım Şefliğinden oluşmaktadır. Ġdari ĠĢler ġefliği; belediyemize ait hizmet binalarında küçük tadilatların yapımı, hizmet binalarının güvenliğinin sağlanması, telefon santrali, asansör jeneratör, kalorifer kazanları, klima, belediyemiz iç haberleşmesinde kullanılan telsiz röle sisteminin ve telsizlerin bakım ve onarımları ile okul ve camilerin küçük bina onarımları yapılmaktadır. Resmi Bayram ve Törenlerde tören alanının hazırlanması, ses düzeninin kurulması ve Kartal Meydanı başta olmak üzere Kartal Stadyumu, cadde ve sokakların bayrak, afiş vb. süsleme çalışmaları müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Belediye Başkanlık Makamınca yapılacak duyuru ve kültürel faaliyetlerin halka duyurulması önceden belirlenmiş yerlere pankartlar asılarak yapılmaktadır. Ayrıca müdürlükler arası evrak dağıtımı, hizmet binalarının, temizliklerinin yapılması, belediye personeline ait öğle yemeği temini ve servis işi müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Belediye hizmet binaları için gerekli sözleşmeleri (Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon) yapılması ve faturaların takibi müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Ödemeleri hesap işleri müdürlüğümüz aracılığı ile yapılmaktadır. Müdürlüğümüz tarafından tüm bölümleri kapsayan F08.01 formu hazırlatılarak, birimlerin yerleşimlerinin, çalışma alanlarının, depoların, bekleme alanlarının, sosyal alanların, ortak kullanım alanların, büroların, elektrik, su, telefon, yangın tesisatlarının, acil çıkış yerlerinin tanımlanması sağlanır. Belediye bünyesindeki bina, tesis ve tesisatlardaki değişiklerde planların güncelleşmeleri yapılır. Yerleşim plan veya planları ilgili bölümlere asılır. UlaĢtırma ġefliği; Şefliğimiz; Belediye bünyesinde bulunan araç- iş makinalarının tamir, bakım, onarım ve muhafazasını sağlanmasından ve bunun için gerekli malzemenin temin edilmesinden yükümlüdür. Şefliğimiz mal ve hizmet ihtiyaçları, Kamu İhale Kanunu gereği ihale yoluyla Satın alma yolu ile yapılmaktadır. Büyük yıllık alımlar için (akaryakıt, yağ, lastik, araç kiralanması) Koordinatörlüğümüzce teknik ve idari şartname hazırlanır, diğer ihtiyaçlar için F08.15 ve/veya

F08.16 tanzim edilir ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde Şefliğimize, araçların arızada kalma süresinin azaltılması ve küçük arızaların daha çabuk giderilmesi amacıyla kredi kullana bilme yetkisi verilmiştir. Kullanılmak istenen kredi için, Destek Hizmetleri Müdürü, Başkan Yardımcısı nın Mali Hizmetler Müdürlüğüne ait Tahakkuk Müzekkeresi ve Verile Emri ve Avans ve Kredi Senedi evraklarını imzalamasından sonra müdürlüğümüz mutemedi tarafından bankadan çekilir. Başkanlık Onayı ile oluşturulan komisyon tarafından, mal ve hizmet alımında kullanılır ve yapılan harcamalar kontrol edilir. Alınan faturalar bir dizi pusulası ve tutanakla Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim edilir. İhtiyaç halinde yeni kredi çekilir. Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yapılan tüm alımlarda malın ya da hizmetin doğrulanması ve kabulü kabul komisyonu tarafından yapılmaktadır. Şefliğimize gelen talepler üzerine araç-iş makinası kiralaması da yapılmaktadır. Vatandaş, kiralamak istediği araç-iş makine cinsini, işin türünü, çalıştıracağı yeri ve kiralama süresini belirttiği başvuru dilekçesini Belediye Başkanlığı na sunar. Yazı İşleri Müdürlüğü aracı ile evrak Şefliğimize gelir. Şefliğimiz, araç-iş makinasının kiraya verilmesi durumunda hizmetlerin aksamayacağını öngörürse havale edilen dilekçeyi işleme alır. Kartal Belediye Meclisi nin o yıl için tespit ettiği ücret tarifesine göre Şefliğimiz tarafından tespit edilen kira bedeli, vatandaş tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğü ne yatırılır ve makbuz Şefliğimize getirilir. Yakıt deposu tam dolu olarak sürücüsüyle kiracının emrine verilen araç-iş makinası, belirlenen süre çalışma sonunda kiralayan tarafından deposu doldurulduktan sonra teslim edilir. 6.1.1. Gelen-Giden Evrak Kayıt ĠĢleri: Müdürlüğümüze Belediye birimlerinden gelen evraklar Gelen Giden Evrak Kayıt Defteri ne ve bilgisayara işlendikten sonra ilgili elemana havale edilmek üzere Müdüre sunulur. Müdür onayından sonra konunun içeriğine göre ilgili birim koordinatörüne veya ilgili personele havale edilir, gereği yapıldıktan sonra Gelen Evrak klasörüne kaldırılır. Müdürlüğümüz tarafından bağlı olduğumuz Belediye Başkan Yardımcısına bağlı Müdürlüklere direkt yazışma yapılır, diğer Müdürlükler ve Belediye dışı yazışmalarda ise Başkan Yardımcısı ve/veya Başkan onayı ile yazışma yapılır. Giden evrak, Gelen-Giden Evrak Kayıt Defteri ne ve bilgisayara işlendikten sonra bir nüshası Giden Evrak klasörüne kaldırılır. Gelen Evrak ve Giden Evrak klasörleri yıllık olarak arşivlenir. Müdürlüğümüze gelen ve giden evrakların aylık olarak veri analizi prosedürüne göre analizleri yapılmaktadır. Satın alma işlemlerinde öncelikle Kamu İhale Kurumu tarafından standardize edilen formlar kullanılmaktadır. Bu formlar ve ilgili tebliğler KİK e ait internet sitesinden tedarik edilmektedir. Müdürlüğümüze ait yazışmalar ve dosyaların saklanması Tanımlama ve İzlenebilirlik Prosedürüne göre yapılmaktadır. 6.2 Ġdari ĠĢler ġefliği ÇalıĢmaları: 6.2.1 Hizmet Binalarında Yapılması Gerekli Bakım ve Onarım ĠĢleri: Belediyemiz hizmet binalarında yapılmasına gerek görülen bakım ve/veya onarım işleri (boyama, elektrik hatları, yer döşeme, duvar döşeme, mobilya onarımları vb.) yapılan rutin kontroller ile tespit edilmekte veya birim yöneticileri tarafından sözlü ve yazılı olarak talep edilmektedir. Yapılan talepler Destek Hizmetleri Müdürü ile İdare amiri tarafından değerlendirilir ve işin niteliğine göre iş planlanır. Müdürlüğümüze bağlı olarak Marangozhane, Kaynakhane, Boyahane, Sıhhi Tesisatçı, Elektrikçi ve Tabelacı birimleri bulunmaktadır. Bu birimde çalışan personelin uyması gerekli güvenlik kuralları talimatlar ile tanımlanmıştır. İdare amiri tarafından Ustabaşlarına verilmek üzere işin niteliğini, başlama ve bitiş zamanı, iş ile ilgili detaylı bilgileri içeren iki nüsha olarak F08.02 formu hazırlanır. Verilen işlerin takibi F08.03Ƞformu ile yapılmaktadır. Görevlendirilen birim usta başları verilen işe göre ihtiyaç duyacağı malzemeleri idare amirine haber vererek teminini talep eder. Gerekli malzemeler Mali Hizmetler müdürlüğü aracılığı ile tedarik edilmektedir. Yapılan işin mahiyetine göre ilgili idare amiri tarafından ekipler kontrol edilmekte ve koordinasyon sağlanmaktadır.müdürlüğümüze ait sarf malzemeler ve diğer ekipmanlar Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürüne göre saklanmaktadır.

6.2.2 Güvenlik Hizmetleri : Belediyemize ait hizmet binalarının güvenliği Müdürlüğümüz tarafından sağlanmaktadır. Her ayın on beşinde güvenlik amir tarafından F08.04 hazırlanır. Hazırlanan bu liste Destek Hizmetleri Müdürü tarafından onaylanır. Hazırlanan aylık nöbet çizelgesinde güvenlik personeli her ay yer değiştirerek görevlendirilir. Nöbetler güvenlik görevlilerine tebliği edilir. Güvenlik görevlilerinin tutmuş oldukları nöbetlerde personel önce kendisine zimmetli bulunan silahını, silah zimmet defterine imzalayarak alır. Nöbet yerinde bulunan günlük nöbet defterine geldiğine dair imza atar. Güvenlik personeli 5188 Sayılı Özel Güvenlik Yasasının verdiği yetkiler çerçevesinde T08.01 uygun olarak görevini yerine getirir. Görev sonunda günlük nöbet defterine kapanış imza ile yapar. Eğer vukuat var ise rapor hazırlar ve amirine yazılı olarak verir. Belediyemiz güvenlik personeli her iki yılda bir İstanbul Valiliği İl Özel Güvenlik Şube Müdürlüğünce düzenlenen atış eğitimi ve bilgi tazeleme eğitimine zorunlu olarak gönderilir. 6.2.3 Birimler Tarafından Kullanılan Yardımcı Ekipmanların Bakım ve Onarımları: Hizmet birimlerince kullanılmakta olan klimaların, ısıtma kazanlarının, asansörlerin, telefon santralleri ve dahili apaylerleri ve telsiz röle sisteminin periyodik bakım ve arızaların giderilmesi işleri mali hizmetler müdürlüğü ihale yolu ile Yetkili Teknik Servis Hizmetleri alınmaktadır. Alınan hizmetlerde servis tarafından yıl boyunca periyodik bakım yapılmakta ancak kullanım esnasında meydana gelen tüm arızalarında değiştirilen parçalar ekstra fiyatlandırılmaktadır. Yıl içerisinde meydana gelen arızalar için anlaşmalı firma doğrudan sorumludur. Satınalma yolu ile alınan hizmetlerin teknik şartnameleri müdürlüğümüz tarafından yapılmaktadır. Yapılan bakımlar için ilgili firma tarafından rapor düzenlenmekte ve müdüre sunmaktadır. Belediyemiz hizmet binalarında kullanılmakta olan ısıtma kazanlarının periyodik bakımlarında aylık bakımları ve senelik bakımları hizmet alınan teknik servis firmaları tarafından yapılmaktadır. Belediyemiz hizmet binalarından bulunan Jeneratörlerin elektrik aksamları müdürlüğümüz elektrikçileri, motor aksamı ulaşım koordinatörlüğü tarafından bakımları yapılmaktadır. Belediyemiz personeli tarafından kullanılmakta olan telefon santralleri ve dahiliye apaylerleri yıllık bakım sözleşmesi dahilinde haftalık olarak ilgili firma tarafından yapılmaktadır. Yapılan teknik servis raporları ilgili dosyada arşivlenir ve kullanıcılar T08.11 de belirtilenleri yapmakla yükümlüdürler. Arazide bulunan belediye personelinin haberleşmesinde kullanılan telsiz röle sisteminin yıllık bakım sözleşmesi dahilinde her ay düzenli bakımları anlaşmalı teknik servis tarafından yapılır. 6.2.4 Birimler arası Evrak Dağıtımı ve Hizmet Binalarının Temizliklerinin Yapılması: Müdürlükler arasında evrak veya dosyaların getirilmesi ve götürülmesi işlerin yapılması ve katların temizliklerinin yapılması müdürlüğümüz görevleri arasında olup T08.02 göre görevli personel tarafından yapılmaktadır. Yapılan temizliklerin kaydı F08.05 temizliği yapan personel tarafından işlenmektedir. Destek Hizmetleri Müdürü ile ilgili bölüm sorumluları tarafından, yapılan yerleşim planlarına göre yapılacak temizlikler ve tesis, tesisat bakımları tanımlanır, bunların sorumluları, periyodu belirlenir, personele gerekli eğitim verilir. 6.2.5 Yemek Hizmetleri Belediyemiz personeline verilmek üzere hazırlanan öğle yemeği hazırlanması ve sunulmasıyla ilgili olarak Müdürlüğümüz tarafından hazırlanan teknik şartname ile talep yapılarak her yıl mali hizmetler müdürlüğü aracılığı ile yemek ihalesine çıkılır. Şartname gereği yüklenici firma tarafından hazırlanan yemeklerde kullanılacak malzeme ve miktar her sabah Destek Hizmetleri Müdürlüğü atölye daire amiri tarafından Yemek Talimatı T08.03 na göre denetlenir. Hazırlanan yemeğin dağıtım yapılacak hizmet binalarına götürülmesi, yemeklerin sıcak tutulması, personele servis yapılması ve bulaşıklarının yıkanması yüklenici firma sorumluluğundadır.

Tesisler ve ÇalıĢma Ortamının Ġzlenmesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından, tüm tesis ve bölümler için; Verilen hizmet kalitesinin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, Çalışan personelin insani ve fiziksel faktörleri, Çalışmalardaki verimlilik ve motivasyon faktörleri, İşçi sağlığı ve iş güvenliği, Tesisler ve çevre kirliliğinin önlenmesi faktörleri göz önüne alınarak inceleme kriterleri belirlenir. Her 6 (altı) ayda bir Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından bu kriterlere göre tesisler ve tüm bölümler değerlendirilerek Tesisler ve Çalışma Ortamı İnceleme Raporu tanzim edilir. Problem olması durumunda Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü ne göre faaliyetler başlatılır. 6.3 UlaĢtırma Koordinatörlüğü ÇalıĢma Esasları 6.3.1 Atölye ÇalıĢmaları: Bakım, onarım ve ikmal gereken durumlarda araçların tamir, bakım ve ikmalleri yapılır. Tamir veya bakım için gelen araç/iş makinası sürücüsü, önce ambar memurundan F08.14 formu alarak aracın durumunu belirtir ve Atölye mühendisinden bakım veya onarıma girmesi için onay alır. F08.14 formuna araçta yapılacak tamir ve bakımla ilgili işler şoför tarafından açıklanır ve arızanın niteliğine göre atölyedeki ilgili birime ( İş emri No su verilerek ) Atölye mühendisi tarafından araç sevk edilir. Atölye personeli tarafından aracın şikayet mevzu kontrol edilerek araç teslim alınır. Gerekli tamir ve bakımı yapıldıktan sonra araç kontrolü ustabaşı tarafından yapılır. Araçların üzerlerinde bulunan ve aylık olarak verilen F08.08 formuna yapılan işler ve kullanılan malzemeler yazılır. Yapılan kontrolden sonra aracın şoförü de çağrılarak aracın son kontrolü yapılır ve araç şoföre imza karşılığı teslim edilir. Her aracın üzerinde bulunan F08.08 formunda belirtilen bilgiler doğrultusunda bakım ve onarımları ilgili atölye birimleri tarafından yapılmaktadır. Bakım, onarım ikmal iģleri, aģağıda belirtilen atölye birimlerinde yapılmaktadır. Elektrikhane : Araçların elektrik aksamı ve akü ile ilgili bakım ve onarımları yapılmaktadır. ĠĢ Makinaları : İş makinalarının bakım ve onarımı yapılmaktadır. ( Greyder, loder vb.) Küçük Araçlar : Binek ve kamyonet türü araçların bakım ve onarımları yapılmaktadır. Büyük Araçlar : Kamyon ve otobüs türü araçların bakım ve onarımları yapılmaktadır. Kaportahane : Tüm araç ve iş makinalarının kaynak, kaporta,eksoz, kilit, cam, fitil, döşeme vb ile ilgili bakım ve onarımları yapılmaktadır. Tornahane : Araç ve iş makinaları ile ilgili arızalı parçalarının onarıldığı,mümkünse yeniden imal edildiği bölümdür. Bölümde, tornalama, frezeleme, delme, taşlama, raybalama,honlama,diş ve vida açma işlemleri yapılmaktadır. Boyahane : Araç ve iş makinalarının boyama işlemleri yapılmaktadır. Lastikhane : Araç ve iş makinası lastiklerinin bakım,onarım ve değişimleri yapılmaktadır. Yağhane :Araç ve iş makinalarının motor,şanzıman,diferansiyel,direksiyon kutusu, hidrolik sistem yağları ile filtreleri bu bölümde değiştirilmektedir.ayrıca basınçlı sıcak su pompası ile araç - parça yıkama ve liftte kuru yağlama yapılmaktadır. Makashane :Araçların makas ile ilgili bakım ve onarımları yapılmaktadır. Akaryakıt Ġstasyonu :Araç ve iş makinalarının akaryakıt ihtiyacı sayaçlı 2 pompadan (motorin ve kurşunsuz benzin) karşılanmaktadır. Marangozhane :Belediye içinde kullanılan ekipman ve eşyaların imalat ve tamir bakımı yapılır. Araçlardaki yakıt ihtiyaçları atölyemizde akaryakıt istasyonundan karşılanır. Araçlarda bulunan iki nüshadan oluşan F08.09 ile araçların yakıt ikmalleri T08.13 talimatına göre yapılmaktadır. Yakıt ihtiyacı olan aracın sürücüsü, F08.09 yetkili amirine imzalatarak akaryakıt istasyonundan gerekli yakıtı temin eder. F08.09 bir nüshasını akaryakıt görevlisine teslim eder, bir nüshası da defterde kalır. Akaryakıt görevlisi vermiş olduğu akaryakıtı Aylık F08.10 e işler. Akaryakıt stok takibi F08.18 den takip edilmektedir. Bu cetvelden aylık araç akaryakıt sarfiyatı tespit edilmektedir. Tutulan aylık

raporlar yıllık olarak arşivlenmektedir.akaryakıt ihtiyacı, yıllık olarak Mali Hizmetler Müdürlüğünden talep edilir. Belediyemizdeki tüm araçların yağ ve filtre değişimleri Yağhane tarafından yapılmaktadır. Yağ veya filtre değişim ihtiyacı olan aracın sürücüsü gerekli olan işlemin yapılması için çıkardığı F08.14 ile yağhaneye gider. Yapılan yağ ve filtre değişimleri, F08.08 ve Yağhanedeki araç takip listesine işlenir F08.11. Ayrıca araçlara her yağ değişiminde Yağ Değişim Etiketi verilir. Atölye birimleri tarafından yapılan işlerin, Müdürlüğümüz tarafından sarf edilen yağ ve akaryakıt miktarları Veri Analizi prosedürüne göre aylık olarak analizleri yapılmakta ve ilgili başkan yardımcısı ve/veya başkana sunulmaktadır. 6.3.2 Yedek Parça Ambarı Yedek Parça Ambarında, makina parkımızda bulunan tüm araç ve iş makinası ihtiyacı yedek parça ve malzemenin girişi, çıkışı, muhafazası ile araç-iş makinası arıza kayıtları tutulmaktadır. Arızalı aracın sürücüsü, makine mühendisinin onayı ile ambarda bulunan Araç Arıza Kayıt Defteri ne aracın arıza kaydını imza karşılığı yaptırır ve iş emri numarası alarak, kendisine F08.14 ( İş Tevzi Kartı ) verilir. Sürücü, atölye mühendisince F08.14 belirtilen atölye birimine aracını teslim eder. Birim ustası arızanın giderilmesi için gerekli parçaları F08.11( Atölye Malzeme Talep Fişi ) ile ambardan imza karşılığı alarak, arızayı giderir. F08.11 2 Nüsha olarak düzenlenir biri Araç Dosyasına, diğeri malzeme talep dosyasına konur. Depo sorumlusu malzemeyi teslim ettikten sonra atölye birimleri tarafından teslim alınan malzemeler F08.11 formlarının haftalık ilgili atölye birimi çalışmaları için F08.12 ( Malzeme Çıkış Fişi )formunu doldurur ve teslim alana onaylatılır. Daha sonrasında Ambar sorumlusu ve şef onayı alınarak F08.15 den ilgili parçaların düşümü yapılır. Malzemeler ambar stoklarında yoksa F08.13 tanzim edilerek Mali Hizmetler Müdürlüğü ne temini için talepte bulunulur. Gelen malzeme Mali Hizmetler Müdürlüğüne ait Ayniyat Tesellüm Makbuzu ile teslim alınır. Arıza, atölye imkanlarıyla giderilemiyor ise, F08.20 tanzim edilir ve Satınalma yolu ile kanalıyla arıza piyasada giderilir. Ambar Memuru, malzemeyi talep eden usta, Makine Mühendisi F08.13 ve F08.20 3 Nüsha olarak doldurulur ve İlk nüsha klasöre, İkincisi Satınalma dosyasına, üçüncü Müdüriyet Satınalma Talep Klasörüne konur. Stoklama;(Yedek parçaların kayıtları Kartoteks ile tutulmaktadır. Her bir parça için bir F08.15 tanzim edilmiştir. F08.15 formları araç markası (Leyland,Fatih,Renault vb.) başlıkları altında alfabetik sıraya konulmuştur. F08.15 formlarının giriş kısmında, yılbaşı sayım adedi ve yıl içinde Satınalma kanalıyla girişi yapılan parça sayısı (İhtiyaç fişi no.su belirtilir), çıkış kısmında ise hangi F08.15 ile kaç tane çıktığı belirtilir. Aradaki fark o anki stok durumunu gösterir. Ambar Memuru, Talep eden usta, Makine Mühendisi, koordinatör F08.12 3 Nüsha olarak doldurur Birincisi klasörüne, ikincisi Mali Hizmetler Müdürlüğü Ayniyat Saymanlığı na, üçüncü koçanında kalır. F08.15 da ayrıca parçanın raf ve göz no.su belirtilmiştir. F08.11 formlarındaki bilgiler haftada bir F08.15 a geçirilir. Araç/makine teçhizat, ekipman ve avadanlığı (kriko,araç yangın söndürme tüpü,zincir vb.) sürücülere, atölye tamircileri tarafından kullanılan takımlar ve avadanlıklar tamircilere zimmetle ambardan verilir. Ambarda her araç için yıllık tutulan bir dosya mevcuttur. 6.3.3 BaĢĢoförlük ÇalıĢmaları: Müdürlükler tarafından talep edilen araçların araç havuzunda toplanarak sevk ve koordinasyonunun yapıldığı birimdir. Baş şoförlük her sabah yapılan iş planlamasından sonra araçların görevlendirmesini yapar. Ayrıca her üç ayda bir gece nöbetçi şoförleri, hafta sonu şoförleri ve servis şoförlerinin rotasyonunu yapar. Kurum içinden yapılan araç talepleri, birim yöneticisinden F08.16 formu onay ile Baş şoför tarafından bir araç ve şoför görevlendir. F08.16 a gidilecek yer ve görevlendirilen aracın plakası yazılır.

Görevlendirilen operatör ve şoförlerin iş sağlığı ve güvenliği konularında uymaları gereken kurallar ilgili talimatlar ile belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. Görevli personel F08.16 ile birlikte yola çıkar, dönüşünde diğer dönüş bilgilerini de yazarak evrağı akşam iş bitiminde baş şoförlüğe teslim eder. Baş şoför tarafından evrak kontrolü yapılır ve aylık olarak puantör tarafından arşivlenir. Sosyal ve sağlık amaçlı olarak (cenaze, düğün, geziler, okul faaliyetleri vb.) kurum dışından yazılı olarak talep edilen araçların görevlendirilmesi F08.16 formunu ile yapılır ve günlük olarak F08.17 formuna işlenir. F08.17 formuna göre sosyal ve sağlık faaliyetleri için talep edilen araçların aylık olarak veri analizi prosedürüne göre analizleri yapılmaktadır. 6.3.4 Müdürlüğümüz Kadrosunda Olan ĠĢçi Personelin Puantajları: Müdürlüğümüz kadrosunda olan işçi personelin maaşlarını hesaplamak ve özlük işlemlerinin yapılması için puantör tarafından tutulan kayıtlar; İşçi personel müdürlük bünyesinde çalışıyor ise günlük puantajları, puantaj defterine işlenir. Diğer müdürlüklerde çalışan işçilerin ise her ayın on ikisinde müdürlüğümüze puantaj cetvelleri gelir. Müdürlük personeli ile diğer personelin tümüne bir puantaj cetveli düzenlenir. Puantör ve müdür tarafından imzalandıktan sonra hesap işleri müdürlüğüne maaşları yapılmak üzere gönderilir. Müdürlük puantörü tarafından ayrıca; vizite kağıdı düzenlemek, işten ayrılan veya emekliliği gelen personelin kıdem tazminatını hesaplamak, izinlerini yazmak vb. personel özlük işlemlerini takip etmekle görevlidir. 6.3.5 Kayıtların Saklanması: Bu Prosedür ile ilgili kayıtlar Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre saklanır. 7. DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Destek Hizmetler Müdürlüğü Bölüm Müdürleri Yönetim Temsilcisi