Gıda Güvenliği Sorunları Takip Rehberi Gıda Güvenliği sorunlarının yakından izlenip takip edilebilmesine imkan veren bir süreç geliştirdik. Bu süreç restoran müdürlerinin tüm Gıda Güvenliği sorunlarının hızlı ve efektif bir şekilde çözümlendiğinden emin olmaları için gerekli adımları atmalarını sağlayacaktır. Sürece dahil olan adımlar aşağıdaki gibidir: 1. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları Takip Bildirimi 2. Çözüm Planını Gönderme 3. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları 2. Takip Bildirimi 4. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları Çözüm Bildirimi 5. Çözüm Planını Reddetme 6. Email Bildirimi: Aksiyon Gerekli Gıda Güvenliği Sorunları Çözüm Reddetme Bildirimi 1. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları Takip Bildirimi Bir FSCC ziyareti sonrası, Restoran Müdürü ve Bölge Koçu (ve önceden belirlenmiş herhangi bir restoran lideri), ziyarette belirlenmiş olan tüm Gıda Güvenliği sorunlarının çözülmesini isteyen bir email alır. Restoranın bu sorunları belirli bir zaman aralığı içinde çözmesi gerekmektedir. Bu zaman diliminin genişliği FSCC den çıkan sonuca bağlıdır ve aşağıda ana hatlarıyla verilmiştir: Düşük Performans: 72 saat içinde Standart: 30 gün içinde Bu örnekte sonuç Düşük Performans çıktı ve restoran aşağıdaki emaili aldı: Değerli Restoran Ekibi, Lütfen ekteki Yum-Test Location 12345 için 20 Şubat 2014 tarihinde yapılan en güncel Gıda Güvenliği Uyum Kontrolü (FSCC) raporunun kopyasını inceleyiniz. Gıda Güvenliği organizasyonumuz için olağanüstü önem taşımaktadır. Belirlenmiş tüm Gıda Güvenliği sorunlarının hızlıca çözümlendiğinden emin olmak için, karşılaştığınız zorlukları daha iyi anlamamıza ve size daha iyi hizmet etmemize olanak sağlayacak bir takip süreci oluşturduk. En güncel Gıda Güvenliği Uyum Kontrolü (FSCC) de mevcut olan herhangi bir Gıda Güvenliği sorununun hızlıca çözülmesi için katılımınız gerekmektedir. FSCC sonucunuz Düşük Performans olduğundan dolayı bu Gıda Güvenliği sorunları 72 saat içinde çözüme ulaştırılması gerekmektedir. Çözüm sürecini takip etmemiz bu durumdaki proaktif pozisyonumuzu belgelememize olanak sağlamaktadır. Sorunların çözüldüğünden emin olduğunuzda, linke tıklayın, istenen tüm bilgileri tamamlayın, ve her Gıda Güvenliği sorununu çözdüğünüzü onaylayın. Link ve şifreniz aşağıdaki gibidir: Çözüm planını göndermek için tıklayın Şifre: 1oQPG21M2
2. Çözüm Planını Gönderme Restoran Müdürü ve Bölge Koçu, emaildeki linke tıklamak zorundadır (yukarıdaki örneğe bakınız). Bu işlem kullanıcıyı Gıda Güvenliği sorunlarının çözümlerini belgeleyebileceği aşağıdaki websitesine götürecektir. Yandaki ekranda, verilen her bir boşluğa sırasıyla adınız, soyadınız, pozisyonunuz ve en alta da şifrenizi giriniz. Şifrenizi email bildiriminde bulacaksınız (yukarıdaki örneğe bakınız). Login (giriş) tuşuna bastıktan sonra bir sonraki ekrana geçeceksiniz: Bir Çözüm Planı göndermek için kalem simgesine tıklayınız. Bu ekran, sapmayla ilgili tüm bilgileri içerir; Kategori, Sorun, SMB (Standardın Tutturulamama Nedeni), Notlar ve PL (Pick List) maddeleri. Bu, sizin sorunu tamamen anlamanıza yardımcı olacaktır. Sorunu çözebilmek için, hangi aksiyonların alındığını ve bu sorunun tekrar etmemesi için hangi sistemlerin mevcut olduğunu belirtmeye hazır olmanız gerekmektedir. Hazır olduğunuz takdirde, çözüm planınızı oluşturmak için kalem tuşuna tıklayın (yukarıda gösteriliyor).
Sorun Kategori Sorun Açıklaması Alınan Aksiyonlar Mevcut Sistemler Çözüm Sahibi Çözümü tamamlamak için Alınan Aksiyonları, Mevcut Sistemleri ve Çözüm Sahibini ait oldukları kutucuklara yazın (bu bilgiler gereklidir). Cevaplarınızı tamamladığınızda Submit (Gönder) butonuna basmanız yeterli olacaktır. Eğer tam olarak bitirmediyseniz, o ana kadar yaptığınız işi kaydedip başka bir zaman tamamlamanıza olanak tanıyan Save & Close (Kaydet & Kapat) fonksiyonunu kullanabilirsiniz (sorunun durumu Pending (bekleniyor) olarak kalacaktır). Ayrıca Save as WIP (Work in progress = devam eden iş) (WIP Olarak Kaydet) özelliğini de kullanabilirsiniz. Bu seçeneği, sorunu düzeltmeye başlayıp henüz tamamlamadığınız durumlarda kullanabilirsiniz (sorunun durumu WIP olarak değişecek). Buna ek olarak, gerekli gördüğünüz halde, rapora fotoğraflar da dahil olmak üzere herhangi bir dosya ekleyebilirsiniz. Sadece Choose File (Dosya Seç) simgesine tıklayın, yüklemek istediğiniz dosyayı seçin, Description (Açıklama) kısmına detayları ekleyin ve Upload File (Dosyayı Yükle) simgesine tıklayın.
3. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları 2. Takip Bildirimi Eğer 72 saatten sonra (veya Standart skorlu bir FSCC sonucunda Gıda Güvenliği sorunu bulunduysa 30 gün) Gıda Güvenliği sorunu Çözülmediyse; hızlı bir şekilde aksiyon alınmasını hatırlatan bu bildirim, ilk emaili alan aynı kişilere gönderilecektir. Değerli Restoran Ekibi, Bu email, FSCC de belirlenmiş olan Gıda Güvenliği Sorun(lar)u nun takip edilmesi gerektiğini belirten 2. bildirimdir. Tanımlanmış olan sorunların çoğunu çözmüş olmuş olabileceğinize rağmen, en az bir madde çözülmemiş gözükmektedir. Sorunların çözüldüğünden emin olduğunuzda, linke tıklayın, istenen tüm bilgileri tamamlayın, ve her Gıda Güvenliği sorununu çözdüğünüzü onaylayın. Link ve şifreniz aşağıdaki gibidir: Çözüm planını göndermek için tıklayın Şifre: 1oQPG21M2 4. Email Bildirimi: Gıda Güvenliği Sorunları Çözüm Bildirimi Çözüm Planı tamamlandığında, Bölge Koçu na (ve önceden belirtilmiş diğer restoran liderleri) Gıda Güvenliği sorunun çözüldüğüne dair bir bildirim gelecektir. Örnek email aşağıda gösterilmiştir. Eğer Bölge Koçu veya başka bir restoran lideri Alınan Aksiyonlar (Actions Taken) ve/veya Mevcut Sistemler (Systems in Place) den memnun kalmamışsa, kendisinin bu Gıda Güvenliği sorun çözümünü reddetme hakkı vardır. Detaylar için aşağıya bakınız. Bu restoran aşağıdaki Gıda Güvenliği Sorunları için bir Çözüm Planı oluşturmuştur. Sorun #: 1014738-1 9.1: Haşere Aktivitesi mevcut değildir. SMB: (Kritik) Bulgular: - Kemirgenler: Herhangi bir canlı veya ölü kemirgen (tuzaklardakiler hariç); ürün veya ambalajların kemirilmesi, 25 ten fazla dışkı, üreme/yuvalamaya dair kanıtlar - Sinekler: 9 dan fazla sinek; tesisin herhangi bir yerinde kurtçuklar - Hamamböcekleri: tesisin herhangi bir yerinde canlı bir hamamböceği - Böcekler: Yemekte bulunan herhangi bir böcek veya haşere (ör. karıncalar, bitler, güveler vb.) (Kapatma Kararı) Yorum: Mutfakta canlı bir hamamböceği görüldü. Alınan Aksiyonlar: Mevcut Sistemler: koçluk yapıldı. Hamamböceği anında öldürüldü ve restorandan uzaklaştırıldı. Takım üyelerine haşereleri gördükleri anda öldürüp tesis dışında atmaları konusunda
İnceleme Yorumları: Bu bilgileri websitesinde gözden geçirmek istiyorsanız lütfen aşağıdaki link ve talimatlara göre siteye giriş yapınız: Şifre: 1oQPG21M2 5. Çözüm Planını Reddetme Restoran liderinin çözüm planını yetersiz bulması durumunda bu planı reddedebilir. Bu kişinin sadece yukarıdaki emailde verilmiş olan linke tıklaması yeterlidir. Yandaki ekranda, verilen her bir boşluğa sırasıyla adınız, soyadınız, pozisyonunuz ve en alta da şifrenizi giriniz. Şifrenizi email bildiriminde bulacaksınız (yukarıdaki örneğe bakınız). Login (giriş) tuşuna bastıktan sonra bir sonraki ekrana geçeceksiniz: Çözüm planını reddetmek için yandaki kalem simgesine tıklayın. Restoran lideri sadece Submitted (Gönderildi) durumundaki çözüm planlarını reddedebilir. Gönderildi Not: Liderlerin kendi restoranlarındaki sorunları çözme yetkisi vardır. Bu işlem bu ekrandan Submit Cure (Çözüm Planını Gönderme) başlığında anlatıldığı şekilde gerçekleştirilebilir.
İnceleme Notları Kalem butonuna tıkladıktan sonra yukarıdaki ekranı göreceksiniz. Review Notes (İnceleme Notları) kutucuğu, lidere çözüm planını reddetme sebeplerini aktarmasına olanak sağlar. Lider, Reject (Reddet) butonuna tıklayarak işlemini tamamlar.
6. Email Bildirimi: Aksiyon Gerekli Gıda Güvenliği Sorunları Çözüm Reddetme Bildirimi Çözüm Planının reddedilmesi durumunda, aşağıdaki bildirim emaili Restoran Müdürü ne ve Bölge Koçu na gönderilecektir: Liderlik takımınız hazırlanmış olan Gıda Güveliği Çözüm Planı nın geliştirilmesi gerektiğine karar vermiştir. Çözüm hakkında yapılan yorumlar aşağıdadır. Lütfen websitesine tekrar giriş yapın ve Gıda Güvenliği Sorunu çözümünü yeniden planlayın. Liderlik takımınız yeni Çözüm Planı aksiyonları hakkında bilgilendirilecektir. Sorun #: 1014738-1 9.1: Haşere Aktivitesi mevcut değildir. SMB: (Kritik) Bulgular: - Kemirgenler: Herhangi bir canlı veya ölü kemirgen (tuzaklardakiler hariç); ürün veya ambalajların kemirilmesi, 25 ten fazla dışkı, üreme/yuvalamaya dair kanıtlar - Sinekler: 9 dan fazla sinek; tesisin herhangi bir yerinde kurtçuklar - Hamamböcekleri: tesisin herhangi bir yerinde canlı bir hamamböceği - Böcekler: Yemekte bulunan herhangi bir böcek veya haşere (ör. karıncalar, bitler, güveler vb.) (Kapatma Kararı) Yorum: Mutfakta canlı bir hamamböceği görüldü. Alınan Aksiyonlar: Hamamböceği anında öldürüldü ve restorandan uzaklaştırıldı. ACME firmasından haşere kontrolü uzmanı geldi Mevcut Sistemler: yapıldı. Takım üyelerine haşereleri gördükleri anda öldürüp tesis dışında atmaları konusunda koçluk Tüm vardiya müdürlerine bu olayın bir daha yaşanmaması için doğru bir haşere yürüşünün nasıl yapılması gerektiği konusunda eğitim verdim. İnceleme Yorumları: Restoranın derhal profesyonel bir haşere denetiminden geçmesi gerekmektedir. Çözüm planlarını tekrar göndermek için aşağıdaki linke tıklayın: Şifre: 1oQPG21M2 Liderin linke tıklayıp Çözüm Planını Gönderme başlığında anlatılan adımları (birkaç eklemeyle birlikte) takip etmesi gerekmektedir. Ek adımlar sonraki sayfada gösterilmiştir.
Geçmişi Değiştir Bu ekran şu anda restoran lideri tarafından girilmiş olan İnceleme Notları nı (Review Notes) göstermektedir. Bu yorumlar liderin Çözüm Planını neden reddettiğine dair açıklamadır. Bu ekranda Geçmişi Değiştir (Change History) butonuna tıklayarak Çözüm Planı geçmişini görebilirsiniz. Lider yeni Alınan Aksiyonlar ı (Actions Taken) ve Mevcut Sistemler i (Systems in Place) tekrardan girip Çözümü Göndermesi gerekmektedir.