Paranızı Sokağa Atmayın TIBCO Nimbus un Süreç Yönetimi Çözümleri ile Yatırımlarınızın Geri Dönüş Hızını Arttırın Richard Parker Nimbus Genel Müdürü
İçindekiler Süreç Bilgisi Organizasyonunuzun Entelektüel Sermayesi... 3 Süreçler Arasında Boğuluyor musunuz?... 3 Uygunluk Sağlamak... 4 Süreç Bilginizin Ziyan Olmasına İzin Vermeyin... 4 SAP Solution Manager ve TIBCO Nimbus ile Performansı Arttırın... 5 Başlamak için Uygun Zaman Nedir?... 5 TIBCO Nimbus Hakkında... 6 2
Süreç Bilgisi Organizasyonunuzun Entelektüel Sermayesi Bir işletmenin muhtemelen en önemli varlığı organizasyondaki kilit iş süreçlerinin nasıl işlediğini, kimin neyden sorumlu olduğunu ve süreçlerdeki istisnaların nasıl yönetildiğini kapsayan çalışanlardaki bilgidir. Bu bilgi varlığını kullanmak için çalışanlar hızlı ve kolay bir şekilde ihtiyaç duydukları işlemlerde neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağını bulabilmelidirler. İhtiyaç duyduklarına ulaştıklarında ise elde ettikleri bilgi anlaşılır ve güvenilir olduğu kadar güncel, tam ve doğru da olmalıdır. 2001 yılında ABD li araştırma firması Outsell Inc 1 tarafından 6300 bilgi işçisi arasında gerçekleştirilen bir çalışma, bilgi işçilerinin haftada 8 saate varan bir süreyi (zamanlarının %20 sini) doğru bilgiyi bulmak için harcadıklarını ortaya koymuştur. 2005 yılında aynı çalışma tekrarlandığında bu süre 11 saate ya da zamanlarının %27 sine çıkmıştır. Acaba bu süre işletmenizdeki çalışanlar için ne kadardır? Şimdi buna bir de ERP geçişi veya sürüm yükseltmesi gibi büyük bir iş dönüşümünü ekleyin bu iş organizasyonunuzda süreç geliştirme anlayışını nasıl etkileyecektir? Son 10 yılda tüm dünyada 700 civarında organizasyon, bilgiyi süreç formatında elde etmek, yönetmek ve yayılımını sağlamak amacıyla TIBCO Nimbus ile çalışarak gözle görülür performans artışı sağlamıştır. Bu şirketlerle (bunların 50 si 500 küresel şirketin arasındadır) çalıştıktan sonra, TIBCO Nimbus süreç bilgilerini elde etmek, yönetmek ve yayılımını sağlamak için kurum çapında uygulanabilir bir yönetim uygulaması ve yaklaşımı olan TIBCO Nimbus ı geliştirmiştir. Süreçler Arasında Boğuluyor musunuz? Çoğu organizasyonun birçok formatta ve yerde bolca süreç dokümantasyonu elde etmekle sonuçlanan (bkz. Şekil 1) ya süreçlere dayanan ya da süreç içeriği oluşturmayı amaçlayan girişimleri vardır. Farklı yazarlar ya da paydaşlar program geçişleri, birleşmeler ve satın almalar, maliyet düşürme çabaları, Yalın 6 Sigma, uygunluk, risk yönetimi ve dış kaynak veya ortak hizmet merkezi kullanımı gibi birden fazla proje için süreç içeriği oluştururlar. Şekil 1: İş süreçleri yönetişim yaklaşımını geliştirmek. Tipik Durum: Süreçler farklı amaçlar için eksikliklerle, çakışmalarla ve genel bir yönetim ve standart olmadan belirlenir. Örnek Uygulama: Tek bir kaynakta muhafaza edilen, kurumun canlı bir varlığı olan ve merkezi olarak yönetilen iş süreçleri. 1 Outsell Inc www.outsellinc.com araştırma linki 3
Örneğin ERP geçişleri, sistem entegrasyonu, tasarımı ve testini mümkün kılan, fakat otomatikleştirilen adımların etrafında manuel olarak ve insanlar tarafından yürütülen süreçleri göz ardı eden, siparişten tahsilâta veya satın almadan ödemeye gibi bir uçtan diğer uca uzanan çok detaylı bilgi akışları içerir. Sonuç olarak, son kullanıcılar bazı alanlarda bolca fakat birbiriyle çakışan teknik detay ve süreç tanımlarına rastlamakta buna karşın diğer alanlarda süreçlerdeki görünürlük ve güvenilirlik boşluğu nedeniyle karışıklıklar yaşamaktadır. Çok sıkça, süreç dokümantasyonu büyük maliyetlerle oluşturulur ve doğrulanır, detaylı iş planlarında kullanılır ve bundan sonra bir daha asla bakılmaz. Uygulamaya geçiş sırasında süreçlere ince ayarlar yapılır ancak kısa bir süre sonra süreçler fonksiyonel yığınlara dönüşür. Eğitimler, bir uçtan diğer uca süreçlerle ilgili çok az görünürlük veya takviye içeren kişisel işlemlere ait kopuk koçluk çalışmaları haline gelir. Genellikle, süreç bilgisi kopyalama yapılarak veya yeniden yazılarak dokümanlara konur, intranette mükerrer olarak yer alır veya sadece insanların kafasında bulunur. Peki ya sonuç? Bütün bunların sonucu, uçtan uca şeffaflığın olmayışı ve rollerle sorumlulukların netleştirilememesidir. TIBCO Nimbus, tüm bu konuları ve değişik pay sahiplerini dikkate alarak, basit bir formata, kanıtlanmış bir yaklaşıma, sağlam bir yönetişim modeline ve taktik projelerden kurum çapındaki çalışmalara kadar geniş bir ölçekte uygulanabilir ağ sunucusu yeteneğine sahip bir çözüm sunmaktadır. Uygunluk Sağlamak TIBCO Nimbus ile süreç içeriği için denetim standartlarına uygun olarak değişim yönetilir ve rol tabanlı ağ erişimi aracılığıyla kişiselleştirilip dağıtılır. Çalışanlar bizzat süreçteki bilgilere göre çalıştıkları ve denetlendikleri için uygunluk ek bir yük olarak değil operasyonel mükemmelliğin bir yan ürünü olarak elde edilir. Süreç Bilginizin Ziyan Olmasına İzin Vermeyin Süreç yönetimini etkin bir hale getirmek için süreçleri gerçekleştiren kişilerle bağlantı kurmanız ve bu bağlantıları sürdürmeniz gerekir. Kolayca erişilebilen, anlaşılabilen ve doğruluğuna inanılan bilgi kullanılır ve başkalarına tavsiye edilir. İçerik, insanların çalışma biçimlerini geliştirmek amacıyla güncel bir şekilde güvenilir olduğunda, gerçek zamanlı operasyonel metriklere bağlandığında ve kullanışlı bilgi ve işbirliği olanakları sunduğunda sonuç çok daha iyidir. Süreçleriniz, onları düşünseniz de düşünmeseniz de, bütçeleseniz de bütçelemeseniz de, proaktif olarak yönetseniz de yönetmeseniz de önemli bir yatırımdır. Yatırımınızın yaşayan, yönetilebilen, kalıcı ve değerli bir varlık sağlamasını garanti altına almanız bu nedenle anlamlıdır. 4
SAP Solution Manager ve TIBCO Nimbus ile Performansı Arttırın TIBCO Nimbus ün SAP Onaylı SAP NetWeaver Entegrasyonu son kullanıcıların web tabanlı bir süreç görüntüsünden doğrudan ilgili işlem adımına ulaşmasını mümkün kılmaktadır (bkz. Şekil 2). Bu yaklaşım, süreç içeriğinden SAP yazılımını belirlemeyi, test etmeyi, öğretmeyi ve yönetmeyi daha görsel ve sezgisel bir hale getirmektedir. TIBCO Nimbus ün SAP Solution Manager ile tam olarak entegrasyonu hem teknik hem de işi yapan pay sahiplerine destek olmaktadır. Böylece, SAP nin en büyük müşterilerinden bazıları aktif ve yürütülebilen süreç yönetimini hayata geçirmektedirler. Şekil 2: TIBCO Nimbus SAP Solution Manager ile iki yönlü bir bağlantı içermektedir; kişiselleştirilmiş basit bir web tabanlı süreç görüntüsüne tıklayarak doğrudan ilgili işlem adımına, eğitime ve masaüstü prosedürlerine ulaşılabilir. Başlamak için Uygun Zaman Nedir? İşinizi dönüştürürken veya ERP ye geçerken / operasyonel döngüde hangi aşamada olursanız olun, TIBCO Nimbus süreçleri belirlerken ve başkalarına aktarırken harcadığınız zamanı azaltmada ve daha önce açığa çıkarılamayan konuları ve fırsatları aydınlatmada size yardımcı olur. Nereden başlarsanız başlayın, elde edilecek faydaların fark edilmesi zor değildir: Hızlandırılmış iş planları, otomatikleştirilmiş yeniden dokümante edebilme, benimsemenin arttırılması, daha az eğitim ihtiyacı ve düşük destek maliyeti veya kısaca mevcut uygulamaya geçirme ve kaynak kullanımınıza göre verimliliğin yükselmesi. İşinizde süreçler için daha az emek harcayarak TIBCO Nimbus den daha yüksek faydayı nasıl elde edebileceğiniz hakkında daha fazla bilgiye ulaşmak için lütfen http:// sitesini ziyaret ediniz. 5
TIBCO Nimbus Hakkında Merkez Ofisi İngiltere de bulunan TIBCO Nimbus, ABD, Benelüks ülkeleri, Doğu ve Kuzey Avrupa, Ortadoğu, Hindistan, Avustralya ve Çin deki ofisleriyle, İngiltere nin en hızlı büyüyen ve bu özelliğiyle düzenli olarak Deloitte in en hızlı 50 ve 500 listelerinde yer alan yazılım şirketlerinden biridir. 1997 de bu işe başladığından beri, TIBCO Nimbus 700 ün üzerinde organizasyona süreç yönetimi aracılığıyla değişimi yürütmesi konusunda yardımcı olmuştur. Müşterileri arasında Barclays, Chevron, HSBC, JP Morgan, Nestlé, Philips, Shell, Toyota ve Unilever gibi şirketler bulunmaktadır. Nimbus un müşterileri, bu yaklaşım ile süreç yönetiminin aşağıda yer alan konularda süreçler tarafından başlatılan çok çeşitli girişimler için daha hızlı ve daha başarılı sonuçlar elde edildiğini fark etmişlerdir. İş Dönüşümü Süreç İyileştirme Bütünleşik Uygunluk Yönetimi (FDA, Sarbanes Oxley, FSA, ISO) Operasyonel Kontrol ve Risk Yönetimi Performans Yönetimi (süreçlerle ilgili karne ve metrikleri de kapsayacak şekilde) Yazılımların Uygulamaya Geçirilmesi (tipik olarak SAP ve Oracle için süreç haritaları oluşturma) İş Süreçlerinde Dış Kaynak ve Ortak Hizmet Kullanımı İş Sürekliliği Yönetimi TIBCO Nimbus ün kullanılması etkin süreç yönetiminin gerçekleştirilmesi ve süreçlerin tüm pay sahipleri tarafından daha başarılı bir şekilde benimsenmesinin sağlanması için gerekli olan zamanı, çabayı ve maliyeti ciddi bir biçimde düşürmektedir. TIBCO Nimbus Orta ve Doğu Avrupa Çözüm Ortağı Sistema - 90 (212) 284 75 92 6