DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI Yayım : Ocak 2015

1 1.1 1.2 1.3 Yeni mali sistemin kurumsal uyumlaştırması kapsamında; iç kontrol sistemine yönelik İç kontrol sistemi ve işleyişi bilgilendirme/koordinasyon toplantıları yönetici ve personel tarafından yapılmış, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali sahiplenilmeli ve Kontrol Genel Müdürlüğü (BÜMKO) tarafından desteklenmelidir. yayımlanan Kamu İç Kontrol Rehberi tüm harcama birimlerine dağıtılarak iç kontrolle ilgili farkındalık yaratılmıştır. 1.1.1 Öngörülen veya ler Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz yöneticileri hâlihazırda mevcut İdarenin yöneticileri iç kontrol mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde kontrol sisteminin uygulanmasında faaliyetlerini sürdürmekte ve personelini mevcut personele örnek olmalıdırlar. duruma göre yönlendirmektedir. Üniversitemizde Akademik Yayın Etik Kurulu mevcuttur. Ayrıca "Dokuz Eylül Üniversitesi Etik kurallar bilinmeli ve tüm Etik Davranış İlkeleri ve Etik Komisyonu faaliyetlerde bu kurallara Yönergesi hazırlanarak Etik Komisyonu uyulmalıdır. oluşturulmuş, yönerge tüm akademik ve idari personele duyurularak etik sözleşmesi imzalatılmıştır. 1.2.1 1.3.1 1.3.2 1- KONTROL ORTAMI Bütün iş-işlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliğinin oluşturulması için bilgilendirme amaçlı toplantılara, eğitimlere ve birim ziyaretlerine devam edilecektir. Her kademedeki birim yöneticilerinin iç kontrol sisteminin uygulanması aşamasında, öncelikle mevzuata uygun iş ve işlemlerin yürütülmesinde alt çalışanlarına örnek tutum ve davranış içerisinde olmaları sağlanacaktır. Bu bağlamda, faaliyetlerin şeffaf, saydam ve hesap verilebilirliğinin sağlanmasına yönelik tedbirler alınacak, 6 aylık periyodik toplantılarla iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanması değerlendirilerek İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna raporlanacaktır. Etik Komisyonuna yapılan şikayetler yönerge kapsamında değerlendirilecektir. Üniversitemizde göreve yeni başlayacak olan personele etik sözleşmesi imzalatılarak personelin özlük dosyasına konulacaktır. Etik Komisyonu, Personel Daire Toplantı, eğitim, birim ziyaretleri Toplantı ve değerlendirme raporu Yönerge, Etik Komisyonu Etik Sözleşmesi Temmuz/2015 1.4 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında düzenlenen Üniversitemiz idare faaliyet raporu, performans programı, stratejik plan, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu, yatırım programı izleme ve değerlendirme raporu ile Strateji Geliştirme Daire na ait hizmet standartları Faaliyetlerde dürüstlük, envanteri saydamlık ve hesap verebilirlik nın web sayfasında dürüstlük, sağlanmalıdır. saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri kapsamında duyurulmaktadır. Bununla beraber, Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararları, Üniversitemizin akademik ve sözleşmeli idari personel alımlarına ilişkin ilanlar Üniversitemizin web sayfasında yayımlanmaktadır. 1.4.1 Tarafsızlık, saydamlık ve hesap verebilirlilik ilkelerinin hayata geçirilmesini teminen faaliyetlere ilişkin duyurular Üniversitemizin web sayfasında yayımlanacak, bu bağlamda web düzenlemeleri etkin ve güncel hale getirilecektir., Personel Daire, Web sayfası güncellemeleri 1.5 Üniversitemiz personeli mevcut yasal İdarenin personeline ve hizmet düzenlemelere göre hizmetlerini sürdürmekte, verilenlere adil ve eşit görevlerini yerine getirirken de gerek personele davranılmalıdır. gerekse hizmet alanlara genel davranış kurallarına göre davranmaktadır. 1.5.1 Hizmetten yararlananların, hizmet sunumu usul ve esasları kapsamında, şikayet ve önerilerinin değerlendirildiği sistemlerin geliştirilmesi sağlanacak, hizmet alanlara ve personele yönelik periyodik olarak memnuniyet anketleri yapılarak, anketlerde ve Üniversitemize yapılacak başvurularda yer alan önerilerin/şikayetlerin ilgili birim tarafından değerlendirilmesi sağlanacaktır. Etik Komisyonu, Anket

1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Yeni mali sistem kapsamında, Ön Mali Kontrol ve İç Kontrole ilişkin olarak tespit edilip, tüm harcama birimlerine bildirilen usül ve esaslar İdarenin faaliyetlerine ilişkin çerçevesinde idarenin mali faaliyet, bilgi ve tüm bilgi ve belgeler doğru, tam dokümanları kontrol edilmektedir. İşlemleri ve güvenilir Hukuk Müşavirliğince yürütülmekte olan disiplin soruşturmaları ayrıca Oracle'da arşivlenmektedir. İdarenin misyonu yazılı olarak Üniversitemizin 2011-2015 Stratejik Plan belirlenmeli, duyurulmalı ve Çalışmaları kapsamında kurumsal ve harcama personel tarafından birimleri düzeyinde misyon tespit edilmiş ve benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz web sitesinde yayımlanmıştır. Misyonun gerçekleştirilmesini İç kontrol standartları kapsamında yeni görev sağlamak üzere idare birimleri tanımı şablonları oluşturulmuş, Bilgi İşlem ve alt birimlerince yürütülecek Daire nca otomasyon sistemine görevler yazılı olarak uyarlanmış, tüm birimlerce hazırlanan görev tanımlanmalı ve tanımları sistem üzerinden girişleri yapılarak duyurulmalıdır. güncel duruma getirilmiştir. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını nca "Görev kapsayan görev dağılım Dağılımı Formu" şablonu oluşturulmuştur. çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı Üniversitemizde; kurumsal ve birim düzeyinde olarak fonksiyonel görev teşkilat şemaları oluşturulmuştur. dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon ve sorumluluk dağılımı, hesap yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, verebilirlik ve uygun raporlama yürürlükte bulunan yasalar çerçevesinde ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulmuştur. İdarenin yöneticileri, Kurumsal düzeyde, hassas görevlerin tespitine faaliyetlerin yürütülmesinde yönelik sistematik ve bütüncül bir çalışma hassas görevlere ilişkin yapılmamış, ancak birimler düzeyinde görev prosedürleri belirlemeli ve prosedürleri ile ilgili bazı kısmi çalışmalar personele duyurmalıdır. gerçekleştirilmiştir. 1.6.1 1.6.2 1.6.3 2.1.1 2.2.1 2.3.1 2.4.1 2.5.1 2.6.1 Öngörülen veya ler 1- KONTROL ORTAMI Karar verme sürecine destek olmak üzere İç Kontrol Sistemi Yönetimine ilişkin verilerin; doğru, güncel, tam ve erişilebilirliği sürekli geliştirilerek, bilgi üretim mekanizmalarına dönüştürülmesi sağlanacaktır. faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri almakla sorumlu olan birim yöneticileri, hiyerarşik kontrolleri sağlayarak, faaliyetlerin otomasyon aracılığı ile yürütülmesine yönelik çalışmaların tamamlanması ve faaliyet alanları ile ilgili bilgilerin güncellenmesine önem vereceklerdir. Üniversitemiz birimlerinin faaliyet süreçlerinde yardımcı olması bakımından; ön mali kontrol, süreç kontrolü ile iç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar dikkate alınarak uygulama hataları ilgili birimlere yazıyla bildirilecektir. Üniversitemiz misyonu yönetici ve personeline yılda iki kez elektronik posta yoluyla gönderilecektir. Faaliyetlerimizin sağlıklı, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilebilmesi için hazırlanan "İş Akış Şemaları" geliştirilerek güncellenecektir. Üniversitemiz birimlerince, personelin yıllık izin, hastalık izni, ve benzeri sebeplerle görevi başında bulunamaması durumunda yapılacak görevlendirmelerde her personelin/görevin yerine bakabilecek yedek personeli gösteren Görev Dağılımı Formu için otomasyon sistemine menü açılarak veri girişlerinin yapılması sağlanacaktır. Üniversitemiz birimlerinin görev ve yetkileri gözden geçirilip görev çakışmasına yol açan görev tanımları mevzuata uygun hale getirilerek mükerrer görevlere son verilecek, mevcut teşkilat şemaları gözden geçirilerek gerekli durumlarda revize edilecektir. lerimizin organizasyon yapısı, sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde oluşturulmaya devam edilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunca belirlenecek hassas görev kriterleri kapsamında birim yöneticileri tarafından birimlerinde yürütülen faaliyetlerle ilgili hassas görevler belirlenecek ve sorumlu personele yazılı olarak bildirilecektir. Belirlenen hassas görevlere ilişkin Hassas Görevler Envanteri oluşturulacaktır. ile Rektörlük Merkez, Strateji Geliştirme Daire, Personel Daire, Bilgi ve belge yönetim sistemi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler; İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Otomasyon sistemleri Uyarı yazısı Stratejik Plan İş Akış Şemaları Görev Dağılımı Formu Haziran/2015 Teşkilat şemaları, İç Denetim i İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Raporlama Hassas görev envanteri

2.7 3 3.1 3.2 3.3 3.4 Üniversitemizde yöneticiler görevlerinin Her düzeydeki yöneticiler kontrolünü, evrak takibi ve hiyerarşik kontroller verilen görevlerin sonucunu ile sağlamakta olup, mali faaliyetlerin sonucu izlemeye yönelik mekanizmalar izlenmekte ve periyodik aralıklarla oluşturmalıdır. raporlanmaktadır. İnsan kaynakları yönetiminin, ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde ve üniversitemizin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine İnsan kaynakları yönetimi, yönelik gayret gösterilmektedir. Ancak, İdarenin amaç ve hedeflerinin yükseköğretim kurumlarının insan gerçekleşmesini sağlamaya kaynaklarında nitelik ve nicelik olarak yaşanan yönelik eksiklik nedeniyle bu standardı temin etmek eksiklik giderilmediği sürece fiilen mümkün değildir. Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini İdarenin yönetici ve personeli, yerine getirmede kullandıkları bilgi ve görevlerini etkin ve etkili bir deneyimleri bireysel çalışmalar ile şekilde yürütebilecek bilgi, kazanmaktadır. Eğitim faaliyetleri yeni mevzuat deneyim ve yeteneğe sahip düzenlemeleri ile uyumun sağlanmasına yönelik olup, sürekli ve bir takvime bağlı olarak yapılmamaktadır. 2.7.1 3.1.1 3.1.2 3.2.1 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4.1 3.4.2 Öngörülen veya ler 1- KONTROL ORTAMI Üniversitemiz birimlerince, uygulanacak İç Kontrol Sisteminde etkin raporlama için yönetim ve bilgi sistemleri geliştirilerek yaygınlaştırılacak, her birimde izlenebilir, denetlenebilir, kontrol edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak bir kontrol mekanizması oluşturulacaktır. Üniversitemizde göreve başlayan personelin, eğitim durumuna göre ilgili birimlerde istihdam edilmesi sağlanacaktır. Üniversitemize bağlı birimlerin, norm kadro çalışmaları çerçevesinde görevlerini yerine getirebilmeleri için asgari insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek olanaklar ölçüsünde gerekli personel temini yada görevlendirilmesi sağlanacaktır. Üniversitemizde her düzeydeki yönetici ve personelin yürüttüğü iş ve işlemler için liyakat dereceleri ve bunların gerekli kıldığı yetenek ve bilgi düzeyine sahip olmasına yönelik prosedürler ve politikalar yürütülecektir. Kabul görmüş mesleki kriterler ile belirlenecek özel şartlar doğrultusunda bazı stratejik görevler için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik düzenlemeler yapılacaktır. lerde ihtiyaç duyulan personelin belirlenmesinde iş analizi dikkate alınarak, yeterli nitelik ve nicelikteki personelin birimlere dağıtılması sağlanacaktır. Üniversitemizde kariyer unvanlardaki istihdamın artırılması yönünde çalışmalar yapılacaktır. Üniversitemiz personel istihdamında kariyer ve liyakat ilkeleri yürürlükteki personel mevzuatı çerçevesinde uygulanmaya devam edilecektir. Üniversitemizde yapılan norm kadro çalışması gereğince gereksinim duyulan sınıf, kadro ve unvanlarda personelin temin edilmesi sağlanacaktır. Halen görev yapan personelin ise, daha üst unvanlara yükselmelerini teminen ilgili mevzuat gereği gerektiğinde sınav açılacaktır. Personelin yeterliliği ve performansı; İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut Mesleki yeterliliğe önem personel sayısı yeterli olmadığından zaman verilmeli ve her görev için en zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve uygun personel seçilmelidir. değişik kadrolarda bulunan personel, mesleki alanı olmayan birimlerde görevlendirildiğinden mevcut durum, bu bölüm için öngörülen genel şartı karşılamaya yeterli değildir. Personelin işe alınması ile Üniversitemizde personelin işe alımı ve diğer görevinde ilerleme ve personel hareketleri ilgili personel mevzuatı yükselmesinde liyakat ilkesine (2547 sayılı Kanun, 657 sayılı Kanun ve ikincil uyulmalı ve bireysel düzenlemeler, vs.) çerçevesinde yerine performansı göz önünde getirilmektedir. bulundurulmalıdır. Personel Daire Personel Daire Personel Daire Devlet Personel, Maliye Bakanlığı, Otomasyon sistemi Atama işlemleri Norm kadro çalışması Eğitim programları Atama kriterleri İş analizi Kadro talebi Atama işlemleri Sınav Personel Daire 3.5 3.6 Her görev için gerekli eğitim Üniversitemiz Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı uyarınca Eğitim Kurulu oluşturulmuştur. giderecek eğitim faaliyetleri her Ancak, her bir görev için hizmet içi eğitim yıl planlanarak yürütülmeli ve faaliyeti periyodik olarak yapılmamaktadır. gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu Üniversitemizde personelin yeterliliği ve yöneticisi tarafından en az yılda performansı ilgili birim amirince bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirilmekte, personele gerekli uyarı ve değerlendirme sonuçları öneriler yapılmaktadır. personel ile görüşülmelidir. 3.5.1 3.5.2 3.6.1 3.6.2 Bilginin güncel tutulması amacıyla yeni politika ve prosedürler hakkında üniversitemiz personelinin eğitim ihtiyacı yıllık olarak planlanacak, uygulama sonucunda yapılacak değerlendirmeler ile eğitimlere devam edilecektir. Eğitim Kurulu'na işlerlik kazandırılacak, eğitimler değişen mevzuat düzenlemelerine göre ilgili birimlerce koordine edilerek yürütülecektir. Personel değerlendirmelerine esas teşkil edecek olan performans değerlendirme kriterleri belirlenerek çalışanlara duyurulacaktır. İlgili amirleri tarafından yılda bir kez performans değerlendirmesi yapılacaktır. Eğitim Kurulu, Personel Daire ile Rektörlük Merkez Personel Daire Eğitim programları Performans kriterleri Performans değerlendirme

Öngörülen veya ler 1- KONTROL ORTAMI 3.7 3.8 4 Performans değerlendirmesine Performans değerlendirilmesi sonucunda somut göre performansı yetersiz olarak yapılabilecekler mevzuat çerçevesinde bulunan personelin oldukça kısıtlı olduğundan, performansı yüksek performansını geliştirmeye personel birim yöneticileri tarafından sadece yönelik önlemler alınmalı, teşvik edici söz ve davranışlarla, sık olmamakla yüksek performans gösteren birlikte teşekkür mektubu ile personel için ödüllendirme ödüllendirilebilmektedir. mekanizmaları geliştirilmelidir. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere Yer değiştirme, üst görevlere yükselme, görevde atanma, eğitim, performans yükselme ve atama işlemleri, Yükseköğretim değerlendirmesi, özlük hakları Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları gibi insan kaynakları Personeli Görevde Yükselme ve Ünvan yönetimine ilişkin önemli Değişikliği Yönetmeliği çerçevesinde hususlar yazılı olarak değerlendirilmekte olup, Üniversitemizin belirlenmiş olmalı ve personele internet sayfasında duyurulmaktadır. duyurulmalıdır. 3.7.1 3.7.2 3.8.1 amirlerince yapılan performans değerlendirmesi sonrasında yüksek performans gösteren personellerin ödüllendirilmesine ilişkin hususları içeren "Ödül Yönergesi" hazırlanacaktır. lerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personele performansını artırması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır. İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, iç genelge ve diğer dokümanlar internet sayfasında duyurulmaya devam edilecektir. ile Rektörlük Merkez Yetki Devri; İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Personel Daire Personel Daire Yönerge Eğitim programları Politika ve prosedürler, yönetmelik, yönerge, iç genelge ve diğer dokümanlar 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve Üniversitemiz Yazışma Usulleri ve İmza onay mercileri belirlenmeli ve Yetkileri Yönergesi güncellenerek tüm birimlere personele duyurulmalıdır. duyurulmuştur. 4.1.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onayların mevcut Yazışma Usulleri ve İmza Yetkileri Yönergesi kapsamında gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Personel Daire, İş akış süreçleri, yönerge 4.2 Yetki devirleri; üst yönetici tarafından belirlenen esaslar Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde, devredilen çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine yetkinin sınırlarını gösterecek ilişkin onay, yazı vs. ilgili birimlere yazı ile şekilde yazılı olarak bildirilmektedir. belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 4.2.1 Yetki aşımı ya da yetki boşluğunun ortaya çıkmaması için her bir personelin/görevin yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlanacaktır. İşlemler, yetkileri içinde hareket eden kişiler tarafından devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınıp onaylanarak sonuçlandırılacaktır. ile Rektörlük Merkez Onay yazısı 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu Üniversitemiz yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olacak şekilde tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. 4.3.1 Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanmış olup, yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılmaya devam edilecektir. ile Rektörlük Merkez Personel Daire Onay yazısı 4.4 Yetki devredilen personel Üniversitemizde yetki devredilen personelin, görevin gerektirdiği bilgi, görevin gerektirdiği bilgi deneyime ve yeteneğe deneyim ve yeteneğe sahip sahip kişilerden seçilmesi benimsenmiştir. 4.4.1 Üniversitemizde yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılmaya devam edilecektir. ile Rektörlük Merkez Personel Daire Yazışma Usulleri ve İmza Yetkilileri Yönergesi, Onay yazısı 4.5 Yetki devredilen personel, Yetki devredilen personel tarafından, yetkinin yetkinin kullanımına ilişkin kullanımına ilişkin olarak sistematik ve sınırları olarak belli dönemlerde yetki tespit edilmiş bir biçimde bilgi verilmemekte; devredene bilgi vermeli, yetki bilgi akışı şifahi olarak sürdürülmekte ancak devreden ise bu bilgiyi herhangi bir raporlamaya dayanmamaktadır. aramalıdır. 4.5.1 Üniversitemizdeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredenin belirleyeceği periyodik sürelerde yılda en az 2 kez yetki devredilen tarafından oluşturulacak raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. ile Rektörlük Merkez Personel Daire Raporlama

Öngörülen veya ler 2- RİSK DEĞERLENDİRME 5 Planlama ve Programlama; İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve Üniversitemiz 2006-2010 Stratejik Planı ölçülebilir hedefler saptamak, kapsamında yapılan çalışmalar geniş katılımla performanslarını ölçmek, yürütülmüştür. 2011-2015 yıllarını kapsayan izlemek ve değerlendirmek Üniversitemiz stratejik planı hazırlanmış olup, amacıyla katılımcı yöntemlerle 2016-2020 yılları için çalışmalara başlanmıştır. stratejik plan hazırlamalıdır. 5.1.1 5.1.2 Stratejik planlama ve performans bütçeleme sistemiyle hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesine, operasyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karşılaştırılmasına devam edilecektir. Amaçlar ve planların ölçülebilir performans hedeflerini içerecek şekilde oluşturulmasına devam edilecektir. Stratejik Plan, Performans Programı Performans Programı, yöneticileri toplantısı 5.2 5.3 İdareler yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren Üniversitemiz stratejik planı, performans performans programı programı ve bütçe yasal düzenlemeler hazırlamalıdır. çerçevesinde ve birbirleri ile bağlantılı olarak hazırlanıp uygulanmakta olduğundan, İdareler, bütçelerini standardın genel koşulu stratejik sağlanmaktadır. planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. 5.2.1 Üniversitemizin stratejik amaçlarına ulaşılmasını sağlamak için; hedefler, göstergeler ve bunlara ulaşmak için gereken kaynakları içeren yıllık performans programları hazırlanmaya devam edilecektir. Performans Programı, Bütçe 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili Üniversitemiz, faaliyetlerini ilgili mevzuatın mevzuat, stratejik plan ve kendisine verdiği görev ve sorumluluklar performans programıyla doğrultusunda ve Stratejik Plan, Performans belirlenen amaç ve hedeflere Programı ve Kurum Bütçesi çerçevesinde uygunluğunu sağlamalıdır. yürütmektedir. 5.4.1 5.4.2 Üniversitemiz faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik yılda iki defa nın koordinasyonunda birim yöneticileri ile değerlendirme toplantılarına devam edilecektir. Üniversitemiz birim yöneticileri faaliyetlerini, stratejik plan ve performans programları çerçevesinde gerçekleştirmeye devam edecektir. ile Rektörlük Merkez Değerlendirme toplantısı, birim faaliyet raporu faaliyet raporu Haziran/2015 Şubat/2015 5.5 5.6 Yöneticiler, görev alanları Üniversitemizin idare performans çerçevesinde İdarenin programındaki hedeflerin tespitinde; spesifik, hedeflerine uygun özel hedefler ölçülebilir, karşılaştırılabilir, ulaşılabilir, belirlemeli ve personelinekapsamlı, ilgili ve süreli olmasına hassasiyet duyurmalıdır. gösterilmekte ve sürekli geliştirilmeye gayret edilmekle birlikte, sistemin yeni olması nedeniyle kriterlerin tam ve sağlıklı olarak İdarenin ve birimlerinin tespiti ile sonuçların izlenmesi ve hedefleri, spesifik, ölçülebilir, değerlendirilmesi şu aşamada mümkün ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmamaktadır. 5.5.1 yöneticileri, performans hedeflerini stratejik plan kapsamında değerlendirecek, kendi birim performans hedeflerini personeline duyurmak amacıyla bilgilendirme toplantıları yapacaktır. ile Rektörlük Merkez Srateji Geliştirme Daire Performans hedefleri, bilgilendirme toplantıları

6 Öngörülen veya ler 2- RİSK DEĞERLENDİRME Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi; İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 6.1 Kurumsal düzeyde ve sistemli bir biçimde risklere ilişkin tespitler yapılmamakta, ancak yasal düzenlemeler çerçevesinde tanımlanan görevleri gereği İç Denetim i ile tarafından riski yüksek faaliyetler/birimler işlem düzeyinde izlenmekte ve üst yönetime gerekli bilgilendirmeler yapılmaktadır. Ayrıca, İdareler, her yıl sistemli bir Üniversitemiz 2011-2015 Stratejik Planının şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. hazırlanması aşamasında GZFT analizi yapılarak, Güçlü-Zayıf yönler ile Fırsatlar- Tehditler belirlenmiştir. Üniversitemizin faaliyetleri esnasında ve sonrasında oluşabilecek risklerin giderilmesi için uygulanacak prensip, politika ve programlara ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanan Risk Yönetimi Yönergesi birimlere duyurulmuştur. 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 Risk yönetim sürecinde görev almak üzere oluşturulan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İKİYK) üyeleri ile belirlenen İdare Risk Koordinatörü (İRK), Risk Koordinatörlerine (BRK) ve birim risk yönetim ekibi üyelerine risk yönetim süreci konusunda eğitim verilecektir. risk yönetim ekibi tarafından tespit edilen riskler Risk Koordinatörüne iletilerek Risk Stratejisi Belgesi oluşturulacaktır. İdare Risk Koordinatörünce tüm birimlerden gelen Risk Stratejisi Belgeleri konsolide edilerek hazırlanan Konsolide Risk Raporu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna ve Rektör'e sunulacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunca Kurum Risk Stratejisi Belgesi oluşturulup Rektör'ün onayına sunulacaktır. İRK, BRK,, İç Denetim i Eğitim programı Risk Stratejisi Belgesi Konsolide Risk Raporu Kurum Risk Stratejisi Belgesi Haziran/2015 Ekim/2015 Kasım/2015 6.2 Kurumsal düzeyde ve sınırları, tüm faaliyetleri Risklerin gerçekleşme olasılığı ve birimleri kapsayacak şekilde, yıllık ve muhtemel etkileri yılda en az periyodik olarak risk analiz, değerlendirme ve bir kez analiz edilmelidir. ölçümleri yapılmamaktadır. 6.2.1 6.2.2 İç Denetim i görüş ve önerileri ile Kamu İç Kontrol Rehberi kapsamında hazırlanmış olan Risk Yönetimi Yönergesi doğrultusunda birimlerde risk değerlendirme kültürü oluşturulacaktır. Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri, harcama birimlerinin; bütçe büyüklükleri, personelin yetkinliği, faaliyetlerin çeşitliliği, işlem hacmi ve personel sayısı, yapısal değişiklikler ve yasal düzenlemelerin yoğunluğu ve sıkça değişmesi gibi hususlar göz önünde bulundurularak İKİYK tarafından yılda bir kez risk analizleri yapılarak Rektör'e sunulacaktır. İç Denetim i,, İç Denetim i Risk değerlendirme algısı Risk analizi 6.3 İç Denetim inin devam eden çalışmaları kapsamında oluşturulan risk eylem planları ile Risklere karşı alınacak önlemler mali işlemlerin yürütülmesi esnasında her türlü belirlenerek eylem planları ön mali kontrol/süreç kontrolü pratiğinde oluşturulmalıdır. yapılan tespitler doğrultusunda tedbir alınmaktadır. 6.3.1 İç Denetim i 'nın danışmanlığı ile Kamu İç Kontrol Rehberinde yer alan ilkeler doğrultusunda, Risk Stratejisi Belgesinde yer alan risklerin giderilmesine yönelik öneri ve tedbirler belirlenerek uygulamaya konulacaktır., İç Denetim i Risk Haritası, Risk Stratejisi Belgesi

7 Öngörülen veya ler 3- KONTROL FAALİYETİ Kontrol stratejileri ve yöntemleri; İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla Üniversitemizde iş ve işlemlerin niteliğine kontrol, karşılaştırma, uygun kontrol strateji ve yöntemleri onaylama, raporlama, uygulanmakta olup, kurumsal risk yönetimi koordinasyon, doğrulama, konusunda çalışmalara başlanmıştır. analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. 7.1.1 Üniversitemiz görevlerin ve hedeflerin gerçekleştirileceğinedair makul güvence elde etmek için risk yönetimini esas almak suretiyle kontrol faaliyetlerini planlayıp bunları organize edecek ve yönlendirecektir. İRK, Risk yönetimi süreci 7.2 Üniversitemizde mali kontrol faaliyeti; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kontroller, gerekli Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole hallerde, İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği ve bunlara işlem öncesi kontrol, süreç dayanılarak hazırlanan Dokuz Eylül kontrolü ve işlem sonrası Üniversitesi Ön Mali Kontrol İşlemleri kontrolleri de kapsamalıdır. Yönergesi ile Mali İşlemler Akış Yönergesi çerçevesinde yerine getirilmekte, idari faaliyetlere ait kontrol de mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde yürütülmektedir. 7.2.1 Bu genel şart 2.2.1'de yer alan eylem kapsamında hazırlanan iş akış şemalarına göre karşılanacaktır. İRK, İş akış şemaları 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların Üniversitemiz varlıklarının dönemsel dönemsel kontrolünü ve kontrolleri ve güvenliği 5018 sayılı kanun ve güvenliğinin sağlanmasını ikincil mevzuatı gereğince yapılmaktadır. kapsamalıdır. 7.3.1 7.3.2 Üniversitemizin bazı birimlerinde uygulanmakta olan Malzeme Yönetim Sistemi otomasyonu tüm birimlerde uygulanır hale getirilecektir. Varlıkların ve bilgilerin yanlış veya amacı dışında kullanım riskinin azaltılması için erişim kısıtlamaları getirilerek sorumlu kişilerin yetkilendirilmesine devam edilecektir. İdari ve Mali İşler DB, Sağlık Kültür ve Spor DB, Yapı İşleri ve Teknik DB, Kütüphane ve Dokümantasyon DB, Bilgi İşlem DB, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon i, Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı Koordinasyon i, Uygulama ve Araştırma Hastanesi, Malzeme yönetim sistemi Yetki güncellemeleri 7.4 Mevcut mevzuat dâhilinde yapılmakta olan kontrollere yönelik herhangi bir maliyet ve Belirlenen kontrol yönteminin fayda analizi yapılmamakla birlikte, maliyeti beklenen faydayı karşılaştırma, veri mutabakatı, onaylama, aşmamalıdır. raporlama ve doğrulama gibi maliyeti az olan kontrol yöntemleri kullanılmaktadır. 7.4.1 Üniversitemizde oluşturulacak kontrol yöntemleri ile amaçlara ve hedeflere en uygun maliyetle ulaşmasına çalışılacaktır. Belirlenen kontrol yöntemleri fayda maliyet analizlerinin yapılarak etkin,etkili ve ekonomik olacak şekilde uygulanacaktır. Fayda maliyet analizi

8 Öngörülen veya ler 3- KONTROL FAALİYETİ Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi; İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 Üniversitemizde mali karar ve işlemler hakkında Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi İdareler, faaliyetleri ile mali ile Mali İşlemler Süreç Akış Şeması karar ve işlemleri hakkında hazırlanarak lere duyurulmuştur. Bu yazılı prosedürler belirlemelidir. prosedürlerin, tüm birimler bazında uygulanması ve güncel kalmasını sağlayacak çalışmalar rutin olarak yapılmaktadır. 8.1.1 Üniversitemiz birimleri, faaliyetleri ile ilgili mevzuata uygun yazılı prosedürler hazırlayacak, yeni doğacak faaliyetlere ilişkin prosedürler de belirlenerek güncel kalması sağlanacaktır. Faaliyet yönergeleri 8.2 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali Üniversitemizde prosedürler ve ilgili karar ve işlemin başlaması, dokümanlar, mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde uygulanmaktadır. kapsamalıdır. Üniversitemiz mali prosedürler ve ilgili Prosedürler ve ilgili dokümanlar, yasalar çerçevesinde tam olarak dokümanlar, güncel, kapsamlı, güncel ve kapsamlı şekilde belirlenmiş ve mevzuata uygun ve ilgili kurumsal düzeyde duyurulmuş, prosedür ve personel tarafından anlaşılabilir süreçlerin de personel tarafından anlaşılabilir/ ve ulaşılabilir ulaşılabilir olması temin edilmiştir. 8.2.1 Üniversitemiz birimlerince hazırlanacak olan iş akış şemaları, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir olacak şekilde güncel kalması sağlanacaktır. İş akış şemaları 9 9.1 9.2 10 10.1 10.2 Görevler ayrılığı; Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve Üniversitemizin bazı birimlerinde personel işlemin onaylanması, yetersizliğinden dolayı, her faaliyet veya mali uygulanması, kaydedilmesi ve karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kontrolü görevleri farklı kişilere kaydedilmesi ve kontrolü görevlerini aynı kişi verilmelidir. yürütmek zorunda kalmaktadır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle Personel sayısının yetersizliği görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak nedeniyle görevler ayrılığı uygulanamaması risk olarak bilinmekte, ancak ilkesinin tam olarak kadro ile ilgili yasal düzenlemeler sonucunda uygulanamadığı lerin her yıl ihdas edilen personel sayısı azalmakta yöneticileri risklerin farkında olduğundan, geliştirilecek önlemler kısıtlı olmalı ve gerekli önlemleri olmakta ve standardın genel şartı almalıdır. karşılanamamaktadır. Yöneticiler, prosedürlerin etkili Üniversitemiz yöneticileri, mevcut prosedürleri ve sürekli bir şekilde etkili ve sürekli bir şekilde uygulamaya dikkat uygulanması için gerekli etmektedir. kontrolleri yapmalıdır. 9.1.1 9.2.1 10.1.1 Faaliyetler veya mali kararlar ile işlemlerdeki temel görev ve sorumluluklar kadro imkanları dahilinde farklı kişiler arasında dağıtılacaktır. amirleri tarafından, üniversitemiz içinden veya dışından görevlendirme yoluyla personel temini konusunda gerekli önlemler alınacaktır. Hiyerarşik kontroller; Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve Üniversitemizde personelin iş ve işlemleri onaylamalı, hata ve süreç kontrolü ve paraf yöntemi ile takip usulsüzlüklerin giderilmesi için edilmektedir. gerekli talimatları vermelidir. 10.2.1 Üniversitemiz birimlerinin faaliyetlerinde kontrollere esas raporlama teknikleri geliştirilerek, prosedürlerin etkin uygulanıp uygulanmadığı konusunda birim yöneticileri tarafından yılda en az bir kez hiyerarşik kontroller yapılarak, Makamına sunulacaktır. Yöneticiler; personelin iş ve işlemlerini her aşamada kontrol ederek tespit ettiği hata ve olumsuzlukların giderilmesi için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimler verilmesini sağlayacaktır. Ayrıca usulsüzlüklerin önüne geçilmesi amacıyla kontrol faaliyetleri arttırılacaktır. Personel Daire Personel Daire Strateji Geliştirme Daire Strateji Geliştirme Daire, İç Denetim i Kadro talebi Görevlendirme talebi Raporlama Hizmet içi eğitim, yazılı talimatlar

11 11.1 11.2 Personel yetersizliği, geçici veya Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak sürekli olarak görevden ayrılma, görevden ayrılmaların olması durumunda yeni bilgi sistemlerine geçiş, personel imkânlarına göre sistematik olmayan yöntem veya mevzuat geçici çözümler üretilmekte, yeni bilgi değişiklikleri ile olağanüstü sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat durumlar gibi faaliyetlerin değişiklikleri gibi durumlarda personelin uyum sürekliliğini etkileyen nedenlere sağlaması amacıyla ilgili birimlerce eğitim karşı gerekli önlemler verme yoluna gidilmektedir. alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun Üniversitemizde boş/dolu olan kadrolara olarak vekil personel usulüne uygun vekaleten atama/görevlendirme görevlendirilmelidir. yapılmaktadır. 11.1.1 11.2.1 Öngörülen veya ler Faaliyetlerin Sürekliliği; İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 3- KONTROL FAALİYETİ lerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda güncellemeler yapılarak, bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri gerçekleştirilmeye devam edilecektir. Vekaleten görevlendirilecek personelin görevin gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip kişiler arasından seçilmesine devam edilecektir. Personel Daire Personel Daire, Bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri, Hukuk Müşavirliği Vekalet onayı 11.3 12 12.1 Görevinden ayrılan personelin, Üniversitemizde geçici veya sürekli olarak iş veya işlemlerinin durumunu görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve ve gerekli belgeleri de içeren bir işlemlerin devrine ilişkin herhangi bir rapor hazırlaması ve bu raporu raporlama düzenlenmesi yoluna gidilmemekte, görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. devirler istisnai durumlar haricinde şifahi olarak yapılmaktadır. İnternet üzerinden işlenecek suçlara karşı mücadele amacıyla tüm içerden dışarıya ve dışarıdan içeriye olan internet erişimleri Bilgi sistemlerinin sürekliliğini kullanıcı bazında kayıt altına alınmaktadır. ve güvenilirliğini sağlayacak Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. sağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüs programları satın alınmıştır. Ancak yetkilendirmeler, yazılı olarak belirlenip uygulanmamaktadır. 11.3.1 11.3.2 12.1.1 Otomasyon sistemine İş Takip Formu ile ilgili menü açılarak veri girişlerinin buradan yapılması sağlanacaktır., görevinden ayrılan personelin yürüttüğü iş veya işlemlerinin durumunu, gerekli bilgi ve belgeleri de içeren İş Takip Formunun doldurulmasını sağlayacaktır. Bilgi sistemleri kontrolleri; İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. ile Rektörlük Merkez Üniversitemizin bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecek, bilgi sistemleri için oluşturulacak erişim kontrolleri sayesinde, bilgi teknolojileri donanımının, veri dosyalarının ve bilgisayar programlarının izinsiz kullanımı önlenecek gereken yazılım versiyon yükseltmeleri yapılmaya devam edilecektir. Personel Daire İş Takip Formu İş Takip Formu Yazılı dokümantasyon 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi Maliye Bakanlığı e-bütçe, Kamu Harcamaları girişi ile bunlara erişim ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) ve konusunda yetkilendirmeler Say2000i sistemi ile personel, maaş, ekders ile yapılmalı, hata ve öğrenci otomasyonlarına veri girişi ve erişim usulsüzlüklerin önlenmesi, konusunda farklı yetkilendirmeler yapılmış tespit edilmesi ve düzeltilmesini olup, bu yetkilendirmeler düzenli olarak sağlayacak mekanizmalar gözden geçirilmektedir. oluşturulmalıdır. 12.2.1 nın koordinasyonunda yapılan çalışmalarla, veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerinin nasıl yürütüleceği, mevcut otomasyon sistemleri içerisinde yürütülen iş ve işlemlerle ilgili, görevlerin ayrılığı ilkesinin nasıl uygulanacağı, yetkisiz kişi ve kişilerin sisteme müdahale etmesini engelleyecek mekanizmaların nasıl oluşturulacağı belirlenmiş olup, ihtiyaç duyulduğunda gerekli güncellemeler yapılacaktır. Bilgi ve yetki güncellemesi 12.3 Üniversitemizde bilgi teknolojileri günümüz standartlarına uygun bir şekilde kullanılmaktadır. Verilerin bir bilgi depolama İdareler bilişim yönetişimini biriminde istatistiki standartlara göre sağlayacak mekanizmalar düzenlenip korunması/arşivlenmesi geliştirmelidir. sağlanmaktadır. Ancak söz konusu işlemlerin ihtiyaca ve yönetimin talebine göre güncellenmesi gerekmektedir. 12.3.1 Üniversitemizde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetişimini sağlayacak şekilde geliştirilmeye devam edilecektir. Bilişim yönetişimi sistemi

13 13.1 Üniversitemizde, Türkçe ve İngilizce web İdarelerde, yatay ve dikey iç sayfası, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı iletişim ile dış iletişimi Kanunu kapsamında kurulmuş olan Bilgi kapsayan etkili ve sürekli bir Edinme i'nin yanısıra, anket çalışmaları, bilgi ve iletişim sistemi dilek-şikayet kutuları, Olumlu/Olumsuz Geri Bildirim (OGEB) sistemi ve birimi mevcutdur. 13.1.1 Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Üniversitemizde kurulmuş bulunan yatay ve dikey iç ve dış iletişimi sağlayan birimler etkin ve güncel bir şekilde çalıştırılacaktır. ile Rektörlük Merkez Yatay/dikey, iç/dış iletişim Bilgi ve iletişim; İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 Üniversitemizde bilgiye zamanında Yöneticiler ve personel, ulaşabilmek için kütüphane ve internet görevlerini yerine kaynakları kullanılmaktadır. Ayrıca, evrak getirebilmeleri için gerekli ve dokümantasyon ve arşivleme sisteminin yeterli bilgiye zamanında geliştirilebilmesi için yapılan çalışmalar, fiziki ulaşabilmelidir. alan ve uzman personel yetersizliği nedeniyle etkin biçimde sürdürülememektedir. Üniversitemizde hazırlanan ve yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği ve hazırlandığı zaman Bilgiler doğru, güvenilir, tam, itibari ile de doğru ve güvenilirliği kullanışlı ve anlaşılabilir sağlanmaktadır. Ancak, mevcut bilgilerin sistemli olarak güncellenmesi personel yetersizliği nedeniyle her zaman yapılamamaktadır. Yöneticiler ve ilgili personel, Üniversitemizde kullanılan Say2000i, KBS ve performans programı ve e-bütçe sistemleri ile, performans programları, bütçenin uygulanması ile bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına kaynak kullanımına ilişkin diğer ilişkin bilgilere zamanında erişilebilmektedir. bilgilere zamanında Yönetim bilgi sistemi, Mevcut otomasyon bilgi sistemi yönetimin yönetimin ihtiyaç duyduğu ihtiyaç duyduğu bilgileri karşılamaya yönelik gerekli bilgileri ve raporları olmak üzere farklı modüller olarak üretebilecek ve analiz yapma hazırlanmıştır. Raporların yönetimin talebi imkanı sunacak şekilde doğrultusunda tam ve doğru olarak üretilmesi tasarlanmalıdır. sağlanmaktadır. Yöneticiler, İdarenin misyon, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları vizyon ve amaçları çerçevesinde çerçevesinde, görev ve sorumlulukları beklentilerini görev ve kapsamında, personelden beklentiler sorumlulukları kapsamında konusunda sistematik olmayan kısmi personele bildirmelidir. bildirimler yapılmıştır. Üniversitemizde, Türkçe ve İngilizce web İdarenin yatay ve dikey iletişim sayfası, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı sistemi personelin Kanunu kapsamında kurulmuş olan Bilgi değerlendirme, öneri ve Edinme i'nin yanısıra, anket çalışmaları, sorunlarını iletebilmelerini dilek-şikayet kutuları,olumlu/olumsuz Geri sağlamalıdır. Bildirim (OGEB) sistemi ve birimi mevcuttur. 13.2.1 13.2.2 13.3.1 13.4.1 13.5.1 13.6.1 13.7.1 Üniversite içinde üretilen bilgiler ve kurumun misyonunun, hedeflerinin ve amaçlarının gerçekleştirilmesini etkileyebilecek nitelikteki değişiklikler (yasal, bilimsel, sosyal ve ekonomik vb.) kullanıcıların hizmetine sunulmasına devam edilecektir. Yönetici ve personelin, ihtiyaç duyduğu bilgilere zamanında ve doğru bir şekilde ulaşabilmeleri için mevcut otomasyon programlarında her türlü rapor, bilgi ve istatistiki bilgiye ulaşımının sağlanmasına devam edilecektir Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali ve mali olmayan yönetim sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon ve esneklikte olacaktır. Ayrıca Üniversite birimleri faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Üst Yönetim ve Üniversitemiz birimleri, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişilebilmesini sağlayacak yetkilendirmeler ve sorumluluk dağıtımının devamı sağlanacaktır. Üniversitemizin mevcut otomasyon bilgi sistemlerinin boşlukları ortaya çıkartılarak değerlendirilecektir. Sistem, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde geliştirilmeye devam edilecektir., kurumun stratejik planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde oluşturulan görev, yetki ve sorumlulukları göz önünde bulundurarak beklentilerin personele belli bir sistem dahilinde iletilmesini ve izlenmesini sağlamaya devam edecektir. Üniversitemiz personelinin; değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak, bu tür konularla ilgili elektronik ortamdan istifade edilerek çalışmalar geliştirilmeye devam edilecektir. ile Rektörlük Merkez, leri Güncelleme Yazılı yetkilendirme Güncelleme, raporlama Stratejik plan Raporlama, güncelleme Öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar

14 14.1 14.2 14.3 İdareler, her yıl, amaçları, Üniversitemiz 2006 yılından beri her yıl, hedefleri, stratejileri, varlıkları, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans yükümlülükleri ve performans programları ile programlarını kamuoyuna faaliyet raporlarını web ortamında kamuoyuna açıklamalıdır. açıklamaktadır. Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık İdareler, bütçelerinin ilk altı uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin aylık uygulama sonuçları, ikinci beklentiler ve hedefler ile faaliyetleri içeren altı aya ilişkin beklentiler ve Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hedefler ile faaliyetlerini 2006 yılından beri ilgili kurumlara kamuoyuna açıklamalıdır. gönderilmekte ve web aracılığı ile kamuoyuna açıklanmaktadır. Üniversitemiz, Kurumsal ve Harcama i düzeyinde hazırlanan Faaliyet Raporları aracılığıyla, faaliyetlerini 2006 yılından Faaliyet sonuçları ve itibaren ilgili kurumlara bildirmekte ve web değerlendirmeler faaliyet aracılığı ile kamuoyuna duyurmaktadır. Ancak, raporunda gösterilmeli ve birimler tarafından faaliyetlerin performans duyurulmalıdır. değerlendirilmesi henüz yapılmadığından Faaliyet Raporlarında, performans değerlendirme kısmı yer almamaktadır. 14.1.1 14.2.1 14.3.1 Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Raporlama; İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Stratejik planımızdaki amaç ve hedeflerimizin, stratejilerimizin, performans programlarımızın, varlık ve yükümlülüklerimizin Üniversitemiz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açık ve ulaşılabilir olmasına devam edilecektir. Üniversitemiz "Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu" her yıl Temmuz ayı içerisinde Üniversitemizin web sitesinde yayımlanarak kamuoyu bilgisine sunulmaya devam edilecektir. Üniversitemiz harcama birimleri tarafından düzenlenecek birim faaliyet raporlarına ilişkin bilgi sistemi oluşturularak birimlere sistem hakkında bilgi/eğitim verilecektir. Kamuoyu duyurusu Kamuoyu duyurusu Yönetim bilgi sistemi 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak Üniversitemizde içinde yatay ve dikey belirlenmeli, birim ve personel, raporlama ağına ilişkin yazılı prosedür görevleri ve faaliyetleriyle ilgili bulunmamaktadır. hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. 14.4.1 Raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenecek ve personele duyurulacak, raporlar, mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleriyle uyumlu olacaktır. Yatay-dikey raporlama ağı 15 Kayıt ve dosyalama sistemi; İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip 15.1 Kayıt ve dosyalama Üniversitemizde, kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden sistemi, evrak ile birim içi haberleşmeyi sağlayacak elektronik ortamdakiler dahil, şekilde yürütülmektedir. Üniversitemizin sahip gelen ve giden evrak ile olduğu Elektronik Belge ve Yönetim Sistemi içi haberleşmeyi kapsamalıdır. (EBYS) ile elektronik arşivin tüm üniversite tarafından kullanılması için gerekli çalışmalar yapılmaktadır. 15.1.1 EBYS çalışmalarına devam edilerek, elektronik imzanın 2015 yılı içinde kullanılmaya başlanması ve sisteme entegre edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. EBYS 15.2 15.3 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, Üniversitemizce kullanılmakta olan EBYS yönetici ve personel tarafından birimlerin kayıt ve dosyalama sistemini, kişisel ulaşılabilir ve izlenebilir verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayacak şekilde tasarlanmış olup, tüm Kayıt ve dosyalama sistemi, personel yetkileri dahilinde sisteme kişisel verilerin güvenliğini ve ulaşabilmektedir. Ayrıca söz konusu EBYS korunmasını sağlamalıdır. Başbakanlığın yayımladığı genelgelere ve TSE Kayıt ve dosyalama sistemi standartlarına uygundur. belirlenmiş standartlara uygun 15.2.1 Üniversitemizde kullanılmakta olan EBYS'nin, Başbakanlık genelgelerine ve Türk Standartları Enstitüsü (TSE) standartlarına uygun olarak çalıştırılmasına devam edilecektir. EBYS

15.5 15.6 16 16.1 Gelen ve giden evrak zamanında Üniversitemizde gelen-giden evrakın kaydedilmeli, standartlara uygunzamanında kaydedilmesine özen gösterilmekte bir şekilde sınıflandırılmalı ve olup, bilgi/belge/dokümanların daha sağlıklı arşiv sistemine uygun olarak korunmasını sağlamak üzere arşivleme muhafaza edilmelidir. çalışmaları başlatılmıştır. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, Üniversitemizde iş ve işlemlerinin kaydı, korunması ve erişimini de sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş kapsayan EBYS kullanılmakta olup, arşivleme standartlara uygun arşiv ve ile ilgili çalışmalar devam etmektedir. dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve Üniversitemizde "Hata, Usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim Yolsuzlukların Bildirilmesi Yönergesi" yöntemleri belirlenmeli ve kapsamında işlem yapılmaktadır. duyurulmalıdır. 15.5.1 15.6.1 16.1.1 Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Üniversitemiz evrak biriminde çalışan personele, evrağın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır. EBYS'de mevcut olan elektronik arşiv fonksiyonuna işlerlik kazandırılması amacıyla Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü faaliyete geçirilecekir. Üniversitemiz personeli ve dış paydaşların, üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili karşılaşmış oldukları hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildirmelerini sağlamak üzere tüm iletişim kanalları açık tutulacak ve bu konuda yönerge kapsamında hareket edilecektir., Personel Daire Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi; İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar Üniversitemiz birimleri ile ilgili olarak 16.2 hakkında yeterli incelemeyi bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar yapmalıdır. hakkında inceleme ve gerektiğinde işlem Hata, usulsüzlük ve yapılmakta olup, bildirimde bulunan personel yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muameleye maruz 16.3 haksız veayırımcı bir muamele kalmamaktadır. yapılmamalıdır. 16.2.1 Değerlendirmeler yönergede belirtilen usul ve esaslara göre yapılacak ve bildirimde bulunanların korunması sağlanacaktır. Hukuk Müşavirliği ile Rektörlük Merkez ile Rektörlük Merkez Hukuk Müşavirliği Eğitim Programı Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü oluşumu Yönerge Yönerge

İS 17 İS 17.1 İç kontrolün değerlendirilmesi; İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Öngörülen veya ler 5- İZLEME İç kontrol sistemi, sürekli izleme İç kontrol sistemi kapsamında İç Kontrol ve İç kontrol sisteminin izlenmesi amacıyla, birimlerde çalışan veya özel bir değerlendirmeön Mali Kontrol i oluşturularak belirli personellere ve yöneticilere "İç Kontrol Sistemi Soru Formu" yapma veya bu iki yöntem çalışmalar tamamlanmıştır. Ancak sistem İS 17.1.1 doldurtulacak ve formun değerlendirilmesi sonucunda tespit birlikte kullanılarak henüz tam anlamıyla işlerlik kazanmadığından edilen eksikliklerin rapor edilmesi ve ilgili düzeltici eylemlerin değerlendirilmelidir. izlemeye yönelik bir çalışma mevcut değildir. gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. İKİYK İç Kontrol Sistemi Soru Formu Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS 17.2.1 İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu kullanılarak iç kontrol sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesi için gerçekleştirilen faaliyetler ile sistemin işleyişi, etkililiği ve etkinliği konusundaki değerlendirmelere ilişkin raporlar hazırlanacaktır. Düzenlenen rapor; İKİYK tarafından değerlendirilecekve varsa rapora ilişkin eksiklikler giderildikten sonra uygun görüşle Rektörün onayına sunulacaktır. Değerlendirme raporu Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.3 İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesine İdarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İS 17.3.1 İç kontrol sisteminin değerlendirilmesine ilişkin oluşturulan "İç Kontrol Sistemi Soru Formu" birimler tarafından doldurularak, iç kontrol değerlendirme sürecine katılımları sağlanacaktır. İç kontrol sistemi henüz tam anlamıyla işlerlik kazanmadığından genel şartlara uygun bir İç kontrolün faaliyet bulunmamaktadır. değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi Tüm birimlerin katılımı ile yapılacak toplantılarla, birim ve/veya lerin talep ve İS 17.4.1 yöneticilerinin görüşleri ve değerlendirmesinin alınması şikâyetleri ile iç ve dış denetim sağlanacaktır. sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç Kontrol Sistemi Soru Formu Değerlendirme toplantıları Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür. İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS 17.5.1 İç Kontrol Sistemi için yapılacak değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler kapsamında revize edilecek eylem planının Üniversitemizin tüm birimlerinde uygulanması sağlanacaktır. planı Yeterli güvence sağlanmamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür.

İS 18 İç denetim; İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1.1 Öngörülen veya ler 5- İZLEME İç Denetim; Üniversitemizin çalışmalarına değer katmak üzere, Üniversitemizin yönetim, kontrol ve risk yönetimi süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünden sistematik sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilmeye devam edilecektir. İç Denetim Rehberi, Üniversitenin Denetim Evreni Üç yıllık İç Denetim Planı,Yıllık İç Denetim Programı, Denetim Raporu ve ekleri, İnceleme Raporu ve ekleri, Danışmanlık Raporu ve ekleri, Yıllık Faaliyet Raporu, Dönemsel Gözden Geçirme Raporu, İç Denetim Performans Değerlendirme Raporu Yeterli güvencenin sağlandığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı İS 18.1 İS 18.2 İç denetim faaliyeti İç Denetim Üniversitemiz İç Denetim faaliyetleri İç Koordinasyon Kurulu tarafından Denetim belirlenen standartlara uygun bir belirlenen Koordinasyon standartlara Kurulu uygun tarafından şekilde şekilde yürütülmelidir. yürütülmektedir. İS 18.1.2 İç denetim sonucunda hazırlanan raporlar, İS 18.2.1 Rektöre, na İç denetim sonucunda idare ve ilgili birimlere gönderilmektedir. tarafından alınması gerekli Denetlenen birim tarafından öneriler görülen önlemleri içeren eylem doğrultusunda önlemleri içeren bir eylem planı planı hazırlanmalı, uygulanmalı hazırlanmakta olup, bu eylem planının ve İzlenmelidir. İS 18.2.2 uygulanması İç Denetim i tarafından izlenmektedir. İç Denetim faaliyetleri İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde risk odaklı olarak yapılması esas olup, üniversitemizin maruz kalabileceği risklerin Kamu İç Denetim Rehberinde belirtilen esaslar doğrultusunda ölçülmesi ve değerlendirilmesi suretiyle yüksek risk teşkil edebilecek alanlar belirlenerek üç yıllık dönemler halinde iç denetim planı, 1 yıllık denetim programları hazırlanarak uygulanacaktır. İç denetim raporları sonucu ortaya çıkan uygulama farklılıklarını ve mevzuta uygun olmayan hususları gidermeye yönelik eylem planları hazırlanacaktır. Gerçekleştirilen iç denetim faaliyetleri sonucunda düzenlenen denetim raporlarında belirlenen bulgular ile ilgili iç denetim biriminin önerileri de dikkate alınmak suretiyle alınması gereken önlemleri içeren kapsamlı bir eylem planı, denetlenen birim tarafından hazırlanacaktır. Uygulamaya konulan bu eylem planı sonuçları İç Denetim i tarafından izlenecektir. İç Denetim i İç Denetim i, Denetlenen ler Makro Risk Değelendirme Tablosu, Denetim Alanlarının Belirlenmesi, İç Denetim Plan ve Programının Onayı, Yıllık Programın İç Denetçiye Bildirim Yazısı, İç Denetçi Görevlendirme Yazısı, Tarafsızlık ve Gizlilik Belgesi, Denetlenecek e gönderilen Denetim Bildirim Yazısı, Denetim Süre Planı Formu, Açılış Toplantısı, Bilgi Toplama Formu, Çalışma Kağıdı, Bulgu Formu, Bulgu Paylaşım Formu, Kapanış Toplantısı Tutanağı, Bulgu Değerlendirme Formu, Bulgu uyuşmazlık Tablosu, Rapor Gözden Geçirme Kontrol Listesi, Bulgu Takip Formu, İzleme Bildirim Yazısı, İzleme Görevlendirme Yazısı İzleme Sonuçlarının Rektör'e bildirilmesi, izleme sonuçlarının Denetlenen ile paylaşılması, İDKK'ya gönderilecek Yeterli güvencenin sağlandığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı Yeterli güvencenin sağlandığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı Yeterli güvencenin sağlandığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı Prof. Dr. Mehmet FÜZÜN Rektör