1. AMAÇ:Bu prosedürün amacı, Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü 'nün Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanların hazırlanması, kontrol edilmesi, onaylanması, yayımlanması, dağıtımı, gözden geçirilmesi, revizyonu ve iptal işlemleri ile dış kaynaklı dokümanların takip işlemlerinin yürütülmesindeki yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. TANIMLAR VE KISALTMALAR Orijinal Doküman: Müsteşarlık Makamının e_posta ile onayladığı dokümanlardır. Bakanlık Kalite Koordinatöründe elektronik ortamda bulunur. Güncel Doküman: Bakanlık Doküman Yönetim Portalında yayınlanan dokümanlardır. Dış Kaynaklı Doküman: İl Müdürlüklerinin uymakla yükümlü olduğu kurum haricinde oluşturulup kullanılan, kanunlar, mevzuatlar, yönetmelikler, yönergeler vb. dokümanlardır. Kalite Yönetim Sistemi Ekibi: İl Müdürü tarafından atanan Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Koordinatörü ve Kalite Yönetim Birim Sorumlularıdır. Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları: Kurum bünyesinde Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulması ve uygulanması için kullanılan tüm dokümanlardır. 3. KAPSAM VE SORUMLULUKLAR: Bu prosedür Kalite Yönetim Sistemi nde kullanılmakta olan dokümanları kapsar. Bu prosedürün uygulanmasından Bakanlık ve İl Müdürlüğü bünyesinde görev alan Kalite Yönetim Sistemi Ekipleri sorumludur. 4. UYGULAMA 4.1. Genel 4.1.1. Bakanlık tarafından temin edilen Doküman Yönetim Portalında tanımlanmayan ve portal dışında her ne sebeple olursa olsun tüm dokümanlar geçersiz olup Kalite Yönetim Sistemi kapsamında kullanılamaz. 4.2. Doküman İhtiyacının Tespiti 4.2.1. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında; Uygulamadaki değişiklikler, Yeni uygulamaların yürürlüğe girmesi, uygulamaların yürürlükten kaldırılması, Personel, ortam ve diğer kaynaklarda meydana gelen değişiklikler, Teknolojik değişiklikler, Yasal ve diğer şartlarda ortaya çıkan değişiklikler. gereği yeni doküman hazırlama veya mevcut dokümanlarda revizyon ihtiyacı ortaya çıktığı durumlarda çalışanlar tarafından İl Müdürlülerinde Kalite Yönetim Koordinatörüne e_posta veya diğer iletişim araçları ile bildirim yapılabilir. Kalite Yönetim Koordinatörü bildirimi ilgili şubeler ile görüşerek talebi uygun görür ise Bakanlık Kalite Koordinatörlüğüne iletilmek üzere Kalite Yönetim Temsilcisine iletir. KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 1 / 7
KYS Dokümanlarının Hazırlanması, Kontrolü ve Onaylanması 4.2.2. İl Müdürlüklerinde Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulması ve uygulanması için gerekli olan dokümanların tamamı Bakanlık Kalite Yönetim Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Hazırlanan dokümanlar Müsteşarlık Makamının onayına sunulur. 4.2.3. Kalite Yönetim Sisteminin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, tüm dokümanlarda olabilecek revizyonlar ve redaksiyonel tadillerin onayı Bakanlık Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından e-posta ile yapılır. 4.3. KYS Dokümanlarının Kodlanması 4.3.1. Birimlerin Kodlanması Birimlere ait Prosedürler, Talimatlar, Görev Tanımları, İşlemler, Formlar, Planlar, Listeler ve Süreç Kartlarının kodlanmasında kullanılan birimleri tanımlayan kısaltmalar aşağıda belirtilmiştir: S.No Birim Adı *Kodu 1. Yapım Şube Müdürü YP 2. Proje Şube Müdürü PRO 3. Çevre Yönetimi ve Denetimi Şube Müdürü ÇYD 4. Çevre İzinleri Şube Müdürü Çİ 5. Çevresel Etki Değerlendirme Şube Müdürü ÇED 6. Yapı Malzemeleri Şube Müdürü YM 7. İmar ve Planlama Şube Müdürü İMP 8. Yapı Denetim Şube Müdürü YD 9. Tabiat Varlıklarını Koruma Şube Müdürü TVK 10. Altyapı ve Kentsel Dön. Hiz. Şube Müdürü AKD 11. Kooperatif Şube Müdürü KOOP 12. Bilgi Teknolojileri, İnsan Kaynakları Des. Hiz. Şube Müdürü BİD 13. Kalite Yönetim Sistemi KYS *Yukarıda yazılı olan Şube kodlamaları teşkilatlanma yapısında Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından, yapılabilecek olan güncellemelere ve İl in durumuna göre değişiklik gösterebilmektedir. Örneğin bazı illerde Çevre Etkileri Değerlendirme Şubesi ile Çevre İzinleri Şubesi tek bir şube adı altında faaliyet göstermektedir. Bu durumda Kalite Yönetim Sistemi içerisinde ilgili şubeler için doküman kodları değiştirilmez. Yukarıda tanımlanan şekilde yapılanmaları olan illerde, birleşmiş olan şubeler için ilgili Şube Müdürü her iki şube için tanımlanmış dokümanların içeriğinden ve uygulamalarından sorumlu tutulmuştur. İl yapılanması içerisinde faaliyeti olmayan bir şube mevcut ise örneğin TVK doküman portalı üzerinden TVK ile ilgili yayımlanan dokümanlar o ilde dikkate alınmaz. KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 2 / 7
4.3.2. Süreçlerin Kodlanması ve süreç iş akışlarının kodlanması Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan süreçler ve işlemler(iş akışları) aşağıdaki gibi kodlanır. SR Sürecin-İş akışının Numarası Süreç iş akışı olduğunu belirtir İ İşlemin-İş akışının Numarası İşlemin alt işlem basamağı olduğunu belirtir 4.3.3. Prosedürlerin Kodlanması Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan prosedürler aşağıdaki gibi kodlanır. PR Prosedürün Numarası Prosedür olduğunu belirtir 4.3.4. Görev Tanımlarının Kodlanması Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan görev tanımı aşağıdaki gibi kodlanır. GT Görev Tanımının Numarası Görev Tanımı olduğunu belirtir 4.3.5. Talimatların Kodlanması Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan talimatlar aşağıdaki gibi kodlanır. TL Talimat Numarası Talimat olduğunu belirtir KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 3 / 7
4.3.6. Formların Kodlanması Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan formlar aşağıdaki gibi kodlanır. FRM Form Numarası Form olduğunu belirtir 4.3.7. Planlar Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan planlar aşağıdaki gibi kodlanır. PL Planın Doküman Numarası Plan olduğunu belirtir 4.3.8. Listeler Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan listeler aşağıdaki gibi kodlanır. LS Listenin Doküman Numarası Liste olduğunu belirtir 4.4. Üst Bilgi Yazılım portalına dokümanlar eklenirken üst bilgide; Bakanlık logosu ve dokümanın adı yer alır. 4.5. Alt Bilgi Alt bilgide; doküman kodu, revizyon durumu ve tarihi, yürürlük tarihi ve sayfa no yer alır. (Örnek; KYS-TL- 103 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 -Sayfa 4 / 1 ) 4.6. Kalite Yönetim Sistemi Doküman İçeriği Prosedür ve Talimatlarda olması gereken başlıklar ve genel format aşağıda açıklandığı gibidir: 1. AMAÇ Dokümanın oluşturulma amacının belirtildiği bölümdür. 2. TANIMLAR VE KISALTMALAR Dokümanda geçen ve Dokümanın doğru anlaşılabilmesi için tanımlanmasında yarar görülen terim ve kısaltmaların açıklandığı bölümdür. 3. KAPSAM VE SORUMLULUKLAR Dokümanın uygulama alanı ve Dokümanı yürütmekten sorumlu olanların belirtildiği ve sorumlulukların açıklandığı bölümdür. 4. UYGULAMA Dokümanın işleyişinin açıklandığı bölümdür. Kim, ne, nerede, nasıl, neyle, ne zaman sorularının cevaplarının olmasına özen gösterilir. KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 4 / 7
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Dokümanın uygulaması aşamasında uygulama bölümünde belirtilen işlerin yapılması için gerekli olan dokümanların belirtildiği bölümdür. YAZI BİÇİMİ ŞARTLARI "Calibri" - gövde - 11 punto - 1 satır. Paragraf başı: 0. 4.7. Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarının Yayımlanması 4.7.1. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılacak dokümanları tüm İl Müdürlüklerine Bakanlık Doküman Yönetim Portalı üzerinden yayımlanır. 4.7.2. Yayımlanan dokümanlar hakkında İl Müdürlüklerine bakanlikkalite@cbs.gov.tr adresi üzerinden e_posta ile bilgilendirme Bakanlık Kalite Yönetim Koordinatörü tarafından yapılır. 4.7.3. Portalda yer alan dokümanlar bütün birim çalışanlarının görmesine açıktır, değişiklik yapma ve silinmesine karşı kapalıdır. 4.7.4. Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarına birimlerin erişiminden Kalite Yönetim Temsilcisi ve Kalite Yönetim Koordinatörü sorumludur. 4.8. Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarının Revizyonu 4.8.1. İl Müdürlüklerinden gelen revizyon talepleri Bakanlık Kalite Yönetim Koordinatörlüğü değerlendirilerek, revizyon gerekçeleri hakkında uygun görülen diğer İl Müdürlüklerinden görüş alınır. 4.8.2. Alınan görüşler neticesinde revizyon talebi uygun görülür ise ilgili doküman revize edilir. İlgili dokümanda revize edilen bölümler izlenebilirlik açısından İTALİK olarak yazılır. Böylelikle personel revize edilen alan hakkında daha net bilgi sahibi olur. 4.8.3. Revizyon numarası bir basamak artırılır. Dokümanın revizyon numarası 00 iken 01 olarak değiştirilir. Revize edilen dokümanlar 4.7. maddesinde anlatıldığı gibi onaylanarak Doküman Yönetim Portalına Bakanlık Kalite Yönetim Koordinatörü tarafından eklenir. Yapılan revizyon değişiklikleri Bakanlık Kalite Yönetim Koordinatörlüğü tarafından Güncel Doküman Listesi ne kaydedilir. 4.8.4. Kalite Yönetim Sistemi içerisinde tanımlanan tüm dokümanlar ile ilgili revizyonun numarası, revizyonun hangi sayfa(lar)da yapıldığı, revizyon gerekçesi ve tarihi hakkında bilgilere Doküman Yönetim Portalı üzerinden erişilebilir. Doküman Yönetim Portalı üzerinde yer alan ve kullanıcıların eriştiği tüm dokümanlar en son güncel dokümanlardır. Dokümanlar üzerinde yapılan her güncelleme bilgisine ilgili personel Doküman Yönetim Portalında bulunan Güncel Doküman Listesi üzerinden erişerek yapılan değişiklikleri görebilir. 4.9. Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarının Yürürlükten Kaldırılması 4.9.1. İl Müdürlüklerinden gelen talepler doğrultusunda, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında uygulamada kullanılan dokümanların yürürlükten kaldırılmasına karar verilmiş ise Kalite Yönetim Koordinatörü tarafından uygun görüşler alınarak Bakanlık Kalite Yönetim Temsilcisi onayına sunulur. Uygun görülür ise Doküman Yönetim Portalından ilgili doküman kaldırılarak Güncel Doküman Listesi revize edilir. KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 5 / 7
4.9.2. İptal edilen Kalite Yönetim Sistemi dokümanları, portal ortamından güncel dokümanların içerisinden kaldırılır. İptal edilen doküman hakkında bilgi Bakanlık Kalite Koordinatörü tarafından İl Müdürlükleri Kalite Yönetim Ekiplerine bakanlikkalite@cbs.gov.tr adresi üzerinden bildirilir. İptal edilen dokümanlar Doküman Yönetim Portalı Portal /İptal Edilen Dokümanlar menüsünde üç ay süre ile bulundurulur. Daha Sonra Kayıtların kontrolü Prosedürüne Bakanlık Kalite Koordinatörü tarafından muhafaza edilir. 4.9.3. İptal edilen dokümanın, kod numarasının kalite yönetim sistemi içerisinde yer alan dokümanlarda bir daha kullanılmasına müsaade edilmez. 4.10. Dış Kaynaklı Dokümanlar 4.10.1. İl Müdürlüklerinde Kalite Yönetim Sistemini etkileyen standart, hukuki dokümanlar, tabi olunan yasal mevzuat dokümanları, referans olarak kullanılan yayınlar Dış Kaynaklı Dokümanlar olarak tanımlanır. 4.10.2. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında kullanılan dış kaynaklı dokümanların her birime göre listesi T.C. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı web sayfasında, İl Müdürlükleri web sayfalarında ve www.mevuzat.gov.tr adreslerinde bulunmaktadır. 4.10.3. Değişen dokümanlar bakanlık sayfasında bildirilmekte ve İl Müdürlüğümüz tarafından takip edilmektedir. 4.10.4. TS Standartları ilgili birim sorumluları tarafından www.tse.org sitesi üzerinden takip edilir. 4.10.5. İl Müdürlüğü hizmetlerinin sunumu esnasında kullanılması zorunlu olan mevzuat, standart v.b. dış kaynaklı dokümanların tamamı Şube Müdürleri ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Dış Kaynaklı Doküman Listesi ne kaydedilir. 4.10.6. Dış Kaynaklı Doküman Listesi ne kaydedilen dokümanların güncelliği ilgili Şube Müdürleri ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir. Dış Kaynaklı Doküman Listesi nde yapılacak her türlü revizyon işlemi Kalite Yönetim Koordinatörü tarafından gerçekleştirilir. KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 6 / 7
4.11. Proses Akış Şemalarında Gösterilen Sembol Tanımları; Proses Başlangıcı ve Sonu Proses Adımları Etkileştiği Proses Adımları Proses İşlem Esnasında Kullanılan Doküman Proses İşlem Esnasında Kullanılan Doküman ve ekleri Proses İşlem Yönü Sorgulama ve Karar Verme- Evet/Hayır Faaliyet Bağlama Yönlendirme (Başka bir yerde açıklamak gerekiyorsa) A B C 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR KYS-PR-102 Kayıtların Kontrolü Prosedürü KYS-PR -104 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü KYS-LS-101 Dışkaynaklı Doküman Listesi KYS-LS-107 Güncel Doküman Listesi KYS-PR- 101 Rev. 00/- Yür. Tarihi: 23/02/2015 Sayfa 7 / 7