İ İ
İÇİNDEKİLER Sayfa No SUNUŞ... 1 BİRİNCİ BÖLÜM GENEL BİLGİLER İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 3 2. FİZİKSEL YAPI... 5 3. ORGANİZASYON YAPISI... 6 4. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR... 7 5. MEVZUAT... 9 6. İNSAN KAYNAKLARI... 11 7. SUNULAN HİZMETLER... 16 7.1. Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü... 16 7.2. Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü... 16 7.3. Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü... 17 7.4. Satın Alma Şubesi Müdürlüğü... 18 7.5. Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Müdürlüğü... 18 7.6. Tedavi Giderleri Şubesi Müdürlüğü... 19 7.7. Yurt Dışı Hizmetleri ve Harcırah Şubesi Müdürlüğü... 19 7.8. Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü... 20 7.9. Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü... 21 7.10. Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü... 21 7.11. Kurum Tabipliği... 23 7.12. Koruma ve Güvenlik Şubesi... 23 ii
İKİNCİ BÖLÜM FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 1. PERSONEL HAREKETLERİ... 24 2. EĞİTİM FAALİYETLERİ... 25 3. EVRAK KAYIT VE HABERLEŞME HİZMETLERİ... 26 3.1. Genel Evrak Kayıt İşlemleri... 26 3.2. Birim Evrak Kayıt İşlemleri... 29 3.3. Kurum Arşivi Hizmetleri... 30 3.4. Santral Haberleşme Hizmetleri... 31 4. BÜTÇE BÜYÜKLÜKLERİ VE BÜTÇE GERÇEKLEŞMELERİ... 32 5. SATIN ALMA HİZMETLERİ... 35 6. TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ... 42 7. SAĞLIK (Tedavi) HARCAMALARI... 47 8. SAĞLIK ÜNİTESİ HİZMETLERİ... 57 9. YURT DIŞI İDARİ GİDERLER... 59 10. HARCIRAH İŞLEMLERİ... 62 11. GÜVENLİK HİZMETLERİ... 65 12. SOSYAL ve İDARİ HİZMETLER... 67 12.1. Temizlik ve Taşıma Hizmetleri... 67 12.2. Ulaşım Hizmetleri... 70 12.3. Lojman Hizmetleri... 73 12.4. Kreş Hizmetleri... 74 12.5. Kamp Hizmetleri... 74 12.6. Spor Faaliyetleri... 76 12.7. Kültür ve Sanat Faaliyetleri... 76 13. TEKNİK HİZMETLER... 79 13.1. Çalışma Ofisleri Kullanım Alanlarında Yapılan Düzenlemeler... 81 13.2. Hizmet Binaları Yapı Güvenliği Çalışmaları... 83 13.3. Hizmet Binaları Bakım ve Onarım İşlemleri... 84 13.4. Lojman Binaları Bakım Onarım Hizmetleri... 85 13.5. Isıtma, Soğutma ve Tesisat Bakım ve Onarımları... 85 13.6. Bahçe Bakımı ve Çiçek Ekimi... 87 13.7. Telefon Santrali ve Telefon Hizmetleri... 88 13.8. Fotokopi ve Faks... 89 13.9. Elektrik Tesisatı Bakım Onarım Hizmetleri... 90 13.10. Asansör Bakım Onarım Hizmetleri... 91 13.11. Yangın Algılama, Söndürme Sistemleri ve Otomasyon... 91 14. KALİTE YÖNETİM FAALİYETLERİ... 92 iii
SUNUŞ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı; mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde, katılımcılık, eşitlik, mesleki uzmanlık, hesap verebilirlik, saydamlık, ulaşılabilirlik ve kişisel verilerde gizlilik ilkeleri doğrultusunda, değişen koşullara ve beklentilere cevap vermek, personel ve teknik altyapısını güçlendirmek ve Hazine Müsteşarlığının fonksiyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla, en kaliteli destek hizmetini sunma misyonu ile çalışmalarını yürütmektedir. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, idarelerin organizasyon yapısını oluşturmasını ve ilan edilmesini, bu yapı içerisinde herkesin iş tanımlarının açıkça belirlenmesini, işlerin yapılması için görevlendirilen personelin yeterli ölçüde yetkilendirilmesini, yapılan işlerin kaydedilmesini ve her aşamada takibinin yapılmasını zorunlu kılmaktadır. 1994 yılından bu yana faaliyetlerini sürdüren Birimde, kurumsal yapı içerisinde taşıdığı sorumluluk doğrultusunda 2005 yılı itibariyle 5018 Sayılı Kanunun tüm gereklerini sağlamanın yanı sıra günün değişen beklenti ve ihtiyaçlarını, gerek nitelik, gerekse nicelik bakımından karşılaması yolunda toplam kalite vizyonu çerçevesinde kendini yenilemesi için kapsamlı bir yapılanma çalışması başlatılmıştır. Öncelikle, taleplerin hızlı ve doğru alınması, eksiksiz ve zamanında yerine getirilmesi, kaydedilmesi, izlenebilmesi ve raporlanabilmesi amacıyla elektronik ortamda Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi kurularak 2006 yılı başından itibaren kullanıma açılmıştır. Süregelen çalışmalar sonucu, kalitenin hayatın vazgeçilmez bir parçası olduğu ve herkesin katılımını gerektirdiği bilinci ile daha verimli çalışan, kuralları belirlenmiş, personelinin memnuniyetini esas alan ISO 9001:2000 standardının şartlarını karşılayan yapılanmaya sahip Kalite 1
Yönetim Sistemi kurulmuştur. TSE tarafından yapılan denetimi takiben, 27 Kasım 2007 tarihinde, TS EN ISO 9001:2000 Standardına uygun Kalite Yönetim Sistem Belgesi kullanmaya hak kazanılmıştır. Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerinin belli bir disiplin içinde yürütülmesi ve devamlılığının sağlanması, girdi ve kaynaklarının koordine edilerek uyumlu bir çalışmanın temin edilmesi bakımından Birim organizasyon yapısında değişikliğe gidilerek 29 Ağustos 2007 tarihinde Kalite Yönetim Şubesi oluşturulmuştur. Hedefimiz, kaynakların etkili ve etkin bir şekilde kullanılması ve kaliteli hizmet sunabilmek amacıyla, teknolojik alt yapıyı güçlendirmek, nitelikli personel sayısını arttırmak, kalite beklentilerini eksiksiz olarak anlamak, takım bilinci içinde sistematik çalışma metodlarını kullanarak maliyetleri düşürmek, bilgi ve becerilerin artırılabileceği imkanlar oluşturmak, görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek faktörleri saptayarak etkinliği ve tatmin düzeyini izlemek, ölçmek ve raporlamaktır. Hizmet sunumu ve organizasyon yapısı bakımından ulusal düzeyde model olarak kabul edilen, güçlü dinamik ve güvenilir bir yönetim yapısını oluşturmak, korumak ve ileriye götürmek yolunda, Birim çalışanlarımızın tümünün katılımıyla hazırlanan 2007 Yılı Faaliyet Raporu, hizmet ve faaliyetlerimiz ile bunların sonuçlarını paylaşma ve değerlendirme fırsatı vermektedir. Bu vesileyle; hizmetlerin belli bir kalitede, etkili ve etkin yürütülmesinde azami gayret gösteren ve asla fedakarlıktan kaçınmadan hizmet üreten çalışanlarımız ile desteklerini hiçbir zaman esirgemeyen üst yönetimimize şükranlarımı sunarım. Saygılarımla, Sadettin PARMAKSIZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı 2
BİRİNCİ BÖLÜM GENEL BİLGİLER İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Hazine Müsteşarlığı teşkilat yapısı içinde yardımcı birimler arasında yer almaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının görev ve yetkileri, 4059 Sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun un 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun un 29 uncu maddesiyle belirlenmiştir. Buna göre; a) Gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, b) İhtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlemlerini yürütmek, c) Mali işlerle ilgili hizmetlerini yürütmek, d) Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, e) Sosyal tesislerin kurulması ve yönetimi ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve yürütmek, f) Personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak, 3
g) Müsteşarlığa gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin bakan veya müsteşara sunulmasını sağlamak, h) Müsteşarın direktif ve emirlerini ilgililere duyurmak ve işlemlerini takip etmek, Bakanlığın (Müsteşarlık) iç ve dış protokol hizmetlerini yürütmek, i) Süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, j) Müsteşarlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yaymak, k) Genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, l) Müsteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak; İdari ve Mali ve İşler Dairesi Başkanlığının yasal görevleri olarak belirlenmiştir. 4
2. FİZİKSEL YAPI Birim, Müsteşarlık yerleşkesindeki altı ayrı hizmet binasının aşağıda belirtilen muhtelif bölümlerinde faaliyetini sürdürmektedir. Tablo 1: Birimin Yerleşimi Blok Oda No Alan (m2) Kullanılma Amacı A 1237-40 108 Başkanlık A 1225 50 Birim Evrak ve Personel Şube Müdürlüğü B Z0 305 Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şube Müdürlüğü A 1244 43 Bütçe İşlemleri Şube Müdürlüğü A 1227 67 Satın Alma Şube Müdürlüğü D Zemin-12 76 Taşınır Mal İşlemleri Şube Müdürlüğü A 1231 64 Tedavi Giderleri Şube Müdürlüğü A 1246 50 Yurtdışı ve Harcırah İşlemleri Şube Müdürlüğü E Bodrum 380 Kurum Tabipliği D Z04,16,10,11 57 Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü B BZ-18 30 Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü A B1-07, ZO 186 - GHM, ZO, Balgat ve Emek Giriş Kontrol Noktalar A 1234 36 Sosyal ve İdari İşler Şube Müdürlüğü A Z0-11 14 -Nöbetçi Şoför Odası B B1-27,29,32 1.080 -Araç Sevk, Yakıt Takip, Şoför Dinlenme Odaları C Zemin,Balkon 842 -C Blok Konferans Salonu ve Sergi Alanı ve İşletim Merkezi F Bodrum 620 -F Blok Spor Salonu ve İşletim Merkezi A 1235-36 36 Teknik İşler Şube Müdürlüğü B B-1 39, 36 232 - Marangoz Atölyesi ve Dinlenme Odası B B2-2,2A 156 - Kaynak ve Alüminyum Atölyesi ve Dinlenme Odası A B2-50 - Isıtma Soğutma ve Sıhhi Tesisat İşletim Merkezi F FB- 09-12,15 92 - Anahtar, İnşaat, Boya, Bölme ve Peyzaj Atölye ve Servisleri A B1-11,15-17,23 164 -Telefon, Elektrik, Tesisat Atölye ve Dinlenme Odaları A B1-O7 30 - Asansör, Yangın Algılama ve Otomasyon Servisi B B2-06 11 - Faks Fotokopi Atölyesi Toplam 4.779 5
3. ORGANİZASYON YAPISI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın hizmet üniteleri, doğrudan Başkana ya da Başkan Yardımcılarına bağlı olmak üzere Şube Müdürlüklerinden oluşmakta olup; (3) Başkan Yardımcısına bağlı (10) Şube Müdürlüğü ve doğrudan Başkana bağlı görev yapan Kurum Tabipliği ile Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü vasıtasıyla faaliyetlerini sürdürmektedir. Organizasyon Şeması : BAŞKANLIK Sekreterya Kurum Tabipliği Kalite Yönetim Şb. Başkan Yardımcılığı Birim Evrak ve Personel Şb. Başkan Yardımcılığı Bütçe İşlemleri Şb. Başkan Yardımcılığı Tedavi Giderleri Şb. Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şb. Koruma ve Güvenlik Şb. Satın Alma Şb. Teknik İşler Şb. Taşınır Mal İşlemleri Şb. Yurtdışı Hizmetler ve Harcırah Şb. Sosyal ve İdari İşler Şb. 6
4. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR Tablo 2: Birim Teknolojik Malzeme Dağılımı Malzeme Adı Adet Bilgisayar Ekranı 176 Bilgisayar Sistem Kutusu 73 Bilgisayar Thin Client 103 Bilgisayar Yazıcı 39 Büro Tipi Telefon Makinesi 223 Dizüstü Bilgisayar 3 DVD Player 1 El Telsizi 31 Faks Makinesi 4 Fotoğraf Makinası 1 Fotokopi Makinası 4 Hesap Makinası 2 Hesap Makinası Şeritli 14 Manyetik Kart Hazırlama Makinası 1 Projeksiyon Cihazı 1 Renkli Kamera 62 Röntgen Cihazı 1 Ses, Işık, Görüntü Sistemi 1 Tarayıcı 1 Telefon Makinası (Norstar) 7 Televizyon 7 Tepegöz 1 Video (Oynatıcı) 6 Video Kayıt Cihazı 1 Toplam 711 7
Tablo 3: Müsteşarlık İnternet Portalından Sunulan Hizmetler Sıra No Hizmet Adı 1 Kalite Yönetim Sistemi (http://hizmet.hazine.gov.tr/kys) 2 Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi (http://hizmet.hazine.gov.tr) 3 HM Intranet Servisi (http://hmbs/imi) 4 HM Personel Güncelleme Modülü 5 Evrak Bilgi Sistemi 6 E-Bütçe 7 Lojman Tahsis Sistemi 8 Yangın Algılama ve Asansör Sistemi 9 Emekli Sandığı Kurum Uygulaması 10 Ayniyat Takip Programı 11 Kamera Takip Sistemi 12 Turnike Geçiş, Araç, Ziyaretçi ve Personel Kayıt Sistemi 8
5. MEVZUAT 4059 ve 3046 Sayılı Kanunlar 2007 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Genel Bütçe Muhasebe Yönetmeliği Bütçe Uygulama Talimatları Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Tedavi Yardımına İlişkin Bütçe Uygulama Tebliği (2006 Tebliği Sıra No: 6) Tedavi Yardımına İlişkin Bütçe Uygulama Tebliği (2007 Tebliği Sıra No: 8) Ön Ödeme Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır Kod Listesi Genel Tebliği 2007/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 2005/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 6245 Sayılı Harcırah Kanunu 5597 Sayılı Yurt Dışına Çıkış Harcı Hakında Kanun Yurt Dışına Çıkış Harcı Hakında 1 no.lu Genel Tebliğ Yurt Dışı Gündeliklere İlişkin Bakanlar Kurulu Kararı 37 Seri Nolu Harcırah Kanunu Genel Tebliği 2004/8030 Bakanlar Kurulu Kararı (İdarelerin Yabancı Ülkelerdeki Kuruluşlarının Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Esaslar) 4969 Sayılı Kanun (12 Ağustos 2003 tarih 25197 sayılı ResmiGazete) 2004/11 Sayılı Başbakanlık Genelgesi 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 9
Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Danışmanlık Hizmet İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Kamu İhale Genel Tebliği 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanun 4857 Sayılı İş Yasası ve İlgili Yönetmelikler 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Tedavi Yardımı ve Cenaze Giderleri Yönetmeliği Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliği Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliği 237 Sayılı Resmi Taşıt Kullanımı Kanunu 2946 Sayılı Kamu Konutları Kanunu Kamu Konutları Yönetmeliği Milli Emlak Genel Tebliğleri (Sıra No: 294.302.193) 2495 sayılı Bazı Kurum ve Kuruluşların Korunması ve Güvenliğinin Sağlanması Hakkında Kanun 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanuna İlişkin Yönetmelik Kurum Tabipliklerinin Standardına Dair Tebliğ (15/02/2005-25723) Tıbbi Cihaz Yönetmeliği Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Standart Dosya Planına İlişkin 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi 24 Sayılı Yangın Söndürücü Cihazların Servis Hizmetleri Hakkında Tebliğ Elektrik İç Tesisat Yönetmeliği. Asansör Yönetmeliği Kamu Binalarının Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik 10
6. İNSAN KAYNAKLARI Birimde 203 bay, 55 bayan olmak üzere toplam 258 personel görev yapmaktadır. Başka bir ifadeyle, birim çalışanlarının %79 u bay, %21 i bayan personelden oluşmaktadır. Tablo 4: Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (Kişi Sayısı) Unvan Bay Bayan Toplam Kariyer Meslek Memurları Hazine Uzmanı 2 1 3 Şube Müdürü 2 2 Başkan Yardımcısı 2 2 Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) 7 1 8 Destek Hizmetlerinde Çalışanlar Koruma ve Güvenlik Görevlisi 32 32 Koruma ve Güvenlik Şefi 4 4 Sözleşmeli Personel 35 3 38 Şoför 22 22 Hizmetli 9 1 10 Dağıtıcı 3 3 Daktilograf 1 1 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen 27 1 28 Tekniker 2 2 Memur 17 8 25 V.H.K.İ. 15 5 20 Bilgisayar İşletmeni 8 10 18 Şef 11 15 26 Diş Tabibi 1 1 2 Daire Tabibi 2 2 Mühendis 1 1 2 Mimar 1 1 2 Ayniyat Saymanı 1 1 Şube Müdürü 5 3 8 Başkan Yardımcısı 1 1 Ara Toplam (2) 196 54 250 Genel Toplam (1+2) 203 55 258 11
Tablo 5: Birim Personelin Eğitim Durumu Unvan Kariyer Meslek Memurları İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y. Lisans Doktora/Üstü Toplam Hazine Uzmanı 3 3 Şube Müdürü 1 1 2 Başkan Yardımcısı 1 1 2 Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) 6 2 8 Destek Hizmetleri Çalışanları Koruma ve Güvenlik Görevlisi 1 24 3 4 32 Koruma ve Güvenlik Şefi 2 2 4 Sözleşmeli Personel 7 18 5 8 38 Şoför 6 15 1 22 Hizmetli 5 4 1 10 Dağıtıcı 2 1 3 Daktilograf 1 1 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen 1 19 4 4 28 Tekniker 2 2 Memur 2 11 5 7 25 V.H.K.İ. 7 4 8 1 20 Bilgisayar İşletmeni 6 7 5 18 Şef 9 4 13 26 Diş Tabibi 2 2 Daire Tabibi 2 2 Mühendis 2 2 Mimar 1 1 2 Ayniyat Saymanı 1 1 Şube Müdürü 8 8 Başkan Yardımcısı 1 1 Ara Toplam (2) 24 115 41 66 3 1 250 Genel Toplam (1+2) 24 115 41 72 5 1 258 12
Tablo 6: Personelin Hizmet Yılı ve Yaş Dağılımına Göre Dağılımı 18-25 26-30 Yaş Grubu 31-40 Hizmet Süresi Unvan Kariyer Meslek Memurları Hazine Uzmanı 1 2 3 1 2 3 Şube Müdürü 1 1 2 1 1 2 Başkan Yardımcısı 1 1 2 1 1 2 Daire Başkanı 1 1 1 1 Ara Toplam (1) 0 0 1 3 4 8 2 3 3 8 Destek Hizmetleri Personeli K. Güvenlik Görevlisi 15 16 1 32 5 19 7 1 32 K. Güvenlik Şefi 3 1 4 2 1 1 4 Sözleşmeli Personel 19 16 3 38 24 13 1 38 Şoför 5 12 4 1 22 4 8 9 1 22 Hizmetli 3 5 2 10 1 6 2 1 10 Dağıtıcı 1 2 3 2 1 3 Daktilograf 1 1 1 1 Laborant 1 1 1 1 Hemşire 1 1 2 1 1 2 Teknisyen 4 4 9 9 2 28 10 10 7 1 28 Tekniker 1 1 2 1 1 2 Memur 1 7 11 6 25 13 8 4 25 V.H.K.İ. 8 9 2 1 20 1 8 9 2 20 Bilgisayar İşletmeni 8 8 2 18 13 4 1 18 Şef 4 18 4 26 9 15 2 26 Diş Tabibi 1 1 2 1 1 2 Daire Tabibi 1 1 2 2 2 Mühendis 1 1 2 1 1 2 Mimar 2 2 1 1 2 Ayniyat Saymanı 1 1 1 1 Şube Müdürü 3 4 1 8 7 2 8 Başkan Yardımcısı 1 1 1 1 Ara Toplam (2) 5 12 91 113 26 3 250 38 115 84 13 250 Genel Toplam (1+2) 5 12 92 116 30 3 258 38 117 87 16 258 41-50 51-60 60+ Toplam 0-10 11-20 21-30 30+ Toplam 13
Tablo 7: Personelin Unvan Bazında Şubelere Göre Dağılımı Başkanlık Birim Evrak Genel Evrak Bütçe Satınalma Unvan Başkan 1 1 Başkan Yrd. 3 3 Şube Müdürü 1 1 1 1 6 10 Hazine Uzmanı 1 2 3 Şef 2 8 2 3 1 1 2 5 1 1 26 Ayniyat Saymanı 1 1 Memur 3 7 3 4 1 3 1 3 25 Daktilograf 1 1 Bil. İşletmeni 1 1 8 1 1 1 1 2 1 1 18 V.H.K.İ. 6 1 2 2 2 2 3 1 1 20 Şoför 22 22 Diş Tabibi 2 2 Daire Tabibi 2 2 Hemşire 2 2 Laborant 1 1 Mühendis 2 2 Mimar 2 2 Tekniker 1 1 2 Teknisyen 4 21 3 28 K. Güvenlik Şefi 4 4 K. Güv. Görevlisi 32 32 Hizmetli 3 1 4 2 10 Dağıtıcı 2 1 3 Sözleşmeli Per. 1 1 2 31 3 38 Toplam 5 7 35 4 11 6 9 8 47 58 11 13 44 258 Taşınır Mallar Tedavi Harcırah SosyaL İşler Teknik İşler Kalite -ARGE Tabiplik Güvenlik Toplam 14
Tablo 8: Birim Personelin Kadro Yerlerine Göre Dağılımı Kadro Durumu Personel Sayısı İMİD Kadrolu Toplam Personel 311 Kadrosu İMİD de Olup Başka Birimlerde Görevli 73 Kadrosu ile İMİD'de Görevli 238 Kadrosu İMİD de Olmayıp İMİD de Görevli 20 İMİD de Görevli Toplam Personel Sayısı 258 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin %77 si birimde, %23 ü ise diğer birimlerde görev yapmaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesinde görev yapan personelin, % 92 si birim kadrosunda, %8 i ise Müsteşarlığın diğer birimlerinin kadrosunda bulunmaktadır. Grafik 1: Personelin Kadro Durumuna Göre Dağılımı Kadrosu İMİD de Olmayıp İMİD de Görevli 8% Kadrosu ile İMİD'de Görevli Personel 92% 15
7. SUNULAN HİZMETLER 7.1. Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünün görevi; Birime gelen ve Birimden çıkan her türlü evrak akışının sağlanması ve kaydının yapılması, Birim personel bilgileri, personel hareketleri ile personelin özlük haklarının takip edilmesi, kaydının tutulması, Birim İntranet Sayfasının güncellenmesi ve duyuruların e- posta ile bildirilmesidir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (3) Memur olmak üzere toplam (7) personel görev yapmaktadır. 7.2. Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesinin görevi; Hazine Müsteşarlığına gelen ve giden evrak işlemleri yanında kurum arşiv hizmetleri ve telefon operetörlüğü hizmetlerini de beraber yürütmektir. Gelen evrakın kayda alınması, zimmetle ilgili birim ya da kişiye teslim edilmesi, çıkan evrakın kaydının yapılarak postaya ya da ilgilisine verilecek hale getirilmesi, PTT Şubesine veya ilgilisine teslim edilmesi, kurum arşivi ile ilgili olarak her türlü işlemin koordinasyonu ve yürütülmesi, dışarıdan Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıklarına gelen telefon aramalarının ilgilisine irtibatlandırılması işlemlerinin gerçekleştirilmesidir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (8) Şef, (8) Bilgisayar İşletmeni, (7) Memur, (6) V.H.K.İ, (2) Dağıtıcı, (3) Hizmetli olmak üzere toplam 35 personel görev yapmaktadır. 16
7.3. Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğünün görevi: Maliye Bakanlığı'nın Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığınca hazırlanan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Hazırlama Rehberi, Yüksek Planlama Kurulunca yayımlanan Orta Vadeli Mali Plan ile Bakanlar Kurulu tarafından kabul edilen Orta Vadeli Program'da belirtilen esaslar çerçevesinde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile sorumluluğunda bulunan (Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ile Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri) birimlerin 3 yıllık bütçe tekliflerinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edilmesi, söz konusu bütçe teklifi ile ilgili Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığındaki görüşmelere katılınması, Plan ve Bütçe Komisyonu ile TBMM Genel Kurulu'nda Bütçe Kanun Tasarısının görüşmelerinin takip edilmesi, Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda Başkanlığımıza ve ayrıca Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği, Ekonomi Müşavirlikleri ve Ateşeliklerine tahsis edilen ödeneklere ilişkin Ayrıntılı Harcama Programı tekliflerinin hazırlanması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na gönderilmesi, Ayrıntılı Harcama Programının vize işleminden sonra serbest bırakılan ödenekler dahilinde ödenek gönderme belgelerinin düzenlenmesi, ödenekler arasında gerekli aktarma, revize, tenkis işlemlerinin yapılması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildirilmesi ile ödeme emri belgelerini onaylayarak ilgili Muhasebe Müdürlüklerine gönderilmesidir. Şubede; (2) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni olmak üzere toplam (4) personel görev yapmaktadır. 17
7.4. Satın Alma Şubesi Müdürlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Satın Alma Şubesi; 4059 sayılı Kanun'un atıfta bulunduğu Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 3046 sayılı Kanun'un 29 uncu maddesi çerçevesinde ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanması ile gerekli mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmekle görevlidir. Şubede; (3) Şef, (1) Bilgisayar işletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Memur, (1) Hizmetli ve (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (11) personel görev yapmaktadır. 7.5. Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Taşınır Mal İşlemleri Şubesi; ilgili yönetmelik hükümleri çerçevesinde satın alma, imalat, üretim, hibe veya protokol ile temin ettiği tüketim ve dayanıklı taşınırların depoya alınması ve kullanıma verilmesi, taşınırlarda oluşacak bozulma, çürüme, zaiyat ve fire gibi çeşitli nedenlerle meydana gelen azalmaların kayıt ve takip edilmesi, stok takip işlemlerinin yapılması, taşınır mal giriş ve çıkışlarında taşınır işlem fişlerinin tanzim ve ilgili defterlere kaydedilmesi, atıl duruma gelen malzemelerin terkin işlemlerinin yapılması, ilgili kurum ve kuruluşlara bedelsiz devir işlemlerinin yapılması, depo stoklarının kontrolü, depoların düzeninin sağlanması ve sayımı, depoların stok durumuna göre ihtiyaç listesi düzenlenmesi ve satın alım için ilgili şubeye bildirimde bulunulması, personelin ihtiyaç duyduğu tüketim ve dayanaklı taşınırların kullanıcılarına tesliminin sağlanması ve gerekli kayıt işlemlerinin yapılması ile görevlidir. Taşınır Mal İşlemleri Şubesinde; (1) Ayniyat Saymanı, (1) Şef, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (6) personel görev yapmaktadır. 18
7.6. Tedavi Giderleri Şubesi Müdürlüğü Tedavi Giderleri Şubesi Müdürlüğünün görevi; Hazine Müsteşarlığı merkez (Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı, Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı hariç) ve yurt dışı teşkilatında çalışan personel ile bunların bakmakla yükümlü oldukları aile fertlerinin tedavi ve ilaç giderlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleştirme işlemlerinin yapılması, eczanelerle sözleşme yapılması ve yurt dışında çalışan sigortalı personelin tedavi giderlerine ilişkin belgelerin Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı na iletilmesi ve işlemlerin takip edilerek sonuçlandırılmasıdır. Tedavi Giderleri Şubesinde; (1) Hazine Uzmanı, (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni ve (4) Memur olmak üzere toplam (9) personel görev yapmaktadır. 7.7. Yurt Dışı Hizmetler ve Harcırah Şubesi Müdürlüğü Yurt Dışı Hizmetler ve Harcırah Şubesi Müdürlüğünün görevi; Yurt Dışı Teşkilatının idari gider ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla avans ve kredi işlemlerini yapmak, gerekli mal ve hizmet alımları, ofis kiralaması ve lojman kira katkı payı ödemeleri ile temsil, tören ve ağırlama giderlerinin karşılanmasına ilişkin işlemlerin takibi ile avans ve kredi mahsuplarını yapmak; birimlerin yurt içi, yurt dışı, geçici ve sürekli görev yolluklarına ilişkin olarak avans ve mahsup işlemleri ile resmi pasaportların müracaat formları ile ilgili yazı işlerini yürütmektir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (1) Memur, olmak üzere toplam (8) personel görev 19
yapmaktadır. 7.8. Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü Sosyal ve İdari İşler Şubesi; Dış Ticaret Müsteşarlığı ile müşterek kullanılan hizmet binaları ile Gündüz Bakım Evi ve Pembe Köşk'ün genel temizlik hizmeti ile ihtiyaç duyulan taşıma taleplerini; dışarıdan hizmet almak suretiyle yerine getirmek, bu hizmetlerin takip ve kontrolünü yapmak, hizmet araçlarının sevk ve idaresini sağlamak, Hazine Müsteşarlığının kullanımındaki kamu konutları ile ilgili tahsis ve tahsis sonrası işlemleri yürütmek, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından sağlanan kamp kontenjanlarının personele kullandırılması, yönetimi ve işletilmesi, Dış Ticaret Müsteşarlığına ait Gündüz Bakımevine Hazine Müsteşarlığı personelinin 3-6 yaş grubu çocuklarının ayrılan kontenjan dahilinde yerleştirilmesini sağlamak, Konferans Salonu ve Hazine Sanat Galerisinde; Ulusal ve Uluslararası Basın toplantıları, Seminer, Panel, Sahne gösterisi (Konser, tiyatro vb), Sergiler ve Kokteyl faaliyetleri ile Spor Salonunun kullandırılması işlemlerini gerçekleştirmek, Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıkları personeline yönelik her türlü yazı, ilan, broşür ve duyuruların asılmasının sağlanması, açılacak resim ve benzeri sergiler ile kurslar için koordinasyon sağlanması, sergi ile ilgili gerekli duyuru, davetiye ve kokteyl işlerinin yürütülmesi, sanatsal etkinliklerin daha verimli olabilmesi bakımından sanat çevrelerinde gerekli araştırmaların yapılması ve kamu kuruluşlarında bu konularda incelemelerde bulunulması, yapılan stand açma başvuruları değerlendirildikten sonra uygun görülenlere belirlenen yer, gün ve saatlerde gerekli hizmetin sağlanabilmesi için stand açılmasına izin vermek ve takibini yapmak görevlerini yerine getirmektedir. Şubede; (5) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (3) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (4) Teknisyen, (3) Memur, (1) Daktilograf, (1) Tekniker, (22) Şoför, (1) 20
Dağıtıcı, (4) Hizmetli ve (2) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (47) personel görev yapmaktadır. 7.9. Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü Şube içerisinde yer alan, Anahtar, Kaynak, Marangoz, Boya, Alüminyum, Asma Tavan ve Bölme Pano, İnşaat, Döşeme Atölyeleri, Tesisat, Peyzaj Servisi, Elektrik, Telefon, Asansör, Yangın Otomatik Kontrol Sistemleri ve Fotokopi- Faks Atölyeleri marifetiyle, Müsteşarlık hizmet binalarımızın kullanımına esas olan; ısıtma-soğutma, havalandırma, sıhhi tesisatın uygun şartlarda çalıştırılması, dahili ve harici haberleşme sistemlerinin işletilmesi ve bakımı, elektrik, asansör yangın sitemleri ve otomatik kontrol sistemleri ile fotokopi ve faks makinalarının çalışır halde olabilmesi için gerekli olan teknik bakımların ve sözleşmelerin sağlanması ve takibi, binalarımızın genel amaçlı tamir onarım ve bakım işlerinin yürütülmesi, çalışan tüm personelin kullanımında bulunan yardımcı malzemelerin tamir ve bakımları ile Müsteşarlığımız yeşil alanı ve iç mekan bitkilerinin peyzaj işlerinin yapılması ve Şubenin teknik faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli kaynağın sağlanmasına yönelik gerekçeli bütçe önerilerinin hazırlanması hizmetlerinin gerçekleştirilmesi şubenin görevidir. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Mimar, (1) Tekniker, (21) Teknisyen, (2) Hizmetli, (31) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (58) personel görev yapmaktadır. 7.10. Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü Kalite Yönetim Şubesinin görevi; TS-EN-ISO Kalite Yönetim Standartlarına uygun olarak birim girdi ve kaynaklarının koordine edilerek en uyumlu şekilde çalıştırılmasının sağlanması, gerçekleştirilen faaliyetlerdeki hata seviyesinin en aza indirilmesi ve kalite düzeyinin sürekli iyileştirilmesi ile Birim faaliyetlerinden etkilenen kişi ve birimlerin memnuniyetini sağlamaktır. Bu çerçevede; TS-EN-ISO 9001:2000 standardının şartlarına uygun Kalite 21
Yönetim Sistemi (KYS) oluşturulması için temel doküman olan Kalite El Kitabını (KEK) hazırlamak, duyurmak ve güncellemek, KYS içerisinde her türlü şekil veya çeşitli ortamlarda oluşturulmuş iç ve dış kaynaklı dokümanların kontrolünü sağlamak, KYS çerçevesinde oluşan kayıtların kontrol yöntemini belirlemek, KYS çerçevesinde oluşan faaliyetlerin her aşamasında tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi, sebeplerinin belirlenmesi, tekrarının ve muhtemel uygunsuzlukların önlenmesine yönelik bir sistem oluşturmak, KYS'nin, TS-EN- ISO 9001:2000 standardının şartlarına uyduğunu, etkin olarak uygulandığını ve sürdürüldüğünü teyit etmek, varsa eksiklikleri saptamak için planlı dönemlerde yapılacak iç tetkik faaliyetlerinin yöntemini belirlemek, KYS'nin yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirmek, değişiklik ve diğer gereksinimleri belirlemek amacıyla planlı aralıklarla yapılan yönetimin gözden geçirme toplantılarına yönelik bir yöntem oluşturmak ve sonuçlarını izlemek, KYS üzerinden iletişim kurularak istek, öneri ve şikayetlerin alınması ve değerlendirilmesini sağlamak, Başkanlık Makamının istediği hususlarda en kısa sürede gerekli araştırmaları yapmak, sonuçları sunmak ve gerektiğinde araştırmayla ilgili birimlerin yönlendirilmesini sağlamaktır. Şubede; (1) Şube Müdürü, (2) Hazine Uzmanı, (1) Memur, (1) Mühendis olmak üzere toplam (5) personel görev yapmaktadır. Ayrıca, Kalite Yönetim Şubesi nde Başkan tarafından verilen konuları araştırmak, raporlayarak sunmak ve Kalite Yönetim Şubesi ile ilgili verilen görevleri de yerine getirmekten sorumlu (5) Şube Müdürü ve (1) Mühendis olmak üzere toplam (6) personelden oluşan Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu görev yapmaktadır. 22
7.11. Kurum Tabipliği Kurum Tabipliği, Hazine Müsteşarlığı personeli ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere yönelik koruyucu sağlık hizmetleri ile kendi başvuruları üzerine birinci basamak ayakta teşhis, laboratuvar hizmetleri, tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetleri ve Hazine Müsteşarlığı yerleşkesi içindeki acil müdahalenin verildiği hizmet birimidir. Kurum Tabipliğinde; (1) Halk Sağlığı Uzmanı, kadrosu başka kurumda olan ve geçici olarak istihdam edilen (1) Pratisyen Hekim, (2) Diş Tabibi, (2) Hemşire, (1) Laborant, (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (13) personel görev yapmaktadır. 7.12. Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü Koruma ve Güvenlik Şubesinin görevi; Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıkları yerleşkesi içerisinde sabotaj, yangın, soygun, yağma, zorla işten alıkoyma gibi her türlü tehlikeye karşı devlet malı ve personelini kollamak; kurum personeli, geçici personel ve misafirler ile malzeme getiren araçların güvenli ve kontrollü bir şekilde yerleşkeye giriş ve çıkışlarını sağlamaktır. Koruma ve Güvenlik Şubesi; Özel Güvenlik, Koruma ve Güvenlik Personeli ile Güvenlik Harekat Merkezinden meydana gelen üç ayrı servisten oluşmaktadır. Şubede; (4) Koruma ve Güvenlik Şefi, (1) Şef, (3) Teknisyen, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Memur, (32) Koruma ve Güvenlik Görevlisi olmak üzere toplam (44) personel görev yapmaktadır. 23
İKİNCİ BÖLÜM FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 1. PERSONEL HAREKETLERİ Faaliyet dönemi içerisinde, kadrosu T.C. Ziraat Bankasında olan (1) Pratisyen Hekim ile (1) Hemşire geçici olarak Kurum Tabipliğinde istihdam edilmiştir. Ayrıca Sağlık Bakanlığından (1) Hemşire, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğünden (1) Memur ile İstanbul Kambiyo Müdürlüğünden (1) Hizmetli naklen atama yoluyla birimde göreve başlamıştır. Bunun dışında diğer birimlerde görevlendirilmiş olan (1) Bilgisayar İşletmeni ile (4) Hizmetlinin de geri dönmesi göz önüne alındığında toplam 10 personel dönem içinde birimde göreve başlamıştır. Öte yandan T.C. Ziraat Bankasından geçici görevle gelen (1) Hemşire kurumuna, (2) Bilgisayar İşletmeni ile (1) Memur diğer birimlere, (1) Memur ise Dış Ticaret Müsteşarlığına naklen gönderilmiş, (1) Şube Müdürü, (2) Memur ile (3) Hizmetli diğer Birimlerde görevlendirilmiş ve (1) Koruma ve Güvenlik Görevlisi vefat etmiş olup (3) personel ise emekli olmuştur. Ayrıca (1 ) Memur da müstafi sayılarak Birimden ayrılmıştır. Böylece toplam 16 personel birimden ayrılmış bulunmaktadır. 24
2. EĞİTİM FAALİYETLERİ Faaliyet dönemi içinde, birim bünyesinde görev yapan personelin ilgili oldukları konulardaki yenilikleri takip edebilmeleri ve eksikliklerini tamamlamaları amacıyla Kurum içi ve Kurum dışında eğitim almaları sağlanmış ve ayrıca çalıştaylara iştirak edilmiştir. Bu kapsamda, alınan eğitim konuları ve iştirak edilen çalıştaylar ile bu faaliyetlere katılan birim personel sayısı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 9: Alınan Eğitimler ve İştirak Edilen Çalıştaylar Eğitim/Çalıştay Konusu Eğitimi Veren Kurum/Yer Kişi Sayısı Devlet Muhasebesi Eğitimi Kamu Fin. Genel Müdürlüğü (HM) 13 Sertifikalı Kamu Alımları Eğitim Programı TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üni. 4 Sağlıkta İnsan Kaynakları Sağlık Bakanlığı 2 3 D MAX-3 Boyutlu Modelleme Programı Türkiye Teknik Elemanlar Vakfı 3 Autocad Türkiye Teknik Elemanlar Vakfı 2 Paydaş Analizi Sunumu Strateji Geliştirme Dairesi Bşk.lığı 14 Çalıştay Yönetimi Eğitimi Swot Analizi Çalıştayı Misyon, Vizyon ve İlkeler Çalıştayı Strateji Geliştirme Dairesi Bşk.lığı Strateji Geliştirme Dairesi Bşk.lığı Strateji Geliştirme Dairesi Bşk.lığı İdame ve Yenileme Harcamaları Çalıştayı D.P.T.-Dünya Bankası 1 Swot, Misyon, Vizyon ve İlkeler Çalıştayı Strateji Geliştirme Dairesi Bşk.lığı 2 Yabancı Dil (Alm. Başlangıç Düzeyi) Hazine - Dış Ticaret Müsteşarlığı 1 Yabancı Dil (KPDS-Hazırlama Sınıfı) Hazine - Dış Ticaret Müsteşarlığı 1 Elektronik Evrak Akışı ve Arşiv Yön. Sis. Eko. Araştırmalar Gen. Müdürlüğü 4 1 24 25 25
3. EVRAK KAYIT VE HABERLEŞME HİZMETLERİ Hazine Müsteşarlığına posta, kargo ya da kurye ile veya elden gelen evrakın zarfları titizlikle açılarak tasnif edilmekte, resmi yazılara ilişkin evrakın kayıt ve bilgisayar giriş işlemleri yapılarak, acil ise hemen, acil değil ise her gün sabah saat 10:00 ile öğleden sonra 15:00 de olmak üzere günde iki kez ilgili birimlere zimmetle teslim edilmektedir. Posta yoluyla, kargo ya da kurye ile veya elden gelen personele ait şahsi evrak/ zarflar ise personelin bağlı bulunduğu birimin posta kutusuna bırakılmaktadır. Çıkış numarası alan her türlü evrakın bir sureti çıkış kayıt numara sırasına göre aylık olarak ciltlenerek muhafaza edilmektedir. Müsteşarlık Makamının talimatları gereği, Bakan ve Müsteşar imzalı yazılar ile onayların birer örneği, çıkış numarası aldıktan sonra, ekleriyle birlikte zimmet karşılığı ilgili özel büroya teslim edilmektedir. Hazine Müsteşarlığının toplam 75 adet Resmi Gazete aboneliği bulunmaktadır. Söz konusu gazeteler, günlük olarak Başbakanlık Basımevi nden alınıp ilgili birimlerin posta kutularına bırakılmaktadır. 3.1. Genel Evrak Kayıt İşlemleri Faaliyet dönemi içinde, gelen ve giden olmak üzere toplam 164.453 genel evrak kaydı gerçekleştirilmiştir. Tablo 10: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı Evrakın Türü Adet Genel Evrak Gelen 106.754 Genel Evrak Giden 57.699 Toplam 164.453 26
Söz konusu evrak kayıt sayısının 106.754 adedi gelen, 57.699 adedi ise giden evraka aittir. Gelen ve giden evrak kaydının birimlere göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 11: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı (Adet) Birimi Gelen Giden Toplam Müsteşarlık Makamı 2.312 68 2.380 Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı 829 125 954 Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı 502 416 918 Hukuk Müşavirliği 16.656 3.006 19.662 Müsteşarlık Müşavirliği 0 0 0 Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü 18.319 3.842 22.161 KİT Genel Müdürlüğü 3.198 1.301 4.499 Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü 6.479 3.799 10.278 Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü 6.441 2.749 9.190 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 8.437 5.777 14.214 Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 11.647 7.480 19.127 Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü 22.280 24.425 46.705 Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü 351 206 557 Personel Dairesi Başkanlığı 3.520 2.227 5.747 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 5.355 1.696 7.051 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 226 400 626 Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 43 80 123 Savunma Uzmanlığı 61 78 139 Tutanakla İptal Edilen 2 24 26 İade Edilen Evrak ( Müsteşarlık Dışı ) 96 0 96 Genel Toplam 106.754 57.699 164.453 Diğer taraftan, aylık yayın ve duyurular gibi hiç bir kayıt almadan giden evrak ile evrak kaydı ilgili birim (HKK ve Tasfiye Kurulu gibi) tarafından yapılan ve bu kayıt numarası ile posta ile giden 7.027 adet evrak ve tek evrak kayıt numarası almak suretiyle birden fazla dağıtımlı olarak posta ile gönderilen 21.285 adet evrak göz önüne alındığında toplam giden evrak sayısı 86.011 adettir. 27
Bu durumda faaliyet dönemi içinde gelen ve giden evrak sayısı toplamı 192.765 adettir. Giden evrakın 67.853 adedi posta yoluyla, 18.158 adedi ise elden zimmet karşılığı teslim edilmiştir. Tablo 12 : Giden Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı Teslim Şekli Miktar (Adet ) Oran (%) PTT (Posta) 67.853 78,89 - Taahhütlü 33.712 49,68 - Normal 34.100 50,26 - Aps 41 0,06 Elden Teslim 18.158 21,11 - Onay 1.379 7,60 - Zimmet 16.779 92,40 Toplam 86.011 100,00 Posta kanalı ile gönderilen 67.853 adet evrak için faaliyet dönemi içerisinde toplam 78.987,63 YTL harcama yapılmıştır. Ayrıca, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) çerçevesinde süreç faaliyetleri ve çalışma ortamı yeniden gözden geçirilerek uygulamaya paralel düzenlemeler ve iyileştirmeler yapılmıştır. Öte Yandan birimde kullanılmakta olan bilgisayarlardan ekonomik ömrünü tamamlamış olan 20 adedi yenilenmiştir. Grafik 2: Genel Evrak Kaydı (Son 3 Yıl, Adet) 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 Gelen Evrak Giden Evrak 40.000 20.000 0 2005 Yılı 2006 Yılı 2007 Yılı 28
3.2. Birim Evrak Kayıt İşlemleri Faaliyet dönemi içinde, Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünde toplam 10.234 adet evrak hareketi gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrakın 7.374 adedi gelen, 2.860 adedi giden yazışmadan oluşmaktadır. Ayrıca, dönem içerisinde Sağlık Ünitesinden faydalanmak üzere 4.357 adet hasta sevk belgesi düzenlenmiş ve kayda alınmıştır. Birim Evrak hareketlerinin dökümü aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 13: Birim Evrak Hareketleri Evrakın Türü Adet Gelen Evrak 7.374 Giden Evrak 2.860 Toplam 10.234 Grafik 3: Birim Evrak Kaydı (Son 3 Yıl, Adet) 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 2005 Yılı 2006 Yılı 2007 Yılı Gelen Evrak Giden Evrak 29
3.3. Kurum Arşivi Hizmetleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce, Hazine Müsteşarlığı arşiv malzemesinin tespitinin yeniden yapılması talep edilmiş ve bu husus birimlere bildirilmiş, Hazine Müsteşarlığında tespit çalışmalarını yapmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce görevlendirilen personel ile birlikte 3 hafta süren çalışma yapılmıştır. Birimlerin yapacakları ayıklama ve imha işleminin hangi tarihler arasında yapılacağı birimlere bildirilmiş, ayıklama ve imha komisyonlarında değişiklik olup olmadığı hususu takip edilmiştir. Hazine Müsteşarlığının 2006 yılına ilişkin Kurum Arşiv Faaliyet Raporu düzenlenerek Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Hazine Müsteşarlığı birimlerinin haberleşme kodları 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi çerçevesinde yeniden düzenlenerek Başbakanlığa bildirilmiş, uygun görülmesini müteakiben İç Genelgeye bağlanarak tüm yazışmalarda söz konusu kodların kullanılması merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarına bildirilmiştir. Ayrıca, yeni kurulan İç Denetim Birimi ile organizasyon yapısında değişiklik yapılan Sigortacılık Genel Müdürlüğü, Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü ve Personel Dairesi Başkanlığının haberleşme kodları yeniden belirlenerek Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığına bildirilmiştir. Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı ile Personel Dairesi Başkanlığına ait imhalık malzemenin imha işlemleri prosedüre uygun olarak yapılmıştır. İstanbul Kambiyo Müdürlüğüne ait evrakın imha edilmesi talebi üzerine, Birime intikal ettirilen evrak dikkate alınarak uygun görüş bildirilmiştir. 30
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce, arşiv malzemesinin tespiti ile ilgili olarak ana hizmet birimlerinde yapılmış olan çalışma sonucunda gönderilen Tespit ve Değerlendirme Formları ilgili birimlere görüş almak üzere gönderilmiş, gelen cevaplar adı geçen Genel Müdürlüğe intikal ettirilmiştir. Standart Dosya Planı konusunda ana hizmet birimlerinden nihai çalışma yapılması istenilmiş olup Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü hariç diğer birimlerin tamamı standart dosya planı çalışmasını tamamlayarak sonuçlandırmıştır. 3.4. Santral Haberleşme Hizmetleri Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıklarına içeriden ve dışarıdan gelen çağrıların alınması ve ilgililerine yönlendirilmesi işlemleri, telefon santralinde görevli 6 personel ile gerçekleştirilmiştir. Ayrıca, yeni atama, yer değiştirme ve emeklilik gibi nedenlerle dahili telefon numarası değişiklikleri, ilgili birimlerden alınan listeler ile sürekli güncellenmiş ve hizmetin aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır. Öte yandan, yeni atama, yer değiştirme ve emeklilik gibi nedenlerle dahili telefon numarası değişikliklerinin birimler tarafından hiç gönderilmemesi veya zamanında gönderilmemesi ya da eksik gönderilmesinden dolayı zaman zaman sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu nedenle güncellemelerin sağlıklı ve zamanında yapılması büyük önem arzetmektedir. 31
4. BÜTÇE BÜYÜKLÜKLERİ Tablo 14: Birimin Ekonomik Kodlara Göre Ödenek Durumu (YTL) Eko. Kod Açıklama KBÖ Eklenen Düşülen T. Ödenek 01 Personel Giderleri 6.635.670 14.500 0 6.650.170 01.1 Memurlar 4.587.530 14.500 0 4.602.030 01.2 Sözleşmeli Personel 2.048.140 0 0 2.048.140 02 Sos. Guv. Kur. Dev. Primi Gid. 2.343.350 0 1.302.976 1.040.374 02.1 Memurlar 1.349.760 0 767.976 581.784 02.2 Sözleşmeli Personel 993.590 0 535.000 458.590 03 Mal ve Hizmet Alım Gid. 5.302.000 1.508.076 31.600 6.778.476 03.2 Tük. Yön. Mal ve Hiz. Alım Gid. 2.454.000 500.000 0 2.954.000 03.3 Yolluklar 40.000 0 0 40.000 03.4 Görev Giderleri 6.000 0 1.600 4.400 03.5 Hizmet Alımları 2.032.000 0 30.000 2.002.000 03.5 Hizmet Alımları (Halkbankası Kira) 450.000 270.000 0 720.000 03.7 Menkul Mal, G.Mad. Hak. Alm. Gid. 288.000 60.000 0 348.000 03.8 G. Men. Mal. Bak. On. Gid. 32.000 61.600 0 93.600 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 0 616.476 0 616.476 05 Kar Amacı Güt. Kur. 95.000 0 1.165 93.835 05.3 Kar Amacı Güt. Kur. 95.000 0 1.165 93.835 06 Sermaye Giderleri 1.651.000 0 10.000 1.641.000 06.1 Mamul Mal Alımları 800.000 0 0 800.000 06.3 Gayri Maddi Hak Alımları 495.000 0 10.000 485.000 06.5 Gayrimenkul Sermaye Üretim Gid. 5.000 0 0 5.000 06.7 Gayrimenkul Büyük Onarım Gid. 351.000 0 0 351.000 Genel Toplam 16.027.020 1.522.576 1.345.741 16.203.855 32
Tablo 15: Birimin Ödenek ve Harcama Durumu (YTL) Eko. Kod Açıklama Ödenek Harcama % * 01 Personel Giderleri 6.650.170 6.558.910 98,63 01.1 Memurlar 4.602.030 4.601.810 100 01.2 Sözleşmeli Personel 2.048.140 1.957.100 95,55 02 Sos. Guv. Kur. Dev. Primi Gid. 1.040.374 866.591 83,3 02.1 Memurlar 581.784 578.428 99,42 02.2 Sözleşmeli Personel 458.590 288.163 62,84 03 Mal ve Hizmet Alım Gid. 6.778.476 5.936.808 87,58 03.2 Tük. Yön. Mal ve Hiz. Alım Gid. 2.954.000 2.533.980 85,78 03.3 Yolluklar 40.000 22.520 56,3 03.4 Görev Giderleri 4.400 1.400 31,82 03.5 Hizmet Alımları 2.002.000 1.735.017 86,66 03.5 Hizmet Alımları (Halkbankası Kira) 720.000 714.044 99,17 03.7 Menkul Mal.G.Mad. Hak. Alm. Gid. 348.000 289.107 83,08 03.8 G. Men. Mal. Bak. On. Gid. 93.600 76.488 81,72 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 616.476 564.252 91,53 05 Kar Amacı Güt. Kur. 93.835 93.835 100 05.3 Kar Amacı Güt. Kur. 93.835 93.835 100 06 Sermaye Giderleri 1.641.000 286.102 17,43 06.1 Mamul Mal Alımları 800.000 207.030 25,88 06.3 Gayri Maddi Hak Alımları 485.000 4.248 0,88 06.5 Gayrimenkul Sermaye Üretim Gid. 5.000 0 0 06.7 Gayrimenkul Büyük Onarım Gid. 351.000 74.824 21,32 Genel Toplam 16.203.855 13.742.246 84,8 * Bütçe Gerçekleşme Oranı 33
Grafik 4: Birimin Harcama Durumu (Son 3 Yıl, YTL) 16.000.000 14.000.000 12.000.000 10.000.000 8.000.000 6.000.000 4.000.000 2.000.000 0 2005 Yılı Harcama 2006 Yılı Harcama 2007 Yılı Harcama İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı kendi bütçesi dışında Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirleri ve Yurt Dışı Teşkilatına ilişkin yılı bütçe işlemleri ve haracamalarını da yerine getirmektedir. Tablo 16: Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ve Yurt Dışı Teşkilatı Ödenek ve Harcama Durumu (YTL) ile Bütçe Gerçekleşme Oranı Eko. Özel Kalem Müsteşarlık Müşavirliği Yurt Dışı Teşkilatı Kod Ödenek Harcama %* Ödenek Harcama %* Ödenek Harcama %* 03 354.418 216.789 61 43.200 16.001 37 699.240 419.594 60 03.2 2.000 1.204 60 2.000 0 0 30.500 12.125 40 03.3 124.000 67.781 55 4.000 3.278 82 328.000 253.489 77 03.4 4.000 0 0 03.5 122.000 52.446 43 3.000 2.273 76 218.000 89.636 41 03.6 100.000 90.774 91 6.000 3.144 52 03.7 34.000 11.894 35 03.9 6.418 4.584 71 34.200 10.450 31 78.740 49.306 63 * Bütçe gerçekleşme oranı 34
5. SATIN ALMA HİZMETLERİ Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre; Bütçe Kanunu ile ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisinin harcama yetkilisi olduğu, alım, satım, yapım, kiralama, kiraya verme, bakım-onarım ve benzeri mali işlemlerden; idarenin tamamını ilgilendirenlerin destek hizmetlerini yürüten birim, yani İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, sadece harcama birimlerini ilgilendirenlerin ise harcama birimleri tarafından gerçekleştirileceği belirtilmiştir. Ancak, teşkilat yapısı ve personel durumu gibi nedenlerle harcama yetkililerinin belirlenmesinde güçlük bulunan idareler ile bütçelerinde harcama birimleri sınıflandırılmayan idarelerde harcama yetkililiği görevinin, üst yönetici veya üst yöneticinin belirleyeceği kişiler tarafından yürütülebileceği belirtildiğinden; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı, Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ve Yurtdışı Teşkilatının harcama yetkilisi olarak yetkilendirilmiştir. Yine 5018 Sayılı Kanunda, harcama birimlerini ilgilendiren harcamaların harcama birimleri tarafından gerçekleştirileceği, ancak, harcama yetkililiği görevi uhdesinde kalmak şartıyla, harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin mali işlemlerin İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından yapılabileceği hükme bağlanmıştır. Bu çerçevede Müsteşarlık Makamının 05.03.2007 tarih ve 227 sayılı onayları ile (HKK ve SDK hariç) birimlerin 03 Mal ve Hizmet Alımları ve 06 Sermaye Giderleri tertibinde bulunan ödeneklerin gerçekleştirme işlemlerinin İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından yapılması uygun görülmüştür. Diğer taraftan harcama yetkilileri, ilgili mevzuatı uyarınca ihale usulleriyle yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ihale işlemlerine ilişkin olarak, ihale yetkisiyle sınırlı olmak üzere harcama yetkilerini, üst yöneticiden onay almak suretiyle, idarenin destek hizmetlerini yürüten birim yöneticilerine devredebilmektedirler. 35
Bu durumda, ihale onay belgesinin düzenlenmesinden sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süreçteki tüm ihale işlemlerine ilişkin ihale yetkisi destek hizmetleri birim yöneticisi tarafından kullanılmaktadır. İşin yaklaşık maliyetinin belirlenmesi ve teknik şartnamenin hazırlanması gibi ihale öncesi işlemlerin ilgili harcama birimi, destek hizmetleri birimi veya idarenin diğer birimleri tarafından hazırlanması mümkün bulunmaktadır. Yukarıda açıklanan hususlar ve Yılı Bütçe Kanununda tahsis edilen ödenekler çerçevesinde, Hazine Müsteşarlığının faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için gerekli olan ve idarenin tamamını ilgilendiren mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin satın alma işlemleri ile birimin ve diğer birimlerin bu konulardaki satın alma talepleri yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yerine getirilmiştir. Diğer birimler dahil, faaliyet dönemi içinde protokol ve 4734 Sayılı Kanunun 19 ve 22 nci maddeleri çerçevesinde yapılan satın almalar için toplam 451 adet Satın Alma Onay Belgesi düzenlenmiştir. Tablo 17: Satınalma Onay Belgelerinin Birimlere Göre Dağılımı (Adet) Birim Adı Onay Sayısı Özel Kalem (Makam) 166 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 164 Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü 34 Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği 25 Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü 16 Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü 11 Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü 11 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 5 KİT Genel Müdürlüğü 5 Hukuk Müşavirliği 4 Sigortacılık Genel Müdürlüğü 4 Personel Dairesi Başkanlığı 2 Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü 2 Savunma Uzmanlığı 1 Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü 1 Toplam 451 36
Tablo 18: Birimin Mal ve Hizmet Alımları (YTL) Eko. Kod Açıklama Harcama (*) Harcama (**) Toplam 03.2. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 262.228,31 2.278.172,06 2.540.400,37 03.4. Görev Giderleri 1.400,00 1.400,00 03.5. Hizmet Alımları 2.335.734,60 113.691,66 2.449.426,26 03.7. M. Mal, G.maddi Hak Alım, Bakım ve Ona.Gid. 289.107,41 289.107,41 03.8. G.menkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 76.487,94 76.487,94 06.1. Mamul Mal Alımları 206.154,00 206.154,00 06.3. Gayri Maddi Hak Alımları 4.248,00 4.248,00 06.7. Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri 74.823,80 74.823,80 Toplam 3.250.184,06 2.391.863,72 5.642.042,78 * 4734 Sayılı Kanun (Madde 19 ve 22) çerçevesinde yapılan alımlar ** Protokol kapsamında yapılan alımlar Tablo 19: Birimin Harcamaları İçin Düzenlenen Ödeme Emri Sayısı (Adet) Eko. Kod Açıklama 37 Ödeme Ödeme Toplam Emri (*) Emri (**) (Adet) 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 72 94 166 03.4 Görev Giderleri 1 1 03.5 Hizmet Alımları 88 53 141 03.7 Menkul Mal, G.maddi Hak Alım, Bakım ve Ona.Gid. 135 135 03.8 Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 29 29 06.1 Mamul Mal Alımları 10 10 06.3 Gayri Maddi Hak Alımları 1 1 06.7 Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri 3 3 Toplam 339 147 486 * 4734 Sayılı Kanun (Madde 19 ve 22) çerçevesinde yapılan alımlar ** Protokol kapsamında yapılan alımlar
Tablo 20: Birimin Mal ve Hizmet Alımları (Son 3 Yıl, YTL) Eko. Kod Açıklama 2005 Yılı Harcama 2006 Yılı Harcama 2007 Yılı Harcama 03.1. Üretime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 8.111 7.514 0 03.2. Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 1.675.026 1.664.605 2.540.400 03.4. Görev Giderleri 1.250 1.400 1.400 03.5. Hizmet Alımları 1.143.072 1.370.122 2.449.426 03.7. M. Mal, G.maddi Hak Alım, Bakım ve Ona.Gid. 138.937 266.864 289.107 03.8. G.menkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 35.331 117.128 76.488 06.1. Mamul Mal Alımları 1.404.415 463.746 206.154 06.3. Gayri Maddi Hak Alımları 0 0 4.248 06.7. Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri 0 0 74.824 Toplam 4.406.142 3.891.380 5.642.043 Grafik 5: Birimin Harcama Tutarları ve Ödeme Emri Sayısı (Son 3 Yıl) Harcama Tutarı (YTL) 6.000.000 5.000.000 4.000.000 Ödeme Emri Sayısı (Adet) 3.000.000 600 500 2.000.000 400 300 1.000.000 200 100 0 0 2005 Yılı 2006 Yılı 2007 Yılı 2005 Yılı 2006 Yılı 2007 Yılı 38