A. Misyon ve Vizyon EK-3 KOÇAELĐ ÜNĐVERSĐTESĐ BARBAROS DENĐZÇĐLĐK YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMLARI Misyon; Kocaeli Üniversitesi Barbaros Denizcilik Yüksekokulu, ülkesine ve Atatürk ilkelerine bağlı, yüksek standartlarda eğitim ve öğretim vererek dünyanın her yerinde çalışabilecek nitelikte, iletişim becerilerine sahip, özgür düşünebilen, ekip çalışması yapabilen, girişimci, kendini sürekli geliştirmeyi benimsemiş, sorgulama ve araştırma yönü gelişmiş, çağdaş, kültürlü ve insanı seven gençler yetiştirmektir. Vizyon; Kocaeli Üniversitesi Barbaros Denizcilik Yüksekokulu, yüksek standartlarda eğitim ve öğretim veren, bilimsel araştırmalar yapan, bilgi birikimini toplum yararına sunan ve alanında ulusal ve uluslararası düzeyde saygın ve güvenilir bir eğitim kurumu olmaktır. Yüksekokul Müdürü nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yüksekokul Kurulu na başkanlık etmek ve yüksekokulun bölümleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak; Her öğretim yarıyılı sonunda veya istendiğinde yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek; Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını tespit etmek ve gerekçeleri ile birlikte Rektörlüğe bildirmek; Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak; Üniversite Senato toplantılarına katılmak; Eğitimin niteliğine göre çalışmalarda bulunmak, görüş ve önerileri almak üzere birim kurulları oluşturmak; Yasa ve tüzükler uyarınca Rektörlükçe kendisine verilen diğer görevleri yapmak. BAĞLI BĐRĐMLER : Müdür Sekreterliği, Bölüm Sekreterliği, Yazı Đşleri, Öğrenci Đşleri, Personel Đşleri, Mali Đşler, Destek Hizmetleri Bürosu 1
1. Yüksekokul Sekreterinin Görev ve Yetkileri Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna Raportörlük yapmak ve kurullarda alınan kararların yazımının sağlanması, ve gereğinin yapıldığının takibi Yüksekokulun idari işleyişini düzenlemek ve temsil etmek, Yüksekokul ile ilgili akademik ve idari tüm yazışmaları yapmak Sekreterlik bürosu bünyesinde bulunan hizmetlerin düzenli yürütülmesi Öğrenci Đşleri bürosu bünyesinde bulunan hizmetlerin düzenli yürütülmesi Destek Hizmetleri bürosu bünyesinde bulunan hizmetlerin düzenli yürütülmesi Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği'nce Đdari Personelin sicil amiri olmasından kaynaklanan yetki ve sorumlulukların gereğini yapmak, Đdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, görüş alışverişinde bulunmak, birim içinde uyumu sağlamak, Yüksekokul Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak. Yüksekokulun Bütçesini Hazırlamak. 5018 sayılı yasa 33.md. gereği gerçekleştirme görevlisi görevini yürütmek Sorumlulukları : Yüksekokul idari örgütünün başı olan Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokuldaki idari işlerinden dolayı Yüksekokul Müdürüne karşı sorumludur. Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul idari uygulamaları Üniversitenin genel idari işleyişine uygun olması ve birlikteliğin sağlanması bakımından Genel Sekretere karşı sorumludur. 2. Müdür Sekreteri Müdürün telefon görüşmelerinin yürütülmesini sağlar. Müdürün her türlü protokol, ziyaret, tören, kutlama vb. işlerinin yürütülmesini sağlar. Birimlerde hazırlanan yazıları Müdüre sunar, onaylanan evrakları kayıt numarası verilmesi için Yazı Đşlerine teslim eder Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreterinin yazışmalarını yapar. Yüksekokulumuzun e-mailini günlük takip eder. 3. Bölüm Sekreterliği 2
Her yarıyıl başında Yüksekokul Programlarında Üniversitemiz bünyesinden veya dışarıdan bazı dersleri okutmak üzere görevlendirilen öğretim elemanlarının görevlendirilebilmeleri için kurumlarından onay alınması için yazışmaları yapar. Akademik takvim yılı başında ders müfredatlarını hocalarla irtibat kurarak güncelleştirir. Dönem başlamadan önce ders programlarının müsveddesini Bölüm Başkanlarından alarak temize çeker ve öğretim elemanları ile öğrencilere duyurur; Rektörlük Öğrenci Đşleri Daire Başkanlığına gönderilmek üzere Yüksekokul Müdürlüğüne sunar. Dönem başında öğretim elemanlarının ücret puantajlarını hazırlar. Ara sınav programının müsveddesini Bölüm Başkanlarından alarak temize çeker ve öğretim elemanları ile öğrencilere duyurur. Final sınav programının müsveddesini Bölüm Başkanlarından alarak temize çeker ve Öğretim Elemanları ile öğrencilere duyurur; Rektörlük Öğrenci Đşleri Daire Başkanlığına gönderilmek üzere Yüksekokul Müdürlüğüne sunar. Final sınavları sonrası öğretim elemanlarının final ücret puantajlarını hazırlar, onaya sunar. Tek ders sınavları için öğretim elemanlarını bilgilendirir. Af Yasası'na başvuran ve bu haktan faydalanacak öğrencilerin sınav programının müsveddesini Bölüm Başkanlarından alarak temize çeker ve öğretim elemanlarına sınava gireceklerin listelerini sunar. Mazeret sınavlarına katılacak öğrencileri ilgili öğretim elemanlarına duyurur. Ders muafiyeti için başvuran öğrencilerin intibakını hazırlar. 4. Yazı Đşleri 4.1-Gelen-Giden Yazılar Yüksekokul Müdürlüğüne yazılmış yazıları gelen evrak defterine kayıt eder ve Yüksekokul Müdürüne sunulması için Müdür Sekreterine teslim eder. (Yüksekokul Müdürü kendisine sunulan evrakı konu ile ilgili Müdür Yardımcısına, Müdür Yardımcısı Yüksekokul Sekreterine, Yüksekokul Sekreteri de ilgili birimlere havale eder.) Yüksekokul Sekreteri tarafından birimlere havale edilen yazıları ilgili bürolara iletir. 3
Yazı Đşlerine havale edilen cevap yazılması gereken yazıları, okul idaresinin görüşü doğrultusunda hazırlayarak yazar. Onaydan sonra giden evrak defterine kayıt eder; nüshasını ilgili dosyasına kaldırır ve aslını postalar Birimlerde yazılan yazıları onaydan sonra giden evrak defterine kayıt eder ve postalar. 4.2-Yönetim Kurulu Kararları Yönetim Kurulunda alınan kararların müsveddesini Yüksekokul Sekreterinden alarak temize çeker ve kurul üyelerine imzalattıktan sora birinci nüshasını Yönetim Kurulu Kararları Defterine yapıştırır, ikinci nüshasını da müstenitler ile birlikte Yönetim Kurulu Kararları Dosyasına koyar. Yönetim Kurulu Kararlarının sıralı ve düzgün bir şekilde yazılmasının takibini yapar. Yönetim Kurulu Kararlarından diğer büroları ilgilendirenleri tespit ederek bu kararların suretini çıkarıp Yüksekokul Sekreterine onaylattıktan sonra ilgili bürolara teslim eder; Rektörlüğe gönderilmesi veya personele duyurulması gereken kararların kapak yazısını yazarak gönderir. Karar Defterinin sıralı ve düzgün bir şekilde tutulmasını sağlar. 4.3. Yüksekokul Kurulu Kararları Yüksekokul Yönetim Kurulu kararları ile ilgili olarak yapılan işlerin aynısı yapılır. 4.4. Yüksekokul Disiplin Kurulu Kararları Hakkında disiplin soruşturması başlatılan öğrencilerin soruşturma dosyalarını tutarak, ilgili yerler ile yazışmalarını yapar. Öğrenci Disiplin Kurulu Karar Defterine disiplin kurulu kararlarını yapıştırır. Karar Defterinin sıralı ve düzgün bir şekilde tutulmasını sağlar. Disiplin cezası alan öğrencileri, aldıkları cezaya göre ilgili yerlere bildirir. 4.5.Genel Yazışmalar Yüksekokul Sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlar ve takip eder. Gelen yazıyı cevabı yazılıncaya kadar evrakı evrak sepetinde bekletir ve cevabı yazıldığında ikisini birlikte dosyasına kaldırır. (Bu kural tüm bürolar için geçerlidir.) Akademik ve idari personele duyurulması gereken yazıları matbu hazırlanan imza sirküleri ile imza karşılığı duyurur. 4
Öğrencilere duyurulması gereken yazıları öğrenci ilan panosuna astırır.(kritik duyuruların ilan panosuna asıldığı iki imzalı tutanakla tespit edilmelidir.) Kaydı silinen öğrencileri ve Yüksekokulumuzdan yatay geçişle ayrılan ya da Yüksekokulumuza yatay geçiş ile gelen öğrencileri Mediko Sosyal bürosuna liste halinde bildirir. 6- Postanın verilmesi, alınması, pulların sarfı, posta zimmet defteri, el zimmet defteri, elden evrak gönderilmesi bu büronun sorumluluğundadır. 7- Đdare tarafından verilen diğer işlemleri yapar. 5. Öğrenci Đşleri 5.1. Öğrenci Kayıt Đşlemleri Öğrenci kayıtları esnasında öğrenim ücretinin yatırılmasını ve diğer belgelerin tamamlattırılıp kayıt işleminin sonuçlandırılmasını sağlar. Kayıtlarla ilgili diğer iş ve işlemleri yapar. 5.2. Diğer Đşlemler Öğrencilerin askerlik tecil belgelerini (EK-G) ilgili askerlik şubelerine gönderir. 2- Kaydı silinen öğrencileri ilgili birimlere (Askerlik Şubelerine, Kredi ve Yurtlar Kurumuna, Sosyal Güvenlik Kurumlarına) haber verir. 3- Transkript, öğrenci durum belgesi gibi evrakları isteyen öğrencilere dilekçe karşılığı verir. 4- Öğrencilerin staj iş ve işlemlerini yapar: Staj evraklarını hazırlar, staj komisyonundan çıkan kararları ilgili yerlere işler, staj yapacak öğrencilerin işe girişlerini Sosyal Güvenlik Kurumuna ve okulumuz Muhasebe bürosuna bildirir. Öğrenci kayıt evraklarını, kişisel dosyasını ve kayıt defterlerini tutar. Eğitim-Öğretim yılı sonunda o yıla ait başarı oranlarını çıkarır. Öğrenci Đşlerine havale edilen evrakların cevaplarını yazmak ve rutin yazışmaları yapar. Öğrenci afları ile ilgili yasaları takip eder, başvuran öğrencilerin durumlarını ve sonuçlarını takip ederek ilgili birimlere bilgi verir. Bilgi Derleme Formlarını (Đstatistik bilgiler) düzenleyerek YÖK'e gönderilmesini sağlar. 5
YÖK, Senato ve Üniversitelerden gelen yazıları dosyalar ve gerekli değişiklikleri takip eder. Öğrenci sayılarını yarıyıl başlarında tespit ederek ilgili yerlere bildirir. Öğrenci Đşleri ile ilgili diğer iş ve işlemleri yapar. 5.3. Mezuniyet Đşlemleri Mezun duruma gelen öğrencileri tespit ederek, transkriptlerini çıkarır ve üst yazı ile Mezuniyet Komisyonuna sunar. Yüksekokul Yönetim Kurulu tarafından mezun olmalarına karar verilen öğrencilerin mezuniyet işlemlerini yapar. Mezun olan öğrencilerin diploma bilgilerini Öğrenci Đşleri Daire Başkanlığına göndererek diplomaların tanzim edilmesini sağlar. Mezun olan öğrencilerin isteği doğrultusunda Geçici Mezuniyet Belgesini hazırlar. Mezun olan öğrencileri ilgili kurumlara bildirir. (Askerlik Şubelerine, Kredi ve Yurtlar Kurumuna, Sosyal Güvenlik Kurumlarına.) 6. Personel Đşleri Akademik ve idari personelin özlük, izin ve emeklilik ile ilgili işlemlerini yapar. Đdari personelin "Fazla Çalışma Puantaj Cetvelini" Muhasebe bürosuna gönderir. Yardımcı Hizmetler Personelinin derece-kademe terfi işlemlerini yapar. Personel ile ilgili yazışmaları yapar. Kısmi zamanlı çalışacak öğrencileri Rektörlüğümüz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirerek öğrencilerin işe başlayabilmeleri için gerekli evrakları düzenler. Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin Aylık Çalışma Puantaj Cetvelini Rektörlüğümüz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderir. Sabotajlara Karşı Koruma Planını, Birim Faaliyet Raporunu vb. plan ve raporları Yüksekokul Sekreteri rehberliğinde yapar. 7. Mali Đşler Akademik personelin maaş, ek ders, sınav ücretleri ve yaz okulu ücretlerinin ödeme evraklarını hazırlar. 6
Đdari personelin maaş ve fazla çalışma ücretlerinin ödeme evraklarını hazırlar. Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemleri yapar. Yüksekokul bütçe hazırlıklarını yapar. Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalışmaları yapar. Giysi yardımı alacak personelin evraklarını hazırlar. Elektrik, su, telefon, doğalgaz vb. faturaların ödeme hazırlığını yapar. Staj yapan öğrencilerin stajları süresince sigorta primlerinin ödemesini yapar Stajı biten öğrencilerin işten ayrılışlarını yapar ve Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirir. 8. Ayniyat ve Ambar Herhangi bir surette temin edilip ambara gelen malzemeyi talebine, şartnamesine ve faturasına göre sayarak, tartarak veya ölçerek teslim alır. Malzemeyi cins, nitelik ve varsa numaralarına göre ayırıp tasnif ederek ambarda ayrılan yerlerine koyar veya istif eder. Malzemelerin korunması ve bakımını sağlar, yangın vesaire kötü tesirlerden koruyucu tedbirleri alır. Girişi yapılan ayni malzemelerin demirbaş kaydını yapar. Malzeme ihtiyacı bulunan birime teslim fişi ile teslimat yapar. Ambarlarla ilgili bilumum işlem ve yazışmaları idare ve takip eder. 9. Destek Hizmetleri Yangından korunmaya yönelik önlemleri alır. Yüksekokulumuzun hizmet alanında bulunan arızaları gidermeye yönelik çalışmalar yapar. Yüksekokul binasındaki derslikler, ofisler ve genel kullanım alanlarının temiz olmasını sağlar. Đletişim, ısıtma ve aydınlatma sistemlerinin sağlıklı çalışmasını takip eder. Konferans salonunun hazır bulundurulmasını sağlar. 7