YAPIM SÖZLEŞMELERİNDE TALEP YÖNETİMİ (DERS-09)

İNŞAAT PROJELERİNDE SÖZLEŞME VE TALEP YÖNETİMİ INS5807 YAPIM SÖZLEŞMELERİNDE TALEP YÖNETİMİ (DERS-09) Doç. Dr. Deniz Güney Y. Mimar Vedat Akan 11 Aralık 2015 1 İÇİNDEKİLER 1. ANAHTAR KELİMELER 2. ÖNSÖZ 3. GİRİŞ 4. GENEL 5. TALEPLERİN NEDENLERİ 6. TALEP TÜRLERİ 7. YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI 8. TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ 9. TALEP PROSEDÜRLERİ 10. TALEPLERİN SONUÇLANDIRILMASI 11. TALEP ÖRNEKLERİ 12. SONUÇ 13. KAPANIŞ 2 1

Talep Talep Yönetimi Sözleşme Sözleşme Yönetimi ANAHTAR KELİMELER 3 ÖNSÖZ Sözleşme tarafları sözleşmeye uygun davranmaz, gerekçesiz taleplerde bulunur veya gerekçeli olanları reddeder ise, karşı tarafa haklı talepleri kabul ettirebilmek ne yapılmalıdır? Sözleşme koşulları nasıl analiz edilmelidir? Verimli ve etkili bir talep yönetimi için işleyiş yolları nasıl olmalıdır? Bu derste hep birlikte talep ile ilgili hedefleri ve stratejileri belirleyeceğiz. Buna bağlı olarak inşaat projelerinde taleplerin nasıl yapılması ve değerlendirilmesi gerektiği konusunda birbirimize yol(lar) göstereceğiz. Talep yönetimi sayesinde taraflar çok şeyler kazanabilir veya çok şeyler kaybetmeyebilir. Taleplerin ve bunların dayanaklarının doğru bilinmesi sayesinde, gereksiz ve uzun hukuksal tartışmalardan4 da (anlaşmazlıklardan/uyuşmazlıklardan) kaçınılmış olunur. 2

GİRİŞ Talep nedir? Talep sözleşmenin taraflarından birinin diğerine karşı sözleşmeden doğan haklarıdır. Talep normalde işveren için bir uyuşmazlık (anlaşmazlık) ve potansiyel bir fiyat artışı ve/veya süre uzatımı olarak kabul 5 edilir. GENEL (1/2) Talepler genellikle işveren ile yüklenici arasında bir anlaşmazlık (uyuşmazlık) olduğu durumlarda ortaya çıkar: Sözleşme çerçevesinde hak ve yükümlülüklerin yorumlanması olarak ortaya çıkabilir. Bazı olaylar ya da durumların sonuçları olarak ortaya çıkabilir. 6 3

GENEL (2/2) Yüklenicinin ek süre (süre uzatımı) veya ek ödeme arayışı içinde olması mutlaka bir uyuşmazlık yaratmaz. Ancak, işveren ek süre veya ödeme vermeyi onaylamadığı takdirde bir anlaşmazlık ortaya çıkabilir ve yüklenicinin de resmi bir talepte bulunmaktan başka çıkar yolu kalmaz. İdeal bir projede hiç talep olmaması gerekir idi. Ancak, inşaat projeler süresince, özellikle de büyük ve karmaşık projeler süresince bu tür anlaşmazlıklar 7 kaçınılmazdır. TALEPLERİN NEDENLERİ (1/2) Talepler çok farklı nedenlerden, hatta öngörülemeyen nedenlerden kaynaklanabilir olsa bile sık sık sözleşme maddelerine dayandırıldığı gözlenmektedir. Sözleşmeyi oluşturan çeşitli belgeler arasındaki herhangi bir çelişki, tutarsızlık veya belirsizlik işveren ve yüklenicinin hak ve yükümlülüklerinin farklı yorumlanması ile sonuçlanması olasıdır. Talepler proje yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarında ortaya çıkan durum ve olayların geniş yelpazesinden kaynaklanmaktadır. 4

TALEPLERİN NEDENLERİ (2/2) Değişiklik emirlerinin maliyet ve/veya zamana etkisi de çözümlenemediği takdirde talebe yol açabilir. Sözleşmelerde kullanılan ifadelerin anlam ve öz açısından açık olması idealdir. Ancak, aynı sözleşmeye tarafların farklı görüş açılarından bakmaları ve olayları farklı yorumlamaları taleplerin çözümünü zorlaştırabilir ve taleplerin çözümü biraz zaman alabilir. Bu gibi durumlarda sözleşme yöneticisine düşen görev, talebin anlaşmazlığa dönüşmesini önlemek ve talepleri sonuçlandırmaktır. TALEP TÜRLERİ (1/2) İşveren ile yüklenici arasındaki gerçek anlaşmazlıklar projenin tüm yaşam döngüsünü kapsayan konularda ve geniş bir yelpazede ortaya çıkabilir. Ayrıca, her projede kendine özgü özellikler içeren talep riskleri vardır. 10 5

TALEP TÜRLERİ (2/2) Yükleniciler tarafından öne sürülen en yaygın talep konularından bazıları şunlardır: İş değişiklikleri Belirsiz sözleşme belgeleri Sözleşme belgelerinde hatalar ve ihmaller Hakediş ödemelerindeki gecikmeler Farklı saha koşulları İşin durdurulması Sahaya ulaşmanın gecikmesi veya kesintiye uğraması İş miktarlarında dalgalanmalar Proje yönetimi veya mühendis tarafından geciktirilen onaylar 11 Mücbir sebep (Force majeure) YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (1/3) Talepler bazı yükleniciler için stratejik bir araçtır. Özellikle düşük veya sıfır kar marjı ile ihale alan yüklenicilerin proje süresince işin sonuna kadar sürekli taleplerde bulunmayı benimseyerek işi tamamlayabilme umudu içinde oldukları görülmektedir. Araştırmalar ve sağduyu bunun bir proje için sağlıksız bir durum olduğunu göstermektedir. Bu strateji yüklenicileri nakit akışı, sermaye aktarımı ve kar marjları açısından yüklenicileri olumsuz yönde etkilemektedir. 12 6

YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (2/3) Bazı yükleniciler ek süreye ve/veya ek ödemeye hak kazanabilmek için asılsız (haksız) talepler için çalışmalar yaparlar. Bu tür asılsız (haksız) talep oluşturma nedenleri: Kendi gecikmelerine kılıf uydurmak Kendi yetersizliklerine kılıf uydurmak Kendi kusurlarına kılıf uydurmak Gecikme cezalarına maruz kalmaktan kaçınmak Tamamen kar marjını yükseltmek 13 YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (3/3) Yüklenicilerin iyi niyeti ile bağdaşmayan ve sözleşmenin hiç bir maddesine dayandırılamayan bu tür haksız talepler proje yöneticisi veya mühendis tarafından kaale alınmamalıdır. Bir yüklenici talepler karşısında etkin ve dikkatli bir işveren tarafı bulduğu takdirde bu tür taleplerinden vazgeçecektir. Bu caydırıcı bir talep önleme prosedürüdür. Böylece işveren tarafı bu tür talepleri çürüterek gerçek talepler karşısında daha iyi bir konumda olur. 14 7

TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (1/10) Proje Yaşam Döngüsü ve Talepler: Taleplerin büyük bir çoğunluğu inşaat sırasında veya projenin daha sonraki evrelerinde ortaya çıkar. Bu taleplerin altında yatan veya temel neden çeşitli proje yaşam döngüsü aşamalarının herhangi birinde bulunabilir. Örneğin test ve devreye alma sırasında ortaya çıkan bir talebin kökeni tasarım sürecinin erken aşamalarında meydana gelen bir tasarım tutarsızlığı olabilir. Bir başka anlaşmazlık ise inşaat faaliyetlerinin doruk noktasında ihale aşaması öncesi hazırlanan sözleşme taslağında bazı bölümler arasındaki belirsizliklerden kaynaklanabilir. 15 TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (2/10) Taleplerin etkili bir biçimde önlenmesi, proje yaşam döngüsünün her aşamasında taraflar arasındaki ilişkilere endekslidir. Tarafların talep konusunda bilgili ve birbirlerine karşı anlayışlı olmaları sonucu projenin herhangi bir aşamasında talepler önlenebilir ve daha sonraki aşamalar için alt yapı oluşturulmuş olunur. 16 8

TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (3/10) Yüklenici bakış açısından, proje yaşam döngüsü projenin konsept aşamasından başlayıp tamamlanma aşamasına kadar uzanır ve dört (4) ana vere veya aşamaya ayrılabilir: 1) İhale öncesi aşama 2) İhale aşaması 3) Yapım aşaması ve sözleşmenin tasfiye aşaması 4) İşletme ve garanti aşaması Proje yaşam döngüsünün bu ana aşamaları bir çok altevreden oluşur. Etkili bir talep önleme süreci katılımcıların her aşamada daha sonraki aşamalarda da taleplerin nasıl önlenebileceği 17 TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (4/10) Bir talep önleme stratejisi genellikle birkaç cephede odaklanarak uygulanmaktadır. Bu cepheler: Proje yönetimi temel ilkeleri ve durum değerlendirme Sözleşmenin tüm tarafları arasında iyi iş ilişkileri Sözleşme yönetimi Planlama ve çizelgeleme Maliyet tahmini ve maliyet kontrol Değişiklik görüşmeleri (pazarlıkları) Dökümantasyon kontrol Proje risk yönetimi 18 9

TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (5/10) Proje Yönetiminin Temel İlkeleri: Bir projenin başarısı proje yönetimi ve inşaat yönetimi ilkelerinin ve tekniklerinin sağlam bir mühendislik tasarım ve planlaması ile uygulanmasına bağlıdır. Proje yönetimi bir projenin yaşam döngüsü boyunca projenin süresinde, bütçesinde ve belirtilen kalite düzeyinde tamamlanmasını teminen bir planlama, kontrol ve izleme sürecidir. 19 TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (6/10) İnşaat proje yönetimi temel becerileri şunlardır: Sözleşme hazırlıkları Etkili iletişim (hem yazılı hem de sözlü) İşin denetimlerini yürütmek Malzeme ve işçilik kalitesinde güvence Belgeleri izlemek için pratik teknikle kullanmak Kayıtları doğru tutmak Çeşitli proje katılımcılarından bilgi edinmek Projenin durumu hakkında sürekli haberdar olmak İlerleme toplantılarının yapılması ve tutanakların hazırlanması Maliyet tahmini, bütçeleme ve proje maliyet kontrolu 20 10

TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (7/10) Planlama, zamanlama ve proje süre kontrolu Proje ile ilgili ödemelerin izlenmesi Projenin her aşamasının tasfiyesi Yetki kullanma ve karar verme 21 TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (8/10) Etkin Sözleşme Yönetimi: Sözleşme yöneticisinin en vazgeçilmez görevi temel sözleşme ilkeleri hakkında bilgi sahibi olmak ve etkin sözleşme yönetimi ile inşaat süresince olaylara gün-gün hakim olarak sözleşme hükümlerini uygulamaktır. 22 11

TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (9/10) Planlama ve Çizelgeleme: Yüklenicinin ana iş programının irdelenmesi ilkesi sözleşme yönetiminin vazgeçilmezidir. Herhangi bir gecikme nedeninin belirlenmesi, projenin zamanında ya da gecikmiş olmadığının belirlenmesi, gecikme nedenlerinin belirlenmesi, gecikmiş onaylar, yüklenicinin iş ilerlemesinde eksiklikler bu irdelemeler ile açığa çıkar. İşverenlere karşı en zor talepler gecikme ile ilgili ve gecikme etkisi olanlardır. Planlama, zamanlama ve program izleme tekniklerinde inşaat proje yöneticisi ne kadar çok bilgili olur ise taleplerin önlenmesi 23 ve hafifletilmesi (telafisi) konusunda o kadar çok etkili olur. TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (10/10) Proje yaşam döngüsünün tüm aşamalarının planlanması ve programlanması sayesinde talepler büyük ölçüde azaltılabilir veya ortadan kaldırılabilir. Planlama mühendisi ihale öncesi aşamanın en başında özet düzeyde bir ön program geliştirmelidir. Böylece işverenin projenin önemli kilometre taşlarını (işe başlama, işletmeye alma, vb.) saptaması mümkün olabilir. 24 12

Talebin Alınması: TALEP PROSEDÜRLERİ (1/5) Yükleniciden talep ile ilgili gerekli tüm bilgilerin alınması üzerine sözleşme yöneticisi kesin hesap mühendisinin de yardımı ile talep raporunu hazırlayacaktır. Bu talep raporu aşağıdaki bilgileri içerecektir: Yüklenicinin sözleşmesel dayanağı Talebin parasal ve/veya süresel boyutu ile yüklenicinin nicelikleme yöntemi Talep öncesi yazışmaların özeti Saha notları, günlük raporlar, toplantı tutanakları, kişisel görüşmeler, telefon görüşmeleri ve benzeri 25 kayıtlar ile ilgili bilgilerin özeti TALEP PROSEDÜRLERİ (2/5) Talep Raporunun Hazırlanması: Tam tekmil talep dosyasının yükleniciden alınmasını takiben sözleşme yöneticisi; Talep analizini başlatır, Tüm veri ve belgeleri derleyip toplar, Verilerin toplayan veya üreten kişi tarafından imzalı ve tarihli olmasından emin olur, İlgili kişilerin tarihli ve imzalı beyanlarını toplar, Süre ile ilgili taleplerde inşaat takvimini irdeler ve günceller, Uzman görüşü/tanıklığı gerektiren sorunları tanımlar ve uygun eylem planı yapar. 26 13

TALEP PROSEDÜRLERİ (3/5) Talepte adı geçen kişilerden alınan beyanlar Talep ile ilgili tüm beyanlar, sözleşme hükümleri ve kesin hesapçının analizleri Yasal ve/veya diğer uzman görüşleri (gerektiği takdirde) İş programı özet analizi (gerektiği takdirde) Talep sonrası yüklenici ile yapılan tartışmaları/görüşmelerin özeti Talep sonrası yüklenici ile yapılan yazışmaların özeti Talebin sözleşme yöneticisi ile kesin hesapçı tarafından hazırlanmış ayrıntılı maliyet analizi Talep sonuçları ve öneriler 27 TALEP PROSEDÜRLERİ (4/5) Sonuçlar ve öneriler sözleşme yöneticisi tarafından taslak olarak hazırlanır ve proje yöneticisine sunulur. (Analiz sonuçları ve talep ile ilgili tavsiyeler belirtmelidir). Aşağıdaki alternatif öneri türlerinden biri yapılmalıdır: Talebin tamamen veya kısmen haklı olup, prensipte kabul edilebilir. Talep parasal değer ve süre açısından ilke olarak tamamen veya kısmen haklı olup, görüşmelere başlanabilir. Talep reddedilebilir. 28 14

TALEP PROSEDÜRLERİ (5/5) Talepler Üzerinde İşlem Yapılması: Sözleşme yöneticisi eksiksiz bir talep analizi hazırlamalı ve bu analizi proje yöneticisine iletmelidir. Talep esas açısından kısmen veya tamamen haklı bulunduğu takdirde talep işlem için sözleşme yöneticisine geri verilecektir. Talep esas açısından haklı bulunmadığı takdirde proje yöneticisi işverene talebin reddedilmesi konusunda özet bilgi verecektir. İşveren ret önerisini onayladığı takdirde sözleşme yöneticisi işverenin imzasını alır. Kısmen veya tamamen hak kazanılması durumunda proje yöneticisi değişiklik emrini yüklenici 29 ile görüşmeden önce işverenin onayını almış olmalıdır. TALEPLERİN SONUÇLANDIRILMASI Yüklenici tavsiye niteliğindeki öneriden haberdar edilir. Öneri tamamen veya kısmen uygun görüldüğü ya da prensipte (ilke olarak) uygun görüldüğü takdirde Proje Yöneticisi durumu yükleniciye bildirir. Mutabık kalındığı takdirde bu durum işveren onayına tabidir. 30 15

TALEP ÖRNEKLERİ ÖRNEK-1: Değişiklikler (Variations) ORNEK-2: İşin Kabulü (Taking Over) ÖRNEK-3: İhbarlar (Notices) 31 ÖRNEK-1 Sorunlar: 1. Geçtiğimiz haftalardaki aşırı yağışlar nedeni ile bir karayolu projesinde bir çok sorun meydana gelmiştir. 2. İmalatı tamamlanmış olan 5,00 mt uzunluğundaki ve 4,00 mt yüksekliğindeki bir set daha önce varlığından haberdar olunmayan bir su yolundan gelen sel sonucu akıp gitmiştir. 3. Akan dolgu malzemesi drenaj hatlarını tıkamış ve yakındaki mevcut yolları da kapatmıştır. 4. Başlayacak olan set inşaatının zemini de suya doymuş ve sıkıştırılması çok zor duruma gelmiştir. 32 16

ÖRNEK-1 Bu sorunların üstesinden gelebilmek için mühendis tarafından yükleniciye aşağıdaki talimatlar verilmiştir: a. Yeni ortaya çıkan su yolundan gelen suların tahliyesi için menfez yapılması ve suların menfeze yönlendirilmesi için taş duvar yapılması (işin aciliyeti açısından, zaman kazanmak için menfez yapımında prekast beton halkalar (bilezikler) kullanılacaktır) b. Setin selden hasar gören bölümünün yeni baştan yapılması c. Tıkanmış olan drenaj kanallarının derhal temizlenmesi tıkanan mevcut yolların açılması d. Suya doymuş olan mevcut zeminin 1,00 mt derinliğinde kazılması ve 15 km uzaklıktaki taş ocağından 33 getirilecek olan kırma taş ile doldurulması. ÖRNEK-1 Keşif özetinde aşağıdaki birim fiyatlar bulunmaktadır: 1,00 mt derinliğe kadar kazı yapılması (Birimi: m³); 5 km ye kadar uzaklıktan kum-çakıl (granüler) dolgu malzemesi nakliyesi; Kum-çakıl dolgunun en fazla 20 cm (0,20 mt) kalınlığında tabakalar halinde serilmesi ve sıkıştırılması; 5 km ile 10 km arası uzaklıktan malzeme taşınması fiyat farkı; 10 km ile 15 km arası uzaklıktan malzeme taşınması fiyat farkı; Betonarme betonu (Birimi: m³) Demir donatı (Birimi: ton) 34 Kalıp (Birimi: m²) 17

ÖRNEK-1 Keşif özetinde kırma taş dolgu, prekast menfez veya taş duvarlar ile ilgili birim fiyatlar bulunmamaktadır. Sözleşme günlük işçilik ücretlerini içermektedir. Bu koşullar altında, ödemeler ne/nasıl olmalıdır? 35 ÖRNEK-2 Açıklama: FIDIC Kırmızı Kitap (1999) maddeleri ve fıkraları esas alınmıştır. Proje tamamlanmak üzeredir. İşverenin veya yüklenicinin mağduriyetini önlemek için neler yapılması gerektiği kronolojik olarak listelenecektir. Bu kapsamda sözleşme madde ve fıkralarına atıfta bulunularak gerekli bildirimler ve teslimler zamanlama, adres ve içerik açısından irdelenecektir. 36 18

ÖRNEK-2 İlgili sözleşme maddeleri: Madde 4.1. Yüklenicinin genel yükümlülükleri Madde 9.1. Yüklenicinin yükümlülükleri Madde 10.1. İşin tamamının veya bazı bölümlerinin kabulü Madde 14.10. İşin tamamlanma beyanı Madde 14.9. Güvence kesintisinin iadesi Madde 17.2. Yüklenicinin işe özen göstermesi Madde 18.2. İşin ve yüklenicinin donatılarının sigortalanması 37 ÖRNEK-2 Madde Bildirim/Uygulama/Teslim Ne zaman Kime İçerik 4.1. (d) Yapıldı (As-built) projeleri temini İşin sonundaki testlerin başlamasından önce Mühendis 9.1. İşin sonunda deney bildirimi Testlerin başlamasından 21 gün önce Mühendis Testlerin detayları ve planlana tarihler 10.1. İşin teslim alınması için başvuru Testlerin tamamlanması planlanan tarihten en az 14 gün önce 10.1. Yazı 10.1. deki yazının mühendise verilmesinden 29 gün sonra (mühendisten cevap gelmediği takdirde) Mühendis Mühendis Testlerin tamamlanması beklenen tarih İşin kabule hazır olduğuna ilişkin beyan 14.9. Yazı Kabul tutanağı alındığında Mühendis Güvence kesintisinin ilk yarısının serbest bırakılması 17.2. Yazı Kabul tutanağı alındığında Mühendis Hatırlatma yazısı (yüklenicinin sorumluluğunun sona ermesi) 18.2. Yazı Kabul tutanağı alındığında Sigortacı Kabul tutanağı ve poliçenin kuverinin değişmesi 14.10. İşin tamamlandığına ilişkin beyan Kabul tutanağından sonra 84 gün içinde Mühendis Yapılan ve kabul edilen işlerin değeri Yüklenicinin alacakları Sözleşmeye göre yüklenicinin alacaklarının tahmini tutarı 38 19

ÖRNEK-3 Açıklama: Sanal projemiz bir otoyol (köprüler dahil) yapımıdır. Tasarım (projeler) işveren (mühendis) tarafından hazırlanmıştır. İş programına göre çok önemli bir projenin 12 Aralık 2014 tarihi itibarı ile mühendis tarafından yükleniciye teslim edilmesi gerekiyor idi. Projeler bu gün itibarı ile halen yüklenicinin eline geçmemiştir. Süre uzatımı ve ek ödeme talebi konusunda neler yapılması gerektiği kronolojik olarak listelenecektir. FIDIC Kırmızı Kitap (1999) maddeleri ve fıkralarına atıfta bulunularak gerekli bildirimler ve teslimler 39 zamanlama, adres ve içerik açısından irdelenecektir. ÖRNEK-3 İlgili sözleşme maddeleri: Madde 8.4. İş süresinin uzatılması Madde 20.1. Yüklenicinin talepleri Madde 1.9. Projelerin veya talimatların gecikmesi 40 20

ÖRNEK-3 Madde Bildirim/Uygulama/Teslim Ne zaman Kime İçerik 1.9. Olası gecikme bildirimi Projelerin gerektiği tarihten makul bir süre önce Mühendis Geciken projenin ayrıntıları, niçin ve ne zaman gerekli olduğu, işin gecikme ve işin durdurulma süresi 8.4. Gecikme bildirimi Gecikme olacağına karar verildiğinde Mühendis - 8.4. Süre uzatımı başvurusu Gecikme bildiriminden sonra 7 gün içinde Mühendis Gecikmeye neden olan durumlar; fiili veya tahmini gecikme süresi 8.4. Dayanak detayların teslimi Gecikmenin başlangıcından sonra 24 gün içinde Mühendis Tüm dayanak detayları 20.1. Talep bildirimi Olayın meydana geliş tarihinden sonra en kısa zamanda (28 günü aşmamalı) 20.1. Tam ayrıntılı talep Olayın meydana gelişinden sonra 42 gün içinde 8.4. Geçici teslim (süreklilik halinde) Gecikmenin başlangıcından sonra 28 gün içinde (gecikme 7 günü aştığı takdirde) Mühendis ve İşveren İşveren Mühendis Olayın ve durumun açıklanması Talebe esas dayanaklar ve talep edilen ek ödeme Geçici detaylar 20.1. Geçici talepler Aylık aralıklar ile İşveren Talep edilen birikmiş miktar 8.4. Kesin teslim Gecikmenin son gününden itibaren 18 Mühendis Tüm ve kesin detaylar gün içinde 20.1. Kesin talep Durumdan kaynaklanan etkilerin sonunda İşveren - 41 28 gün içinde SONUÇ... Not: Bu sonuç derse katılan öğrenciler tarafından kaleme alınacaktır. 42 21

KAPANIŞ Teşekkür ederiz. deguney@yildiz.edu.tr vakan@yildiz.edu.tr 43 22