VEGAWIN BELGE CONVERTER Müşterilerimizin veya bayilerimizin excel,txt dosya formatında gelen alış faturaları,sipariş belgeleri veya alış irsaliyelerini Vegawine aktarabileceği kullanımı kolay bir programdır. Kurulumunu VegawinBelgeConverter.msi adlı dosya ile yapabilirsiniz.kurulum programını çalıştırdıktan sonra ilk adımda İleri butonuna basılır..
Daha sonra Programın kurulacağı dizin belirlenir.ileri butonuna basılır. Tekrar ileri butonuna basılarak
Kurulum gerçekleştirilir.kurulum yaptıktan sonra programının yüklü olduğu dizinde active dosyasını çalıştırarak Belge converter lisansınızı aktive ediniz. Şimdi program üzerinde bulunan alanların nasıl kullanıldığını inceleyelim...
Programı açılışında size aktarım yapacağınız vega firmasını ve dönemini sorar.bu bilgileri seçerek Tamam butonuna basınız.
1.İlk olarak excel dosyamız Dosya yazan kısmın sonndaki üç noktaya tıklanarak seçilir.
Excel sayfası kısmında Default olarak excel dosyasının ilk sayfası gelir.siz farklı bir sayfadan aktarım yapıcaksanız Excel Sayfası alanından bunu seçebilirsiniz. 2.Cari Adı kısmından Alış faturalarının Carisi seçilir. Cari Tanımla butonuna basarak vegawinde tanımlı cari kartın kodunu ve adını yazaak cari kartı tanıtmalısınız.cari tanımla ekranında Firma Kodu ve adını girdikten sonra ekle butonuna basınız.tanımlama ekranından çarpı ile çıkabilirsiniz.
Tanımlanmış olan cari kartınızı Cari adı alanına tıkladığınızda çıkan listeden seçiniz.bu listeye sadece aktarım esnasında tanımladığınız firma bilgileri gelir. Eğer dosyamızda ki faturalar sadece tek bir firma ait değilse, aktarım dosyasında sutun olarak firma bilgisi mevcutsa bunu kolon eşleştirme alanından eşleştirerek farklı firmaların faturalarını da tek saferde aktarabilirsiniz. Depo alanından stoklarımızın hareket deposu seçilir. Dosyamızda bulunan belgeler in vegawinde oluşturulacak belgetipi Belge tipi alanından seçilir. Vegawinde oluşacak belgelerimizin KDV Hariç mi Dahil mi olduğu bilgisi seçilir. Vegawine aktarılacak belgelerin temel bilgileri seçildikten sonra YÜKLE butonuna basılır.excel dosyasını görüntülemek için Önizleme butonuna basılır.
Excel dosyamızı yükledikten sonra Kolon eşleştirme Alanından Excel dosyamızda bulunan kolonları vegawinde oluşacak fatura üzerindeki alanlar ile eşleştirme işlemi yapılır. Kolon adları kısmında Excel dosyamızda bulunan sütünları görürsünüz. Hedef alanı kısmında Faturada excelde bulunan kolon hangi bilgiye eşit ise o alan seçilir.örneğin Excel dosyamızda ISK1 kolonumuzu Hedef alan listemizden İskonto alanına eşitliyoruz.hedef alanda bulunan İskonto alanı faturamızın 1.İskonto alanıdır. Ondalık tipi kısmında ise fatura aktarım dosyamızda ondalıklı fiyatlar hernagi bir ondalık ayıracı ile ayrılmamışsa sayısal alanın sondan kaç hanesinin ondalık hane sayısı olarak ayarlanacağı seçilir.örneğin Fiyat alanımızda 12500 yazılmış.bunu 125,00 olarak aktarmak istiyoruz.bu durumda Ondalık tipi kısmından 2 seçilir.olduğu gibi seçilirse aktarım dosyamızda sayısal değer nasıl yazıldı ise ayne o şekilde aktarımı gerçekleştirir.
Bütün bu ayarları kalıcı hale getirmek için Taslak Kaydete basılır.peki bu bizim ne işimize yarar? Şöyle ki sürekli aynı formatta aktarım dosyaları geliyor ise Taslak olarak kaydettyiğimiz şablonu Taslağı aç kısmından açtığımızda sadece excel dosyamızı yükleyerek aktarıma başlayabiliriz.tekrar tekrar aynı ayarları ve kolon eşleşmelerini yapmak zorunda kalmayız. Bu şablonu kolay erişebileceğiniz bir yere kaydetmenizi tavsiye ederiz.mesela C dizininde aktarım şablonları adında bir klasör açarak oraya kaydedebilirsiniz.daha sonraki aktarımlarınızda Taslak aç dediğinizde C dizininden ilgili klaösürü seçerek şablon dosyasını ekrana çağırabilirsiniz. Evet son olarak Aktarımı başlat butonuna basarak Vegawine excel dosyamızda bulunan fatura bilgilerini Alış faturası olarak aktaralım.aktarım sırasında karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelirse aktarım dosyanızda olan, ancak Vegawinde açılmayan bir stok olduğunu anlıyoruz.
Bu stoğu açabilmek için bu gelen pencerenin alt kısmında ki Stokları Aç butonuna basılır. Ve aşağıdaki mesajı alırsınız.tamam butonuna basılarak aktarıma devam edilir. Aktarılamayan herhangi bir bilginiz var ise bu satırları Aktarılamayan stoklar kısmında görebilirsiniz.
Txt uzantılı dosyaları aktarabilmeniz için gerekli adımlar şöyledir ; Dosya seçtiğiniz yere tıklanır.dosya türünden Text dosyası seçilir ve Gözat penceresinden aktarılacak text dosyamız seçilir.
Dosyamız seçildikten sonra Text dosyası şablonu oluşturma ekranı gelir. Bu ekran açıkken Text dosyamızı açarak aktarılacak kolonları sırasıyla kolon sayılarını kolon doldurma alanından seçiniz. Benim text dosyam aşağıdaki gibidir Barkod hanem 16 karakter miktar hanemi de 8 karakter olarak belirledim.burda dikkat edilmesi gereken kolonların hane sayısını belirlerken diğer kolonun başlangıcına kadar saymak.yukardaki Text dosyasında gördüğünüz gibi imleç Miktarın başlangıcında duruyor ve ben oraya kadar tam 16 hane saydım.miktarıda aynı şekilde sayıp kolon sayılarını belirledim.
Daha sonraki adımda Kolonları Oluştur butonuna basıyoruz.oluşan kolonları pencerenin sağ tarafından görebilirsiniz.burdan doğru oluşup oluşmadığını kontrol ediniz.
Kontrollerinizi tamamladıktan sonra bu şablonuda daha sonraki aynı formattaki dosya aktarımlarınızda kullanmak için kaydedebilirsiniz. Son adım olarak Kolonları Onayla ve Devam et e basarak Aktarım oenceresine geçiyoruz. Burda artık excel dosyasındaki aktarım adımları ile aynı adımları takip ederek aktarımı tamamlayabilrisiniz. Önce Yükle butonuna basıyorsunuz.ekranda görmek için Önizleme ye basıyorsunuz.aktarım bilgilerini giriyorsunuz.(firma,depo,kdv bilgisi).daha sonra aktarımı başlat ile faturaları vegawinde oluşturuyorsunuz.
Not:Eğer text dosyanızda belge numarası yok ise program hepsini bir belge olarak kabul edip, kendisi otomatik bir belge numarası verir