İÇ KONTROL EYLEM PLANI

T.C. SİNOP ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ÇOCUK EĞİTİMİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI SİNOP 20.04.2015

I.GİRİŞ 5018 sayılı Kanunun 55. maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır. İç Denetim faaliyetlerinin etkin ve mevzuata uygun biçimde gerçekleştirilebilmesi için gereken eylem planının oluşturulması amacıyla Üniversitemiz Çocuk Eğitimi Araştırma ve Uygulama yönetimi ve idari çalışanlarından bir ekip oluşturulmuştur. Belirlenen ekip Üniversitemiz eylem planını esas alarak onu destekleyecek biçimde merkezimiz eylem planını hazırlamıştır. Buna göre Üniversitemiz eylem planında yer alan ve kontrol ortam standartları, risk değerlendirme standartları, kontrol faaliyetleri standartları, bilgi ve iletişim standartları, izleme standartları olmak üzere beş grupta toplanan 18 kamu iç kontrol standardını esas alacak şekilde merkezimizde oluşturulmuştur. Ayrıca merkezimiz İş Akışı da hazırlanarak Kamu İç Kontrol Eylem Planı ile birlikte birimimiz web sayfasında yayınlanacaktır. Yrd. Doç. Dr. Nurhan ÖZTÜRK GEREN Müdürü 2

MİSYONUMUZ Sinop Üniversitesi Çocuk Eğitimi Araştırma ve Uygulama i (Çocuk Üniversitesi) olarak amacımız, bilimsel düşünce yöntemini ve özgün düşünmeyi çocuklara kazandırmak, çocukların bilimi ve bilimsel konuları keşfederek anlamalarını sağlayacak bir ortam oluşturmak, çocukları daha ileri düzey araştırmalara dâhil ederek üretken bir bilim insan profili oluşturmaktır. VİZYONUMUZ Okul öncesi dönemden yükseköğretime kadar uzanan farklı yaş gruplarındaki tüm öğrencilerin keşfetme mutluluğunu yaşayacakları, bilime ve çevreye olan merak ve ilgilerini canlı tutarak, üst düzey düşünme becerilerinin gelişmesi yolunda uygun zemini oluşturmayı amaçlayan bu amaç doğrultusunda yürütülen etkinlikler yardımıyla öğrencilerimizin yaşam ile bilim arasındaki bağlantıyı fark etmeleri, bilimsel düşünce yöntemini kavramaları ve çevrelerine bu perspektifle bakmaları, özgün düşünebilen, yenilikçi, üretken bir bilim insanı profiline sahip bireyler olmaları yolunda onlara gerekli fırsatların sağlanması hedeflenmektedir. TARİHÇE Çocuk Eğitimi Araştırma ve Uygulama i (Çocuk Üniversitesi), 30 Ocak 2012 tarihinde 28189 sayılı Resmi Gazete uyarınca Yükseköğretim Kurulu Kararı ile kurulmuş ve Eğitim Fakültesi binasında faaliyetlerini gerçekleştirmiştir. 2011 2012 ders yılında faaliyetlere başlamıştır. müzün binası bünyesinde danışma bürosu olarak kullanılan bir odası bulunmaktadır. MERKEZ MÜDÜRÜ Üniversiteniz alan eğitimi üzerinde uzmanlaşmış öğretim arasından Rektör tarafından üç yıl süre ile görevlendirilir. Süresi dolan Müdürü yeniden görevlendirilebilir. Müdürünün izinli olduğu durumlarda, müdür yardımcılarından biri vekâlet eder. Vekâlet süresi altı ayı aştığı takdirde yeni bir Müdür görevlendirilir. Müdür, çalışmalarında Rektöre karşı sorumludur. 1- kurullarına başkanlık etmek, kurullarının kararlarını uygulamak ve düzeni sağlamak; 2- Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde in genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek; 3- in ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, bütçesi ile ilgili öneriyi yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak; 4- in birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak; 5-2547 sayılı kanunun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. 6- i temsil etmek; 7- Yönetim Kurulu ve Danışma Kuruluna başkanlık etmek, kararları Rektörlüğe sunmak ve uygulamak; 8- Yönetim Kurulu ve Danışma Kurulunun gündemini hazırlamak; 3

9- in yıllık faaliyet raporunu ve bir sonraki yıla ait yıllık çalışma programını Yönetim Kurulunun görüşünü de aldıktan sonra Rektörün onayına sunmak; 10- Görevlendirilecek personel için Rektörlüğe teklifte bulunmak; 11-i, amaçları doğrultusunda yönetmek; in öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetimin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Ayrıca 5018 sayılı yasa gereği harcama yetkilisi olarak üst yönetime karşı sorumludur. MÜDÜR YARDIMCILARI Müdür, çalışmalarında kendisine yardımcı olmak üzere üniversitenin çocuk eğitimi konusunda teorik çalışması veya tecrübesi olan öğretim elemanları arasından iki kişiyi müdür yardımcısı olarak görevlendirilmek üzere Rektörün onayına sunar. Müdürün görev süresinin dolması ya da herhangi bir sebeple görevinden ayrılması halinde, müdür yardımcılarının da görevi sona erer. Müdür, gerektiğinde müdür yardımcısını değiştirebilir. 1- Gerektiğinde Müdürlüğe vekâlet etmek; 2- in her türlü faaliyetinde Müdüre yardımcı olmak; 3- in her türlü eğitim ve öğrenci işlerini yürütmek; 4- Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirmek; 5- Gerekli resmi evrak ve defterlerin kurallara göre hazırlanması, tutulması saklanmasını sağlamak; 6- Müdür yardımcısı, çalışmalarından Müdüre karşı sorumludur. MERKEZ YÖNETİM KURULU 1- kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında müdüre yardım etmek; 2- in eğitim-öğretim, plan ve programları ile takviminin uygulanmasını sağlamak; 3- in yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak; 4- Müdürün merkez yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde kara almak; 5-2547 sayılı kanunla verilen diğer görevleri yapmak; 6- in çalışmaları ile ilgili konularda karar almak; 7- in çalışma alanı ile ilgili kişi, kurum ve kuruluşlarla ilgili işbirliği esaslarını belirlemek; 8- Yıllık etkinlik raporunu ve bir sonraki yıla ait çalışma programını düzenlemek; 9- in çalışmalarının değişik kurum ve kuruluşlarca desteklenmesi amacı ile karaları almak; 10- in programlarına katılacak öğrenci sayısı ile başvuru usulleri, öğrenci kabulü, katılım ücreti, ücretsiz kabul edilecek öğrencilerin belirlenmesi gibi konularda kararlar almak; 11- e bağlı olarak kurulacak bilimsel araştırma birimi ile akademisyenlerinin in araştırma imkânlarını kullanmaları hususunda çalışma usul ve esaslarını belirlemek; 12- Üniversite personelinin çocuklarının in faaliyetlerinden yararlanması hususunda da ayrıca kararlar da alabilir; 13- Karar alırken danışma Kurulundan gelen görüş, öneri ve tespitleri de değerlendirerek kara alır. 4

MERKEZ DANIŞMA KURULU in faaliyetleri ile ilgili olarak değerlendirmelerde bulunan istişari nitelikte görüş bildiren bir kuruldur. danışma Kurulu; in amaç ve çalışmalarına ilgisi olan, uzmanlık ve deneyimlerinden yararlanılabilecek akademisyenler ile kamu ve özel sektörde çalışan şahıslar arasından Yönetim Kurulu tarafından önerilen ve Rektör tarafından üç yıl süre için görevlendirilen en fazla yirmi beş üyeden oluşur. 1- Danışma Kurulu; her yıl müdürün çağrısı ile belirlenen gündemi görüşmek üzere en az iki kez toplanır. Danışma Kurulunun toplanmasında ve karar almasında salt çoğunluk şartı aranmaz. 2- in faaliyet alanlarıyla ilgili öneriler getirmek; 3- in faaliyetleriyle ilgili değerlendirmeler yapmak; 4- Müdür, Müdür Yardımcıları, Yönetim Kurulu ve koordinatörler Danışma Kurulunun doğal dir. MERKEZ KOORDİNATÖRLERİ Üniversitede görevli akademik personel arasından, halk oyunları, çeşitli spor dalları, fen bilimleri, tiyatro, şiir, müzik, görsel sanatlar, fotoğraf, sosyal bilimler, yöresel sanatlar, güzel konuşma ve yazma, kitap okuma, çevre eğitimi, trafik eğitimi ve diğer hususlarda Danışma Kurulundan, üniversitenin öğretim elemanlarından, kurum dışından gelen program, araştırma, gezi ve incelemeler ile benzeri etkinlikleri gerçekleştirir. Danışma Kurulu tarafından önerilen ve Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen programların açılmasını sağlamak, açılacak programlara katılacak çocukların Yönetim Kurulunun belirlediği ölçülere göre seçimini gerçekleştirmek, etkinlikleri ve akademik takvimi hazırlamak, programın eğitmenlerini ve programda görev alan akademik ve idari personelin görev dağılımlarını belirlemek; program süresince katılımcıların sağlık ve güvenlik içinde program etkinliklerinde yer almaları için gerekli önlemleri almak, programa ilişkin çalışmalar yapmak, programın içeriğini ve aşamalarını hedef kitlenin düzeyine uygun olacak şekilde oluşturmak, programın yürütülmesi sürecinde meydana gelen ve programın genel gidişatına etki edebilecek durumlar hakkında Müdürü bilgilendirmek ve sorumlu olduğu programı yürütmektir. Koordinatör, Yönetim Kurulunca açılması onaylanan programları Müdürün onayında sonra uygular. ŞUBE MÜDÜRÜ * ndeki idari işlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlamak. *Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek *Kayıt hazırlıklarını takip etmek *Kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak gerekli olan evrakların takibini yapmak *Kurul Kararlarını ilgililere iletir ve uygulanmasını takip eder. *Bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar; gerekli bakım ve onarım işlerini takip eder; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar. * ne gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder. * tarafından düzenlenen tören, toplantı vb faaliyetlerin en iyi şekilde yapılması için katkı sağlar. * personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip eder. *Muhasebe bölümünden gelen her türlü evrakı kontrol eder. *Personelin izin ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygular. * nün taşınır işlerinin takibini sağlamak, ihtiyaç duyulan malzemelerin temini için işlemleri izlemek. *Resmi evrakları tasdik etmek. 5

*Satın Alma Harcama Yetkilisine olura sunma Teklif Hazırlama Teklif Karşılaştırma Sipariş Verme Siparişlerin Sözleşmeye Uygunluğunun Kontrolü *Yolluklar Geçici Görev Yolluğu Kongre-Seminer Yolluğu Jüri Üyeliği Yolluğu Görev Yolluğu Tedavi Yolluğu Nakil Evraklarının Kontrolü Sevk Evraklarının kontrolü *Bütçe Bütçe hazırlıkları Nakit ve Diğer Ödeme Evraklarının Hazırlaması Teslim Alma Otomasyon Link Ödeme Emri BİRİM SEKRETERİ * Yazışmaları *Evrakların Kayıtları Sayı verilmesi *Evrakların Dosyalanması ve takibi *Havale edilen yazıların takibi *Kurum dışından gelen yazışmalar *Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) *Ödenekler Satın alma-mutemet Yazışma *TÜBİTAK Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu yazışmaları *Personel Yazışmaları *Vekâlet * İdari Personel *Görevlendirme *İzinler *Kurul Kararlarının yazılması * Müdürü, müdür yardımcıları ile Şube Müdürünün vereceği diğer işler. 6

FİZİKİ YAPI Şuanda kendi birimimize ait bir bina bulunmamaktadır. Etkinliklerimiz başta Eğitim Fakültesi olmak üzere Sinop Üniversitesi nin ihtiyaca göre gerekli olan Fakülte ve Meslek Yüksekokullarının binaları, sınıfları ve laboratuvarları kullanılarak gerçekleştirilmektedir. ÖRGÜT YAPISI Yrd. Doç. Dr. Nurhan ÖZTÜRK GEREN Müdürü Yrd. Doç. Dr. Serhat ERCAN Müdür Yardımcısı Yrd. Doç. Dr. Esra BOZKURT ALTAN Müdür Yardımcısı Mustafa KAVAK Şube Müdürü KURULLAR MERKEZ YÖNETİM KURULU MERKEZ DANIŞMA KURULU İlayda GÜLENÇ YALÇIN Sekreteri Güzel Sanatlar Alan Koordinatörü Öğr. Gör. K. Ceren DEMİRALP Fen Bilimleri Alan Koordinatörü Yrd. Doç. Dr. Ayşe YENİLMEZ TÜRKOĞLU Sosyal Bilimler Alan Koordinatörü Öğr. Gör. Bekir TAŞTAN 7

ÇOCUK EĞİTİMİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1. KONTROL MI STANDARTLARI KOS1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Eylem Kod No KOS1 etik değerler daha sistemli hale getirilecektir. veya Etik Kurulu ve İdari ile İç Denetim i Etik değerlere uyum ve benimseme KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS 1.1.1 KOS 1.1.2 İç kontrol sistemi hakkında tüm personele hizmet içi eğitim verilmesi gerekmektedir. İç kontrol sisteminde görev tanımlarının yapılmıştır. İç Denetim i İç Denetim i Eğitilmiş Personel Bilgi sahibi Personel KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. ÇOK KOS 1.2 Yılda iki kez iç kontrol sistemi ile ilgili Yönetici Değerlendirme Toplantısı yapılmalıdır. Yöneticileri İç Denetim i Eğitilmiş Personel KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. ZAYIF ( Etik Kurulumuz Yoktur.) KOS 1.3 Etik kurallar yılda birkaç kez personele internet ortamında onaylattırılarak güncelleşmesi sağlanmalıdır. Üniversite Etik Kurulu Üniversite Etik Kurulu Etik Kurallar Konusunda Bilgilendiril miş Personel KOS 1.4.1 Faaliyet raporları ve stratejik plan internet sitemizde yayınlanmaktadır. İnternet Sitesi Yayını KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. KOS 1.4.2 imiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanmıştır. Faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülecektir. İnternet Sitesi Yayını 8

1. KONTROL MI STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. ZAYIF KOS 1.5.1 ZAYIF KOS 1.5.2 Personel ve hizmet görenlere ilişkin memnuniyet anketleri düzenlenecektir. Her bir hizmet için belirlenen kriterler objektif unsurlara dayanmaktadır. Varsa eksiklikler tespit edilecektir Anket Değerlendir me Raporu Anket Değerlendir me Raporu KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. ÇOK KOS 1.6.1 KOS 1.6.2 faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin Başbakanlık Dosya Planına uygun hale getirilmiştir. Temel süreçlere ilişkin iş akış şemaları güncellenerek oluşturulacaktır. Yönetimi İdari personel ve Eğitilmiş Personel prosedürler. 9

1. KONTROL MI STANDARTLARI KOS2 KOS 2.1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Eylem Kod No KOS2 KOS 2.1.1 KOS 2.1.2 imizin Misyon, organizasyon yapısı ve görev tanımları yazılı hale getirilip duyurulmuştur. Ayrıca güncellemeler yapılarak paydaşlara duyurulacaktır. Belirlenmiş misyonlar ilgili birimlerin internet sitesinde yayımlanarak, personelin benimsemesi sağlanacak ve birim amirleri gerekli gözetimleri yapacaklardır. imizin misyonu belirlenmiş ve yayınlanmıştır. veya Tüm ve ve Etkin ve esnek bir organizasyon yapısı İnternet sitesinde yayımı /Bilgilendirme KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.. KOS 2.2.1 akademik birimlerin görev tanımları mevcuttur. İnternet sitesinde yayımı KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. KOS 2.3.1 KOS 2.3.2 Görev tanımları yapılan birimlerin görev dağılım çizelgesi mevcuttur. Yeniden tanımlanacak görev tanımları için yetki ve sorumlulukları kapsayan görev dağılım çizelgeleri oluşturulacaktır. Görev dağılım çizelgeleri Görev dağılım çizelgeleri KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin örgüt şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. KOS 2.4.1 imiz örgüt şeması mevcuttur. Örgüt Şeması KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. KOS 2.5.1 KOS 2.5.2 İdarenin ve birimlerinin örgüt yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde yapılmıştır. Fakültemiz örgüt yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde geliştirilecektir. İnternet sitesinde yayımı Rapor 10

1. KONTROL MI STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS 2.6.1 Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevleri ve bu görevlerde çalışan personelin listelerini çıkaracaklardır. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS 2.7.1 Verilen görevlerin sonucu izlemektedir. - KOS 2.7.2 Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik iyileştirici kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. İlgili mekanizmaların geliştirilmesi ve alt birimlere yaygınlaştırılmasına çalışılacaktır. 11

1. KONTROL MI STANDARTLARI KOS3 KOS 3.1 KOS 3.2 KOS 3.3 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Eylem KOS3 personel envanteri çıkarılmıştır. KOS 3.1.1 KOS 3.1.2 KOS 3.2.1 KOS 3.2.2 KOS3.3.1 KOS3.3.2 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaktadır. Personel si ile koordineli olarak personel ihtiyacını tespit edecektir. İyileştirici faaliyetler devam edecektir Personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması, mesleki yeterliliğe ve gelişmelere ayak uydurabilmesi için eğitim verilecektir. Yönetici ve personelimiz, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. veya yönetimi yönetimi personel durumunun iyileştirilmesi gerekmektedir. Mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar yapılması gerekmektedir. Eğitim Programı Eğitilmiş personel Eğitim programı Eğitilmiş personel Nitelikli Personel Nitelikli Personel KOS3.4.1 Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı, liyakat ilkesi çerçevesinde yapılmalıdır. Nitelikli Personel KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS3.4.2 İşe almalarda ve görevde yükselmelerde Performans kriterlerinin etkin hale getirilmesi gerekmektedir. Nitelikli Personel 12

1. KONTROL MI STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS3.5.1 Personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması için mesleki yeterliliğe önem verilerek, her görev için uygun personel seçilmesi ve gerekli eğitim ihtiyacı tespit edilerek her yıl hizmet içi eğitim faaliyetleri planlanmalıdır. yönetimi Eğitim programları KOS 3.6 KOS 3.7 KOS 3.8 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS3.6.1 KOS3.6.2 KOS3.7.1 KOS3.7.2 KOS3.8.1 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmelidir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınacaktır. Performans değerlendirilmelerinde emsallerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında mevzuatta yer alan ödül Yönergesine göre işlem yapılacaktır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmesi ve personele duyurulması gerekmektedir. yönetimi yönetimi yönetimi yönetimi Performans Değerlendirme Çizelgesi Performans Değerlendirme Çizelgesi Değerlendirme Raporu Değerlendirme Raporu 13

1. KONTROL MI STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya Yapılaca k KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS4 imizin mali veya yönetsel nitelikte tüm faaliyet ve işlemlerinin süreç analizlerinin yapılması ve yazılı olarak süreç akış şemaları belirlenmiştir KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. KOS4.1.1 İş akış sürecinde belirtilen imza yetkileri Rektör Makamınca onaylandıktan sonra işlem görmektedir. KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS4.2.1 İş akış sürecinde belirtilen imza yetkileri Rektör Makamınca onaylandıktan sonra işlem görmektedir. KOS4.3.1 Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilmektedir. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS 4.3.2 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile görev yapmaktadır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS4.4.1 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS4.5.1 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi verme. 14

2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya RDS5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. ZAYIF (k Planımız yoktur) RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. ZAYIF ZAYIF RDS5.1.1 RDS 5.1.2 imizce, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacaktır. Hazırlanan stratejik planın katılımcı yöntemlerle revizyonu yapılacaktır. ve ve k Plan k plan revizyonu 31.12.2015 31.12.2016 RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. ZAYIF RDS 5.2.1 Yıllık performans programı hazırlanması için yeterli sayıda personelin katılımıyla çalışma ekipleri oluşturacaktır. ve k Plan 31.12.2015 RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. ZAYIF RDS 5.3.1 imiz bütçesi 2016 ve devam eden yıllarda stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. Yıllık plan 15

1. KONTROL MI STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya Yapılaca k RDS 5.4.1 Faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için periyodik dönemler halinde kontroller yapacaktır. Faaliyet Raporları RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. RDS5.4.2 faaliyet raporları hazırlanarak Üst Yöneticiye gönderilmektedir. Faaliyet Raporları RDS 5.4.3 Üniversite standartlarına uyumlu çalışılmaktadır. Faaliyet Raporları RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. RDS 5.5.1 olarak görev alanlarımız çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler de belirleyerek, personele ve ilgili yerlere duyuru yapılmaktadır. ve Amaca uygun hedef raporları Dönemsel olarak sürekli RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. RDS5.6.1 Hedefleri gözden geçirilerek spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli hale getirilecektir. ve Dönemsel Planlar Dönemsel olarak sürekli 16

2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI RDS6 RDS 6.1 RDS 6.2 RDS 6.3 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Eylem RDS 6.1.1. RDS6.1.2 RDS6.2.1 RDS6.3.1 imiz, Kanunla verilen görevlerini yerine getirmeye ve stratejik planlarında yer alacak amaç ve hedeflerine ulaşmaya engel riskleri belirleyecektir. imiz stratejik planlarında yer alacak amaç ve hedeflerine ulaşmaya engel riskleri belirleyecektir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda bir kez analiz edilecektir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulacaktır. veya ve ve ve ve Dönemsel olarak sürekli Dönemsel olarak sürekli Dönemsel olarak sürekli Dönemsel olarak sürekli 17

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. ZAYIF ZAYIF KFS7.1.1 KFS 7.1.2 Her bir faaliyet ve risk için uygun kontrol strateji ve yöntemleri tespit edilecek, ayrıca önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol noktaları belirlenerek süreçlere yerleştirilecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. İç Denetim i ve ile İç Denetim i ve ile 31.12.2015 31.12.2015 KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. ZAYIF KFS 7.2.1 Kontrol stratejileri ve yöntemleri işlem öncesi, süreç ve işlem sonrasını kapsayacak şekilde hazırlanacaktır. İç Denetim i 31.12.2015 KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS 7.3.1 in varlıklarının dönemsel envanterlerinin çıkarılması, bir önceki dönemle karşılaştırılması ve olası değer kayıplarının önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınması. İç Denetim i/ Dönemsel olarak sürekli 18

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS 7.4.1 Kontrol faaliyetlerinin yönetim sistemine dâhil edilerek maliyetin beklenen faydayı aşmaması için gerekli önlemler alınacak ve kontrollerde bilgi teknoloji sistemleri kullanılacaktır İç Denetim i/ Dönemsel olarak sürekli 19

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 KFS 8.2 KFS 8.3 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS 8.1.1 KFS 8.1.2 KFS 8.2.1 KFS 8.2.2 Kısmen bulunmakta dır. KFS 8.3-E1 Üniversitenin faaliyetleri mali karar ve işlemleri hakkında prosedürler yazılı hale getirilmesi gerekmektedir. Üniversitenin prosedürleri Kısmen mevcuttur. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir. Tüm aşamaların takibinin yapılabildiği ve belgelenebildiği bilgisayara dayalı bir işlem sürecinin oluşturulması gerekmektedir. olan prosedür ve dokümanlar gözden geçirilerek, güncel kapsamlı, mevzuata uygun hale getirilecek ve mevcut olmayanlar da hazırlanarak Internet sitelerinde yayımlanması gerekmektedir.. Fakülte yönetimi / / / / 20

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS9 Görevlendirmelerde hata eksiklik yanlışlık ve usulsüzlükleri önlemek için işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve incelenmesi sürecinde sorumlu personelin belirlenecek görev dağılımının yapılması. / / İş akışı KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. KFS 9.1.1 Yeterli personel olduğunda hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve incelenmesinin farklı kişilerce yapılması sağlanacak ve böylece kontrol etkinliği oluşturulacaktır. KFS 9.1.2 Mali karar ve işlemelerle ilgili görev ve yetkilerin sınırları açık olarak belirlenmiştir. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Kısmen mevcuttur. KFS 9.2-E1 Personel sayısının yetersiz olduğu durumlarda görevler ayrılığı ilkesi tam olarak uygulanamayacağı için yönetim tarafından ortaya çıkabilecek riskler konusunda gerekli önlemler alınacaktır. 21

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS10 Hiyerarşik kontrollerin yapılabilmesi için, iş ve işlemlerle ilgili gerekli prosedürlerin ve talimatların hazırlanması. / / Kontrol prosedürleri KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KFS10.1.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığını örnekleme ve benzeri yöntemler yardımıyla kontrol etmektedir. / / Kontrol prosedürleri KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. KFS10.2.1 KFS10.2.2 Gerekli kontroller yöneticiler tarafından yapılmaktadır Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığını örnekleme ve benzeri yöntemler yardımıyla kontrol ederek varsa tespit ettikleri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli önlemleri alacaklardır. / / / / Kontrol prosedürleri Kontrol prosedürleri 22

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya Tamamlanm a KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS11.1 KFS11.1.2 veya çeşitli nedenlerle geçici olarak boşalan kadrolar aracılığıyla yürütülen görevlerin aksamaması için yeterli personel olması gerekmektedir. imizde yeterli personel olduğunda yürütülen iş ve işlemlerin tüm birim çalışanlarınca öğrenilebilmesini veya yürütülmesini sağlamak amacıyla personel, belli periyotlarla rotasyona tabi tutulacaktır. KFS 11.2 KFS 11.3 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KFS11.2.1 KFS11.2.2 KFS11.3.1 Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asgari asıl personeldeki şartlara haiz vekil personel görevlendirilmesi gerekmektedir. Üniversitemizin her kademesindeki idari ve akademik personel için vekâleten görevlendirmeler yazılı ve prosedüre uygun olarak yapılmaktadır. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir raporun hazırlanması yöneticiler tarafından sağlanacaktır. 23

3. İÇ KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS12.1.1 Üniversitemizin bilgi sistemleri, sürekliliği ve güvenilirliği sağlayacak şekilde yapılandırılmış olup, bunlara erişimin sağlanması, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi gibi mekanizmalar Bilgi İşlem tarafından uygulanmaktadır Bilgi İşlem / / Bilgi Sistemleri Yetkilendir ilmesi KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFS12.2.1 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar Bilgi İşlem nca sağlanmıştır. Bilgi İşlem / / Bilgi Sistemleri Yetkilendir ilmesi KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KFS12.3.1 KFS12.3.2 Üniversitemizin bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaları mevcuttur Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılım ve iletişim altyapısı Bilgi İşlem nca yapılmaktadır. Bilgi İşlem Bilgi İşlem / / / / Bilgi Sistemleri Yetkilendir ilmesi Bilgi Sistemleri Yetkilendir ilmesi 24

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. BİS13.1.1 Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi kurulmuştur. Bilgi İşlem Elektronik Bilgi Sistemleri BİS13.1.2 arası yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Üniversitemiz internet sitesi, bülten, birim internet siteleri Bilgi İşlem Elektronik Bilgi Sistemleri BİS 13.2 BİS 13.3 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. BİS13.2- E1 BİS13.2.1 BİS13.3- E0 Elektronik ortamda ve diğer iletişim araçları kullanılarak zamanında yeterli ve gerekli bilgiye ulaşım sağlanmaktadır. Bilgi ve iletişim sistemi ile ilgili ihtiyaç ve öneriler Bilgi İşlem na iletilecektir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirdir. Personel / Bilgi İşlem Bşk. Personel / Bilgi İşlem Bşk. / / Elektronik Bilgi Sistemleri Elektronik Bilgi Sistemleri Elektronik Bilgi Sistemleri 25

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya BİS 13.4 BİS 13.5 BİS 13.6 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. BİS13.4.1 BİS13.5.1 BİS13.5.2 BİS13.6.1 Yöneticiler ve ilgili personel, bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında ulaşmaktadır. Geliştirilmesi öngörülen bilgi ve iletişim sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve raporları üretebilecek ve bunlardan gerekli analizleri yapabilecek şekilde tasarlanması gerekmektedir. Bilgi ve iletişim sistemi ile ilgili ihtiyaç ve öneriler Bilgi İşlem na iletilecektir. Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. Bilgi İşlem / / Bilgi İşlem / Bilgi İşlem / Bilgi İşlem / Elektronik Bilgi Sistemleri Elektronik Bilgi Sistemleri Elektronik Bilgi Sistemleri Elektronik Bilgi Sistemleri Dönemsel olarak BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. BİS13.7.1 Personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını açıkça iletebilmeleri için yönetim bilgi sisteminin oluşturulması gerekmektedir. Bilgi İşlem / Elektronik Bilgi Sistemleri Dönemsel olarak 26

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya Tamamlan ma BİS14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 BİS 14.2 BİS 14.3 BİS 14.4 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BİS14.1.1 BİS14.2.1 BİS14.3- E0 BİS14.4.1 tarafından açıklanmaktadır. tarafından açıklanmaktadır. Faaliyet raporlarımız web sayfamızda duyurulmaktadır. İdare faaliyet raporlarının yatay ve dikey olarak metin haline dönüştürülmesi, tüm personele raporlar hakkında bilgilendirme yapılması ve varsa sistem eksikliklerinin tespiti için çalışmalar yapılacaktır. Bilgi İşlem / / Bilgi İşlem / / Bilgi İşlem / / / Yönetimin şeffaflığı Yönetimin şeffaflığı Yönetimin şeffaflığı Dönemsel olarak sürekli Altı aylık Dönem olarak sürekli Dönemsel olarak sürekli Dönemsel olarak sürekli 27

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya BİS15 BİS 15.1 BİS 15.2 BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır... BİS15 BİS15.1.1 BİS15.2.1 BİS15.3.1 BİS15.3.2 Evrak kayıt ve arşivleme sisteminin Başbakanlık Devlet arşivi genel müdürlüğünün belirlediği yapılmaktadır. Üniversitemiz Elektronik Bilgi Yönetim Sistemine henüz oluşturulmamıştır. Ancak imizce evrak kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılmaktadır. imizde kayıt ve dosyalama sistemi analiz edilerek standartlara uygun hale getirilmiştir. Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemler alınmış olup daha başka mekanizmalar geliştirilecektir. Personel dosyaları kişisel bilgilerin güvenliği korunacak şekilde arşivlerde muhafaza edilecektir. Kayıtların kontrolü Kayıtların kontrolü Kayıtların kontrolü Kayıtların kontrolü Kayıtların kontrolü BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. BİS15.4.1 Kayıt ve dosyalama sistemi Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre yapılmaktadır. Kayıtların kontrolü BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. tur. BİS15.5- E0 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekte ve gelen evrakın alındığı saat not edilmektedir. Evrak lara uygun bir şekilde sınıflandırılarak arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmektedir. Kayıtların kontrolü 28

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No veya BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BİS15.6.1 imizin kayıt ve dosyalama sistemi tümüyle analiz edilerek kayıt, dosyalama ve arşivleme işlemleri standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılarak yapılmaktadır. Kayıtların kontrolü 29

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya BİS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.. BİS 16.1.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri tarafından belirlenmesi gerekmektedir. / BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS 16.2.1 Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaktadır. / BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. BİS 16.3.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. / 30

5. İZLEME STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya Tamamlan ma İS17 İS 17.1 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İS17.1.1 iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi, sürekli izleme ve özel bir değerlendirme (iç ve dış denetim vb.) yöntemleri ile yapılması gerekmektedir. İç Denetim i / İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenecektir. İS17.2.1 imizde tespit edilecek sorunlar, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak çözülecektir. Çözülemeyen hususları da üniversite üst yönetimine iletilecektir. İç Denetim i / İS 17.3 İS 17.4 İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS17.3.1 İS17.4.1 İS17.5.1 İç kontrolün değerlendirilmesine imizin katılımı sağlanacaktır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecek ve rektörlükçe belirlenecek bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır. İç Denetim i / İç Denetim i / İç Denetim i / 31

5. İZLEME STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler veya İS18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. 32