KİLİS BELEDİYESİ İç Kontrol EylEm Planı Mali (Strateji Geliştirme Birimi) 2014-2016
KİLİS BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI (2014-2016)
KİLİS BELEDİYESİ Adres : Tekye Mah. Belediye Sarayı Sok. No:2 KİLİS Telefon : 0348 813 1010 Fax : 0348 813 2517 E-mail : bilgi@kilis.bel.tr Web : www.kilis.bel.tr Dizgi-Tasarım: Musa KARA
ÜST YÖNETİCİNİN SUNUMU 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi İç Kontrol Kanunu ile ülkemizde iç kontrolün sistematik bir şekilde mali yönetim sistemine girmesi gerçekleştirilmiştir. İç kontrol kurumların hedeflerine ulaşması misyonlarını gerçekleştirmesi; bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanan süreçtir. Diğer bir ifadeyle iç kontrol, kurumun, yönetimi personeli tarafından hayata geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında misyonunu gerçekleştirmesinde makul bir günce sağlamak üzere tasarlanmış kurumun genelini etkileyen bütünleşmiş bir süreçtir. Belediyemiz 2014-2016 dönemini kapsayan İç Kontrol Eylem Planını hazırlayarak iç kontrol uyum sürecini başlatmış olup, her yıl eylem planını revize ederek uyum sürecini sürdürmeye devam edecektir. Bizler Geleceğin Kilis ini sağlam temeller üzerine kurmak, yaşanabilir, markalaşmış bir Kilis oluşturmak için yola çıktık. Bu yolda şehrin her bölgesine eşit dağılan hizmetlerle birçok yenilikler yaptık yapmaya da devam edeceğiz. Modern belediyecilik anlayışıyla kurumsal kimliğimizi daha da geliştirerek, belediye hizmetlerine ivme kazandırma, halkımızın hizmet ihtiyaçlarına cevap rebilme, mevcut kaynaklarımızı daha etkin rimli kullanmayı amaçlamış bulunmaktayız. Bu amaçlarımızı gerçekleştirmek, halkımıza en iyi hizmetleri sunmak ancak iç kontrol eylem planında yer alan eylemlerin öngörülen zamanda tamamlanması ile sağlanacaktır. İç Kontrol sistemi; öncelikle yöneticilerimiz, birim müdürlerimiz tüm personelimiz tarafından sahiplenilerek, üzerlerine düşen görevi en iyi şekilde yerine getirmesiyle başarıya ulaşacaktır. İlk adımlarını attığımız iç kontrol sisteminde kurum çalışanlarının üzerlerine düşen görevleri en iyi şekilde yerine getireceklerine inancım sonsuzdur. İç kontrol çalışmalarının sonuçlarından kurumumuz hizmet alan vatandaşlarımızın memnun kalmasını diler, eylem planının hazırlanmasında emeği geçen İç Kontrol Eylem Planı Hazırlama Grubuna tüm çalışanlarıma teşekkür ederim. Av. Hasan KARA Kilis Belediye Başkanı
6
Hesap rilebilirlik Sosyal belediyecilik Tarafsızlık şeffaflık İlkeli kararlı Tarihe doğal mirasa sahip çıkmak Hukuka uygunluk Halkın değerlerine saygılı Mesleki bilgi,uzmanlık deneyim Vatandaş odaklı Hizmette güleryüz Yenilikçi Hizmette kalite süreklilik 7
A-GİRİŞ Bilindiği üzere; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu ile kamuda mali yönetim kontrol sistemi bütünüyle değiştirilerek, uluslararası standartlara Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır. Kamu mali yönetim kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu ile ikincil mevzuatı kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını bunun bir unsuru da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçesinde iç kontrol faaliyet süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir. Kamu İç Kontrol ları; anılan Kanunun 55 inci maddesinin ikinci fıkrası İç Kontrol Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Esasların 5 inci maddesi gereği Maliye Bakanlığı tarafından Treadway Komisyonu Sponsor Örgütler Komitesi (COSO) modeli, Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol ları Rehberi Avrupa Birliği İç Kontrol ları çerçesinde belirlenmiş Kamu İç Kontrol ları Tebliği hazırlanarak, 26.12.2007 tarih 26738 sayılı Resmi gazetede yayımlanmıştır. Bahse konu tebliğde; iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı standart bir kontrol sisteminin kurulmasını uygulanmasını amaçlamaktadır. Kamu İç Kontrol ları, uluslararası standartlar iyi uygulama örnekleri çerçesinde, iç kontrolün;kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, 5 ana başlık altında toplam 18 standart bu standartlarla ilgili 79 genel şart belirlenmiş olup, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeydedir. 8
B- İÇ KONTROL NEDİR? İç kontrol kurumların hedeflerine ulaşması misyonlarını gerçekleştirmesi; bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en aza indirilmesi amacıyla uygulanan süreçtir. Diğer bir ifadeyle iç kontrol, kurumun, yönetimi personeli tarafından hayata geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında misyonunu gerçekleştirmesinde makul bir günce sağlamak üzere tasarlanmış kurumun genelini etkileyen bütünleşmiş bir süreçtir. Önceden belirlenmiş olan genel hedefler iç kontrolün kendisi tarafından gerçekleştirilemez. Etkili bir kontrol sistemi, ne kadar iyi tasavvur edilirse edilsin ne kadar iyi çalışırsa çalışsın, kurum hedeflerinin gerçekleştirilmesi ya kurumun ayakta kalması konusunda, yönetime, sadece makul günce mutlak değil sağlayabilir. Etkili bir iç kontrol sistemi, hedeflerin gerçekleşmeme ihtimalini azaltır. İç kontrol tanımında önemli olan bazı unsurlar şunlardır: - İç kontrol bir süreçtir: Bunun anlamı iç kontrolün ulaşılmaya çalışılan bir amaç olmadığıdır. İç kontrolün süreç olması, aynı zamanda bir sonuç olmadığı anlamına da gelir. Bu süreç sonuca ulaşmak için kullanılan bir araçtır. İç kontrol insanlardan etkilenir. Bu süreç sadece politika kuralları, el kitapları talimat metinleri değildir. Kurumun her seviyesinde yer alan insanlar iç kontrolün bir parçasıdır uygulanmasından sorumludur. - İç kontrol kurumun hedeflerine ulaşmasında üst yönetime idarecilere sadece makul bir günce sağlar: Kurum, hedefine doğru ilerlerken iç dış etkenlere maruz kalır. Kurumun bir parçası olan çalışanlar iç etkenlere örnek gösterilebilir. Kişilerin karakter özellikleri, ahlaki değerleri yetkinlikleri iç kontrolün etkinliği ile doğrudan ilgilidir. İç kontrol ile insanların içsel özelliklerini tamamen kontrol etmek mümkün değildir. Dış etken gösterilebilecek risklerin de ( buna ekonomik kriz örnek rilebilir) tamamen kontrol etmek imkânsızdır. Bu nedenle iç kontrol kurum için kesin bir günce değil, makul bir günce sağlar. - İç kontrol sadece finansal işlemler raporlama ile ilgili değil; yönetimi, idare süreçlerini, stratejiyi kurumun diğer faaliyet operasyonlarını kapsayan, uyum performans ölçeğinde uygulanan tüm kontrolleri ifade eder. Bu yönüyle iç kontrol sadece finansman kontrolü anlayışından çok daha geniş çerçelidir. 9
- İç kontrol kurumun doğasına ihtiyaçlarına uygun olmalıdır: Bu süreç, kurumların misyonlarını gerçekleştirmelerinin en etkili yoludur. Ancak; her kurumun iç kontrol sistemi aynı değildir. Kurumlar kontrolleri; sektöre, organizasyon yapısına, kurum kültürüne yönetim felsefesine göre farklılaşır. Tek bir model rilen iç kontrol yapısını, her kurum kendine uyarlamalıdır. Yönetim, yerleştireceği kontrollerin yapısına kendi kurumunu dikkate alarak karar rmeli uyarlama işlemini yaparken kurumun özel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmalıdır. Kamuda amaç genellikle bir hizmetin yerine getirilmesi ya kamu yararı sağlayan bir sonucun elde edilmesidir. Kamu sektöründe yönetimin sorumluluğu kaynakların kullanılması sonuçlara ulaşılmasıdır. Kurumlar hedeflerini gerçekleştirmek için iç kontrol sistemini kullanırlar. - İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır: İç kontrol sadece form, belge, el kitabı prosedür değil, bunlarla birlikte organizasyonu, personeli yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir. - İç Kontrol belli noktalarda, belli alanlarda belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. İç Kontrolle ilgi önyargılarımız; YANLIŞ DOĞRU İç kontrol güçlü politikaların prosedürlerin kurulmasıyla başlar. İç kontrol güçlü kontrol ortamıyla başlar. İç kontrol sadece mali bir konudur. İç kontrol kurumun tüm fonksiyonlarını kapsamakta kurumun her alanını ilgilendirmektedir. İç kontrol çoğunlukla varlıklar, nakit faturaları nakit ödemeleri ile ilgilidir. İç kontroller işin her yönüyle iç içedir. İç kontrol bir kere kurulan uygulanan bir sistemdir. İç kontrol yaşayan bir süreçtir. gözden geçirilmesi gerektiğinde geliştirilmesi gerekir. İç kontrolden sadece belli kişiler belli birimler sorumludur. İç kontrolden kurumda çalışan tüm personel sorumludur. 10
İç kontrol sisteminin etkili bir biçimde uygulanabilmesi için iç kontrol bir yük değil, beklenmeyen olaylar ortaya çıktığında oluşacak kayıpları önlemek fırsatları değerlendirmek ile ilgili bir araç görülmelidir. Ancak iç kontrol sisteminin doğru anlaşılması gerekmektedir; sistem kurumun ana faaliyeti değildir yönetimin fonksiyonlarını icra etmez. Öncelikle iç kontrol kurum hedeflerinin elde edilmesini destekleyip onlara ulaşmayı engelleyecek risklere karşı erken uyarı sistemi olsa da hangi hedeflerin konulacağını belirleyemez. Karar rme sürecinde, yöneticiyi doğru bilgiyle destekler, rilen kararların iletilmesini sağlar ama hangi kararların alınacağı konusunda yönetimin yerini alamaz. İç kontrol, kurumun genel hedefleri gerçekleştirebileceği konusunda makul günce elde etmek amacıyla tasarlanır. Bu yüzden etkili bir iç kontrol sürecinin ön şartı hedeflerin açık biçimde belirlenmesidir. İç kontrol sisteminin esası kontrol ortamıdır. Kontrol ortamı iç kontrolün genel kalitesi üzerinde etkili olan iklimi yaratmanın yanı sıra disiplin sağlar yapı oluşturur. Nasıl bir strateji ne tür amaçlar belirleneceği konusunda genel bir atmosfer yaratır kontrol faaliyetlerini yapılandırır. Açık hedefler oluşturmak etkili bir kontrol ortamı tesis etmek suretiyle, kurumun misyonunu hedeflerini gerçekleştirmeye çalıştığında karşı karşıya kalacağı riskleri değerlendirmek bu risklere uygun bir biçimde yanıt rmeye yönelik bir zemin oluşturur. Risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik ana strateji iç kontrol faaliyetleri aracılığıyla gerçekleştirilir. Kontrol faaliyetleri önleyici ya da ortaya çıkarıcı mahiyette olabilir. Hedefleri gerçekleştirmek bakımından iç kontrol faaliyetleri için gerekli tamamlayıcı unsur düzeltici önlemlerdir. Kontrol faaliyetlerinin düzeltici önlemlerin maliyetleri yararlarıyla orantılı olmalıdır. Bir kurumun faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi bunların kontrolü için etkili bilgi iletişim yaşamsal önem taşır. Nihayet, iç kontrol, organizasyonun karşı karşıya kaldığı risklere değişikliklere sürekli biçimde uyum gösteren dinamik bir süreç olduğundan, iç kontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklara risklere ayak uydurabilmesini sağlamak bakımından iç kontrol sistemini izlemek gerekir. 11
C- İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanununla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme uygulamalardan uluslararası örgütlerce oluşturulan standart yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması Kanun un İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. 1-Amaç: 5018 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık yükümlülüklerinin etkili, ekonomik rimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara diğer düzenlemelere uygun faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar işlemlerde usulsüzlük yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak izlemek için düzenli, zamanında günilir rapor bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması israfını önlemek kayıplara karşı korunmasını sağlamak belirlenmiştir. 2-Kapsam: İç Kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik rimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali mali olmayan bilgilerin günilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem süreçler ile iç denetimi kapsayan mali mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. 12
3-Dayanak: İç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu, İç Kontrol Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Esaslar, Strateji Geliştirme inin Çalışma Usul Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol ları Tebliği, Kamu İç Kontrol larına Uyum Eylem Planı Rehberi, Diğer mevzuat. 4- İç Kontrolün Temel İlkeleri: İç Kontrol Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Esasların 6 ncı maddesinde İç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap rebilirlik ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. 13
5-İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri: Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol ları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol ları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı standart bir kontrol sisteminin kurulmasını uygulanmasını amaçlar. 14
Kamu İç Kontrol ları özetle şu şekildedir: Kontrol Ortamı ları: Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçedir. İdarenin yöneticileri çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçesinde görev, yetki sorumlulukların uzmanlığa önem rilerek bilgili yeterli kişilere rilmesi personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı Görevler, Personelin Yeterliliği Performansı, Yetki devri, olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır. Risk Değerlendirme ları: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında performans programında belirlenen amaç hedeflerine ulaşmak için iç dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama Programlama, Risklerin Belirlenmesi Değerlendirilmesi, olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır. 15
Kontrol Faaliyetleri ları: Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama kararlardır. Her seviyede her faaliyet alanında bulunmalıdır. Kontrol Faaliyetleri bileşeni; Kontrol Stratejileri Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi Değerlendirilmesi, Hiyerarşik Kontroller, Görevler Ayrılığı, Faaliyetlerin liği, Bilgi Sistemleri Kontrolleri olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. Bilgi İletişim ları: Bilgi iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel yöneticiye belirli bir formatta ilgililerin iç kontrol diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan recek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ilgililerin iç kontrol diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde sürede iletilir. Bilgi İletişim bileşeni; Bilgi İletişim, Raporlama, Kayıt Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük Yolsuzlukların Bildirilmesi olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. 16
İzleme ları: İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi, İç Denetim olmak üzere 2 standart altında 7 genel şarttan oluşmaktadır. 6-İç Kontrol Sisteminde Yetki Sorumluluklar: İç kontrol sistemine ilişkin Belediyemizde dört aktörün görev, yetki sorumluluklarından bahsedilebilir. Üst Yönetici (Belediye Başkanı) Harcama i Strateji Geliştirme Birimi/ Mali İç Denetim Birimi Üst Yöneticiler, mali yönetim iç kontrol sisteminin; Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesi konusunda sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, strateji geliştirme / mali hizmetler birimi iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler. 17
GÖREVLİLER YETKİ VE SORUMLULUKLAR İç kontrol sisteminin kurulması gözetimi. Mesleki değerlere dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki sorumlulukların bilgili yeterli yöneticilerle personele rilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının saydamlığın sağlanmasından görev yetkileri çerçesinde sorumludurlar. İç kontrol günce beyanını her yıl düzenler idare faaliyet raporuna eklerler. Sertifikalı adaylar arasından iç denetçileri atar aynı usulle görevden alırlar. Kurumdaki iç kontrol sistem süreçlerini işlevsel açıdan denetlenmesi, Kontrol noktalarının etkinliğinin yeterliliğinin üst yöneticiye rapor edilmesi. Belirli konularda danışmanlık hizmeti rilmesi Görev yetki alanları çerçesinde, iç kontrolün işleyişinden sorumlu, Mesleki değerlere dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki sorumlulukların bilgili yeterli yöneticilerle personele rilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının saydamlığın sağlanmasından görev yetkileri çerçesinde sorumlu, İç kontrol günce beyanını her yıl düzenler birim faaliyet raporlarına eklenmesi. İç kontrol alanında üst yönetici harcama yetkililerine danışmanlık yapma bilgilendirme faaliyetinin yürütülmesi, İç kontrolün harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlamak üst yöneticinin onayına sunmak. Muhasebe hizmetlerinin yapılmasından muhasebe kayıtlarının usulüne standartlara uygun, saydam erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Üst Yönetici İç Denetçiler Harcama Yetkilisi (Birim Müdürleri) Mali (Strateji Geliştirme Birimi) Muhasebe Yetkilisi 18
7-İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol: İç kontrol asıl yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri personeli sorumludur. İç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmalarının, üst yöneticinin (Belediye Başkanının) gözetiminde, Strateji Geliştirme Biriminin teknik desteği koordinatörlüğünde, Harcama inin bizzat katılımıyla uygulamasıyla, İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle yürütülmesi gerekmektedir. Etkin Bir İç Kontrol Sistemi İşletildiğinde; - Planlama programlama faaliyetleri ile (stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu vb.) orta uzun vadeli amaç hedefler belirlenir. - Belirlenen amaçlara hedeflere ulaşmak kolaylaşır. - Amaç hedeflere ulaşılması yolunda karşılaşılması muhtemel riskler belirlenerek muhtemel risklerin ortadan kaldırılmasına ilişkin kontrol faaliyetleri önceden belirlenir. - Alınacak kontrol tedbirleri ile faaliyetlerin aksamadan yürütülmesini sağlayabiliriz. - Raporlama izleme faaliyetleri sayesinde amaç hedeflere ulaşıp ulaşamadığımızı ölçebiliriz. - Varlıkların daha etkili, ekonomik rimli kullanılmasını sağlayarak kaynak kaybı israfı önlenebilir. - Belediyemizin faaliyet alanlarında yer alan tüm iş süreçlerinin tanımlanmasını sağlayarak bu süreçlerde mevcut aksaklıların tespitini yapabiliriz. - İş süreçlerinde meydana gelebilecek aksamalar için kontrol faaliyetleri belirlenir. - Kurum içi dışı iletişim düzeyinin artırılması sağlanmış olur. - Çalışanların performansını ölçebilir, performansı yetersiz personelin performansının artırılmasına ilişkin tedbirler alınabilir ödül mekanizması çalıştırılabilir. - Yönetim Bilgi Sistemi ile karar alma süreçlerine ilişkin ihtiyaç duyulan bilgilerin, doğru, eksiksiz uygun zamanda üst yönetime ulaştırılması sağlanarak yönetimin hızlı etkili karar alması sağlanır. -Evrak kayıt doküman yönetim sistemi etkili çalışır. - Bilgi günliği ile bilgi belgelerin kaybolması tahribatı önlenir. - Hata yolsuzlukların bildirilmesine ilişkin alt yapı mekanizmaları kurulur. - Hizmet rilenlere yönelik süreçler önceden hazırlanarak, haklarından müracaat yerlerinden haberdar olmaları sağlanır. 19
D- BELEDİYEMİZ İÇ KONTROL SİSTEMİ Maliye Bakanlığınca yayınlanan Kamu İç Kontrol ları Tebliği Kamu İç Kontrol larına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda 03.09.2014 tarih 108 sayılı Başkanlık Oluru ile iç kontrol çalışmaları başlatılmış olup, İç Kontrol Şube Sorumlusu Başkan Yardımcısı M. Akif YAVUZLU, Mali Müdürü M. Sait ÖZKESİCİ Mali Uzman Yardımcısı Arzu Buse ÇIRÇIR görevlendirilmiştir. Kilis Belediyesi Kamu İç Kontrol larına Uyum Yönergesi hazırlanıp Başkanlık Oluru alınarak tüm birimlere dağıtılmıştır. İç kontrol standartlarının oluşturulması eylem planının hazırlanması için tüm birimlerden en az bir personelin bulunduğu İç Kontrol Eylem Planı Hazırlama Grubu iç kontrol çalışmalaranın izlenip değerlendirilmesi için Başkan Yardımcısı M. Akif YAVUZLU başkanlığında tüm harcama yetkililerinden oluşan İç Kontrol İzleme Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. 28.09.2014 tarihinde tüm harcama yetkililerinin İç Kontrol Eylem Planı Hazırlama Grubu nun katılımı ile İç Kontrol Eylem Planı hakkında ön bilgilendirme yapılmıştır. Eylem planı hazırlama grubu düzenli aralıklarla toplanarak iç kontrol genel şartlarına göre belediyemizin mevcut u belirleyip, şartlar için eylemler öngörmüşlerdir. Hazırlanan Kilis Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı 29.12.2014 tarih 160 sayılı Başkanlık Oluru ile yürürlüğe girmiştir. İç kontrol sisteminin yerleşebilmesi, planda öngörülen eylemlerin uygulanabilir olmasına bağlıdır. Bu nedenle Eylem Planı, uygulanabilirliği artırmak için Belediyemizin üst düzey temsilcilerinin katılımı ile hazırlanmıştır. Belediyemiz İç Kontrol larına Uyum Eylem Planında, Kamu İç Kontrol larına uyum için gerekli görülen 110 eylem Eylemlerden sorumlu birimler belirlenmiş olup, öngörülen eylemlerin gerçekleştirilmesi için bir takvime bağlanmıştır. Etkili yeterli bir iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla yerine getirilmesi gerekli görülmüş eylemlerin büyük bir kısmı yerine getirilmiştir. İç Kontrol Eylem Planı nda öngörülen faaliyetlerin sonuçları Strateji Geliştirme Birimi tarafından izlenecek değerlendirme raporu üst yöneticiye sunulacaktır. Eylem planı 2014-2016 dönemini kapsayacak şekilde Kilis Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı hazırlanmıştır. 20
İç kontrol, yönetimin ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesine, yöneticinin kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha günle almasına, yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı hesap rebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır. Çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde yerine getirmelerini sağlar. İç kontrolün öngörülen faydaları sağlayabilmesi, kurumun üst yöneticisi ile yöneticilerinin iç kontrol sisteminin kurulmasına yeterli önemi rmelerine, iç kontrol sistemini düzenli gözden geçirmelerine güncellemelerine bağlıdır. Bu plan üst yönetici yöneticiler için iç kontrol sisteminin Belediyemizde yerleştirilmesine yönelik gerekli mekanizmaları oluşturmayı amaçlamaktadır. Eylem planında sırasıyla Bileşen, Genel Şart başlıkları yer aldıktan sonra başlığı altında o genel şarta ilişkin Belediyemizin şu anki a ilişkin değerlendirmeler yer almaktadır. Daha sonra gelen Öngörülen Eylemler başlığı altında genel şartın tam sağlanması için belirlenen eylemler yer almaktadır. Öngörülen eylem var ise Eylem Numarasına göre sıralanan tablolarla gösterilmekte bu tablolarda Eylem Kod No, Eylem, Sorumlu Birim/ Çalışma Grubu Üyeleri, Yapılacak Birim, Çıktı/Sonuç Tamamlanma Tarihi bilgileri öngörülen bir eylem varsa nedenin eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedenin açıklandığı yer almaktadır. Eylem planında öngörülmüş olan eylemlerin Tamamlanma Tarihi bölümünde belirtilmiş olan tarihte tamamlanacak şekilde planlanarak gerçekleştirilmesi Eylem Planının başarıya ulaşması açısından büyük önem arz etmektedir. 21
İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI 22
23
KOS1 Kod No KOS 1.1 Etik Değerler Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç Kontrol Standardı Genel Şartı İç kontrol sistemi işleyişi yönetici personel tarafından sahiplenilmeli desteklenmelidir. İç kontrol sistemi işleyişi kurumumuz üst yönetimi tarafından sahiplenilmiş olup üst yönetim tarafından onaylandıktan sonra yönetim kadrosunda çalışanlar tüm personelimiz tarafından eylemler gerçekleştirilecektir. İç Kontrol Eylem Planı Bilgilendirme toplantısı 08/11/2014 tarihinde tüm birimlerin katılımıyla yapılmıştır. Eylem Kod No Öngörülen Eylem ya Eylemler 1.1.1 İç kontrol sistemi işleyişi hakkında personele her yıl eğitim rilecektir. 1.1.2 İç kontrol konusunda hazırlanan eylem planı hakkında üst yönetime bilgi rilecek.iç Kontrol Eylem Planı tüm birimlere tüm personele duyurulacaktır. 1.1.3 İç kontrol sistemi işleyişle ilgili düzenleyici eğitim, seminer, el kitabı, değerlendirme anketleri web sitesinden bilgi rilmesi sağlanacaktır. 1.1.4 İç kontrol sistemi işleyişinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi desteklenmesi için her yıl iç kontrol değerlendirme raporu tüm birimlerin katılımıyla ortak hazırlanacaktır. Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri Mali Mali Mali -Üst Yönetim - Mali - Harcama Yetkilileri Yapılacak Birim Basın Yayın Halkla İlişkiler Birimi Çıktı/Sonuç -Bilgilendirme toplantıları -Eğitim programı -slayt broşür v.s. -İç Kontrol Eylem Planı -İnternet Yayını - Bilgilendirme Eğitim -Memnuniyet Oranları Anketi -Bilgilendirme değerlendirme raporları Tamamlanma Tarihi 30.04.2015 26.12.2014 31.12.2014 Mevcut genel şartı tam karşılayabilmesi için öngörülen eylemlerin yerine getirilmesi s ağlanacaktır. 24
Kod No KOS 1.2 KOS 1.3 İç Kontrol Standardı Genel Şartı İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanması konusundaki çalışmaların gerekli süreçlerin b elirlenmesini takip edilmesini yönelik bir tutum içerisindedir. Etik kurallar bilinmeli tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik kurul komisyonu üyeleri 09.05.2014 tarihinde yeniden belirlenmiştir. Etik değerler yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesi için harcama birimi yetkililerine eğitim rilmiştir. Etik kurallar personele tebliğ edilip imzalatılmıştır. Eylem Kod No 1.2.1 1.3.1 1.3.2 Öngörülen Eylem ya Eylemler Yöneticilerin, idare personeli ile iç kontrol sistemi uygulamalarını paylaşma değerlendirme toplantıları yapması, anket çalışmaları ile farkındalığın değerlendirilmesi sonucunun sorumlu birime iletilmesi sağlanacaktır. Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç -Toplantı tutanakları -Toplantı Değerlendirme Raporları Tamamlanma Tarihi İlk Kontrol 30.04.2015 () -Üst Yönetim -Harcama Yetkilileri Etik değerler yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar yapılacaktır. (yazı, broşür afiş) İnsan Kaynakları Eğitim Kamu görevlileri etik sözleşmesi 30.05.2015 Hizmet içi eğitim programlarında etik kanunu etik değerlere yer rilecektir. İnsan Kaynakları Eğitim Etik kurallar Mevcut genel şartı tam karşılayabilmesi için öngörülen eylemin yerine getirilmesi sağlanacaktır. Mevcut genel şartı tam karşılayabilmesi için öngörülen eylemlerin yerine getirilmesi sağlanacaktır. 25
Kod No İç Kontrol Standardı Genel Şartı Eylem Kod No Öngörülen Eylem ya Eylemler Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç Tamamlanma Tarihi -Raporlar KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık hesap rebilirlik sağlanmalıdır. Belediyemiz faaliyetlerinde dürüstlük, saydamlık şeffaflık hesap rebilirlik sağlanmıştır. Stratejik plan, faaliyet raporu, performans programı, bütçe, mali durum diğer raporlar Belediyemiz web sayfasından düzenli yayınlanmaktadır. 1.4.1 Birim yöneticileri faaliyet raporlarını şeffaf sağlıklı gösteren birim işlem yönergesi hazırlayacaktır kurum web sitesinden yayınlanacaktır. 1.4.2 Stratejik Plan, Faaliyet Raporu Performans Programlarına kamu kurum kuruluşları, kurumiçi birimler vatandaşlar tarafından erişebilirliğin arttırılması sağlanacaktır. - Birim işlem yönergesi 01.01.2015 31.12.2015 - Web sitesi -Stratejik Plan - Performans yeterli günce yönelik eylemler öngörülmüştür 31.12.2014 programı -Faaliyet Raporları 26
Kod No KOS 1.5 İç Kontrol Standardı Genel Şartı İdarenin personeline hizmet rilenlere adil eşit davranılmalıdır. Kurum personele hizmet rilenlere adil eşit davranılmaktadır. Hizmet rilenler açısından AKMASA- BİMER - ANKET aracılığıyla şikayetler ilgili birimlere gönderilerek sonuçları yazılı ya sözlü değerlendirilerek geri dönüş yapılmaktadır. 2014 yılı için vatandaşlarla anket yapılmış olup araştırma raporları üst yönetici birim müdürlerine bildirilmiştir. Personel için şikayet takip sistemi yoktur. Eylem Kod No 1.5.1 1.5.2 Öngörülen Eylem ya Eylemler Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri İdarenin personeline hizmet rilenlere adil eşit davranılıp davranılmadığı hususunda Belediye içi belediye dışı memnuniyet anketleri yapılacaktır. -Yazı İşleri - İnsan Kaynakları Eğitim - Kültür Sosyal İşler Hizmet içi eğitim programlarında hizmet rilenlere adil eşit davranılması konusu sürekli gözetilecek gerek kurum içi gerekse kurum dışında yazılı yada sözlü şikayet önerilerin değerlendirilmesine çalışılıcaktır. İnsan Kaynakları Eğitim Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç Tamamlanma Tarihi Hizmet değerlendirme anketi 30.06.2015 yeterli günce yönelik eylemler Eğitim programı 27