İZİN FORMLARI Yıllık izin Talep Formu Evrak -> Formlar -> Yıllık İzin Talep Formu -> Ekle seçeneği ile oluşturulmaktadır. Formda Oluşturan Kullanıcı bilgileri ile Dosya bilgileri otomatik olarak gelmektedir. Kullanıcı tarafından Adres Bilgileri / İletişim Bilgileri /İzin Başlama ve Bitiş Tarihleri /Paraflayacak Kullanıcı /İmzalayacak Kullanıcılar ın bilgileri girilmektedir. İzin Süresini Getir seçeneği ile izin bilgileri İzin Hakkı alanına gelmektedir.
1 Disiplin Amiri ilk imzalayan kullanıcı olarak seçilir ve İmzası Birim YETKİLİSİ alanında görünür. 2.Disiplin Amiri ikinci imzalayan kullanıcı olarak seçilir ve İmzası UYGUNDUR alanında görünür. Paraflayacak Kullanıcı seçilir ve Paraf bilgisi formun SOL Alt Köşesi nde yer alır. Kullanıcı Paraf Bilgisi formun İZİN İSTEK TARİHİ VE PARAFI alanında görüntülenmektedir. Kullanıcı kendini Parafa eklemediği zaman Paraf bilgileri form onaya sunulduktan sonra gelmektedir. Gerek Paraflayacak Kullanıcı gerek ise İmzalayacak Kullanıcılar alanlarına yazılan en son bilgiler formun onaya sunulması sonrasında görüntülenmektedir. Şablon Ön İzleme seçeneği ile oluşturulan form bilgileri görüntülenebilir. Onaya Sun seçilerek hazırlanan form Elektronik İmza ile onaya sunulmaktadır.
Kaydet seçeneği seçildiğinde forma Kısayollarım > Benim Eklediğim Evrak alanından ulaşılabilmektedir. Geçici Kaydet seçeneği seçildiğinde forma Kısayollarım > Geçici Oluşturduğum Evrak alanından ulaşılabilmektedir. Kullanıcı Parafa kendini eklediği zaman önce paraflaması için ekranına Paraflama Ekranı gelmektedir. Kullanıcı Parafa kendini eklemez ise onaya sunduğu zaman sistem otomatik olarak kullanıcının parafını forma getirmektedir. İmzaya /Parafa sunulan formda Paraf veya İmza Reddedilecek ise sebebi Açıklama alanına girilmelidir. Sonrasında Yazan Kullanıcıya Gönder seçeneği ile form oluşturan kullanıcıya geri gönderilmelidir.
Reddedilmesine rağmen Yazan Kullanıcıya Gönder işlemi yapılmayan form, reddeden kullanıcının Kategorik Görevlerim de Değişiklik Yapılmak Üzere beklemektedir. Reddedilen ve Yazan Kullanıcıya Gönder işlemi yapılan form oluşturan kullanıcının Kategorik Görevleri ne düşmektedir.
Yıllık İzin Formu iş akışı süreci tamamlandıktan sonra numara alarak sonlanmakta, Gelen Evrak olarak herhangi bir yere düşmemekte ve Personel D. Bşk. programına bilgiler işlenmektedir. Yıllık İzin Formu nun gönderilmesi gereken bir birim var ise; Formu Paraflayan ya da İmzalayan kullanıcılar tarafından EBYS üzerinden Evrak Arama > Detaylı Evrak Arama adımı seçilerek Evrak Türü Yıllık İzin Talebi yapılır, Daha sonra Sorgula butonuna basılarak Yıllık İzin Formu listesi görüntülenir, Bu listeden gönderilmek istenilen formun SAĞ tarafındaki işareti tıklanır, Diğer İşlemler seçeneğinden E-posta ile Gönder seçilir, Gelen ekranda İlişikte Gönder seçilerek Gönderilecek Kullanıcılar belirlenir, Gönder seçeneği ile form seçilen kullanıcıların EBYS de de kayıtlı kurumsal e-posta adreslerine gönderilir.
Gönderilen kullanıcıya aşağıdaki şekilde e-posta gelmektedir.
Sıhhi İzin Formu Evrak -> Formlar -> Sıhhi İzin Formu -> Ekle seçeneği ile oluşturulmaktadır. Formda Dosya bilgileri otomatik olarak gelmektedir. Sıhhi İzin Formu nun Kimin Adına oluşturulduğu ve alınan Sağlık Raporu Bilgileri ile ilgili zorunlu alanlar doldurularak Ekler alanından Rapor forma eklenmelidir.
Formu düzenleyen kullanıcı kendini Paraflayacak Kullanıcılar a eklemelidir. Sağlık Raporu daha önceden taratılmış ise Seç ve Ekle, yeni taratılacak ise Tara ve Ekle seçeneği ile sisteme dahil edilmelidir. Rapor Kurum Dışı Gelen Evrak olarak sisteme eklenmiş ise Evrak alanı seçilerek forma eklenebilir. E-İmza ile Onaya Sun seçilerek form Elektronik İmza ile onaya sunulmaktadır. Şablon Ön İzleme seçeneği ile oluşturulan form bilgileri görülebilmektedir. Kişinin Unvan ve TC Kimlik No bilgileri form onaya sunulduktan sonra gelmektedir.
Kaydet seçeneği seçildiğinde forma Kısayollarım > Benim Eklediğim Evrak alanından ulaşılabilmektedir. Geçici Kaydet seçeneği seçildiğinde forma Kısayollarım > Geçici Oluşturduğum Evrak alanından ulaşılabilmektedir.
İmzaya /Parafa sunulan formda Paraf veya İmza Reddedilecek ise sebebi Açıklama alanına girilmelidir. Reddedilen form Yazan Kullanıcıya Gönder seçeneği ile oluşturan kullanıcıya geri gönderilmelidir. Reddedilmesine rağmen Yazan Kullanıcıya Gönder işlemi yapılmayan form, reddeden kullanıcının Kategorik Görevlerim de Değişiklik Yapılmak Üzere beklemektedir. Reddedilen ve Yazan Kullanıcıya Gönder işlemi yapılan form oluşturan kullanıcının Kategorik Görevleri ne düşmektedir.
Mazeret İzin Talep Formu Mazeret İzin Formları dilekçe ve üst yazı ile Personel Daire Başkanlığına bildirilecektir.