GİRİŞ İÇİNDEKİLER BIR e-fatura Modülü, BIR ERP yazılımının bir alt bileşenidir. Asıl işlevi ERP kullanıcılarımızın Satış ve Satınalma Yönetim işlevlerini yerine getirirken çalıştıkları kurumların e-fatura Mükellefi olması durumunda bu gereksinimlerini ERP sistemi içinden hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde ifa etmelerine yardımcı olmaktır. Böylece ERP kullanıcılarımız 3.Parti bir yazılıma (XML e-fatura Dosyası Hazırlayıcı veya Özel Onaylı e-fatura Entegratörü) gereksinim duymadan Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura Portal Aracı ile %100 entegre olarak sistemde çalışma imkânı bulmaktadırlar. BIR ERP Yazılımı 2004 yılından bu yana ülkemiz üretim ve hizmet sektöründe yer alan tüm hacimdeki kurumlara hizmet vermektedir. Geçtiğimiz yıllarda resmi otoriteler tarafından başlatılan e-dönüşüm Projeleri kapsamında da e-fatura Yazılımını geliştirmiş yine aynı sektörün hizmetine sunmuştur. Önümüzdeki yılda mükelleflere e-defter konusunda hizmet verme çalışması içindedir. Mükellefler e-fatura Projesi ile yazılım sektörünün yeni bir yüzü ile tanışmış oldular. Ellerindeki Ticari Yazılım edinme maliyetinin nerede ise dörtte üçüne yakın bir maliyet ile e-fatura Yükümlülüklerini yerine getirmek zorunda kaldılar. Bu durum aşikâr bir Mevzuat Fırsatçılığı olarak adlandırılabilir. Yazılım firmaları bu münasebetle hak edilmeyen bir kazanç edinimi içine girmişlerdir. Ancak bunun üzücü olan tarafı mükellefin gözünde güvebirmez hale gelen Yazılım Sektörüdür. 3 3 4 9 10 10 Program Özellikleri Sistem Giriş Ekranı e-fatura Giriş Ekranı e-fatura XML Arşiv Yönetimi Fatura Bilgileri Alma GİB PORTAL SİSTEM Bağlantısı 2
Program Özellikleri BIR ERP Yazılımı MS-SQL SERVER veri tabanı sunucusu ile birlikte çalışma üzere tasarlanmıştır. Ancak yazılımı sadece e-fatura Modülü kullanma amaçlı edinen ve MS-SQL SERVER yazılımı olmayan müşteriler için MS-ACCESS veri tabanı ile birlikte çalışma imkânı da sağlanmıştır. Sistem Giriş Ekranı MS-SQL SERVER Veri Tabanı kullanan mükellefler aşağıda gösterilen ekranda Kullanıcı ve Şifre (gerekli ise) bilgilerini girerek e-fatura Modülüne hızlı bir şekilde doğrudan erişmektedirler (ara menülere gerek olmadan). Sistem aynı zamanda diğer Ticari Yazılım Veri Tabanlarına (ORACLE, SAP ABAP, MYSQL vs.) bağlanıp o yazılımların Satış Yönetimi modülleri tarafından üretilmiş olan e-fatura Bazlı Kayıtlara erişim ve bunları GİB PORTAL için gerekli e-fatura bilgisine çevirme kabiliyetine de sahiptir. Sistem bu sayılan veri araçları dışında kalan Satış Fatura Bilgi (XML, TEXT veya başka formatlardaki) yumaklarını da hazırlanacak olan özel veri çevrim yazılımı ile e-fatura bilgisine çevirme ve GİB PORTAL aracına aktarma kabiliyetine sahiptir. GİB PORTAL içinde yer alan tüm işlevler (Veri Giriş, Fatura Yazdırma, Fatura Arşivleme, İstatistik Bilgiler Çıkarma) sistem araçlarımız ile tam otomatik (elle ek işlemler yapılmasına gerek olmadan) yerine getirilebilecek şekilde dizayn edilmiştir. Mükelleflerin kullanım sırasında doğabilecek ek gereksinimleri de tarafımızdan yapılan yazılımlar ile karşılanmaktadır. Bu tip eklentiler ve geliştirmeler diğer kullanıcılarımız tarafından günlük olarak Otomatik WEB Güncelleme aracı ile ücretsiz olarak edibirmektedir. Sistemdeki Hata Takip aracı kullanıcıların karşılaştıkları sorunları anında Ekran Görüntüsü ve yapacakları ek açıklamalar ile birlikte tarafımıza eriştirme imkânı vermektedir. Çözümde en geç bir gün içinde kendilerine ulaşmaktadır. Veri Tabanı MS-ACCESS için kurulumda otomatik olarak sağlanır ve yapılır. 3
e-fatura Giriş Ekranı Günlük e-fatura bilgileri giriş ve bilgi analiz işlemlerinin yapıldığı tek bir ara yüz vardır. Bu ara yüz, e-fatura Giriş, Arşiv Yönetimi ve Dış Veri Kaynak Yönetimi olmak üzere üç alt bölümden oluşur. (3) e-fatura Giriş İşlemleri (Fatura Aktarma, Yazdırma, Arşiv vs.) Yönetim Çubuğu (4) ERP Program Yönetim Çubuğu (bazı işlevleri e-fatura kullanıcılarına hizmet verir) (5) e-fatura Arşiv Yönetim sekmesi (6) e-fatura Dış Veri Kaynak Alma ve Verme Yönetim sekmesi e-fatura Modülü kullanımına başlamadan önce yapılması gereken Sistem Ayarları işlemi vardır. Çalışma Yöntem Seçimi, Arşiv Dizinleri ve Veri Giriş Tercihi bağlantılı olan ve iki sekmeden oluşan bu ayarlar aşağıda gösterilmiştir: e-fatura Giriş alt bölümü içinde yer alan araçlar şunlardır: (1) Dış Veri Kaynak (MS-EXCEL, MS-SQL, ORACLE vs.) Günlük Satış Fatura bilgilerinin sıralı şekilde listelendiği alan. Burada yer alan faturalar toplu olarak veya seçilerek GİB PORTAL aracına otomatik aktarılır. (2) GİB e-fatura PORTAL ara yüzü Internet Explorer veya FIREFOX gibi WEB Tarayıcıları ile girdiğiniz zaman karşınıza gelen e-fatura giriş ekranıdır. Burada sistem tarafından kontrol yönetilmek amacı ile program içine gömülmüştür. 4
(1) Dış Veri Kaynak Listeleme Kutusu ve İşlevleri (5) MS-EXCEL haricindeki Dış Veri kaynaklarından Satış Fatura bilgilerini özel yazılım ile yeniden formatlayarak alma ve listeye aktarma işlev düğmesi. (6) Listede yer alan tüm bilgileri rahat izleyebilme amaçlı Liste Genişletme düğmesi. (7) Listede yer alan Toplam Fatura Adet ve Meblağ gösterme düğmesi (8) Fatura bilgilerini GİB PORTAL aracına aktarma İşlem Süresi takip göstergesi. (9) Toplu Aktarma işlemini sonlandırma düğmesi. 5.No araç düğmesi dış veri tabanlarından parametrik olarak veri çekerken bunu o veri tabanına has bilgilerin önceden girilmiş varsayılan değerleri ile yapar: (1) Solda yer alan düğme vasıtası ile MS-EXCEL Dosyasına Bağlanma ve e-fatura Veri Dosyalarını Listeleme (aynı anda birden fazla dosya ekranda açık olabilir). (2) BağlaBIRan veri dosyası (EXCEL veya diğer veri tabanları) içinde yer alan Fatura Numara bilgilerini liste içine aktarma düğmesi. (3) Tüm Fatura Listesini Seçme düğmesi. (4) Bulunduğunuz Fatura Satırını silme düğmesi. Yukarıdaki seçenekler PHILIP MORRIS Ana Dağıtım Bayilerinin POS Sistemleri aracılığı ile topladığı Satış Verileri BIF Dosya bilgilerinin otomatik aktarımı için kullabirır. 5
Yine aynı düğme aracılığı ile çağırılan aşağıdaki ekran ise ERPİLİÇ Ana Bayilerinin POS Sistemi aracılığı ile LED Yazılım MS-SQL SERVER üzerine aktarılan Satış Fatura bilgilerinin otomatik aktarımı için kullabirır. (3) e-fatura Giriş İşlemleri (Fatura Aktarma, Yazdırma, Arşiv vs.) Yönetim Çubuğu Bu araç ile mükellef kendi ticari yazılımı içinde bulunan ve girdiği parametreler ile belirlediği aralıkta kalan Satış Fatura verilerini GİB PORTAL aracının kabul edebileceği formata otomatik ve çevirir ve aktarır. (2) GİB e-fatura PORTAL Aracı Sistem https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp yolu içinde bulunan araca INTERNET EXPLORER veya FIREFOX Gömülü Tarayıcı Teknolojisi ile erişmektedir. Kullanıcı kendi çalışma rahatlığı seçeneğine göre bunlardan biri ile işlemlerini yerine getirebilir (IE bilinen bazı sorunlara sahiptir, FF tavsiye edilir). Bu yöntem size PORTAL İşlevleri ile ilgili herhangi bir kısıtlama getirmez. 3. GİB PORTAL aracı içinde Liste Tipli ekranlarda bulunan tüm Fatura Kayıt 1. Liste içinde yer alan fatura bilgilerini (dış veri kaynağı ise Aktar, MS-EXCEL veri kaynağı ise Excel olarak adlanır) GİB PORTAL aracı içine aktarmaya yarar. MS-EXCEL için Toplu ve Tek Aktarma formatlı iki tür dosya yapısı mevcuttur. Tek aktarma işlevi Direk Dosya Erişim veya EXCEL Veri Kopyalama yöntemlerinden birini tercihinize göre kullanır (bazı işletim sistemleri dosya erişimine izin vermeyebilir). 2. Liste bilgileri Toplu Aktarma yöntemi ile girilmiyorsa kullanıcı her seferinde aktarılan bilgileri kontrol eder ve Oluştur düğmesi ile onaylayarak işlemi tamamlar. Bu yöntem bazen elle girilmesi gereken Vergi Seçenek (KDV İstisna nedeni gibi) bilgileri için gerekli olmaktadır. 6
bilgileri Ekran düğmesi ile (tarayıcılarda Çift_Tık ile açılan) ekranda görüntülenir. Aynı anda birden fazla satır açılabilir (seçilirse). Bu işlemin amacı kayıt bilgisini izlemek olduğu gibi açılan bilgileri Yazdırma ve HTML olarak arşivlemedir. Bu düğme altında bulunan (14) numaralı seçenek tüm kayıt bilgilerini tek sayfa olarak listelemek için kullabirır (varsayılan 20 kayıt/sayfa). Birden fazla rapor ekranda görüntülendiği zaman bunları hızlı kapatılması için (15) numaralı menü satırı kullabirır. 4. Ekranda gösterilen raporların toplu veya tek olarak yazdırılması için kullabirır. (17) no düğme seçili olursa sistem yazdırma yaparken Yazıcı Seçenek ekranı çağırmadan yazdırma işlemi yapar (PDF tipi yazdırmalarda dosya adı verileceği için adlandırma ekranı gelecektir). 5. Sistemde HTML ve XML Dosya olarak iki türlü arşivleme tipi vardır. HTML türü arşiv bilgilerin başka kullanıcı ortamlarında da rahat okunabilmesi ve e-posta eki olarak gönderilebilmesini amaçlar. Bu düğme sadece ekranda gösterilen raporların toplu olarak HTML Arşiv oluşturma işlevine yarar. Dosyaların saklanacağı dizin daha önce ayarlar vasıtası ile seçilmiş olmalıdır. 6. Gelen Faturalara (Ticari Faturalar) faturalar ekranda açılmadan toplu olarak Kabul İşlemi uygulanabilmesi amaçlı kullabirır. Diğer türlü her fatura önce açılıp sonra kabul işlemi yapılabilir. 7. Bu düğme Ayarlar kısmında girilen Mali Mühür seçeneklerini (Kart Adı, Şifre) hızlı biçimde ekranda giriş kutusu içinde seçer. 8. Bu yardım dokümanını çağırır. 1. Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura Portal Aracı erişim düğmesi (sadece kesinti halinde yeniden girilmek için kullabirır, sistem ilk açılışta buraya otomatik girer) 2. Portal Oturum Sonlandırma düğmesi (güvenli çıkış amaçlıdır), oturum sonlandırılmadan bu ara yüz kapatılırsa sistem bu işlemi otomatik olarak yapar. 3. Ayar Seçenek ekranını çağırır. Burada yer alan seçenekler ve açıklamaları aşağıda verilmiştir. 4. Deneme veya DEMO amaçlı GİB Test Portal girişi için kullabirır. 5. e-fatura Mükellef Sorgulama amaçlı kullabirır (GİB nın kendi sitesidir) 6. MS-EXCEL Tanımlı Dosya Hızlı Çağırma menüsü. Yönetim çubuğu sağ tarafında yer alan GİB başlıklı menü işlevleri izleyen kısımda anlatılmıştır. 7
(1) Bilgi Giriş şekli MS-EXCEL olan kullanıcıların dosyalarının program tarafından hızlı açılması amaçlı yapılan dizin ve dosya adı tanımıdır (zorunlu değil, yukarıda 6 No menü satırı ile çağırılır) (2) HTML Türü Arşiv Dosya Dizin tanımı. (3) XML Türü Arşiv Dosya Dizin tanımı. (4) Sistem çalışma türü için üç seçenek vardır: -MS-EXCEL Dosyası (Toplu veya Tek EXCEL Veri Transferi) - Veri Tabanı (ERP kullanıcıları) - Dış Veri Tabanı (MS-SQL, MYSQL, ORACLE gibi veri tabanlarından bilgi alınacak ise seçilir) (5) Yazıcınız Türkçe Karakter yazdırmada sorun çıkarıyor ise seçilir (format bozulmasına neden olabilir) (6) PM Bayileri Dosya türü TEXT olduğu için bu dosya EXCEL Satır Toplam değerlerinin sol tarafta yer alan Fatura Liste satırında doğru okunabilmesi amaçlı seçilir. (7) Fatura Not bilgisi burada belirtilen uzunluk katı ile bölünerek satırlar halinde yazılır (zorunlu değil). (8). Portal Giriş bilgilerinin hızlı seçilebilmesi amaçlı girilir. (9) Kullandığınız ticari Yazılım bu listede yer alıyor ise seçilebilir. (10) Ticari Yazılım Veri Tabanı Satış Fatura bilgilerini içeren Veri Dosyası Adları (; işareti ile ayrılır, parametre ekranı geldiği çalışılacak olan seçilir) 8
e-fatura XML Arşiv Yönetimi 10 No düğme ile çağırılan Arşiv Oluşturma ekranı aşağıda gösterilmiştir: (1) (12) Giden/Gelen Fatura Listesi. (2) (13) XML-HTML Arşiv İzleme Türü Geçiş düğmesi. (3) (14) Giden/Gelen Fatura Listesi içinde Arama Başlat düğmesi. (4) (15) Giden/Gelen Fatura Listesi içinde Arama Başlangıç Tarihi alanı. (5) (16) Giden/Gelen Fatura Listesi içinde Arama Bitiş Tarihi alanı. (6) (17) Giden/Gelen Fatura Listesi içinde Arama Metni alanı. (7) Sadece XML için geçerli Dosya Adı İçinde Ara Seçeneği (HTML Varsayılan) (8) Giden/Gelen Fatura Listesinde bulunduğunuz Satır Dosyasını Siler. (9) Tüm Arama Seçenek Alanlarını boşaltır. (10) XML ZIP Dosya Açma ve Yeniden Adlandırma İşlemini başlatır. (11) GİB Fatura görüntüleme Programını çağırır. (18) Gelen/Giden Fatura Görüntüleme bölümü Bilindiği gibi GİB Portal Gelen/Giden Arşiv kısımlarında İndir düğmesi ile bilgisayarınıza indirdiğiniz ZIP dosyaları içlerinde XML ve XSLT (sadece Gelen için) dosyaları bulunmaktadır. Sistem 4 No alan içinde gösterdiği bu dosyayı açıp içeriğini 5 No alan içine çıkarır, bu dosyada ZIP dosyasıdır. Daha sonra 5no alan içindeki dosya 6 No alan içine XML ve XSLT olarak çıkarılıp DosyaTarihi_CariAdı_FaturaNumarası.XML şeklinde yeniden adlandırılır. Dosya Tarih adlandırması Gün veya Ay olarak yapılabilir (ayarlar). Gelen/Giden/Tüm Arşiv dosya seçeneğini 9 No alan ile yapabilirsiniz. Dizin listesini yebiremek için 7 No düğmeye tıklayınız. 8 No düğme Ayar Seçenek ekranını çağırır. Posta Kutusu Yanıt Dosyaları okuma işlemi solda 11 No ile gösterilen GİB Fatura Görüntüleme Programı ile yapılır. 9
Fatura Bilgileri Alma İlgili dizinlere açılan XML Dosya içerikleri çeşitli amaçlar ile kullabirabilir. Özellikle Satınalma Fatura Verileri ilgili beyannameler hazırlanması ve sistem kontrolü için kullabirabilir. GİB PORTAL SİSTEM Bağlantısı Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura Sistemi belge takibi için iki önemli bilgiyi kendi sisteminde kullanmaktadır. Bunlar Fatura Numarası ve ETTN Numarasıdır. Mükellef e-fatura hazırladığı zaman bu iki numara otomatik olarak oluşturulur. Bu numaraların mükellefin kendi Ticari Yazılım Veri Tabanı Satış ve Satınalma Fatura Veri Kartları içerisinde de olması önemlidir. Bu amaçla sistem Ekran ve Arşiv düğmeleri ile olan ardışık süreçte GİB Fatura ve ETTN numaralarını kendi içinde mükellefin daha sonra erişebileceği bilgi alanında saklar. Mükellef dilerse bu bilgileri kendi ticari yazılım veri tabanına aktarabilir. Gelen/Giden XML Oku işlemi ile Gelen/Giden Fatura içerikleri ekranda görüntülenir. Burada Sağ_Klik ile bilgiler MS-EXCEL dosyasına aktarılabilir. Bilgilerin alınması için tarih aralığı verilebilir. Müşteri Bilgileri sekmesi Dış Veri Tabanı Seçeneği ile e-fatura Giriş işlemi yapan mükelleflere yöneliktir. BİTİRİRKEN BIR ERP e-fatura Modülü kullanıcı talepleri doğrultusunda geliştirmeye açık bir yapıya sahiptir. Dolayısı ile sizlerin talepleri programın daha iyi ve verimli hizmet vermesini sağlayacaktır. Teknik Yapısı tamamen GİB PORTAL Teknik Yapısı ile bağlantılıdır ve PORTAL üzerinde olan bir değişiklik en kısa sürede kullanıcı sistemi üzerine adapte edilmektedir. Geçtiğimiz yıllar içerisinde PORTAL üzerinde kod değişiklikleri olmuştur, ancak mükellef sistem içinden doğrudan PORTAL kullanımı yaptığı için bu değişiklileri otomatik olarak almıştır. 10
http://www.biryazilim.com info@biryazilim.com 11