Süreç Odaklı Yönetim SÜREÇ VE PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
BİMSER ÇÖZÜM, bilgi teknolojileri alanında hizmet vermek amacı ile 1998 yılında kurulmuştur. Halen 50 civarında çalışanı ve 35 in üzerinde yazılım uzmanı ile Kocaeli Üniversitesi Teknopark içinde BOYS, QDMS, eba ve ENSEMBLE yazılımları ile yurtiçi ve yurtdışında 450 nin üzerinde müşterisine başarıyla hizmet vermektedir.
Süreç ve Performans Yönetim Sistemi Süreç Yönetimi Günümüzün iş dünyasında başarılı olmak isteyen şirketler, yeni gerçeklerle yüzleşmeye hazırlıklı olmalılar. Küreselleşme ülkeler arası sınırları ortadan kaldırdı. Şirketler için rekabet alanı artık tüm dünya... Rekabet de aslında şirketler arasında değil onların süreçleri arasında yaşanıyor. Müşteriler sonuç istiyor, çalışanlar rekabetçi ve ödüllendirici iş deneyimi arzuluyor. Teknoloji ise bugün geldiği noktada hızlı büyümeyi mümkün kılacak benzeri görülmemiş fırsatlar sunuyor. Böyle bir ortamda kuruluşların başarılı olabilmesi ancak stratejik bir silah olarak süreçlere odaklanmaları ile mümkün. Süreçlerini etki ve verimli hale getiremeyenler, sürdürülebilir bir süreç bazlı yönetim sistemi kuramayanlar rekabette geri kalmaya, hatta yok olmaya mahkumdurlar. Balanced Score Card Performans Yönetimi Stratejik Planlama 1
Süreçlerinizi iyileştirmeye Ensemble ile başlayın Ensemble Süreç Yönetim Sisteminin sağladığı faydalar Verimsiz noktalarınızı keşfedin Performansınızı arttırın Görev ve sorumlulukları netleştirin Süreç etkileşimlerini belirleyin İç kontrol ve denetim ortamınızı oluşturun Müşteri odaklılığı geliştirin 2
Süreç odaklı yönetim 3
İşleriniz sizi değil, siz işlerinizi yönetin Değişen müşteri ihtiyaç ve beklentilerini gözden kaçırmayın Kuruluşunuzda varolan tüm işlerinizi belirleyin, değişen müşteri ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda gözden geçirin, sürekli iyileştirin, gerekiyorsa yeniden tasarlayın. Tüm bunları yaparken etkileşimli ve katılımcı bir çalışma ortamı oluşturun. İş yapma şeklinin anlaşılmasında, kaynakların doğru kullanımında, sürecin iyileştirmesi için sorunlu alanların belirlenmesinde süreç haritalarına ihtiyaç vardır. Ensemble güçlü süreç haritalama özellikleri ile tüm kurumunuzun süreçlerini modellemenize olanak sağlar. 4
5
Ölçmezseniz iyileştiremezsiniz Zamanında ve kaliteli işler için süreç yönetimi Kurumunuzda hergün yüzlerce faaliyet yapılmaktadır. Bu faaliyetlerin bir kısmı zamanında ve kaliteli yapılırken bir kısmı gecikerek, gerekli olduğundan fazla kaynak tüketerek kalitesiz olarak yapılmaktadır. İşte ikinci kategori size hergün para ve zaman kaybettiren görüldüğü yerde yok edilmesi gereken verimsizliklerdir. Verimsizlikleri yok etmenin ilk temel kuralı faaliyetlerin envanterinin çıkartılması ve bu faaliyetlerin zaman ve kaynak ihtiyacının belirlenmesidir. 6
Tanımla, ölç, iyileştir 7
Verimsiz noktalarınızı keşfedin Sahip olduğunuz kaynakları etkin kullanıyor musunuz? Günümüzün rekabetçi koşullarında, maliyetleri düşürmek bütün şirketler için çok önemli bir hedef haline geldi. Pek çok şirket bu konuda çalışmalar yapıyor. Ne yazık ki, bu çalışmaların bir kısmı eleman çıkarmaktan ya da genel giderleri azaltmaktan çok öteye gidemiyor. Aslında, maliyet azaltma çalışmalarını uzun vadeli ve sürekli kılabilmenin yolu operasyonel verimliliği artırmaktan geçiyor. Bu da, işimizi daha hızlı ve daha etkin bir şekilde yapmanın yöntemleri üzerinde sistematik ve süreç odaklı bir şekilde çalışmayı gerektiriyor. Ensemble üzerinde her bir süreç ve faaliyette kullanılan kaynakları tanımlayabilir, daha sonra bu kaynaklar üzerinden farklı raporlar alarak analizler yapabilirsiniz. 8
Kalıcı olabilmenin yolu verimliliğinizi arttırmaktan geçer 9
Performansınızı arttırın Kurum, bölüm ve kişi performanslarını süreçler üzerinden kolayca takip edin Performans Ölçüm ve İzleme Sistemi Kurum performans göstergelerinin tanımlanarak departmanlar, bölgeler, ürün grupları, süreçler vb. kırılımlarda izlenmesi ve raporlanması amacıyla geliştirilmiştir. Sistem performans ölçüm ve izlemede kuruluşa özgü metot ve yaklaşımların uyarlanabildiği bir altyapı içermektedir. Bu çerçevede sistem kuruluş içi performans göstergeleri yanında tedarikçilerin ve hatta çalışanların performanslarını ölçmekte kullanılan göstergelerin görsel, nitel ve nicel olarak izlenmesi ve raporlanması amacıyla da kullanılabilmektedir. 10
Hızınıza hız katın 11
Görev ve sorumlulukları netleştirin Tüm çalışanlar toplam fotoğraftaki yerlerini alsın Görev tanımlarını faaliyet ve süreç bazlı oluşturun, kurumdaki tüm personel hangi süreçte hangi görevde olduğunun farkında olsun. Böylelikle görev ve sorumlulukları netleştirin. Kim hangi sürecin hangi aşamasında ne iş yapıyor, tüm bunlara birkaç tıklama ile kolayca ulaşın. 12
Fonksiyon değil, süreç bazlı görev tanımı ile tanışmanın vakti geldi 13
Süreç etkileşimlerini keşfedin Süreçlerinizin müşteri ve tedarikçilerini memnun edin Süreçlerinizin performansı her zaman süreç içindeki unsurlara bağlı kalamaz. Süreçlerinizin performansını ölçerken ve iyileştirme çalışmaları planlarken süreçlerinizi girdi sağlayan ve sizin çıktılarınızı kullanan süreçleride bu çalışmalara dahil etmeniz gerekecektir. 14
Hangi departman hangi departmandan hizmet alıyor veya hizmet veriyor. Bunlar kurumunuzda belli mi? 15
Süreçlerinizi analiz edin Süreçlerinizi analiz edin, iyileştirin, müşteri emnuniyetinizi arttırın Süreç analizi, süreçlerde var olan girdi, çıktı, kaynak ve çevrim süreleri gibi temel unsurların tanımlanması, tanımlanan bu unsurlara ait performans göstergelerinin belirlenip, zaman, işgücü ve kalite ölçümlerinin yapılarak mevcut durumun tespit edilmesi ve izlenmesidir. Süreçlerinizi analiz ederek; Süreçlerin birbirleriyle etkileşimlerini daha net görün, Süreçler ve organizasyonlar arası ilişkileri belirleyin, Değer katan ve katmayan faaliyetlerinizi keşfedin, Yeniden yapılandırılması gereken süreçlerinizi belirleyin, Etkinliği ve müşteri tatminini arttırın, Problem ve aksiyonları izleyin, 16
17
Sürdürülebilir süreç yönetimi Süreçleri sadece dokümante etmek yetmez Süreklilik başarı için olmazsa olmazdır. Süreç yönetiminde en çok karşılaşılan olumsuz noktalardan birisi de süreçlerin dokümante edilmesinden sonra kurumda bu terminolojinin yaygınlaştırılamaması ve içselleştirilememesidir. Ensemble de bu durumun önüne geçmek için birçok özellik bulunmaktadır. Katılımcılığı ön planda tutan Ensemble, modellenen her süreç için ilgili kullanıcılar portal üzerinden görüş bildirebilir, modellenen süreçler kontrol ve yürürlük için onaya ilgili kullanıcılara gönderilebilir, ve tüm bu işlerin sonunda süreçte değişiklik yapıldığında süreç paydaşlarına bilgi verilebilir. 18
Dokümante edin, ölçün, iyileştirin, tüm bunları yaparken tüm paydaşların katılımını sağlayın. 19
Yasal mevzuata uyumu güvence altına alın Mevzuattaki değişiklikler sizi yormasın Ürün ve hizmetlerinizi üretip sunarken içinde bulunduğunuz sektörden dolayı tabi olduğunuz yasal mevzuatı tanımlayın. Bunlara yönelik kontrolleri süreçlere yansıtın, paylaşın ve izleyin. Yasal mevzuatta bir değişiklik olduğunda sistem, politika, prosedür, talimat ve süreçlerinizde gerekli değişiklikleri yapın. Bu sayede maruz kalınabilecek yasal ceza ve yaptırımlardan kurtulun ve/veya şirket imajını koruyun. Kuruluşunuzun faaliyetleri ile personelizin tutum ve davranışlarının devamlı olarak mevzuat, düzenleme ve standartlara uygun ve uyumlu olmasını sağlayın. 20
Mevzuat değişti, hangi süreçlerim bundan etkilendi? 21
İç kontrol ortamınızı oluşturun Risk ve kontrol noktalarınızı belirleyin Süreçlerinizle ilişkili risklerinizi ve bunlara yönelik kontrollerinizi tanımlayın. Risklerinizi değerlendirin, risk göstergelerinizi belirleyin ve izleyin. Süreç bazlı görev tanımlarınızı oluşturun, görevlerin gerektirdiği yekinliklerinizi tanımlayarak personelinizin eğitim ihtiyacını belirleyin. Onlara gerekli yetkinleri kazandıracak eğitimleri planlayın. İç kontrol ortamınızı güncellenebilir ve sürdürülebilir bir ortama taşıyın. İzletin, denetleyin ve raporlayın. COSO çerçevesine uygun bir iç kontrol ortamı oluşturun. 22
Risklerinizi kontrol ediyor musunuz? 23
EFQM mükemmellik modeli EFQM için süreç yönetimi Mükemmel kuruluşlar tüm paydaşlarının beklentilerini karşılayan veya aşan yüksek düzeyde performans gerçekleştirir ve bu performansı sürdürür. (*) EFQM mükemmelik modeli sürdürülebilir başarının belirlenmesi için bir değerlendirme çerçevesi sağlar. Liderliği kuruluşunuzun genlerine yerleştirin. Tutarlı ve sürekli iyileştirme gösteren sonuçlar elde etmek için süreçlerinizi stratejik hedefleriniz ile uyumlulaştırın. Tüm paydaşlarınız için ölçülebilir sonuçlar tanımlayın ve izleyin. EFQM mükemmellik modeli girdilere ve çıktılara dayalı yapısıyla hem modelde yer alan kriterler arası hem de bu kriterlerin detayında sunulan uygulamalara yönelik yaklaşımlar arasında ilişki kurulması esasına dayanmaktadır. Modelde; müşteri beklentilerinin süreçlere yansıtılması bunun sonucunda müşterilerin memnun edilmesi ve tüm bunların liderlikle desteklenmesi gibi unsurlar Süreç Yönetimi nin temel prensiplerine dayandırılmaktadır. (*) Kaynak: EFQM Mükemmellik Modeli 2010-KALDER 24
25
Neden Ensemble Müşterilerimizi ekip arkadaşlarımız olarak görüyoruz Toplam çözüm Güçlü fonksiyonalite Kurumsal sistemlerle entegrasyon Kısa proje süresi Minimum kaynak Minimum toplam sahip olma maliyeti Güçlü destek 26
Dinamik destek ekibimiz her zaman yanınızda 27
Orkestra şefiniz Ensemble Tüm enstrümanlarınız aynı senfonide birleşsin Sirketler de orkestra gibidirler. Her departmanın ayrı bir ses tınısı, ayrı bir melodisi vardır. Kendi baslarına çok güzel sesleri çıkartmaları yeterli degildir. Bir bütün olarak, diger tüm enstrümanlarla ahenk içerisinde çalısabilmeli, bir bütünün parçası olduğunu bilmelidirler. Kimin ne zaman hangi aşamada devreye gireceğini, tam olarak ne yapması gerektiğini bilmesi ve buna uygun hareket etmesi gerekmektedir. İşte Ensemble orkestra sefi gibi tüm kurumunda yeralan departmanları ortak bir platformda toplayarak ahenk içinde bir hedef doğrultusunda yönlendirmenizi sağlayacaktır. Ensemble; Hedef Birliğini sağlar İş akışlarının tanımlanmasını sağlar İç ve dış müşteriye odaklanılmasını sağlar Şirket içi ilişkilerin etkinliğini artırır Yürütülen işleri sistematik hale getirir Değişime hızlı bir biçimde uyum sağlanılmasına yardımcı olur Stratejilerin geliştirilmesine yardımcı olur 28
29
Referanslar Türkiye nin önde gelen kurumlarının tercihi yıllardır Ensemble olmaktadır * Alfabetik sırasına göre bazı referanslarımız 30
* Kullanılan logolar ilgili firmaların tescilli markalarıdır. SEKTÖRLER PETROKİMYA KİMYA ENERJİ OTOMOTİV OTOMOTİV YAN SANAYİ BEYAZ EŞYA BANKACILIK DOĞALGAZ / ELEKTRİK FİNANS VE SİGORTA MAKİNA TEKSTİL GIDA CAM, SERAMİK, TOPRAK EĞİTİM LOJİSTİK VE ULAŞIM ÇİMENTO HAVACILIK OTEL, HASTANE, AVM TESİS YÖNETİMİ TEKSTİL ve PERAKENDE SAĞLIK DEMİR VE ÇELİK MADEN İNŞAAT AMBALAJ MATBAA ÜRETİM HİZMET 31
Ensemble Süreç ve Performans Yönetim Sistemi Süreç Mimarı, Süreç Modelleyici, Süreç Portal 32
SÜREÇ VE PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
Basım Yeri : Ada Ofset Matbaacılık San. Ve Tic. Ltd. Şti. Basım Tarihi : 15.09.2014 www.bimser.com.tr Bimser Çözüm Yazılım Ticaret A.Ş. Kocaeli Üniversitesi Teknopark 41275 Yeniköy, Kocaeli, TÜRKİYE Tel. : 0262 341 43 14 (5 Hat) Faks. : 0262 341 38 94 E-posta. : ensemble@bimser.com.tr www.ensemble.com.tr Yetkili Bayii / Yetkili Satıcı Tüm hakları saklıdır.