EÜAŞ MALZEME YÖNETİMİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI Teknik Şartname Hazırlama Müdürlüğü
TEKNİK ŞARTNAME NEDİR? KANUNİ DAYANAĞINI NEREDEN ALMAKTADIR? TEKNİK ŞARTNAME İÇERİĞİ NASIL OLMALIDIR? 2013/30 NO LU GENELGE? ÖRNEK TEKNİK ŞARTNAME NASIL OLMALI?
İDARİ ŞARTNAME TEKNİK ŞARTNAME SÖZLEŞME TASARISI İHALE
Teknik Şartname Nedir? Satın alınacak mal, hizmet ve yapım işlerinin özelliklerinin belirtildiği, Üretilecek bir ürünün fiziksel, mekanik, kimyasal ve elektriksel niteliklerinin tanımlandığı, Aynı zamanda satın alınan malın kullanıldığı sürece başvurulabilecek, Tedarikçi ve alıcı arasında imzalanan sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan, dokümana Teknik Şartname denir.
TEKNİK ŞARTNAME İŞ AKIŞI İşin Kontrolü- Geri Besleme Analiz Süreci Teknik Şartname Yazımı Gereklilik - İhtiyaç Pazar Araştırması
Teknik Şartname Hazırlamanın Kanuni Dayanağı: Kamu İhale Kanunu Madde 12 Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Madde 16 Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Madde 14
ORTAK VURGU Teknik kriterlerin ve özelliklerin, Verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, Rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve Fırsat eşitliğini sağlaması zorunludur.
YÜKLENİCİ İHALE KOMİSYONU SON KULLANICI
Teknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerde tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olmasına dikkat edilmelidir. Teknik şartname düzenlenmeyen durumlarda komisyonun ihale sürecinde teknik değerlendirme yapması mümkün değildir. Yüklenicinin Teknik Şartnameye göre teslimat yapacağı, Son Kullanıcı adına Muayene ve kabul komisyonunun da Teknik Şartnameye göre KABUL YAPACAĞI unutulmamalıdır.
İhale konusu işin her türlü özelliğini belirten teknik şartnamenin idarelerce hazırlanması esastır.(kik Md.12) Ancak, işin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir.
Herhangi bir işin ihale konusu olabilmesi için tarif edilebilir ve ölçülebilir olması şarttır. Teknik şartnamelerde amaç, teknik özellikleri açıkça belirtmektir. Bu yapılırken; basit ve herkes tarafından kolayca anlaşılır kelimeler, karmaşık olmayan, yorumlamaya gerek göstermeyecek kısa ifadeler veya kısa cümleler kullanılmalıdır. İhale dokümanında isteklilerden talep edilecek her hususun yer alması esastır.(m.a.i.u.y. Md.14) Teknik şartnameye tercih nedenidir beğenilir olmalıdır gibi subjektif ve soyut nitelikli hükümler konulmamalıdır. Örneğin bu husus teklifte belirtilecektir ibaresi kullanılmaz, istekler şartnameye yazılır.
Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmez.(kik Md.12) Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.(kik Md.12) Teknik şartname, istenen malzemeyi çok değişik kalite seviyelerinde tanımlayan ve /veya malzeme kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler taşımamalıdır.
Teknik şartnamesi hazırlanacak malzemeden beklenen performans, çalışma şartları, kullanım yeri ve amacı açıkça belirtilerek fonksiyonel istekler yazılmalı; varsa malzemenin birlikte kullanılacağı diğer cihazlar/elemanlar ile uyumlu çalışması isteğine de yer verilmelidir. Yedek parça alımlarında, alım konusu malın tanımının yapılabilmesi için, yedek parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modelinin teknik şartnamede belirtilmesi mümkündür. (Kamu İhaleleri Genel Tebliği Md.55) Teknik şartnamede yer alacak hükümler; tereddüde, yanlış anlamaya ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine imkan bırakmayacak şekilde, açık ve kesin olmalıdır.ihale dokümanında isteklilerden talep edilecek her hususun yer alması esastır.(m.a.i.u.y. Md.14)
Teknik şartnameler en az 2 (iki), mümkünse daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanmalıdır. (M.A.İ.U.Y. Md.14) Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere mutlaka tolerans verilmelidir. Tolerans; "en az...","en çok...""veya" "+/-..." şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir. (EÜAŞ 2013/30 Nolu Genelge Md.6)
Teknik şartnamede referans belgesi sunulması veya referans gösterilmesi gibi düzenlemeler yapılmamalıdır. Hiçbir taahhütname istenemez. (M.A.İ.U.Y Md.27 & H.A.İ.U.Y Md.29) Alım konusu malın niteliği ve anılan Yönetmelikte öngörülen düzenlemeler esas alınarak yüklenicinin personel çalıştırmasının öngörülmesi halinde, bu personelin sayısı ve niteliği teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında belirtilir. (M.A.İ.U.Y Md.14) Teknik şartnamede, alım konusu malın montajı ve satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir. (M.A.İ.U.Y Md.14)
Özel imalat süreci gerektiren mal alımlarında, yüklenici tarafından öncelikle malın prototipinin idareye sunulmasına ve bu prototipin kabulünden sonra üretiminin yapılmasına yönelik teknik şartnamede düzenleme yapılabilir. (M.A.İ.U.Y Md.14) Özel imalat süreci gerektiren mal alımlarında, malın ilgili mevzuat uyarınca teknik düzenleme kapsamında bulunması ve piyasaya arz edilmesinin belirli kurallara tabi olması durumunda; idare ve yüklenicinin malın uygunluk değerlendirilmesine yönelik yükümlülükleri, teknik şartnamede ve/veya sözleşme tasarısında belirtilir. (M.A.İ.U.Y Md.14)
İÇİNDEKİLER: Örnek Teknik Şartname ELEKTRİK ÜRETİM A.Ş. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İŞİNE AİT TEKNİK ŞARTNAME 1. KONU 2. KAPSAM 3. GENEL ŞARTLAR 4. İSTEK VE TEKNİK ÖZELLİKLER 5. DENETİM-MUAYENE ve TEST METODLARI 6. GARANTİ ŞARTLARI 7. EKLER
I- KONU: Elektrik Üretim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (EÜAŞ) İşletme Müdürlüğü ihtiyacı olan, aşağıda cinsi, miktarı ve teknik özellikleri belirtilen iş/işlerin teslimi işidir.
II- KAPSAM: Bu şartname; aşağıda istenilen. işine ait Genel Şartlar- İstek ve Teknik Özellikler- Denetim, Muayene ve Test Metotları- Numune alma Garanti Şartları- Eğitim ve Ekler bölümlerini kapsar. Varsa Kısaltmalar yazılacaktır. ELEKTRİK ÜRETİM A.Ş. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ - EÜAŞ olarak anılacaktır.
III- GENEL ŞARTLAR: İhale konusu alıma ait Cins-Miktar..vs. Bilgiler Santralın veya Sistemin Mevcut Durum Bilgileri Alım konusu mal veya hizmet işine ait Demontaj- Montaj bilgileri, Kullanım şartları, Bakım ve Onarım Bilgileri..vb. Yüklenicinin uyması gereken kurallar.
IV- İSTEK VE TEKNİK ÖZELLİKLER: Teknik Şartname Hazırlama usullerine uygun olarak, Teknik Özellikler ve Şartlar belirlenmeli, Teknik Karakteristikler belirlenmeli, Yapısal Özellikler belirlenmeli,
İmalat Usulleri ve Tekniklerine yönelik olarak uyulması gereken imalata yönelik veya kabul işlemlerine yönelik standartlar yazılacaktır. (M.A.İ.U.Y Md.14) Satın alınacak mal veya hizmetin taşıması gereken asgari teknik özellikleri, (malzemenin niteliğine göre fiziksel, kimyasal, elektriksel, mikrobiyolojik, metalürjik, vb.) madde madde açıklanarak yazılmalı, özellikler, açık ve kesin ifadelerle belirtilecektir. (M.A.İ.U.Y Md.14)
Tekliflerin değerlendirilmesi sırasında gösteri ve teknik deneyler yapılması istenebilir. Bunların nerede ve hangi şartlarda yapılacağı belirlenmelidir. Alımın özelliğine göre aksesuar ve yedek parçalara göre düzenlemeler yapılacaktır. Ancak Yedek Malzeme alımı olmayıp sadece Yedek Malzemelerin fiyatının sorgulanması yapılamayacaktır. Lisans ve know-how isteniyor ise, şartları idari şartnamede yer alacaktır.
Varsa; temin edilecek araç, malzeme ve teçhizat ile birlikte istenecek yedek parça ve sarf malzemesi, test ve kalibrasyon cihazı, bakım set ve avadanlığı, doküman (kullanma kılavuzu, yedek parça katalogu, bakım talimatı,v.b) ile ilgili hususlar teknik şartnameye dahil edilmeli, bu tür malzeme, cihaz ve dokümanın miktarı belirtilmelidir. Çevre şartlarından etkilenebilecek malzemeler için çevre şartları ile ilgili istekler belirtilecektir. Çevre ile ilgili istekler; malzemenin kullanım yerine göre, kullanım yerinde maruz kalabileceği çevre şartlarını kapsar.
V- DENETİM-MUAYENE VE TESTLER : Teknik şartnamede yer verilen her bir istek ve özellik için, teknik olarak; o özelliğin nasıl muayene edileceğine ve ölçümlerine dair, muhakkak bir muayene ve/veya deney metodu bulundurulmalı, Numune istenilen ihalelerde, numunenin uygunluk incelemesi teknik şartname hükümleriyle karşılaştırılarak yapılmalıdır. (M.A.İ.U.Y. Md.43) alınacak numune miktarı, ret-kabul kriterleri, hata değerlendirmeleri, ara muayene veya denetimler belirtilmelidir.
VI - GARANTİ: İhale konusu olan Mal/Hizmet alımlarına ilişkin olarak işin özelliğine göre garanti süresi belirlenmelidir. Bu süre belirlenirken kısmi teslimat yapılıp yapılmayacağı göz önünde bulundurulmalıdır. İhale konusu işin kesin kabul işleminin garanti süresi sonunda yapılacağı göz önünde bulundurulmalıdır. Uygulama birliği olması bakımından Mal alımlarında en az iki yıl garanti şartı konulmalıdır. Malzemelere ait belirli bir süre yedek parça bulundurulmasına ait garanti düzenlenebilir.
MAL A.U.Y. Madde- 39. Satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetleri ile yedek parça sağlanması Alım konusu malın özelliğine göre, satış sonrası malın yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir. Ancak bu husus, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenemez. Yüklenici tarafından malın yedek parçasının sağlanması, sözleşmenin uygulanması aşamasında yerine getirilecek bir yükümlülük olarak teknik şartname ve/veya sözleşme tasarısında düzenlenir.
EKLER: Varsa ekler bu bölüme eklenmelidir. Örnek; Sisteme ait Teknik Bilgiler İhale konusu işe ait Proje vs..
Diğer Hususlar Belgesi Nedir? EÜAŞ 2013/30 no lu Genelgesi Madde 12. İşin kapsamının, teklif ekinde ihale komisyonuna verilecek belgelerin, kabul işlemlerinin usulünün, ambalaj nakliye ve depolama şartlarının, fiyat, ödeme ve alt yüklenici çalıştırılması durumlarının,teslim süresinin, garanti süresinin ve uygulanabilecek cezaların anlatıldığı - Teknik Şartnameden bağımsız- hazırlanacak olan belgeye Diğer Hususlar Belgesi denir.
I- KAPSAM: Diğer Hususlar Belgesi Örnek Elektrik Üretim Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (EÜAŞ) İşletme Müdürlüğü ihtiyacı olan,... iş/işlerine ait, Teklif ekinde verilecek belgeleri, Kabul işlemlerini, Ambalaj-Nakliye ve Depolama Koşulları, Fiyat, Ödeme, Ceza ve Teslim süresi maddelerini kapsar.
II- TEKLİF EKİNDE VERİLECEK BELGELER: İdari Şartname Madde: 7.5. İstekliler, aşağıda istenilen belgeleri tam ve eksiksiz olarak teklif ekinde vereceklerdir. Söz konusu belgeleri teklif ekinde vermeyen isteklilerin teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır.
1- İş deneyim Belgesi İstekliler, İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde teklif bedelinin en az %... u kadar tek sözleşmeye ilişkin kabul işlemleri tamamlanan ihale konusu alım veya benzer işlere ait iş deneyim belgelerini vereceklerdir. Özel imalat süreci gerektirmesi nedeniyle, iş deneyimini gösteren belgelerle birlikte alım konusu işe ilişkin üretim kapasite raporunun da istenilmesi zorunludur. Aday veya isteklinin, bu iki belgeden birini sunması yeterlidir. Üretim kapasite miktarı iş deneyim belgesi oranı kadar olacaktır. İhale konusu iş bir kaç kalem malzemeden oluşuyor ise her bir kaleme ait miktar belirtilmelidir.
Benzer iş: Bu ihalede aşağıda sıralanan işlerden herhangi biri benzer iş olarak kabul edilecektir..... (HİZMET A.U.Y.) Benzer iş: İhale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işler. (MAL A.İ.U.Y.) Benzer iş: İhale konusu alım veya alımın bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer üretim usul ve tekniğiyle üretilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işler
2- Yetkili satıcılığı veya imalatçılığı gösteren belgeler Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Madde 38 (1) Alımın özelliği göz önünde bulundurularak, aday veya isteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığı, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenebilir. Bu hususun yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi durumunda aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerin birlikte istenmesi zorunludur. Aday veya istekli ise kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunar. Bu belgeler şunlardır:
a) Aday veya istekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler, b) Aday veya istekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler, c) Aday veya istekli Türkiye de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.
3- Satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetleri ile yedek parça sağlanması Alım konusu malın özelliği göz önünde bulundurularak, satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetlerine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu hizmetlerin, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi halinde ilgili mevzuat esas alınarak aday veya istekli tarafından sunulacak belgeler ve kriterler, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir. (M.A.İ.U.Y. Md 39)
4- Teknik şartname ekinde verilebilecek çok net ifadelerle hazırlanmış olan Teknik Şartname cevap tablosu. 5- Makine-teçhizat ve ekipmana ilişkin belgeler ile kapasite raporu, kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, imalat yeterlik belgesi ile hizmet yeterlilik belgesi sadece özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde istenebilecektir.
6- Alım konusu malın piyasaya arzı için zorunlu olan izin veya benzeri belgeler, ihaleye katılımda yeterlik belgesi olarak istenebilir. Bu belgelerin yeterlik belgesi olarak istenilmemesi durumunda, teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında bu belgelerin muayene ve kabul aşamasında sunulmasına yönelik düzenleme yapılması zorunludur. 7- Mal alımı ihalelerinde, Tehlike Analizi ve Kritik Kontrol Noktaları Yönetim Sistemi (HACCP), İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi (OHSAS), Bilgi Teknolojisi-Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 27001), Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000), Sosyal Sorumluluk Standardı (SA 8000), İyi Hijyen Uygulamaları (GPP) sertifikaları istenmeyecektir.
8- Teklif edilen ihale konusu iş/işlere ait değerlendirmeye esas olacak, montaj- demontaj bilgileri, kullanım bilgileri gibi katalog, resim, proje gibi teknik bilgi ve dokümanlar. 9- İhale konusu işin niteliğine ve özelliğine göre Mevzuat hükümlerine göre istenilebilecek diğer belgeler.
III- KABUL İŞLEMLERİ : 1-Geçici Kabul: İhale konusu iş/işlerin teslim edilmesine müteakip, İşletme Müdürlüğünce oluşturulacak kabul komisyonu tarafından yerinde yapılacaktır. Kabul komisyonunca düzenlenen ve İşletme Müdürlüğü tarafından onaylanan Geçici Kabul Protokolünün tarihi, garanti süresinin başlangıç tarihi olacaktır. 2-Kesin Kabul: Garanti süresi sonunda İşletme Müdürlüğünce oluşturulacak kabul komisyonu tarafından düzenlenecek kesin kabul protokolünün İlgili İşletme Müdürlüğü tarafından onaylanması ile kesin kabul yapılmış olacaktır.
IV- AMBALAJ- NAKLİYE VE DEPOLAMA KOŞULLARI: Alım konusu malzeme'ye ( Trafo- Kesici-Bant-Boru- Saç...vb.) ait Etiket- taşıma, nakliye ve İşletme Müdürlüğünde depolanması konularında varsa istekler yazılabilir. Ancak bu hususlar İhaleye katılımda yeterlilik kriteri olarak düzenlenemez.
V- FİYAT: İsteklilerin teklif fiyatlarının nasıl verileceğine yönelik düzenleme yapılacaktır. İşletme Müdürlüğü teslimi mi? Gümrük teslimi mi? Kısmi teklif var ise fiyatlandırmanın nasıl istenildiği. İhalenin en düşük fiyat esasına göre mi yoksa fiyat dışı unsurlara göre mi yapılacağı belirtilmelidir. İhalenin fiyat dışı unsur esasına göre yapılması öngörülüyor ise bu unsurların neler olduğu ve parasal değerleri belirtilmelidir.
Fiyat dışı unsurlar şunlardır: 1.İşletme ve bakım maliyeti a)periyodik bakım aralıkları b)periyodik bakımların süreleri c)periyodik bakımda değişecek yedek parça ve sarf malzemelerinin maliyeti d)periyodik bakımların işçilik maliyeti e)idarenin arıza, hasar veya kullanım ömrünün dolması nedeniyle ihtiyaç duyacağı ve halen elinde bulunan benzer mallarla ilgili mevcut veriler esas alınmak suretiyle belirli bir çalışma süresi içinde alınması öngörülen yedek parçaların maliyeti,
Fiyat dışı unsurlar şunlardır: 2.Maliyet etkinliği 3.Verimlilik 4.Kalite 5.Teknik Değer 6.Özel ilave kriterler
VI- ALT YÜKLENİCİ ÇALIŞTIRILMASI: Yüklenici işin yapılması esnasında ihtiyaç duyması halinde İşletme Müdürlüğünün onayı ile alt yüklenici çalıştırabilir. Bu ihaleye konsorsiyum olarak teklif verilemeyecektir./ verilebilecektir. Verilecek ise şartları belirlenmelidir.
VII- ÖDEME: Avans verilecek mi? ( Verilecek olan avans miktarı daha sonraki ödemelerden mahsup edilecektir.) Kısmi teslimat var mı? Varsa ödeme yapılacak mı? Tüm malzemelerin teslimatında ödeme. Geçici Kabul yapılmasını müteakip ödeme. Kesin Kabul yapılmasını müteakip ödeme. Yükleniciye ödeme, EÜAŞ ödeme planına göre yapılacaktır.
VIII- TESLİM SÜRESİ: Konunun özelliğine göre teslim süresi düzenlenmeli. Kısmi / Partiler halinde teslimat kabul edilecek mi? Edilecekse süre/ süreler belirlenmeli. Demontaj/Montaj süresi. Devreye alma süresi. Deneme süresi/ Performans çalışma süresi. Geçici Kabul. Toplam iş süresi.
IX - CEZA:.. işinin zamanında teslim edilememesi durumunda; gecikilen her takvim günü için teslim edilemeyen kısma ait bedelin uygulama birliği açısından %0,1(binde bir) oranında gecikme cezası uygulanacaktır. Gecikme cezası hesabında İşin Teslim Süresi bölümünde belirtilen teslim süreleri baz alınacaktır.
TEŞEKKÜRLER Hazırlayan ve Sunan: Fatih POLAT Elek-Elektrn.Müh. fatih.polat@euas.gov.tr