Proje planlama evresi, SGYD nin ilk evresidir. Bu evrede eldeki projenin neden gerekli olduğu, ne kadar sürede, ne kadar maliyetle tamamlanacağı, yeni sistemin getirilerinin neler olacağı gibi konular ele alınır. Planlama evresinin çeşitli aşamalarında proje onaydan geçer ve planlamanın bitişiyle son bir onay verilerek projenin analiz evresine geçilir. Planlama evresi aynı zamanda projeye devam edilip edilmeyeceğine karar verilen evredir. Bazı projeler bu evrede iptal edilebilir ya da kapsamı daha geniş daha dar hale getirilerek uygulamaya yeniden konulabilir. 1
Problemin Tanımlanması Fizibilite Raporlarının Hazırlanması Proje Zaman Çizelgesinin Hazırlanması Projede Çalışacak Personelin Zamana Bağlı Olarak Belirlenmesi Projenin Başlatılması Bu aşamada, yeni bir sistem geliştirmenin nedenleri tartışılır. Gerçekten böyle bir sisteme ihtiyaç var mı? Eğer varsa, bunun nedenleri nelerdir? Proje Yönetim Kurulu ve sistem analistlerin birlikte yapacağı bir toplantıyla sistemin gerekliliği tartışılır. Bazı projeler, bu aşamada tasfiye bile edilebilir. Bu aşamada, eski sistemin eleştirisi de yapılır; eksik, aksayan yönleri ortaya konularak bir bakıma, yeni sistemden beklentiler de ortaya konulmuş olur. Problemin tanımıyla birlikte, işletme hakkında kısa bir bilgi de verilebilir. Bu anlatım bir ya da iki paragraf halinde ifade edilebilir. İleride, tasarım evresinde burada yazılanlar, tasarımcıya da ışık tutacaktır. 2
Bu aşamada yapılacak bir diğer iş, yeni sistemin yararlarını, amaçlarını ve kapasitesini sıralamaktır. Hatta bir diyagram halinde sistem sınırları ifade edilebilir. Bu aşamada verilecek olan ayrıntı projeden projeye, yeni sistemi analiz edip tasarlayacak ekibin deneyimine göre değişiklik gösterir. Eğer yeni sistem, daha önce yapılamamış, çok yeni bir sistemse ayrıntı daha az olacaktır, çünkü sistemin ne olacağı, nerede başlayıp nerede biteceği ancak analiz aşamasında belli olacaktır. Ancak, bu sistemin benzerleri aynı ekip tarafından daha önce yapılmışsa, sistem analistleri önceki deneyimlerine dayanarak daha ayrıntılı bir problem tanımı gerçekleştirebilirler. Bununla birlikte, sistemin ayrıntıları ve gerçek sınırları analiz evresinde ortaya çıkacaktır. Gelişen teknolojiyle birlikte sağlık alanında yapılan yeniliklerde ve rakipleri içerisinde elektronik ortama geçiş alanında geri kalınmıştır. Randevu sistemi yetersiz kalmıştır. Hastanemiz, hastalara ulaşma konusunda geleneksel yolları kullanmaya devam etmektedir. Yapılan hasta anketleri olumsuz sonuçlar göstermektedir. Hasta takibi konusunda var olan sistemin kayda değer ve hastaneyi rahatlatıcı bir faydası bulunmamaktadır. Sistem mobil teknolojiyi desteklemekte fakat kullanılmamaktadır. Son yıllar içerisinde hasta sayısında düşüş görülmektedir. Gerçekleştirilecek olan mobil hastane projesi ile müşteri memnuniyetinin arttırılması, yıllar içinde kar oranlarında gözle görülür artış olması ve rekabet alanında avantaj kazanılması beklenmektedir. 3
1. Hasta için kolay, hızlı ve zahmetsiz randevu alabilme olanakları sunulacaktır, gereksiz zaman kaybı önlenecek ve hastanemiz mevcut rakiplerimize karşı avantaj sağlayacaktır. 2. Hasta takibi kolaylaşacak, kontrolleri, ilaç kullanımı konusundaki aksaklıklar ortadan kalkacak, bu da hastanın güvenini kazanmamızı sağlayacaktır. 3. Yenidoğan ünitesi için yapılan sistem sayesinde, hastanemizde doğan bebeklerin aşı zamanları kısa mesaj yoluyla ebeveynlerine hatırlatılacak ve doğumdan itibaren takibi sürdürülecek, böylece hastanemizde doğan bebeklerin her türlü hastalığı hastane tarafından kaydedilecek ve ileriki dönemlerde de hasta takibi ile devamlılık sağlanacak, böylece hasta sayısında ileriki dönemler için bir artış gözlenecektir. 4. Randevu almış olan hastalar hastaneye girmeleri ile kısa mesaj yoluyla doğru kata ve odaya yönelmeleri için bilgilendirilecekler, böylece hasta memnuniyeti için önemli bir adım atılmış olacaktır. 5. Her hafta kayıtlı hastalara bilgilendirme mesajları gönderilecek, böylece müşteri memnuniyeti sağlanacaktır. 10 Mart 1991tarihinde Manisa da kurulan ABC firması, monitör üretmeyi amaçlayan küçük çaplı bir şirkettir. O yıllarda ülkenin teknolojiye yapmış olduğu adımları temel alarak, şirket monitör üretimine adım atmıştır. ABC 2000 yılından itibaren yurt dışı faaliyetlerine yönelmesiyle, ABC bir ihracat markası haline gelmiştir. Ülkemizi yurt dışında en iyi şekilde temsil etmiş ve yurt dışında şubelerini açmıştır. Firmada satış işlemleri şöyle gerçekleşmektedir: Anlaşmalı firmadan gelen telefona satış elemanı ilgilenmekte, burada hazırlanan sipariş listesi satış müdürüne verilmekte, gerekli incelemeler yapıldıktan sonra mali rapor hazırlanmaktadır. Firma müdür incelemiş olduğu rapor doğrultusunda eğer şartlar uygunsa satış onayını tekrar satış müdürüne verir. Satış müdürü, üretim müdürüne, almış olduğu sipariş hakkında bilgileri verir. Üretim müdürüyse almış olduğu siparişi işleme sokmak için üretim emrini verir. Bu onaydan sonra, üretim başlar ve ürünler depoya taşınmaya başlanır. Tüm bu işler, e-mail ve yazılı şablon belgelerle gerçekleştirilmektedir. Problem: Bu süreç kağıt üzerinde işlendiği için, alınan siparişlerin üretime başlaması uzun zaman almaktadır. Bununla birlikte, şirketteki üretim araçlarının eski olmasından ötürü üretim hata oranı yüksektir ve makinelerin az olmasından dolayı da, üretim zamanı uzamakta ve ürün müşterinin istediği süre zarfında teslim edilemediğinden bu durum müşteri memnuniyetsizliği ve müşteri kaybına yol açmaktadır. 4
Proje Hedefleri: Daha az sürede, daha fazla üretim Müşteri sayısında sürdürülebilir büyüme Müşteri memnuniyetinde artış Kalite artışı Şirketin iç verimliliğinde artış Kullanılacak Programlar: Dokunmatik ekran ve kullanımı için program. Yeni üretim makinelerinin kullanımı için program. Anlaşmalı firmalarla doğrudan haberleşmek için iletişim programı. Muhasebe programı Fizibilite, bir işin yapılmasından elde edilecek yararın o işin yapılması için harcanacak giderleri karşılayıp karşılamayacağının hesaplanmasıdır. Fizibilite, yani olabilirlik ya da yapılabilirlik denince akla ilk gelen parayı ilgilendiren finansal fizibilitedir. Ancak, finansal fizibilitenin yanı sıra farklı fizibiliteler de vardır. Bir bilişim projesi yürütülürken maliyet tabii ki önemlidir ancak, bilişim projesi insanlar için yapılmakta ve insanlar tarafından kullanılacağı için insan faktörünü inceleyen, toplum yapısını inceleyen fizibiliteler de hazırlanmalıdır. 5
Amaç, projenin olabilirliğini araştırmaktır. Fizibilite çalışması sonucu genel hatlarıyla projenin planı ve tahmini bütçesi ortaya konur. Fizibilite aşamasında sistem üzerinde genel olarak bir ön inceleme yapılır. Ön incelemede amaç projenin olabilirliğini belirlemektir. Projeye (yeni sisteme) gerçekten ihtiyaç var mı? Sistemin gerçekleştirilmesi için neye ihtiyaç var? Ne kadar süreye ihtiyaç var? Tahmini bütçe nedir? Yararları ve zorlukları nelerdir? 6
Geliştirilmesi düşünülen sistem için 5 farklı fizibilite çalışması söz konusudur. 1. Kurumsal ve Kültürel Fizibilite 2. Teknik Fizibilite 3. Yasal Fizibilite 4. Finansal Fizibilite 5. Zaman Fizibilitesi Önerilen sistemin kullanıcılar tarafından kabul edilip edilmeyeceği araştırılır. Bu sebeple önerilen sistemden direkt olarak etkilenebilecek kullanıcı grupları kontrol edilir. Bilişim sistemleri kurulup devreye girdiğinde, kuruluş içinde personel sayısı, personel yapısı ve işleyiş biçimleri de değişecektir. Örneğin bir hastane projesini, hastanede bulunan doktorlar, hemşireler, hastabakıcılar, teknik ekip vs. kullanacaktır. Acaba bu personelin bilgi ve beceri düzeyleri bu bilişim sistemini kullanmaya yeterlimidir? Hastane personeli dışında bir diğer kullanıcı tipi de hastalar ve hasta yakınlarıdır. Hastanenin genel hasta profili nedir, böyle bir sistemi kullanabilirler mi? Unutulmamalıdır ki yeni bir bilişim sistemi kuralım, daha modern ve teknolojik olalım derken, işletmeyi zor duruma düşürme olasılığımız her zaman mevcuttur. Bu aşamadaki amacımız bu riskin büyüklüğünü ortaya çıkarmaktır. 7
Aşağıda verildiği gibi toplam 113 kişi hastanede görev almaktadır. Sistem orta dereceli bilgisayar okuryazarlığına sahip olan bir kimsenin kolaylıkla kullanabileceği bir yapıya sahip olmalıdır. Sistem, 3 mühendis ve 2 teknik eleman tarafından yönetilecek biçimde tasarlanmalıdır. Proje bitiminde verilecek eğitimlerle kolay, uyumlu bir bütünleşme sağlanması ve iş yükünün hafifleyeceği düşüncesinin yerleştirilmesine özen gösterilmelidir. Yeni bilişim sistemi 22 kişinin (12 hostes, 10 sekreter) yaptığı işi üstlenecektir. İşlerinde azalma olacak ve işten çıkarılması düşünülen personellere hastane içinde yeni görevler verilmeli ve bu durum kendilerine en kısa zamanda iletilmelidir. Kolay bir geçiş dönemi sağlanması için hastane yönetimi önlem almalıdır. Aksi takdirde, sistem hayata geçmeden hasta kaybı yaşanabilir. Türkiye nin kültürel ve eğitim altyapısı göz önüne alınarak, sistemin kullanımı iyi bir tanıtım süreciyle, tüm çalışanlara ve kullanıcılara anlatılmalıdır. Hastanede görev alan personel ve sayıları: 40 Doktor, 2 Kimyager, 1 Radyolog, 4 Acil Yardım Uzmanı, 3 Mühendis 15 Hemşire, 4 Teknisyen (2 bilgisayar, 1 elektrik, 1 tesisat) 12 Hostes, 10 Sekreter, 2 Muhasebeci, 2 Ambulans Şoförü 15 Temizlik Personeli, 2 Aşçı, 2 Garson, 1 Kantin Görevlisi 2 Güvenlik Görevlisi 8
Bir projenin mevcut teknoloji çerçevesinde yapılıp yapılamayacağını bildiren fizibilite raporudur. Bu raporda, mevcut ülke koşulları, teknolojinin sınırları, elde mevcut eleman ve donanım yazılım seçenekleri değerlendirilir. Sistemin teknik açıdan içerdiği riskler ve teknik olanaklar araştırılır. Bu değerlendirme hem cihaz hem de insan gücünün sınırlarını test etmeli ve önerilen sistemin gerçekleştirme aşamasında kullanılacak kaynaklarına karar vermelidir. Kullanılacak olan teknolojinin yeni veya eski olması durumunda karşılaşılabilecek riskler göz önüne alınmalıdır. Örneğin yeni üretilen bir yazılım uygulamasının var olan işletim sistemleriyle karşılaşabileceği sorunlar ya da eski bir cihazın kullanılmasında ortaya çıkabilecek sorunlar düşünülmelidir. Sistem geliştirilirken ilk kez kullanılacak olan programlama diline programcıların ne kadar hakim olduğu belirlenmelidir. Sistemde kullanılacak teknoloji, Türkiye de mevcuttur. Yurtdışı bağımlılığı bulunmamaktadır. Ayrıca kurulan bu sistemin en az 3 yıl teknolojik ömrü ve 5 yıla kadar parça desteğinin olduğu belirlenmiştir. Hastane yönetimi tarafından talep edilen projenin benzerini yazılım firmamız daha önce gerçekleştirmiş olup, deneyimli teknik ve yazılım ekibimiz mevcuttur. Tek şubesi bulunan, 8 katlı ve 5500 metrekare olan hastanenin, teknik olarak SMS ile randevu projesine engel teşkil edebilecek bir durumu yoktur. 400 metre ileride bulunan baz istasyonu GSM operatörüyle iletişimini sağlamaya elverişlidir. Ameliyathaneler ve radyoloji bölümünde bulunan GSM engelleticileri sistemi etkilemeyecektir. 3G teknolojisiyle, hasta raporları, film vs. Hastalara iletilebilecektir. 9
Yasal fizibilitede, yapılan teknolojik değişimin ülke yasalarına uygun olup olmadığı, elektronik ortamda yapılan işlemlerin yasalar önünde, manüel olarak yapılanlara eş değer olup olmadığı araştırmalıdır. Örneğin, internet üzerinden, görüntülü iletişimle ya da 3G teknolojisi sayesinde cep telefonları üzerinden görüntülü hasta muayenesi yasalmıdır? İlk anda bakıldığında, bu işlem teknik olarak mümkündür fakat bir sorun çıktığında, yanlış tanı, hekimin yanılması, yanlış tedavi bildirimi, bildirim sırasında anlam kaybı gibi durumlarda sorumluluğun kimde olacağı ve hatta bu gibi aksaklıkların olmasını engelleyecek güvence sistemlerinin nasıl kurulacağı, işletileceği ve geliştirileceği belirtilmelidir. Eğer projede belirtilen ve benzeri konular, ileride hastaneye sorun yaratacaksa, en azından bu kısım ya da kısımlar proje kapsamından çıkartılabilir ya da yapılacak olan finansal fizibiliteye bu durum yansıtılır. Bunun dışında, sipariş, ödeme, teslim elektronik imza gibi konular da diğer türdeki projeler için incelenmelidir. Önerilen sistemin yasalara göre uygunluğu araştırılır. Patent Lisans İlgili çalışma yasası İşletmenin yaptığı anlaşmalar Uluslar arası ticaret hukuku 10
Bu sistem tamamen yasal olup, saygın birçok devlet ve özel kurum ve kuruluşta kullanılmaktadır. Ürünlerin lisansları maliyete dahil edilmiştir. Kuruluş ve firmamız arasındaki sözleşme her iki tarafı da bağlayıcıdır. Bilişim sistemleri projeleri, yüksek miktarda paraya dayanan ve kısa süre içinde demode olan sistemler olduğu için parasal konular her projede olduğu gibi önem arz eder. Finansal fizibilitenin amacı, yeni bilişim sisteminin maliyeti ile getirilerini ortaya çıkartıp ya da tahmin ederek, sistemin parasal açıdan uygun olup olmadığının belirlenmesidir. Bunu için tüm maliyetler ve tüm getiriler ayrı ayrı tablolar halinde ortaya konur, daha sonra beş yıllık bir kestirim veya projeksiyon yapılarak projenin uygulamaya konulduğundan itibaren ne kadar yarar, ne kadar gidere mal olacağı hesaplanır. 11
Yeni projenin ekonomik riski araştırılır. Geliştirilecek olan sisteme ait bütün maliyetler hesaplanarak maliyet-yarar analizi yapılır. Bu çalışma sonucunda ekonomik açıdan önerilen sistemin uygun olup olmadığına karar verilir. Gerçekleştirilecek sisteme ait maliyetler içinde örneğin kullanılacak donanım ve yazılım harcamaları, personel harcamaları (sistem analisti, sistem tasarımcısı, programcı vb. çalışanların adam saat ücretleri) yer alabilir. Bu maliyetlerin yatırım yapıldıktan ne kadar süre sonra geri dönüşü sağlanacağı çeşitli yarar-maliyet analizleri ile hesaplanabilir. Bu hesaplar arasında Bugünkü değer, İç verim oranı, Başabaş noktası, Geri ödeme süresi analizleri yer alır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın asıl amaç bugün yapılan birim yatırımın gelecekte kaç birim olacağını hesaplamaktır. 12
Farklı dönemlerdeki nakit giriş ve çıkışlarının arasındaki ilişkileri paranın zaman değerini dikkate alarak inceler. Bu yöntemde, projenin bütün nakit giriş ve çıkışları bugünkü değere indirilir ve aralarında bir karşılaştırma yapılır. Projenin hesaplanan net nakit girişlerinin bugünkü değeri yatırım harcamalarının bugünkü değerinden fazla ise proje kabul edilir, değil ise reddedilir. Yöntemde, projenin farklı dönemlerde oluşan nakit giriş ve çıkışlarını aynı zaman bazına indirgemek amacıyla, belirli bir iskonto oranı kullanılır. İskonto oranının belirlenmesi amacıyla çok çeşitli yöntemler kullanılmaktadır. Bunların hepsi de birbirinden farklı sonuçlar vermektedir. Ancak, en pratik olan yol, ekonomideki sermaye piyasasına hakim bir tek sektör olmadığı için, bunlardan ağırlıklı olan sektörlerin uyguladığı faiz oranlarının ortalamasının alınmasıdır. Bir yatırımın gelecekte öngörülen nakit akışlarının bugünkü değere indirgenmesi formülü: V=Q 1 /(1+i)+Q 2 /(1+i)2+ +Q n /(1+i) n Q 1,Q 2, Q n : yıllara göre oluşacak nakit akışı; i: iskonto oranı V: indirgenmiş nakit akışlarının toplamı Bu formül yardımıyla hesaplanan V değeri yatırımın başlangıç yatırım tutarından büyükse yatırım projesi kabul edilir, değilse reddedilir. 13
Yöntem, paranın zaman değerini ve yatırımın ekonomik ömrünü de dikkate almaktadır. Bu yöntem, her yatırım projesinin özelliğine göre bir karlılık oranı belirlemektedir. İç verim oranı, herhangi bir yatırıma ilişkin nakit çıkışları ile yatırım maliyetini birbirine eşitleyen iskonto oranıdır. Bu yöntemin esasını yatırımın maliyetinin, yatırımın yıllar itibariyle elde ettiği toplam gelirlere eşitliğini sağlayacak iskonto oranının hesaplanması oluşturur. T İç verim oranı; X = ( R t / (1+d ) t ) bağıntısıyla ifade edilir. t=1 Burada T, yatırımın yıl bazında ömrünü; x, yatırımın toplam maliyetini; R t, t yılındaki net getiriyi; d, iskonto oranını göstermektedir. Bir projenin işletme aşamasına geçtikten sonra toplam satışları ile toplam giderlerinin birbirlerine eşit olduğu satış tutarı, satış miktarı veya kapasite kullanım oranını bulmak için kullanılan bir yöntemdir. Sistemin geliştirilmesi için yapılan harcamalarla sistemin maliyeti ve sistemden sağlanacak yararlar/gelirler aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi aynı grafik üzerinde gösterilir. Bu grafikte iki eğrinin çakıştığı nokta başabaş noktasıdır. Bu noktadan sonra sistemin geliri maliyetinden yüksek olacaktır. 14
Bu yöntem yatırımın yapılıp yapılamayacağını anlamak için en çok kullanılan yöntemlerden biridir. En basit şekliyle hesaplama, gerekli yatırım ve yatırımın işletmeye açılması sonucu elde edilen yıllık yarar arasındaki ilişkiye dayanır. Bu yıllık yarar, yatırım miktarına bölünerek geri ödeme süresi elde edilir. Yatırım, brüt veya net olarak alınabilir. Bazı durumlarda başlangıç yatırımı yerine ortalama yatırım kullanılır. Geri ödeme yöntemi bir oran kavramı değil, bir zaman kavramıdır. Başlangıçtaki nakit yatırımlarının, kaç yıl içerisinde elde edilebileceğini belirler. Dolayısıyla temel formülü şu şekilde ifade edilmektedir: Geri Ödeme Süresi=Yatırım Tutarı/Yıllık Nakit Akışı Belirlenen süre çerçevesinde önerilen projenin tamamlanıp tamamlanamayacağı araştırılır. Kurulacak olan bilişim sisteminin ne kadar sürede tamamlanacağı, hangi işin ne zaman başlayıp, ne zaman biteceğinin ortaya konulması bu aşamada yapılır. Bir proje ele alınırken, projenin ne zaman bitirileceği önemlidir. Aynı zamanda hangi faaliyetin ne kadar süreceği, her hangi bir faaliyetin ertelenip ertelenemeyeceği proje yürütücüsü için bilinmesi gereken önemli hususlardır. 15
1. Bir faaliyetin diğer faaliyetlerle olan ve projenin bütünüyle olan ilişkisini gösterir. 2. Her bir faaliyetin kendisinden önce ve sonra gelen faaliyet ya da faaliyetleri net olarak bildirir. 3. Her bir faaliyet için gerçekçi süre ve maliyet hesabını mümkün kılar. 4. Projenin tıkanacağı yerleri belirterek işgücü, zaman ve para gibi unsurları en etkin bir şekilde kullanmamızı sağlar. 1. Her bir faaliyet için görevleri, alt görevleri belirleyin. 2. Belirlenen her bir faaliyet için zaman parametrelerini hesaplayın. Gerekirse her bir faaliyetin ayrı ayrı maaliyetini belirleyin (tahmin edin). 3. Hangi faaliyetin, hangi faaliyete bağlı olduğunu, hangisinin önce hangisinin sonra geleceğini belirleyin. 4. Zaman diyagramını çiziniz. Zaman diyagramı olarak genelde iki ayrı şema kullanılır: PERT / CPM Tekniği GANTT Şeması 16
Program Geliştirme ve Gözden Geçirme Tekniği olarak bilinen PERT Amerika Birleşik Devletlerinde Polaris güdümlü füzelerin tasarımı aşamasında 1958 yılında geliştirilmiş bir tekniktir. Zaman, araç, maliyet ve kontrol gereklerine en iyi şekilde cevap veren PERT, aralarındaki ilişki ve tarih sayesinde bir nihai mamulün ki burada söz konusu olan bir sistemin oluşmasını sağlayan bir çok faaliyetin ağ şeklinde düzene konmasından meydana gelen bir yöntemdir. Kritik Yol Tekniği (CPM) de yine hemen hemen eş zamanlı olarak 1957 de geliştirilmiştir. 1. Projeyi Tanımlayın ve yapılacak her işi ve bağlantılı işleri belirleyiniz. 2. Önceliklendirme / İlişkilendirme Tüm faaliyetler arasındaki ilişkiler kurulup hangi faaliyetin hangi faaliyete bağlı olduğuna, hangi faaliyetin hangi faaliyetten önce ya da sonra geldiği belirlenir. 3. Şebeke Diyagramını çiziniz. Şebeke diyagramı, düğüm ve oklarla ifade edilen yalın bir diyagramdır. Faaliyetlerin, düğümler üzerinde gösterilmesi ve faaliyetlerin oklar üzerinde gösterilmesi olmak üzere iki ayrı şekilde çizilebilir. 4. Her bir faaliyetin zaman ve maliyet tahminlerini yapınız. 5. En uzun zamanı ve kritik yolu hesaplayınız. 6. Düzeltmeler ve projenin plana göre yürütülmesi ve denetimi. 17
1. Planlama a. Fizibilite Raporları b. Zaman Fizibilitesi c. Personel Planı 2. Analiz Adımlarının Belirlenmesi a. Anket İşleri b. Yüz yüze görüşmeler c. Gözlem ve Belge Toplanılması d. Raporların Değerlendirilmesi e. Veri akış diyagramlarının hazırlanması f. Prototip hazırlanması g. Prototip Geri Bildirimlerinin Değerlendirilmesi h. Düzeltmeler i. Prototip Geri Bildirimlerinin Değerlendirilmesi 3. Tasarım a. Ara Yüzler b. Sistem Arayüzleri c. Veri Tabanı d. Bütünleştirme Toplantıları e. Ağ Tasarımı f. Donanım Planı Onayı g. Belgelendirme Çalışmalarının Koordinasyonu 4. Uygulama a. Arayüzler b. Veri Tabanı c. Ağ Kablolarının ve cihazların döşenmesi d. Kodlama / Yazılım e. Test f. Eğitim g. Belgelendirme Çalışmalarının Eşgüdümü h. Kurulum i. Eklentilerin Tasarımı j. Eklentilerin Kurulumu 5. Destek ve Yardım Masası İşlemleri 6. Belgelendirme Çalışmalarının Tamamlanması Faaliyet Açıklama Bağlı Olduğu Faaliyet A Planlama - B Fizibilite Raporları - C Analiz Toplantıları A D Anket A, B E Gözlem C F Görüşme C G Tasarım D, E H Uygulama ve Test F, G 18
F A C Başla E H B D G Faaliyet Açıklama Süre (Hafta) A Planlama 2 B Fizibilite Raporları 3 C Analiz Toplantıları 2 D Anket 4 E Gözlem 4 F Görüşme 3 G Tasarım 5 H Uygulama ve Test 2 TOPLAM 25 HAFTA 19
PERT ağlarıyla planlamada dört tür süre tahmini söz konusudur: İyimser süre: Normal şartlarda işlerde gecikme ve aksama olmaksızın bir işlemin tamamlanması için gerekli olan en kısa süredir. Kötümser süre: Aksama ve gecikmeleri de dikkate alan en uzun süredir. En yaklaşık süre: Normal gecikme ve aksamaları kabul eden en yaklaşık süre, iyimser süreyle kötümser süre arasında bulunur. Beklenen süre: Her işlem için beklenen süre aşağıdaki formülle bulunur. S b = (S i +S e +S k )/6 Burada S b, beklenen süreyi; S i, iyimser süreyi, S k ise kötümser süreyi ifade eder. Beklene süreyi bulmak için ağırlıklı ortalama alınır. Beklenen sürenin hesaplanması varyansı ise, yapılan öngörünün değişme derecesini gösterir. Bekleme Süresi Varyansı= (S k- S i )/3 Değişme derecesini hesaplar PERT ağı hazırlarken; Olayların mantıksal bir sıra takip edeceği, Bir olaya ancak kendinden önceki bütün işlemler bitirildikten sonra ulaşılacağı, Bir işlemin kendisinden önceki bütün olaylar meydana gelmeden tamamlanamayacağı, gerçeğini sürekli olarak göz önünde tutmak gerekecektir. 20
S a =5 S b =4 1 2 5 S c =6 S e =3 7 S d =4 8 3 4 6 S f =1 S g =4 S h =4 İzlenecek 3 yol: 1.yol: 1-2-5-7-8= 19hafta 2.yol: 1-4-6-7-8= 15 hafta 3.yol: 3-4-6-7-8= 13hafta Gannt Diyagramı, Henry Gannt (1861-1919) tarafından geliştirilmiş, faaliyetleri ve zamanı, bar şeklinde gösteren bir çizelgedir. Problemin tanımından sistemin hayata geçirilmesine kadar olan süre içinde gerçekleştirilecek olan tüm aktivitelerin ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini gösterir. Gant çizelgesinde ayrıca sistemin geliştirme sürecindeki önemli durak noktaları (milestones-kilometre taşları) gösterilir. Hazırlanması ve anlaşılması kolay bir çizelgedir. Özellikle, proje yürütülürken, zamanın ne kadar ilerisinde ya da gerisinde olduğumuzu çok net olarak gösterir. Günümüzde proje zamanlaması için, her kişisel bilgisayar sisteminde kullanılabilecek olan otomatik proje çizelge aracı da geliştirilmiştir. 21
Örneğin, kişisel bilgisayarlar için geliştirilen MS Project çizelge düzenleme aracı, proje verisinin bir işlem ağı (PERT) formunda verilmesi ile otomatik olarak; Yapılacak işleri tarih sırası ile gösteren, durak yerlerini ve iş yoğunluğunun az olduğu işlemleri belirleyen bir Gantt çizelgesi, Yöneticinin proje sürecini izleyebilmesi için, her işlemin süresini en erken ve en geç başlama ve bitme tarihlerini gösteren bir görev durumu çizelgesi, İşlem sırasına göre görev paylaşımını gösteren bir çizelge, Üzerinde kritik yolu koyu çizgilerle belirleyen bir işlem ağı çıktıları elde edilebilmektedir. 22
Yönetimin yeni sisteme bakış açısı ve destek düzeyi belirlenir. Oluşturulan yeni sistem, genelde organizasyondaki bilginin paylaşımını ve bilgiye ulaşımını daha hızlı ve kolay kılmak amacıyla gerçekleştirilmiştedir. Bilginin güç olduğu organizasyonlarda ise üst yönetim, gücünü kaybetmek istemediği için yeni sisteme karşı olumsuz yönde etkisi olabilir. Bu açıdan sistem geliştirilirken üst yönetimin tam desteğini almak sistemin varlığını uzun süre sürdürmesi için gereklidir. Sistem analisti, sisteme yönelik çözüm önerilerini değerlendirmek için her biri için ayrı ayrı fizibilite çalışmasını gerçekleştirir. Daha sonra çözüm önerilerinin hangi kriterlere göre nasıl değerlendirileceği belirlenir. 1.Yöntem: Aday Sistemleri Matrisi 2.Yöntem: Fizibilite Matrisi 23
İlk yöntem olan aday sistemler matrisi ile yapılan değerlendirmede sistemlerin temel özellikleri açısından benzerlikleri ve farkları ortaya konulur. Matrisin sütunları aday sistemleri temsil eder. Matrisin satırlar, özellikler için kullanılır. Karşılaştırılması gereken temel özellikler Teknoloji Ara birim Veri İşlemler Coğrafik yapı Sistem analisti, çözümleri değerlendirmeden önce sistemde bir sınırlamanın olup olmadığını belirlemelidir. Çünkü sisteme yönelik çözümde yer alan sınırlamalar, yapısal kararlar üzerinde önemli rol oynamaktadır. Örneğin önerilen sistemde oluşturulması düşünülen teknolojik yapı, ilişkisel veri tabanı veya istemci/sunucu ağ yapısını zorunlu kılabilir. 24
Önerilen Sistem 1 Önerilen Sistem 2 Önerilen Sistem 3 Teknoloji Sistemin teknik alt yapısı Ara Birim Sistemin kullanıcılarla ve diğer sistemlerle olan iletişimi Veri Sisteme hangi verilerin nasıl girileceği ve buna göre elde edilen çıktılar İşlemler Sistemdeki veriler üzerinde hangi işlemlerin gerçekleştirileceği Coğrafik Yapı İşlem ve verilerin sistem içinde dağılımı İkinci yöntem fizibilite matrisinde ise her sistem önerisi için yapılan fizibilite çalışmalarına göre değerlendirilir. Sütunlar, çözüm önerilerini temsil eder. Satırlar, fizibilite tiplerini gösterir. Matrisin son satırında ise, çözüm önerilerinin sınırlanması gösterilir. Her fizibilite çalışmasının genel değerlendirmedeki yüzdelik oranı ile her çözüm önerisinin ilgili fizibilite çalışmasından aldığı puan matriste gösterilerek her çözümün aldığı toplam puan son satırda gösterilir. 25
Önerilen Sistem 1 Önerilen Sistem 2 Önerilen Sistem 3 Teknik Fizibilite Ekonomik Fizibilite Zaman Fizibilitesi Sosyal Fizibilite Yönetim Fizibilitesi Sıralama Ağırlık Önerilen Sistem 1 Önerilen Sistem 2 Önerilen Sistem 3 Teknik Fizibilite %30 Kullanılan ürünün son sürümü yalnızca 6 haftadır piyasada. Dolayısıyla ürünün gelişimi risk taşıyabilir. Sistemle ilgili gerekli entegrasyonları yapmak için C++ bilen eleman ya da mevcut elemanların bu konuda eğitime ihtiyacı var. Sayısı yeterli olmayan mevcut teknik personelin yalnızca Powerbuilder deneyimi olmasına karşın proje yöneticisi, sistemi MS Visual Basic e çevirmenin basit olduğuna ve VB bilen eleman bulmanın Powerbuilder a göre daha kolay olduğuna inanmaktadır. Şirket bünyesinde Ms SQL Sunucusu kullanılmaktadır. Ancak istemci/sunucu veri tabanı yönetimi sektöründeki rekabetten ötürü Powerbuilder ın yeni versiyonlarının SQL Sunucu ile ne kadar uyumlu olacağı riski taşımaktadır. Puan:50 Puan: 95 Puan:60 Ekonomik Fizibilite %30 Yaklaşık 350.000 $ a mal olan ve geri dönüşümü 4,5 yıl olan sistemin net getirisi 210.000 $ dır. Puan:60 Yaklaşık 418.400 $ a mal olan ve geri dönüşümü 3,5 yıl olan sistemin net getirisi 306.748 $ dır. Puan:85 Yaklaşık 400.000 $ a mal olan ve geri dönüşümü 3,3 yıl olan sistemin net getirisi 325.500 $ dır. Puan:90 Zaman Fizibilitesi %10 3 aydan az Puan:95 9-12 ay Puan:80 9 ay Puan:85 OperasyonelFi zibilitesi %30 Sadece servis üyelerinin ihtiyacını karşılamakta ve var olan iş süreçlerini yazılıma göre güncellenmesi gerekmektedir. Kullanıcının tüm ihtiyaçlarını karşılamaktadır. 2. Sistem ile aynı. Puan:60 Puan:100 Puan:100 Sıralama %100 60,5 92 83,5 26