FAKS SUNUCU EĞİTİM DÖKÜMANI

FAKS SUNUCU EĞİTİM DÖKÜMANI

1. Faks Tanımlama 1.1. Uygulamalar Santral Yönetimi Faxlar Fax Ayarları Ekranı açılır. 1.2. Yeni bir faks tanımlamak için Navigasyon Çubuğundaki Ekle düğmesi tıklanarak yeni bir kayıt ekranı açılır. Açılan ekrandaki alanlar ve girilmesi gereken bilgiler aşağıdaki gibidir: Alan Adı Sunucu Fax Numarası Dahili Açıklama Ülke Kodu Alan Kodu Şehirlerarası Önek Uluslararası Önek E-Posta Profil Fax Durumu Notlar Modem Açıklama Santralin kurulu olduğu sunucu bilgisinin girildiği alandır. Faks numarasının girildiği alandır. Santralde faks için tanımlanacak dahili numarasının girildiği alandır. Faks için verilecek isim bilgisinin girildiği alandır. Türkiye için 90 ülke kodu bilgisinin girildiği alandır. Faks numarasının ait olduğu alan kodu bilgisinin girildiği alandır. 0 bilgisinin girildiği alandır. 00 bilgisinin girildiği alandır. Faks gönderimi ile ilgili bilgilendirmenin yapılacağı e-posta adresinin girildiği alandır. Faksın çalışma durumu ile ilgili bilginin verildiği alandır. Faks ile ilgili varsa ek notların girildiği alandır. Faksın tanımlı olduğu modeme ait bilginin verildiği alandır. Bu bilgi, faks için istemci (client) kurulumu sırasında gerekmektedir. 1.3. Tüm bilgiler girildikten sonra, değişikliklerin kaydedilebilmesi için Navigasyon Çubuğundaki Kaydet düğmesi tıklanır. 1.4. Faks ayarlarının geçerli olması için Uygulamalar Santral Yönetimi Santral Ayarları Sunucu Ayarları ekranı açılır ve Uygula düğmesi tıklanır. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 2

2. Faks Kurulumu 2.1. http://tegsoft.com/faxclient.exe adresinden Faks için kullanılacak program dosyası indirilir. 2.2. İndirilen kurulum dosyası tıklanarak çalıştırılır. Açılan dosyanın çalışmasına izin verilir. 2.3. Dil seçeneği ekranı açılır, OK denilerek standart seçili dil kabul edilir. 2.4. Next düğmesine tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 3

2.5. Licence Agreement ekranı açılır. I accept the aggrement seçeneği seçildikten sonra Next düğmesine tıklanır. 2.6. Select Destination Location ekranı açılır. Next düğmesine tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 4

2.7. Select Start Menu Folder ekranı açılır. Next düğmesine tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. 2.8. Select Additional Tasks ekranı açılır. Next düğmesine tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 5

2.9. Install düğmesine tıklanarak kurulum başlatılır. 2.10. Açılan pencerede Next düğmesine tıklanarak bir sonraki aşamaya geçilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 6

2.11. Finish düğmesine tıklanarak kurulum tamamlanır. 2.12. Winprint HylaFAX Reloaded kurulumu tamamlandıktan sonra, kendisini HylaFAX adında bir yazıcı olarak da sisteme tanımlar. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 7

3. Faks Gönderimi 3.1. Faks olarak gönderilecek doküman açılır ve Yazdır seçeneği seçilir. Yazıcı alanından Faks olarak tanımlanmış olan yazıcı seçilir ve Yazdır düğmesi tıklanır. 3.2. İlk kez faks gönderimi yapıldığı için faksın ayarlarının yapılmasını istemektedir. Açılan iletişim kutusunda Yes düğmesi tıklanarak konfigürasyon işlemi için gerekli adıma geçilir. 3.3. Configure HylaFAX Client penceresi açılır. Bu alandaki seçenekler ve açıklamaları aşağıdaki gibidir: Alan Adı HylaFax server address Username Password Email Modem Açıklama Santral in kurulu olduğu server adresi girilir Sistemdeki herhangi bir kullanıcı adı girilir (kendi kullanıcı adınız) Bu kullanıcıya ait şifre bilgisi girilir (kendi şifreniz) Faksın gönderimi ile ilgili bilgilerin geleceği mailler için e-posta adresi girilir. (kendi e-posta adresiniz) Bu alana, Santralde yapılan faks ayarlamasında belirtilen modem bilgisi girilirse, sadece o modem üzerinden faks işlemleri yapılır. Bilgi girilmez ise herhangi bir modem üzerinden işlem yapabilir. Yukarıda belirtilen şekilde ayarlar değiştirildikten sonra OK düğmesine tıklanır. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 8

3.4. Faks gönderimi için gerekli bilgilerin girileceği Send FAX to ekranı açılır. Açılan ekranda, FAX Numbers alanına faksın gönderileceği telefon numarası ya da numaraları noktalı virgül ile ayrılarak girilir, Notify E-Mail alanında faksın durumu ile ilgili bilginin girileceği e-posta adresi bilgisi görüntülenir ve Send düğmesi tıklanır. NOTLAR: 1. Eğer faks ileriki bir tarih için gönderilmek isteniyorsa, Postpone to bölümündeki seçenekler ile faksın gönderileceği tarih ve saat bilgileri girilebilir. 2. Faksın gönderimi sırasında oluşabilecek bir problem karşısında önlem amacıyla, Keep retrying for alanından, faksın gönderiminin kaç gün, kaç saat ya da maksimum kaç arama boyunca tekrarlanacağı bilgisi girilebilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 9

3.5. Faksın gönderim durumu ile ilgili olarak Notify E-Mail bölümünde belirtilmiş olan e-posta adresine bilgi maili gönderilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 10

4. Gelen Faksları Görüntüleme 4.1. Gelen fakslar, e-posta olarak iletildiği gibi, takibi Uygulamalar Santral Yönetimi Faxlar Gelen Fax Listesi ekranından da yapılabilir. 5. Farklı Faks cihazlarından Faks Gönderme 5.1. Sistemde birden fazla faks yer alıyorsa, bu faksların öncelikle tanımlamasının yapılması gerekir. Tanımlama işlemi, 1. TegsoftPBX te Faks Tanımlama bölümünde yer alan adımlar sırasıyla takip edilerek gerçekleştirilir. 5.2. Her bir faks için bir yazıcı tanımlaması yapılmalıdır. Bu işlem 2. Faks Kurulumu bölümünde 2.7 numaralı maddeden itibaren adım adım anlatılmıştır. Bu adımlar takip edilerek tanımlamalar gerçekleştirilir. 5.3. Hangi fakstan gönderim gerçekleştirilecekse, yazıcı seçimi adımında o faksa ait yazıcı seçilerek işlem 3. Faks Gönderme bölümündeki adımlar takip edilerek gerçekleştirilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 11

6. Aynı Anda Birden Fazla Dokümanı Faks ile Gönderme 6.1. Gönderilmek istenen ilk doküman açılır ve Yazdır seçeneği ile işlem başlatılır. Açılan Send FAX to penceresinde Documents to send alanında, ilk dokümanın adı görüntülenmektedir. 6.2. Send FAX to penceresi kapatılmadan, gönderilmek istenen ikinci doküman açılır ve Yazdır seçeneği ile işlem başlatılır. Açılan Send FAX to penceresinde Documents to send alanında, ikinci dokümanın adı da görüntülenmektedir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 12

6.3. Gönderim işlemi, bu dokümandaki Madde 3.4 ve sonrasında anlatıldığı şekilde gerçekleştirilir. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 13

7. Aynı Faksı Birden Fazla Kişiye Gönderme 7.1. Aynı anda birden fazla faks numarasına aynı faksın gönderilmesi için, bir adres listesine ihtiyaç vardır. Bu adres listesini oluşturmanın en kolay yolu, daha önceden gönderim gerçekleştirilen numaraların kaydedilmesidir. 7.2. Bir faks numarasını kaydetmek için, Send FAX to penceresinde FAX numbers alanına yazılan faks numarası Save Number düğmesine tıklanır. Açılan iletişim kutusuna alıcı adı yazılarak OK düğmesine tıklanır. 7.3. Birden fazla numaraya aynı faksın gönderilmesi istendiğinde, Send FAX to penceresinde yer alan Select düğmesine tıklanarak, adres defterine daha önceden kaydedilmiş olan numaralardan gönderim yapılmak istenenler seçilir ve OK düğmesine tıklanır. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 14

7.4. Gönderim yapılacak faks numaraları, FAX numbers alanında noktalı virgül ile ayrılarak yazılmıştır. Faksın gönderimini tamamlamak için Send düğmesine tıklanır. Tegsoft Yönetim ve Bilişim Hizmetleri Tic. Ltd. Şti. S a y f a 15