.AKIŞ.01/1 01.11.2016 ANABİLİM DALI BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI Atanabilecek öğretim üyesi veya öğretim görevlisi sayısı en çok iki kişi, başkan adayını seçer. Anabilim Dalında görevli Profesör, Doçent, Yardımcı Doçent ve Öğretim Görevlileri tarafından seçime davet edilir. Seçim tekrarlanır. Seçime salt çoğunluk katıldı Salt çoğunluk için davet 3 kere tekrarlandı Salt çoğunluk için seçim 3 kere tekrarlandı Salt çoğunluğun oyunu alan aday var Seçime geçilir. Dördüncü tura geçilir. Alınan oylar eşit mi? Seçim tamamlanır, sonuç bir tutanakla lüğe bildirilir., seçime katılan üye sayısının yarısından bir fazlasının oyunu alanı, veya salt çoğunluğa bakmadan en çok oyu alanı Anabilim Dalı Başkan adayı olarak belirler. Beşinci tura geçilir. Alınan oylar eşit mi? eşit oy alanlardan birini seçer. Rektör Anabilim Dalı Başkanını atar. Belirlenen adayın ikinci bir idari görevi var Oylama evrakları, tutanak ve yapılan yazışmaların bir sureti yeni başkanın özlük dosyasına konur. Anabilim Dalı Başkanını atar, atama Rektörlüğe ve ilgili Bölüme bildirilir.
.AKIŞ.02/1 14.11.2016 BÖLÜM BAŞKANI SEÇİMİ VE ATANMASI İŞ AKIŞI Bölüm Başkanını belirlemek üzere bölümdeki Anabilim Dalı Başkanlarının yazılı görüşleri istenir. Anabilim Dalı Başkanlarının yazılı görüşlerine göre Bölüm Başkanı adayı belirlenir. tarafından Anabilim belirlenen Dalı Bölüm Başkanı adayı Rektörlük Başkanı adayı Makamına bildirilir. Rektöre önerilir. Bölüm Başkanı Rektör tarafından atanır. Rektör Rektörün onayından sonra atanan Bölüm Başkanı göreve başlatılır.
.AKIŞ.03/1 01.11.2016 ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir. Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekindemürlük Makamına iletir. Disiplin amiri olan, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Şüpheli/şüphelilerin ceza durumu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Soruşturmacı şüpheli veya şüphelileri suçlamanın ne olduğunu en az 7 gün öncesinden yazılı bilgisi olacak şekilde savunmaya davet eder. Şüpheliye sorular yöneltir. Cevapları yeminli katip yazar. Şüpheli savunmasını yazılı olarak sunmak istemesi halinde kendisine üç günden az olmamak üzere süre verilir. Savunma yazısında verilen süre içerisinde savunma yapılmaması halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Soruşturmanın zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, lük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekirse yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ya da suçluların ortaya çıkması sağlanır. soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, YYK üyelerinden birini Raportör olarak tayin eder. üdür Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren lük Makamına Soruşturmacı Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilerek, eksiklikler tamamlatılır. Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, lük makamına verir. Önerilen ceza uyarma, kınama veya bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma cezalarından biri mi? Ceza doğrudan tarafından verilir. Verilen ceza öğrenciye tebliğ edilir ve ilgili kuruluşlara bildirilir. YDK Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor. Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin Kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya reddedebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına
.AKIŞ.04/1 18.11.2016 DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA MAL ALIMI İŞ AKIŞI Ortaya çıkan ihtiyaç veya talebe göre satın alınması düşünülen malzeme ile ilgili bilgiler (katalog, resim, teknik şartname, numune, maliyeti etkileyecek her unsur) satın alma birimine Bütçe kaleminde yeterli ödenek var Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir. Onay Belgesi hazırlanır. Bu belgede, tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı, kullanılabilir ödenek miktarı, bütçe tertibi belirtilir, satın alma işlemi ile ilgili kısa açıklama yapılır ve piyasa fiyat araştırması yapacak görevli personelin adı soyadı, unvanı yazılır. Onay belgesi incelendikten sonra, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Satınalma işlemi iptal edilir. KONTROL- Yüksekokul Sekreteri -Yüksekokul Sekreteri Eksikler tamamlandı Tahakkuk biriminde gerçekleştirilen bu satınalma ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek, Gerçekleştirme Görevlisine Harcama Yetkilisi, piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgililere bildirilir. Onay belgesi giden evrak defterine kaydedilir. Satın alınacak ürün uygun mu? Üyeler Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağını imzalar. MK Komisyonu Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Alınacak malzeme ile ilgili piyasa araştırması yapmakla görevlendirilen personelin verdiği bilgi ve belgeler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir, görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Muayene ve Kabul Komisyonu alınacak malzemeyi kontrol eder. Muayene Kabul Komisyonu Malzeme görevli tarafından sayılarak depoya alınır, Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. TK Yetkilisi Satınalma birimi, KDV hariç 2000 TL yi aşan alımlar için vergi borcu yoktur kağıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, taşınır işlem fişi, teknik şartname, muayene ve kabul komisyonu tutanağı gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Mali İşlemler Birimine gönderir. Gerçekleştirme Görevlisi, ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı, satışı gerçekleştiren firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra, Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesi basarak imzalar. Yüksekokul Sekreteri Muhasebe Birimi Muhasebe Yetkilisi Harcama Yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri, Mali İşlemler Birimi tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, bu dairenin uyguladığı sürece göre işlem görerek, ödemenin, malzemeyi teslim eden firmanın faturada belirttiği banka hesap numarasına yapılması sağlanır.
.AKIŞ.05/1 15.11.2016 YURTDIŞI GÖREV YOLLUĞU ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI Bilet, fatura katılım ücreti gibi belgeleri Mali İşlemler Birimine verin. Mali İşlemler Şefi Bütçe kaleminde yeterli ödenek var Ödenek aktarımı ya da ek ödenek isteyin. Gelen ödeneği bütçe kalemine kaydedin. İlgililere tamamlatın. Sunulan belgeler tam ve doğru mu? Mali İşlemler Şefi Ödeme Emri Belgesi ve eklenmesi gereken belgeleri hazırlayarak, Gerçekleştirme Yetkilisine gönderin. Yüksekokul Sekreteri Ödeme belgesi ve diğer evrakları inceleyin. Hatayı düzelterek işlemi sürdürün. Hata var Yüksekokul Sekreteri Gerçekleştirme Yetkilisi olarak ödeme emri belgesini Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesini vurarak imzalayın ve dosyayı Harcama Yetkilisine gönderin. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak incelendikten sonra ödemeyi ilgilinin banka hesap KONTROL- numarasına yapın. Muhasebe Yetkilisi Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eklerinin asıllarını Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderin.
.AKIŞ.6/1 18.11.2016 YÖNETİCİ ÖĞRETİM ELEMANI VE MEMURLARI DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI Şikayetçi, işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayet dilekçesine ekleyerek, en yakın birim amirine verir. Birim amiri dilekçe ve kanıtları en kısa sürede lük Makamına ulaştırır. Disiplin amiri olan Dekan olayı soruşturmak üzere bir soruşturmacı tayin eder. Şüpheli/şüphelilerin ceza ve ödül durumu Personel Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Soruşturmacı şüpheli veya şüphelileri suçlamanın ne olduğunu en az 7 gün öncesinden yazılı bilgisi olacak şekilde savunmaya davet eder. Şüpheliye sorular yöneltir. Cevapları yeminli katip yazar. Şüpheli savunmasını yazılı olarak sunmak istemesi halinde kendisine üç günden az olmamak üzere süre verilir. Savunma yazısında verilen süre içerisinde savunma yapılmaması halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilir. Soruşturmacı ileri sürülen iddialarla ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Soruşturmanın zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, lük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Soruşturmacı Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüpheliler ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekirse yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların şüpheye yer bırakmayacak şekilde ortaya çıkarılması sağlanır. Disiplin Amiri soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere, Yüksekokul Yönetim Kurulu üyelerinden birini Raportör olarak görevlendirir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da başka bir soruşturmacı tayin edilerek, eksiklikler tamamlatılır. Soruşturmacı elde edilen kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren bir Soruşturma Raporu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir, soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına Raportör beş gün içinde raporunu yazarak, lük makamına verir. Önerilen ceza uyarma, kınama veya aylıktan kesme cezalarından biri mi? Disiplin Amiri şüpheli ya da şüphelilerin son savunmasını alır. Savunma yazısında suçun ne olduğu ve savunma süresi belirtilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, soruşturma dosyasını Rektörlük Makamına Soruşturmacı Önerilen ceza doğrudan tarafından verilir. Ceza, Tebligat Kanununa uygun olarak şüpheliye bildirilir. Kademe İlerlemesinin Durdurulması, Görevden Çekilmiş Sayılma ya da Memurluktan Çıkarma cezalarından biri önerildiğinden, soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Bu cezaları verme yetkisi atamaya yetkili amirde olduğundan, Disiplin Kurulu ceza vermeden, dosyayı görüşülüp karara bağlanmak üzere Rektörlük Makamına gönderir. Atamaya yetkili amirin verdiği ceza ve Üniversite Disiplin Kurulu Kararı Yüksekokula ÜYK Yüksekokul Disiplin Kurulu
.AKIŞ.7/1 18.11.2016 DERS TELAFİSİ İŞ AKIŞI Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFİ FORMU nu alın. Forma yapamadığınız dersleri telafi edeceği tarih, yer ve saatlerini yazın. Formu imzaladıktan sonra bölüm sekreterliğe teslim edin. Telafi talebi görüşülmek üzere Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemine alınır. Telafi talebinin uygun görülmeme nedeni öğretim elemanına yazı ile bildirilir. Yardımcısı Bölüm Başkanı tarafından imzalanan telafi ders programı, form dilekçe ve eklerini lüğe Talep uygun mu? Öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şeklide, mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi dersleri yerleştirilir. Telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir. KONTROL- Bölüm Başkanı Yüksekokul Yönetim Kurulu Talep uygun mu? Gerekçeli YYK kararı ilgili bölüme Bölüm sekreteri ilgilinin görev tarihleri ile ders telafi tarihlerini F1 ve F2 İşlemleri Kullanıcı Modülü ne girer. Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar olması için telafi programının en az üç gün öncesinden öğrenci panolarına asılması, fakülte veya kişisel web sayfasında yayınlanması sağlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır. Ek ders ücreti ödenmek üzere, Yüksekokul Yönetim Kurulu kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine Telafi dersi aynı hafta içerisinde mi yapıldı? Ek ders ücreti ödenmesinde normal sürece devam edilir. Telafi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları aşıyor mu? Her hafta için normal öğretimde 20 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir. Telafi yapılsa dahi kanuni sınırı aşan kısım için herhangi bir ödeme yapılmaz.
.AKIŞ.8/1 18.07.2016 AKADEMİK VE İDARİ PERSONELE AİT SAĞLIK RAPORUNUN İZNE ÇEVRİLMESİ İŞ AKIŞI Memur Rapor idari personele mi ait? Raporun aslı veya bir örneği en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün mesai saati bitimine kadar elektronik ortamda veya uygun yollarla dekanlık yazı işleri birimine verilir/ Raporun aslı veya bir örneği en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün mesai saati bitimine kadar Bölüm Başkanlığına gönderilir/verilir. Bölüm Başkanı İncelenen rapor sağlık iznine çevrilmek üzere resmi yazı ile Rektörlük Makamına (Personel Dairesi Başkanlığına) Sağlık iznine çevrilen rapor ön yazı ile lüğe ONAY- Rektör Yardımcısı Rapor ön yazı ile lük Makamına Bölüm Başkanı Sağlık izninin bir nüshası ilgili birime gönderilir, bir nüshası da personelin özlük dosyasına konulur. Gelişme ödeneğinin tamamı ödenir. 30 günü aşan süreler için geliştirme ödeneği kesilir. Hastanede yatılan gün sayısı ile bir yıl içerisinde alınan (heyet raporları dahil) raporların toplamı 30 günü aşıyor mu? Akademik personel bayan Yıllık toplam 30 günlük süreye varsa doğum öncesi ya da sonrası 15 gün daha ilave edildikten sonra 45 günü aşan süreler için geliştirme ödeneği kesilir. Raporun bir nüshası personelin özlük haklarını düzenlemek için tahakkuk birimine Rapor akademik personele mi ait? İdari personelin aldığı rapor heyet raporu mu? Tedavi sonrası ya da bir takvim yılı içerisinde aralıklı olarak alınan raporların toplamının 7 günü aşan kısmı için yan ödeme ve özel hizmet tazminatında Kanunun öngördüğü oranda kesinti yapılır. Personelin hastanede yattığı süre dahil yan ödeme ve özel hizmet tazminatında herhangi bir kesinti yapılmadan tamamı ödenir.
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU TALEBİ VE YOLLUK ÖDEMESİ İŞ AKIŞI.AKIŞ.9/1.AKIŞ.08/3 18.07.2016 30.11.2016 Geçici görevle ilgili dilekçe görev tarihinden en az 15 gün öncesinden görevlendirme, araştırma, davet yazısı vb. ile birlikte, Bölüm Başkanlığına verilir. Talep uygun mu? İlgilinin dilekçesi ve eklerini ön yazı ile lüğe İlgilinin dilekçesi ve Bölüm Başkanlığının yazılı görüşü tarafından incelenir. Uygun görülmeme nedeni gerekçeleri ile birlikte yazılı olarak ilgiliye bildirilir. Talep uygun mu? Talebin uygun görülmeme nedeni, gerekçeleri ile birlikte ilgiliye iletilmek üzere ön yazı ile Bölüm Başkanlığına Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ön yazı ile birlikte ilgiliye iletilmek üzere Bölüm Başkanlığına Karar olumlu mu? Görevlendirme talebi üksekokul Yönetim Kurulunda görüşülerek oylanır. Görevlendirme talebi YYK kararı ile birlikte Rektörlük Makamına Görevlendirme talebi Personel Dairesi Başkanlığı tarafından ilgili Rektör Yardımcısına sunulur. Yol uçakla Görevlendirme Onayı onayı Personel Dairesi Başkanlığı tarafından Dekanlığa lüğe gönderilir Görevlendirme talebi Personel Dairesi Başkanlığı tarafından Rektöre sunulur. Görevlendirme onayı ilgili bölüme ve MALİ İŞLEMLER BİRİMİNE Mali İşlemler Birimine geri İlgiliye tamamlatılır. Ödeme için verilen belgeler tam ve uygun mu? Ödeme Emri Belgesi ve diğer belgeler Gerçekleştirme Görevlisine Hata var Kontrol Edilen ve Uygun Görülen ödeme belgesi imzalanarak Harcama Yetkilisine SGDB Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak incelendikten sonra ödeme ilgilinin banka hesap numarasına yapılır. Ödeme emri belgesi ve eklerinin asıllarını Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına
.AKIŞ.10/1 01.12.2016 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI lüğümüze satın alma, bağış ve devir yoluyla olmak üzere üç şekilde taşınırlar gelmektedir. Bağış ve devir yoluyla gelenler Bu yollarla gelen malzemeler için değer tespit komisyonu kurularak fiyat tespiti yapılır. Satın alma yoluyla gelenler Komisyon raporuna göre Taşınır İşlem Fişi kesilir. Gelen malzeme ilgili komisyon tarafından sayılarak teslim alınır. İlgili teslim tutanakları düzenlenerek Taşınır Kayıt Yetkilisine teslim edilir. KONTROL TKY KONTROL TKY Malzemeyi gönderen Kurum veya kişiye on gün içerisinde bilgi verilerek malzemeler depoya alınır Malzemelere ait Taşınır İşlem Fişleri ve tutanaklardan birer suret ödemesi yapılmak üzere Tahakkuk bürosuna verilir. KONTROL Tahakkuk Memuru Bu aşamada tahakkuk süreci başlar Varsa alt birimlerin ihtiyacına göre malzeme dağıtımı yapılır Eğer malzemeler alt birimler için alınmışsa ilgili birime, diğerleri ise depoya konulur. İlgili birimlerin ihtiyacı için depodan verilecek her türlü malzeme için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve malzeme ilgiliye teslim edilir. Kullanıma verilecek demirbaş malzemeler için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir veya varsa önceki zimmete malzemeler ilave KONTROL TKY Alt birimlere verilecek demirbaş malzemeler için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir veya varsa önceki zimmete malzemeler ilave edilir.