ULUSLARARASI KARAYOLU TAŞIMACILIĞI İstanbul 2003 Soft Bilgi İşlem 1
SOFTTRANS ULUSLARARASI KARAYOLU TAŞIMACILIĞI MODÜLÜ Giriş İHRACAT *Araç Tanımları *Günlük İşlemler Ekranı *Rezervasyon Bilgileri *Yük Bilgileri -Yük Detay Bilgileri -Koli Bilgileri -Marka Mal Tanımı Bilgileri -Ekli Evraklar- Evrak Açıklamaları Evrak Notları -Rezervasyon Bilgileri -Aktarma Bilgileri -Sigorta Bilgileri -Teslim Bilgileri -Ödeme Bilgileri -Pazarlama Bilgileri -Yurtiçi-Yurtdışı Hasar Bilgileri -Detay Bilgileri -Deponun Bildirdiği Değerler -Acenteye Bildirilen Değerler -Yük Şablon İşlemleri -Mal Şipariş Detayları *Pozisyon Bilgileri -Pozisyon Detay Bilgileri -Hareket Bilgileri -Gümrük Bilgileri -Detay Bilgileri -Yurtdışı Gümrük Bilgileri -Sefer Bilgileri -Evrak Notları -Araç Bilgilerini Yeniden Oku -Yükleme Boşaltma Hareketleri -Evrak - Beklenen Değer Fatura -Toplam Değerler -Yük Bilgilerine Geçiş -Pozisyon Kapama -Tır Karne Ve Geçiş İşlemleri -Araç Hareket -Navlun Hesaplama Bilgileri *Yük Planlama İşlemleri *Araç Yükleme İşlemleri *Pozisyon Ve Yük Arama İşlemleri *Sigorta İşlemleri *Konşimento Tarife İşlemleri *Navlun Tarife İşlemleri *Gelir Gider Bilgilerine Ve Fiyatlandırma İşlemleri *Mal Sipariş Detayları *Ameta Hesaplaşması İşlemleri Soft Bilgi İşlem 2
İTHALAT *Araç Tanımları *Günlük İşlemler Ekranı *Rezervasyon Bilgileri *Yük Bilgileri -Yük Detay Bilgileri -Koli Bilgileri -Marka Mal Tanımı Bilgileri -Ekli Evraklar- Evrak Açıklamaları Evrak Notları -Rezervasyon Bilgileri -Aktarma Bilgileri -Sigorta Bilgileri -Teslim Bilgileri -Ödeme Bilgileri -Pazarlama Bilgileri -Yurtiçi-Yurtdışı Hasar Bilgileri -Detay Bilgileri -Deponun Bildirdiği Değerler -Acenteye Bildirilen Değerler -Yük Şablon İşlemleri -Mal Şipariş Detayları *Pozisyon Bilgileri -Pozisyon Detay Bilgileri -Hareket Bilgileri -Gümrük Bilgileri -Detay Bilgileri -Yurtdışı Gümrük Bilgileri -Sefer Bilgileri -Evrak Notları -Araç Bilgilerini Yeniden Oku -Yükleme Boşaltma Hareketleri -Evrak - Beklenen Değer Fatura -Toplam Değerler -Yük Bilgilerine Geçiş -Pozisyon Kapama -Tır Karne Ve Geçiş İşlemleri -Araç Hareket -Navlun Hesaplama Bilgileri *Yük Planlama İşlemleri *Araç Yükleme İşlemleri *Pozisyon Ve Yük Arama İşlemleri *Sigorta İşlemleri *Ordino Tarife İşlemleri *Navlun Tarife İşlemleri *Gelir Gider Bilgileri Ve Fiyatlandırma İşlemleri *Mal Sipariş Detayları *Ameta Hesaplaşması İşlemleri Soft Bilgi İşlem 3
SoftTrans SOFT Lojistik ve Taşımacılık Yönetim Uygulaması ULUSLARARASI KARAYOLU TAŞIMACILIĞI MODÜLÜ SoftTrans Lojistik ve Taşımacılık Yönetim Uygulaması nın operasyon modülünden biri de Uluslararası Karayolu Taşımacılığıdır. Esnek bir modüler yapı mantığıyla çalışan uygulama, bu özelliğini, her türlü rapor ve analiz, rezervasyon, yük ve pozisyon takibi, evrak işlemleri, yapılmasını sağlar. SoftTrans ve SoftFinans uygulamaları entegre bir modüler yapıya sahiptir. Yapılan işlemler sadece içinde bulunulan adımı değil entegre olduğu her türlü alanı etkileyecektir. Bu sebepledir ki uygulamalarda ciddi bir yetki kontrolü söz konusu. Programda kullanıcı bazında yetki tanımları yapılmaktadır. Kullanıcılar sadece yetki sahibi oldukları adımlara girebilmekte ve işlem yapabilmekteler. Bu kontrolün sağlanabilmesi için programa girilmek istendiği anda karşımıza ilk olarak kullanıcı kodu ve parolasını içeren aşağıdaki ekran gelmektedir. Kullanıcı kodu, yapılan işlemlerin takibinde önemli rol oynamaktadır. Hangi işlemi kim, ne zaman yapmış şeklinde bir bilgiye kullanıcı kodundan ulaşılabilmektedir. Ayrıca kullanılan evrakların altına istenirse kullanıcı adı yazdırılabilmektedir. Bu nedenlerden ötürü kullanıcı kodunun kullanıcının adından oluşması, takibi ve giriş işleminin kolaylığı açısından pratiklik sağlayacaktır. Aşağıda programın ilk ekranı vardır. Bu ekranda, program içinde mevcut olan modüller görünmekte İhracat ve ithalat uygulamasının söz konusu olduğu modüllerde, modül üzerine tıklandığı zaman ekrana aşağı ( İthalat ) ve yukarı ( İhracat ) oklar gelecektir. Bu oklar kullanılarak ithalat yada ihracat günlük işlemler ekranına geçiş sağlanmaktadır. Soft Bilgi İşlem 4
Program, çok şirketli grupların ihtiyaçları dikkate alınarak hazırlandığı için, bir kodlama mantığıyla çalışır. Bir grup kodu altında, farklı firmaları birbirinden bağımsız olarak toplar. Bunun için çalışmaya başlamadan önce bir şirket kodu sorularak, tanımlı grubun altındaki hangi tanımlı bilgiler ile işlem yapılacağı tespit edilir. Soft Bilgi İşlem 5
Şirket girişinden sonra program akışı başlamış olur. Bu akışın ilk adımı, programın çok dövizli olarak çalışmaya başlaması olacaktır. Günlük işlemlerin gerçek ihtiyaçlarının tam manasıyla karşılanabilmesi için, her gün değişen döviz değerlerinin, sistem tarafından bilinmesi gerekir. Her gün, program çalışmadan bu değerler girildiği takdirde, fatura kesimi gibi bir çok hayati işlem gerçeğine tam uygun olarak yapılabilecek bir hal alacaktır. Soft Bilgi İşlem 6
ARAÇ TANIMLARI Adreslerin girilmesi gibi araçların da tanımlanması,sistem akışı açısından olduğu kadar sağlıklı bir çalışma ortamı yaratabilmek açısından da büyük önem taşır. Adres ve araç kayıtlarının bilinen ve güvenli bir ortamda saklanması bir firma için çok önemlidir. Ayrıca raporlama ve değerlendirmelerin gerçekçi bir tabana oturması da buna bağlıdır. Yukarıdaki ekran araç bilgilerinin girildiği ekrandır. Buraya Günlük işlemler ekranındaki Araç Bilgileri tuşuna basarak veya menü adımlarından Genel Kod Bilgilerin altındaki Araç Bilgilerini seçerek girilebilir. Yeni bir araç tanımlamak istediğinizde öncelikle sol alt köşedeki Yeni Kayıt tuşuna basın. Karşınıza aşağıdaki pencere çıkacaktır. kendiniz vermek istiyorsanız Yeni Araç Kodu alanına bu değeri girip Tamam düğmesine basın. Araç kodunun program tarafından verilmesi isteniyorsa -bu şekilde kod verilmesi daha uygundur- Sayaçtan Değer Al düğmesine basılır Seçilen araç kodu ile boş bir araç giriş ekranı karşınıza gelecektir. Aracın kodunu Tanımlamak istediğiniz aracın tipi seçilir. Seçim için Çekici,Kuyruk veya kamyon seçimi yapılabilir. Eğer şirket araçları ile ilgili tanımların da tutulması isteniyor ise Diğer seçeneği de seçilebilir. Soft Bilgi İşlem 7
Plaka alanına aracın plakasını giriniz. Cinsi alanında Enter tuşuna basarak gelen ekrandan aracın cinsini seçilir. Seçme işlemi yaptığınızda Cinsi alanının yanındaki kod alanı da program tarafından yazılacaktır. Bu bilgi daha sonra raporlarda kullanılacağından mükerrer kayıtların olmamasına dikkat edilmelidir. Sahibi alanında da araç tipinde olduğu gibi aşağıdaki seçeneklerden birisinin seçilmesi gerekmektedir. seçilince ekranda Ortak Firma alanı görünecektir. Burada Özmal seçelirse Grup Şirket Kodunu da girmelisiniz. Özmal + Ortak bir araç Bu alana da aracın ortak firmasının girilmesi gerekmektedir. Seçme işlemini burada da kullanabilirsiniz. Aynı şekilde araç kiralık ise Kira Sonu, satıldı ise Satılan Firma ve Satış Tarihi alanları ekranda belirecektir. Seçtiğiniz araç cinsine göre bu alanlara bilgileri girilmelidir. Eğer araç tipi olarak Kamyon seçilmişse bu aracın kuyruk bağlanma özelliği olup olmadığını da Kuyruk Bağlanabilir kutucuğunu işaretleyerek veya boş bırakarak belirtilmelidir. Kamyon römorklarda bu kutunun işaretlenmesi gerekmektedir. Araç Tipi Kuyruk ise Bağlı Çekici, Çekici veya Kamyon ise Bağlı Kuyruk alanları ekranda görünecektir. Tanımlanan araca bağlı tanımlı başka bir araç varsa plakasını da bu alanlara girilmelidir. Araç Tipi olarak Çekici, Kamyon veya Diğer seçilirse Sürücü Adı alanına aracın sürücüsü de girilebilir. Eğer Uluslararası Sürücü Takibi Modülü kullanılıyor ise Enter tuşu kullanarak seçme işlemini kullanılabilir. Bağlı araç plakası ve sürücü bilgileri, Araç Takibi ve Filo Yönetimi ve Uluslararası Sürücü Takibi modülleri devrede ise Araç Hareketleri ile girilmelidir. Aracın Bağlı Olduğu Firma ve Aracın Ülkesi alanlarını seçme işlemi kullanarak girin. Aracın km bilgisi Araç Km ve Tarihi bilgileri ile girilebilir. Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü içinden girilen araç km bilgileri, son girildiği tarih bilgisi ile araç kartına otomatik atanmaktadır. Eğer bu modül kullanılmıyor ise bu bilgiler manuel olarak girilebilir. Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanılıyor ise Çalışma Durumunu İthalat veya İhracat altındaki durumlardan hangisi olacaksa seçilecektir. Bu bilgiler sadece yeni araç kaydı yapılırken girilecek, bilgiler güncellenirken ise kapalı olarak gelecektir. Aracın Uygunluk Tarihi-No olarak Uygunluk Belgesinin son tarihi ile numarasının girilmesi gerekmektedir. Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanılıp araçlar bir pozisyona atandığında bu aracın durumunun uygun olup olmadığı kontrol edilip eğer uygun değil ise pozisyon üzerine yazılması engellenmektedir. Durum Kontrollü Yap çentiği işareti kaldırılır ise bu kontroller devreden çıkmaktadır. Bu durumda aracın durumu ne olursa olsun pozisyon açılabilmesi mümkün olabilir. Ancak bu durumda tutarsız bilgilerin oluşma olasılığı yüksektir. Bu nedenle bu çentiğin kaldırılmaması önerilir. Aynı şekilde araç sefere atanırken, aracın belgelerinin kontrollerinin yapılıp yapılmaması da belirlenebilmektedir. Bunun için Diğer Kontrolleri Yap çentiği kullanılmalıdır. Muhasebe Kod alanlarına muhasebe entegrasyonunda kullanılacak araca ait muhasebe kodları yazılır. Öncelikli olarak kullanılan bölüm Muhasebe Kod 1 alanıdır. Yurtiçi Lojistik ve Genel Kargo Taşımacılığı, Yurtiçi Konteyner Taşımacılığı veya Yurtiçi Oto Taşımacılığı modüllerinden biri kullanılmakta ise bu modüllerde kullanılan araçlar Yurtiçi çentiği işaretlenerek tanımlanmalıdır. Araç aynı zamanda Uluslararası taşımacılık için de kullanılmakta ise Uluslararası çentiği de işaretlenmelidir. Sağ üstteki araca ait ölçü ve kapasite bilgilerini girilmelidir. Kapasite bilgileri özellikle kuyruk ve kamyon römorklarda girilmelidir. Hacim ve kapasite bilgileri araca yapılacak yükleme işlemlerinde Soft Bilgi İşlem 8
kontrol için kullanılacağından bilgileri doğru olarak girilmesi önemlidir. Ayrıca Oto taşımacılığı modülü için tanımlı araçların taşıyabileceği oto adedi de Oto Adedi alanına girilmelidir. Varsa Araç Telefon No, Özel Kart No ve Uydu Kimlik No alanlarını da doldurulmalıdır. Özel kart numarası bilgisi araca ait özel bir kart (LOMO kartı vb.) numarasının tutulacağı bilgidir. Uydu Kimlik numarası alanı ise, araçlarda uydu cihazı var ise bu cihazın numarasıdır. Bu amaçla SATKO sistemi kullanılmakta ise bu bilgi, SATKO haritasında görünen plaka bilgisidir, MCT numarası değildir. Özel alanlar başlıkları firma tarafından belirlenebilen ve istenilen amaçla kullanılabilen alanlardır. Araca ait öncelikli girilmesi gereken bilgiler bunlardır. Bu bilgilerin gerekli olanları girildikten sonra Kaydet tuşuna basılarak kayıt güncellenir. Bu bilgiler haricinde araca ait diğer bilgiler için ekranda ayrıca tuşlar bulunmaktadır. Sefer Bilgileri: Araca ait son sefer bilgilerinin özet olarak görüntülendiği ekrandır. Bu ekrandaki bilgiler, Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü içinde girilen araç hareketleri ile güncellenmektedir. Bu nedenle bu ekrandaki bilgiler kapalı olarak gelmektedir. Ruhsat Bilgileri: Aracın ruhsat bilgilerinin girileceği ekrandır. Soft Bilgi İşlem 9
Araç İstatistikleri: Aracın sefer istatistiklerinin görüntülendiği ekrandır. Bu bilgiler de güncellemeye kapalı alanlardır. Araç Ara: Plakası veya belirli özelliklerinden araç kartına ulaşmak için kullanılan arama ekranıdır. Araç tanımları ekranına girilirken seçilen araç kartına konumlanılmaktadır. Bu araçtan farklı bir araç kartı üzerinde işlem yapılması isteniyor ise bu tuş ile çıkacak ekrandan faydalanılabilir. Soft Bilgi İşlem 10
Listeden istenen araç seçildikten sonra Seç tuşuna basılmalıdır. Bu durumda seçilen aracın bilgileri Araç tanımları ekranına gelecektir. Araç Sil: Araç kartının silinmesi için kullanılır. Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanılıyor ise, bu aracın seferler üzerinde kayıtlı olup olmadığı kontrolleri yapılır ve eğer kayıtlı ise uyarı mesajı verilerek, araç kartının seferlerde kullanıldığı hatırlatılmaktadır. Bu uyarı verilmez ise veya verildiği halde devam edilmesi istenir ise kayıt silinmesine ilişkin mesaj verilerek kullanıcıdan onay istenmektedir. Onaylandığı durumda araç tanımı silinecektir. Bağlı Aracı Bul: Bilgileri güncellenen araç kartının bağlı araç plakasını hızlı yoldan ulaşmak için kullanılabilecek bir ekrandır. Araç Giderleri: Araca ait standart ve gerçekleşen gider bilgilerinin girilmesi için kullanılan ekrana geçilmesini sağlar. Bu ekran yardımıyla aracın seferlerle ilgisi olmayan giderlerinin girilmesi sağlanır. Ekran ile ilgili detaylı açıklamalar ayrıca verilecektir. Süreli Belgeler: Araca ait süreli belgelerin işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Araç Hareket: Araca ait hareket bilgilerinin girişi için kullanılır. Araç Hareketleri: Araç hareket bilgilerinin izlenmesi ile ilgili ekrana geçiş için kullanılır. Finans Bakım Modülüne Kopyala: Softfinans Bakım ve Servis Yönetimi Modülüne yeni açılmış araç kartının kopyalanması için kullanılır. Bu ekran yardımıyla firmanın çalışmalarında kullandığı tüm araç kartları veri tabanına girilmiş olacaktır. Soft Bilgi İşlem 11
POZİSYON/YÜK İŞLEMLERİ Daha önce de bahsettiğimiz gibi, kullanıcı günlük işlemlerin çoğunu bu ekrandan çıkmadan yürütebilmektedir. Yukarıdaki ekran, Kara Taşımacılığı modülünün ihracat-ithalat Pozisyon/Yük İşlemleri ekranıdır. Bu ekranda gerek düğmeler gerekse menü adımları ile bu modülleri ilgilendiren tüm işlemler yapılabilmektedir. Yine bu ekranda modül menü adımı altından içinde bulunulan modül ile entegre çalışan modüllere geçiş yapılabilmektedir. Bu ekrandan pozisyon girişi ve bilgilerinin düzeltilmesi, iptal edilmesi, pozisyonun altına yük girilmesi (aracın yüklenmesi), bilgilerinin düzeltilmesi, iptal edilmesi, gelir gider kalemlerinin tanımlanması, evrak ve faturaların kesilmesi gibi birçok işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Ekranın fonksiyonlarını şöyle inceleyebiliriz : Pozisyon Listesi, açılmış olan en son pozisyon en üstte olacak şekilde pozisyonları sıralar. Pozisyon kavramı SoftTrans Uluslararası Taşımacılık Uygulamasında yükleme yaptığınız araç olarak kullanılmıştır. Bundan sonra, yükleri koyduğumuz araç yerine pozisyon kelimesi kullanılacaktır. Listelenen pozisyonlar, listenin üst bölümünde bulunan tarih,pozisyon no, iş tipi, şube, çekici, kuyruk, karşı pozisyon no, karşı firma filtre bilgilerine girilen bilgilere uygun pozisyonlar olacaktır. Yük Listesi de Pozisyon Listesinde o anda işaretli olan pozisyonun altındaki yükleri göstermektedir. Bu ekranlarda çalışma yapabilmek için,fare ile bir pozisyon veya yük satırının üzerine gidip bir kere tıklamalıdır. Satırlardan birinin mavi bir şerit içerisinde yanıyor olması, o satırın ve ait olduğu pencerenin aktif olduğunu gösterir. Yük listesinde listelenen yükler için ayrıca kullanıcının şube yetkileri de gözden geçirilmektedir. Kullanıcının yetkisinin olmadığı şubelere ait yükler, parametrik olarak bu listede ya listelenip herhangi bir güncelleme yapılamamaktadır ya da hiçbir şekilde listelenmemektedir. Bu parametre 2000 nolu iş tipi parametresidir. Böylece farklı şubelere ait kullanıcılar diğer şubelere ait yükleri hiçbir şekilde göremeyebilmektedir. Ekranın sol üst köşesinde pozisyon ve yük seçme grubu ile yine pozisyon (araç) ya da yük listelerinden birini seçebilirsiniz. Soft Bilgi İşlem 12
Ekrandaki soldan ilk beş düğme tüm ana ekranlarda ortaktır. Bu düğmeler işlevleri : Yeni Düğmesi: Aktif olan pencereye göre yeni bir pozisyon veya yük girişi yapabileceğiniz bir sayfa açar. Bu butonun pozisyon için kullanılabilmesi için POZE, yük için kullanılması için YUKE özel yetkisine sahip olunması gereklidir. Düzelt Düğmesi: Daha önce girdiğiniz pozisyon ya da yük bilgileri üzerinde değişiklik yapmanıza olanak verecek şekilde pozisyon yada yük bilgileri ekranını açar. Kullanıcının bu özelliğin kullanılabilmesi için pozisyon için POZG, yük için YUKG özel yetkisine sahip olması gereklidir. Göz at Düğmesi: Seçilen pozisyon ya da yüke ait bilgileri görmenizi sağlayacak şekilde ilgili ekranları açar. Ancak üzerinde düzeltme yapmanıza izin verilmez. Kullanıcının bu özelliğin kullanılabilmesi için pozisyon için POZD, yük için YUKD özel yetkisine sahip olması gereklidir. İptal Düğmesi: Seçilen pozisyon ya da yükü iptal etmenizi sağlar. Kullanıcının bu özelliğin kullanılabilmesi için pozisyon için POZI, yük için YUKI özel yetkisine sahip olması gereklidir. Geri Dön Düğmesi: İçinde bulunulan modülden çıkış düğmesidir. Yenile Düğmesi; Geri dön düğmesinin hemen altında bulunan yenile düğmesi Pozisyon/Yük İşlemleri ekranında bulunan pozisyon no, iş tipi, çekici-kuyruk, şube kodu gibi başlıkların bulunduğu filtre alanında girilen bilgilere uygun pozisyon ve yüklerin listelenebilmesi için kullanıldığı gibi bu ekranda çalışırken başka bir kullanıcının girdiği yeni bir pozisyon ya da yük bilgisine ulaşılmasını sağlar. Bu işlem için yukarıda açıklanan şube yetkileri koşulları aynen geçerlidir. Listelenen yükler parametrik olarak sadece yetkili olunan şubelerin yükleri olabilmektedir. Menü adımlarının altında aşağıdaki tuşlar bulunmaktadır. Bu tuşlar bazı işlemleri menülere girmeden yapmamızı sağlayan kısa yol tuşlarıdır. Pozisyon Düğmesi: Pozisyon numarası bilinen bir pozisyona(yükleme yapılan araca) doğrudan ulaşmak için kullanılır. Gitmek istediğiniz pozisyonun numarasını yazıp Tamam düğmesine bastığınızda Pozisyon Listesi üzerinde istenilen pozisyon üzerinde konumlanacaktır. Yük Düğmesi: Yük numarası bilinen bir yüke doğrudan erişmek için kullanılır. Yük numarasını yazıp Tamam düğmesine bastığınızda Yük Listesinde gitmek istenilen yük, Pozisyon Listesinde de o yükün ait olduğu pozisyon üzerinde konumlanacaktır. Bu yüke ulaşabilmek için yük şubesine kullanıcının yetkisinin bulunması gereklidir. Rezervasyon Düğmesi: Bu düğmeye basıldığında karşınıza ilerideki bölümlerde detaylı olarak incelenecek olan rezervasyon giriş ekranı çıkacaktır. Sonraki üç düğme Evrak, Beklenen Değerler ve Fatura düğmeleridir. Bu düğmeler Pozisyon veya Yük listelerinden hangisi seçiliyse onunla ilgili işlemleri yapılmaktadır. Evrak Düğmesi: Tanımlanmış olan evrakları kesebilmeniz için Evrak Hazırlama İşlemleri ekranına geçmenizi sağlar. Ana ekranda hangi pencerenin aktif olduğuna dikkat edilmelidir. Zira, gelecek olan penceredeki evraklar,pozisyon için farklı, yük için farklı olacaktır. Bu ekrana geçiş için ihracat için KEEV, ithalat için KIEV özel yetkisine sahip olunması gereklidir. Beklenen Değerler Düğmesi: Bu düğmeye basıldığında seçilmiş yük veya pozisyonla ilgili, oluşacak olan tüm gelir gider bilgilerinin girişini yapıp değerlerini kontrol edebileceğiniz Beklenen Değerler ekranına girersiniz. Bu ekrana geçiş için ihracat için KEBD, ithalat için KIBD özel yetkilerine sahip olunması gereklidir. Fatura Düğmesi: Beklenen değerlerde girişini yapıp onayladığınız kalemlerin faturasını kesebilmenize olanak veren Fatura Kesme ekranına girmenizi sağlar. Ancak bu ekran, Beklenen Değerler Soft Bilgi İşlem 13
ekranıyla bağlantılı olarak çalışan bir programın ekranı olduğu için, buraya girmeden önce Beklenen Değerler kontrol edilmelidir. Bu ekrana geçiş için ihracat için KEFT, ithalat için KIFT özel yetkisine sahip olunması gereklidir. Yük Arama Düğmesi: Yük düğmesinden farklı olarak karşınıza detaylı bir yük arama ekranı gelir. Yük numarası haricinde farklı bilgileri ile yük arama ihtiyacı olduğunda kullanılabilecek bir ekrandır. Burada belirli özelliklere sahip olan yük ya da yükleri bulabilirsiniz. Buradan istediğiniz özelliklere sahip bir yükü seçip yük listesinde doğrudan o yüke ulaşabilirsiniz. Pozisyon Arama Düğmesi: Yük Arama düğmesine benzer olarak, belirli özelliklere sahip pozisyon ya da pozisyonları bulmanızı ve bunlardan birisine pozisyon listesinde görmenizi sağlar. Pozisyon numarası haricinde diğer pozisyon bilgilerinden arama yapabilmek için kullanılmaldır. Döviz Düğmesi: Günlük döviz kurlarını girebileceğiniz ve bunların dökümünü alabileceğiniz Döviz Giriş ekranına geçişi sağlar. Adres Düğmesi: Kendi firmanız dahil sizinle iş yapan müşteri, satıcı, acente gibi tüm firmaların tanım ve adreslerini girebileceğiniz Adres Ekranı na geçişi sağlar. Araç Bilgileri Düğmesi: Sefere çıkan kuyruk ve çekici ile ilgili bilgileri görüp düzeltebilmenizi sağlayan Çekici/Kuyruk Tanımları ekranına geçişi sağlar. Tarife Düğmesi: Navlun tarifelerinin girişinin yapıldığı ekrana girmenizi sağlar. Araç Yükleme Düğmesi: Araç Yükleme İşlemleri ekranına geçerek rezervasyon aldığınız yükleri pozisyonlara (araçlara) dağıtmanızı ve bir pozisyondan yük alarak diğer bir pozisyona aktarabilmemizi sağlar. Menü Adımları: Menü adımları ana ekranda düğmelere basarak yaptığınız işlemlerin yanı sıra, günlük operasyon işlemlerinin gerektirdiği diğer bazı adımlara da ulaşmayı sağlar. Hatta düğmeye basıp çağırdığınız programlarda birden fazla adımda yaptığınız işlemlerden bazılarını menü kullanarak tek adımda yapabilirsiniz. Örneğin menü adımlarında tanımlı evrakları evrak hazırlama ekranına girmeden doğrudan kesebilirsiniz. Menü adımlarının bir diğer varoluş nedeni ise, yapılabilecek işlemlerin toplu halde bir listesini görmektir. Pozisyon İşlemleri: Bu menü adımına fare ile tıkladığınızda aşağıdaki menü kutusu açılır. En üstteki Yeni, Detay, Düzelt ve Sil menü adımları ana ekranda pozisyon listesi seçili iken soldaki düğmelerle gerçekleştirdiğiniz işlemleri yerine getirir. Arama menü adımı Pozisyon Ara düğmesi ile aynı göreve sahiptir. Özellikleri bilinen bir pozisyona (İş tipi X olan ve belirli tarihler arasında açılmış olan pozisyonlardan (araçlardan) birisine) ulaşmanızı sağlar. Belli Pozisyona Gitme: Pozisyon numarası bilinen bir pozisyona doğrudan gitmenizi sağlar. Pozisyon No Değiştirme: Bu menü adımına tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Soft Bilgi İşlem 14
Üstte değiştireceğiniz pozisyonun numarasını, alta gerekiyorsa yeni çalışma yılı girilir. Son olarak yeni pozisyon numarasını girebilirsiniz.. Değiştir düğmesine bastığınızda pozisyon yeni pozisyon numarasıyla kaydedilecektir. Bu adım yıl geçişleri sırasında işlemi devam eden pozisyonların yeni yıla aktarılması amacıyla sıklıkla kullanılacaktır. Sefer Numarası Verme: Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanılması durumunda aktif olan bir ekrandır. Pozisyon açılması sırasında hatalı bilgi girişi nedeniyle sefer numarası almamış pozisyonlara daha sonrasında manuel sefer numarası verilebilmesi için kullanılabilir. İlgili pozisyona ait herhangi bir araç hareketi işlemediğinden bu adım sadece sefer numarasının alınmasını sağlayacaktır. Araç hareket işlemleri ile güncellenen yükleme ve boşaltma tarihleri vb. bilgiler yine manuel olarak girilmek durumunda kalınacaktır. Beklenen Değerler: Pozisyona ait gelir gider kalemlerinin değerlerinin girildiği ve onayının yapıldığı programı çağırır. Sefer Sürücü Hesabı: Araç ve Filo Yönetimi Modülü mevcutsa, Sürücüye ait hesaplaşma bilgilerinin bulunduğu programı çağırır. Sefere Ait Beklenen Değerler: Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanıldığında pozisyon bazında oluşan giderler, operasyon ile ilgili veya işletme bölümü ile ilgili olarak ikiye ayrılmaktadır. Örneğin bir yükün alınması nedeniyle ödenen komisyon ücreti veya yurtdışında yapılan bir aktarma gideri operasyonel bir gider olarak değerlendirilirken, Ro-Ro ücreti veya firmanın ödediği yurtdışı otoban ücreti işletme gideri olarak değerlendirilmektedir. Bu ekran ile işletme ile ilgili giderlerin girişi amacıyla kullanılmaktadır. Burada ekrana beklenen değer ekranı gelecek, sefer giderleri sekmesi seçilerek bilgi girişi yapılacaktır. Ekranın detaylı açıklamaları Beklenen Değerler ekranı ile verilecektir. Sefere Ait Gelir-Gider Bilgileri Sorgulama: Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanıldığında ihracat ve ithalat pozisyonlarına ait gelir bilgileri, yukarıda açıklanan gider bilgileri ile aracın ve sürücünün genel giderlerinin de seferlere düşen paylarının hesaplanarak gerçek sefer kar zarar bilgilerinin sorgulandığı ekrandır. Sigorta Bilgileri: Kendi bünyesinde sigorta acentesi bulunan firmaların, sigortası yapılan yüklerin takibini yapabilecekleri ekrandır. Bu ekranda hangi yükün sigortasının yapıldığı bilgileri girilmektedir. Raporlama yöntemi ile de ilgili sigorta firmasına belirli dönemlerde sigortalanan yük bilgileri alınabilmektedir. Acente Hesaplaşması İşlemleri: Acenteler ile yapılan hesaplaşmalar, kar paylaşımı veya gider paylaşımı esasına dayanır. Uygulama AMETA hesaplaşması ile kar paylaşımı, PAYLOAD ile de gider paylaşımı esasına dayalı hesaplaşma işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. Özet Beyan İşlemleri: Kara ihracat veya ithalat pozisyonuna ait özet beyan işlemlerinin verilebilmesi için gerekli işlemlerin yapıldığı ekrandır. Bu adım, Softtrans -BİLGE Özet Beyan Entegrasyon Arayüzünün satın alınması durumunda aktif olacaktır. Soft Bilgi İşlem 15
Çıkış Gümrük Bilgileri Giriş İşlemleri/Varış Gümrük Bilgileri Giriş İşlemleri: İhracat için çıkış gümrüklerinin, ithalat için de varış gümrüklerinin girişini kolaylaştıran bir ekrandır. Yükleme-Boşaltma Sırası Hazırlama: Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kapsamında Uydu Makro Entegrasyon Arayüzünün kullanıldığı firmalarda sürücü ve firma arasında bilgi akışına kolaylık getirecek, yükleme sırasının belirlenmesi veya boşaltma sırasının belirlenmesine yönelik ekrandır. Listeler: Bu menü adımı altında pozisyondan alabileceğiniz listeler bulunmaktadır. Yükleme Listesi: Pozisyon altındaki yüklere Loading List bu adımdan alınabilir. Gelir/Gider Formu: Pozisyona ait girilen gelir gider kalemlerinin listesini ile o pozisyon ve yüke ilişkin kar-zarar bilgilerini verir. Çeki Listesi: Fare ile bu adıma tıkladığınızda çeki listesi sürücü programı gelir. Filtreye uygun değerler vererek size uygun pozisyonlara ait çeki listesini alabilirsiniz. Manifesto: İhracatta pozisyona(araca) ait manifesto evrakı kesmek istediğinizde bu menü adımını kullanabilirsiniz. Tır Dökümü: Tıra ve içindeki yüklere ait bilgilerin bir listesini verir. Yukarıda verilen yükleme listesi, çeki listesi, manifesto veya tır dökümü evrakları pozisyona ait yüklerin sıralı listelerinin alınması amacıyla kullanılabilecek listelerdir. Bildirimler: Özellikle ihracat taşımalarında yurtdışı acenteye gönderilecek olan AVIS bilgilerinin evrak ekranına girmeden hazırlanmasına yönelik ekranlara geçiş sağlar. Evraklar Hazırlama İşlemleri: Pozisyona ait tanımlanmış evrakları kesebileceğiniz programı çağırır. Beklenen Değerler: Pozisyona ait gelir gider işlemlerinin yapılabilmesine yönelik ekrana geçiş sağlar. Fatura İşlemleri: Pozisyon kalemlerinde tanımlanmış ve değer girilip onaylanmış gelir kalemlerinin faturalarını bu adımdan kesebilirsiniz. Soft Bilgi İşlem 16
gerçekleştirebilirsiniz. Menü adımına fare ile tıkladığınızda yandaki menü kutusu açılır. En üstteki Detay, Düzelt, Yeni ve Sil ana ekranda Yük seçme grubu işaretliyken soldaki aynı isimli düğmelerle gerçekleştirdiğiniz işlemleri yapar. Belli Yüke Gitme: Numarasını bildiğiniz bir yüke doğrudan ulaşmanızı sağlar. Yük İşlemleri: Ana ekrandaki seçim grubunda Yük işaretli iken düğmelere basarak gerçekleştirdiğiniz işlemleri ve yükle ilgili diğer işlemleri bu menü adımından Yük Ara: Belirli özelliklere sahip yük yada yüklerin listesini almanızı veya seçim yapıp yük bilgileri üzerinde gerekli işlemlere devam etmenizi sağlar. Mal Detayı İle Yük Ara: Sipariş verilen yüklerin listesini almanızı sağlar. Yük No Değiştirme: İlgili yükün numarası bu menü adımı kullanılarak yapılır. Depo Yük Bilgileri: Üzerinde bulunulan yük eğer ilgili depoya ( İthalat yada ihracat depo ) kopyalanmış ise depodaki yük kaydı üzerine geçişi sağlamaktadır. Bu adım ile Antrepo ve İhracat Depo Yönetimi modülüne geçmeden ilgili yükün depodan ölçülen bilgilerini görebilmek mümkündür. Bu adımın kullanılabilmesi için Antrepo ve İhracat Depo Yönetimi modülünün satın alınmış olması gereklidir. Beklenen Değerler: Yüke ait tanımlanan gelir gider kalemlerine değer girip onaylama yapmanızı sağlayan programı çağırır. Listeler: Listeler altında yük için alınabilecek listeler bulunmaktadır. Şu an için gelir gider kalemlerinin listesi bu bölüme bağlıdır. Bildirimler: Yük için yapılabilecek bildirimler bu menü adımına bağlıdır. Şu an için Müşteri Temsilcisi Bildirimi bu adımdan çalıştırılabilmektir. Evrak Hazırlama İşlemleri: Yüke ait tanımlanan evrakları bu menü adımını kullanarak kesebilirsiniz. Beklenen Değerler: Yüke ait gelir gider kalemlerinin girilmesi, onaylanması işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Fatura İşlemleri : Yüke ait onaylanmış gelir kalemlerinin faturaları bu adımdan kesilebilmektedir. Yük Şablon İşlemleri: Taşımacılık operasyonunda bazen belli firmaların yüklemelerinde birçok benzerlikler görülebilir. Müşteri,gönderici,alıcı,acente, mal cinsi,kap adedi, ağırlık vb. bilgiler genelde aynı olan yüklemeler olabilir. Bu yüklemelerde yük bilgilerini baştan itibaren tüm detayları ile girmek yerine firmalar için yük şablonları oluşturularak, istendiğinde bu şablon tanımlarından otomatik yükler oluşturabilmek mümkündür. Bunun için Yük Şablon İşlemleri menü adımı altında Yeni Yük Kaydı Yarat menü adımı kullanılabilir. Bu adım ile hangi firmanın hangi şablon tanımının kullanılacağı seçilerek yeni bir yük kaydı açmak mümkündür. Bu özellik, bir anlamda yük kopyalama ile benzerlikler içerir. Yük kopyalamada kopyalanacak yükü bulup işlem yapılırken, şablon işlemlerinde ise örnek yüklerden öncelikle şablon oluşturulmakta daha sonra bu şablon bilgileri yeni yükleri yaratırken kullanılmaktadır. Günlük İşlemler: Bu menü adımına fare ile seçtiğinizde karşınıza aşağıdaki menü kutusu çıkar. Soft Bilgi İşlem 17
Günlük Döviz Kurları: Döviz kurlarının girişinin yapıldığı programı çağırır. Bu program her gün, kimse çalışmaya başlamadan önce bir kişi tarafından çalıştırılarak o günkü döviz kurlarının girişinin yapılması gerekmektedir. Uygulama içinde döviz kurlarının TCMB web sayfasından otomatik alınması için gerekli altyapı da mevcuttur. Araç Yükleme İşlemleri: Araç Yükleme İşlemleri ekranına geçerek rezervasyon aldığınız yükleri pozisyonlara dağıtmanızı ve bir pozisyondan yük alarak diğer bir pozisyona koyabilmenizi sağlar. Bu ekranın yanı sıra, daha sonra detayları anlatılacak olan Yük Planlama ekranı ile araç yükleme işlemleri daha hızlı olarak yapılabilmektedir. Rezervasyon İşlemleri: Bu menü adımının altında aşağıdaki alt adımlar vardır. Rezervasyon Girişi: Rezervasyonla alınan bilgilerin girilmesini sağlayan ekranı karşımıza çıkarır. Yük Planlama: Rezervasyondaki yüklerin, mevcut pozisyonların ve seçili pozisyonun altındaki yüklerin bir arada listelenmesini sağlar. Bu ekranda rezervasyondaki herhangi bir yükü istediğimiz pozisyonun altına atabildiğimiz gibi herhangi bir aracın altında ki yükü başka bir araca yükleme işlemini de yapabilmektedir. Yine bu ekranda mevcut bir yüke pozisyon oluşturulabilmektedir. Farenin sağ düğmesine basıldığında çıkan menü adımlarını kullanarak yeni pozisyon, rezervasyon, yük girişi yapılabilmekte ve her biri için evrak, beklenen değer ve fatura ekranına geçiş yapılabilmektedir. Genel Rezervasyon Listesi: Girilen rezervasyonlardan istenilen özelliklere sahip olanlarını listeleyen programı çalıştırır. Mal Teslim Listesi: Rezervasyonların teslim edilip edilmediğinin raporu bu menü adımından alınabilmektedir. Kodlu Bilgiler: Firma, araç, yer, kullanıcı, ülke gibi programın birçok yerinde kullanacağınız sürekli bilgilerin tanımlanması bu menü adımından yapılır. Altında üç adet alt menü adımı vardır. Firma Bilgileri: Kendi firmanız dahil iş yapan müşteri, satıcı, acente gibi tüm firmaların tanım ve adreslerinin girilebildiği Adres Ekranı na geçişi sağlar. Soft Bilgi İşlem 18
Araç Bilgileri: Pozisyonda kullanılan araçların tanımını yaparak plaka, kapasite, ruhsat bilgileri, sürücü vs. bilgilerinin girilmesini sağlar. Genel Kod Bilgileri: Mal cinsi, liman adları, kıta, ülke, şehir adları gibi programın içinde kullandığınız bilgilerin tanımlaması bu menü adımından yapılabilir. Enter tuşuna basarak seçme işlemi yaptığınız bilgiler burada tanımlayacağınız bilgilerden alınmaktadır. Tarife Bilgileri: Bu menü adımı ile geçilebilecek ekranlar ve işlevleri Tarife İşlemleri başlığı ile detaylı olarak açıklanacaktır. Proje Taşımaları: Uluslararası Karayolu Proje Taşımacılığı işlemleri bu adım ile geçilen ekranlar vasıtasıyla yapılmaktadır. Bu adım Proje Taşımacılığı Modülü satın alan firmalarda aktif olarak gelmektedir. Değiştir: Çalışma yılı veya sayaç bilgilerinin değiştirilmesi amacıyla kullanılabilmektedir. Çalışma yılı bilgisi şirket bazında bir bilgi olduğundan şirket seçimi sırasında otomatik olarak atanmakta ve aksi bir işlem yapılmadıkça o şirketin tanımında yer alan yıl bilgisine ait pozisyon ve yükler görülebilmektedir. Ancak kullanıcının eski yıllara ait bir pozisyona ulaşmak istemesi durumunda Değiştir adımından Çalışma Yılı menü adımın seçilerek gelen ekranda geçilmek istenen yılın yazılması gereklidir. Bu adım özellikle yıl geçişlerinde bir süre eski yıla ait pozisyonlara ve dolayısıyla yüklere ulaşabilmek amacıyla kullanılmaktadır. Ayrıca Sayaçlar menü adımı ile de istenen bir sayaç bilgisi değiştirilebilmektedir. Soft Bilgi İşlem 19
REZERVASYON İŞLEMLERİ Yük Bilgileri Bakımı ekranı, yük ile ilgili bütün detayların girilebildiği bir ekrandır. Ancak müşteri sipariş bilgisini geçerken bu detayda bilgi verememektedir. Bu nedenle Rezervasyon Bilgileri ekranı öncelikli olarak sipariş aşamasında verilebilecek bilgilerin alındığı bir ekrandır. Aynı zamanda bu ekrandan sipariş bilgileri ile ilgili sorgulama ve diğer işlemlerin de yapılabilmesi mümkündür. Uluslararası Karayolu Taşımacılığı Modülü içinde 99990-99999 arasındaki pozisyon numaraları rezervasyon dosyaları olarak değerlendirilir. Rezervasyon pozisyonları kapasitesi sonsuz araçlar olarak değerlendirilir. Aksi belirtilmedikçe de yeni kullanım sırasında bir adet (99999 nolu pozisyon) pozisyon rezervasyon dosyası olarak otomatik açılmaktadır. Gerekli görüldükçe bu dosyalar artırılabilmektedir. Günlük işlemler ekranında Rezervasyon İşlemleri tuşuna basıldığında rezervasyon bilgileri giriş ekranına geçilir. Bu ekrana geçildiğinde parametrik olarak istenirse yeni bir rezervasyon alınacak ekran açılabilir. İstenirse de rezervasyon listesi ekrana gelerek kullanıcının istediği işlemi yapması sağlanabilir. Aşağıda yeni bir rezervasyon girişi sırasında kullanılacak ekran görülmektedir. Bu ekran, müşterinin sipariş için ilk anda verebildiği bilgilerin kayıt edilebilmesi için hazırlanmıştır. Ekranda bulunan tüm bilgi alanlarının doldurulması gerekli değildir. Bunun yerine öğrenebilen detaylar sisteme girilmelidir. Bu bilgiler mevcut olası yük potansiyelinin önceden görülebilmesini sağlayacaktır. Yük detayları talimatlar ile geldiğinde bu yüke ait bilgiler tamamlanacaktır. Ekranın üst bölümünde görülen Tarihi, Alan Kişi, Temsilci, Yük No ve Durumu bilgileri sipariş bilgisi kaydedildiğinde otomatik olarak atanacaktır. Yük numarası, girilen tüm yüklere yıl içinde sıra ile verilen bir numaradır. Tarihi alanına ise bu siparişin alındığı tarih bilgisi atanacaktır. Alan kişi bilgisi, sipariş programa hangi kullanıcı tarafından girilmişse onun kullanıcı kodu ile doldurulacaktır. Durumu alanı ise, siparişin hangi aşamada olduğunu (sipariş, planlanmış, yüklenmiş vb.) belirtir. Müşteri, üretici, gönderici ve alıcı bilgilerinin bilinenleri, firma isimlerinin ilk birkaç harfini yazıp enter tuşuna basarak seçebilir. Yükleme yeri bilgisine şehir olarak yükleme yapılacak yer bilgisini girilir. Bütün yer bilgilerinde ilk birkaç harf girilip enter tuşu ile seçim yapılabilir. Varış yeri alanına da Soft Bilgi İşlem 20
yükleme yeri bilgisinde olduğu gibi şehir olarak yer bilgisi girilir. Eğer varış yeri bilgisinin tanımında ülkesi düzgün girilmişse ülkesi alanı otomatik olarak doldurulacaktır. Aksi takdirde ülkesi alanının da girilmesi gerekecektir. Bu nedenle sisteme tanımlanan her yer, ülke vb. tanımlarında sistem tarafından istenen bilgilerin düzgün olarak girilmesi, daha sonraki çalışmalarda daha az bilgi girişini sağlayacaktır. Yurtdışı Acente, bu yük ile ilgili yurtdışı takibinde kullanılacak iş ortağıdır. Bu bilgi sipariş aşamasında belirli ise bu firmanın ismi yazılmalıdır. Acente şube adı bilgisi de bu taşımanın yurtdışında hangi acente deposundan aktarılacağı bilgisidir. Temsilci firma, alıcının yurtiçinde temsilciliğini yapan firmadır ve alıcı firma seçildiğinde bu bilgi otomatik olarak atanacaktır. İşi veren firma da, yük ile ilgisi olmayan bir firma yükün taşınmasına neden olmuş ise bu firmanın ismidir. Örneğin diğer bir taşımacı fırma bir yükü pas etmiş ise işi veren firma diğer taşımacı firma olacaktır. Mal sınıfı bilgisi, taşınan malı gruplamak ve raporlamak amacıyla kullanılan bir bilgidir. Parça sayısı, ağırlık, hacim ve lademetre bilgileri yüke ait toplam değerlerdir. Öncelikli olarak bu toplam bilgileri girilir. Konşimento detayı geldiğinde koli satırları şeklinde bu girişler yapılacaktır. Taşınan malın ambalaj çeşidi tek ise bu durumda Koli Tipi ve Ebatları bölümleri de doldurulabilir. Bu durumda uygulama, yazılan ebatlarda bir adet koli satırını da otomatik olarak yaratmaktadır. Teslim şekli bilgisi de mal ile ilgili teslim bilgisidir. Bu ekranda ayrıca bu yük ile ilgili konşimento ücretinin alınıp alınmayacağı bilgisi de Kon. Ücreti Alısın çentiği ile belirtilebilmektedir. Öngörülen Hazır Olma Tarihi, müşterinin malı firmaya teslim etmeyi taahhüt ettiği tarihtir. İstenen Varış Tarihi alanına, müşteri bu mala ilişkin bir termin vermişse bu termin tarihi veya malın muhtemel varış tarihi yazılacaktır. Hazır Olma Tarihi ise malın firmaya (araca yada depoya) teslim edildiği tarihtir. Bu bilgi mal teslim edildiği zaman girilecektir. Bu bilgilerin düzgün ve zamanında girilmesi, istenen zamanda hangi siparişlerin teslim edilip hangilerinin edilmediğinin kontrolünün yapılabilmesi, bunlara ilişkin raporlar alınabilmesini sağlar. Depo alanı ise,mal eğer deponuza teslim edilmişse hangi deponuzda olduğuna dair bilginin girilebileceği bir bilgidir. Sipariş numarası müşterinin verdiği sipariş için takip numarasıdır. Çıkış gümrüğü alanı ise sipariş aşamasında yükün hangi gümrükten çıkacağı belli ise girilecektir. Mal sınıfı alanı, raporlama işlemlerinde size ışık tutacak bir bilgidir. Bu alandan da seçme yapabilirsiniz. Teslim şekli bilgisi de gerekli şekilde girilecektir. Bu bilginin girilmemesi evrak kesiminden fatura kesimine kadar işlemlerinin bir çoğunun aksamasına neden olacaktır. Yükleme şekli alanı, yük askılı ise A, kolili ise N, karma ise X değerlerinin girileceği bir bilgidir. Parça sayısı, Ağırlık, Hacim,Lademetre alanları da sipariş aşamasında müşterinin size beyan ettiği bilgilerdir. Bu bilgilerde meydana gelecek değişikler,bu alanlardan yapılabileceği gibi, taşınacak mala ilişkin talimat geldiğinde koli bilgilerinden girilerek yapılabilir. Yüke CMR veya FCR evraklarından hangisinin kesileceğini (her ikisi de olabilir) CMR ve FCR seçim kutucuklarına fare ile tıklayıp bu kutucukları işaretlemekle belirtebilirsiniz. Frigorifik, Tehlikeli Madde, Çift Şoför ve İstiflenebilir seçim kutuları, taşınacak yükün bu özelliklerden hangisine sahip olduğunun belirtilmesi için gereklidir. Yükün bu özelliklerini kutucukları fare ile işaretleyerek belirtebilirsiniz. Aynı şekilde yükün komple veya parsiyel olduğunu da Kompleparsiyel seçme grubundan gerekeni işaretleyerek belirtebilirsiniz. Arayan Kişi ve Tel alanları, rezervasyon bilgilerini firmaya veren kişi ile ilgili bilgileri tutabileceğiniz bilgilerdir. Eğer gönderici firma tanımında ilgili kişi alanlarına gerekli bilgileri düzgün bir şekilde yazılmışsa, bu bilgiler otomatik olarak arayan kişi ve telefon numarası alanlarına taşınacaktır. Aynı şekilde gönderici firma tanımlarında gümrükçüsü de belirtilmişse bu bilgi de Gümrükçü alanına yerleşecektir. Bu taşımada farklı bir gümrükçü kullanılıyorsa yada firma kartı üzerine gümrükçü bilgisi yazılmamışsa bu alana gerekli bilgiyi giriniz. Taşınacak yük için beyanname açılmışsa Beyanname Açıldı seçim kutucuğunun işaretlenmesi gerekir. Varış Gümrüğü alanı ise yükün varacağı ülkede denetleneceği gümrük bilgisidir. Beklenen Yükleme Tarihi, Plakası, Sefer No, Araç Tipi alanları, eğer Araç Takibi Ve Filo Yönetimi modülü varsa Planlama işlemlerinden sonra otomatik olarak sistem tarafından doldurulacak bilgilerdir. Araç Takibi Ve Filo Yönetimi Modülü mevcut değilse bu alanları yükü hangi aracın hangi seferine, ne zaman yükleyebileceğinizi ve ilgili aracın tipini bilgi amacıyla tutabileceğiniz alanlardır. Ancak plaka Soft Bilgi İşlem 21
alanına bir araç yazmak bu yükü o araca aktarmak anlamına gelmez. Taşınacak malını adrese yada depoya teslim edilmesine göre Adres Teslimi-Depo Teslimi seçim grubundan gerekeni seçiniz. Yukarıda belirtilen bilgilerden bu aşamada öğrenebildiklerinizin girilmesinden sonra yapılması gereken Kaydet düğmesine basmak olacaktır. Bu durumda, daha önce belirtildiği gibi bu rezervasyona sistem bir numara verecektir ve rezervasyon alış tarihi ve alan kullanıcının kullanıcı kodunu da rezervasyon kaydı üzerine yazacaktır. Eğer rezervasyon aşamasında, müşteri koli ebatları ile ilgili bilgiyi de veriyorsa Koli Bilgileri düğmesine basarak koli bilgilerini de girebilirsiniz. Detaylı Bilgi Girişi düğmesi ile ise, rezervasyon ile ilgili bu ekranda olmayan, daha detaylı bilgileri de girebilirsiniz. Bu düğmeye bastığınızda karşınıza Yük Bilgileri Bakımı ekranı gelecek ve buradan rezervasyonu alınan yükle ilgili bilgileri girip güncelleyebilirsiniz. Rezervasyon girişi işlemi bittiğinde yapılması gereken Geri Dön düğmesine basmak olacaktır. Bu durumda karşımıza tüm rezervasyonların detayları en son alınan en başta olacak şekilde ekrana gelecektir. Bu ekranda, ekranın üst kısmında görülen alanlar ile alınan rezervasyonların filtrelenmesi sağlanır. Düzelt düğmesi ile seçilen bir rezervasyon kaydının güncellenmesi sağlanır. Yeni kayıt düğmesi ile yeni bir rezervasyon kaydı eklemek için daha önce anlatılan ekrana gitmeniz sağlanır. Iptal düğmesi ile seçilen rezervasyon bilgisinin ekranda görüntülenmesini engelleyebilirsiniz. Soft Bilgi İşlem 22
Seçilen yükü kopyala düğmesine basıldığında karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda kopyalama işlemi için koli bilgileri, marka bilgileri gibi seçenekler gelecektir. Eğer yükü rezervasyon altına kopyalamak istiyorsak yükün kopyalanmasını istediğimiz bilgilerini seçtikten sonra pozisyon numarası bilgisini değiştirmeden tamam düğmesine basmamız yeterli olacaktır. Mevcut pozisyonlardan herhangi biri altına kopyalamak istiyorsak pozisyon numarası alanına istenilen pozisyon numarasının yazılması gerekmektedir. Fakat yükü yeni bir pozisyon altına kopyalamak istiyorsak ekrandaki yeni pozisyon alanını işaretleyerek tamam düğmesine basmamız gerekecektir. Yeni pozisyon işaretlendiğinde ekranda açılan iş tipi alanına yeni açılacak olan pozisyonun hangi iş tipi altında olması isteniyorsa bu iş tipi numarasının yazılması gerekmektedir. Bu bilgi girilip tamam düğmesine basıldığında program istenilen iş tipi altında bir pozisyon kaydı yaratacak ve altına bu yükü oluşturacaktır. Sil düğmesi ile ise seçilen rezervasyon kaydını silebilirsiniz. Iptal Et ile Sil düğmelerinin işlevleri arasındaki fark, iptal edilen rezervasyon kaydının daha sonra istenirse tekrar geri alınabilmesidir. Liste düğmesi ile rezervasyonlarınızın listesini alabilirsiniz. Planla ve Yükleme düğmeleri ile eğer Araç Takibi Ve Filo Yönetimi modülü mevcut ise rezervasyonlarınızı planlayabilir yada belirtilen bir araca yükleyebilirsiniz. Koli girişi, detaylı bilgi girişi, rezervasyon listeleri, planlama ve yükleme adımları menü adımlarındaki yerlerinden de gerçekleştirilebilir. Soft Bilgi İşlem 23
YÜK BİLGİLERİ Yük Bilgileri Bakım ekranı, pozisyon(araç) altına gireceğiniz yüklerin bilgilerini girilmesini ve güncellenmesini sağlar. Pozisyon/Yük İşlemleri ekranından Pozisyon/Yük seçme grubunda Yük seçili iken Yeni düğmesine basılarak veya bir yükü seçtikten sonra Düzelt düğmesine basılarak bu ekrana girebilir. Yeni bir yük girmek istediğinizde ekranın en üst köşesinde İş Tipi, Pozisyon ve Uzun Pozisyon Numaraları, Rapor Tarihi, Plaka ve Temsilci bilgileri program tarafından doğrudan atanacaktır. Şube bilgisinin girilmesinde uygulanan kurallar aşağıdaki gibidir. 1. İş tipi tanımlarına şube bilgisi girilebilmektedir. Tanımlı olan iş tiplerinden bir kısmı sadece bir şubeyi ilgilendiriyor ise iş tipi tanımı üzerine ilgili şube kodu girilerek bilgi girişi kolaylaştırılabilir. Ancak bu durumda diğer şubeler bu iş tipini kullanamayacaklardır. Eğer iş tipinde tanımlı bir şube kodu var ise pozisyon veya yük girişi sırasında otomatik olarak iş tipi seçimi ile şube bilgisi oluşturulmakta ve kullanıcının müdahalesine karşı kapatılmaktadır. İş tipi üzerine şube kodunun yazılması, kullanıcı müdahalesine izin vermeden pozisyon şube bilgilerine otomatik atanmasının yapılmasını sağlar. Eğer bir iş tipi ile birden fazla şube işlem yapıyor ise bu durumda iş tipi üzerine şube kodu girilmemelidir. 2. İş tipi üzerinde şube kodu boş ise kullanıcı tanımı üzerinde bulunan şube kodu bilgisi dikkate alınmaktadır. Kullanıcı tanımlarına, bu kullanıcının hangi şubeye ait olduğu bilgisi girilebilmektedir. Bu bilgi girilmiş ise, açılan pozisyon üzerine kullanıcı tanımında bulunan şube kodu otomatik olarak getirilmekte ve değiştirilmesine izin verilmektedir. Kullanıcı tanımı üzerinde bulunan şube kodu harici bir şubeye ait pozisyon girecek ise ve bu şubeye yetkisi var ise bu durumda şube kodu bilgisinin değiştirilebilmesi mümkündür. Soft Bilgi İşlem 24
3. Sırasıyla iş tipi tanımı üzerinde ve kullanıcı tanımında şube kodu yok ise yeni açılan pozisyon için şube kodu boş olarak getirilecek ve kullanıcının bu bilgiyi tamamlaması beklenecektir. Şube özelliği kullanılıyor ise ve şube bilgisi boş ise pozisyon bilgisinin güncellenebilmesi mümkün değildir. Yükün komple veya parsiyel olduğunu ekranın üst bölümünde bulunan seçme grubundan seçerek belirtilir. Talimat Geldi çentiği yüke konşimento talimatının gelip gelmediği konusunda bilgiyi ifade eder. Bu bilgi, araçlar altına yük planlamasının yapıldığı ekranlarda sorgulama alanı olarak kullanılmaktadır. Daha sonra doldurulması gereken alan yüke ait Müşteri, Üretici, Gönderici ve Alıcı alanlarıdır. Burada da firma isminin bir ya da birkaç harfini girilerek Enter düğmesine basıp seçme işlemi uygulanabilir. Yanda bulunan adres düğmelerine tıkladığınızda ilgili firmanın adresini görebilirsiniz. Yapacağınız taşımada firmanın adres kartındaki adresi dışında bir adres söz konusu ise buradan değişiklik yapabilirsiniz. Yaptığınız bu değişiklik sadece yapılmış olan yük kaydı için söz konusu olacaktır. Firmanın adres kartına yansımayacaktır yapılan değişiklik. Kaydet düğmesine basmanız gerekmektedir. Değişiklik yapmadan çıkmak istiyorsanız Geri Dön düğmesine basmanız gerekmektedir. Varsa Banka ve Notify alanlarını da aynı şekilde doldurun. Parametrik olarak Notify3 alanı Boşaltma Adresi olarak kullanılabilmektedir. Yurtdışı Acente ve Şube alanları pozisyon bilgilerinden doğrudan alınmaktadır. Ancak aynı araç içinde farklı acentelere giden yükler olduğunda bu bilgiler manuel olarak değiştirilebilmektedir. Temsilci Firma, yüke ait alıcı firmanın temsilciliğini yapan firmanın adıdır. İşi Veren Firma bilgisi ise, bu taşıma yükün üretici,gönderici,alıcı gibi firmalarından farklı bir firma tarafından yaptırılmış ise kullanılabilir. Örneğin farklı bir taşımacılık firması tarafından verilen bir yük için bu bilgi kullanılabilir. Karşı Pozisyon No bilgisi, yapılan taşımaya yurtdışı acentenin verdiği numaradır. Çıkış Gümrüğü, yükün gümrükleneceği yeri belirtir. Bu bilginin daha hızlı girilmesi ve olası hatalı girişlerin engellenmesi için, bu bilginin yanında seçim yapılabilecek bir alan bulunmaktadır. Bu alana yükün pozisyon bilgileri ekranında bulunan Gümrük Bilgileri ekranından girilen uğranacak gümrük bilgileri listelenir. Kullanıcının bu listeden bir gümrük seçmesi beklenir. Pozisyon bilgilerine girilmeyip çıkış gümrüğü bilgisine seçme ile bilgi girişi de mümkündür. Ancak bu durumda pozisyon bilgileri ile yüklerin gümrük bilgileri arasında uyumsuzluk oluşabilecektir. Daha altta bulunan Yükleme ve Varış Yeri ile ilgili değerler pozisyon üzerinde girilen bilgilerden alınarak ekranda gösterilmektedir. Ancak parsiyel yüklemelerde farklı yükleme ve varış yerleri söz konusudur. Bu durumda bu bilgilerin değiştirilmesi gerekebilir. Ülkesi bilgisi varış yerine yazılan bilginin genel kod bilgilerinde tanımından bulunarak otomatik getirilebilmektedir. Bunun için öncelikle Genel Kod Bilgileri ekranında bulunan Yer Tanımları içinde bulunan yer tanımları üzerinde bu tip bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak bir defa girilmesi gereklidir. Evrak Varış Yeri, evraklar üzerinde çıkacak varış yeri bilgisi bazen semt veya köy isimleri olabilmektedir. Bu nedenle bu yerlerin kodlu bilgilerde tanımlanması gerekli olmayabilir. Bunun yerine varış yerine ilgili semtin şehir bilgisi yazılmakta, evrak varış yerine ise text olarak evraklar üzerinde çıkması istenen bilgi girilebilmektedir. Evrak varış yeri bilgisi seçme yapılmayan text bir alandır. Soft Bilgi İşlem 25
Evrak Ülkesi, evraklar üzerinde çıkacak varış ülkesi bilgisi, genel kod bilgilerinde tanımlı ülke bilgilerinden farklı yazılması gerekebilir. Örneğin Ülkeler kod grubunda Almanya olarak tanımlanan bir ülke tanımının evraklarda Germany görünmesi isteniyor ise bu durumda evrak ülkesi bilgisi text olarak Germany yazılıp ülkesi bilgisi ise seçim yapılarak Almanya seçilebilir. Eğer evrak ülkesi bilgisi kullanılması istenmez ise kodlu bilgilere aynı ülke için hem Almanya, hem de Germany tanımı yapılması gerekir ki bu uygulama içinde yapılması önerilmeyen bir durumdur. Bu tip mükerrer tanımlar, raporları ve istatistikleri tümüyle etkilemekte ve doğru sonuçların alınmasını engellemektedir. Yurtdışı Teslim Kodu bilgisi, bu yükün yurtdışındaki teslim şeklini belirtir. Burada yazılabilecek üç adet kod bulunmaktadır. AKU: Malın adrese kamyon üstü olarak teslim edileceğini beliritir. DEP: Malın acente deposuna kadar götürüleceğini belirtir. Buradan malın alıcı tarafından teslim alınacağını ifade eder. DST: Malın öncelikle acente deposuna kadar tır ile götürüleceği, acente deposundan sonra ise faklı bir araçla aktarma yapılarak alıcı adresine teslim edileceğini ifade eder. Yurtdışı Aktarma Km bilgisi, yurtdışı aktarma için yapılan yol bilgisidir. Bu bilgi yurtdışı acente şubesi ile varış yeri arasında yapılan yol, yük güncellemesinde otomatik hesaplanır. Bu bilginin manuel girilmesi ve otomatik hesaplamanın yapılmaması istenir ise Sabit Km çentiği işaretlenmelidir. FCR ve CMR çentikleri ise bu yük için hangi evrakın düzenleneceğini ifade eder. Özellikle toplu evrak kesiminde kullanılır. Bu işareti konmuş yükler, toplu CMR veya FCR kesiminde işlenir. Yük Sıra No bilgisi, yükün araca yüklenme sırasındır. Bu bilgi yükleme listesi gibi pozisyon içinde bulunan yüklerin detaylarının alındığı listelerde sıralama koşulu olarak kullanılır. Bu bilgi, Antrepo ve İhracat Depo Yönetimi modülü kullanılıyor ise istendiği takdirde ihracat depo modülü içinden otomatik güncellenebilmektedir. Boşaltma Sıra No bilgisi ise, yüklerin boşaltılma sırasıdır. Bu bilgi, aracın boşaltma adreslerinin basıldığı Boşaltma Formu evrakında yüklerin sıralanması için kullanılır. Ayrıca bahsi geçen yükleme ve boşaltma sıraları, Uydu Makro Entegrasyon Arayüzü kullanıldığında da önem kazanmaktadır. Yük Durumu, yükün son durumunu ifade eder. Bu bilgi Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanıldığında yükleme aşamasından boşaltma aşamasına kadar araç hareketleri yapıldıkça güncellenmektedir. Ancak yükleme aşamasından önce (sipariş alındı, yüklemeye hazır (adres/depo), sipariş formu gönder vb.) durumları için veya boşaltma sonrasındaki durumlar (adrese/depoya teslim edildi, alıcı malı çekti vb.) için manuel olarak güncelleme yapılması gerekecektir. Ayrıca Araç Takibi ve Filo Yönetimi modülü kullanılmıyor ise bu bilginin seferin tüm aşamalarında manuel olarak güncellenmesi gereklidir. Hazır Olma Tarihi, malın yükleme için hazır edildiği tarihtir. Araç Çıkış Tarihi bilgisi, pozisyon üzerinde yazılmış olan ilk çıkış tarihidir. Bilgi amacıyla bu ekranda görüntülenmektedir. Konşimento Tarihi ve Numarası, konşimentonun düzenlendiği tarihi ve numarasını belirtir. Özellikle hafta sonu yapılan yüklemelerde veya bir nedenle yükün konşimentosu yükleme gününden sonra basılacak kullanılabilir. Evrak hazırlama ekranında bulunan evrak tarihi bilgisi evrakın düzenlendiği tarih olarak kullanılabilmektedir. Ancak toplu olarak evrak kesilmek istendiğinde ve bu evraklardan bazılarına evrak tarihinde yazılan bilgiden farklı bir tarih basılması isteniyor ise konşimento tarihi bilgisi kullanılabilir. Uygulama, CMR-FCR evrakları için konşimento üzerine çıkan tarih olarak öncelikle konşimento tarihini kullanmaktadır. Eğer bu bilgi boş ise, evrak ekranında bulunan evrak tarihi bilgisi alınarak bu bilgi evrak üzerine basılmaktadır. Türkçe Mal Adı, yüklenen malı ifade eder. Bu evraklara da çıkan bir bilgidir ve seçmeli değildir. Manuel olarak girilmesi gereklidir. Bu bilgi bazen çok uzun olabilmektedir. Bu nedenle daha sonra açıklanacak olan Marka/Mal tanımı Bilgileri ekranından girilebilmektedir. Bu ekrandan girilen bilginin ilk satırı, 674 nolu şirket parametre değerine göre otomatik olarak yük ekranında bulunan Türkçe Mal Adı alanına taşınabilmektedir. Soft Bilgi İşlem 26