Doç. Dr. H. Hakan YILMAZ AÜ SBF Maliye Bölümü Bütçe ve Mali Planlama Anabilim Dalı Bşk. AÜ Kurumsal Gelişim Koordinatörü İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI VE YOL HARİTASI: SÜREÇ VE YÖNTEM SUNUMU 25 Şubat 2010
İç Kontrolü Anlamak:Bazı Sihirli Sözcükler Makul güvenceyi sağlama arayışı Kurallara/mevzuata uyma: uygunluk Etkinlik ve etkililik: önemli bir sorun alanı Güvenilirlik: mali raporlama, hesap verebilirlik Varlıkları koruma: sahip olabiliyor mu? Kamu kaynağı: bize emanet İç kontrolün bir süreç olması İdare ve personel baş roldedir Misyonu gerçekleştirme doğrultusunda faaliyetleri sürdürme Riskleri görebilme yeteneği
İç Kontrolü Anlamak Tüm bu değerlendirmelerin sonucunda iç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir. İç kontrol belirlenen hedeflere ulaşılmasında bir araçtır kesin bir güvence değil makul bir güvence sağlar. İç kontrol sadece yasal düzenlemeler ve yöntemlerden oluşmaz, kurumun her düzeydeki personeli ile etkileşim içinde oluşturulur.
İç Kontrolün Dört Temel Hedefi ve Beş Bileşeni: Kısa Bir Hatırlatma İç kontrol hepimizin bildiği gibi dört genel hedef üzerine kurulmuştur (INTOSAI): Hesap verme sorumluluğu (raporlama), Uygunluk (yasalara ve yönetmeliklere), Faaliyetler (düzenli, etik kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin), Kaynakları koruma. Dört hedefi hayata geçirmeye yönelik beş bileşen (COSO, INTOSAI) Kontrol ortamı: Kurumun iş görme biçimi Risk değerlendirme: Hedeflere ulaşma ve riskler Kontrol faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler Bilgi ve iletişim: Bilgilendirme, iletişim İzleme: Değerlendirme ve denetim
İç Kontrolün 4 Hedefi, 5 Bileşeni ve Kurumsal Yapı: İç Kontrol Matrisi
İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (1) Seçilmiş dünyanın en iyi 5 üniversitesine yakından bakıldığında (Cambridge, Oxford, Harvard, New York State, California): İç kontrolü anlama, kurum içi algılama Yönetim ve personel odaklı İç kontrole ilişkin yasal düzenlemeler ve kabul edilen standartlar Günlük faaliyetlerin bir parçası İç kontrole ilişkin politikalar Risk yönetimi ve risk yönetimi politikaları İç kontrolün programlar ve programları hayata geçirecek adımlar suretiyle yönetimi Riskler ve kontrolü dengeleme
İç Kontrol ve Dünya Üniversiteleri (2) Her üniversiteden bir tema öne çıkarıldı: New York Üniversitesi: Yönetim Politikaları ve İç Kontrol California Üniversitesi: İç Kontrolü Anlamak Harvard Üniversitesi: İç Kontrol Politikası Oxford Üniversitesi: İç Kontrol Çerçevesinde Risk Yönetimi Politikası Cambridge Üniversitesi: Risk Yönetimi Politikası Görüldü ki sürekli gelişen bir süreç. Bürokratize etmekten çok kurum içinde günlük yaşamın bir parçası olarak sistematize etme.
İç Kontrol Neden İyi Bir Uygulamadır? Yetersiz ve isabetsiz yönetim kararlarını önler, İtibarı artırır, Varlıkların değer kazanmasını sağlar, Kaynak kullanımında israfı önler, Hizmet kalitesini artırır, Yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önünü keser. BİR KONTROLÜN MALİYETİ ONDAN ELDE EDİLECEK FAYDAYI GEÇMEMELİDİR (ABD/California Un.)
Türkiye: Yeni Mali Yönetim Sistemi Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Teori ve söylemde doğru adımlar Mali disiplin (harcama sınırları) Orta Vadeli Program Orta Vadeli Mali Plan Stratejik Planlama, Performans Programları Performans Esaslı Bütçeleme Tahakkuk Esaslı Muhasebe Faaliyet Raporları İç Kontrol Sistemi Dış Denetim ve Sayıştay ın denetim kapsamının genişletilmesi
Her İşin Başı (sağlık tabi ki): Politika Oluşturma, Planlama ve Bütçeleme İlişkisi Yönetimsel Başarı: Başarılı Bir Plan ve Strateji Dokümanına sahip olma faaliyetleri etkin bir şekilde hayata geçirme Toplumsal tercihlere ve ihtiyaca göre politika oluşturulması, Oluşturulan politikaların öncelikler ve kısıtlar çerçevesinde planlara (programlara) yansıtılması Planlanan hizmet programlarının bütçeler ile yaşama geçirilmesi Stratejik önceliklere göre dağıtılan kaynakların etkin kullanımı Temel sorun: Bu aşamalar arasındaki bağlantının etkin bir şekilde kurulamaması ve uygulama da iç kontrol sistem ve süreçlerine daha çok ihtiyaç duyulması. Sonuçta program ve
Makro Planlama Düzeyini Etkileyen Politika Metinleri İç Dış Siyasal Parti Programları ve Seçim Beyannameleri Hükümet Programları ve Hükümetlerin Politika Önceliklerini Gösteren Belgeler (Acil Eylem Planı gibi) Ekonomik İstikrar Programları (IMF) Avrupa Birliği Müktesebatına Uyum Uluslararası Taahhütler (DTÖ, WB gibi) Kalkınma Planları (7 Yıllık) Bölgesel Planlar (Orta ve uzun vadeli) Sektör Planları (Orta ve uzun vadeli) Makro Planlama Düzeyi Orta Vadeli Program (OVP) ( 3 Yıllık) Orta Vadeli Mali Plan (OVMP) (3 Yıllık) Makro Mali Politika Belgeleri Kurumsal Düzeyde Stratejik Planlar (Beş Yıllık) Performans Programları (Yıllık, 3 yıllık perspektifte) Kurumsal Düzey Bütçe (Üç Yıllık)
Türkiye için neden iç kontrol daha önemli? Hayatın pratiğinde çıkardığımız zorunlu derslerle biçimlenen reform süreci ve uluslar arası niteliklere sahip yeni mali yönetim sistemi Büyüyen ve kimi sektörlerde biçim ve farklı müdahale sistemlerine geçen kamu kesimi: Merkezi yönetim bütçesi Devasa boyuta ulaşan Sosyal Güvenlik Kurumu Yaramaz çocukluktan yetişkinliğe geçen yerel yönetimler Bütçe Dışı Fonlar Döner sermaye işletmeleri
Türkiye için neden iç kontrol daha önemli?: Bazı Risk Alanları Genel yönetimin büyüklüğünün (faiz dışı harcamalar) 1990 ların ortasında % 20 ler civarında olan orandan 2009 yılında % 33 e çıkmıştır (ekonomideki daralma etkisi dışarıda tutulduğunda % 27 ler civarına ulaşan bir kamu sektörü). 1990 lı yılların ikinci yarısında üniversitelerin harcamalarının GSYİH ya oranı % 0,6 lar civarındayken bu oran 2008 yılında % 0,78 e, 2009 yılında ise % 0,95 e çıkmıştır. Üniversitelerin sayısındaki artış ve yükseköğretim fonksiyonlarındaki tercih (bilimsel araştırma, öğrenci sayısı, bina yapımı vd) Başka çarpıcı bir örnek Sağlık Bakanlığı içinde yeşil kart harcamalarının payı 2000 lerin başında % 13-14 oranında iken 2009 yılında bu oran % 38 e çıkmıştır. Sağlık harcamalarındaki artış ve risk
Risk Alanlarına Dünyadan Bazı Örnekler Enron-Arthur Anderson Skandalı (2001) Türkiye de görev zararları ve bankaların iflası (2001) İngiltere Gelir ve Gümrük İdaresi çocuk yardımlarına ilişkin 7,2 milyon ailenin verilerinin kaybolması (J. Thomas 2009) 9 Hastane nin, Ulusal Sağlık Hizmetleri hasta kayıtlarını kaybetmesi ((J. Thomas 2009) Türkiye de özel sigorta kurumlarının döner sermayelerdeki hasta kayıtlarına ulaşması. Yunanistan ın mali verileri üzerinde mali hile yapması. Daha bilmediğimiz şeyler..
Ankara Üniversitesi Deneyimi: Süreç 2008 SGDB bünyesinde kapasite oluşumu 2009 Ocak ayında SGDB nın hazırladığı İKEP nın Maliye Bakanlığına gönderilmesi Ocak-Mart dönemi çıkarılan dersler, teknik çalışma ve faaliyetler Nisan ayında İKKK nun oluşumu Haziran-Ağustos dönemi İKKK nun sistematik çalışmaları Ağustos ayında İKUEP nın Maliye Bakanlığına gönderilmesi Ağustos-Aralık dönemi İKUEP ve Yol Haritası çalışmasının hazırlanması ve kurumsal yapılanma (Kurumsal Gelişim Koord.) 2010 Mart ayı İKKK na ilişkin Usul ve Esasların yayınlanması Mart-Nisan dönemi farklı düzeylerde kurum içi eğitimler
Ankara Üniversitesi Deneyimi:Yöntem İKKK nın ilk toplantısı ve çalışma stratejisinin belirlenmesi (25 Haziran) Sorun Analizi Çalıştayı ve sonrasında eylem planının doldurulmasına ilişkin alt gruplar bazında görev dağılımı (2 Temmuz) Çözüm Önerileri ve Eylemlerin Oluşturulması Çalıştayı (16 Temmuz) Alt Çalışma gruplarının izleyen bir hafta boyunca bir araya gelip sorumlu oldukları kontrol bileşenini doldurmaları İKKK nın Eylem Planının ilk taslak halinin oluşturulmasına ilişkin 1,5 Gün Süren Çalıştay (22-23 Temmuz) Redaksiyon komitesi çalışmaları (27-28 Temmuz)
Çalışmanın Programlanan Akışı BUGÜN TEMMUZ AYI İÇİNDE- ÇALIŞMA GRUPLARI SON HAFTA
Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (1) Çalışmanın amacı, iç kontrol standartları ve eylem planının katılımcı bir perspektifte revize edilmesini sağlamak amacıyla çalışma alanlarının ve önceliklerin sorun analizi yoluyla belirlenmesidir. Çalışma; sorunların tespiti, sorunların gruplandırılması, sorunların önceliklendirilmesi şeklinde kart yönteminin kullanıldığı üç süreç üzerine tasarlanmış ve uygulanmıştır. Sorunların Kontrol Bileşenlerine Göre % Dağılımı
Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (2) Sorun Analizi Çalıştayı nda Öncelikli İlk On Sorunun Yüzdelik Dağılımı
Sorun Analizi Çalıştayı ve Çıktılar (3) Katılımcıların en ağırlıklı gördüğü sorun alanı %10,3 ile yönetim bilgi sisteminin yetersizliği olmuştur. İkinci öncelikli sorun alanı olarak %9,2 ile yetki görev ve sorumlulukların açık belirlenmemesi sonucu personelin verimli istihdam edilememesi görülmektedir. Katılımcılar personelin daha verimli kullanılması için yetki görev ve sorumlulukların açık bir şekilde ortaya konmasını ve bu anlamda norm kadro çalışmalarının tamamlanmamasını ikinci en öncelikli sorun alanı olarak görmüşlerdir. İlk iki sorun alanını takip eden sekiz öncelikli sorun %6-%4 arasında değişen oranlarda ağırlıklandırılmıştır. Stratejik plan, program ve bütçe ilişkisinin istenen düzeyde kurulamaması, planın yeterince anlaşılıp benimsenmemesi, personelin mesleki yeterliliğine ve kişisel gelişimine ilişkin hizmet içi eğitimlerin ve mali konularda mali sorumluluğa sahip kişilere yönelik bilgilendirme çalışmalarının eksikliği ile performansın sistematik izlenmesine ilişkin bir yapının eksiliği bu grupta çıkan öncelikli sorunlar olmuştur.
Çözüm Analizi ve Eylem Planı Çalıştayları İKKK üyeleri sorun analizi çalıştayının sonunda kontrol bileşenlerine göre belirlenen gruplara dağılmıştır. Bu şekilde eylem planı çalışmaları gruplara ayrılmak suretiyle devam etmiştir. Kontrol bileşenlerine göre ayrılan gruplar 16 Temmuz tarihinde yapılan çalıştay ile kendilerine yönelik yapılan kapsamlı bir bilgilendirme sunumu sonrasında eylem planı taslağının formatı üzerinde çalışmışlardır (çözümler, her bir şarta yönelik kısa bir durum analizi, eylemler ve eylem planının gerektirdiği diğer konular). - Gruplar izleyen hafta boyunca en az iki defa toplanmak suretiyle eylem planı taslağını bileşenler itibarıyla hazırlamışlardır. 22-23 Temmuz tarihlerinde yapılan 1,5 günlük çalıştay ve sonrasında yapılan sunum ve tartışmalar ile eylem planı taslakları konsolide edilerek tamamlanmıştır.
Ankara Ün. İç Kontrol Uyum Eylem Planı (1) İç kontrol eylem planında 18 standart ve 79 genel şart bulunmaktadır. Ankara Üniversitesi İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı nda makul güvencenin sağlanmasına yönelik olarak toplam 108 adet eylem belirlenmiştir. 108 eylemin iç kontrol bileşenlerine göre dağılımına bakıldığında: Öngörülen eylemlerin % 38 inin kontrol ortamı bileşenine ait olduğu görülmektedir. Toplam 108 eylemin 41 tanesi kontrol ortamı bileşeninde yer almaktadır. Kontrol ortamı bileşenini % 22 pay ile bilgi ve iletişim bileşeni izlemektedir. Kontrol faaliyetleri % 17 ile üçüncü sırada, risk değerlendirme ise % 13 ile dördüncü sırada yer almıştır. İzleme bileşeni ise toplam 11 faaliyet ile % 10 payla beşinci sırada çıkmıştır.
Grafik : Eylemlerin İç Kontrol Bileşenlerine Göre Yüzde Dağılımı
NKARA ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI MATRİSİ İÇ KONTROL STANDART STANDART ADI BİLEŞENLERİ KODU ONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI 1 Etik değerler ve dürüstlük 6 14 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 7 7 3 Personelin yeterliliği ve performansı 8 18 4 Yetki devri 5 2 5 Planlama ve programlama 6 10 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3 4 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri 4 5 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 3 3 9 Görevler ayrılığı 2 2 10 Hiyerarşik kontroller 2 2 11 Faaliyetlerin sürekliliği 3 3 12 Bilgi sistemleri kontrolleri 3 3 13 Bilgi ve iletişim 7 11 14 Raporlama 4 2 15 Kayıt ve dosyalama sistemi 6 8 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 3 3 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 5 8 18 İç denetim 2 3 TOPLAM 79 108
Bundan Sonrası (1) Ankara Üniversitesi olarak uzun, yorucu ama keyifli bir çalışma sonucunda kendi mutfağımızda hazırladığımız bu ürünün uygulamada kendisinden beklenen sonuçları sağlaması için etkin bir izleme ve değerlendirme sürecinin bu süreci takip etmesi gereğinin farkındayız. İç kontrol uyum eylem planı üst yönetim ve tüm çalışanların sahiplenmesi ile etkin bir şekilde kurumsal düzeyde hayata geçecektir. İç kontrol uyum eylem planı bir kere hazırlandıktan sonra değişmez bir tematik plan niteliğinde değildir. Planda öngörülen eylem ve çıktıların revize edilmesi temel ilkeler korunduğu sürece süreç içinde her zaman mümkündür.
Bundan Sonrası (2) İç kontrol uyum eylem planımızın bundan sonra etkin bir şekilde kurumsal kültürümüz içinde hayata geçmesi süreci aşağıdaki şekilde planlanmıştır: İKKK çalışma esas ve usullerine ilişkin olarak hazırlanan taslak yönerge en kısa zamanda yayınlanacaktır. Bu şekilde bir danışma ve rehberlik kurulu olan İKKK nun süreç içindeki rol ve sorumluluğu açık hale getirilmiş olacaktır. Kurumsal Gelişim Koordinatörlüğü üst yönetim adına çalışmaların yürütülmesinde Strateji Geliştirme Dairesi ile işbirliği içinde çalışacaktır. Kurulun çalışmalarındaki etkinliği artırmak ve bir çok birimi içeren eylemlerin koordinasyonunu ve birimler arası işbirliğini güçlendirmek amacıyla teknik destek verecek olan Destek Çalışma Grupları oluşturulacaktır.
Bundan Sonrası (3) Bu kapsamda geçen yıl sonunda çalışmalarına başlayan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı personelinden oluşan ve her bir bileşen için kurulan beş çalışma grubu eylemlerden sorumlu birimlerden koordinasyonu sağlayacak uzman/yetkili personelin katılımıyla güçlendirilecektir. Çalışma grupları her altı aylık dönemde sorumlu oldukları bileşenle ilgili bir İzleme Raporu hazırlayacak ve bunu İKKK na sunacaktır. İKKK yaptığı toplantılar sonrasında hazırlanan izleme raporlarını ve Uyum Eylem Planı değerlendirdikten sonra üst yönetime bilgilendirme amacıyla sunacaktır KGK ve SGB her yılsonunda izleyen yılın Ocak ayı içinde yıllık olarak İç Kontrol Uyum Eylem Planı İlerleme Raporunu hazırlayarak İKKK ya sunacaktır.
Çıkardığımız Dersler ve Öneriler İç kontrol uyum eylem planları kuruluşun öz ürünü olmalı: Danışmanlık tamam ama bu sadece sürece katkı ile sınırlı kalmalı Sahiplenme: her düzeyde olmalı Motivasyon Kuruluş içinde dil ve kavram birliği oluşturulmalı Kuruluşun tüm birimlerinin aktif katılımı şart: belirli bir birimin sorumluluğu nda görülmemeli İdari ve beşeri kapasitenin geliştirilmesi gerekli Ankara Üniversitesi olarak biz üniversitelere bilgi birikimimizi ve tecrübemizi aktarma konusunda her türlü desteği vermeye hazırız.
Teşekkürler..