Ömer alisdemir Üniversitesi Akademik Personel Görev Süresi Uzatma (ÖYP) 47 Anabilim Dalı Başkanlıkları ÖYP öğrencileri için Görev Süresi Uzatma Formunun Anabilim Dalı Başkanlığından gelmesi. Gelen evrakın ön incelemesinin yapılması ve ilgili birime havale edilmesi. Kurullar Personeli vrakın Yönetim Kurulna alınmak üzere gündeme eklenmesi. Kurullar Personeli Yönetim Kurulundan çıkan kararın ve Görev Süresi Uzatma Formunun ek yapılarak üst yazısının hazırlanması. 1 Kurullar Personeli vrakın Makama imzaya sunulması. 2 İmzalanan evrakın ilgili birime havale edilmesi Kurullar Personeli ve cevabı geldikten sonra bir nüshasının ilgilinin dosyasına kaldırılması.
Ömer alisdemir Üniversitesi Bilgi dinme İşleri 3 saat 20 Başlangıç Öğrenci İşleri Personeli -posta veya bilgi edinme birimi yoluyla gelen vatandaş talepleri 20 Öğrenci İşleri Personeli Birimin görev alanına giren bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi. 30 Öğrenci İşleri Personeli Talep edilen bilgi birimin görev alanına giriyor mu? Gerekçesi ile iadesi 30 Öğrenci İşleri Personeli Talep edilen bilgi, Bilgi edinme kanunu kapsamında mı? Öğrenci İşleri Personeli Talep edilen bilginin hazırlanması 60 Öğrenci İşleri Personeli Talep edilen bilginin bilgi edinme birimine yazılı olarak gönderilmesi yada e-posta yoluyla veya telefonla talep edene bildirilmesi 60 Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Ders Açma İşleri 23 gün 3 saat 20 Açılması önerilen derslerin anabilim dalı başkanlıklarından istenmesi Ana bilim dalı başkanlığı Önerilerin anabilim dalı kurul kararıyla enstitüye bildirilmesi. 7 gün Öğrenci İşleri Personeli Anabilim dalı başkanlıklarından iletilen önerilerin mevcut öğretim planlarından kontrol edilmesi Düzeltmelerin yapılması. 1 gün İlk kez açılması önerilen derslerin listelenmesi ve nstitü kuruluna sunulması 1-1 gün Mevcut ilk kez açılacak derslerin nstitü Kurulunda görüşülerek karara bağlanması 120 Kararın senatoya sunulmak üzere rektörlüğe gönderilmesi 60 dk Rektörlük ğitim komisyonu değerlendirmesi olumlu mu? Rektörlük İlk kez açılacak derslerin senato da görüşülüp karara bağlanması. Öğrenci İşleri Personeli Kabul edilen derslerin otomasyon sistemine tanımlanması ve web sayfasında yayınlanması.
Ömer alisdemir Üniversitesi Gelen vrak İşleri 60 Gönderen Kişi Gönderilen Birim/Kurum vrakın posta yada elden gelmesi vrakın Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Yazı İşleri Personeli nstitüyü ilgilendiriyor mu? vrakın ilgili birime iadesi Yazı İşleri Personeli Sayı ve dosya numarası verilmesi ve nstitü Sekreterine gönderilmesi vrakın tarafından kontrol edilmesi vrakın Müdür, Müdür Yardımcıları ve ilgili personele gönderilmesi İlgili Personel vrakla ilgili yapılması gereken işlemlerin yapılması İlgili Personel Yapılan işlem sonucu evraka cevap vermek gerekiyor mu? vrakın dosyalanarak arşivlenmesi Yazı İşleri Personeli İşlem tamamlandıktan sonra evraka cevap verilmesi
Ömer alisdemir Üniversitesi Giden vrak İşleri 0 Yazı İşleri Personeli Giden evrakın hazırlanması Yazı İşleri Personeli nstitü sekreterine arzı tarafından kontrol edilmesi nstitü Sekreteri onay verdi mi? Düzeltilmek üzere iadesi nstitü Müdürüne arzı Müdür nstitü Müdürü tarafından kontrol edilmesi Müdür Müdür onay verdi mi? Düzeltilmek üzere iadesi Yazı İşleri Personeli vraka tarih ve sayı verilmesi Yazı İşleri Personeli vrakın ilgili birime/kuruma gönderilmesi Yazı İşleri Personeli vrakın bir suretinin standart dosya düzenine göre dosyalanması
Ömer alisdemir Üniversitesi Görevden Ayrılış İşleri 1 saat 1 Başlangıç Personel Daire Başkanlığı PDB den ilgili memurun görevlendirme yazısının gelmesi 30 Görevlendirme yazısının iligli memura tebliğ edilmesi Mutemet Görevlendirilen memurun üzerinde zimmet varsa zimmetten düşülmesi Ayrılış üst yazısının düzenlenerek imzaya sunulması nstitü Müdürü Görevlendirme yazısının imzalanması 1 Personel İşeri Personeli Görevlendirme üst yazısının PDB ye gönderilmesi. Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Göreve Başlama İşleri Başlangıç Göreve başlayacak olan personelin birime başvurması Personelin evraklarının incelenmesi (Atama kararnamesi, naklen atama ise nakil belgesi) Personel süresi içerisinde başvurmuş mu? vraklar uygun mu? Düzeltilebilir uygunsuzluk yoksa ve mazeretsiz olarak süre aşılmışsa talebin reddedilmesi ve atama onayının iptalinin istenmesi Talebin kabul edilmesi ve personelin göreve başlatılması Göreve başlama tarihinin Personel Daire Başkanlığı na ve maaş birimine bildirilmesi Göreve başlayan personelin kadro cetveline işlenmesi Personel Daire Başkanlığından kurum sicil numarası temin edilmesi Personelin Sosyal Güvenlik Kurumu bilgi sistemine kayıt edilmesi Personel kimlik kartı formunun hazırlanarak kimlik kartı istenmesi Personel özlük dosyası açılması, mal bildirim beyanı, aile yardım bilgi formları ve diğer belgelerin temini Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Kısmi Zamanlı Öğrenci İşleri 2 saat Başlangıç Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kısmi zamanlı çalışmak isteyen öğrencilere ilişkin kontenjan yazısının gelmesi. Kontenjanların birimlerin ihtiyaçlarına göre belirlenmesi. 30 Belirlenen kontenjanların SKSDB bildirilmesi. 1 Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Başvurular alındıktan sonra yapılan değerlendirme sonucu çalıştırılacak öğrenci isimlerinin nstitü Müdürlüğüne gönderilmesi. 1 Öğrenci Öğrencilerin nstitü Müdürlüğünce belirlenen birimde ders programına uygun bir şekilde kısmi zamanlı olarak çalışmaya başlar. Kısmi zamanlı olarak başlayan öğrencinin puantajlarının hazırlanarak her ay SKSDB gönderilir. 60 Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Kurul Toplantıları azırlama İşleri 3 saat 30 Başlangıç nstitü Müdürlüğüne elden posta yada sistem üzerinden gelen yazılardan Yönetim Kurulu gündemi belirlenir. 60 Belirlenen gündem toplantı tarihi ve saati belirtilerek yazılı olarak üyelere tebliğ edilir. 1 Toplantı için yeterli çoğunluk sağlandı mı? Toplantı başka bir tarihe ertelenir. Gündemin onaylanmasına geçilir. Gündemin tüm maddeleri kabul edildi mi? Kabul edilmeyen maddeler gündemden çıkartılır. Gündemdeki maddeler sırasıyla görüşülmeye başlanır. Raportör alınan kararları rapor eder 20 Alınan kararlar uygulanmak ve gereği yapılmak üzere ilgili kişilere, birimlere verilir veya ilgili makamlara yazılır. 60 Karar defterine yapıştırılır ve asılları ilgili dosyasında arşivlenir. 30 Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Mal Bildirim İşleri 44 Başlangıç İlgili Personel Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde 20 İlgili Personel Mal Bildirim Formu Personel tarafından PDB web sayfasından doldurulup çıktısı alınarak, dilekçe ekinde nstitüye verilir. 30 Müdür Müdürün onayı PDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi 1 Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Mazeret/astalık İzin İşleri Başlangıç İlgili Personel Mazeret, astalık veya Refakat izin talebinin yazılı olarak birim yetkilisine iletilmesi İzin talebi mevzuat ve kanıtlayıcı belge üzerinden (Doğum belgesi, Sağlık raporu vs.) üzerinden değerlendirilir. 20 Uygunsuzluk var mı? İzin talebi reddedilir veya düzeltilmek üzere iade edilir Talep kabul edilerek evrak personel işleri görevlisine gönderilir. Verilen iznin izin talep formuna işlenmesi ve izin evrakının personelin özlük dosyasına konulması astalık izni kullanılmış ise maaş birimine bilgi verilmesi Bitiş
Ömer alisdemir Üniversitesi Program Açma İşleri 2 Ay 1 gün 3 saat 30 Anabilim Dalı Başkanlıkları nstitü Müdür /Müdür Yard./ Lisansüstü program açma önerilerinin ilgili anabilim dalı kurullarında görüşülerek dosya ve kurul kararı ile nstitüye iletilmesi İletilen önerinin nstitü Kurulu na sunulmak üzere kontrol edilmesi 60 nstitü Müdür /Müdür Yard./ ata yada eksik var mı? Düzeltmelerin yapılması. 1 gün nstitü Kurulu nstitü Kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması 60 / Yazı İşleri Personeli Üniversite Senatosunda görüşülmek üzere Rektörlüğe iletilmesi 30 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Rektörlükçe Üniversite Senatosu kararının YÖK e; gelen YÖK kararının nstitü ye iletilmesi 1-2 Ay / Yazı İşleri Personeli YÖK kararının ilgili Anabilim Dalı ve Bilim Dalına bildirilmesi 1 / Yazı İşleri Personeli / Öğrenci İşleri Personeli Programda yer alan derslere kod verilmesi ve öğrenci otomasyon sistemine aktarılması 4
Ömer alisdemir Üniversitesi Yıllık İzin Vekaleti 1 saat 27 İlgili Kişi Kişinin izin formunu teslim etmesi. 2 İzin formunun bir üst Makama imzaya sunulması. İmzalanan evraka istinaden vekalet yazısının hazırlanması ve imzaya sunulması. İmzalanan evrakın ilgili birime havale edilmesi ve cevabı gelince ilgilinin dosyasına kaldırılması. İlgili Kişi Vekaleti bırakan kişinin vekalet bırakacağı kişiye BYS den vekalet işlemlerini tamamlaması. Ayrıca lektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) İmza Yetkiyleri Modülüne Birim Bilgi Güncelleme Formunun ve Yönetici Bilgi Güncelleme Formunun doldurulması. 40 Doldurulan formun taratılarak İYM Yetkililerine e-posta ile bilgi vrelmesi 1
Ömer alisdemir Üniversitesi Sıhhi İzin Vekaleti 1 saat 33 İlgili Kişi Kişinin Sağlık Kurumundan aldığı raporu özlük birimine teslim etmesi. 2 Rapor üst Makama bildirilmek üzere ek yapılarak vekalet yazısının hazırlanması. vrakın Makama imzaya sunulması. 2 İmzalanan evrakın ilgili birime havale edilmesi. 2 Üst Makamamdan gelen onaya istinaden kişi göreve başladıktan sonra sağlık raporunun sıhhi izne dönüştürülmesi için olur yazısının hazırlanması. 1 vrakın Makama imzaya sunulması. 2 İmzalanan evrakın ilgili birime havale edilmesi ve bir nüshasının ilgili kişinin dosyasına kaldırılması. Ayrıca lektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) İmza Yetkiyleri Modülüne Birim Bilgi Güncelleme Formunun ve Yönetici Bilgi Güncelleme Formunun doldurulması. 40 Doldurulan formun taratılarak İYM Yetkililerine e-posta ile bilgi vrelmesi 1
Ömer alisdemir Üniversitesi Görevlendirme Vekaleti 1 saat 27 nstitü Müdürü Müdürün dilekçe ve görevlendirme yazısını özlük birimine teslim etmesi. 2 Dilekçe ve görevlendirme yazısının BYS ye gelen evrak kaydının yapılması. Üst yazının hazırlanması ve Makama imzaya sunulması. İmzalanan evrakın ilgili birime havale edilmesi ve cevabı gelince ilgilinin dosyasına kaldırılması. nstitü Müdürü Vekaleti bırakan kişinin vekalet bırakacağı kişiye BYS den vekalet işlemlerini tamamlaması. Ayrıca lektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) İmza Yetkiyleri Modülüne Birim Bilgi Güncelleme Formunun ve Yönetici Bilgi Güncelleme Formunun doldurulması. 40 Doldurulan formun taratılarak İYM Yetkililerine e-posta ile bilgi vrelmesi 1
Ömer alisdemir Üniversitesi Yıllık İzin İşleri 1 saat 40 İlgili Personel İzin talebi olan personelce izin onay belgesi doldurularak personel birimine verilir. 20 Personel İşleri Görevlisi İzin talep eden personelin yeterli yıllık izni olup olmadığı kontrol edilir 1 Personel İşleri Görevlisi Yıllık izin yeterli mi? Talebin uyun olarak düzeltilmesi için reddedilmesi Personel İşleri Görevlisi Müdür İzin formunun paraf edilerek birim amirine gönderilmesi Birim amiri tarafından izin talebinin yıllık izin planına ve çalışma yoğunluğuna göre değerlendirilmesi Müdür İzin kullanımı uygun mu? İzin talebinin reddedilmesi Müdür Personel İşleri Görevlisi Personel İşleri Görevlisi Personel İşleri Görevlisi İlgili Personel Personel İşleri Görevlisi Personel Daire Başkanlığı Personel İşleri Görevlisi İzin formunun onaylanarak personel işleri görevlisine gönderilmesi Personelin iznini nerede geçireceğinin kontrol edilmesi İzin yurtdışında mı geçirilecek? İlgili personelden yurtdışı izin talep formu istenmesi Yurtdışı izin talep formunun düzenlenmesi Yurtdışı izin talep formunun Personel Daire Başkanlığına gönderilmesi Talebin Rektör onayına sunulması, onaylanan talebin birime bildirilmesi İzninin izin takip forumuna işlenmesi ve izin formunun personelin özlük dosyasına konulması