GENIUS OFFICE STOK ENVANTER SI PARI S MODULU KULLANIM KILAVUZU 1
I C I NDEKI LER GENIUS OFFICE STOK ENVANTER SIPARIS MODU LU BAS LIK...1 TANIMLAR...4 Teminci KartlarŞ...5 GENEL BILGILER...5 C ALIS MA BILGILERI...6 Teminci Tipi TanŞmlarŞ...7 Depo TanŞmlarŞ...7 GENEL BILGILER...7 DIGER BILGILER...8 Depo S ablonlarş...9 Belge tipleri...9 C IKIS ISLEMLERI... 10 SatŞs FaturalarŞ...11 SatŞs Irsaliyeleri...12 Magazaya Transfer (DŞsarŞ)...13 Depoya Transfer (DŞsarŞ)...14 Envanter Belgeleri... 15 Envanter CŞkŞs Belgeleri...16 GIRIS ISLEMLERI... 17 Envanter Giris Belgeleri...18 Magazaya Transfer (DŞsarŞ)...19 Depoya Transfer (Iceri)...20 AlŞs FaturalarŞ...21 Fire /Hediye/Sair Giris Fisleri...21 AlŞs Irsaliyeleri...22 Mal Kabul Formu... 23 SIPARIS KAYITLARI... 24 AlŞnan Siparis...25 Otomatik Siparis Formu...25 Verilen Siparis (Teminciden)...26 AlŞnan Siparis (Teminciden)...27 Verilen Siparis (Depodan)...28 HŞzlŞ Siparis...29 O nerili Siparis Verme (Teminciye Gore)... 30 RAPORLAR...31 Stok DurumlarŞ...32 Stok Gu ncel Degerler Rapor...32 Envanter Kontrol raporu...33 DCS stok durum raporu...33 2
STOK MODU LU Stok modu lu standart Genius programş icin ek bir modu l olarak hazşrlanmşstşr. Stok modu lu asagşdaki ekranda goruldugu gibi bes ana menu den olusmaktadşr ve stok, envanter ve siparis islemlerini icerrmektedir. 3
TANIMLAR Magazada kullanşlacak olan belge ve magazanşn calşstşgş firma, depo tanşmlarşnşn yapşldşgş ana menu du r. 4
Teminci KartlarŞ MagazanŞn/firmanŞn calşstşgş teminci kisilere veya firmalara iliskin bilgileri girebilecegi ekrandşr. Genel Bilgiler ve C alşs ma Bilgileri olmak u zere iki bolumden olusmaktadşr. Burada tanşmlanan teminciler siparis, mal kabul alşs faturalarş ve irsaliyelerde ana saglayşcş olarak kullanşlşr. GENEL BI LGI LER Kod: Zorunlu alan, mu kerrer olamaz, Teminci kodu girilir. Ad: Teminci tanşmlamasş yapşlşr. Tip kodu: Teminci tip kodu girilir. Bknz. Teminci Tip Kodu TanŞmlama Isletme Unvanş: Temincinin resmi u nvanş yazşlşr. Adres, E-mail, Tel1/Tel2, Fax: Teminci adres bilgileri girilir. 5
C ALISMA BI LGI LERI Kontrol amaclş bilgilerin girildigi ekrandşr. Yetkili 1: Temincideki yetkili kisi Yetkili 2: Temincideki yetkili kisi Vergi dairesi: Temincini vergi dairesi bilgisi Vergi no: Temincinin vergi numarasş bilgisi Gu nler: Teminci/Musterinin odeme gu nu ya da siparis gu nu seceneginin belirlenmesi. O deme alşndşgş gunler, Siparis alşndşgş gunler, O deme yaptşgş gunler, Siparis yaptşgş gunler: Bilgi amaclş ilgili gu nler isaretlenebilir. I ndirim (%): Teminciye uygulanacak yu zde indirim. I ndirim limiti: Teminciye verilen en fazla indirim limiti I ndirim tipi: Teminciye atanan indirim limiti Temin Suresi: MalŞn Siparis sonrasşndaki temin su resi Siparis Sşklşgş: Siparis periyodu girilir. Emniyet Stok Parametresi: Mal icin belirlenen kritik seviyedir. 6
Teminci Tipi TanŞmlarŞ KullanŞcŞ tarafşndan teminci tip tanşmlarşnşn yapşldşgş ekrandşr. Kod: Teminci tipi kodu girisi yapşlşr. Acşklama: Teminci tipi tanşmş yapşlşr. Notlar: Teminci tipi hakkşndaki bilgilerin girisi yapşlabilir. Depo TanŞmlarŞ Magaza tarafşndan Merkez, magaza, depo arasş bilgi transferleri icin depo tanşmlarşnşn yapşldşgş ekrandşr. GENEL BI LGI LER No: Zorunlu alan, mu kerrer olamaz, depo no girilir. Ismi: Depo tanşmlamasş yapşlşr. Yonetici: Depo yonetici bilgisi girisi yapşlşr. Adres, E-mail, Tel1/Tel2, Fax: Teminci adres bilgileri girilir. Tipi: Depo tipi belirlenerek istenilen tanşmlş gruplara asagşdaki ekrandan dahil edilebilir. Bu ekrana ulasmak icin tip alanş yanşndaki secenek butonu isaretlenir. 7
DIG ER BI LGI LER Download dizini: Depoya gonderilecek olan bilgilerin yol bilgisi belirlenir. Upload dizini: Depodan gelecek olan bilgilerin yol bilgisi belirlenir. Siparis dizini: Siparis bilgilerinin tutuldugu dizin tanşmş yapşlşr. 8
Depo S ablonlarş Depo tip tanşmş yapşlşr. Depo tanşmlarşekranşnda yapşlan yeni kayşt aynş ekrandaki Depo Tip seceneginden bu ekranda tanşmlanmşs olan depo sablonlarşndan birine dahil edilir. Kod: Depo tipi kodu girisi yapşlşr. Acşklama: Depo tipi tanşmş yapşlşr. Notlar: Depo tipi hakkşndaki bilgilerin girisi yapşlabilir. Belge tipleri Magazada kullanşlacak olan belge tanşmlarş yapşlşr. Belge tiplerini giris, cşkşs, siparis belgeleri olarak alt gruplarşnş ayşrmak icin kullanşlşr. Kod ve AcŞklama alanş ile secilen belgenin kod ve acşklama bilgilerinin girildigi ekrandşr. 9
C IKIS IS LEMLERI Magazadan asagşdaki ekranda goru len secenekler ile SatŞs faturasş, satşs irsaliyesi - yapşlan cşkşslarş belgelemek amacşyla kullanşlan ana menu du r. 10
SatŞs FaturalarŞ Toptan yada perakende olarak kasa dşsşnda gerceklestirilen satşslar icin kesilen fatura bilgilerinin stok takibi acşsşndan programda kayştlarşnşn girisinin yapşldşgş ekrandşr. Ilgili kayşdşn yazşcşya doku mu nu almak icin ekranlardaki butonu isaretlenir. 11
SatŞs Irsaliyeleri Kasadan gerceklestirilmeyen SatŞs irsaliye kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Ilgili kayşdşn yazşcşya doku mu nu almak icin ekranlardaki butonu isaretlenir. 12
Magazaya Transfer (DŞsarŞ) Magazadan magazaya gonderilecek olan bilgilerin trafnsferi icin kullanşlan ekrandşr. AsagŞdaki ekranda da goru ldugu u zere Belge tipi seceneginden dşsarş transfer edilecek olan belgenin tipi secilir. Belge tip tanşmlarş TanŞmlar ana menu su nden yapşlşr. 13
Depoya Transfer (DŞsarŞ) Magazadan depoya gonderilecek olan bilgilerin trafnsferi icin kullanşlan ekrandşr. AsagŞdaki ekranda da goru ldugu u zere Belge tipi seceneginden dşsarş transfer edilecek olan belgenin tipi secilir. Belge tip tanşmlarş TanŞmlar ana menu su nden yapşlşr. 14
Envanter Belgeleri Magazaki u ru nlerin sayşm sonrasşnda kabul edilen stok seviyelerinin belirlendigi ekrandşr. Envanter belgesi girildikten sonra Olustur butonu ile kabul edilecek olan envanter belgesinin hangi tarih e kadar degerlendirecegi sorgulanşr. Burada gelen ekrana girilen tarih baz alşnarak ilgili u ru nler icin girilen tarihe kadar olan giris ve cşkşs bilgileri degerlendirilerek envanter olusturulur. Olusturulan envanter belgesi baz alşnarak son stok raporlarş elde edilebilir. 15
Envanter CŞkŞs Belgeleri U ru nu n magazadaki toplam satşsş, Envanter belgesindeki degerden az ise sistem tarafşndan stoklarşn dengelenmesi icin otomatik olarak olusturulan belgedir. Bu belge degistirilemez sadece envanter islemleri sonucunda olusan cşkşs belgelerini incelemek icin kullanşlşr. 16
GI RIS IS LEMLERI Magazadan asagşdaki ekranda goru len secenekler ile AlŞs faturasş, AlŞs irsaliyesi - yapşlan girisleri belgelemek amacşyla kullanşlan ana menu du r. 17
Envanter Giris Belgeleri U ru nu n magazadaki toplam satşsş, Envanter belgesindeki degerden fazla ise sistem tarafşndan stoklarşn dengelenmesi icin otomatik olarak olusturulan belgedir.. Bu belge degistirilemez sadece envanter islemleri sonucunda olusan giris belgelerini incelemek icin kullanşlşr. 18
Magazaya Transfer (DŞsarŞ) Magazadan magazaya gonderilecek olan bilgilerin trafnsferi icin kullanşlan ekrandşr. AsagŞdaki ekranda da goru ldugu u zere Belge tipi seceneginden dşsarş transfer edilecek olan belgenin tipi secilir. Belge tip tanşmlarş TanŞmlar ana menu su nden yapşlşr. 19
Depoya Transfer (Iceri) Depodan magazaya gonderilecek olan bilgilerin trafnsferi icin kullanşlan ekrandşr. AsagŞdaki ekranda da goru ldugu u zere Belge tipi seceneginden iceri transfer edilecek olan belgenin tipi secilir. Belge tip tanşmlarş TanŞmlar ana menu su nden yapşlşr. 20
AlŞs FaturalarŞ Stok girislerinin dengelenmesi amacşyla alşs faturalarşnşn kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Fire /Hediye/Sair Giris Fisleri Fire/Hediye/ Sair ve benzeri nedenlerden dolayş stoklara giren kayştlarşn girildigi ekrandşr. YazŞcŞya doku m icin butonu isaretlenir. 21
AlŞs Irsaliyeleri AlŞs irsaliye kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Ilgili kayşdşn yazşcşya doku mu nu almak icin ekranlardaki butonu isaretlenir. 22
Mal Kabul Formu Daha onceden siparis formu olusturulmus olan u ru nlerin Mal kabullerinin yapşldşgş ekrandşr. Buradaki kriterlere gore kabul edilecek siparise veya irsaliye erisilir. Yine Islemler kşsmşndaki fonsiyonlar ile siparis veya irsaliye u zerinde istenilen degisikikler yapşlabilir. Raporlama butonu ile ilgili formlarşn doku mu alşnabilir. 23
SI PARIS KAYITLARI Siparis formlarşnşn olusturuldugu ana menu du r. 24
AlŞnan Siparis MagazanŞn aldşgş siparis kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Otomatik Siparis Formu Otomatik siparis formunda secilen kritere gore otomatik siparis listesi olusturulur. 25
Verilen Siparis (Teminciden) Teminci bazşnda verilecek olan siparislerin olusturuldugu ekrandşr. Bu ekrandan bilgi girisi yapşlabilmesi icin daha onceden TanŞmlar menu su nde teminci tanşmş yapşlmşs olmalşdşr. Olusturulan sipariler bir no takip eder ve bu numara mukerrer olamaz. Sipariste secilecek olan u ru nlerin listesinin alşnabilmesi icin daha onceden ilgili teminci ile u ru nler iliskilendirilmis olmalşdşr. 26
AlŞnan Siparis (Teminciden) MagazanŞn teminciden aldşgş siparis kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Bu siparis temincinin magazadan almak istedig u ru nlerden olusmakatdşr. O rnek olarak teminci elemanlarşn yiyecek ihtiyaclarşnş bu magazadan almak isteyebilir. Bu sebeple olusturulan bir siparis tipidir. 27
Verilen Siparis (Depodan) MagazanŞn depoya verdigi siparis kayştlarşnşn girildigi ekrandşr. Siparisin girilebilmesi icin siparis verilecek olan deponun TanŞmlar menu su ndeki Depo TanŞmlarŞ ndan tanşmlş olmasş gerekmektedir. 28
HŞzlŞSiparis Siparis bilgilerinin hşzlş girilmesi icin hazşrlanmşs bir siparis ekranşdşr. butonu ile u ru n seciminde hşzlş giris saglanşr. Ekrana gelen u ru nler icinden Arama fonksiyonu ile siparisi verilecek olan u ru n bilgisine gelinir ve Miktar hanesine siparis miktarş girilir. Girilen bilgiler Tamam butonu ile onaylandşktan sonra Siparis Verme ekranş gelir ve buradaki bilgiler girilerek islem tamamlanşr.bu ekranda Arama secenegi olarak u ru nu n Kod ve AcŞklamasŞ olarak secilebilmektedir. 29
O nerili Siparis Verme (Teminciye Gore) Temin su resi, Siparis sşklşgş, Temin su resi emniyet stok prametresi, U ru nu n gu nlu k ortalama satşsş, U ru n stok degeri, Siparisteki u ru n sayşsş degerleri baz alşnarak sistem tarafşndan otomatik olarak hesaplanan bir Siparis belgesidir. Olusan bu neticesinde u ru n siparilerinde daha gercekci degerler belirlenebilir. 30
RAPORLAR Stok durumlarşna ait durumlarşn alşnabildigi raporlardaşr. 31
Stok DurumlarŞ BaslangŞc ve bitis tarihleri belirlenerek verilen kriterlere gore stok durumlarşnşn alşnabildigi rapordur. Bu rapor kasa ve satşs faturasş ile satşlan u ru n sayşsşnş, alşs faturalarş ile stoga giren u ru n sayşsşnş ve bunlarşn farkş olan stok sayşsşnş olusturur. Stok Guncel Degerler Rapor BaslangŞc ve bitis tarihleri belirlenerek verilen kriterlere gore gu ncel stok durumlarşnşn alşnabildigi rapordur. Bu rapor - eldeki stok sayşsş x u ru nu n 1. Sats fiyatş - ile hesaplanan stok degerini olusturur. 32
Envanter Kontrol raporu Girilen belge numarasş icin envanter bilgilerinin olusturuldugu rapor ekranşdşr. DCS stok durum raporu Secilen tarih aralşgşnda magaza ve belge tipleri bazşnda DCS kodlarşna ait olan stok durumlarşnşn raporlandşgş ekrandşr. 33