Doküman Adı: TÜRKAK PERSONELİNİN EĞİTİM İHTİYACININ BELİRLENMESİ TALİMATI Doküman No.: T601-02 Revizyon No: 02 5 2 Yetki ve sorumluluklarda düzenlemeler yapıldı. 2 2 Tanımlar çıkarılarak T501-04 Talimatına atıf yapıldı 5 1 Arşiv ve Kayıtlar bölümü yeniden düzenlenmiştir. 2 1 Teknik Sorumlu tanımı yeniden düzenlenmiştir. 2 1 Uygulama Bölümüne iki paragraf eklenmiştir. Sayfa No Rev. Revizyon Nedeni İsim İmza Yürürlük Tarihi Hazırlayan A.BIYIKOĞLU Kontrol E.SEZER 27.01.2005 Onay A.BAŞTÜRK Türk Akreditasyon Kurumu
Sayfa 2 / 5 1 AMAÇ Bu talimatın amacı, TÜRKAK personelinin görevlerini baz alarak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi için uygulanan yöntemi açıklamaktır. 2 KAPSAM Kurum Personelinin görevlerinin gerektirdiği nitelikler doğrultusunda, sahip olması gereken asgari eğitimlerin belirlenmesini kapsar. 3 TANIMLAR Bu talimat ile ilgili tanımlar T501-04 TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatında verilmiştir. 4 İLGİLİ DOKÜMANLAR (F601-002) Personel Eğitim Talep Formu (F601-004) Personel Eğitim Kartı 5 UYGULAMA Başkanlıklar ve Birim Müdürlüklerinde çalışanların, yaptığı görevlerin tanımı ve görevlerin gerektirdiği nitelikler belirlenerek, personelin alması gereken eğitimler belirlenir. Başkanlık çalışanları, icra ettiği görevlerin süreçlerinin aynı olması sebebiyle tek bir birim olarak düşünülmüş ve Teknik Sorumlu statüsüyle değerlendirilmiştir. Eğitim ve Tanıtım Müdürlüğü tarafından, Birim Başkanlıkları ve Birim Müdürlükleri bazında eğitim ihtiyacı şu şekilde belirlenir; Birimde çalışan personelin nitelikleri ile ilgili bilgiler ile alması gereken eğitimler (F601-004) nolu forma işlenir. Ayrıca her yıl sonunda Birimlerce doldurulan (F601-002) formu ile personelin eğitim ihtiyacı belirlenir. Personelin aldığı eğitimlerin Kuruma olan katkısı personelin yaptığı işteki verimine bağlı olarak amirleri tarafından değerlendirilir. TÜRKAK Personelinin kurum dışı eğitimlere ve Hizmetiçi eğitimlere katılması durumunda TÜRKAK Bilgi sistemine bu kayıtlar işlenmekte ve personelin aldığı eğitimlerin raporlanması ile alması gereken eğitimler karşılaştırılırak kayıtları güncellenmektedir. Akreditasyon denetimlerinde Teknik Sorumlu olarak görev yapan personelin baş denetçi tarafından değerlendirilmesi, teknik personelin eğitim ihtiyacını belirlemede önemli bir veridir.
Sayfa 3 / 5 Birim başkanı bu verileri göz önüne alarak herhangi bir eğitim ihtiyacı olup olmadığını belirler ve Eğitim ve Tanıtım Müdürlüğüne (F601-002) Formu ile bildirir. TÜRKAK Personel Yönetmeliğinde yer alan asgari kriterlere ek olarak personelin yaptığı işin tanımı ve gerekli nitelikler aşağıda yer almaktadır. Tüm TÜRKAK Personelinin bilmesi gereken Konular 1. Genel Kalite Bilgisi 2. ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi Bilgisi 3. Akreditasyon Standardları Genel Bilgisi 4. ISO/IEC 17011 Standardı Bilgisi 5. TÜRKAK Kalite Yönetim Sistemi Bilgisi 6. Bilgisayar eğitimi Teknik Sorumlu Yapılan Faaliyetin/Görevin Tanımı: Akreditasyon Başkanlığına gelen Akreditasyon başvurularının; başvurunun alınmasından, akreditasyon kararının çıkmasına kadar geçen süreci işletmek ve gerekli kaynakları sağlayarak denetimin gerçekleştirilmesini sağlamak. Akreditasyon kapsamına uygun Denetçi ve Teknik Uzmanları tespit edip görevlendirmek. Akreditasyon denetimlerinde görevlendirmek üzere Denetçi ve Teknik Uzman havuzu ile ilgili ihtiyacı belirlemek. Başvuruyu doküman bazında inceleyerek uygunsuzlukları tespit etmek. Akreditasyon gözetim denetimlerini planlamak ve denetimi organize etmek. Sektorel Teknik komitelerin oluşturulması ve bu komitelerin çalışmalarının organizasyonu sağlamak. Yeni akreditasyon alanlarını takip ederek, araştırmalar yapmak. Üst yönetimin vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Gerekli Teknik Bilgiler: Teknik Sorumlular, TS EN ISO/IEC 17025, TS EN 45011, TS EN 45004, TS EN 45012, ISO Guide 66, ISO/IEC 17024 Standardını anlama ve yorumlama yeterliliğine sahip olmalıdır. Aynı zamanda Standardın bazı özel maddeleri hakkında uzmanlaşmalıdır. Örneğin: Ölçüm belirsizliği, geçerli kılma, doğrulama vb. Akreditasyon kapsamlarında çıkan EA Rehberleri veya diğer rehber dokümanları takip etmelidir. Onaylanmış Kuruluşların değerlendirilmesine yönelik süreci işletme bilgisi ile CE İşaretlemesine yönelik AB Direktifleri hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Yeni akeditasyon alanları ile ilgili gelişmeleri yakından takip etmelidir.
Sayfa 4 / 5 Eğitim-Tanıtım,Personel-İdari Mali İşler, Uluslararasi İlişkiler, Bilgi İşlem Müdürlüğü Personeli Eğitim ve Tanıtım Müdürlüğü Yapılan Faaliyetin/Görevin Tanımı: Kurum dışı, hizmetiçi, denetçi ve eğitmenlerin eğitimlerini planlamak ve gerçekleştirmek. Kurumun tanıtılması amacıyla broşür, bülten ve makale yayınlamak, seminerlere ve fuarlara katılmak. Birime gelen eğitim taleplerinin alınmasından, eğitimin gerçekleştirilmesine kadar geçen süreci işletmek ve gerekli kaynakları sağlayarak eğitimin organizasyonunu sağlamak. Akreditasyon kapsamına uygun Denetçi ve Teknik Uzman başvurularını kabul ederek, uygun görülen Denetçi/T.Uzman adaylarının eğitimlerini organize etmek.kurumun düzenlediği eğitimlerde Kurum adına Eğitim verecek Eğitmenler ile ilgili işlemleri yürütmek. Üst yönetimin vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi için araştırma, inceleme ve görüşmeler yoluyla bilgi toplanmasını sağlayarak gerekli organizasyonu yapabilme yeteneğine sahip olmak. Kurum dışından gelen akreditasyon bilgilendirme talebine makale, sunum, fuar, seminer vb. yollarla cevap verebilecek düzeyde ilgili standardlara ve kurum işleyişine hakim olmak. Personel İdari ve Mali İşler Müdürlüğü Yapılan Faaliyetin/Görevin Tanımı: Kurumun idari bütçe çalışmaları için gerekli muhasebe bilgilerini ve masraf standartlarını hazırlatmak, bu amaçla gider merkezleri ve gider çeşitleri için periyodik hesapların tutulmasını, ayrıca bütçe ile fiili gelir ve giderlerin karşılaştırılmasına olanak verecek kayıtların tutularak, raporların hazırlanmasını sağlamak. Kuruma ait evrak akışının ve haberleşme hizmetlerinin zamanında ve hatasız bir şekilde yapılmasını sağlamak. Kurumun ihtiyacı olan her türlü malzeme, demirbaş, yerinde hizmet, dışarıdan sağlanan hizmetlerin alımını sağlamak. Kurum personelinin maaş, yolluk ve avans ödemelerinin tahakkuk ettirilmesi ve ödenmesi, idari işlerle ilgili her türlü ödemenin yapılması, bankalar ile yazışmalar, hesap açma-kapama, havale ve ödeme emri, çek düzenleme ve kontrol işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Alınması gerekli malzeme için gerekli sözleşmeleri hazırlamak, tanzim edilen tutanak ve sözleşmelerin kanuni mükellefiyetlerini yerine getirebilme becerisi. Kurumun idari bütçe çalışmaları için gerekli muhasebe bilgilerini tutabilecek düzeyde muhasebe bilgisine sahip olmak. Bordro programını kullanabilecek ve görevin gerektirdiği işleri yapabilecek düzeyde bilgisayar bilgisine sahip olmak. Bilgi İşlem Müdürlüğü Yapılan Faaliyetin/Görevin Tanımı: Kurumun çalışmalarının gerektirdiği konularda bilgisayar programları hazırlatmak ve uyarlama çalışmaları yapmak. İlgili yazılım paketlerini belirlemek,
Sayfa 5 / 5 alınmalarını önererek çalışmalarda kullanılmalarını sağlamak. Kurumun çeşitli birimleri ile koordinasyon içinde çalışarak bir bilgisayar ağı oluşturmak, bu iş için gerekli tasarım çalışmalarını yürütmek. Bilgisayar sisteminde kullanılan malzemeleri belirlemek, alınmasını önermek ve stoklanmasını sağlamak. Programcılık bilgisi, veri tabanı oluşturabilme ve işletebilme bilgisi, enformasyon güvenliğini sağlayabilme bilgisi. Kurumun web sayfasını tasarlayabilme, intranet sistemini işletebilme bilgisi, network sistemini kurma ve işletme bilgisi. Uluslararası ilişkiler Müdürlüğü Yapılan Faaliyetin/Görevin Tanımı: Üniversiteler, eğitim kuruluşları ve ortak araştırma grupları ile ilişkiye geçilmesi, yürütülen çalışmalara Kurumun katılımı amacıyla gerekli bilgilerin toplanması ve ilgili bölümlere aktarılmasını sağlamak. EA nın ve diğer uluslararası akreditasyon kuruluşlarının toplantılarında Kurumun temsil edilmesini ve alınan kararlar, sonuçlar, izleme çalışmaları ve değerlendirmeler konusunda bilgi aktarımında bulunulmasını sağlamak. Uluslar arası kuruluşlarla bağlantılı toplantılara Kurumun katılımı için gerekli ön girişimlerde bulunulmasını sağlamak. Kalite, standartlar ve Avrupa Birliği ile ilgili konularda bilgi birikimine sahip olunması. Uluslararası kuruluşlarla kurum adına yazışma yapacak kabiliyete sahip olmak. 6. YETKİ VE SORUMLULUKLAR Kısaltmalar: 3 Eğitimlerin gerçekleştirilmesi K U U B K: Karar, GS: Genel Sekreterlik U: Uygulama, ETMM: Eğitim ve Tanıtım Müdürü İ: İşbirliği, ES: Eğitim Sorumlusu B: Bilgi. TTBA: Tüm TÜRKAK Birim Amirleri 7. ARŞİV VE KAYITLAR FAALİYETLER TÜRKAK ın personel eğitimi ile ilgili kayıtlar F502-001 formuna göre tutulur ve saklanır. GS ETM M 1 Birimde çalışan personelin nitelikleri ile ilgili B U İ bilgilerin işlenmesi 2 Personelin alması gereken eğitimlerin belirlenmesi K U U İ ES TTBA