T.C. BAŞBAKANLIK ATATÜRK KÜLTÜR, DİL VE TARİH YÜKSEK KURUMU PROJE TAKİP VE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU I. İçindekiler 1. PROJE SİSTEMİ WEB ADRESİ... 2 2. GİRİŞ EKRANI... 2 3. KAYIT VE SİSTEME GİRİŞ... 2 4. SİSTEME GİRİŞ... 3 5. YENİ PROJE ÖNERİSİ TANIMLAMA... 4 6. PROJE BAŞVURU FORMU... 4 a) Başvuru Bilgileri... 4 b) Kabul ve Taahhüt Beyanları... 5 c) Proje Detayı... 7 d) Bütçe ve Gerekçesi... 11 e) Başvuru Sonlandırma... 13 1
1. PROJE SİSTEMİ WEB ADRESİ Proje sahipleri, proje başvurularını gerçekleştirmek aşağıdaki web adresini tıklayarak Proje Takip ve Yönetim sistemine girmelidirler. www.proje.ayk.gov.tr 2. GİRİŞ EKRANI Sayfa açıldığında giriş ekranı ile karşılaşılır. Ekranın sağ tarafında sistemin kullanım kılavuzu ve proje başvurularının nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin başvuru kılavuzu mevcuttur. Gerekli bilgi elde edildikten sonra Sisteme Giriş düğmesi tıklanır. 3. KAYIT VE SİSTEME GİRİŞ Sisteme giriş düğmesi tıklandıktan sonra kayıt ve sisteme giriş sayfası açılacaktır. Sisteme ilk kez giriliyorsa yeni kullanıcı kaydı düğmesi tıklanarak kayıt gerçekleştirilecektir. 2
- Yeni Kullanıcı Kaydı düğmesinin tıklanmasıyla, aşağıdaki form karşımıza çıkacaktır. Gerekli bilgiler doğru bir şekilde doldurulduktan sonra, üyelik koşulları okudum ve kabul ediyorum bağlantısı tıklanarak üyelik koşullarının yazılı olduğu bölüm açılır. Üyelik koşullarının kabul edilmesi sonrasında Kaydet düğmesi tıklanır. Bir sonraki aşamada girilen mail adresine aktivasyon mesajı gönderilir. Gelen e-postada bulunan linkin tıklanmasıyla kayıt gerçekleştirilir. 4. SİSTEME GİRİŞ Kullanıcı kaydı gerçekleştirildikten sonra Kayıt ve Sisteme Giriş sayfasına TC Kimlik No ve Parola girilerek sisteme giriş yapılır. 3
5. YENİ PROJE ÖNERİSİ TANIMLAMA Sisteme girişten sonraki aşamada karşımıza Proje önerilerinin ve takibinin gerçekleştirildiği sayfa çıkar. Yeni Proje Önerisi Tanımla düğmesi tıklanarak yeni proje başvurusunun ilk adımı gerçekleştirilir. 6. PROJE BAŞVURU FORMU Açılan ekranda 5 aşamalı başvuru formu doldurulacaktır. Her aşamanın sonunda kaydet devam et düğmesi tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Aşamalardan sırasıyla: a) Başvuru Bilgileri Proje Başvuru formunda bulunan soru işareti simgeleri ve yardım düğmeleri, ilgili alan hakkında yardım amaçlıdır. Tıklanması halinde açılan sayfada, ilgili alanın açıklaması yer almaktadır. 4
Her bölümde gerekli bilgiler eksiksiz olarak girildikten sonra kaydet devam et (2) düğmesi tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. b) Kabul ve Taahhüt Beyanları Proje ön bilgileri doldurulduktan sonra proje ekipleri için ilk iki sayfadaki Kabul ve Taahhüt (Proje Ekibi) ve Proje Ekibi sayfaları, Kurum ve Kuruluşlar için ise Kabul ve Taahhüt (Kurum/Kuruluş) ve Kurum / Kuruluş Yetkilileri sayfaları doldurulur. Bölümün tamamlanması için 1 nolu kutucuk ve daha sonra 2 nolu kaydet devam et düğmesi tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. 5
Proje ekip bilgileri girmek için Proje Ekibi bölümüne Personel Ekle düğmesi tıklanır. Tıklandıktan sonra açılan sayfada pop-up sayfa ile karşılaşılır. Personel bilgileri girilir. Farklı seferlerde bir ya da birden fazla personel bilgisi eklenerek Kaydet devam et düğmesine basılarak aşama tamamlanır. 6
c) Proje Detayı Proje kısa tanıtımı (1) Proje Başlığı, özet, anahtar kelimeler, amaç, konu ve kapsam, literatür özeti, özgün değer, yöntem, araştırma imkânları ve yaygın etki/katma değer bölümleri doğru bir şekilde doldurularak kaydet devam et düğmesi tıklanır. Projede kullanılacak mevcut makine/teçhizat Projede kullanılacak mevcut makine teçhizat listesine ekleme yapmak istendiğinde (a) ekle düğmesi tıklanır. Daha sonra açılan ekranda (b) teçhizata ilişkin gerekli bilgiler doldurulur ve kaydedilir. Aynı şekilde istenildiği kadar ekleme yapılabilir. a) 7
b) Çalışma takvimi ve başarı ölçütleri Çalışma takvimine ilişkin iş zaman çizelgesi (1) nolu link tıklanarak indirilir. İndirilen çizelge doldurulur ve PDF olarak kaydedilir. Daha sonra (2) nolu dosya seç düğmesi tıklanır ve PDF dosyası seçilir. Ekle (3) düğmesine basılarak çizelge sisteme yüklenir. Kaydet devam et (4) düğmesi tıklanarak bu aşama gerçekleştirilir. 8
Microsoft Office 2010 ve üstü versiyonları için; ilgili alanları doldurduktan sonra "Dosya" menüsünden "Farklı Kaydet" seçeneğine tıklayınız. Açılan pencerede "Kayıt Türü" alanındaki dosya tipini PDF olarak seçiniz ve masaüstünüze kaydediniz. PDF olarak kaydettiğiniz dokümanı dosya seç diyerek seçmeli ve ekle butonuna tıklayarak sisteme yüklemelisiniz. *Microsoft Office 2003 kullanıcıları için; internetten http://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=18413 adresindeki PDF eklentisini bilgisayarınıza indiriniz ve yukarıdaki adımları uygulayınız. *Microsoft Office 2007 için; internetten http://www.microsoft.com/tr-tr/download/details.aspx?id=7 adresindeki PDF eklentisini bilgisayarınıza indiriniz ve yukarıdaki adımları uygulayınız. -Eklenti bilgisayara yüklendikten sonra Excel dosyası açılır, farklı kaydet düğmesi tıklanır, kayıt türü sekmesinden PDF türü seçilir ve dosya kaydedilir. 9
İş zaman çizelgesi eklendikten sonra iş paketi eklemek için iş paketi ekle düğmesine tıklanır. Aşağıda görülen ekran karşımıza çıkar. Bilgiler girilirken sayfaya sığmadığı takdirde kırmızı okla gösterilen kısımdan alan büyütülebilir. Bilgiler girildikten sonra kaydedilir. Proje Yürütücüsünün diğer projeleri ve yayınları Proje yürütücüsü daha önce tamamlamış olduğu (son 5 yılda) proje, yayın ve kitap var ise yürüttüğü projelerle ilgili bilgileri aşağıda açılan ekranda uygun bir şekilde doldurur ve kaydeder. 10
d) Bütçe ve Gerekçesi Genel bütçe tablosu Genel Bütçe Tablosu İndir bağlantısı ile indirilen excel dosyasına bütçeye ilişkin bilgiler eksiksiz doldurulur ve sisteme PDF olarak eklenir. 11
Alınması önerilen makine/teçhizat sarf malzemesi ve hizmet Alınması önerilen makine-teçhizat, sarf malzemesi ve hizmet alımına ilişkin bilgiler ekle düğmeleri tıklanarak açılan sayfalar aracılığıyla doldurulur ve kaydedilir. Seyahat giderleri Seyahat giderleri tablosu indir düğmesi tıklanarak indirilen tablo doldurulur ve PDF olarak kaydedildikten sonra ekle düğmesi ile sisteme eklenir. Ekranın altında yer alan yurt içi ve yurt dışı seyahat giderleri bölümü doldurulduktan sonra kaydet devam et düğmesi tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. 12
Bursiyer ve yardımcı personel Bursiyer veya yardımcı personel eklemek istendiğinde Bursiyer ekle veya yardımcı ekle düğmeleri tıklanır. Açılan sayfada gerekli bilgiler doğru bir şekilde girilerek kaydedilir. e) Başvuru Sonlandırma Proje öneri başvuru formunuzu doldurduktan sonra PDF oluştur (1) düğmesine tıkladıktan sonra proje bilgileri üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. PDF oluştur düğmesi tıklanarak girilen bütün bilgiler sonucunda ortaya çıkarılan form, sistem tarafından otomatik olarak PDF formatına dönüştürülür. Oluşturulan PDF Başvuru Önizle (2) düğmesine tıklanarak incelenebilir ve istediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra projenizin tekrar PDF'sini oluşturup değişikliği görüntüleyebilirsiniz. Eksik veya hatalı bilgi mevcut olması durumunda, Gönder düğmesi (3) tıklanmadan önce geriye dönülüp, hatalı bilgiler düzeltilebilir. 13
Ortaya çıkan PDF Formda tüm bilgilerin eksiksiz olması halinde Gönder (3) düğmesi tıklanarak Proje başvurusu gerçekleştirilir. ÖNEMLİ! Gönder düğmesi tıklandıktan sonra, proje başvurunuz üzerinde hiçbir değişiklik yapamazsınız. ÖNEMLİ HATIRLATMA ÇEVRİMİÇİ BAŞVURU GÖNDERMENİZ, 2 (İKİ) ADET İMZALI KOPYASINI GEREKLİ EKLERİYLE BİRLİKTE SON BAŞVURU TARİHİNDEN ÖNCE GÖNDERME ZORUNLULUĞUNUZU ORTADAN KALDIRMIYOR. MUTLAKA ÇEVRİMİÇİ BAŞVURU TARİHİNİZDEN SONRAKİ 10 (ON) İŞGÜNÜ İÇERİSİNDE EKLERİYLE VE İMZALI ŞEKİLDE BAŞVURUNUZU POSTA/KARGO/ELDEN, İLGİLİ KURUMUN BİLİMSEL ÇALIŞMALAR MÜDÜRLÜĞÜNE GÖNDERİNİZ. 14