TÜRKİYE CUMHURİYETİ Hükümeti Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı Uygulayıcı Kurum: Tarım ve Köy İşleri Bakanlığı (TKİB) Tarımsal Üretim ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Sayı: belirlenecek TKİB Sivas - Erzincan Kalkınma Projesi (SEKP) için Uygulama Desteği Projesi Kısa Tanım: Proje, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı nın, Sivas-Erzincan Kalkınma Projesi başlıklı, IFAD tarafından fonlanan ve 6 Mayıs 2004 tarihinde imzalanmış bulunan ikraz anlaşması ile yine Sivas-Erzincan Kalkınma Projesi başlıklı, OPEC tarafından fonlanan ve 12 Mayıs 2004 tarihinde imzalanmış bulunan ikraz anlaşmasının uygulama çalışmalarına, belli bileşenler için uygulama desteği hizmetleri sağlanmaktadır. Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (BMKP) nın, TKİB na sağladığı destek; Proje Yönetim Biriminin kurulması, tedarik faaliyetlerinin izlenmesi, ulusal ve uluslararası teknik yardım sağlanması, kapasite geliştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve mali işlerin yönetilmesi hususlarını kapsamaktadır. Bir uluslararası kalkınma örgütü olarak BMKP desteğinin, kurumsal kapasitenin oluşturulması ve projenin ulusal taraflarca sahiplenilmesinin teşvik edilmesine temel olan belli ilke ve amaçlara uygun şekilde sağlanacağı önemli bir husus olarak belirtilmelidir.
KISIM I: DURUM ANALİZİ VE ULUSAL ÇERÇEVE I.A.1. Ele Alınacak Sorun 1.Sivas ve Erzincan da kırsal kalkınma konusuna, VIII. Beş Yıllık Kalkınma Planında öncelik verilmiştir. DPT (Devlet Planlama Teşkilâtı) illeri beş gruba ayırmaktadır; 17 il en yoksul ve en az gelişmiş gruptadır (Grup Beş). En yoksul illerin çoğu Doğu ve Güneydoğu Anadolu nun dağlık ve yayla / mera alanlarında olan illerdir ve Sivas ile Erzincan bu iller arasındadır. 2.Bunun bir sonucu olarak, anılan iki ilde bir entegre kırsal kalkınma projesini finanse etmek amacı ile 2004 yılında, Tarım ve Köyişleri Bakanlığı (TKİB), Uluslararası Tarımsal Kalkınma Fonu (IFAD) ve Petrol İhraç Eden Ülkeler Örgütü (OPEC) ile sırası ile 9.250.000 SDR (Özel Çekim Hakkı) ve 9.900.000 ABD doları tutarında iki adet ikraz anlaşması imzalamıştır. İkraz fonlarının kullanımı 2005 yılının dördüncü çeyreğinde, TKİB Tarımsal Üretim ve Geliştirme Genel Müdürlüğünün doğrudan koordinasyonu altında başlayacaktır. Buna paralel olarak, SEKP ne ait Uygulama Destek Projesinin genel rehber ilkeler çerçevesi de, IFAD ve OPEC ikraz anlaşmalarına tekâbül etmektedir. Proje, TKİB Sivas ve Erzincan İl Müdürlükleri tarafından beraberce uygulanacaktır. 3.Projenin yenilikçi (inovatif) bir tasarımı vardır. Proje, aynı zamanda, ülkede kamu yönetiminin, geleneksel uygulamalardan, daha basit ve daha etkili yerel kalkınma yönetimi süreçlerine geçiş yapmasına yardımcı olmak amacı ile Hükümet tarafından getirilen reformlara da uygundur. Bu bağlamda, TKİB nın daha etkili olan ikraz yönetim kapasitesi, proje çıktılarının (output) peryodik değerlendirmesi bakımından olduğu kadar; mal, hizmet, insan kaynakları ve teknik yardım dahil olmak üzere, proje girdilerinin (input) tedariki ve idaresi konusunda da yönetim desteği sağlanarak güçlendirilebilir. Böylece, söz konusu BMKP Projesi ile 2005-2007 ilk proje dönemi için, ilgili kurumların kapasitelerinin güçlendirilmesi kadar, proje uygulama ve harcamalarda programa uyma ve maliyet etkinliği bakımından daha yüksek performans şeklinde beklenen sonucu vermek üzere, TKİB na destek sağlanması hedeflenmektedir. Bu yaklaşım aynı zamanda, idari masrafların asgariye indirilerek, harcamaların doğrudan doğruya hedef gruba yarar sağlayan bölümünün arttırılması şeklindeki, IFAD ın kendi politikasına da uygundur. I.A.2. BMKP / Türkiye Ülke Programına Katkı - Ülke Program Stratejileri Bu Proje, BMKP nın, Türkiye nin kalkınma planlarına halen sağladığı ve gelecekte sağlamaya devam edeceği desteğin amaçları ve program önceliklerine tamamen uygundur. BMKP nın Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ile yapmış bulunduğu 2001-2005 Ülke İşbirliği Çerçeve (CCF Country Cooperation Framework) Anlaşması bağlamında, sosyal ve ekonomik eşitsizliklerin azaltılmasına yardımcı olan ve iyi yönetişim (good governance) mekanizmalarını güçlendiren programlara BMKP tarafından destek sağlanmasına özel öncelik verilerek, Hükümet in Beş Yıllık Kalkınma Programının uygulanmasında, BMKP, ulusal makamlar ve sivil toplum aktörlerine destek sağlamaktadır. Bu bakımdan, 2001 2005 döneminde Türkiye için CCF, halkın sosyal, ekonomik, çevresel kalkınma fırsatlarına erişimini artırmak üzere politika ve sektör stratejileri geliştirmek konusunda, ulusal kurumları desteklemeyi amaçlamaktadır. Geleceğe dönük perspektifte, BMKP nın 2006-2010 döneminde Türkiye stratejisinin, yoksulluğun azaltılması, merkez ve yerel seviyelerde demokratik yönetişim ve çevre alanlarındaki program, proje ve politikalara odaklanması öngörülmektedir. Türkiye de cinsiyetler arasındaki eşitsizliklerin düzeyi bakımından, bu konunun yukarıda anılan üç alanın her birindeki BMKP programlarının hayati 2
bileşenleri olması da beklenmektedir. BMKP nın hedef program ve faaliyetleri, aynı zamanda, bölgeler arası eşitsizliklerin azaltılması amacına paralel kılınacak ve Türkiye nin AB üyelik sürecinin desteklenmesi yönünde bir bakış açısını haiz olacaktır. - Kurumsallaşma ve Kapasite Geliştirme Bu Proje marifeti ile BMKP, kalkınma projesinin (SEKP) uygulanma faaliyetinin güçlendirilmesi; TKİB dahil olmak üzere, ilgili kurum ve kuruluşların teknik kapasitelerinin yükseltilmesi; ve bu kurum ve kuruluşlara sürdürülebilir insanî gelişme ilke ve metodolojilerinin kazandırılması amaçlarını gütmektedir. BMKP nın bu Proje bağlamında maksadı, kendisi hakkında kurum dışından kaynaklarca yapılmış değerlendirmelere dayanan, kendisinin geleceğe dönük faaliyet planlama çerçevesi ile uyumludur. Anılan değerlendirmelerde, BMKP nın, bölgesel, yerel ve topluluk (community) seviyelerinde bulunan bu zayıf, desantralize kapasiteleri güçlendirmesi ve bölgeler arasındaki önemli eşitsizlikleri göz önüne alarak, daha gelişmiş bölgelerle daha az gelişmiş bölgeler arasındaki farkları azaltması hususu belirtilmiştir. 1 Bu proje marifeti ile BMKP, destek hizmetlerinin optimal şekilde yürütülmesi ve ulusal kapasitenin geliştirilmesi için ulusal ve uluslararası kaynaklardan ekspertiz sağlamakla birlikte, projeninin ulusal düzeyde TKİB tarafından uygulanmasını destekleyerek, ulusal ve yerel kurumların güçlendirilmesi ve eşitsizliklerin azaltılması amaçlarını da, takip edecektir. - Cinsiyetler arası farklar BMKP nın Türkiye için hazırlanan ve en sonuncusu 2004 yılında yayınlanan Ulusal İnsanî Gelişme Raporlarına göre, cinsiyetler arasında önemli eşitsizlikler, özellikle ülkenin göreceli az gelişmiş kısımlarında (ve dikkati çekecek derecede Güneydoğu ve Doğu Anadolu Bölgelerinde), mevcuttur. O halde BMKP, bu proje uygulaması sürecinde, hedef topluluklarda cinsiyetler arasındaki eşitsizliklerin azaltılması için daha iyi ve daha güçlü gayret gösterilmesi yönünde çalışacaktır. BMKP, işe alma ve eğitim dahil olmak üzere, TKİB na sağladığı destek hizmetlerine, cinsiyetler arası eşitlik bakımından duyarlılığı olan meseleleri entegre etmek yolu ile bu amacını başarmaya gayret edecektir. I.A.4. Faydalanıcı gruplar Sivas-Erzincan Kalkınma Projesi nin nihaî faydalanıcıları, Proje bölgesinde, geçimini yerel doğal kaynaklardan sağlayan, en yoksul gruplar şeklinde tanımlanmıştır. Yukarıda belirtildiği gibi, BMKP, bu Proje marifeti ile kadınlar için ekonomik fırsatların çoğaltılması ve böylece onların kendi hayatlarına ait meselelerde daha çok söz sahibi kılınması (empowerment) konusunun özel önemini kabul etmektedir. (İşbu) Projenin mahiyeti SEKP için Uygulama Desteği olduğuna göre, doğrudan faydalanıcılar, yukarıda belirtilen gruplar olacaktır. I. B. STRATEJİ I.B.1. Ulusal Strateji Kırsal kesimde yoksulluğun ortadan kaldırılması bakımından Türkiye nin stratejisi, bölgelerarası eşitsizliklerin azaltılması amacı güdülerek, ekonomik bakımdan az gelişmiş bölgelerin çok yönlü tarımsal kalkınması üzerine odaklanmaktadır. VIII. Beş Yıllık Kalkınma Planının ana amaçlarından birisi, gelir dağılımının iyileştirilerek yoksulluğun azaltılması ve ekonomik refah artışından toplumun bütün kesimlerinin adil pay alması dır (VIII. Plan, Paragraf No: 910). Bu amacın 1 Ülke Değerlendirme Raporu: Kalkınma Gayreti Sonuçlarının Belirlenmesi, BMKP / Türkiye 3
başarılması için Hükümetin uyguladığı strateji, İl Kırsal Kalkınma Projeleri uygulamak şeklindedir. Bu bağlamda, yukarıda belirtildiği üzere, 2004 yılında IFAD ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti arasında 9.250.000 SDR tutarında bir ikraz anlaşması ile OPEC ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti arasında 9.900.000 ABD doları tutarında bir ikraz anlaşması, Sivas ve Erzincan illerinin kıral kesimlerinde yaşayan vatandaşların hayat standartlarının yükseltilmesine yardımcı olmak amacı ile imzalanmış bulunmaktadır. I.B.2. Hükümetin Önceliklerine BMKP Tarafından Sağlanan Destek BMKP, Türkiye de Hükümetin takip ettiği yoksulluğun azaltılması amaçlarını esas itibarı ile bölge kalkınma alanında downstream projeler marifeti ile destekleye gelmiştir. Bu Proje ile ise, BMKP, VIII. Beş Yıllık Planda da belirtildiği şekilde, gelir kazandırıcı faaliyetler, doğal kaynaklardan sürdürülebilir şekilde yararlanılması ve kırsal kesim altyapısının inşası yolu ile Sivas ve Erzincan vilâyetlerinde kalkınma gayretlerinin teşvikinde, Hükümet girişimlerinin bir çok bileşenini desteklemiş olmaktadır. Yukarıda belirtildiği üzere, VIII. Beş Yıllık Planın amaçlarını desteklemek üzere, BMKP, aynı zamanda bu Projede, cinsler arası eşitsizlik meselesinin ele alınması bakımından yatırımların dengeli olmasına ve kadınların Proje uygulamalarına katılmalarına gayret edecektir. 4
III. YÖNETİM DÜZENLEMELERİ III.A. İcrai Düzenlemeler - Ulusal Düzeyde İcra TKİB- SEKP Destekleme Projesi, 2005 2007 2 uygulama dönemi ile Tarım ve Köyişleri Bakanlığı nın (TKİB) genel yetkisi altında, özerk bir Proje Yönetim Birimi (PYB) tarafından, ulusal ögelerce icra edilmektedir. - Kurumsal Kapasitenin Geliştirilmesi ve Ulusal Ögeler Tarafından Sahiplenmenin Sağlanması BMKP, neticede ulusal ögeler tarafından proje faaliyetlerinin sahiplenilmesi, kapasitenin taahhüt edilmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması ve TKİB nda sonuç alınmasının sağlanmasına kilitlenmiş olan, bir proje çerçevesi marifeti ile TKİB na destek verecektir. BMKP nın ulusal düzeydeki proje icraatı düzenlemeleri çerçevesinde, Projenin amaçlarının başarılması ve bunların sürdürülebilirliği konusunda, tamamen Hükümet sorumludur. BMKP nın desteği, TKİB nın bu Projeyi etkili ve başarılı şekilde tamamlamasını destekleyecek şekilde sağlanacaktır. BMKP, TKİB na, projenin etkili bir şekilde icrası için gereken zaman ve şekilde politika ve prosedürler konusunda eğitim sağlamak yolu ile olduğu kadar, ulusal ögeler tarafından sahiplenme ve sürdürülebilirlik açısından hayati önemi haiz alanlarda da, özellikle mali yönetim ve işe alma alanlarında, destek ve hizmet verecektir. Yaparak öğrenme yaklaşımı ile BMKP, bir kalkınma örgütü sıfatı ile TKİB nın uzun vadeli program yönetimi konusunda kapasitesinin geliştirilmesini hedefleyecek ve destekleyecektir. - Destek Hizmetleri Daha somut olarak, Çalışma Matrisinde de detaylı şekilde açıklandığı üzere, BMKP - Türkiye, Proje faaliyetlerini kolaylaştırmak üzere TKİB na belli destek hizmetlerini sağlamak, proje çıktılarının etkili şekilde ve zamanında elde edilmesini desteklemek ve kurumsal kapasitenin geliştirilmesinde destek vermekle sorumlu olacaktır. Bu destek hizmetleri, aşağıda belirtilenleri kapsayacaktır: Proje Yönetim Biriminin Kurulması BMKP, nihai olarak Projenin hedef kitlesi üzerinde başarılı bir etki sağlamak üzere, Proje nin tamamının zamanında ve maliyet etkin bir şekilde uygulanması amacı ile Proje Uygulama Biriminin (PYB) kurulmasını destekleyecektir. PYB, izleme ve değerlendirme, işe alma ve ilgili ortaklarla koordinasyon yolu ile verimli, etkili ve şeffaf bir Proje yönetim ve koordinasyon süreci elde edilmesine yardımcı olmaya kilitlenecektir. PYB nin genel olarak amacı, Sivas-Erzincan projesinin ulusal ögelerce sahiplenilmesi ve kurumsal kapasitelerin geliştirilmesi yolu ile Projenin zamanında ve yüksek bir maliyet etkinliği seviyesi ile uygulanmasında başarı sağlanması olacaktır. BMKP, Türkiye deki 50 yıllık deneyimi sürecinde, önemli bir profesyonel personel kapasitesi ile birlikte, proje uygulama ve idare / operasyon hizmetlerinde deneyim birikimi sağlamıştır. Projede bu kapasite ve deneyime başvurulacak ve kullanılacaktır; bu şekilde Proje Değerlendirme Raporunda öngörülen Proje uygulama kadrosu azaltılacaktır. Personel kadrosunda sağlanacak bu tasarruf ve kendi dahili kapasitesini kullanarak, BMKP İkraz portföyü genelinde kayda değer tutarda maliyetten tasarruf sağlayacaktır. 2 Bu Proje, SEKP süresi boyunca hizmet sağlamak üzere tasarlanmıştır. Birinci aşama, SEKP nin ilk iki buçuk yıllık uygulamasını kapsamaktadır. İkinci aşamanın başlatılması konusunda ise, BMKP nın performansına göre karar verilecektir. 5
BMKP-Proje Müdürü (PM) Bağımsız bir Proje Müdürü BMKP da işe alınır; bu kişi sadece Proje için görevlidir, tüm ödemeleri sisteme girer ve takip eder, dosyalama ve rapor işlerini yürütür, projenin gidişatını BMKP tarafında izler, karşılaşılan herhangi sorun hakkında bu kişi ile temas edilir, Proje de işe alınacak personel için sözleşmeleri hazırlar, İkraz Anlaşması ve IFAD tedarik kuralları çerçevesinde gerekli yasal prosedürleri takip eder ve maaş ve DSA ödemelerini takip ve icra eder. Şeffaf ve rekabetçi standartlarla işe alma BMKP, hem Türkiye de hem de küresel çapta, Proje Personelinin şeffaflık, cinsiyetler arası eşitlik konusuna duyarlı ve rekabetçi ilkeler esasına göre işe alınması konusunda çok geniş bir tecrübe birikimi kazanmış bulunmaktadır. Aslında bu ilkeler, Birleşmiş Milletlerin işe alma konusunda uyguladığı yasal çerçevenin bileşenleridir. BMKP - Türkiye, bu deneyimini, konu Projenin yönetim, uygulama ve izleme / değerlendirme işlevleri için en uygun, nitelikli ulusal ve uluslararası uzmanların işe alınması sürecinde, elbette etkili şekilde kullanacaktır. PM ve PYB için işe alma prosedürleri TKİB tarafından yürütülecek ve BKMP dan bir temsilci bu prosedürü destekleyecektir. Rehber ilkelere uygun tedarik prosedürleri ve tedarik BKMP, tedarik işlerinde, sanayi standardı olan tedarik ilkelerine (rekabetçi yaklaşım, paranın değerinin alınması, şeffaflık verimlilik ve tasarruf) ve İkraz Anlaşması hükümlerine uyumlu kalınması hususunu gözetecektir. Tüm tedarik faaliyeti, İl örgütü ve PYB tarafından işe alınacak bir Tedarik Sorumlusu tarafından icra edilecek ve yönetilecektir. Araçlar için tedarik prosedürü ise PYB ve BMKP tarafından beraberce tamamlanacaktır. 6 Mayıs 2004 tarihinde Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve IFAD arasında imzalanan Sivas- Erzincan Kalkınma Projesi başlıklı ve 616-TR sayılı ikraz anlaşmasında belirtildiği üzere, IFAD ikraz fonu ile finanse edilen mal ve hizmet tedarikinde IFAD tedarik kurallarına uyulacaktır. Küçük çaplı sulama, köy içme suyu ve köy seviyesinde diğer yatırımlar için inşaat işleri, Yerel Rekabetçi İhale (LCB Local Competitive Bidding) yöntemi ile yapılacaktır, çünkü, bu işler, küçük ölçekli olmaları, coğrafya bakımından yayılmış durumda olmaları ve aşamalar halinde inşaat gereği nedeni ile uluslararası tedarik prosedürlerine uygun değildir. Bedeli 50.000 ABD Dolarından az olan mal ve ekipman tedariki, yerel düzeyde teklif alma usulü (shopping) ile yapılacaktır. Bedeli 50.000 ila 200.000 ABD Doları arasında olan mal ve ekipman tedariki, yerel rekabetçi ihale yöntemi ile yapılacaktır. Bedeli 200.000 ABD Dolarının üzerinde olan mal ve ekipman tedariki ise, Uluslararası Rekabetçi İhale (ICB International Competitive Bidding) yöntemi ile yapılacaktır. Danışman istihdamı ve PYB nin teşkili, IFAD/CI rehber kurallarına göre yapılacaktır. 12 Mayıs 2004 tarihinde Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve OPEC arasında imzalanan Sivas-Erzincan Kalkınma Projesi başlıklı ve 978 P sayılı ikraz anlaşmasında belirtildiği üzere, kısmen OPEC fonları ile finanse edilen CCIF- Köy Sosyal Fonları ve inşaat işleri tedariki, OPEC Fonu Tarafından Sağlanan İKRAZ Anlaşmaları Altında Tedarik Rehber Kurallarına genel olarak uygun şekilde yapılacaktır. Uluslararası eğitim ve teknik yardım faaliyetinde maliyet-etkinliği Küresel çapta bir örgütlenmenin parçası olarak, BMKP - Türkiye nin, profesyonel, denenmiş ve uluslararası üne sahip ve nihai amacı kapasite geliştirme ve kurumsal güçlendirme olan benzer projelerde, BMKP personeli ve hükümet personel eş-uzmanlarının eğitimi konusunda deneyimli eğitimcilerden oluşan, bir uluslararası ağa erişimi vardır. BMKP - Türkiye, Proje nin lehdarlarına eğitim sağlanması ve etüt ve araştırmaların desteklenmesi için, TKİB nın bu eğitimcilere ulaşmasına yardımcı olacaktır. Bu eğitim, Proje Değerlendirme Raporunun Teknik Yardım ve Personel 6
Eğitimi başlıklı bölümünde ve ilgili diğer bölümlerinde öngörüldüğü üzere, maliyet-etkinliği yüksek bir şekilde sağlanacaktır. III.B. Proje Yönetimi Örgütlenme Yapısı UYGULAYICI KURUM TKİB Tarımsal Üretim ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Sivas İl Müdürlüğü Erzincan İl Müdürlüğü Kıdemli Köy Kalkınma Koordinatörleri Köy Kalkınma Koordinatörleri UYGULAMA ORTAĞI BMKP TÜRKİYE PROJE YÖNETİM BİRİMİ Proje Direktörü Mali İşler Sorumlusu Tedarik Sorumlusu İzleme ve Değerlendirme Sorumlusu Diğer Personel Proje Müdürü III.C. İzleme ve Değerlendirme Bu Proje, TKİB ve IFAD tarafından belirlenmiş olan politika ve prosedürlere göre uygulanacak olan, düzenli izleme ve değerlendirme faaliyetine tabi olacaktır; bu faaliyet aşağıda belirtilen ögeleri kapsayacak ancak bunlarla sınırlı olmayacaktır: Yıllık Proje Raporları: PYB, İkraz Anlaşmasında anahatları verilen şekilde yıllık Proje raporları hazırlayarak, bu raporlarda, toplumun katılımcı değerlendirmeleri ile izleme ve değerlendirme verilerini de hesaba katarak, istenen Proje sonuçlarına (outcome) belirlenmiş olan çıktılar (output) cinsinden ve ortaklık faaliyeti şeklinde, Proje ile sağlanan katkı bakımından, Proje performansının değerlendirmesini yansıtacaktır. Üç Aylık Mali Raporlar: BMKP daki Proje Müdürü, BMKP Mali Birimi desteği ile mali izleme işlevini yürütecek ve TKİB ve BMKP na sunulmak üzere üç aylık mali raporlar hazırlayacaktır. Proje Müdürü, TKİB ve IFAD raporlama ihtiyaçlarına uygun şekilde mali izleme / muhasebe ve hesap mutakabat mekanizmalarının tesis edilmesi konusunda, PYB ne yardımcı olacaktır. Koordinasyon Toplantıları (Yönlendirme Komitesi): Gereken şekilde koordinasyon toplantılarının yapılması konusunda BMKP, TKİB na yardımcı olacaktır. SEKP için yapılacak olağan toplantılarından başka, BMKP ve TKİB, TKİB-SEKP Kapasite Geliştirme Projesi için bir koordinasyon toplantısı organize edeceklerdir. 7
Yerel Proje Danışma Komitesi (YPDK): YPDK, Proje nin ortaklık yönlerini güçlendirmek ve ulusal taraflarca sahiplenmenin önemini vurgulamak amacı ile ilgili kamu kuruluşlarının temsilcilerinden oluşacaktır. YPDK Proje uygulamasının hem ilk aşamalarında ve hem sonlarına doğru toplanacaktır. III.D. Proje Denetim İşleri TKİB-SEKP için (BMKP) Kurumsal Kapasite Geliştirme Projesi, SEKP denetim kurallarından bağımsız olarak, Proje süresi boyunca en az bir kez BMKP denetim kurallarına göre denetlenecektir. Denetim için gerekli mali kaynaklar Proje bütçesine konmuştur. IV. YASAL BAĞLAM Bu BMKP Projesi nin tamamı, 6 Mayıs 2004 tarihinde Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve IFAD arasında imzalanan 616-TR sayılı ikraz anlaşması ile 12 Mayıs 2004 tarihinde Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve OPEC arasında imzalanan 978 P sayılı ikraz anlaşması altında sağlanan fonlarla finanse edilmektedir ve işbu Proje Dokümanı hükümlerine göre icra edilecektir. Bu Proje Dokümanında aşağıda belirtilen türde değişiklikler, sadece BMKP Ankara Temsilcisinin imzası ile yapılabilir, şu kadarla ki, anılan Temsilcinin, Proje Dokümanını imzalamış bulunan diğer tüm tarafların önerilen değişikliğe hiç bir itirazları olmadığı konusunda temin edilmiş olması gerekir: (a) Proje Dokümanının Ek i olan dokümanların herhangi birisinde değişiklikler veya bunlara ilaveler (değiştirilmesi mümkün olmayan ve kabulü BMKP desteği sağlamak için ön koşul olan, SBAA Ülkesi Olmayan Ülkeler İçin Standart Hukuki Metin hariç olmak üzere). (Bu değişiklikler) Bir Projenin cari amaçları, çıktıları ve faaliyetlerinde önemli değişiklik oluşturmayan, ancak mutabık kalınan kaynakların yeniden düzenlenmesinin veya enflasyonun neden olduğu değişikliklerle; mutabık kalınan proje girdilerinin teslimatını yeniden aşamalandıran veya uzmanlık veya diğer maliyetlerde enflasyon nedeni ile olan artışları yansıtan veya kurumun (BMKP) harcama esnekliğini hesaba katan, zorunluk yıllık değişikliklerdir. 8
V. BÜTÇE BMKP/TÜRKİYE UYGULAMA DESTEK HİZMETLERİ MALİYETLERİ DOLAYSIZ MALİYETLER: PERSONEL ZAMANI MALİYETİ Bu Proje için BMKP aşağıda belirtilen personeli sağlayacaktır : İŞLEV / GÖREV TOPLAM PERSONEL SAYISI TOPLAM AYLIK PERSONEL SAATİ (**) SİVAS ERZİNCAN İÇİN TAHSİS EDİLECEK AYLIK PERSONEL SAATİ TAM ZAMANA GÖRE % ORANI Proje Müdürü (*) İşe alınacak 1 174 174 100% BMKP Tedarik Görevlisi 1 174 35 20% BMKP Mali İşler Müdürü 1 174 35 20% YILLIK PERSONEL ZAMANI TOPLAM (saat) 522 244 47% Yıllık Personel Maliyeti 70 x 12 = 840saat x $25/saat = $21,000 Proje Müdürü $2,500 x 12 = $30,000 (*) Ücretlendirme aylık 2,500 ABD doları bazında hesaplanmıştır, niteliklere göre değişebilecektir (**) Aylık personel saati şu şekilde hesaplanmıştır = 8 saat / gün x 21.75 gün / ay = 174 saat / ay. Personel saat maliyeti 25 ABD dolarıdır. YILLIK DOĞRUDAN MALİYETLERİN ANALİZİ YILLIK PERSONEL MALİYETİ (ÖRGÜTE MALİYET DİĞER GİDERLER DAHİL OLMAK ÜZERE) 51,000 TELEKOMÜNİKASYON 8,000 İLETİŞİM VE PROGRAMLAMA HİZMETLERİ 8,000 TOPLAM YILLIK DOLAYSIZ MALİYETLER 67,000 9
PROJE BÜTÇESİ 01.09.2005 31.12.2007 TKİB-SEKP için UYGULAMA DESTEK PROJESİ FAALİYET / Bütçe kategorisi Toplam (ABD Doları) FAALİYET 1 Yerel Kooperatif ve Kapasite Geliştirme 361.127 71200 Uluslararası TA (Danışman) 114.040 72100 Eğitim (personel ve çiftçiler) 247.087 FAALİYET 2 - Yerel Topluluk ve Kooperatif Girişimleri 1.986.196 72100 Sözleşmeler (Küçük İnşaat) 1.473.016 72600 Köy Sosyal Fonları 475.167 72100 İnşaat İşleri İşletme ve Bakım (O&M) Maliyetleri 38.013 FAALİYET 3 Hayvancılık Geliştirme Faaliyeti 1.900.666 72200 Araçlar 76.027 72200 Ekipman 47.517 72300 Demonstrasyon (Malzeme ve mallar) 133.047 71300 Etütler 9.503 71300 Araştırma 23.758 72600 Mera Rehabilitasyonu 997.850 71300 Çiftçi Eğitim Hizmetleri (Extention) 99.785 71200 Uluslararası TA 133.047 72100 Hizmet Sözleşmeleri 380.133 FAALİYET 4 Bitkisel Tarım ve Orman Tarımı 1.867.404 72100 Sözleşmeler (Küçük İnşaat) 370.630 72300 Malzeme 66.523 72300 Demonstrasyon (Malzeme ve mallar) 746.011 71300 Etütler 104.537 71300 Ulusal TA 47.517 71200 Uluslararası TA 237.583 72100 Eğitim (Personel) 66.523 72100 Eğitim (Çiftçiler) 199.570 72100 İnşaat İşleri İşletme ve Bakım Maliyeti 28.510 10
FAALİYET 5 Proje Yönetimi ve Destek 1.107.138 72200 Araçlar 389.637 72200 Ekipman 66.523 TKİB-SEKP için UYGULAMA 71300 Etütler DESTEK PROJESİ 38.013 İÇİN 71300 ÖDEME Ulusal PLANI TA 285.100 72100 Eğitim (personel ve çiftçiler) 19.007 71300 PYB Maaş ve Harcırahları 142.550 TARİH KURUM 72200 Araçlar İşletme TOPLAM ve Bakım (ABD Doları) 109.288 Maliyeti 72200 Ofis İşletme ve Bakım 57.020 Maliyeti 2005 2006 2007 Türkiye Cumhuriyeti 916.000,00 Hükümeti 73500 NE için sağlanan 156.110 Türkiye Cumhuriyeti hizmetler için masraf tazmini 3.170.000,00 Hükümeti (reimbusement)(ülke Türkiye Cumhuriyeti Bürosu (CO Country 3.514.000,00 Hükümeti Office) Uygulama destek hizmetleri maliyeti) TOPLAM 7.600.000,00 PROJE TOPLAMI 7.378.641 ÜLKE OFİSİ İDARİ HİZMET HARCI (% 3)* 221.359 TOPLAM PROJE BÜTÇESİ (TAHMİNİ) 7.600.000 Proje bütçesinde değişiklik ve kategoriler arasında fon transferi ihtiyaca / gereğine göre yapılabilir. * Ülke Ofisi İdari Hizmet Harcı rakamları temsili rakamlardır. 11
Ek 1 BMKP Destek Hizmetleri ve Sorumlulukları 1. Hükümet tarafından icra edilen Sivas Erzincan Kalkınma Projesi ne BMKP tarafından destek hizmetleri sağlanması hakkında Türkiye Cumhuriyeti Tarım ve Köyişleri Bakanlığı, Uygulayıcı Kurum ve BMKP görevlileri arasında görüşmeler yapılmıştır. 2. Proje Dokümanı hükümlerine göre, BMKP Ülke Bürosu, Proje için aşağıda tasvir edilen hizmetleri sağlayacaktır. 3. Sağlanacak destek hizmetleri: 12
FAALİYET TKİB / PYB BMKP / PM İK Proje Yönetim Birimi / Bireysel Danışmanlar İş Tanımı Hazırlanması Duyuru metninin hazırlanması Duyuru (gerekli ise) Aday liste önerisinin hazırlanması (gerekli ise) Personel / danışman seçimi Öneriye IFAD / UNOPS tarafından kabul kararının temini (gerekli ise) Sözleşmenin İmzalanması Seyahat onay / düzenlemeler dahil olmak üzere Sözleşme idari hizmetleri 1 Teknik denetim danışmanlar Çalışmalar- ilerleme danışmanların değerlendirilmesi Nihai raporun gözden geçirilmesi ve onayı danışmanlar Ödemeler Mal ve Hizmet Tedariki Tedarik edilecek mal / hizmetlerin listesinin hazırlanması Teknik şartnamelerin hazırlanması Şartnamelere son şeklinin verilmesi Şartnameye IFAD / UNOPS / OPEC kabul kararının temini (gerekli ise) İhale dokümanlarının hazırlanması (teknik şartname dahil) İhale dokümanlarının gözden geçirilmesi / değişiklikler İhale dokümanına IFAD / UNOPS / OPEC kabul kararının temini (gerekli ise) Duyuru (gerekli ise) 13
Önseçim (gerekli ise) Önseçim var ise : aday liste önerisinin hazırlanması Önseçim var ise: onaylanan aday listesi üzerinde fikir birliği İhale dokümanlarının çıkarılması / dağıtımı Tekliflerin değerlendirilmesi İhale kararı önerisi İhale kararı önerisi üzerinde fikir birliği İhale kararına IFAD / UNOPS / OPEC kabul kararının temini (gerekli ise) İhalenin yapılması Sözleşmenin hazırlanması, müzakeresi, imzalanması (Mallar için) Kontrol ve sevk / İnşaatların denetimi Gümrükleme (gerekli ise) Ekipmanın teslim alınması ve kabulü / İnşaat işleri kabulünün yapılması Tedarikçi / Yükleniciye ödemeler Proje Yönetim Raporunun Hazırlanması Eğitim (gerekli ise) Eğitim planının hazırlanması Eğitim planına IFAD / UNOPS kabul kararının temini (gerekli ise) Spesifik eğitim için ihtiyaçların tasarlanması Adayların seçimi Adaylara IFAD / UNOPS kabul kararının temini (gerekli ise) Adayların dil yeterliklerinin doğrulanması (gerekli ise) Uygun programların belirlenmesi Yerleştirme Seyahat düzenlemeleri 14
Eğitim alacak kişiler ve kurumlar için mali düzenlemeler Performansın izlenmesi Lojistik destek ve sigorta Mali İşler * Bütçeye temel oluşturan, Yıllık Çalışma Planının hazırlanması Yıllık Çalışma Planı için IFAD / UNOPS kabul kararının temini (gerekli ise) İkraz Fonundan Para Çekiş Başvurusu hazırlanması ve onaylanması Proje fonları için ayrı defterikebir hesapların tutulması Çalışma Planına göre sağlanan ilerlemenin yıllık dönemlerle gözden geçirilmesi ve gerekli bütçe revizyonu üzerinde mutabakat sağlanması Önemli bütçe revizyonları dahil olmak üzere Proje Dokümanlarında yapılacak değişiklikler için IFAD / UNOPS kabul kararının talep edilmesi Denetçilere sunulmak üzere yıllık mali tabloların hazırlanması Denetimden geçmiş mali tablolar Nihai denetleme raporu Hesapların kapanması ve kullanılmayan bakiyenin Hükümet hesabına iadesi Notlar: * Proje faaliyetlerine ait tüm ödemeler BMKP tarafından yapılacaktır. 1. Üç aydan daha kısa süreli sözleşmesi olan danışmalara harcırah ödenmez. Üç aydan daha uzun süreli sözleşmesi olan Proje personeline Birleşmiş Milletler kural ve yönetmeliklerine göre, ancak Birleşmiş Milletler harcırah tutarlarının % 60 ı oranında, seyahat harcırahı ödenir. 15
Ek 2 PROJE DİREKTÖRÜ İŞ TANIMI Süre: 7 yıl; ilk aşamada bir yıllık sözleşme, yeterli performansa bağlı olarak iki yıllık sürelerle yenilenebilecektir. Görev Yeri: Sivas; tüm Proje ilçeleri ve Ankara ya sık sık seyahat gereği kaydı ile. Sorumluluklar: Proje Direktörü Proje nin zamanında verimli bir şekilde uygulanmasından ve önerilen proje faaliyetleri ile hedef kitleye ulaşılmasında Projenin başarısından sorumludur. Somut olarak, Proje Direktörü aşağıda belirtilen işleri yapar: PYB ni bir bütün olarak yönetmek; Personeli, yeterlik ve nitelikler esasına göre işe almak; Sözleşme yenilenme zamanları öncesinde, iki Kıdemli Köy Kalkınma Koordinatörü ve Mali İşler Sorumlusu ve Tedarik Sorumlusunun yardımı ile yıllık personel performans değerlendirme çalışması yapmak; Proje faaliyetlerinin tamamı için Yıllık Bütçe ve Plan hazırlamak; Yıllık Bütçe ve Plan ları İşbirliği Yapılan Kurum ve Yönlendirme Komitesine sunmak; Onaylanan Yıllık Bütçe ve Plan ların uygulanmasına nezaret etmek; İki Proje ilinin Valileri ve gerekli diğer üst seviye görevlileri ile düzenli olarak Koordinasyon Toplantıları yapmak; Proje faaliyetlerinin uygulanması için hizmet sağlayıcılar ile Sözleşme yapmak; Ulusal ve uluslararası uzmanların işe alınma sürecine katılmak; Köy Kalkınma Koordinatörleri ile muntazam ve sık aralıklarla görüşerek, Yerel topluluk seviyesindeki çalışmalara nezaret etmek; Proje bünyesinde işbirliği ve koordinasyonu iyi bir seviyede tutabilmek üzere, aylık personel toplantıları yapmak; İkraz fonundan çekiş başvurularını kontrol etmek ve bunları Hazineye sunmak; Tüm mali işlemlerin şeffaf ve hem Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı hem IFAD kurallarına uygun olmalarını temin etmek; Projenin İzleme ve Değerlendirme (M&E) işlevine nezaret etmek; Hükümete, İşbirliği Yapan Kuruma ve IFAD a sunulmak üzere, altı aylık ve yıllık Proje İlerleme Raporları hazırlamak; Proje Yönlendirme Komitesi toplantıları için gerekli dokümantasyonu hazırlamak; İki İlin Operasyon Komitelerinin toplantılarını düzenlemek; Proje Yönlendirme Komitesi ve İl Operasyon Komiteleri için sekreterya işlevi yapmak; Tedarik süreçlerine nezaret etmek; Nitelikler: Proje Direktörü aşağıda belirtilen nitelikleri haizdir: Yönetim konusunda mezuniyet sonrası diploma ve Proje faaliyetleri ile ilgili bir konuda (hayvancılık, bitkisel tarım ekolojisi, sosyoloji) lisans derecesi; Yönetim pozisyonunda 10 yıllık genişlemekte olan (müterakkî) sorumluluk ve yabancı kaynaklarla finanse edilen projelerde en az beş yıllık deneyim; ve 16
İngilizce ve Türkçe dillerinde iyi derecede yazılı ve sözlü ifade yeteneği. Ek nitelikler; aşağıda belirtilen nitelikler avantaj olarak değerlendilir: Özel sektör veya Sivil Toplum Örgütlerinde deneyim; Türkiye dışında çalışmış olmak; ve Yerel toplulukları temel alan faaliyetlere katılmış olmak. Seçme süreci: Proje Direktörü BMKP daki PM nün katılımı ile TKİB tarafından, belirtilen nitelikler ve deneyim esasına göre seçilecektir. Seçilen kişinin, IFAD ve İşbirliği Yapan Kurum bakımından da kabul edilir olması gerekecektir. 17
BMKP PROJE MÜDÜRÜ İŞ TANIMI Süre: 7 yıl; ilk aşamada bir yıllık sözleşme, yeterli performansa bağlı olarak iki yıllık sürelerle yenilenebilecektir. Görev Yeri: Ankara, BMKP Ülke Bürosu. Sorumluluklar: Proje Müdürü Proje nin zamanında verimli bir şekilde mali yönetiminden ve önerilen proje faaliyetleri ile BMKP hedeflerine ulaşılmasında Projenin başarısından sorumludur. Somut olarak, Proje Müdürü aşağıda belirtilen işleri yapar: PYB personel / danışmanların yeterlik ve nitelikler esasına göre işe alınması sürecine katılmak, Proje için işe alınacak PYB personel / danışmanları için sözleşmeleri hazırlamak, gerekli yasal prosedürü takip etmek, maaş ve DSA ödemelerini takip etmek ve ödemelerini yapmak, seyahat onay / düzenlemeler dahil olmak üzere idari hizmetleri sağlamak, Bütçeye temel olan Yıllık Çalışma Programının hazırlanması sürecine katılmak, Çalışma Planına göre sağlanan ilerlemenin yıllık dönemlerle gözden geçirilmesi ve gerekli bütçe revizyonu üzerinde TKİB ve PYB ile mutabakat sağlamak, Tüm ödemeleri BMKP mali sistemine girmek ve takip etmek, dosyalama ve rapor işlerini yürütmek, Proje nakit akışını BMKP tarafında takip etmek, rasyo analizi ve saire dahil olmak üzere mali analiz yapmak, Tüm mali işlemlerin şeffaf ve hem Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı hem IFAD kurallarına uygun olmalarını temin etmek; Proje fonları için ayrı defterikebir hesapları tutmak, Yıllık ve üç aylık Çalışma Planları için taslaklar hazırlamak; Çalışma Programının uygulanmasını izlemek ve herhangi öngörülebilir gecikmeler ve değişiklikler hakkında BMKP nı zamanında bilgilendirmek, Uygun eğitim programlarını belirlemek gerekli ise --, yerleştirme, seyahat düzenlemeleri, eğitim alacak olanlar ve kurumlar için mali düzenlemeleri ve belirlenen tüm eğitim programları için gereken şekilde İşbirliği Yapılan Kurum olurunun alınması işlerini yönetmek, Denetçilere sunulmak üzere yıllık mali tablolar hazırlamak, BMKP Mali Birimi desteği ile TKİB ve BMKP na sunulmak üzere üç aylık mali raporları hazırlamak. Nitelikler: Proje Müdürü aşağıda belirtilen nitelikleri haiz olur: Yönetim veya iktisat ve özellikle finans konusunda mezuniyet sonrası diploma; Mali yönetim konusunda beş yıllık genişlemekte olan sorumluluk ve denetleme konusunda en az üç yıllık deneyim; ve İngilizce ve Türkçe dillerinde iyi derecede yazılı ve sözlü ifade yeteneği. Ek nitelikler; aşağıda belirtilen nitelikler avantaj olarak değerlendilir: 18
Bütçe işleri konusunda deneyim, Microsoft office ve SPAA istatistik yazılım paketlerini kullanmak, Seçme süreci: Proje Müdürü BMKP da görevli Portföy Yöneticisinin katılımı ile TKİB tarafından belirtilen nitelikler ve deneyim esasına göre seçilecektir. Seçilen kişini IFAD ve İşbirliği Yapan Kurum bakımından da kabul edilir olması gerekecektir. 19
TEDARİK SORUMLUSU İŞ TANIMI Süre: 7 yıl; ilk aşamada bir yıllık sözleşme, yeterli performansa bağlı olarak iki yıllık sürelerle yenilenebilecektir. Görev Yeri: Sivas; tüm Proje ilçeleri ve Ankara ya sık sık seyahat gereği kaydı ile. Sorumluluklar: Proje Direktörünün genel yönetimi altında, Tedarik Sorumlusu aşağıda belirtilen işleri yapar: Mallar ve hizmetler bakımından Proje ihtiyaçları ile ilgili kayıtları tutmak, Tüm ihale dökümanlarını hazırlamak, Proje faaliyetleri için gerekli teklifler için yüklenici aramak üzere duyuru yapmak, Gerekli hallerde teklif açma toplantıları düzenlemek, Teklif Değerlendirme Komitesi için sekreterya işlevi yapmak, Gereken hallerde önerilen sözleşmelere kabul (no objection) kararı temini için süreç başlatmak, Sözleşmelerin hazırlanması, müzakeresi ve imzalanması işlerini yapmak, Yüklenicilerin mali taleplerini kontrol etmek, Malların kontrol ve sevki / inşaat işlerine nezaret işlerini yapmak, Ekipmanın teslim alınması ve kabul işleri / inşaat işlerinin kabul işlemleri ile ilgili işleri yapmak, Ödemelerin BMKP tarafında işleme konması konusunda kıdemli personelin onayını almak. Nitelikler: Atanan kişi aşağıda belirtilen nitelikleri haiz olacaktır: Tedarik yönetiminde meslek diploması veya deneyim; Dış finansmanlı proje veya özel sektörde en az 5 yıllık tedarik yönetimi tecrübesi; Ulusal ve uluslararası tedarik prosedürlerinde deneyim; IFAD tedarik prosedürlerinde deneyim; ve İngilizce ve Türkçe dillerinde iyi derecede yazılı ve sözlü ifade yeteneği. Seçme süreci: Tedarik Sorumlusu BMKP daki PM nün katılımı ile TKİB tarafından, belirtilen nitelikler ve deneyim esasına göre seçilecektir. Seçilen kişini IFAD ve İşbirliği Yapan Kurum bakımından da kabul edilir olması gerekecektir. 20