PROJE YÖNETİM TEKNİKLERİ
PROJE PLANLARININ HAZIRLANMASI Bir projenin başarısı; onu planlarken harcanan çaba, gösterilen özen ve yetenekler oranında gerçekleşecektir. Projeye başlarken öncelikle aşağıdaki sorular yanıtlanmalıdır: Kesin olarak hangi hedeflere ulaşmam beklenmektedir? Proje, görevinizin ne olduğunu bilmeniz için yeterince tanımlanmış mıdır? Hedefleri belirleyerek sonuçları daha iyi tanımlayabilirsiniz. Proje kimin için hazırlanmaktadır? Sonuçları tanımlamanın diğer bir yolu da projeyi kimin, hangi amaç için kullanacağını bilmektir. Ulaşılacak sonuç ile hangi problemler çözülecektir? Yeni bir yöntem veya bilgiye ulaşılması projenin sonucu olabilir; fakat sonucu değerli kılabilmek için proje çalışması ile ne tür problemlerin çözüleceğini bilmek gerekmektedir.
PROJE PLANLAMASI Proje planı, sözel ve grafiksel olarak bir projenin amaçlarına nasıl ulaşacağını tanımlayan dokümandır. Proje planlamasında temel faktörler: Proje amacının tanımlanması, Projenin beklenen sonuçlarının açıklanması, Görevlerin tanımlanması, Kilometre taşları ve teslim tarihlerinin saptanması, Öngörüler.
PROJE HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİNDE ATILACAK ADIMLAR Ekibin çözmesi gereken problemlerin listelenmesi, Ekibin elde etmesi gereken çözümlerin belirtilmesi, Ekibin ihtiyacı olan bilginin açıklanması, Başlangıç görevlerinin önerilmesi, Tüm projenin önceden planlanması.
PROJE YÖNETİM TEKNİKLERİ PERT (Project Evaluation and Review Technique) 1957, Du Pont, M.R. Walker Kimyevi madde üreten fabrikaların inşaatlarını kontrol. CPM (Critical Path Method) 1958, Amerikan Deniz Kuvvetleri ve Booz, Allen& Hamilton danışmanlık kuruluşu tarafından Polaris füzelerinin tasarımı ve imalatı.
PERT ve CPM UYGULAMASINDA GEREKLİ KRİTERLER Projeye ilişkin tüm faaliyetlerin tanımlanması, Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkartılması, Tüm faaliyetleri içeren proje ağının çizilmesi, Her bir faaliyet için tamamlanma zamanının belirlenmesi, Proje içinde en uzun süreye sahip yolun bulunması, ki bu yolun adı kritik yol olarak adlandırılmaktadır.
PERT VE CPM İN YARARLARI PERT ve CPM aşağıdaki soruların cevaplarının verilmesini sağlar; Proje ne zaman tamamlanacak? Projedeki kritik faaliyetler ya da görevler hangileridir? Kritik olmayan işlemler nelerdir? Projenin belirli bir zamanda tamamlanma olasılığı nedir? Projenin maliyeti ne kadardır? Projenin zamanında bitirilebilmesi için yeterli kaynak var mıdır? Projeyi hızlandırmak mümkün mü? Hızlandırma maliyeti ne kadardır?
PERT TEKNİĞİ PERT'in en büyük avantajı, büyük bir projenin nasıl yapılacağı konusunda hazırlanan kapsamlı planlardır. CPM tek başına ele alındığında, faaliyetler arasındaki zaman ilişkisini tanımlamakta yetersiz kalabilir. PERT'in ikinci bir avantajı ise, bir teslim tarihini yakalayabilme olasılığına sahip olmasıdır. PERT kullanıcısı istatistiksel süreç kontrol yöntemlerini kullanarak projenin istenen tarihte bitirilebilme olasılığını hesaplayabilir. Ayrıca PERT karışık verilerin düzenli bir biçime getirilmesi konusunda kolaylık sağladığı için yapılan çalışmaların ve alınan kararların müşteriye sunulmasını kolaylaştırır.
GANTT ŞEMASI Proje yöneticisi öncelikle projeye ilişkin faaliyetleri belirleyip daha sonra herbir faaliyete ilişkin zaman öngörüsünü gerçekleştirmelidir. Gantt Şeması Örneği: Faaliyet Önceki Faaliyet Faaliyet Zamanı A - Pazar Araştırması - 3 B Kaynak Araştırması - 5 C Kapadite Planlaması A, B 2 D Üretime Hazırlık C 6 E Personel Alımı C 5 F Personelin Eğitilmesi E 3 G - Üretim Planının Hazırlanması C 4
PERT UYGULAMASINDA TEMEL İLKELER Olay: Belirli bir zaman anında program planında gerçekleşecek belirli bir işi gösterir. Bir olay herhangi bir faaliyetin başlangıç ve bitiş noktasıdır. Olaylar proje ağlarında " O " sembolu ile gösterilir. Faaliyet: İki olayla sınırlanmış ve bir zaman periyodunda gerçekleşen çabayı temsil eder. Bir faliyet proje kapsamında yerine getirilmesi gereken bir işlemi veya işlemler grubunu tanımlar. Faaliyetler " " sembolü ile gösterilir.
Zaman Öngörüsü: 3 zaman öngörüsü bulunmaktadır: x: İyimser (optimistik) zaman: İdeal zamandır. Ancak 100 olayda bir gerçekleşir. y: Kötümser (pesimistik) zaman: Yangın, sel vb. durumların dikkate alındığı zamandır. 100 olayda bir gerçekleşir. m: Olası zaman: Gerçekleşme olasılığı en yüksek zamandır.
Beklendik Zaman: Bir faaliyetin gerçekleşme süresidir. Dağılım: Te = x + 4m +y/ 6 PERT'te kullanılan üç zaman değeri ile her faaliyet için bir beklendik zamanı bir de sapma hesaplamak için kullanılır. PERT, faaliyet tamamlanma zamanlarının bir beta dağılımı izlediğini varsayar. = ((y x)/6) 2
Proje Ağı: Proje hedefine ulaşmak için oluşacak olaylar ve faaliyetlerin seri ve paralel sırasını tanımlayacak şekilde gerçekleştirilen şebekelerdir. Faaliyet Önceki Faaliyet A - B - C A D B
Kritik Yol: Proje faaliyetleri içinde amaca ulaşmak için en uzun sürelere sahip faaliyetlerin oluşturduğu yoldur. Kritik yolun iki temel özelliği vardır: Proje süresinde kısaltma yapılacaksa bu yol üzerinde yapılır. Bu yol üzerindeki faaliyetlerde kaynaklar daha dikkatli bir biçimde dağıtılmalıdır. Boşluk Analizi: Boşluk analizi (S), projenin tamamlanma zamanı (T E )ile projenin aksamaması için projenin en geç bitirilebileceği zaman(t L ) arasındaki farktır. S= T L T E
Başarı Olasılığı: Tüm projenin belirtilen farklı bir süre (T S ) gibi bir zamanda bitirilebilme olasılığıdır. Olasılık hesaplamaları sonuçlarının yorumlanmasında normal dağılım esas alınır. Z = T S- T E Σ ky
PERT İLE PROJE ZAMANI HESAPLAMALARI Faaliyetler kod Öncel faa.kodu İyimser zaman (x) Olasıl zaman (m) Kötümser zaman (y) Sistem parçalarının A _ 7 10 12 monte edilmesi Personelin işe alınması B _ 16 18 20 Sistemin yerleştirilmesi çalışmaları Sistemin denenmesi ve kontrolu Sistemi çalıştıracak mühendislerin eğitimi İş yeri düzeni çalışmaları Bakım sözleşmeleinin hazırlanması C _ 7 8 9 D A 9 12 17 E B 20 24 26 F C 14 18 20 G D,E 2 3 7
PROJE HIZLANDIRMA ÇALIŞMALARI Proje hızlandırma kararı verecek bir proje yöneticisi öncelikle şu sorulara cevap aramalıdır: Hangi faaliyetler kısaltılabilir? Bu kısaltma eyleminin maliyeti ne olacaktır? Faaliyet sürelerindeki kısaltma, projenin tamamlanma süresini kısaltacak mı?
Proje Zamanını Hızlandırma Adımları: 1.Adım: Proje tamamlanma süresi ve kritik yol/yollar bulunur, 2.Adım: Bu yol/yollara ilişkin faaliyetlerin her biri için maksimum hızlandırma süreleri ve hızlandırma maliyetleri hesaplanır, 3.Adım: hızlandırma maliyetleri içinden en küçük maliyetli faaliyet dikkate alınır, hızlandırma işlemi yapılırken hızlandırabilme süresi için diğer yolların süreleri de göz önünde bulundurulmalıdır.
PROJE ZAMANINI HIZLANDIRMA Maksimum hızlandırma süresi(m) M = Tn-Tc Tn = Normal faaliyet zamanı Tc = Hızlandırılmış faaliyet zamanı Birim zaman başına hızlandırma maliyeti (Kc) Kc= Cc-Cn / M Cc = Hızlandırılmış Maliyet Cn = Normal Maliyet
PROJE HIZLANDIRMA ÖRNEĞİ Faaliyetler Normal Zaman (Tn) Hızlandırılmış Zaman (Tc) Normal Maliyet (Cn)(bin$) Hızlandırılmış Maliyet(Cc) (bin$) A 3 2 800 1400 B 2 1 1200 1900 C 5 3 2000 2800 D 5 3 1500 2300 E 6 4 1800 2800 F 2 1 600 1000 G 2 1 500 1000