Zaman Yönetimi Hiç yapılmaması gereken bir şeyi çok iyi yapmak için plan yapmak kadar zaman kaybı olan birşey yoktur. GENEL BAKIŞ Operasyon Danışmanı rolünde henüz yeni olduğunuz ve işinizi iş başında öğrendiğiniz için, sürekli olarak zamanın yetersiz olduğunu ve edindiğiniz tüm yeni bilgiler karşısında şaşkına döndüğünüzü hissedebilirsiniz. Yeni bir pozisyona geçtiğinizde bu tür hislerin olması her ne kadar bekleniyor olsa da, bu duyguların üstesinden gelmek için anında atabileceğiniz adımlar da vardır. Hedefleriniz üzerinde odaklandığınızda, işinizi öncelik sırasına koyup, hedeflere dayalı sınırlar belirlediğinizde, o hedeflere ulaşmak için geçireceğiniz zamanı daha başarılı birşekilde yönetebilirsiniz. Bu bölüm, sizin zaman yönetimi alışkanlığı geliştirmenize yardımcı olmak üzere bazı çalışma sayfaları ve bilgiler içermektedir. Burada öğrendiklerinizi uyguladığınızda gün içinde daha çok zaman yaratabileceksiniz. HEDEFLER Zamanınızı etkin bir şekilde yönetmenin ilk adımı belirgin uzun vadeli hedefler oluşturmaktır. Hedefler nereye doğru gittiğinizi gösteren net bir vizyona sahip olmanızı sağlar. Hangi istikamete doğru gittiğinizi bildiğiniz zaman, sizi oraya götürecek haftalık ve günlük aktiviteler geliştirebilirsiniz. Uzun vadeli hedeflerden başlayarak daha belirgin haftalık ve günlük planlara geçmeniz sizin önceliklerinizi belirlemenize ve hedefe kilitlenmenize yardımcı olur.
BIRAKIN ÖNCELİKLER TAKVİMİNİZİ PLANLASIN Eğer aktiviteler ve randevular olarak düşüncek olursanız acil olan şeylerden fırsat bulup yapmanız gerekenler için hiçbir zaman yeterli zaman bulamazsınız. Çalışma takviminizi siz, bölgeniz ve Restoran Müdürleriniz tarafından paylaşılan hedef ve amaçlar şeklinde planlayın. Öncelikler üzerinde odaklanmak sizin daha etkin çalışmanızı sağlar. Bu aynı zamanda, acil ama önemsiz işlerle dikkatinizin dağılmaması açısından da önemlidir. Daha fazla bilgi almak için Etkili Yönetim Uygulamaları Kursu nun (EMP), Zaman Yönetimi bölümünü gözden geçirin. ÇABALARINIZI ODAKLAYIN Açıkcası, tüm aktiviteleriniz için yeterli zaman bulabileceğinize güvenmeyin. Etkin danışmanlar önemsiz görevleri erteleyerek doğru olan şeyleri tamamlamayı tercih ederler. İşleyen iki strateji vardır: İlk olarak, hedef ve öncelikleri doğru belirlemek. Bu çabalarınızın anlamlı olduğunu gösterir. İkinci olarak da, çabalarınızı odaklamak. ACİL DEĞİL, ANCAK ÖNEMLİ Zamanınızı öncelik sırasına koymanıza yardımcı olacak diğer bir yaklaşım da, aktivitelerinizi aşağıdaki görülen, Franklin Covey in Önceliklendirme Matriksi ndeki dört alandan birine sınıflandırma modelidir. Sonuç olarak, Acil Olmayan, Ancak Önemli olan aktiviteler üzerinde ne kadar zaman geçirirseniz o kadar etkin olursunuz. ACİL & ÖNEMLİ (örn; Restoranlarınızdan birinde yangın çıktı). Bu aktiviteler normalde takviminizde yer almaz, ancak gün içinde yapılacaklar listesinde yer alabilir. (Örn; tamamlama tarihi son güne gelmiş görevler, krizler, ve şimdi yapılması gereken diğer görevler) ACİL DEĞİL, ANCAK ÖNEMLİ Bu aktivitler takviminizde ve günlük yapılacaklar listesinde yer almalıdır. (Örn;Bir Restoran Müdürü adayı ile mülakat). ACİL & ÖNEMLİ DEĞİL Normalde bu aktiviteler takviminizde yer almaz ancak gün içinde planladığınız görevleri yapmanızı engeller. (örn; Telefonlar, notlar, gelecek dönem bölge toplantısında hangi ürünlerin servis edileceğini soran yazılı bir mesaj aldınız.) ACİL DEĞİL& ÖNEMLİ DEĞİL Bu aktiviteler takviminizde ve yapılacaklar listesinde yer almamalıdır. (Örn;Gelecek dönem bölge toplantısını nerede ve nasıl bir gündemle yapacaksınız?).
AKTİVİTE İpucu: Acil olmayan, ama önemli olan aktiviteler için sarı kalem, acil ve önemli olmayan aktiviteler için de yeşil kalem kullanın. ACİL OLMAYAN, ANCAK ÖNEMLİ OLAN AKTİVİTE 1. Adım: Takviminizdeki son iki haftayı gözden geçirin Acil olmayan, ama önemli olan aktiviteleri vurgulayın. Acil ve önemli olmayan aktiviteleri vurgulayın. Zamanınızı son iki hafta nasıl geçirdiniz? 2. Adım: Takviminizdeki gelecek iki haftayı gözden geçirin. Acil olmayan, ancak önemli olan aktiviteleri vurgulayın. Bu aktivitelerin planlandığı şekilde tamamlandığından emin olun. Acil ve önemli olmayan aktiviteleri vurgulayın. Bu aktivitelerin içinden üstünü çizebileceğiniz aktiviteler var mı? 1. Takviminizi gözden geçirdikten sonra kendiniz hakkında ne öğrendiniz?
Sabah rutinim sabah erkenden, hiçbir şey yapmadan önce, dünün sonuçlarına bakarım, mesajlarımı kontrol ederim, geri dönmem gereken telefonlar varsa onları ararım ve gün için kendimi organize ederim... ÇALIŞMALARINIZI PLANLAYIN...PLANINIZI ÇALIŞTIRIN Zamanı kontrol edemeyeceğimizi biliyoruz. Hepimizin gün içinde tam 24 saati var, ne azı, ne de fazlası. Ancak dakikalarımızı, saatlerimizi, gün ve haftalarımızı oluşturan saatleri yönetebileceğimizi fark ettiğimizde zaman bir kaynak haline gelir. Bu önerileri koçunuzla tartışın. İŞİNİZİ PLANLAYIN Hepimiz az zamanda çok iş yapmak isteriz. Biz buna daha çok çalışmak değil daha akıllıca çalışmak diyoruz. Akıllıca çalışmak demek iyi bir planla başlamak demektir... ve bunu şu şekilde yapabilirsiniz: Erken plan yapın. İyi bir plan için, araştırma yapmak, planı geliştirmek ve bunu iletmek zaman alır. Kendinize, ayın başından en az on gün öncesine zaman tanıyın. Yöneticinizle konuşun. Yeni ayın amaçlarını belirlemeden önce geçen ay üzerinde çalıştığınız amaçları tartışın. Tüm amaçlarınıza ulaşamadıysanız, neden ulaşamadığınızı konuşun. Neyi daha farklı yapabilirdiniz? Tamamlanmamış projelerin yeni plana nasıl dahil edileceğine karar verin. Son olarak, yeni amaçlarınız üzerinde tartışın ve hemfikir olun planınız bu yeni amaçlarla başlayacaktır. İnsanlarınızla konuşun. Yöneticinizle yaptığınız konuşmanın aynısını size bağlı çalışan insanlarla yapın. Onların amaçları üzerinde tartışın ve anlaşmaya varın. Amaçları düzenli tutmanız, doğru amaç ve aktiviteler üzerinde çalışmanız amaçlarınızı başarmanızda büyük rol oynayacaktır. Rutin aktiviteleri sıralayın. Bazı işlerin her ay yapılması gerekir... bunları planınıza yerleştirin. Öncelik sırasına koyun. Bazen herşeyi başarmanız imkansızdır. Mutlak surette yapılması gereken işlere ve yapılırsa iyi olur dediğiniz işlere karar verin. Planınızı buna göre düzenleyin. Planınızı kayıt altına alın ve plana bağlı kalın. Amaçlarınızı belgeleyin ve sonrada aktivitelerinizi planlayın. Planınızı başarmak için programınızda gerçekten yeterli zamanınız var mı? Planınızı yöneticinize ve birlikte çalışatığınız insanlara iletin. İyi düşünülmüş bir planınız olduğunu bildiklerinde, insanların sizi sekteye uğratmaya olasılığı düşüktür. Size bağlı çalışan insanların kendi planlarını size iletmelerini sağlayın. Bu planlar, üzerinde hemfikir olduğunuz amaçların başarılmasını sağlayabilecek mi?
PLANINIZI UYGULAYIN İyi bir planınız var, şimdi bunu uygulamaya koyun. Unutmayın: Sürekli olarak iş hedeflerinize bakın. Her gün yapılacaklar listesi kullanın. Her gün için amaç ve öncelikler belirleyin. Önemli işlere öncelik verin. Sürekli olarak kendinize... Zamanımı en iyi şekilde kullanıyor muyum? diye sorun. Amaçlarınıza ulaşmanızı engelleyecek, işinizi bölen veya dikkatinizi dağıtan şeyler üzerinde zaman harcamayın. Size bağlı çalışan insanları takip edin. Zamanlarını etkin bir şekilde kullanmalarına yardımcı olun. Hayır demekten korkmayın. Hepimiz bizi planımızdan uzaklaştırabilecek taleplerle karşılaşabiliyoruz. Bazen hayır demekte sakınca yoktur. Sadece güzel bir şekilde söylenmelidir. Unutmayın, zaman sınırlı bir kaynaktır.
AKTİVİTE ÇALIŞMANIZI PLANLAYIN PLANI UYGULAYIN Aşağıdaki yazıda belirtilen önerileri gözden geçirin. Yeni sorumluluklarınızı düşünün. Daha etkin ve verimli olmanıza yardımcı olması açısından, en iyi uygulamaları alıp yeni rolünüzde nasıl kullanabilirsiniz? Bu önerileri uygulayabilme yollarını yazın. Yanıtlarınızı koçunuzla tartışın. İŞİNİZİ PLANLAYIN (AMAÇLARIM NELER?) ZAMANIMI DAHA İYİ PLANLAMAM İÇİN BU ÖNERİLERİ NASIL KULLANABİLİRİM? Erken plan yapın Patronunuzla konuşun İnsanlarınızla konuşun Rutin aktiviteleri listeleyin Öncelik sırasına koyun Planınızı kağıda yazın ve bağlı kalın Planınızı yöneticinize ve size bağlı çalışan insanlara iletin Size bağlı çalışan insanların planlarını size iletmelerini sağlayın. PLANINIZI ÇALIŞTIRIN Sürekli iş hedeflerinize bakın. Günlük yapılacaklar listesi kullanın. Sürekli olarak kendinize Zamanımı en iyi şekilde kullanıyor muyum diye sorun. Size bağlı çalışan insanları takip edin. Hayır demekten korkmayın.
Verimli ve etkin olmanızı engelleyen bir takım baskılardan, öncelikler ve streslerden oluşmuş, halihazırda yerleşik alışkanlıklarınız bulunmaktadır. Şimdi, yeni rolünüze girerken bazı değişikliklerde bulunmayı düşünmenizin tam zamanı. Birazdan, mevcut aktivitelerinize bakmanıza yardımcı olacak bir çalışma yapacaksınız ve etkinliğinizi neyin artırdığını veya azaltığını değerlendireceksiniz. AKTİVİTE Not: Tüm görevlerinizi tamamlamakta zorlandığınızı fark ettiğinizde bu aktiviteyi tekrarlamanız faydalı olacaktır. DAHA ÇOK, DAHA AZ AKTİVİTESİ Kutuya çek işareti () koyarak bu adımı tamamladığınızı gösterin. 1. Aktiviteleri sıralayın. Çalışma haftanızı oluşturan aktivitleri sıralayın (örneğin, maillerinizi kontrol etmek) 2. Mevcut zaman. Her aktivite için her hafta yaklaşık ne kadar zaman gerektiğini hesaplayın. Mevcut zaman sütünuna bu saatleri kayıt edin (örneğin, mailler için günde 1 saat geçiriyorsanız, mevcut sütununa beş iş günü için 5 saat yazın.) 3. Toplam hafta. Çalışma haftanızı toplayın. Not: Bu toplamı gözden geçirin ve gerçekten çalıştığınız saatleri yansıtığını doğrulayın. 4. Daha çok zaman geçirin/daha az zaman geçirin. Başarınız için nelerin gerçekten önemli olduğunu ve nelerin boşa zaman kaybı olduğunu düşünün. Hangi aktiviteler sizin daha çok zamanınızı hak ediyor? Zaman yatırımınızı nerede azaltabilirsiniz? Uygun sütuna çek işareti () koyun ( örneğin, maillerle daha az zaman geçirmeyi ve takım toplantılarında daha çok zaman geçirmeyi düşünebilirsiniz). 5. Düzeltilmiş yeni bir zaman planı oluşturun. Her aktivite için saatleri ayarlayın ve haftalık saatleri toplayın. 6. Koç değerlendirmesi. Yeni zaman planınızı koçunuzla gözden geçirin. Zamanınızı nasıl geçireceğinize dair planınızda yapacağınız değişikliklerin hedefleri başarmanıza yardımcı olacağı konusunda koçunuzdan onay alın.
AKTİVİTE MEVCUT DAHA ÇOK ZAMAN GEÇİR DAHA AZ ZAMAN GEÇİR YENİ ZAMAN PLANI Mailler Yönetici ile toplantı/ telefon görüşmeleri Eğitimim ve kişisel gelişimim Restoran Müdürleriyle telefon görüşmeleri Raporlar hazırlamak Restoran aciliyetleri Restoran ziyaretleri Takım toplantıları Restoran müdürlerinin eğitimi/gelişimi Restoranlar arası ulaşım Genel telefon konuşmaları Plan yapmak ve dosyalarımı organize etmek Sesli mesaj Diğer Diğer Diğer Diğer TOPLAM
AKTİVİTE İpucu:Aşağıdaki kutucuklara bölge restoranlarıyla ilgili istatistiki bilgileri yazmak isteyebilirsiniz. ÇABALARINIZI ODAKLAMA AKTİVİTESİ Bölgenizdeki her restoranın bugünkü durumu hakkında bilgi toplayın. 1. Tablodaki her bir alanda, restoranlarınızdan hangisi en büyük fırsat alanınız? (örneğin, gelişmelerin en çok nerede olumlu değişimle sonuçlanacağını düşünüyorsunuz). Kutuya () işareti koyun. 2. Değerlendirmenizin sonuçlarını gözden geçirin. Bölgenizde ortak fırsatlar mevcut mu? En büyük fırsat alanı olarak gördüğünüz kutuya () işareti koyun. 3. Koçunuzla değerlendirmenizi tartışın. Zamanınızı yeniden nasıl odaklayabilirsiniz? 1. Adım: EN BÜYÜK FIRSAT RESTORAN İNSAN KST SATIŞ KAR 2.Adım: BÖLGE
Restoran Müdürüyle en büyük fırsat alanları üzerinde çalışmak üzere zamanınızı nasıl odaklayabilirsiniz (veya yeniden odaklanabilirsiniz)? Zamanınızı daha iyi kullanmak açısından bölgenizde hangi alanlar üzerinde odaklanabilirsiniz? Koçun aşağıda ayrılan kısma yorumlarını yazmasını isteyin. Koç için yönlendirmeler: Yeni Operasyon Danışmanı ile şu an yaptığınız görüşmeden edindiğiniz ana noktaları (sizin bakış açınızla) özetleyiniz. Özetlediğiniz ana noktalar bir yönlendirme öneri, koçluk ve tavsiye içermelidir. Böylelikle, Operasyon Danışmanı verdiğiniz bilgilerden yararlanarak başarılarının gelecekte devam etmesini sağlayabilir.
Sonunu düşünerek işe başla.. Ayın sonunda, başarı nasıl gözükecek? Başarılı olduğumdan emin olmak için zamanımı nasıl planlayabilirim? Keşke o zamanlar... bazı taleplere hayır demeyi ve önemli ile acil arasındaki farkı bilebilseydim. PLANLAMA TAKVİMİ: Aktivitelerinizi planlamak için kağıt takvim, bilgisayar veya başka bir araç kullanabilirsiniz. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, süreç ve alışkanlıklar hep aynı kalacaktır. Aşağıda aylık planınızı oluştururken önerilen bazı adımlar göreceksiniz: Amaçlar. Aylık İnsan, KST, Kar ve Satış amaçlarınızı görebileceğiniz, kolayca hatırlayabileceğiniz bir yere kayıt edin. Amaçlarınızı yazın! Elde Edilen Başarılar. Yöneticinizle ve çalışanlarınızla paylaşmak üzere geçen ayın amaçlarından ulaştığınız başarıları ayrı bir sayfaya kayıt edin. Rutinler. Günlük, haftalık ve aylık rutin aktivitelerinizi çalışma takviminizdeki belirgin günlere transfer edin. Haftalık Aktiviteler. Restoranınızda gelişen hareket planlarına destek veren ve içinde rol aldığınız aktiviteleri ele alan bir Haftalık Aktivite listesi oluşturun. Belirli günlere bu aktivitelerle ilgili görevleri kayıt edin ve ne yapacağınızı belirtin koçluk yapma, takipte bulunma vs. Kişisel gelişim. O ay için belirlemiş olduğunuz amaçlara bağlı olarak gelişen hareket planınızı oluşturun. YARARLI İPUÇLARI Aylık özel - Restoran Yönetim Aktivitelerini veya Orta Kademe Yönetim Aktivitelerini belirlemek için kontrol listesi kullanın. Seçilen aktiviteleri özel günlere kayıt edin (örneğin ; Kasım ayı tatilsonrası saatler). Kağıt işleri, telefon görüşmeleri ve mailler gibi idari işlere bakmak için zamanınızı programlayın. Günün her dakikasını programa koymayın. Ay içinde planlamadığınız aktivitelere vakit bırakabilmek için birkaç zaman dilimini ayırıp, bunları esnek zaman olarak takviminize planlayın. Her ay bir tam günü veya birkaç yarım günü Esnek Zaman altında planlamak isteyebilirsiniz. Sizin için önemli olan diğer aktiviteleri de haftalık planınıza programlayın (örneğin, egzersiz veya sosyal aktiviteler gibi). Her hafta özel hayatınızdaki Rol ve Hedeflerinizi sıralayın. Kişisel aktivitelerinizi belirgin günlere kayıt edin. Ay sonunda tamamladığınız amaçları Amaçlar ve Başarılanlar olarak kayıt edin. Bunları koçunuzla paylaşın. Her restoran Müdürüyle Değerlendirme/ÖnDeğerlendirme seansları yapın. Mevcut hedef ve amaçlarınızı tartışın. Çalışma takvimlerinize bakın. Son 30 günde nelerin tamamlandığını gözden geçirin. Gelecek 30 gün için hazırladığınız planın ön değerlendirmesini yapın. Bu plan hedeflerinize ulaşmanızı sağlayacak mı?
AKTİVİTE ZAMAN YÖNETİMİ: KOÇUNUZLA AKTİVİTELERİ TARTIŞMAK 1. Bölüm: Gözden geçirmek. Zaman yönetimi üzerinde bazı çalışmaları tamamladınız. Koçunuzla birlikte çalışma kağıtlarını ve takip sorularını tartışın. Zamanınızı daha iyi yönetebilmeniz için koçunuzdan önerilerde bulunmasını ve yararlı ipuçları vermesini isteyin. Aktiviteyi tartıştıktan sonra kutuya ()işareti koyun. Acil Değil, Ancak Önemli bir Aktivite. Çalışmanızı Planlayın Planı Uygulayın Daha Çok, Daha Az Aktivitesi. Çabalarınızı Odaklama Aktivitesi. 2. Bölüm: Takvimi Gözden Geçirmek Koçunuzla birlikte gelecek ayın takvimini gözden geçirin. Planınız belirgin mi? Hedeflerinizi başarmanıza yardımcı olur mu? Ulaşılabilir mi? Gerçekçi mi? 3. Bölüm: Senaryo Yeni çalışma arkadaşlarınıza ve her bir restoranınıza kendinizi tanıtmak üzere yoğunlaştınız. Hangi restoranlarınızın yüksek veya düşük öncelikli olduğunu belirlediniz. Restoranlarınızdan biri (zayıf perfomans gösteren, düşük hacimli bir restoran) sizden planladığınızdan daha fazla zaman talep ediyor. Daha iyi olan restoranlarınızda daha az zaman geçirip bu restoranın talep ettiği ilgiyi gösterir misiniz yoksa planınıza sadık mı kalırsınız? Bu senaryoyu koçunuzla tartışın.