Kurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü
AYIKLAMA: 2 Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.
İMHA: 3 İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 4 SORU: Ayıklama ve imhanın amacı nedir?
Arşivcilik mevzuatını uygulamak, Arşivlerde gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek, Depolarda yer darlığına ve karışıklığa son vermek, Arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak, AMAÇ VE 5 ÖNEMİ Yer ve iş kaybına mani olmak.
SAĞLIKLI BİR AYIKLAMA İMHA SÜRECİ İÇİN GEREKENLER Yazışma kurallarına uygun (elle elektronik) belge üretmek, Ne tür belge ürettiğini bilmek, Standart dosya planını uygulamak, 6 Doğru formları doldurup, yazışmaları yapmak, Yapay alanlar, klasör isimleri, numaralandırma vb. kullanmamak, Kuruma en uygun tasnif yöntemini seçmek ve uygulamak,
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 7 SORU: Ayıklama-imha işlemi yapmak zorunda mıyız?
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 8 EVET!!! 04.10.1988 tarihli ve 19949 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun un Amaç ve Kapsam başlığı Madde 1 de; mahalli idareler elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir. hükmü bulunmaktadır.
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 9 SORU: Hangi malzeme imha edilir?
İMHA EDİLECEK 10 MALZEME DAHHY in 31. maddesinde bu malzeme sıralanmıştır. Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç), Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar, Ünite, daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 11 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 31 de imha edilecek malzeme listelenmiştir. Ayrıca Bakanlığı nızca yapılmış dosya planında 100-599 arası numaralarda yer alanlar arasından «D» yani «Devlet Arşivleri ne Gönderilmez» ibareli/kodlu malzeme incelenerek imha edilebilir. Açıklama : (1) Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez
Ana Dosya 1.Alt Konu 2.Alt Konu 3.Alt Konu Saklama Süresi Saklama kodu ÇEVRE YÖNETİMİ VE DENETİM İŞLERİ 100 Çevre Yönetimi ve Denetim İşleri (Genel) 125 Hava Yönetimi 01 Endüstriyel Hava Kirliliği 5 D 02 Hava Kalitesinin Değerlendirilmesi 01 Hava Kalitesi 5 D 02 Yakıt Kalitesi 01 Endüstri 5 D 02 Isınma 5 D 03 Motorlu Taşıt 5 D 03 Isınmadan Kaynaklı Hava Kirliliği 5 D 04 Motorlu Taşıt Kaynaklı Hava Kirliliği 5 D 12
210 Çevre Yeterlik İşleri 01 ÇED Yeterlik Belgeleri 01 Kamu Kurumları B D 02 Özel Sektör B D 03 Üniversiteler B D 13
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu MEKANSAL PLANLAMA VE UYGULAMA İŞLERİ 300 Mekansal Planlama İşleri (Genel) 345 Yapı Kooperatifi İşlemleri 01 Kuruluş, Tescil ve Tasfiye 10 D 02 Ana Sözleşme ve Madde Değişikliği 10 D 03 Genel Kurul İşlemleri 10 D 04 Tahsis 10 D 05 Finansman ve Teknik Destek 10 D 06 Şikayet ve Denetim 10 D 99 Diğer 10 D 14
Ana Dosya 1.Alt Konu 2.Alt Konu 3.Alt Konu Saklama Süresi Saklama kodu LABORATUVAR YETERLİK VE ANALİZ işleri 550 Laboratuvar Yeterlik ve Analiz İşleri 555 Belgelendirme İşlemleri 01 Ön Yeterlik Belgesi 10 D 02 Yeterlik Belgesi 10 D 99 Diğer 10 C 15
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 16 SORU: Ayıklama işleminin sonucunda kurumumuzda kalması gereken sürekli belgelerimize (arşivlik malzeme) ne tür işlem yapmalıyız?
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 17 A. A. Dai.Bşk./Müd. evrakı ayrılır. B. B. İlgili bşk. veya müd. evrakı oluşumu ve ilişkilendirilmesine göre bir araya getirilir. C. C. Ekler esas belgeden ayrılmaz. D. Ç. Belgeler ilgili bşk. veya müd. İçerisinde gün/ay/yıl sırasına (kronolojik) sıraya konur. E. D. Arşiv yer damgası/etiket veya barkod hazırlanır. F. E. Kutu/klasör/dosya/evrak numarası verilir. G. F. Dosyalara «Dosya Muhteviyatı Döküm Formu» eklenir.
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 18 SORU: Ayıklama İmha Komisyonu nedir? Ne iş yapar?
Kurum Arşivlerinde Yapılacak Ayıklama ve İmha İşlemleri İçin 19 Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum Arşiv sorumlusunun BAŞKANLIĞINDA,
Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, 20 Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki temsilciden oluşan
Kurum Arşivi Ayıklama 21 ve İmha Komisyonu kurulur. KURUM ARŞİVİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU <BAŞKAN> <Kurum Arşiv Sorumlusu> <ÜYE> Kurum Arşiv Personeli <ÜYE> Kurum Arşiv Personeli <ÜYE> İlgili Birim Personeli ÜYE İlgili Birim Personeli
AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI KULLANILMASINA VE MUHAFAZASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN HER TÜRLÜ MALZEMENİN İMHASI, AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ NİHAİ KARARI İLE YAPILIR. ANCAK YÖNETMELİĞİN 38. MADDE HÜKÜMLERİ SAKLIDIR.(YÖN. 34. MADDE)
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 23 SORU: Birimlerde birikmiş ve kurum arşivine devredilmeyen belgeler var ise bunlarla ilgili nasıl bir işlem yapmalıyız?
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 24 Birim arşivi bekleme sürelerini doldurmuş ve daha önceki yıllardan birikmiş olan malzemeyi, bağlı olduğu başkanlığın/müdürlüğün belediye kurum arşivinin talebiyle belirli bir plan ve gözetim altında devretmelidir. Bu talepten sonra başkanlık/müdürlükler birim arşivi ya da dolaplarında saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeyi, Kurum Arşivine Devredilecek olanlar şeklinde ayırmalıdırlar. Devredilen belgeler Kurum Arşiv Sorumlusu ve Devreden Birimin Arşiv Sorumlusu ile beraber kontrol edilir.
SORU CEVAPLARLA AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 25 SORU: Ayıklama imha sürecinde komisyon ve makamlarca hangi belgeler hazırlanır?
AYIKLAMA İMHA KOMİSYONU KURULMASINDA YAPILACAK YAZIŞMALAR 1. Birimlere Ayıklama İmha Komisyonu Üyeliği belirleme yazısı, 2. Komisyon üyeliği talebi yazısı gönderen makama, üyelerin görev ve isimlerinin belirtildiği cevap yazısı, 3. Birimlere Ayıklama İmha Komisyonu Üyeliği görevlendirme yazısı, 26 Ayıklama İmha işlemine başlangıç
AYIKLAMA İMHA İŞLEMİ SONRASINDA HAZIRLANACAK BELGELER 1. İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi ve AİK tarafından İMHA LİSTElerinin hazırlanması, Neden tasnif edilecek; DAGM tarafından yapılacak olası incelemelerde imhalık malzeme arasından «arşiv malzemesi» veya «arşivlik mazleme»nin kolaylıkla çıkarılması için. 27
AYIKLAMA İMHA İŞLEMİ SONRASINDA HAZIRLANACAK BELGELER 2. İmha Listeleri nin üst yazı ile uygun görüş alınmak üzere DAGM ye gönderilmesi, (taşra teşkilatında listeler Kurum Arşivi ne gönderilir, onayı takiben taşradaki en üst amirin onayına sunulur) 28 3. Uygun Görüş alınan İmha Listeleri nin Başkanlık makamına Olur almak üzere gönderilmesi, 4. Olur alan İmha Listeleri nde yer alan malzemenin imhasına ilişkin İmha Tutanağı hazırlanır.
İMHA LİSTELERİNİN HAZIRLANMASI 29 İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
Birimi: İMHA LİSTESİ 30 Dosya No: Sıra No Evrak No Tarih Konusu Adedi Açıklama
31 Mükellefler, aynı tür ve vasıfları taşıyan malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.
İMHA LİSTELERİNİN KESİNLİK 32 KAZANMASI Hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygun görüşü ve ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.
LİSTE VE TUTANAKLARIN SAKLANMASI 33 İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önüne alınarak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.
SIKÇA SORULAN SORULARLA (SSS) AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 34 SORU: Birim Arşiv Sorumlusu AİK üyesi midir?
SIKÇA SORULAN SORULARLA (SSS) AYIKLAMA İMHA SÜRECİ 35 EVET, Birim Arşiv Sorumlusu AİK in doğal üyesidir.
36