SUNUŞ Türkiye de pek çok alanda olduğu gibi sağlık sektörünün de kendine özgü çözüm bekleyen sorunları bulunmaktadır. Hastanelerde tutulacak düzenli kayıtlar, doğru analizler ve sistemli bir çalışma ortamı hem hastane personelinin hem de hastaneye başvuran hastaların sorunlarını azaltmanın ilk adımıdır. Geleceğimizi yönlendiren Bilişim Teknolojisi ile hastanelerin sorunlarına çözüm üretebilecek yazılım programları kaçınılmaz hale gelmiştir. Bu noktadan hareketle MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti olarak ana hedefimiz, bilişim teknolojisinde meydana gelen ilerlemeleri yakından izleyerek, Türkiye nin sağlık kültürüne ve sağlık kurumlarına uygun Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS) geliştirmektir. HBYS adını verdiğimiz yazılım programları kapsamında yer alan finansal ve yönetimsel modüllerle hastane yönetiminin, tıbbi modüllerle de sağlık personelinin omuzlarındaki yük hafifletilerek sağlık sektörünün sorunlarını en aza indirgemek amaçlanmıştır. Hastane kaynaklarının daha verimli kullanımı, hasta memnuniyeti, hizmet kayıplarının en aza indirgenmesi ve karlılığın artırılarak hastanenin finansal açıdan güçlü kılınabilmesine olanak verecek nitelikte bir yazılım programıdır. Yazılımda, sistem genelinde bilgi gizliliğine ve güvenirliğine önem verilmiş, tek kaynaktan bir kez girilen veriler üzerinde denetim sağlanmıştır. Türkçe hazırlanan yazılımda kullanım kolaylığı esas alınmıştır. HBYS nin kullanıcı arayüzünde, ardışık ekranlar arasında ileriye-geriye gidişler veya atlamalı geçişler ile en kısa zamanda, en az işlem sayısı amaçlanmıştır. Bu kılavuzda Hastane Bilgi Yönetim Sistemi kullanımınıza sunulmaktadır. Saygılarımızla MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 1 / 16
İçindekiler SUNUŞ... 1 HASTA YATIŞ / TABURCU İŞLEMLERİ... 3 1. YATIŞ KAYDI BEKLEYENLER... 3 1.1. Hasta Yatış Bilgileri... 4 1.2. Yatış Servis Bilgileri... 4 2. YATIŞI DEVAM EDENLER... 6 2.1. Yatış Servis Bilgileri... 6 2.2. Hasta Yatak Bilgileri... 7 Özel Oda Ekle:... 7 Refakatçi Ekle:... 8 Nakit Avans Ekle:... 9 2.3. Taburcu Bilgileri... 9 2.4. Klinik Sevk... 11 3. TABURCU OLANLAR... 13 3.1. Taburcu İptal Et... 13 4. YATIŞI YAPILANLAR... 14 5. YATIŞ MEDULA İŞLEMLERİ... 14 MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 2 / 16
HASTA YATIŞ / TABURCU İŞLEMLERİ Yatışı yapılan hastaların servis yatak seçimi, refakatçi bilgisi seçimi, uzmanlık - doktor bilgisinin güncellenebildiği, Yatış tarihi, Taburcu Tarihi ve Taburcu Sonuç bilgisinin girildiği Modüldür. 1. YATIŞ KAYDI BEKLEYENLER Resim 1. Yatış Kaydı Bekleyenler Poliklinikten yatışı yapılan hastalar Yatış Kaydı Bekleyenler ekranına düşmektedir. Bu ekranda birim bazlı filtreleme yapılabilmektedir veya hastane geneli yatışa gönderilmiş yatış kaydı bekleyen hastaları görüp işlem yapabiliriz. Bu ekranda hastanın yatışı yapılacağı klinik veya yoğun bakım birimleri seçilip yatış takibi otomatik olarak alınır. Ekranın sol kısmında bulunan hasta listesidir. Sol kısımda seçtiğimiz hastaya ekranın sağ tarafında işlemini gerçekleştiririz. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 3 / 16
1.1. Hasta Yatış Bilgileri Hasta Yatış No: Hasta yatışının dosya numarasıdır. Her yatışında farklı bir numarayı otomatik olarak alır. Yatış Tarihi/Saati: Hastanın Poliklinikten yatışa gönderildiği Tarih ve Saat bilgisini içerir. Bu alanda güncelleme yapılabilmektedir. Çıkış Tarihi/Saati: Hastanın Klinikten Taburcu olacağı veya Klinik Sevk işleminde bulunduğu servisten çıkış tarihi bilgisi girilmektedir. Yattığı Gün Sayısı: Hastanın yatak seçimi yapıldıktan sonra Yatışı Devam Edenler sayfasında otomatik olarak gösterilmektedir. Bu sayfada hastanın Yatış Tarihi ile bugünün tarihi arasındaki gün sayısını otomatik olarak ekranda göstermektedir. NOT: Hastanın taburculuk işlemleri gerçekleştiğinde sadece yatış tarihi ile çıkış tarihinin farkını hesaplar. 1.2. Yatış Servis Bilgileri Yatış Kararı Veren Uzmanlık Dalı: Hasta, poliklinikten yatışa gönderilirken seçilen uzmanlık dalı otomatik olarak gelmektedir. Hastanın uzmanlık dalında değişiklik olduğunda bu alandan da güncelleme yapılabilir. Doktoru: Hastaya yatış kararı verilirken seçilen Doktor bilgisini içerir. Hastaya yapılacak olan işlemler seçilen doktor adına yapılır. Yatak Seçimi: Hastanın hangi servise veya yoğun bakıma yatacağı bu alanda belirlenir. Hastanın uzmanlığına bağlı birim default olarak gelir. Uzmanlığına bağlı olmayan farklı bir birimin yatağına da yatırılabilir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 4 / 16
Resim 2. Yatak Seçimi Hasta yatak seçimi ekranında o birime ait mevcut yatak listesi (birime bağlı tüm odalar) görülmektedir. Bu ekranda Klinik ve Oda filtrelemesi bulunmaktadır. Klinik listesinden seçmiş olduğumuz servisin yatak listesi ekranımıza gelmektedir. Dolu odalarda cinsiyete göre renklendirme kullanılmıştır. Dolu bir yatağa tekrar hasta yatırılamaz. Hasta taburcu olana kadar yatırmış olduğunuz serviste görüntülenir. Boş olan bir yatağını checkini işaretleyerek Yatak Seç butonuna tıklayınız veya boş yatağın üzerine çift tıklayarak ta yatak seçim işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Resim 3. Otomatik Yatış Takibi Yatak seçim işlemi gerçekleştirildiğinde yatış takibi alınması için bir mesaj gelmektedir. Evet seçeneğine tıklayarak yatış takibi alabilirsiniz. Eğer ayaktan kartının da takibi yoksa ilk olarak ayaktan daha sonra yatan kartının takibi otomatik olarak alınır. NOT: Bu aşamadan sonra, hasta Yatışı Devam Edenler sayfasına geçmektedir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 5 / 16
2. YATIŞI DEVAM EDENLER Yatışı Devam Edenler seçeneğinde yatan (henüz taburcu olmamış) hasta listesi ekranımıza gelmektedir. Bu aşamada tekrar hastanın yatağını değiştirebilir, provizyonu alınmadıysa takip alınabilir. Yatak seçimi esnasında Standart Yatak Tarifesi hizmeti otomatik olarak hastanın hizmetlerine eklenir. 2.1. Yatış Servis Bilgileri Yattığı Birim: Hastanın yatmış olduğu servis bilgisini içerir. Oda: Hastanın Serviste hangi odada yatmış olduğu bilgisini içerir. Yatak: Hastanın odada hangi yatakta yatmış olduğu bilgisini içerir. Resim 4. Yatışı Devam Edenler MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 6 / 16
2.2. Hasta Yatak Bilgileri Yatış Servis Bilgilerinde seçtiğimiz yatak bilgilerini otomatik olarak bu alana kaydeder. Bu gritte; yatak kayıt tarihi, ayrılma tarihi, yattığı gün sayısı, yatak numarası, hizmet adı ve ayrılma bilgileri yer almaktadır. Özel Oda Ekle: Kurumlarda Tek kişilik banyolu odalar Özel Oda olarak belirlenir. Sistemde de özel odada tanımlı yataklara hasta yatırıldığında vezne ücretlendirmeleri hasta dosyasına yansıtılması için özel oda hizmeti eklenir. Resim 5. Özel Oda Ekleme Hastanın yatış tarihinden itibaren hizmetler gün gün sıralanır. Özel odada kalınan gün sayısı kadar özel oda yatak hizmeti seçilerek Kaydet ve Çık butonuna tıklanır. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 7 / 16
NOT: Ücretlendirmeye tabi tutulmayacak hastalar Özel Oda Ücreti Alınmayacaktır.(Raporlu veya Muaf) checki işaretlenerek Kaydet ve Çık butonuna tıklanır. Refakatçi Ekle: Refakatçi bilgilerini kaydetmek için bu alan kullanılmaktadır. Yatış Tarihi alanına hastanın yatış tarihi otomatik olarak eklenir. Ayrılma tarihi alanına refakatçinin çıkış tarihi yazıldığında sistem refakatçinin yattığı gün sayısını hesaplar ve refakatçi ücretini belirler. Resim 6. Refakatçi Yatak Hizmeti Refakatçi Adı Soyadı alanına, hastaya refakat eden Refakatçinin adı ve soyadı bilgileri yazılmaktadır. Girilen bilgileri sisteme eklemek için kaydet butonuna tıklayınız. Resim 7. Hasta Yatak ve Refakatçi Bilgileri Eklenen özel oda, refakatçi ve Standart yatak hizmetleri Hasta Yatak Bilgileri başlığı altında listelenmektedir. NOT: Özel Oda ücreti ödenmeyen hastanın, Özel oda hizmetleri kırmızı renk ile boyanır. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 8 / 16
Nakit Avans Ekle: Sosyal güvencesi olmayan, istisnai durumlar dışında veya Sosyal Güvenlik Kurumunun ödemediği bazı cerrahi müdahaleler için yatışı yapılan hastadan alınan avans miktarını girme alanıdır. Resim 8. Nakit Avans Ekleme Nakit Avans alanına miktar girildikten sonra Kaydet butonuna tıklayınız. 2.3. Taburcu Bilgileri Yatışı devam edenler sayfasındaki hastaları taburcu etmek için yapılması gereken işlemler aşağıda sıralanmıştır. Çıkış Tarihi/Saati: Hastanın taburcu olduğu tarih ve saat bilgisini giriniz. Taburcu Sonucu: Hastanın sağlık tesisinden taburcu (çıkış) türünü seçiniz. Açıklama: Refakatçi seçeneği işaretli ise hastanın hekim kararı ile refakatçiye ihtiyacı olduğunun yazısını otomatik olarak gösterir. Manuel olarak da açıklama bilgisi girilebilir. Refakatçi Gerektirir: Yatışı yapan hekim hastanın refakatçiye gerek duyduğu durumlarda yatışa gönderirken işaretlediği seçenektir. Aynı zamanda taburcu bilgilerinde de bu alan mevcuttur. NOT: Diyet (Rasyon) Modülünde de bu alandan hastanın refakatçisi olup olmadığı bilgisi çekilir. Bu işleme göre otomatik olarak refakatçilerin yemek alım bilgisi işaretlenir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 9 / 16
Resim 9. Taburcu Bilgileri Refakatçi Formu: Refakatçi bilgilerini gösteren formdur. Refakatçi Barkodu: Hasta dosyasına yapıştırırefakatçi tanıtım etiketini çıkartır. Yukarda belirtilen Çıkış tarihi ve Taburcu Sonuç alanları doldurulup Kaydet butonuna tıklandığında hastanın taburculuğu gerçekleşmiş olur. Resim 9.1. Hizmet Uyarısı NOT: Taburcu edilen hastanın başvurusunda hiçbir hizmet yok ise Resim 9 da ki gibi ekrana uyarı mesajı gelerek taburcu işlemi gerçekleştirilmez. Resim 9.2. Epikriz Uyarısı MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 10 / 16
NOT: Taburcu edilen hastanın başvurusu içerisinde Epikriz özet bilgisi alanı boş ise taburcu işlemi gerçekleştirilemez. Böyle kısıtlamalar ile doldurulması gereken zorunlu alanların kontrolü daha rahat sağlanmaktadır. Veri eksikliği, kaybını önlemek ve kullanıcılara hatırlatma işlemlerinde büyük rol oynamaktadır. 2.4. Klinik Sevk Sağlık tesisinde yatmakta olan hastanın farklı bir tedavi uygulanması için başka uzmanlığa geçiş işlemlerinde kullanılır. Taburcu Sonucu Hastane içinde başka bir branşa sevk işleminin kısa yoludur. Resim 10. Klinik Sevk Resim 10 da gösterildiği gibi, hasta Beyin ve Sinir Cerrahisi uzmanlığında yatarken Genel Cerrahi uzmanlığına Yatışa Gönder seçeneğiyle hastane içerisinde sevki gerçekleşmiş olacak. Bu işlem gerçekleştirildiğinde hastanın Genel Cerrahi servisine yatışı için Yatış Kaydı Bekleyenler sayfasına gönderilmektedir. Yatak seçim işlemi yapılıp Kaydet butonuna tıklandığında hasta seçim yapılan servis yatak listesinde ve sevki yapılan Uzmanlık birimlerinde görüntülenir. NOT: Klinik sevkten önceki uzmanlığında yapılan işlemler, farklı bir başvuru olarak taburcu edilmiş olur. İşlemler uzmanlık bazlı yapıldığı için hastanın yattığı servis bilgisi bir önem arz etmez. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 11 / 16
Resim 11. Uzmanlık/Yatak ÖRNEK: Genel Cerrahi Uzmanlığı tarafından yatırılan hasta, Dâhiliye (İç Hastalıkları) Servisinde de yatabilir. Dahili ve Cerrahi hasta başı yapılan vizit işlemlerinde Genel Cerrahi Uzmanlığındaki hekim yapar. Dahiliye (İç Hastalıkları) servisi sadece yatak hizmetlerinden yararlandırır. Resim 12. Otomatik Provizyon Herhangi bir nedenden dolayı hastaya yatış takibi alınmadığında; yatış, taburcu ve klinik sevk işlemlerinde Resim 12 deki gibi sistem uyarı ile yatış takibini aldırır. Resim 12.1. Otomatik Provizyon2 Otomatik takip aldırmaya çalıştığınız yatan başvurunun eğer ayaktan bağlı başvurusunun da takibi yok ise sistem önce Ayaktan takibini daha sonra yatan takibini otomatik alır ve işleminizi gerçekleştirir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 12 / 16
3. TABURCU OLANLAR Taburcu olanlar sayfasının varsayılanında bugün tarihi gelmektedir. Dilediğiniz tarih aralığını belirleyerek o tarih aralığında taburcu olan hastaları listelersiniz. Resim 13. Taburcu Olanlar Taburcu olan hasta başvuruları; taburcu tarihinden 72 saat sonra MIA-MED AGENT ler tarafından otomatik olarak kullanıcı kontrolüne kapatılır ve Fatura inceleme biriminin kontrolünde olur. Kullanıcılar dosyadaki eksikliklerini tamamlamaları için 72 saat süreleri vardır. Daha sonra başvurunun kontrolünü açtırmak için Fatura İnceleme Birimine müracaat eder. 3.1. Taburcu İptal Et Yanlışlıkla taburcu edilmiş veya tekrar işlem girilmek istenen başvuruların taburculuklarını iptal etmek için Taburcu İptal Et butonuna tıklayınız. Resim 14. Taburcu İptal MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 13 / 16
Resim 14 deki uyarı karşınıza gelecektir. Evet seçeneğini işaretleyerek başvurunun taburcu iptalini gerçekleştirmiş olursunuz. Hasta tekrar Yatışı Devam Edenler sayfasında görüntülenecektir. 4. YATIŞI YAPILANLAR Tarih aralığında yatışı yapılan hastaların listesini getirir. Default unda bugün yatışı yapılan hastalar sıralanır. Resim 15. Yatışı Yapılanlar 5. YATIŞ MEDULA İŞLEMLERİ Yatışı yapılan hastaları MEDULA GSS takip bilgilerini ve MEDULA taburculuk durumlarını içerir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 14 / 16
Resim 16. Yatış Medula İşlemleri Ayaktan Takip No: Yatışı yapılan hastaya bağlı ayaktan başvurusu takip numara bilgisini gösterir. NOT: Ayaktan takip no alanı boş olduğunda Yatış Takibi Al butonuna tıklandığında. Önce ayaktan sonra yatan takip numaralarını alacaktır. Yatış Takip No: Yatışı yapılan hastanın yatan başvuru Takip numara bilgisini içerir. NOT: Hastanın yatışı yapıldığı anda sistem otomatik olarak takip almaktadır. İstisnai durumlarda Yatış Takip Al butonuna basınız. Medula Açıklama: Başvurunun MEDULA takip işlemlerindeki olumlu/olumsuz MEDULA açıklamalarını belirtir. Yatış Takibi Al: Otomatik alınmayan (istisnai durumlarda) yatış başvurusunun MEDULA GSS provizyonunu manuel olarak alma işleminde kullanılır. Yatış Takip Sil: Yatışı yapılan başvurunun yatan takibini silme işleminde kullanılır. Başvuru tarihi 45 günü geçmiş hastalarda uyarı vererek siler. Meduladan Taburcu Et: Taburcusu yapılan hasta başvurusunun MEDULA dan otomatik taburcu işlemi gerçekleşmiş olacaktır. MEDULA dan taburculuğu açıldığında veya istisnai durumlarda MEDULA dan taburcu olmadığında kullanılır. NOT: MEDULA dan taburcu işlemi gerçekleşmiş olan yatan başvurularda Medula Açıklama alanının altında Medula Taburcu İşlemi Tamamlanmıştır. İbaresi turuncu renklendirme ile belirtilmiştir. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 15 / 16
Meduladan Taburcu Sil: MEDULA dan taburcu edilmiş yatan başvurularda Medula Taburcu İptali işleminde kullanılır. Hastanın Tüm Takiplerini Göster: Hastanın sağlık tesisinde almış olduğu tüm takip bilgilerini gösterir. Resim 17. Takip İşlemleri Tarih aralıkları maksimum 1 aylık arama yapılabilir. Sayfa; takip bilgilerini içerir. Takip silme işlemleri ve Sevkli takiplere bakabilme özelliği de bulunmaktadır. MİA Teknoloji Yazılım Ltd. Şti 2009 Sayfa 16 / 16