İLİŞKİLER YÖNETİMİ (CRM&VRM) 1 İLİŞKİLER YÖNETİMİ (CRM&VRM)... 2 1.1 CARİLER İLE İLİŞKİLER (150001)... 2 1.2 CARİ İLE İLİŞKİLER ANALİZ KÜBÜ (150002)... 2 1.3 CARİ İLE İLİŞKİLER CARİ FÖYÜ (150003)... 4 1.4 CARİ İLE İLİŞKİLER PERSONEL FÖYÜ (150004)... 7 1.5 İLİŞKİ KAYITLI E-POSTA GÖNDERİMİ (150005), İLİŞKİ KAYITLI SMS GÖNDERİMİ (150006) VE İLİŞKİ KAYITLI FAKS GÖNDERİMİ (150007)... 7 1.6 CARİLER İLE İLİŞKİLER YÖNETİMİ (150008)... 8 1
1 İLİŞKİLER YÖNETİMİ (CRM&VRM) İş dünyasındaki rekabetin hızlı bir şekilde artmasıyla, firmaların müşterilerine etkin bir şekilde ulaşmaları, isteklerini anlayarak ürün ve hizmetlerini bu yönde şekillendirmeleri büyük önem taşımaktadır. Böyle bir ortamda yeni müşterilerin kazanılmasında ki zorluklar mevcut müşterilerle olan ilişkilerin de son derece başarılı bir şekilde yürütülmesi gerekliliğini ortaya çıkarmaktadır. Dolayısıyla CRM (Customer Relations Management - Müşteri İlişkileri Yönetimi) kavramı da hayatımızın vazgeçilmezi olarak yerini almıştır. Önce müşteri, esasına dayanarak kurgulanan Mikro İlişkiler yönetimi (CRM & VRM), müşterileriniz ile ilgili her türlü iletişimi sağlıklı olarak takip edip kayıt altına alacak, geriye dönük bilgilere ulaşarak da müşteri analizinizi doğru bilgilerle yorumlayabilmenizde size yardımcı olacaktır. Şimdi bu yönetimi oluşturan her bir programı size sunacakları ile birlikte ayrıntılı olarak inceleyelim. 1.1 Cariler ile ilişkiler (150001) Müşteri odaklı hizmet anlayışının ağırlık kazandığı günümüz koşullarında cariler ile kurulabilecek her türlü iletişim de aynı oranda önem kazanmaktadır. Bu anlamda cari ilişkilerinin tarihsel gelişiminde, neden ve sonuçların yakından takip edilebilmesine, iş akışının belirlenmesinde ve hedeflerin hangi doğrultuda olacağının saptanmasında önemli rol yüklenmektedir. Amaç, kurulabilecek her türlü iletişimle müşteri memnuniyetini en yüksek seviyeye getirebilmektir. Programınız bu anlamda sizlere birçok iletişim modeli sunacaktır. İster telefon konuşması olsun, ister elektronik posta, isterseniz seminer görüşmesi olsun, her detayınız artık programınızda saklı kalacaktır. Aynı zamanda programlarımızda müşterileriniz ile ilişkilerinizin analizini yapacak, sonuçlarına göre de farklı değerlendirmelere yönelebileceksiniz. Programınız her cari için birden fazla iletişim kartı tanımlayabileceğiniz, iletişiminizde önemli gördüğünüz ve sizin için kritik olan detayları not edebileceğiniz yapıdadır. Bu doğrultuda programlarımızda yer alan cari ile ilişkiler kartı; kullanıcılarımızın carileri ile kurdukları her türlü iletişimlerini tarih, saat ve süre bazında tanımlayıp arşivleyebilmelerini ve geriye dönük olarak kayıtlarını inceleyebilmelerini amaçlamaktadır. Çünkü programınız hangi tarihte, hangi müşteri ile hangi konuda, nerede ve hangi personel aracılığı ile iletişim kurulmuş sorularına tek bir tuşla cevap bulabileceğiniz şekilde tasarlanmıştır. Dolayısıyla programı çalıştırdığınızda sizden carileriniz ile Hangi tarih aralığı ve hangi saat dilimlerinde iletişim kurulduğunu, Mevcut teklifler, görüşülmüş belli projeler için hazırlandıgından teklif ve görüşme ilişkisi kurulabilmesi açısından proje kodunu, Cari ile iletişimi gerçekleştiren personelinizin kodunu Personelinizin hangi iletişim tipi ile görüşme gerçekleştirdiğini, E-mail, telefon, fax, mektup, seminer vb.- İletişimin hangi cari ile hangi adreste ve hangi yetkili ile gerçekleştirildiğini, İletişimin yer ve konusunun ne olduğunu Belirtmenizdir. Ekranınızın alt bölümünde yer alan Detay/açıklama butonunu tıklayarak ulaşacağınız ekrana da iletişiminize yönelik önemli gördüğünüz detayları not edebilirsiniz. Karta ilişkin tüm detaylar girildikten sonra bilgileriniz ALT+S tuşları ile kayıt altına alınmalıdır. 1.2 Cari ile ilişkiler analiz kübü (150002) Günümüzde işletmeler için, bilginin en doğru ve en hızlı şekilde harmanlanıp analiz edilebilmesi, gelişim sürecinin en önemli yapı taşlarını oluşturmaktadır. İster kendi işletmeniz, isterseniz de ilişkili olduğunuz diğer işletmeler için, verimliliğin artırılmasında bu durumun göz ardı edilebilmesi mümkün olmamaktadır. Cari ile ilişkiler analiz küpü ile amacımız siz kullanıcılarımızın carilerinizle kurmuş 2
olduğunuz her türlü iletişimin neden ve sonuçlarını tek bir ekrandan inceleyebilmeniz, Cariler ile ilişkiler (150001) ekranından tanımlamış olduğunuz verilerden yola çıkarak, analizinizi geniş bir perspektifte değerlendirebilme imkânına sahip olmanızdır. Çünkü esnek bir yapıya sahip olan küplerimiz; kullanıcılarımızın sistemlerinde depolamış oldukları verileri istedikleri şekillerde işleyebilme özgürlüğü sunmaktadır. Kullandıkça ne kadar ayrıcalıklı ve de özel analizler gerçekleştirdiğinizi göreceksiniz. Hangi carilerin hangi tarihlerde hangi personel ile iletişimde olduğunu, görüşmenin nasıl sonuçlandığını vb. birçok bilgiyi istediğiniz şekilde işleyebileceksiniz. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden tarih aralığı girmeniz istenecektir. Bu aşamada yapmanız gereken hangi tarih aralığındaki aylar, haftalar ve aylar için carilerinizle kurduğunuz iletişimin detaylarını analiz edeceğinizi belirtmenizdir. Bu belirleme sonrasında Cariler ile ilişkiler (150001) kartından tanımladığınız bilgilerin ekranınıza yansıdığını göreceksiniz. Şimdi yapmanız gereken, iletişim bilgilerinizin hangi detaylardan oluşacağını belirlemenizdir. Yani bilgilerinizin aylara göre mi sıralanacağını, gün bazında mı sıralanacağını ya da yetkili isimleri temel alınarak mı sıralanacağının detaylarını belirleyeceksiniz. Bunun için ekranınızın analiz boyutları bölümünde sıralanan kolon başlıklarından, analiz kapsamına alacağınız başlıkları mouse'unuz yardımıyla ekranınızın kolonlar bölümüne ister yatay, isterseniz de dikey olarak yerleştirmenizdir. Programınız seçimlerinizi dikkate alacak ve istediğiniz bilgileri ekranınıza getirecektir. Örneğin analiz boyutlarından hafta ve aylık başlığını ekranınıza dikey olarak, cari ve personel başlığını da yatay olarak yerleştirebilirsiniz. Böylece ekranınızın üst yarısına görüşmeyi gerçekleştirdiğiniz carileriniz ile görüşmeyi hangi personelinizin yaptığına ilişkin bilgiler, hemen altında da bu carilerle yapılan görüşme bilgilerinin aylık ve haftalık gruplar halinde yansıdığını göreceksiniz. Sizler daha fazla bilgi ile daha fazla sonuca ulaşabilirsiniz. Bu tamamen hangi bilgiyi hangi sırada görmek istediğinize bağlı olarak belirlenecektir. Analiz ekranlarının genel özellikleri Ekranınıza yatay ve dikey olarak yerleştirdiğiniz analiz boyutlarının yerlerini otomatik olarak değiştirebilirsiniz. Yani yatay olarak sıralanan kolon başlıklarının dikey, dikey olarak sıralanan kolon başlıklarının da yatay olarak sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm başlıklı menüden "çapraz değişimi" seçmeniz yeterli olacaktır. Ekranda sıraladığınız analiz boyutları için kriter verebilirsiniz. Yani ay, hafta ve cari gibi başlıkların hangi detaylarda listeleneceğini belirleyebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilgili başlıkların yanında yer alan ok tuşunu tıklamanız ve açılacak ekrandan istediğiniz seçenekleri evet, istemediğiniz seçenekleri de hayır (X) olarak işaretlemeniz yeterli olacaktır. Örneğin görüşme detaylarınızın 1. haftadan 5 haftaya kadar olan bilgilerinin listelenmesini ya da 1. aydan 5. aya kadar olan bilgilerinin listelenmesini bu kriterler sayesinde belirleyebilirsiniz. Analizinizi grafik bazında görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem, hangi analiz boyutuna ait grafiği görüntülemek istiyor iseniz, ilgili başlığın başında yer alan grafik işaretini mouse'umuzla seçmeniz yeterlidir. Grafiğiniz anında karşınıza gelecektir. Daha sonra da grafiğinize ilişkin düzenlemeler yapabilir, hangi şekilde görüntüleneceğini belirleyebilirsiniz. Tercih size bırakılmıştır. Ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler yardımıyla, analiz kapsamına aldığınız başlıklara ve verilere ilişkin istediğiniz düzenlemeleri yapabilirsiniz. Örneğin analiz başlık renklerinizin istediğiniz fonda görüntülenmesini, verilerinizin gözünüze hoş gelecek renklerle listelenmesini, küplerinize ait tüm bilgilerin tablo formatına çevrilmesini, kapalı olan başlık bilgilerinizin tüm detaylarıyla görüntülenmesini, hücrelerinize ait genişliklerin istediğiniz boyuta getirilmesini, tüm detayların aynı anda kapatılmasını ve açılmasını, yatay ve dikey olarak yerleştirilmiş başlıkların çapraz değişimle otomatik olarak yer değiştirmesini, tablonuza ait sorgu cümlesinin görüntülenmesini, seçilen hücreye ait detay bilgilerin küp görüntüsünün altında bir tabloda listelenmesini, küpte yer alan kolon ve satır toplamlarının isteğinize göre sonda, başta, sabit yada yok olmasını, küpünüzün Düz, 3 boyutlu ve karışık olarak 3
görüntülenmesini, küplerinizde listelenen hücrelerin çerçeveli olarak görünmesini, tutar-miktar vb. alanların ondalık hane sayısının belirlenmesini sağlayabilirsiniz. Bunun yanı sıra bu menüde yer alan Görünüm Planı Yöneticisi seçeneğiyle analiz boyutlarında yer alan satır ve kolonlarla ilgili filtreleme vb. işlemleri yapabilir buna benzer olarak Değer yönetici seçeneğiyle de küplerde varsayılan olarak gelen kolonlarla ilgili düzenlemeleri yapabilirsiniz. En önemlisi de ekranınızdaki görüntüyü saklayabilirsiniz. Dosya menüsündeki seçenekler ile analizini istediğiniz isimle kaydedebilir sonrasında açabilirsiniz Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile analizinizin Excel programına aktarılmasını ve internet ortamından görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Yazıcı Menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen analiz bilgilerinizin döküm öncesinde sayfa ve baskı ayarlarını yapabilir, ön izleme seçeneği ile dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebilirsiniz. Ayrıca bu menüde yer alan çıktı kalitesi seçeneği sayesinde dökümünüzü Siyahbeyaz, düz ve göründüğü gibi alabilirsiniz. Yönetim menüsünde yer alan tarih değiştir Alt+C seçeneği ile analizinizin tarih aralığını yeniden belirleyebilirsiniz. Programlarımızın giriş ekranının üst bölümünde yer alan Veri küpü programı ile kayıtlı olan analizlerinizi ekrana çağırabilir ve gerekli düzenlemeleri yaparak analizinizi geliştirebilirsiniz. 1.3 Cari ile ilişkiler cari föyü (150003) Bu föy ekranı ile kullanıcılarımız; istedikleri tarih aralığında istedikleri cari ile yapmış oldukları görüşmeleri tüm ayrıntıları ile inceleyebileceklerdir. Yani Cariler ile ilişkiler (150001) ekranından tanımlamış oldukları iletişim kartlarını tüm ayrıntıları ile gözlemleyebileceklerdir. Föy ekranlarında mouse'un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse'un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; hareket bilgilerinizi carilerinizle iletişim kuran personeller bazında sınırlayabileceğiniz gibi sadece seçeceğiniz iletişim tipine göre de listeleyebileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Evet, önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra föy ekranının nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Cari ile ilişkiler föyüne girildiğinde yapılacak ilk işlem hangi tarih aralığındaki ve hangi cari ile kurulan iletişim hareketlerine yer verileceğinin seçilmesidir. Burada sizlere önemli gördüğümüz bir detayı belirtmek istiyoruz. Programlarımızda yapılan düzenleme ile Yıllık tatil takvimi (092121) programımız kart, evrak, föy, yönetim, operasyon vb. ekranlarımızda bulunan tarih alanlarımız ile ilişkilendirilmiş olup, kullanıcılarımızın bu föy ekranının tarih alanlarında da dini ve resmi tatil günlerini görebilmeleri sağlanmıştır. Böylece ileriye yönelik evrak giriş ve çıkışı yapılırken tatil günleri dikkate alınabilecektir. Örneğin çek ile yapılacak bir ödemenin tatil gününe denk gelmesi engellenecektir. Resmi ve dini tatil günlerimiz takvim ekranlarımızda yeşil renkli olarak görüntülenecek, mouse'la bu tatil gününün üstüne gelindiğinde de bilgi amaçlı olarak ilgili tatilin tipi ve açıklaması belirtilecektir. Örneğin 29 Ekim günü için programınız size, Tipi: Resmi, Açıklama: Cumhuriyet bayramı, ifadesini sunacaktır. Bu seçimle birlikte bilgileriniz ekranınızın ikinci yarısına yansıyacaktır. Cari kodu alanının hemen yanında yer alan sağa ve sola işaretli okları tıklayarak, seçtiğiniz cariden bir önceki veya bir sonraki carinizi ekranınıza getirebilirsiniz. Ekranınızın ikinci bölümünde ise Cariler ile ilişkiler (150001) kartında tanımlamış olduğunuz alanlara ait başlıklar yer alacaktır. Yani seçtiğiniz cari ile Hangi tarih aralığı ve hangi saat dilimlerinde iletişim kurulduğu, İletişimin ne şekilde gerçekleştirildiği yani telefonla mı? faksla mı? E-maille mi? vb. Seçilen cari ile iletişimi gerçekleştiren personelin kodu 4
İletişimin seçilen carinin hangi yetkilisi ile gerçekleştirildiğini, İletişimin yeri, konusu ve ne kadar süre gerçekleştiği bilgisi ayrı ayrı başlıklar halinde listelenecektir. Evet, tablonuzda yer alan başlıklar hakkında kısaca bilgi verdikten sonra, şimdi ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarının her birini tıkladığınızda, kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığınızda ve ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim başlıklı menüleri seçtiğinizde karşınıza gelen seçeneklerin neler olduklarına Bunları biliyor musunuz? başlığı altında söz etmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? 1. Yukarıdaki açıklamalarımızda da belirttiğimiz gibi carilerinize ilişkin hareketleri tablonuzda yer alan başlıklara göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz iletişim tipi ile gerçekleşen hareketleri listeleyebilir yada istediğiniz personele ait hareketleri görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Bunun yanı sıra bu pencerede yer alan özel seçeneği ile de föy ekranında ki kolonlar için filtreleme yapabileceksiniz. 2. Tablonuzda listelenen kolon başlıklarını kaldırabilir yada yeni kolon başlığı ekleyebilirsiniz. Örneğin listenizde Yetkili adı ve soyadı başlığının yer almasını istemiyorsunuz. Bu durumda yapılması gereken, mousenuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı-aşağıya doğru hareket ettirmektir. Bu işleme ilgili başlık üzerinde çarpı işareti görülünceye kadar devam edilmeli ve sonrasında da mouse bırakılmalıdır. Seçilen başlığın tablonuzdan kaldırıldığını göreceksiniz. Yeni kolon başlığı ekleyebilmek için de kolon başlıkları üzerinde mouseun sağ tuşuna basıp Alan seçicisi seçeneği seçilmelidir. Bu işlem sonrasında karşınıza bu tabloya özel, ekleyebileceğiniz başlıkların yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan istediğiniz başlığı mousenuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak istediğiniz bölüme ekleyebilirsiniz. Kolon başlıklarını ekleyip kaldırabileceğiniz bir başka yöntemse, ekranınızın kolon başlıklarının sıralandığı bölümün en başında yer alan Görünen kolonları seçmek için buraya tıklayın başlıklı butonu kullanmanızdır. Bu butonu tıkladığınızda cari ile ilişkiler föyüne özel tüm başlıkların karşınıza geldiğini göreceksiniz. Bu bölümden tablonuzda listelenmesini istediğiniz başlıklar için başında yer alan seçilmişlik kutucuğunu işaretlemeniz, görüntülenmesini istemediğiniz başlıklar içinde seçilmişliği kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu uygulamanın daha basit olacağı düşüncesindeyiz. 3. Görünüm menüsünde yer alan seçenekler ile hareketlerinizi seçeceğiniz kolon başlığına göre gruplayabileceksiniz. Bunun için öncelikle bu menüden kolon başlıklarına göre grupla seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçimle birlikte, kolon başlıklarının üst bölümüne Bir sütuna göre gruplandırmak için, sütunun üst bilgilerini sürükleyin ifadesinin yer aldığı gruplama kutusu otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken hareketlerinizi hangi kolona göre gruplayacaksanız mousenuzla ilgili başlığı sürükleyip bu alana taşımazdır. Gruplama işlemini birden fazla kolon başlığı için yapabilmenizde mümkündür. Bu işlem sonrasında föy ekranınızın gruplama kutusunda gruplandırmanın hangi kolonlar için yapıldığı yazılır ve ekranınızın ikinci yarısına da ilgili kolon başlığı altında hareket detayları sıralanır. Bu menüyü oluşturan diğer seçenekler ile grup toplamı alabilecek ve bu toplamların ekranınızda sürekli görünüp görünmeyeceğini sağlayabileceksiniz. Bunun yanı sıra sadece sizin seçeceğiniz hareket satırlarına yönelik toplamlarda alabileceksiniz. Eğer ekranınızın görünümüne ilişkin herhangi bir değişiklik yapmışsanız bu değişiklikleri görünümü sakla seçeneğini seçerek kaydedebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan butonlar ile de ulaşabilirsiniz. 4. Aktarım menüsünde yer alan seçenekler ile seçili olan cariye ait hareketlerinizi istediğiniz ortama (Excel, text, Xml, Html) aktarabilecek ve bu kayıtların aktarım özelliklerini (Aktarım 5
sırasında hangi kayıtların aktarılacağı, tarih, saat, miktar vb kayıtların aktarımlarında excel tipinde olup olmayacakları, tekst ortamına aktarımlarda kolonlar arasında ayraçların nasıl olacağı vb.) belirleyebileceksiniz. 5. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen hareketlerin yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Ayrıca döküm öncesinde, sayfa ve baskı ayarları yapabilecek, önizleme seçeneği ile de dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebileceksiniz. 6. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde kısa yol tuşlarından bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir evraka ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili evrak satırına gelip <ALT+K> tuşlarına basmanız veya bu menüde yer alan Detaya İn seçeneğini seçmeniz yeterlidir. Bu evrak üzerinde de ALT+D tuşlarına basarak Cari ile ilişkiler kartının tüm detaylarını görebilirsiniz. Seçili kayıtların ne zaman ve hangi kullanıcılar tarafından oluşturulduğuna ilişkin bilgileri de anında ekranınıza getirebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarını tıklayarak da ulaşabilirsiniz. 7. Föy ekranının sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Şimdi bu seçenekler ile neler yapılacağına değinelim Artan sıralama: Bu seçenek ile kolon başlıkları, alfabetik olarak baştan sona doğru veya küçükten büyüğe doğru sıralanır. Sıralama işlemi için kolon başlığını mouseunuzla tıklamanız da yeterlidir. Azalan sıralama: Bu seçenekle de kolonlar alfabetik olarak sondan başa doğru veya büyükten küçüğe doğru sıralanır. Bu alana göre gruplandır: Carilerinize ilişkin hareket bilgilerini, ekranınızda bulunan herhangi bir kolona göre gruplayarak listeleyebileceğinizi Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızda belirtmiştik. Bu seçenek ile de, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolona göre gruplandırma otomatik olarak yapılacaktır. Dolayısıyla gruplandırmaya yönelik detaylar için Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Gruplama kutusu: Bu seçenek ile gruplandırma yapılacak kolon başlıklarının aktarılacağı gruplama kutusu aktif hale gelir. Dolayısıyla kolon başlıklarından gruplama yapılacak kolon yada kolonlar bu bölüme taşınacaktır. Dip toplam: Bu seçenek ile toplamı alınabilecek tüm kolonlar için yani miktar, bakiye, tutar vb. kolonlar için dip toplam alınabilecektir. Grup toplamları: Bu seçenek ile de kolon başlıklarınızı gruplandırmış iseniz grupların toplamı alınır. Bu kolonu kaldır: Bu seçenek, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolonun ekrandan kaldırılmasını sağlar. Bu seçeneği gereksiz bulduğunuz yada boş gelen kolonlarınız için kullanabilirsiniz. Alan seçicisi: Föy ekranlarından kolon başlıklarını kaldırabileceğiniz gibi yeni kolon başlıkları ekleyebilmenizde mümkündür. Bunun için öncelikle alan seçici seçeneği çalıştırılmalı ve karşınıza gelecek Özelleştirme başlıklı ekrandan da size uygun olan kolon başlıklarını mousenuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak föy ekranına taşımalısınız. En uygun: Bu seçenek seçildiğinde imleciniz hangi kolon üzerinde ise programınız otomatik olarak ilgili kolon için en uygun genişliği belirleyecektir. Yani ilgili kolonu default genişliğe getirecektir. 6
En uygun (tüm kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir. 1.4 Cari ile ilişkiler personel föyü (150004) Bu föy ekranı ile kullanıcılarımız carileri ile kurmuş oldukları iletişimlerini personel bazında listeleyeceklerdir. Yani hangi personel hangi cari ile iletişime geçmiş, görüşme nasıl sonuçlanmış gibi sorulara bu ekrandan cevap bulacaklardır. Programınız çok amaçlı kullanım özelliğinden dolayı, cari ile iletişim hareketlerini tek bir ekrandan inceleyebilmeniz dışında hareket detaylarına ulaşıp üzerinde değişlik yapabilmenize de imkân vermektedir. Çünkü föy ekranlarımız bilgi edinmeniz dışında, hareket girişleri de yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiştir. Programı çalıştırdığınızda sizden; Personelinizin hangi tarih aralığında carilerle kurmuş olduğu iletişim hareketlerine yer vereceğinizi, Hangi personelin iletişim hareketlerini listeleyeceğinizi seçmenizdir. Programınız tercihlerinizi dikkate alarak personelinizin hangi carilerle ne şekilde iletişimde olduğunu ayrıntılı olarak listeleyecektir. Programın çalışma şekli Cari ile ilişkiler cari föyü (150003) ile aynıdır. Aralarındaki tek fark bu programdan personellerin seçilmesi diğerinde ise carilerin seçilip iletişim hareketlerinin bu detaylarda listelenmesidir. Mouse kullanımı ve hareketlerin istenilen başlıklar altında sınırlandırılması bu ekran içinde geçerlidir. Yani ekrandaki bilgilerin nasıl sıralanacağı ya da nasıl sınırlandırılacağı tamamen kullanıcının belirleyeceği kriterlere bağlıdır. Yapılacak en basit sınırlama tarih aralığının girilebiliyor olmasıdır ki bu da program çalıştırıldığında karşınıza gelecek ekrandan girebileceğiniz ilk giriş alanlarındandır. Ekranınızın tablo kısmında ise seçilen personelin girilen tarih aralığında carilerle yaptığı görüşme detayları yer alacaktır. Yani hangi carilerle hangi tarihte, hangi saatte iletişim kurduğu, iletişimi gerçekleştirdiği yetkilinin adı, görüşmenin konusu, yeri ve ne kadar süre gerçekleştiği bilgisi yer alır. Bunun yanı sıra ekranlardaki kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, xml, html). Ekranın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşlarını kullanarak ya da Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve yazdırabileceksiniz, Yönetim menüsünden ise herhangi bir evrak satırına ait detay bilgilere anında ulaşabileceksiniz. Cari ile ilişkiler cari föyü (150003) bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. 1.5 İlişki kayıtlı e-posta gönderimi (150005), İlişki kayıtlı SMS gönderimi (150006) ve İlişki kayıtlı faks gönderimi (150007) İlişkiler yönetimi; müşterileriniz ile ilişkilerinizin analizini yaparak, sonuçlarına göre farklı değerlendirmelere yönelmenizde yol gösterici detaylar barındırmaktadır. Cariler ile ilişkiler (150001) programını anlatırken de değindiğimiz gibi programınız her cari için birden fazla iletişim kartı tanımlayabileceğiniz, iletişiminizde önemli gördüğünüz ve sizin için kritik olan detayları not edebileceğiniz yapıdadır. Programınızın işlevsel detaylarından biride program içinde iken SMS, e- posta ve faks gönderimini yaparak müşterilerinize önemli olduklarını hissettirmeniz de size yardımcı olmasıdır. İlişki kayıtlı e-posta gönderimi (150005), İlişki kayıtlı SMS gönderimi (150006) ve İlişki kayıtlı faks gönderimi (150007) programları ile istediğiniz iletişim yolunu seçerek istediğiniz bilginin istediğiniz carilere anında ulaşmasını sağlayacaksınız. İlişki kayıtlı e-posta gönderimi (150005): Bu program carilerinize mail göndermek istediğinizde size yardımcı olacaktır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle yapacağınız işlem mailinizin hangi carilere ve bu carilerin hangi yetkililerinin mail adreslerine gönderileceğini seçmenizdir. Hemen akabinde mailin konusunu, içeriğini ve bilgi amaçlı olarak eklenmesi 7
gereken dosyayı belirledikten sonra gönder butonunu tıklayarak e-posta gönderim işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Carilere ilişkin e-posta adresi Cari tanıtım kartı (041110) ekranın E-mail adresi bölümünden, yetkililere ait mail adres tanımlaması ise yine Cari tanıtım kartı (041110) ekranının yetkililer butonu tıklanarak ulaşılan ekranından girilmektedir. Mail gönderiminin sağlıklı olarak gerçekleştirilmesi için programınızın aradığı tek şart; programa giriş yapan kullanıcının bir personel kartına bağlanmış olmasıdır. Yani programa giriş yapan kullanıcı için Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranında ki Sistem kullanıcı no alanına kullanıcı numarasının girilmiş olmasıdır. İlişki kayıtlı SMS gönderimi (150006): Bu program ile de seçilen carilerin ve yetkililerin sisteminizde kayıtlı olan cep telefonlarına mesaj gönderilecektir. SMS gönderiminin aktifleştirilmesi için programlarımızın üst bölümünde yer alan SMS mesaj gönderimi butonundan abonelik ve SMS ayarları ile ilgili detayların yerine getirilmesi gerekmektedir. Programın çalışma mantığı İlişki kayıtlı e-posta gönderimi (150005) ile aynıdır. Cari ve yetkili seçimi yapılır, iletilecek mesaj girilir ve gönder butonu tıklanarak telefonlara mesaj gönderilir. İlişki kayıtlı faks gönderimi (150007): Bu program ile de seçilen carilerin ve yetkililerin sisteminizde kayıtlı olan faks numaralarına mesaj gönderilecektir. Programın çalışma mantığı İlişki kayıtlı e-posta gönderimi (150005) ile aynıdır. 1.6 Cariler ile ilişkiler yönetimi (150008) Cari ile ilişkiler yönetimi, cari ile ilişkilerin kurulduğu tüm bilgilerin detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden inceleyebilmenize hatta bu cariler ile ilişkiler (150001) kartlarına ulaşıp üzerinde değişiklik yapmanıza olanak sağlayan çok amaçlı bir programdır. Bu programı, cariler ile ilişkiler kartlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Çünkü programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan tüm bilgiler cariler ile ilişkiler (150001) kartından yansıyacaktır. Cariler ile ilişkiler yönetim ekranının sağladığı kolaylıklardan biri de kullanıcılarımızın tablodaki kayıtlara istekleri doğrultusunda sınırlamalar getirebilmeleridir. Bu doğrultuda programınız size sınırsız sayıda kriter sunacaktır. Şunu da belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Şimdi sizlere cariler ile ilişkiler yönetim ekranlarının genel görüntüsü ile birlikte nasıl kullanılacağını maddeler halinde açıklamaya çalışalım. Cariler ile ilişkilere ait bilgileri tablonuzdaki başlıklardan herhangi birini baz alarak listeleyebileceksiniz. Şöyle ki cariler ile ilişkilerinizi ilişki tipine göre sınırlayıp listeleyebileceğiniz gibi, cari kodu seçeneğine göre de sınırlama getirip listeleyebilmeniz de mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, istediğiniz kolon başlığında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Herhangi bir cariler ile ilişkiler kaydı üzerinde mouse'nuzun sağ tuşuna basarak cariler ile ilişkilere ilişkin tüm detaylara tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Programlarımızda bu detaylar için kısa yol tuşları da tanımlanmıştır, dolayısıyla bu tuşlar aracılığı ile de istenilen detaylar ekrana getirilebilir. Yönetim ekranlarında shift veya ctrl tuşları ile birlikte, mouse'unuzun sol tuşuna basarak, aynı anda birden fazla cariler ile ilişkiler satırı seçebilecek, istediğiniz işlemin sadece bu satırlara özel olmasını sağlayabileceksiniz. Her kayıt üzerinde enter tuşuna basarak ilgili satırdaki cariler ile ilişkiler kartına ulaşabilirsiniz. Kolon genişliklerini mouse'unuzu kullanarak istediğiniz büyüklüğe getirebilir, hatta tablonuzda listelenmesini istemediğiniz kolon başlığını kaldırabilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem mouse'unuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı- 8
aşağıya doğru hareket ettirmenizdir. Yeni kolon eklemek içinde kolon başlıklarında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak açılacak pencereden Alan seçicisi parametresini seçmeniz ve size sunulacak başlıkları mouse'unuz yardımıyla aktarmanızdır. Kolon başlıklarını ekleyip kaldırabileceğiniz bir başka yöntemse, ekranınızın kolon başlıklarının sıralandığı bölümün en başında yer alan Görünen kolonları seçmek için buraya tıklayın başlıklı butonu kullanmanızdır. Bu butonu tıkladığınızda cariler ile ilişkiler yönetimine özel tüm başlıkların karşınıza geldiğini göreceksiniz. Bu bölümden tablonuzda listelenmesini istediğiniz başlıklar için başında yer alan seçilmişlik kutucuğunu işaretlemeniz, görüntülenmesini istemediğiniz başlıklar içinde seçilmişliği kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu uygulamanın daha basit olacağı düşüncesindeyiz. Yönetim ekranlarının sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Bu seçenekler yardımıyla kolon başlıkları altında sıralanan bilgileri alfabetik olarak sondan başa- baştan sona yada büyükten küçüğe, küçükten büyüğe doğru sıralayabilirsiniz. Bu sıralama işlemini kolon başlıklarını mouse'nuzla tıklayarak da yapabilirsiniz. Tablonuzu istediğiniz kolon başlığı altında gruplayabilir ve grup toplamı alabilirsiniz, miktar, tutar bakiye vb kolonlar için dip toplam alabilirsiniz, kolonlarınızda yer alan bilgileri isteğinize bağlı olarak sağa, sola dayalı ya da ortalı olarak hizalayabilirsiniz, seçili olan kolon başlığı ya da tüm kolonlarınız için uygun kolon genişliği verebilirsiniz. Evet cariler ile ilişkiler yönetim ekranının tablo bölümünde neler yapılacağını sizlere aktarmaya çalıştık. Bu ekranda gördüğünüz her bir kolon yukarıda da belirttiğimiz gibi cariler ile ilişkiler kartından girilen bilgilerden oluşmaktadır. Bundan dolayı kolon başlıklarına ilişkin detaylar için Cariler ile ilişkiler (150001) kartına yönelik açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz ve siz kullanıcılarımız için bir çok işlemi seri bir şekilde yapmanızı sağlayacak Görünüm, aktarım, yazıcı ve yönetim menüleri hemen hemen tüm yönetim ve föy ekranlarımızda mevcuttur. Bu menülerin kullanım şekli standart olup aynı amaca hizmet etmektedirler. Bundan dolayı bu menülerle neler yapılacağını burada detaylandırmak yerine birkaç cümle ile değinmenin yeterli olacağını düşündük. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile; yenilenen kayıtların ekranınızda görüntülenmesini sağlayacak, tutar, bakiye toplam vb kolonlar için dip toplam alabilecek, sadece seçtiğiniz cariler ile ilişkiler kayıtlarına yönelik dip toplamlar alabilecek, ekranınızda yer alan kayıtları istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu guruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini ve alt toplamlarının yer alıp almayacağını belirleyebileceksiniz. Kolon başlıklarını programınız tarafından default olarak belirtilen en uygun genişliğe getirebilecek, ekranda değişiklik söz konusu ise varsayılan ekrana geri dönüş sağlayabileceksiniz. Aktarım Menüsünün size sunacağı seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, Text, Xml, Html) Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz butonlardan bazıları ile, tabloda yer alan herhangi bir karta ilişkin çeşitli detay bilgiye ulaşabileceksiniz. 9