1. Portala Giriş Masraf beyanı portalına girmek için http://www.agmasraf.com adresine girilir. Sistem sizi tanıyarak girişi gerçekleştirir, şifre sorması durumunda Kullanıcı adı kısmına; sicil numarası, kullanıcı şifresi kısmına; active directory şifresi girilerek portala giriş sağlanır. 2. Portalın Kullanımı 2.1. Genel Portal üzerinde işlem yapabilmek için sol tarafta bulunan hızlı başlama menüsünden yapılacak olan işlemin üzerine gidilir, link tıklanır ve gerekli sayfalar açılır. 1
Kullanıcı; portala giriş yaptığında yukarıdaki ekran ile karşılaşır. Bu ekranda çeşitli başlıklar altında kullanıcının masraf beyan formları hakkında özet bilgiler yer alır. Bu bilgiler aşağıdaki şekildedir: Masraf Ara başlığı altında; size bağlı personel tarafından onayınıza gönderilen masraf beyan formları yer alır. İlgili formun üzerine tıkladıktan sonra form üzerinde gerekli onaylama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz ve ayrıca sizin açtığınız veya başkası adına açmış olduğunuz beyan formları, onay durumu ile birlikte yer alır. İlgili formun numarası üzerinde yazan linke tıklanarak detaylarına ulaşılabilir. Yeni Masraf başlığında altında; yeni masraf girişleri yapılır. Seyahatlerim başlığı ile seyahat portalına bağlanılır ve seyahat avans talep, onay ve seyahat masraflarının girişleri yapılır. 2.3. Masraf Ara Yukarıda Masraf Ara sayfasının ekran görüntüsü bulunmaktadır. Bu ekran bir kritere ya da birden çok kritere göre masraf beyanı formu arama imkânı sunar. Onayımda Bekleyenler, Onayladıklarım, Masraflarım, Benim Oluşturduklarım, Butonları tıklanarak bu kriterlerdeki formlar aranabilir. Masraf No, Kayıt Açan, Masraf Sahibi, Beyan Tarihi, Süreç Durumu kriterlerinin altında bulunan alanlara ilgili bilgiler yazılarak da istenilen formlar filtrelenebilir. 2
3. Beyan Formu Oluşturma Soldaki menüden Yeni Masraf linkine tıklanır. Açılan ekranda işlemler aşağıdaki şekilde yapılır: Personel : Kaydı açan kişinin bilgileri otomatik olarak personel alanına getirilir. Eğer başkası adına işlem yapmak istiyorsanız ilgili kişinin personel sicil numarasını yada ismini yazmaya başladığında uygun kişiler girilen harf sayısına bağlı olarak listelenir ve içinden seçim yapılabilir. Eğer kendi formunuzu giriyorsanız bu alanda herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. Masraf Yeri : Masraf beyan formu sahibinin masraf yeri otomatik olarak getirilir, eğer farklı bir masraf yeri için gerçekleştirilmiş bir masraf ise ilgili masraf yeri bu bölümden değiştirilebilir. Masraf yeri değişikliği yaptığınızda ilgili masraf yerinin yöneticisi bilgilendirilir. 3
Açıklama : Masraf beyanı ile ilgili açıklamanızı bu alana girebilirsiniz. Masraf Ekle Tuşu : Masraf beyanına belge eklemek için bu tuşa basılır. Basıldığında masraf ile ilgili bilgiyi girdiğinizde sistem ilişkili masraf tiplerini size listeler (Örneğin yemek, benzin vb. gibi genel bir ifadeden ilişkiyi yakalayarak ilgili masraf tipi getirilir. Eğer benzeri daha önce tanımlanmamışsa Masraf Tipi Seç tuşuna basarak tüm listeyi görebilir ve ilgili tipi seçebilirsiniz. Belge Türü; bölümünde Fiş, Fatura, Makbuz ve Diğer seçeneklerinden elinizdeki belgeye uygun olanı seçilir. Fiş seçildiğinde numarası, fatura seçildiğinde numarası yanı sıra fatura veren kurumun satıcı/müşteri kodu veya vergi numarası yazılır. Her bir fatura için ayrı satırlar açılması gerekmektedir. 4
Fişler için ise bilgilerinin tek bir satırda girilmesi yeterlidir. Belge Tarih: İlgili belgenin tarihi girilir. Kayıt Tarihi: Masrafın Mali İşlere teslim tarihi Belge tarihini takip eden ayın 5 ine kadar olacak ise belge tarihi, değil ise Belge tarihini takip eden ayın ilk günün tarihi yazılır. Toplam Tutar (KDV Dahil) : Belgenin toplam tutarı bu alana girilir. Tutarın yanına masraf tipi için tanımlanmış KDV oranlarından birincisi otomatik olarak getirilir. Bazı tipler için bu oran tektir ve değiştirmenize gerek yoktur ancak örneğin yemek giderlerinde 1, 8 ve 18 KDV oranlarından birisinin seçilmesi gerekebilir. Kaydet tuşuna basılarak ilgili satır kaydedilir. İptal tuşuna basıldığında giriş yapılmadan ilgili satır kapatılır. Formun en üst tarafında yer alan Dosya Ekle tuşuna basarak ilgili belgelerin resimlerini beyan formunuza ekleyebilirsiniz. Masraf beyanında belirtmek istediğiniz tüm belgelerin girişi yapıldıktan sonra formun en üstünde bulunan Kaydet tuşuna basarak formunuzu kaydebilirsiniz. Bu işlemle form taslak olarak kaydedilir. Alttaki onaylar bölümünde onaya gönderilecek yöneticiler gözükür. Kaydet tuşunun yanında çıkan Onaya Gönder tuşuna basılarak form onaya gönderilebilir. Onaya Gönder tuşuna basıldığında form listelenen yöneticinin onayına gönderilir ve bilgi maili gider. Yönetici, mobil onayla ya da form üzerinde aşağıda anlatıldığı üzere formu onaylayabilir. Onaylar tamamlandığında beyan formunu yazdırmanız ve belgelerinizi ekleyerek Mali İşler departmanına iletmeniz için sistem tarafından bir mail size ulaştırılır. Maildeki linke tıklayarak formu açabilir ve beyan formunuzu yazdırabilirsiniz. 5
Yönetici onaylarının da görüldüğü formu yazdırarak, belgelerinizi arkasına iliştirerek Mali İşler departmanına iletiniz. İşlemleriniz tamamlandığında sistem tarafından size bir mail ile bilgi verilecektir. 4. Onaylama Yönetici olarak onayınıza düşen formları mobil onaylama ile yada maildeki linke tıklayıp formu görerek aşağıdaki şekilde yapabilirsiniz. 6
Onayla tuşuna basarak onaylama işlemini tamamlayabilirsiniz. Revizyon tuşuna basarak notunuzu yazabilir ve formu form sahibine geri gönderebilirsiniz. Reddet tuşuna bastığınızda beyan reddedilir ve personelin talebi Mali İşler e iletilmez. 7