20.01.2012 Cuma SAĞLIK BAKANLIĞI İLAÇ TAKİP SİSTEMİ II. FAZ TOPLANTISI

20.01.2012 Cuma SAĞLIK BAKANLIĞI İLAÇ TAKİP SİSTEMİ II. FAZ TOPLANTISI Ankara Atatürk Eğitim ve Araştırma Hastanesi toplantı salonu II. Faz konulu 3. toplantı. Katılımcılar; Sağlık Bakanlığı I.T.S. yetkilileri İlaç firmaları, Ecza depoları, İlaç firmalarına fason hizmet veren kuruluşlar ve yazılım firmaları. Sunum : İsmail Taha Aykaç (ITS Java departmanı) Fazlara göre durum değişkenleri diyagramı I. Faz da durum şöyle çalışmaktaydı; (Orta da sahipsiz Ürünler Havuzu adında bir depo alan var ve üreticiden bu havuza, bu havuzdan da bir sonraki aşamaya geçiyordu. (Eczane, hastane vb.). Havuz: Üretim ile eczane/hastane arasında kalan tüm aşamaları içeriyordu.) II. Fazda ise yapı şu şekilde değiştirildi. 1/8

(Ürün ün önceki sahibi, ve sonraki sahibi tanımlanmış olarak, bu sahipler arasında direkt hareket (ortak bir havuz a gerek kalmadan) sağlandı. II. Faz da üreticiden üreticiye satış, Üreticiden Ecza deposuna satış, Ecza deposundan hastaneye satış ve Ecza deposundan Eczaneye satış, Hastaneden Sarf için çıkış, Eczaneden hastaya satış için çıkış aşamaları vardır. (İade süreçleri daha sonra görüşülecek.) Genel toplantı bilgilendirmesi ve sürecin değerlendirilmesi; Taha Yaycı 1 Ocak 2012 tarihinde başlaması zorunlu olacağı bildirilen II. Faz süreci 1 Mart tarihine ertelenmiştir. Bu erteleme, firmaların ticaretinin aksamaması için alınmış olmakla birlikte, II. Faz a hazırlığını tamamlamış olan firmaların haklarının korunması adına 2. Bir uzatma işlemi yapılmayacağı bildirildi. 1 Şubat sistemsel olarak II. Faz ın başlangıç tarihidir. 1 Mart ise II. Faz a uygun satış yapamayanların satışının kesileceği tarihtir. Bu erteleme şu şekilde olacaktır; 1. 1 Mart 2012 tarihinden sonra üretim bildirimi yapılacak ürünler; 1 Mart 2012 tarihinden itibaren üretim bildirimi (sadece üretilenler değil üretim bildirimi 1 Mart 2012 den sonra yapılan) yapılan her ürün otomatik olarak II. Faz kapsamında 2/8

değerlendirileceğinden koli üzeri etiketleri ve II. Faz a uygun XML dosyaları üretilerek, II. Faz a uygun ürün olarak üretilmelidir. 1 mart 2012 itibari ile II. Faz için hareket gören her ürün Durumu II. Faz olarak ve sahibi (hareketi yapan firma) olarak değiştirilecektir. 2. 1 Mart 2012 den önce üretilmiş ve stoklarda kalan ürünler 1 Mart 2012 tarihinden önce üretilen her ürün istenirse sadece 1. Faz olarak üretilip üretim bildirimi yapılıp, depolara satışı yapılabilir. (Ancak Taha bey bunu önermediklerini özellikle belirtti.) 2.a. 1 Mart 2012 den önce üretilmiş II. Faz a uygun ürünler; Bu ürünler 1 Mart 2012 tarihinden itibaren II. Faz a uygun olarak gönderilebilir. - Ürün ilk hareket ettirildiği noktada (ilk satış bildirimi yapıldığı noktada) II. Faz kimliğini kazanacaktır. 2.a.1. İlaç firmasının kendi / fason deposunda bulunan II. Faz a uygun 1 mart 2012 öncesi üretim bildirimi yapılmış ürünler; Üretici firmadan üretici firmaya, veya Üretici firma dan ecza deposuna satış bildirimi yapıldığı an ürün 1. Faz kimliğinden II. Faz kimliğine geçiş yapmış olacaktır. 2.a.2. Ecza deposunda kalan II. Faz a uygun 1 mart 2012 öncesi gelmiş bulunan ürünler; Ecza deposu, Ecza deposuna, eczaneye, hastaneye ve ya satış yetkisi olan noktaya (ihracat vb.) II. Faz a uygun 1 mart 2012 den önce üretilmiş ürünlerin satış bildirimini yaptığı anda bu ürünler 1. Faz kimliğinden çıkarak II. Faz kimliğini kazanmış olacaklardır. 2.a.3. Eczane de veya hastane de bulunan II. Faz a uygun 1 mart 2012 öncesi stoklara alınmış ürünler; Eczanelerdeki ve Hastanelerdeki bu ürünler sarf edildiklerinde veya satıldıklarında II. Faz kimliğini kazanarak sistemden düşürülmüş olacaktır. (Şu an ki sistemden farklı bir durum olmayacaktır.). Eczaneler hastaya ürünü tek tek kutusundan çıkartıp adet adet okutarak satacağı için, II. Faz kapsamında olmayan ürünlerin mal alımını yapmak zorunda değil. 2.b. 1 Mart 2012 den önce üretilmiş II. Faz a uygun olmayan ürünler; 2.b.1. İlaç firmasının kendi deposunda veya fason deposunda kalan II. Faz a uygun olmayan ürünler; - Üretici firma ürün ün II. Faz a dönüşümü yapabiliyorsa II. Faz a dönüşümünü yaptıktan sonra II. Faz a uygun olarak göndermelidir. Bu ecza deposu ve ihale depoları için gereklidir. - Üretici firma ürün ün II. Faz a dönüşümü yapamıyorsa, ürünü göndereceği yer ile anlaşarak ecza deposuna bu ürünleri 1. Faz kapsamında gönderebilir. Ecza deposu bu ürünleri e-fatura sistemi ile eczaneye / hastaneye gönderirken II. Faz a dönüşümünü yapacaktır. (Koli içi adetleri tek tek okutarak yapacağı için depolar zorlanacaktır.) 3/8

- Ürün Ecza deposundan II. Faz için satış bildirimi yapıldığı anda II. Faz sistemine alınmış olacaktır. Bu andan itibaren ürün II. Faz kimliğini kazandığı için II. Faz sistemine göre hareket edecektir. 2.b.2. Ecza deposunun stoklarında kalan II. Faz a uygun olmayan 1 mart 2012 öncesi üretim bildirimi yapılmış ürünler; Ecza depoları bu ürünleri E-Fatura sistemi üzerinden satabilmek için II. Faz a uygun hale dönüştürüp satış bildirimini yaparak satacaklardır. E-Fatura sistemine girmeyen noktalarda, (Diğer ecza deposuna vb.) satılacak nokta ile anlaşarak II. Faz a almadan 1. Faz üzerinden satış yapılabilir. 2.b.3. Eczane de veya hastane de bulunan II. Faz a uygun 1 mart 2012 öncesi stoklara alınmış ürünler; Eczanelerdeki ve Hastanelerdeki bu ürünler sarf edildiklerinde veya satıldıklarında II. Faz kimliğini kazanarak sistemden düşürülmüş olacaktır. (Şu an ki sistemden farklı bir durum olmayacaktır.) 3. II. Faz a geçtikten sonra dikkate alınması gereken diğer konular; 3. a. II. Faz sürecinde ürün satışı yapıldıktan sonra karşı taraft ta alış bildirimi yaptığı anda ürün ün sahibi değiştiği için deaktivasyon işlemi yapılmayacaktır. Bunun yerine ürünle ilgili sorun olması halinde, yeni sahibi eski sahibine iade işlemini başlatabilir. 3.b. 3.c. 3.d. 3.e. 3.f. 1 Marttan itibaren II. Faz a uygun satış bildirimi yaparak hareket etmeyen firma fiziken de mal alım satımı yapamayacak. II. Faz sürecinin genel özeti olarak; 1 Mart 2012 sonrası üretim bildirimi yapılan her ürünün II. Faz sürecinde hareket etmesinin zorunluluğu ve 1 Mart tan önce üretilmiş ürünlerin 1. fazda veya II. Fazda hareket edebileceğidir. 1 Marttan önce üretilmiş ürünlerin 2012 veya 2011 üretim bildirimli olması arasında bir fark yoktur. Önemli olan 1 Mart 2012 den önce üretilmiş ürünler in II. Faz a uygun hale getirilerek veya getirilmeyerek işlem görebileceği olup, mal ı kabul edecek taraf 1. Faz ı kabul etmesi halinde 1. Faz da da hareket ettirilebilecektir. Ancak, depoların bu süreçte çok zorlanacakları bilindiğinden bu tercih edilmeyecektir. 1 Mart 2012 öncesi üretimli ürünlerde o an ürünü elinde bulunduran nokta, II. Faz için uygun hale getirip ilk II. Faz satış bildirimini yaptığı anda, karşı tarafın da alım bildirimi yapması gereklidir. Satış ve alış bildirimi yapıldığında bu ürün II. Faz ürününe dönüştürülür. İhale depolarının da 1 Marttan önce II. Faz a uygun gönderemeyebilecekleri konusunda hastanelere II. Faza uygun zorunlu mal istememeleri konusunda bilgi verilmiştir. Ancak hastanelerin yükünün azalması için ihale depolarının da mümkünse 1 marttan önce sistemi kullanır hale gelmeleri rahatlık sağlar. 2012 yılbaşından bu yana, II. Faza uygun çıkış yapan firmalar, bu ürünlerin II. Faz satış bildirimini ecza depolarına yapmış olmaları halinde 1 Mart itibari ile bu ürünler ilk hareket gördükleri noktada II. Faz ürününe dönüştürülerek hareket edeceklerdir. 4/8

3.g. 3.h. 3.i. Hıfzı Sıhha dan gelinerek ürünlerden numune istenmesi, ürünlerin hareket esnasında yolda kırılması vb. gibi durumlarla ilgili olarak geliştirmeler yapılacak, bu konuda gerekirse mevzuat değişimine de gidilebilecektir. Ürün satış iptali yapılırsa veya, eczaneden satılırsa, ya da hastane tarafından sarf edilirse bu durumda sahipsiz ürünler havuzuna atılmış olacaktır. Ürünün durumunu görmek istediğimizde ITS portal online işlemler menüsünden ürün sorgulama yaparak, ürünün Son Sahibini görebiliriz. Bir paydaş ın ürünün son sahibi olabilmesi için, ürünü II. Faz içinde mal alımı yapmış olması gereklidir. 3.j. 3.k. 3.l. 3.m. 3.n. 3.o. Depolardan bazıları I. Faz ve II. Faz ürünleri farklı lokasyonlarda takip etmek durumunda kalmaktadır. Bu nedenle 1. Mart itibari ile eski ürünlerin ayrı irsaliye ile I. Faz dan gönderilmesi depoların çalışmasını sıkıntıya sokabileceğinden, depolar bu ürünleri II. Faz a uygun isteme hakkına sahiptirler. İadeler konusu; TEB ve Eczanelerle çok yoğun olarka görüşmeler ve çalışmalar yapılmaktadır. Bu toplantıda iade konusu ile ilgili bir açıklama yapılmayacaktır. Teknik olarak iade prosedürü hazırlanmıştır ve 1 mart sürecinden sonra iade konulu yeni bir toplantı yapılacaktır. Yazılımcılar için örnek olması adına, süreçlerle ilgili örnek kodlar C# olarak ta yayınlanacak. PTS den veri çekme, PTS ye bildirimi vb. 3.I.1. XML dosyaları string parser ile kesinlikle pars edilmemeli. GTIN SN ve XD BN arasında aradaki FNC karakteri tespit edip, sağ tarafı ve sol tarafı ayırmak gerekir. ITS portal de bu işlem Flash olarak çalışmaktadır. Fatura üzerinde Transfer ID numarası bulundurulması zorunlu değildir. Üretim firmalarından, bu numaranın fatura üzerine kendi süreçleri çerçevesinde basılamayacağı konusunda uyarı gelmiştir. PTS sisteminin ve PTS XML dosya yapısının isteğe bağlı olmadığı konusu daha önce duyuru ile duyurulmuştur. Bu toplantıda da PTS sistemi ve PTS XML dosya formatının zorunlu olduğu tekrar beyan edilmiştir. Üretim bildirim raporu eski ITS web sitesinde detaylı olarak gösteriliyordu. Sistemde yapılan güncellemelerden sonra sorun oluştu. Detay a bakılmaya çalışıldığında yasaklanmıştır mesajı geliyor. Bu düzeltilecek. 3.p. Üretici firma, eczaneye direkt satış yapıp yapamayacağı konusu tartışılmış, yönetmeliğin incelenmesi gerekliliği görüşülmüştür. Yönetmelikte izin verilen bir durumun ITS sistemi ile çakışıp çakışmadığı incelenecektir. 5/8

3.r. 3.s. 3.t. 3.u. 3.v. 3.y. 3.z. 3.aa. 3.bb. 3.cc. 3.dd. ITS, PTS konularında yaşanan şikayetlerde ITS portal sitesindeki yardım menüsü aktif olarak kullanılabilecektir. Bir ürün hakkında özel olarka bilgi edinilmek istenirse, bu bilgi yardım masasından sorgulanabilir. 2011 üretimli bir ürünün 3 Ocak 2012 tarihi itibari ile mal alımı yapılmadan satışına izin verilmedi. Bu sorun java ekibince üreticiden üreticiye satış yapılması fark edildiği için 10 ocak itibari ile giderilmiştir. Son kullanım tarihi üretim tarihinden 1 ay uzun ise gün kısmına 00 basılması gerekebiliyor. Yönetmelik ve GS1'da da bu var. Ama stokta kalan önceden SKT'si 00 yazılmış ürünler için böyle bir kayıt takibi şimdilik eski kayıtlar için takip edilmeyecek. Ancak depoların yazılımları mal kabul (PTS) kaydederken, bu alanları DATE (Tarih) formatı) olarak tanımlamış olmasına rağmen 00'ı gördüğünde sorun çıkartabilecektir. Şu anda, GTIN, SN önemle takip ediliyor. Sonra BN (Lot) kontrolü yapılıyor, ancak BN kontrolü yapıldığında sistem çok sorun çıkardığı için şu an BN kontrolü dahi ertelenmiş durumda. BN gibi XD (SKT)'de aynı şekilde ITS içinde kontrol edilmiyor. Üretim tarihlerine yönetmeliğe göre gün basılamaz. XSD'de 20 karakter sınırı getirilecek. XML'in validasyonu için ücretli ve ücretsiz programlar var. Gerekiyorsa ITS destek masasından istenebilir. Depo GLN'leri için web servisi yapılıyor. Depo GLN numaraları bu servisten çekilebilecek. Ürün deaktivasyonları çok zor bir süreçtir. Bu sistem için yazılım yapan firmalar gerekirse deaktivasyon işlemleri için özel şifreli vb. giriş yapılabilen ekran ile giriş yaptırmalıdır. Çünkü ürün deaktive edildikten sonra, tekrar geri döndürülme şansı yoktur. (Aynı şekilde : Hastane sarfı, İhracat, Deaktivasyon ve eczane'den geri ödemeye sorgulanması.) PTS'de yanlışlık yapıldığında update özelliği olabilecek. Yazılımcılar, önceki PTS ile aynı onatiner bilgisi geliyorsa önceden gelen PTS dosyası üzerine güncelleme yapılacak. Bir ürünü bir paydaş kendi üzerine mal alımı yapamadan deaktive edemeyecektir. Hayat kurtaran ürünler konusu; Bazen acilen ürün XML veya, faturasından önce son hastaya ulaştırılabilmesi zorunlu olabiliyor. Bazen karekodsuz ürün gönderiliyor, ancak hastaya ulaşmadan önce hasta ölmüş olabiliyor. Eczane hafta sonu bu ürünü bekletemiyor, SGK'dan provizyon alınmadan bu ürün satılmış gitmiş olabiliyor. SGK ile bu konular görüşülerek çözümü bulunabilir. PTS içindeki zip metodunda farklı standartlarla karşılaşılıyor. High zip veya farklı zipler kullanılmamalı. PHP, Delphi,.Net, Linux, Windows hepsinde var olan standart zip library kullanılmalı. Bunun için Taha bey'ler bir zip standardı (Dünya'da en yaygın standardı)'nı araştırıp bu standardı, ITS portal'de yayınlayacak. 2. Bir toplantı, Bu sürecin değerlendirilmesi ve belki iade süreçlerini de içeren bir toplantı, 20 Mart gibi planlanacaktır. 6/8

3.ee. 3.ff. 3.gg. 3.hh. 3.ii 3.jj. 3.kk. Depo GLN numaraları İTS Portal sitesi üzerinde anlık olarak güncel girilmektedir. Paydaş listesinden bu verilere ulaşılabilir. Ayrıca bir web servisi üzerinden bu hizmet paylaşılacaktır. PTS test sitemi alt yapısı kurulmaktadır. Çok yakınca, canlı sistemin kopyası bir test sitemi kurulacaktır. (Örnek veriler canlı sistemden sürekli alınacaktır.) En geç 1 şubatta başlatılacaktır. (Daha erken de kurulabilir.) İhracat yapısı da ileride bu sistemin içine alınacaktır. Avrupa, Arap ülkelerinde ve Amerikada da bu sisteme geçilirse, bizim ihracat veri aktarımımız diğer üleklerle de bizim PTS sistemi standardımız üzerinden yapılabilecektir. Bu konuda bir çalışma yapılmaktadır. Yurt dışına ihracat yapan yerli firmaların GLN bulundurmaları ve Mesul müdür bulundurmaları yönetmeliği yayınlanmış zorunlu hale gelmiştir. Artık ihracatçı depo kavramına göre, yurt dışına ihracat yapan ihracatçı firmalar da, mesul müdür ve GLN bulundurmak zorundadırlar. Bununla ilgili genelge de yayınlandı. Karekodsuz alıp, karekodsuz satıyorlarsa sorun yok. Ancak karekodlu olarak aldıklarında, bu sisteme dahil olmak durumundalar. Karekodlu ürünler yurt dışına çıkıyorsa bildirilmeli. Karekodsuz ise bildirilmesine gerek yoktur. Hastaneler İade bildirimi de yapacak. Ancak hastaneler de 2. faz sistemine geçene kadar (Aile hekimliği, dializ merkezleri, özel hastaneler, devlet hastaneleri vb..) paliatif çözümler ITS destek masası çözümleri ile yürütülecek. 2013 1 Ocak'a kadar Aşılar, Soğuk zincir ürünler, Serumlar vb. ITS sistemi dışında bırakılmıştır. 2013 1 ocak'tan sonra konu değerlendirilecektir.ancak, ürün üretici tarafından karekodlanmaya devam edilmesi, eczanede okutulurken satış yapamama gibi sorun çıkarabilecektir. Bu yüzden eğer soğuk zincir üzerine karekod basılırsa bunun bildiriminin de yapılması, veya karekodun basılmaması gereklidir. Soğuğa dayanıklı mürekkep bulunup basılmalı. İzmirde püskürtme bir (Lak gibi) cihaz yapılmış bu konuda bilgi Taha bey'den alınabilir. Ürün üzerine karekod basıldıktan sonra Lak püskürtmesi yapılabiliyor. Bu konuda çalışma yapılabilir. Web servisi içinde bulunan SOURCE ve TO kısımlarına yazılan GLN dışında aynı yere bir 3. GLN daha yazılması için talepte bulunuldu. XML içinde bulunan (Ship TO) GLN inin web servisi içinde (XML dışında) bulunması. Ancak bunun için Hedef, Selçuk, Nevzat ve Dilek bu datayı çekip kendisi alt şubelerine raporlayacağı için 3. bir alanın eklenmesinin gerekli görülmediği bildirildi. Ancak Farmakim Lojistik gibi diğer ilaç firmalarının adına fason lojistik hizmeti veren depolara, Fason üretim yapılan üretim yerlerinden mal gönderildiğinde, malı gönderen fason üretici, TO kısmına ruhsat sahibi firmanın GLN numarasını yazdığı için Farmakim gibi mümessil depo bu XML dosyasını çekemeyecektir. Bunun yerine ruhsat sahibi firma XML i çektikten sonra, lojistik depo ya gönderebilir. Eczaneye veya Hastaneye ulaşmış ürün (örneğin 1.000 Tanesinden, 5 tanesi) kırılmış ve karekodu okutulamayacak duruma gelmiş ürünler için eczane / hastane / sağlamları okutup, kırılanları tespit edecek ve, ilaç firması bunu deaktive edecek. (Veya XML'i iptal edip yeniden 95 sağlam karekod gönderilecek.) Ortak bir geri çekme prosedürü geliştirilecektir. Hastaneye, Eczaneye depoların sattığı malı hastane depoya geri iade ettiğinde, malı alan depo bu ürünler için satış iptali yapacak. 7/8

3.ll. Herhangi bir yerin stoklarının şişmesi ileride müfettiş gönderilmesine neden olabilir. Bunun için, öncelikle her türlü ürün girişi (Mal alımı) miktarınca ürün çıkışı (Satış veya Sarf veya İade / deaktive) yapılması gereklidir. Bunlar yapılmayıp, buradaki stoklar fiziken eritilip, burada çok şişerse kontrol edilebilecek. 3.mm. ITS sisteminin Fatura ile ilgisi yoktur. Faturalı olup olmadığı, faturanın nereden nereye gittiği gibi, parasal durumlar gibi konularla ilgilenmemektedir. 3.nn. 3.oo. 3.pp. 3.rr. 3.ss. 3.tt. Action type "A" (Mal alış), Action type "T" (Transfer bildirimi) Action type "S" (Satış bildirimi) Fason lojistik firması, üretici firma için mal gönderimi yaparken Action Type olarak ne yazacak. (T) 'mi? Bu konuda Taha beyler karar alıp yayınlayacaklar. Bu sistem için paydaşlara yazılım geliştiren yazılımcılar, hata kodunu son kullanıcılara göstermeli. (Bakanlığın verdiği hata kodları). Bu sayede ITS destek masası, hatayı alan firmaya destek verirken, hangi konu için destek verdiğini daha hızlı anlayarak daha hızlı çözüm üretebilir. Hata kodları ile ilgili bir doküman yayınlanması talep ediliyor. Firmaların ITS destek konusunda cevap verebilmeleri için gereklidir. Eczacı, Depo, Üretici firma bir ürünü sorguladığında, veya bir hata mesajı geldiğinde, Bu ürün satılabilir mi satılamaz mı vb. net bir mesaj görebilmesi mümkün müdür? Sistemin mantığı yeni version ile kurugulanabilecek. Bunun için akademik bir çalışma planlanmaktadır. Tahminen 2014 başı vb. olabilir. Böyle bir çalışma olursa önceden duyurulacaktır. Bilgi paylaşımı, (IMS verileri gibi) gelen talepler için verilen cevap, bu durum siyasi bir kararı gerektirdiği için ileride düşünülebilir, böyle bir karar ın çıkması uygun bulunursa bile 2012 sonundan önce olacağı ön görülmemektedir. Eczanelerin SGK satışları dışındaki elden satışları, Maliye bakanlığı ve İEGM nün ortak yapacakları Bilgisayar Destekli Yazar Kasa projesi ile takip edilebilir olacak. Yakın zamanda projenin başlayacağı iletildi. YUSUF FIRAT. yusuf.firat@grupfarma.com FARMAKİM LOJİSTİK. 8/8