T.C. BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI 2012 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU
SUNUŞ Ülkemiz kamu mali yönetiminin Avrupa Birliği mevzuatına uyumu sürecinde mali saydamlık ve hesap verilebilirlik kavramları çerçevesinde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile şeffaf ve sağlıklı bir hesap verme mekanizması oluşturulmuştur. Bu çerçevede yükseköğretimdeki gelişmelere paralel olarak, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile hizmet üretiminde, kaynaklarımızı belirlediğimiz stratejik hedefler doğrultusunda verimli bir şekilde kullanmaktayız. Üniversitemizin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını baz alarak, hedef ve önceliklerini, performans göstergelerini belirlemek ve bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak ihtiyacını tespit etmek ve bu doğrultuda bütçe hazırlamak; mali işleri muhasebeleştirmek, yönetim dönemi hesabı ve kesin hesabı oluşturmak ve raporları üretmek gibi görevleri icra eden Başkanlığımızın 2012 mali yılına ilişkin faaliyetleri ve Üniversitemizin bütçe uygulama sonuçları ile temel mali tablolara ilişkin açıklamalar ve mali denetim sonuçlarına ilişkin bilgilerin yer aldığı 2012 Yılı Birim Faaliyet Raporumuzun Üniversitemize ve kamuoyuna faydalı olmasını temenni ederim. Hüseyin ONAN Strateji Geliştirme Daire Başkanı 1
İÇİNDEKİLER SUNUŞ.. 1 İÇİNDEKİLER 2 1. GENEL BİLGİLER 3 1.1. MİSYON VE VİZYON.. 3 1.2. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 1.2.1. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları. 4 1.2.2. Stratejik Planlama Biriminin Görev ve Sorumlulukları.. 6 1.2.3. Bütçe ve Performans Programı Biriminin Görev ve Sorumlulukları.. 7 1.2.4. İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Biriminin Görev ve Sorumlulukları... 9 1.2.5. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Biriminin Görev ve Sorumlulukları. 11 1.3. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER.. 12 1.3.1. Tarihçe... 12 1.3.2. Organizasyon Yapısı... 13 1.3.3. Fiziksel Yapı.. 14 1.3.4. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 15 1.3.5. İnsan Kaynakları... 16 1.3.6. Sunulan Hizmetler... 18 1.3.6.1. Muhasebe Kesin Hesap Raporlama Birimi 2012 Faaliyetleri.. 18 1.3.6.2. Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi 2012 Faaliyetleri. 21 1.3.6.3. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi 2012 Faaliyetleri. 25 1.3.6.4. Bütçe ve Performans Programı Birimi 2012 Faaliyetleri 26 1.3.7. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi.. 27 1.4. DİĞER HUSUSLAR 28 1.4.1. Taşınır Malzeme Listesi.. 28 2. AMAÇ VE HEDEFLER 30 2.1. İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ... 30 2.2. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER. 31 3. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER.. 32 3.1. MALİ BİLGİLER 32 3.1.1. Bütçe Uygulama Sonuçları...... 32 3.1.1.1. Strateji G.D.B. 2012 Yılı Giderlerinin Dağılımı (Ekonomik Sınıflandırma) 32 3.1.1.2. Strateji G.D.B. Bütçe Ödeneklerinde Artış Oranları (Ekonomik Sınıflandırma)... 32 3.1.1.3. BEÜ 2012 Yılı Giderlerinin Dağılımı (Fonksiyonel Sınıflandırma).. 33 3.1.1.4. BEÜ 2012 Yılı Giderlerinin Dağılımı (Ekonomik Sınıflandırma). 33 3.1.1.5. BEÜ Bütçe Ödeneklerinde Artış Oranları ( Ekonomik Sınıflandırma ).. 34 3.1.1.6. BEÜ 2012 Yılı Ödenek ve Gerçekleşmeler ile 2014 2015 Bütçe Tahminleri 34 3.1.1.7. BEÜ 2012 Yılı Bütçe Gelir Tahmini ve Gerçekleşme (Ekonomik Kod)... 35 2
3.1.1.8. BEÜ Hazine Yardımı.. 35 3.1.1.9. BEÜ Yatırımlar.. 35 3.1.1.10. BEÜ 2012 Yılı Gelirlerinin Dağılımı (Ekonomik Kod) 36 3.1.2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar... 37 3.1.2.1. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Tablolarına İlişkin Açıklamalar. 37 3.1.2.2. Bülent Ecevit Üniversitesi Bütçe Giderlerine İlişkin Açıklamalar.. 37 3.1.2.3. Bülent Ecevit Üniversitesi Bütçe Gelirlerine İlişkin Açıklamalar... 40 3.1.3. Mali Denetim Sonuçları... 41 3.1.3.1. Sayıştay Denetimi. 41 3.2. PERFORMANS BİLGİLERİ... 42 3.2.1. Faaliyet ve Proje Bilgileri.. 42 3.2.2. Performans Sonuçları Tablosu... 42 4. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 43 4.1. ÜSTÜNLÜKLER. 43 4.2. ZAYIFLIKLAR... 43 4.3. DEĞERLENDİRME... 44 5. ÖNERİ VE TEDBİRLER.. 45 EK - İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI... 46 3
1. GENEL BİLGİLER 1.1. MİSYON VE VİZYON Misyon Üniversitemizin kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli bir şekilde elde edilmesini ve kullanılmasını sağlamak, mali bilgilere ulaşmakta saydamlığı ve erişebilirliği tesis etmek, mali mevzuat açısından diğer birimlere danışmanlık hizmeti sunmak ve stratejik yönetim, iç kontrol sistemi ile mali mevzuat alanlarında kalifiye personel yetiştirmek. Vizyon Ulusal alanda önde gelen, görev alanına giren konularda tüm eşdeğer mali hizmetler birimlerine öncü olan bir daire olmak. 4
1.2. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1.2.1. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 60 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca aşağıda belirtilen görevler, strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. a. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak. b. İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek. c. İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. d. İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. e. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. f. İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek. g. İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. h. İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. i. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. j. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak. k. İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. l. Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. m. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. n. İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek. 5
o. İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. p. İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. q. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. r. Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. s. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. t. Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 6
1.2.2. Stratejik Planlama Biriminin Görev ve Sorumlulukları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 60 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca Stratejik Planlama Birimimizin görevleri; 1- Stratejik yönetim ve planlama a. İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek. b. Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek. c. İdare faaliyet raporunu hazırlamak. d. İdarenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek. e. İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek. f. Yeni fırsatları belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak. g. Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. h. İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek. i. İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek. j. İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek. 2- Performans ve kalite ölçütleri geliştirme a. İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek. b. İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. c. İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak. 3- Yönetim bilgi sistemi a. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek. b. Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek. c. İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak. 7
1.2.3. Bütçe ve Performans Programı Biriminin Görev ve Sorumlulukları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 60 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca Bütçe ve Performans Programlama Birimimizin görevleri; 1- Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman strateji geliştirme birimleri tarafından idarenin ilgili diğer birimlerine gönderilir. Birim performans programları birimler tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde strateji geliştirme birimlerine gönderilir. Strateji geliştirme birimleri, birim performans programlarından hareketle idare performans programını hazırlar. Strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülen performans programının hazırlık çalışmalarına idarenin ilgili birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Performans programı hazırlıklarında, Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur. 2- İdare bütçesini stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlamak Bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman, strateji geliştirme birimleri tarafından idarenin ilgili birimlerine gönderilir. Her bir harcama birimi bütçe teklifini hazırlayarak birim performans programıyla birlikte strateji geliştirme birimlerine gönderir. Harcama birimi temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin bütçe teklifi strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır. Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin bütçe teklifleri Bakanlığa, idare performans programları ise Bakanlığa ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına üst yönetici ile bağlı, ilgili veya ilişkili bulunulan bakan tarafından imzalanarak gönderilir. İdarelerin bütçe tekliflerinin hazırlanmasında orta vadeli program, orta vadeli malî plan, idarenin stratejik planı, bütçe çağrısı ve bütçe hazırlama rehberi, yatırım genelgesi ve yatırım programı hazırlama rehberi esas alınır. 3- Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak Ayrıntılı harcama ve finansman programları, harcama birimlerinin teklifleri dikkate alınarak strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. Özel bütçeli idareler ayrıntılı finansman programlarını hazırlar ve harcamalarını bu programa uygun olarak yaparlar. 4- Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak Bütçe işlemleri, harcama birimleriyle koordinasyon sağlanarak strateji geliştirme birimleri tarafından gerçekleştirilir, kayıtları tutulur ve izlenir. Özel bütçeli idarelerin bütçe işlemleri; Kanun, Merkezî Yönetim Bütçe Kanunu ve Bakanlıkça yürürlüğe konulan düzenlemelere göre yapılır. 5- Ödenek gönderme belgesi düzenlemek Merkez teşkilatı harcama yetkililerince düzenlenerek strateji geliştirme birimlerine iletilen onaylı ödenek gönderme belgeleri, strateji geliştirme birimleri tarafından kontrol edilerek, merkez dışı birimlere gönderilir. 8
6- Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek İdare gelirlerinin tahakkuku, gelir ve alacakların takibi, tahsil işlemleri, ilgili mevzuatında özel bir düzenleme bulunmadığı takdirde, strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. İdarelerin işlemleri sonucunda, herhangi bir gelir tahakkuku veya gelir ve alacakların takip ve tahsilini gerektiren bir durumun ortaya çıkması halinde, ilgili birim tarafından strateji geliştirme birimlerine bildirilir. 7- Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak İdarelerin yatırım programı teklifinin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman strateji geliştirme birimleri tarafından idarenin ilgili birimlerine gönderilir. Harcama birimleri yatırım programına ilişkin tekliflerini hazırlayarak strateji geliştirme birimlerine gönderir. Harcama birimleri temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin yatırım programı teklifi strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır. Yatırım programı tekliflerinin hazırlanmasında orta vadeli program, orta vadeli malî plan, idarenin stratejik planı, bütçe çağrısı ve bütçe hazırlama rehberi, yatırım genelgesi ve yatırım programı hazırlama rehberi esas alınır. Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri, yıllık yatırım değerlendirme raporunun hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri strateji geliştirme birimlerine gönderir. Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporu, strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanarak izleyen yılın Mart ayı sonuna kadar Sayıştay a, Bakanlığa ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına gönderilir. 8- Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunlar ve etkililik için tedbirler üretmek Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belge strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır. 9- İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. İdarelerin, diğer idareler nezdindeki malî iş ve işlemleri, harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak, strateji geliştirme birimleri tarafından izlenir ve sonuçlandırılır. Bu konudaki yazışmalar strateji geliştirme birimleri tarafından yapılır. 9
1.2.4. İç kontrol ve Ön Mali Kontrol Biriminin Görev ve Sorumlulukları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu nun 6 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları ve 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine ve Maliye Bakanlığınca 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Üniversitemiz İç Kontrol Biriminin Çalışma Usul ve Esasları na göre İç Kontrol Birimimizin görevleri: 1- İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak 2- Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısının kontrolü (Ön Mali Kontrol) İdaremizin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal alımları ve hizmet alımları için Altmışbin Türk Lirasını ( 60.000,00 TL ), yapım işleri için Birmilyon Türk Lirasını (1.000.000,00. TL) aşanlar Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne tâbidir. Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları Başkanlıkça yapılan işlem sonucunda görüş yazısı ile harcama yetkilisine gönderilir. 3- Ödenek gönderme belgelerinin kontrolü Bütçe ödeneklerinin dağıtımı ödenek gönderme belgesiyle yapılır. Ödenek gönderme belgeleri harcama yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra kontrol edilmek üzere malî hizmetler birimine gönderilir. Yılı merkezi yönetim bütçe kanununa veya bütçesine, bütçe tertibine, ayrıntılı harcama veya finansman programlarına, bütçe ödeneklerinin dağıtım ve kullanımına ilişkin usul ve esaslara uygunluğu yönünden kontrol edilen ve uygun bulunan ödenek gönderme belgeleri, en geç üç işgünü içinde sonuçlandırılır. Uygun görülmeyen ödenek gönderme belgeleri gerekçeli bir yazıyla harcama yetkilisine gönderilir 4- Ödenek aktarma işlemlerinin kontrolü Merkezi yönetim kapsamındaki İdarelerin Kanun ve merkezi yönetim bütçe kanunu uyarınca bütçesi içinde yapacakları aktarmalar, harcama birimlerinin talebi üzerine malî hizmetler biriminin bütçe ve performans programı alt birimi tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulmadan önce iç kontrol alt birimi tarafından kontrol edilir. 5- Kadro dağılım cetvellerinin kontrolü 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye tâbi idarelere ait kadro dağılım cetvelleri, anılan Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Bakanlık ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağlandıktan sonra kontrole tâbidir. 6- Seyahat kartı listelerinin kontrolü 6245 sayılı Harcırah Kanununun 48 inci maddesi uyarınca İçişleri, Maliye ve Ulaştırma Bakanlıkları tarafından müştereken belirlenen esaslar çerçevesinde, seyahat kartı verilecek personel listesi, birimlerin teklifleri değerlendirilerek malî hizmetler birimi tarafından kontrol 10
edilir. Buna ilişkin talepler yukarıda belirtilen esaslar ile Bakanlık tarafından yapılan düzenlemelere uygunluk ve bütçe ödeneğinin yeterliliği yönünden en geç üç işgünü içinde kontrol edilir. 7- Seyyar görev tazminatı cetvellerinin kontrolü İdarelerin teşkilat yapıları ve ihtiyaçlarına göre her birim, bölge, il ve ilçe için ayrı ayrı hazırlanan seyyar görev dağılım listeleri malî hizmetler birimi tarafından kontrol edilir. Bu dağılım listeleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu, bu Kanuna dayanılarak yapılan düzenlemeler, yılı bütçesine bu amaçla konulan ödenekler ve Bakanlık tarafından vize edilen cetvellere uygunluk açısından en geç üç işgünü içinde kontrol edilir. 8- Geçici işçi pozisyonlarının kontrolü Yılı merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen yetki çerçevesinde, özel bütçeli idarelerde çalıştırılacak geçici işçi pozisyon (adam/ay) sayılarının aylar ve birimler itibarıyla dağılımı kontrole tâbidir. Geçici işçi pozisyonları malî hizmetler birimince en geç beş işgünü içinde kontrol edilir. 9- Yan ödeme cetvellerinin kontrolü 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Kanunun ek geçici 9 uncu maddesi kapsamına giren idarelerde istihdam edilen Devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak anılan Kanunun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler malî hizmetler birimi tarafından kontrol edilir. 10- Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin kontrolü Bakanlık tarafından yıllık olarak her bir idare bazında vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Bakanlık vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tâbidir. Bu sözleşmeler, Bakanlık tarafından vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye, ilgili kanunlarına, diğer mevzuatına ve bütçelerinde öngörülen düzenlemelere uygunluk yönünden incelenir ve en geç beş işgünü içinde sonuçlandırılır. 11- Yurtdışı kira katkısı işlemlerinin kontrolü 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tâbi olup, yurt dışı kadrolara sürekli görevle atanan personele yapılacak yurt dışı kira katkısı ödemelerine ilişkin belgeleri içeren işlem dosyası birimlerince hazırlanır ve kontrol için malî hizmetler birimine gönderilir. Yurt dışı kira katkısına ilişkin talepler yılı merkezi yönetim bütçe kanunu uyarınca, Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslara uygunluk yönünden incelenir ve uygun bulunan talepler en geç üç işgünü içinde uygun görüş verilir. Uygun görülmeyen talepler gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir. 12- Diğer İşlemler Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin mali karar ve işlemler, Üniversitemiz bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, Ayrıntılı Harcama Programları, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve diğer mali mevzuat hükümleri yönünden kontrol edilmektedir. 11
1.2.5. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Biriminin Görev ve Sorumlulukları 1- Genel bütçe kapsamı dışındaki idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek Genel bütçe kapsamı dışındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri ise bu idarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. Muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde, muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir. 2- Bütçe kesin hesabını hazırlamak Bütçe kesin hesabı, bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır. Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin bütçe kesin hesapları, Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanarak, üst yönetici ve bağlı, ilgili ya da ilişkili bulunulan bakan tarafından onaylanır ve kesin hesap kanun tasarısına dahil edilmek üzere Bakanlığa gönderilir. 3- Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak İdarenin mülkiyetinde veya tahsisli olan ya da idarenin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlar ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili mevzuatında belirlenen kişiler tarafından tutulur. Taşınır kayıtları idarenin birimleri bazında düzenlenerek mevzuatında belirlenen sürede strateji geliştirme birimlerine gönderilir. Strateji geliştirme birimleri tarafından bu kayıtlar idare bazında konsolide edilir ve taşınmaz kayıtları da eklenerek icmal cetvelleri hazırlanır. 4- Malî istatistikleri hazırlamak Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin malî istatistiklerinin hazırlanmasına dayanak teşkil eden istatistikî bilgiler strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanarak Bakanlığa gönderilir. 12
1.3. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1.3.1. TARİHÇE 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 9 uncu ve 60 ıncı maddesi ile bu maddeye ek olarak 5436 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun un 15 inci maddesinde belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla Strateji Geliştirme Başkanlıkları ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları kurulması öngörülmüş ve Maliye Bakanlığına bağlı olarak hizmet veren Bütçe Dairesi Başkanlığı 31.12.2005 tarihi itibariyle kapatılarak 01.01.2006 tarihinden itibaren faaliyete geçmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı kurulmuş, personelinde 31.12.2006 tarihine kadar geçici olarak görev yapması öngörülmüştür. Belirtilen birimlerin teşkilat yapıları ve faaliyetlerini yerine getirmeleri 26.05.2006 tarihinde, 26084 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2006/9972 karar sayılı Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerinde belirtilmiştir. Üniversitemizde görev yapmakta olan Maliye Bakanlığı personeli 01.05.2006 tarihi itibariyle görevlerinden ayrılarak Zonguldak Defterdarlığı nda göreve başlamışlardır. Muhasebe, mali ve mali olmayan diğer hizmetler bu tarihten itibaren Üniversitemiz personeli tarafından yürütülmeye başlanmıştır. 13
1.3.2. ORGANİZASYON YAPISI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI SEKRETERYA STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAMI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA SERVİSİ GELİR TAHAKKUK TAKİP SERVİSİ MUHASEBE SERVİSİ İÇ KONTROL SERVİSİ PERFORMAN S VE KALİTE ÖLÇÜTLERİ GELİŞTİRME SERVİSİ BÜTÇE SERVİSİ TAŞINIR MAL YÖNETİMİ SERVİSİ YÖNETİM BİLGİ SERVİSİ ALACAK TAKİP SERVİSİ VEZNE ARŞİV 14
1.3.3. FİZİKSEL YAPI 1.3.3.1. Çalışma Alanları Sayısı ( Adet ) Kullanan ( Kişi ) Alanı ( m 2 ) İdari Personel Çalışma Ofisleri Daire Başkanı Makam Ofisi (38 m 2 ) Muhasebe Yetkilisi Çalışma Ofisi (23 m 2 ) İç Kontrol Çalışma Ofisi (18 m 2 ) Sekreter Çalışma Ofisi (23 m 2 ) 4 6 102 İdari Personel Servisleri Muhasebe Servisi (94 m 2 ) Muhasebe Evrak Kontrol Servisi (39 m 2 ) Bütçe Servisi (25 m 2 ) 3 16 158 Vezne 1 2 22 TOPLAM 8 24 282 2012 yılında Başkanlığımız, Rektörlük binasında faaliyetlerini sürdürmüştür. Çalışma alanlarında yıl içinde değişiklik yapılmış ve 3. kattaki 1 çalışma odamız İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına devredilmiş, 4. katta Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından kullanılan 1 servis ve 1 çalışma odası da Başkanlığımıza devrolunmuştur. Başkanlığımız son hali ile 4 adet çalışma odası, 3 adet servis ve 1 adet vezne olmak üzere 8 adet çalışma alanına sahip olup, çalışılan alanların yüzölçümü 282 m 2 dir. 1.3.3.2. Depo, Arşiv ve Ortak Alanlar Sayısı ( Adet ) Alanı ( m 2 ) Depo Alanları 1 15 Arşiv Alanları 1 9 Ortak Alanlar ( Koridor ) 1 28 TOPLAM 3 52 15
1.3.4. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR 1.3.4.1. Bilgisayarlar ve Sunucular Teknolojik Kaynak Adı Eğitim Amaçlı (Adet) Hizmet Amaçlı (Adet) İdari Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) TOPLAM Sunucular - - - - - Masa Üstü Bilgisayarlar - - 26-26 Taşınabilir Bilgisayarlar - - 6-6 TOPLAM - - 32-32 1.3.4.2. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar CİNSİ Eğitim Amaçlı (Adet) Hizmet Amaçlı (Adet) İdari Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) TOPLAM Akıllı Tahta - - - - - İnteraktif Tahta - - - - - Bilgisayar Sunucu Kasaları - - - - - Yazıcı - - 12-12 Etiket Yazıcı - - 1-1 Harici CD-DVD Yazıcı - - - - - Barkod Yazıcı ve Okuyucu - - 1-1 Optik Okuyucu - - - - - Tarayıcı - - 1-1 Fotokopi Makinası - - 1-1 Teksir Makinası - - - - - Faxswitch Makinesi - - 1-1 Telefon - - 35-35 Telefon Santrali - - 1-1 Faks Cihazı - - 1-1 Modemler (erişim cihaz) - - - - - Projeksiyon Cihazı - - - - - Projektör - - - - - Tepegöz Cihazları - - - - - Slayt Makinesi - - - - - Ses Kayıt Cihazı - - - - - Televizyon - - 1-1 Kamera - - - - - Fotoğraf Makinesi - - - - - Diğer Kaynaklar - - 36-36 TOPLAM - - 91-91 16
1.3.5. İNSAN KAYNAKLARI 1.3.5.1. Başkanlığımıza Ait Kadroların Dolu / Boş Dağılımı Kadro Unvanı Dolu Kadro Sayısı (Adet) Boş Kadro Sayısı (Adet) TOPLAM Daire Başkanı 1-1 Şube Müdürü 4-4 Mali Hizmetler Uzmanı 2 4 6 Mali Hizmetler Uzman Yrd. - 3 3 Şef - 1 1 Bilgisayar İşletmeni 10-10 Memur 3-3 Veznedar 1 2 3 TOPLAM 21 10 31 1.3.5.2. Başkanlığımızda Fiilen Çalışan Personelin Dağılımı Hizmet Sınıfı Unvanı Çalışan Sayısı Daire Başkanı 1 Şube Müdürü 2 Mali Hizmetler Uzmanı 2 Genel İdari Hizmetler Sınıfı Bilgisayar İşletmeni 10 Memur 2 Memur (4/B den geçen ) 2 Veznedar 1 Teknik Hizmetler Sınıfı Tekniker 1 Teknisyen 1 Yardımcı Hizmetler Sınıfı Hizmetli 1 Hizmet Alımı Sekreter 1 TOPLAM 24 17
1.3.5.3. İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans Doktora Toplam Kişi Sayısı 1 5 4 13 1-24 Yüzde ( % ) % 4 % 21 % 17 % 54 % 4 % 0 % 100 1.3.5.4. İdari Personelin Hizmet Süreleri 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl 11 15 Yıl 16 20 Yıl 21-Üzeri Yıl Toplam Kişi Sayısı 5 3 2 5 2 7 24 Yüzde ( % ) % 21 % 13 % 8 % 21 % 8 % 29 % 100 1.3.5.5. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21 25 Yaş 26 30 Yaş 31 35 Yaş 36 40 Yaş 41 50 Yaş 51-Üzeri Yaş Toplam Kişi Sayısı - 7 2 5 7 3 24 Yüzde ( % ) % 0 % 29 % 8 % 21 % 29 % 13 % 100 1.3.5.6. İdari Personelin Kadın-Erkek Dağılımı Kadın Erkek Toplam Kişi Sayısı 14 10 24 Yüzde ( % ) % 58 % 42 % 100 18
1.3.6. SUNULAN HİZMETLER 1.3.6.1. Muhasebe Kesin Hesap Raporlama Birimi 2012 Faaliyetleri Banka ve Muhasebe İşlemleri 2012 mali yılı içinde toplam 16.771 adet yevmiye kaydı yapılarak muhasebe hizmetleri yerine getirilmiştir. Üniversitemiz Muhasebe Birimine ait 45096585-5001 nolu ana hesap ve buna ilşikin vadeli hesaplarımızın Bankadan alınan günlük ekstreye uygun olarak say2000i sisteminde muhasebe kayıtları oluşturulmuştur. Vadeli hesaplarımızın ve Devlet tahvillerinin aylık faiz oranlarının takip edilerek ilgili Banka yazışmaları yapılmıştır. Yönetmelikte belirtilen süreler içerisinde ay sonu kapanış işlemlerinin yapılıp Merkeze gönderilmiştir. Maliye Bakanlığı ve Sayıştay a gönderilmesi gereken Yönetim Dönemi Hesabına ilişkin belgelerin hazırlanarak istenilen süreler içerisinde ilgili Kuruma gönderilmiştir.. Üniversitemiz Kesin Hesabına ilişkin olarak çıkartılması gereken belge ve raporların kanun ve yönetmeliklere uygun olarak hazırlanmış ve ilgili Kuruma gönderilmiştir Hazineden yapılacak olan haftalık ve aylık nakit taleplerinin internet üzerinden belirtilen süreler içerisinde yapılmış ve nakit işlemlerinin takip edilmiştir.. Katkı payı gelirlerinin ilgili harcama birimlerine gelir kayıtları yapılmıştır. Üniversitemize ait gelirlerinin, gelir kayıtlarının say2000i sisteminde hesaplara alınmış, gelirlerinin takibi yapılmış ve ilgili banka raporları oluşturularak üst makama sunulmuştur.. İlgili yönetmeliklerde belirtilen esaslara uygun olarak Muhasebe Birimi yıl sonu hesap kapatma işlemlerine ilişkin gerekli kontroller yapılarak muhasebe kayıtlarının oluşturulmuştur. Personellere, harcama yetkilisi mutemetlerine, bütçe içi ve bütçe dışından yapılan tüm avanslar ve verilen krediler Say2000i sisteminden takip edilerek mahsup işlemleri yapılmıştır. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin tahsilatlarına ilişkin kayıt ve işlemler kontrol edilmiş, takipleri yapılmıştır. Üniversitemiz birimleri tarafından yapılan satınalma vb ödemeler gerçekleştirilmiştir. Üniversitemiz personeline ait maaş, ekders, sosyal yardım ödemeleri, Fazla mesai vb. gibi özlük ödemelerine ilişkin işlemler gerçekleştirilmiştir. 30 adet Personele ait icra dosyasının ve 4 adet Personele ait nafaka dosyasının Say2000i sisteminden takibi yapılmıştır. 8 adet Zonguldak Belediye Başkanlığına ait, 1 adet Kozlu Belediye Başkanlığına ait icra ve 40 adet şahıs ve şirkete ait icra dosyası takip edilmiştir. 19
2011 yılında devam eden 31 adet kişi borcu dosyası ve 2012 yılında toplam 191 adet kişi borcu dosyası açılmıştır. Bu dosyalardan 142 adeti kapatılmıştır. 2489 sayılı Kefalet Kanunu gereğince 2011 yılından devreden 44 kişi ve 2012 yılında kefalet aidatı kesilmeye başlayan 23 kişiyle beraber toplam 67 kişiden kefalet aidatları aylık olarak kesilerek kefalet sandığına gönderilmiştir. 2012 yılı içerisinde kişilerden kesilen kefalet aidatları 4 dönem olmak üzere 3 er aylık bordrolar şeklinde kefalet sandığı başkanlığına gönderilmiştir. Muhasebe birimimize ait veznede tüm nakdi işlemlere ve teminat mektuplarına ait tahsilat ve iade işlemleri gerçekleştirilmiştir. 2012 Yılı Tübitak Projeleri 2011 yılından 5 adet devam eden Tübitak projesi ve 13 adet 2012 yılı içerisinde açılan Tübitak projesi olmak üzere toplam 18 adet proje işlem görmüştür.1 adet Tübitak projesi yıl içerisinde sonuçlanmış ve kapatılmıştır. 2012 Yılı BAP Projeleri 2011 yılından 2012 yılına devreden 91 adet ( lisansüstü öğrenim ve araştırma projeleri, altyapı projeleri) proje bulunmaktadır.2012 yılı içerisinde lisansüstü öğrenim ve araştırma projeleri 75 adet, altyapı projeleri 19 adet, bağımsız araştırma projeleri 33 adet olup ayrıca yurtdışı bilimsel etkinlikleri destekleme projeleri kapsamında yurtdışı kongre desteği projeleri 54, bilimsel makale hazırlama desteği projeleri 15 adet olmak üzere toplam 196 adet BAP projesi işlem görmüştür. 2012 Yılı AB Hibe Projesi 2011 yılı içerisinde 8 adet devam eden AB projesi ve 1 adet 2012 yılı içerisinde açılan AB projesi olmak üzere toplam 9 adet proje işlem görmüştür. 2012 Yılı Farabi Projesi 2011 yılı içerisinde devam eden 2 adet Farabi ve 2012 yılı içerisinde 1 adet Farabi dosyası açılmıştır. Yıl içerisinde 1 adet Farabi değişim programıyla ilgili dosya sonuçlanmış ve kapatılmıştır. 20
Diğer Kurumlar Adına Yapılan Tahsilatlar VERGİ Gelir Vergisi : 5.889.130,14 Katma Değer Vergisi : 1.883.466,71 Damga Vergisi : 1.095.550,66 Vergi Borcu Tahsilat : 689.426,04 TOPLAM : 9.557.573,55 TL SOSYAL GÜVENLİK : Prim : 16.619.577,25 (Memur-İşçi) Prim Borcu : 119.712,26 (Mütahhitlerden Kesilen) TOPLAM : 16.739.289,51 TL KEFALET AİDATI TOPLAM : 5.722,06 TL SENDİKA AİDATI TOPLAM : 90.808,69 TL 21
1.3.6.2. Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi 2012 Faaliyetleri 3 Ocak 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Planı hazırlıkları kapsamında Stratejik Planlama Kurulu üyelerinde, okul yönetimlerinde yapılan yeni atamalar nedeniyle değişikliğe gidilmiş ve Rektörlük oluru ile iki yeni üye atanmış, bir üyenin temsil yeri değiştirilmiş ve bir üyenin de dekanlık görevinin sona ermesi dolayısıyla Kurul üyeliği sona ermiş olup bunlarla ilgili yazışmalar yapılmıştır. 5 Ocak 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Plan hazırlama çalışmalarında kullanılmak üzere, 2008 2012 tarihlerini kapsayan birinci beş yıllık Stratejik Planın değerlendirilmesi amacına yönelik bir veri şablonu hazırlanmış Üniversite birimlerine gönderilen yazı ile birimlerden bu veriler istenmiştir. 18 Ocak 2012 tarihinde, Stratejik Planlama Kurulu Tarafından taslağı oluşturulan Stratejik Hedef ve Faaliyetlerin Üniversitemiz birimleri tarafından değerlendirilmesi için tüm birimlere yazı yazılmış ve görüşleri sorulmuştur. 20 Ocak 2012 tarihinde, taslağı oluşturulan Stratejik Hedef ve Faaliyetlerle ilgili görüşlerin alınması amacıyla bir toplantı organize edilmiş ve Üniversitemizin tüm birimlerinin temsilcilerinin katılımları sağlanmıştır. 24 Ocak 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Plan hazırlığı çerçevesinde, birimlerden gelen stratejik planlar ve yapılan toplantılar neticesinde hazırlanan Stratejik Hedefler ve Faaliyetlerle ilgili taslak tablo Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının internet sayfasına konularak birimlerin stratejik planlama komisyonları tarafından incelenmesi istenmiştir. 25 Ocak 2012 tarihinde, 2013 2017 Stratejik Plan hazırlığı çerçevesinde Müdek-Fedek gibi ulusal bazlı akreditasyon kuruluşlarına başvuruların yapılması faaliyeti için çalışmaların hangi yıllar itibariyle başlatılacağı ve hangi yıllar itibariyle gerçekleştirileceği ile ilgili Mühendislik, Fen-Edebiyat ve Tıp Fakültelerinden bilgi istenmiştir. 22 Şubat 2012 tarihinde, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 41 inci maddesi uyarınca hazırlanması gereken Birim Faaliyet Raporları ile ilgili tüm harcama birimleri ve diğer birimlere yazışmalar yapılmış, raporların Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi istenmiştir. 7 Mart 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Plan Taslağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının internet sayfasına konulmuş, Üniversitemiz birimleri tarafından incelenerek varsa görüşlerinin bildirilmesi istenmiştir. 23 Mart 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Plan Taslağını görüşmek üzere Stratejik Planlama Kurulu üyeleri toplantıya çağrılmıştır. 24 Mart 2012 tarihinde, Stratejik Planlama Birimi tarafından Üniversitemiz birimleri tarafından gönderilen faaliyet raporlarının konsolide edilmesi çalışmalarına başlanmıştır. 22
26 Mart 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Plan Taslağını görüşmek üzere Stratejik Planlama Kurulu üyeleri toplantı yapmış ve taslağa son şekli verilmiştir. 28 Mart 2012 tarihinde, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 9 uncu maddesi ile Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerince hazırlanan, Üniversitemiz 2013 2017 yıllarına ait ikinci beş yıllık Stratejik Planımız değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığı Kurumsal ve Stratejik Yönetim Dairesi Başkanlığına gönderilmiştir. 16 Mayıs 2012 tarihinde, Üniversitemiz birimleri tarafından gönderilen faaliyet raporlarının konsolide edilmesi çalışmaları tamamlanmış ve Bülent Ecevit Üniversitesi 2011 İdare Faaliyet Raporu hazırlanarak 5018 sayılı yasa gereği Maliye Bakanlığına, Milli Eğitim Bakanlığına, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ve Sayıştay Başkanlığına gönderilmiş aynı zamanda Üniversitemiz internet sayfası ile Strateji geliştirme Daire Başkanlığı internet sayfasında rapor yayımlanmıştır. 17 Mayıs 2012 tarihinde, Gençlik ve Spor Bakanlığı, Spor Genel Müdürlüğü tarafından gönderilen dış paydaş anketi doldurulmak üzere Beden eğitimi ve Spor Yüksekokulu Müdürlüğüne gönderilmiştir. 28 Mayıs 2012 tarihinde, Beden eğitimi ve Spor Yüksekokulu Müdürlüğünce doldurularak birimimize gönderilen dış paydaş anketi, düzenlenerek Gençlik ve Spor Bakanlığı, Spor Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. 12 Haziran 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2014 2015 yılları Yatırım Programının hazırlanmasına esas teşkil etmek üzere çalışmalar başlatılmış ve sektörel bazda (eğitim, sağlık, spor, teknolojik araştırmalar ) yatırım tekliflerinin gönderilmesi için Yapı İşleri, İdari ve Mali İşler, Sağlık Kültür ve Spor, Kütüphane, Bilgi işlem Daire Başkanlıkları ile Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliğine, Diş Hekimliği Fakültesi Dekanlığına, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne, Bilim ve Teknoloji Uygulama ve Araştırma Merkezine yazı gönderilmiştir. 3 Temmuz 2012 tarihinde, Kocaeli Üniversitesi tarafından gönderilen dış paydaş anketi doldurularak gönderilmiştir. 10 Temmuz 2012 tarihinde Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu tarafından alınan karar ile YÖK, TÜBİTAK ve ilgili Bakanlığın desteği ile oluşturulacak olan Girişimci ve Yenilikçi Üniversite sıralaması çalışması kapsamında, Üniversitemizden istenen veriler için tüm birimlere yazı yazılarak ekte gönderilen şablonlara verilerin girilmesi ve gönderilmesi istenmiştir. 11 Temmuz 2012 tarihinde, Kalkınma Bakanlığı Sosyal Sektörler ve Koordinasyon Genel Müdürlüğü tarafından gönderilen ve Onuncu Kalkınma Planı (2014 2018) hazırlıkları kapsamında kullanılacak verilerin istendiği anketin doldurulması için gereken verilerin temini amacıyla Personel, Yapı İşleri ve Teknik, Öğrenci İşleri Daire Başkanlıkları ile Ereğli Eğitim Fakültesi Dekanlığına yazılar gönderilerek veriler istenmiştir. 23
16 Temmuz 2012 tarihinde, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından hazırlanan Girişimci ve Yenilikçi Üniversite Endeksi Veri Talebi Formları ve ilgili güvence beyanı Üniversitemiz birimlerinden alınan veriler çerçevesinde, YÖKSİS içerisinde doldurularak Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmiştir. 30 Temmuz 2012 tarihinde, Kalkınma Bakanlığı Sosyal Sektörler ve Koordinasyon Genel Müdürlüğü tarafından gönderilen ve Onuncu Kalkınma Planı (2014 2018) hazırlıkları kapsamında kullanılacak verilerin istendiği anket Üniversitemiz birimlerinden alınan veriler çerçevesinde elektronik ortamda veri girişleri yapılarak doldurulmuştur. 31 Temmuz 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2014 2015 mali yılları proje bazında yatırım ödeneği ihtiyaçları yapılan çalışmayla belirlenmiş ve Kalkınma Bakanlığına gönderilmiştir. 28 Ağustos 2012 tarihinde, Üniversitemizin 2012 yılı ilk altı aylık dönemine ilişkin bütçe uygulamaları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetleri tespit edilerek hazırlanan 2012 yılı Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanmış ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. 5 Eylül 2012 tarihinde, Düzce Üniversitesi tarafından Üniversitemize gönderilip doldurulması istenen Paydaş Analizi Anketi doldurularak gönderilmiştir. 17 Eylül 2012 tarihinde, Gençlik ve Spor Bakanlığı Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu tarafından Üniversitemize gönderilip doldurulması istenen Paydaş Görüş Anketi doldurularak gönderilmiştir. 20 Eylül 2012 tarihinde, Kalkınma Bakanlığı Yatırımlar ve Proje Analiz Dairesi Başkanlığı tarafından Üniversitemize gönderilip doldurulması istenen Kamu Kurumları İçin İzleme ve Değerlendirme Anketi doldurularak gönderilmiştir. 24 Eylül 2012 tarihinde, Üniversitemizde denetim faaliyetlerini sürdüren Sayıştay Denetçilerine sunulmak üzere 1 Ocak 2012 tarihi ile Eylül 2012 tarihleri arasındaki faaliyetlerle ilgili bilgiler harcama birimlerine yazılan yazıyla istenmiş, gelen veriler Denetçilere iletilmiştir. 4 Ekim 2012 tarihinde, Stratejik Planlama Kurulu Üyelerine yazılan yazıyla Kalkınma Bakanlığı tarafından gönderilen değerlendirme raporuna göre revize edilen Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Planı taslak metnini görüşmek üzere 05.10.2012 tarihinde yapılacak olan senato toplantısı akabinde Rektörlük toplantı salonunda hazır bulunmaları istenmiştir. 5 Ekim 2012 tarihinde, Üniversitemiz 2013 2017 Stratejik Planının hazırlanması amacıyla 18 Mayıs 2011 tarihinde Rektörlük oluru ile oluşturulan Stratejik Planlama Kurulunun, görev değişiklikleri nedeniyle ekli listede belirtilen şekilde değiştirilmesi hususu Rektör oluruna sunulmuş ve olur alınan üyelere görevlendirmeleri yazıyla bildirilmiştir. 30 Ekim 2012 tarihinde, ilgili yazı ile istenilen, Genel Sekreterliğin her yıl çıkardığı Akademik Faaliyet Raporuna esas teşkil edecek olan mali işler ile ilgili 2012 yılı Bütçe Gerçekleşmeleri ve Öğrenci Maliyetleri faaliyet bilgileri mali yıl bitiminde gönderileceğine dair yazımız Genel Sekreterliğe iletilmiştir. 24
7 Kasım 2012 tarihinde, Zonguldak Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından ilgili yazı ile istenen 2003 2012 yılları arasında açılan Üniversitemiz birimlerine ilişkin veriler ekli tabloya işlenerek gönderilmiştir. 12 Kasım 2012 tarihinde, Kalkınma Bakanlığınca gönderilen Stratejik Plan Değerlendirme Raporu uyarınca Üniversitemiz 2013 2017 yıllarına ait ikinci beş yıllık Stratejik Planımızda gerekli görülen konularla ilgili, Stratejik Planlama Kurulunca yapılan revizyonlar neticesinde son şekli verilen Stratejik Plan Rektör oluruna sunulmuştur. 19 Kasım 2012 tarihinde, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hazırlanan Üniversitemiz 2013 2017 yıllarına ait ikinci beş yıllık Stratejik Planımızın, Kalkınma Bakanlığı tarafından ilgili yazı ile gönderilen Stratejik Plan Değerlendirme Raporu uyarınca gerekli görülen konularda revizyonları yapılmış ve son şekli verilen Bülent Ecevit Üniversitesi 2013 2017 Stratejik Planı, Kalkınma Bakanlığı Kurumsal ve Stratejik Yönetim Dairesi başkanlığı ile Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. 25
1.3.6.3. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi 2012 Faaliyetleri Üniversitemiz harcama birimlerinden ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen 6 adet İhale dosyasından, 6 tanesine uygun görüş verilmiş. Üniversitemiz harcama birimlerince mali mevzuat hükümlerinde tereddüde düşülen konular için 2 adet görüş yazısı başvurusu yapılmış olup, bu yazılara gerekli cevaben görüş yazısı verilmiştir. Ayrıca Başkanlığımızca mali mevzuat hükümlerinde tereddüde düşülen konular için; Maliye Bakanlığından 1 kere görüş istemi talebinde bulunulmuştur. Üniversitemizde görev yapmakta olan personele 2012 yılında verilecek zam ve tazminatların belirlenmesine ilişkin hazırlanan cetveller ön mali kontrole tabi tutulmuştur. Üniversitemiz; harcama birimleri tarafından düzenlenen ödenek gönderme belgeleri ve Daire Başkanlığımız tarafından yapılan aktarma işlemleri sonucunda düzenlenen ödenek gönderme belgelerinin ön mali kontrol işlemi gerçekleştirilmiştir. Üniversitemiz; Personel Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilmek üzere gönderilen; kadro dağılım cetvelleri, Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği cetvellerinin ön mali kontrol işlemi gerçekleştirilmiştir. Üniversitemizde yıllık olarak çalıştırılacak sözleşmeli personeller ile yapılacak sözleşmeleri ve vize edilen cetvellerin kontrolü yapılmıştır. SGB.net sisteminin Üniversitemiz tüm harcama birimlerinde etkin kullanımını sağlamak için; Taşınır yönetim sisteminde; yetkilendirmeler, tanımlamalar ve taşınır kayıt kontrol yetkilerine bilgilendirmeler yapılmıştır. Harcama yönetim sisteminde; yetkilendirmeler, tanımlamalar, aktarmalar (haftalık) ve kullanıcılara yönelik bilgilendirmeler yapılmıştır. Personel yönetim sisteminde; yetkilendirmeler, tanımlamalar ve kullanıcılara yönelik bilgilendirmeler yapılmıştır. Üniversitemiz ile Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü arasında 10.10.2012 tarihinde imzalan protokolle KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) Modülü sistemine geçiş aşamasında; 04 Aralık 2012 tarihinde Üniversitemiz tüm Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilerine; KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) Modülü eğitim verilmiştir. Üniversitemiz tüm harcama birimlerinde mevcut bulunan taşınırlara ait detay kod açma ve tanımlamalar KBS Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) Modülünde yapılmıştır. 26
1.3.6.4. Bütçe ve Performans Programı Birimi 2012 Faaliyetleri Ayrıntılı Finansman Programının Hazırlanması Yatırım Detay Programının Konsolidasyonu Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporunun Hazırlanması Araç edinilmesi izninin alınması Temsil ve Tanıtma Giderleri izninin alınması Üçer aylık dönemler halinde Yatırım İzleme Raporlarının Hazırlanması Cari Bütçe Teklifinin hazırlanması Yatırım Bütçe Teklifinin hazırlanması Performans Programının hazırlanması Ekleme, Aktarma, Finansman Fazlası Ödenek Kaydı şeklindeki rutin işlemlerin yapılması Ödenek Gönderme İşleminin 4 dönem için gerçekleştirilmesi Öğrenci katkı paylarının takibi ve ikinci öğretim giderlerinin takibi 27
1.3.7. YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ Maliye Bakanlığı nca yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 12 inci maddesine dayanılarak Mali İşlemler Süreç Akım Şeması hazırlanmıştır. Yürütülen mali işlemlerde süreç kontrolü yapılmaktadır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Ön malî kontrol görevi strateji geliştirme birimi tarafından yürütülmektedir. Bu işlemler Maliye Bakanlığınca yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 27. maddesine dayanılarak hazırlanan BEÜ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole Tabi Mali Karar ve İşlemlere İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. Harcama birimlerinde yapılacak asgarî kontroller, strateji geliştirme birimi tarafından ön malî kontrole tabi tutulacak malî karar ve işlemlerin usul ve esasları ile ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemler Bakanlık tarafından belirlenir. Başkanlığımız, Bakanlıkça yapılacak düzenlemelere uygun olarak ön malî kontrol işlemlerini yürütür. İdarelerce yapılacak düzenlemelerde, strateji geliştirme birimlerinin ön malî kontrolüne tabi tutulacak malî karar ve işlemler riskli alanlar dikkate alınarak tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenir. Başkanlığımız görev alanları çerçevesinde, iç kontrol ve ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur ve onayını izleyen on iş günü içinde Bakanlığa bildirilir. Strateji geliştirme birimi tarafından yapılan ön malî kontrolün sonucu ilgili harcama birimine yazılı görüş vermek veya dayanak belge üzerine şerh düşülmek suretiyle bildirilir. Ön malî kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüşün ilgili malî işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesi ve bir örneğinin de ödeme emri belgesine eklenmesi zorunludur. Strateji geliştirme birimi tarafından ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği durumlarda harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibarıyla üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur. Görevi Unvanı Adı ve Soyadı Harcama Yetkilisi Daire Başkanı Hüseyin ONAN Gerçekleştirme Görevlisi Şube Müdürü Nurcan KARA Muhasebe Yetkilisi Şube Müdür Vekili Mete BAYRAKTAR Ön Mali kontrol Yetkilisi Taşınır Konsolide Yetkilisi Mali Hizmetler Uzmanı Erdal YAKUPÇEBİOĞLU 28
Hesap Kodu I. Düzey II. Düzey Ölçü Birimi Miktar 1.4. DİĞER HUSUSLAR 1.4.1. Taşınır Malzeme Listesi DAYANIKLI TAŞINIRLAR 255 Demirbaşlar Grubu 255 01 Döşeme ve Mefruşat Grubu 01 Döşeme Demirbaşları Zemin Halıları Adet 1 02 Temsil ve Tören Demirbaşları Atatürk Resmi Adet 1 04 Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Evrak Çantası Adet 1 255 02 Büro Makineleri Grubu 01 Bilgisayarlar ve Sunucular Masaüstü Bilgisayar Takımı Adet 26 Bilgisayar Kasası Adet 1 LCD Ekranlar Adet 1 LED Ekran 18,5 Adet 2 Dizüstü Bilgisayarlar Adet 6 02 Bilgisayar Çevre Birimleri Mürekkep Püskürtmeli A4 Yazıcı Adet 1 Lazer Siyah Beyaz A4 Yazıcı Adet 8 Lazer Renkli A4 Yazıcı Adet 1 Çok Fonksiyonlu Yazıcılar Adet 2 Barkod Yazıcılar Adet 1 Masaüstü Tarayıcılar Adet 1 03 Teksir ve Çoğaltma Makineleri Fotokopi Makinesi Analog (Siyah-Beyaz) Adet 1 Faxswitch Makineleri Adet 1 04 Haberleşme Cihazları Sabit Telefonlar Adet 20 Telsiz Telefonlar Adet 15 Telefon Santral Konsolları Adet 1 Dijital Set (Telefon Santrali için) Adet 1 Faks Cihazları Adet 1 05 Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları Normal Televizyon Adet 1 06 Aydınlatma Cihazları Masa Lambası Adet 1 99 Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu Hesap Makineleri Adet 30 Klima (Duvar Tipi) Adet 2 Mühürler Adet 4 29
255 03 Mobilyalar Grubu 255 03 01 Büro Mobilyaları Dosya Dolabı Ahşap Adet 62 Dosya Dolabı Çelik Adet 1 Ahşap Kütüphane Adet 1 Bilgisayar Masaları Adet 8 Masa Müdür Tipi Adet 5 Masa Memur Tipi Adet 22 Ahşap Büro Takımı Adet 1 Sekretarya Masaları Adet 1 Çalışma Koltuğu Şef Tipi Adet 27 Koltuk Makam Adet 3 Misafir Koltuğu L Tipi Adet 24 Sandalye Kumaş Kaplı Adet 11 Sehpa Küçük Adet 13 Sehpa Büyük Adet 3 Etajer Ahşap Adet 3 Panolar (Makam Arkalığı) Adet 2 Para Kasaları Adet 1 255 03 02 Misafirhane, Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar Askılık Ayaklı Adet 7 255 03 03 Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Yemek Masaları Adet 1 TOPLAM Adet 327 30