VERĐ TABANLARINA GĐRĐŞ MICROSOFT ACCESS TANIM Veri tabanı, verilerin belirli bir amaca yönelik olarak düzenlenerek bir araya getirilmiş biçimidir. Microsoft access veritabanlarını yaratmak ve yönetmek için kullanılan güçlü bir programdır. Bilgiyi yapılandırmak ve görüntülemek için program içinde bir çok menü vardır. Sistemin olanakları yardımıyla veriler ; sorgulanabilir, süzülebilir, sıralanabilir, işlenebilir, raporlar hazırlanabilir ve daha pek çok işlem yerine getirilebilir. TANIM Veri tabanı, en geniş anlamıyla; birbiriyle ilişkili verilerin tekrara yer vermeden, çok amaçlı kullanımına olanak sağlayacak şekilde depolanması olarak tanımlanabilir. Veri tabanlarını yaratmayı ve kullanmayı sağlayan programlar topluluğuna veri tabanı sistemi ya da veri tabanı yönetim sistemi data base management system (DBMS) denir. 1
Access in vertabanını nasıl analiz ettiği incelenecek olursa, Ana kısımdır. Diske ya da floppy diske kaydedilir Özel bir konu ile igili Verilerin toplandığı kısım. Tablodaki faklı kategorilerdir(sütunlar). Alanların özelliklerini gösterir. Alanlara girilen veriler. Access e nasıl ulaşılır? MS access i çalıştırmanın iki yöntemi vardır. Masaüstündeki access kısayol menüsünü kullanmak, Başlangıç (start ) menüsünden, programları seçip (programs), Microsoft Access seçilir -------Kısayol menüsü Menü çubuğu üzerinde menü seçenekleri yer almaktadır. 2
Access Penceresi Menü Pencere üzerinde menü ve araç çubuğu yer almaktadır. Access programına girdiğimizde ilk gelen ekranda 3 ayrı seçenek bulunur. Yeni bir veritabanı oluşturmak istiyorsak bunlardan Boş veritabanı seçeneğini seçip Tamam düğmesine basılır. Daha sonra veritabanına bir dosya ismi vermemizi isteyen bir ekran gelir. Burada veritabanını hangi klasöre kaydedileceği seçilir ve dosya adı verilir. YENİ DOSYA OLUŞTURMA 3
VERĐ TABANININ OLUŞTURULMASI Açılan veritabanında şu bölümler bulunur : Tablolar : Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo bulunabilir. Sorgular : Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları seçerek görebilmek için oluşturulan bir nesnedir. Formlar : Tablolara doğrudan bilgi girişi yapmak daha zor ve sıkıcı olabilir. Formlar tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir. Raporlar : Tablolardaki bilgileri kağıda dökebilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları oluşturmak için kullanılır. Makrolar : Veritabanında birden çok adımdan oluşan bir işlemin bir seferde yapılabilmesini sağlayan küçük program parçalarıdır. Modüller : Makrolar ile aynı amaca sahip olmakla birlikte Visual Basic programlama dili komutları ile yazılan küçük program parçalarıdır. VERĐ TABANININ OLUŞTURULMASI Veri tabanı tablolardan oluşur. Access de tablo oluşturmanın değişik yöntemleri vardır. Tasarım görünümünde tablo oluşturma, Sihirbazı kullanarak tablo oluşturma, Veriler girerek tablo oluşturma. 4
Tablo yaratırken Tablo alanlarını ve alan özelliklerini tek tek kendimiz belirleyeceksek Tasarım görünümü seçeneği seçilerek Tamam düğmesine basılır. Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan adını, veri türünü ve alanın özelliklerini ayrı ayrı belirleriz. Alan adı verilirken boşluk verilebilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Alan adı en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilir. VERĐ TÜRLERĐ Metin Alfabetik ya da Alfasayısal verileri tanımlar. Bu tür metin alanları 255 karakterlik veri içerebilir. Not Bazı kez tablolar içinde uzun açıklamalar ya da notların yer alması gerekebilir. Not veri türü tanımlanmış alanlara 65.530 karakter uzunluğunda metinler eklenebilir. Sayı Sayısal alanların tanımlanması amacıyla kullanılır. Bu tür alanlar üzerinde matematiksel işlemler yapılabilir. Alan özellikleri penceresi yardımı ile bayt, tamsayı, uzun tamsayı, çift ve tek duyarlı sayı tanımları yapmak olasıdır. Tarih/Saat Eğer tanımlanan alanın tarih ve saat bilgilerini içermesi söz konusu ise, veri türü olarak Date/Time seçilebilir. Bu alanlar 8 baytlık yer işgal ederler. VERĐ TÜRLERĐ Para Birimi Özellikle büyük parasal değerlerin kullanılabildiği alanlardır. Parasal değerler tam sayı olabildiği gibi, ondalıklı değerlerde olabilir. Sayının tam kısmı en fazla 15, ondalık kısmı ise 4 hane olabilir. Otomatik Sayı Böyle bir sayı türüne sahip alanlar, tabloya yeni kayıt eklendiğinde, Access tarafından otomatik olarak üretilen sıralı yada raslantısal değere sahip olurlar. Dolaysıyla bu alanda belirtilen sayısal değerler tekdir ve ayrı kayıtlarda birbirinin aynısı olamaz. Bu alanlar kullanıcı tarafından güncelleştirilemez. Evet/Hayır Bir baytlık bir uzunluğa sahip bu alanlar Evet veya Hayır biçimindeki verilerin saklanması amacıyla kullanılır OLE NESNESĐ: resim, ses veya grafik gibi nesnelerin saklanması durumunda kullanılır. Bu alanın büyüklüğü 1 GB kadar olabilir. KÖPRÜ: Herhangi bir veri ile farklı veriler arasında bağlantı oluşturmak için kullanılır. Köprü : Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir. 5
VERĐ TÜRLERĐ Byte tipi bilgiler bellekte 1 bayt lık yer tutar. Bilgiler işaretsiz olarak girilir. Bayt : 0 ile 255 arasında değer girilebilir. Bayt Byte tipi bilgiler bellekte 1 bayt lık yer tutar. Bilgiler işaretsiz olarak girilir. Tamsayı Bilgiler işaretli tamsayı olarak yerleşir. Tamsayı olarak tanımlanmış bilgiler 2 bayt lık yer kaplar. -32768 ile 32767 arasında değer girilebilir. Uzun Tamsayı Büyük tamsayıları tanımlamak amacıyla kullanılır. Bilgiler işaretli tamsayı olarak 4 bayt lık yer tutar. -2.147.483.648 ile 2.147.483.647 arasında değer girilebilir. Tek Tek duyarlı sayısal değerleri ifade eder.bilgiler işaretli olarak, istenirse ondalıklı sayı olarak yerleştir ve 4 byt lık yer kaplar. Ondalık hane olarak en fazla 7 tanımı yapılabilir. Çift Çift duyarlı sayıları ifade eder. Bilgiler işaretli olarak, istenirse ondalıklı olarak tanımlanabilir. Tek olarak tanımlanan bilgilerden daha büyük yer kaplayan bilgiler için kullanılır. 8 bayt lık yer işgal eder.ondalık hane olarak en fazla 15 tanımı yapılabilir. Ondalık Ondalık sayı değerlerinin saklanması amacıyla kullanılır. Bu veri türü için 28 ondalık hane tanımlanabilir. Alan biçimi Bir alana girilen bilginin o alandaki yerleşimi ve görünümü alan özelliklerinde biçim özelliği ile gösterilir. Özellikle metin türündeki alanların biçimini tanımlarken; KARAKTER ĐŞLEVĐ @ Bir karakterlik bilgi için kullanılır. < Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar. > Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar. Giriş Maskesi Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır. Giriş maskesi tanımlamak için şu karakterler kullanılabilir: KARAKTER ĐŞLEVĐ 0 0 ile 9 arasında bir değer girilmesine izin verir. Bu tanımlama yapıldığında bilgi girişi zorunludur. 9 Bu tanımlama yapıldığı zaman bilgi girişi zorunlu değildir. Veya daha az rakam girilebilir. Rakamlar arasında boşluk verilebilir. Bu alana hiç bilgi girilmeden geçilebilir. # Tek bir rakam veya boşluk girilmesi için kullanılır. Bilgi girişi zorunlu değildir. Tanımlanandan daha az veri girilebilir. L Sadece alfabetik karakterlerin girişine izin verir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur. Karakterler arasında boşluk verilemez.? Sadece alfabetik bilgi veya boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı adetten daha az bilgi girilebilir. A Sadece harf ve rakam girişine izin verir. Tanımlandığı sayı kadar bilgi girişi zorunludur. a Harf, rakam ve boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı kadar bilgi girişi zorunlu değildir. & Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur. C Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunlu değildir. 6
Resim Yazısı Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması gerekir. Varsayılan değer Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen değerdir. Geçerlik Kuralı Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile 100 arasında olmasını istiyorsak, BETWEEN 0 AND 100 veya >=0 AND <=100 şeklinde değer girilebilir. Geçerlik metni Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir. Gerekli Tablodaki bir alana bilgi girişini zorunlu tutmak istiyorsak bu özellik için Evet seçili olmalıdır. Sıfır uzunluk izni Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana bilgi girişi yapmadan geçilebilir. Sıralı Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir. Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez. Unicode Sıkıştırma Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü alanlarda geçerlidir. 7
8
9
KAYITLAR ALANLAR 10
Go To Field (Gidilecek Font (Yazı Tipi) : Alan Kutusu) : alan geçerli yazı tipini listesinde seçilen alana gösterir gider Font Size (Yazı Tipi Bold (Kalın) : Kalın yazı tipini açar ya da Boyutu) : geçerli yazı tipi kapatır boyutunu gösterir Italic (İtalik) : İtalik yazı Underline (Altı Çizgili) : seçilen metni veya tipini açar ya da kapatır sayıları altı çizgili yapar Fill/Back Color (Dolgo/Artalan Rengi) : Font/Fore Color (Yazı Tipi/Önalan Rengi) : form veya raporların şu geçerli veri sayfasındaki veya form ile raporun ögelerine uygulayın : seçili seçili denetimindeki metnin rengini değiştirir denetim veya denetimlerin artalanı vb. Line/Border Color (Çizgi/Kenarlık Rengi) : Gridlines (Yatay düğmesi) : veri sayfası seçili denetimlerin çizgi üzerinde sadece yatay (ya da dikey) kılavuz veya kenarlıklarını çizgilerini gösterir veya ikisini de gösterir (ya saydam yapar veya da gizler) bunlara renk uygular Special Effect (Özel Etki) : veri sayfasındaki hücrelere veya form veya rapor üzerindeki denetim veya denetimlere kabarık ( ya da düz veya basık) özel etkisi verir Design View (Tasarım Görünümü) : geçerli tablo, form veya sorgu için etkin görünümden (Veri Sayfası Görünümü) Tasarım Görünümü'ne geçer Print (Yazdır) : varsayılan ayarları kullanarak belgeyi yazdırır Spelling and Grammar (Yazım ve Dilbilgisi) : seçilen metinde ya da belgede yazım ya da dilbilgisi hatalarını denetler Copy (Kopyala) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalar Form Painter (Biçim Boyacısı): karakter / paragraf biçimlendirmesini kopyalar Insert Hyperlink (Köprü Ekle) : başka bir belgeye ya da başka bir yere sıçrama (köprü) ekler. Sort Ascending (Artan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin ilk harfinden, en küçük sayıdan veya en erken tarihten başlayarak sıralar Filter By Selection (Seçime Göre Süz) : seçili veriyi temel alarak kayıtları süzer Apply Filter (Süzgeç Uygula) : etkin veri sayfası veya forma süzgeç uygular veya süzgeci kaldırır New Record (Yeni Kayıt) : yeni girebilmeniz için formun veya veri sayfasının sonuna gider Database Windows (Veritabanı Penceresi) : geçerli veritabanındaki tüm nesneleri listeleyen Veritabanı penceresini gösterir Office Assistant (Oficce Yardımcısı) : yardım almak için Office Asistanı'nı görüntüler Save (Kaydet) : belgeyi kaydeder Print Preview (Baskı Önizleme) : bir belgenin yazıcı çıktısı alındığındaki görüntüsünü ekrana getirir Cut (Kes) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalayıp belgeden siler Paste (Yapıştır) : Windows Panosu'nun içeriğini belirlenen yere yapıştırır Undo (Geri Al) : son eylemi geri alır Web Toolbar (Web araç çubuğu) : Web araç çubuğunu gösterir ya da gizler Sort Descending (Azalan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin son harfinden, en büyük sayıdan veya en geç tarihten başlayarak sıralar Filter By Form (Forma Göre Süz) : etkin formu veya veri sayfasının boş bir kopyasını gösteren Form Süzgeci Penceresini görüntüler Find (Bul) : veri sayfası veya bir form üzerin aranan bir bilginin bulunmasını sağlar veya Modül penceresinde bir Visual Basic anahtar sözcüğünü arar Delete Record (Kayıt Sil) : formdan veya kayıt sayfasında seçili kayıt veya kayıtları siler New Object (Yeni Nesne) : seçili tablo veya sorguyu temel alan bir form, makro vb. yaratır Tabloya yeni kayıt ekleme Tablodan kayıt silme Tablodaki kayıtları sıralatma Tablodaki kayıtları seçime göre süzme Yeni kayıt eklemek için bu düğmeye basıldığında tablonun en son satırındaki boş kayıt satırına gider. Tablodan herhangi bir kaydı silmek için o kayda gidip bu düğmeye basılır. Silme işlemine onay verilip silinir. Birden fazla kayıt silinecekse fareyi tablonun sol tarafından basılı tutup sürükleyerek seçilir ve yine bu düğmeye basılarak silinir. Tablonun hangi alanına göre sıralama yapılacaksa o alana geçilip bu düğmelerden birine basılır. (Artan sıralama veya azalana sıralama) Tabloda herhangi bir alandaki bilgiye göre süzme yapılacaksa o alandaki bilgi fare ile sürükleyerek seçilir ve bu düğmeye basılır. Süzgeci kaldırmak için ise Süzgeci ka120 ldır düğmesine basılır. 11
Tablodaki yazı tipini değiştirme Tablo sayfasının biçimini değiştirme Tablodan istenilen bir sütunu dondurma Tablodan istenilen sütunları gizleme ve görüntüleme Biçim menüsü açılıp Yazıtipi seçeneğine girildiğinde bu ekran gelir. Buradan istenilen yazıtipi, yazıtipi stili, boyutu, rengi özellikleri seçilip Tamam düğmesine basılır. Biçim menüsünden Veri sayfası seçeneğine girildiğinde bu ekran gelir. Buradan istenilen özellikler belirlenip Tamam düğmesine basılır. Sütunları dondurmak için tablonun sol tarafından istenilen sütunları seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları dondur seçeneği seçilir. Tabloda sağa doğru kayarken bu sütunlar kaybolmaz. Bunun için Biçim menüsünden Sütunları göster seçeneğine girildiğinde yandaki gibi bir liste gelir. Bu listeden istenilen sütunların işareti kaldırılıp gizlenebilir veya gizli sütunlar seçilerek geri getirilebilir. Sorguda Ölçüt yazarken kullanılabilecek bazı ifadeler Ölçüt Operatörü Açıklaması > büyüktür Ölçüt yazılan alan türü; Sayı ise, belirtilen sayıdan büyük olan sayıların, Metin ise belirtilen harf veya harflerden sonra gelen metinlerin, Tarih ise belirtilen tarihten sonra gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir. < küçüktür Ölçüt yazılan alan türü; Sayı ise, belirtilen sayıdan küçük olan sayıların, Metin ise belirtilen harf veya harflerden önce gelen metinlerin, Tarih ise belirtilen tarihten önce gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir. <= küçük eşit Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden küçük veya eşit olan kayıtları getirir. >= büyük eşit Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden büyük veya eşit olan kayıtları getirir. Between (Arasında) Sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen iki değer arasındaki değeri taşıyan kayıtları getirir. Like (Đle başlar) Ölçüt yazılan alanın veri türü metin ise, belirtilen harf veya harflerle başlayan kayıtları getirir. PROJE NO alanı için > 200 HĐZMET SÜRESĐ alanı için >=10 and <=20 Proje numarası 200 den büyük olan kayıtları getirir. Hizmet süresi 10 a eşit veya büyük ve 20 ye eşit veya küçük olan kayıtları getirir. SOYADI alanı için Between A and E Soyadı A harfi ile E harfi arasında başlayan kayıtları getirir. 12
TEŞEKKÜRLER... 13