TİDE ULUSLARARASI İÇ DENETİM FARKINDALIK AYI ULUSAL FARKINDALIK HAFTASI ETKİNLİĞİ ve ÖDÜL TÖRENİ PROSEDÜRÜ
İçindekiler Tablosu 1 AMAÇ... 2 2 KAPSAM... 2 3 SORUMLULUKLAR... 2 3.1 Yönetmeliğin hazırlanması, Onaylanması ve Revize edilmesi... 2 4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ... 2 4.1 Farkındalık Komitesi Üyelerinin Seçimi... 2 4.2 Farkındalık Ayı Bütçesinin Yönetimi... 3 4.3 Farkındalık Ödül Töreninin Gerçekleştirileceği Yer... 3 4.4 Organizasyon Firmasının Belirlenmesi... 3 4.5 İletişim Çalışmalarının Yönetimi... 3 4.6 Farkındalık Ödül Töreni İçin Tarih Seçilmesi... 4 4.7 Farkındalık Ayı Ödül Töreni Duyurusunun Yapılması... 4 4.8 Sunucu Seçimi... 4 4.9 Basın Bülteninin Hazırlanması... 4 4.10 Farkındalık Ayı Ödülleri... 4 4.11 Farkındalık Ayı Çalışmalarının Görsel Tasarımları... 4 4.12 Halkla İlişkiler Firmasının Çalışmaları... 5 4.13 Törende İş Akışının Takibi... 5 4.13.1 Tide Ofis İn Sorumlulukları... 5 4.13.2 Komite nin Sorumlulukları... 5 4.14 Törene Davet Edilecek Kurum Yönetici Ve Basın Mensuplarının Listesi... 6 4.15 Raporlama Süreci... 6 4.15.1 Komite ve TİDE Ofis Raporları... 6 5 SOSYAL MEDYA HESAPLARI... 6 5.1 Farkındalık Ayı Çalışmalarının Görsel Tasarımları... 6 5.2 Törene Davet Edilecek Kurum Yönetici Ve Basın Mensuplarının Listesi... 6 5.3 Sosyal Medya Hesapları... 7 6 DOKÜMANTASYON ve REFERANSLAR... 7 7 PERİYODİK DEĞERLENDİRME... 7 1
1 AMAÇ Bu prosedür Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün (kısaca TİDE olarak ifade edilecektir) her yıl düzenlemekte olduğu Uluslararası İç Denetim Farkındalık Ayı ve Ulusal Farkındalık Haftası Etkinliği ve Ödül Töreni faaliyetlerinin ne şekilde organize edilip yürütüleceğini ve bu süreçte görev alacak komite üyelerinin görev ve sorumluluklarını belirlemeyi amaçlamaktadır. 2 KAPSAM Bu yönetmelik, TİDE bünyesinde görev yapan ve gönüllülük esasına göre Kurumsal İletişim Komitesi ne (kısaca KİK) katılarak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde sorumluluk alan tüm TİDE üyelerini kapsar. Farkındalık ayı ödül töreni kapsamında yürütülecek faaliyetlerden, bu yönetmelikte belirtilen hususlar geçerli olacaktır. 3 SORUMLULUKLAR TİDE bünyesindeki çalışma komitelerinden biri olan KİK tarafından düzenlenen Farkındalık Ayı Ödül Töreni gider bütçesi planlaması, bütçenin onaylanması, ödül töreni için yapılacak harcamaların karşılanması için gelir kalemlerinin yaratılması, farkındalık ödül töreni için aktif destek sağlanması TİDE Yönetim Kurulu sorumluluğundadır. Kurumsal İletişim komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ise; farkındalık ödül töreni faaliyetinin gerek TİDE nin, gerekse İç Denetim mesleğinin itibarına en uygun olacak şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla faaliyetlerin yürütülmesinden ve koordinasyonundan sorumludur. Kurumsal İletişim Komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından seçilecek Farkındalık Ayı Ödül Töreni nden sorumlu başkan ve üyeleri ise verilen görevleri zamanında ve istenen şekilde gerçekleştirmekten sorumludur. 3.1 Yönetmeliğin hazırlanması, Onaylanması ve Revize edilmesi Bu yönetmelik, Kurumsal İletişim Komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi sorumluluğunda hazırlanır ve güncellenir, TİDE Yönetim Kurulu tarafından da onaylanır. 4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ Farkındalık ayı ödül töreni sürecinde komite üyelerinin seçiminden törenin bitimine kadar yürütülecek tüm işlemler ve bu işlemlere ait termin süreleri dikkate alınarak gerçekleştirilir. 4.1 Farkındalık Komitesi Üyelerinin Seçimi Komite çalışmalarında aktif olarak görev alacak komite üyelerinin seçimi komiteden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından gerçekleştirilir. Farkındalık ayı komite üyeleri, daha önce bu çalışmada görev almış kişiler öncelikli olmak kaydıyla gönüllü olan TİDE üyeleri arasından seçilir. Farkındalık ayı komite üyeleri belirtilen sorumluluk alanlarına göre belirli sayıda (en az 3 kişi) üyeden oluşur. Farkındalık ayı komitesinde görev alacak kişilerin aktif katılımcı olmaları ve kendilerine verilen görevleri sorumluluk bilinci içerisinde yerine getirmeleri esastır. Mayıs ayında düzenlenen etkinlik için yapılacak işlerin planlanarak belirlenmesi, üyelerin rolleri bazında da takvime uygun yerine getirilmesi önemlidir. 2
4.2 Farkındalık Ayı Bütçesinin Yönetimi Farkındalık ayı ödül töreni için geçmiş yıllardan edinilen tecrübe ile oluşturulan bütçe, Yönetim Kurulu tarafından onaylanır. Farkındalık ayı bütçe kalemlerini temel olarak aşağıdaki konular oluşturmaktadır: Farkındalık Ayı Ödül Töreni Ödül Maliyeti Farkındalık Ayı Ödül Töreni Organizasyon işini yüklenen firma maliyeti Farkındalık Ayı Ödül Töreni Mekan ve İkram Bedeli 4.3 Farkındalık Ödül Töreninin Gerçekleştirileceği Yer TIDE Genel Müdürü ve Kurumsal İlişkiler Başkanı geçmiş yıllarda organizasyonun gerçekleştirildiği ve/veya yeni önerilen yerleri; lokasyon, hizmet memnuniyeti, ikram kalitesi ve fiyat açısından değerlendirir. Değerlendirme neticesinde en az 3 yerden fiyat teklifi alınır. Teklif kişi başı alınırken ikramda, kullanılacak alanın organizasyona uygunluğu, otopark imkanı ( ücretli / indirim olup olmadığı) dikkate alınır. Lokasyon seçiminde göz önünde bulundurulması gereken önemli bir husus da organizasyon saati göz önünde bulundurularak ulaşım açısından uygunluğudur. Lokasyon seçimi konusunda nihai karar TİDE Yönetim Kurulu na aittir. 4.4 Organizasyon Firmasının Belirlenmesi Yer seçimi dışında Farkındalık Ayı Ödül töreni için gerekli olan teknik ekipman, sunucu seçimi, tören alanının süslenmesi, sahnenin düzenlenmesi, roll-upların hazırlanması ve diğer konularda organizasyonu gerçekleştirmek için bir organizasyon firması ile çalışılır. Organizasyon firmasının seçiminde geçmiş yılarda hizmet alınmış, deneyimli en az 3 firmadan teklif alınır. TİDE Genel Müdürü ve Kurumsal İlişkiler Başkanı hizmet memnuniyeti, kalite ve referans açısından alınan teklifleri değerlendirir. Bu faaliyet için ayrılan bütçe göz önünde bulundurularak komitenin değerlendirmesi ve önerileri doğrultusunda organizasyon seçiminde nihai karar TİDE Yönetim Kurulu tarafından verilir. 4.5 İletişim Çalışmalarının Yönetimi Basın ile ilişkileri yürütecek, tören öncesi basın bülteni hazırlayarak İç Denetim konusunda farkındalık yaratılmasına katkı sağlayacak daha önce çalışılmış, deneyimli, müşteri memnuniyeti olan ve/veya yeni önerilecek halkla ilişkiler şirketlerinden 3 teklif alınır, bütçe çerçevesinde TİDE Genel Müdürü ve Kurumsal İletişim Başkanı tarafından değerlendirildikten sonra, komiteden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi nin onayı alınır. Geçmiş yıllarda deneyimlediğimiz halkla ilişkiler firmaları ile devam etmek hem zaman kazanımı hem de konuyu bildikleri için sonuçları daha verimli olur. İlgili dönem içinde iletişim çalışmalarına yönelik profesyonel hizmet alınmaması durumunda sürecin yönetimi, Kurumsal İletişim Komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi ve Komite başkanı tarafından sağlanacaktır. 3
4.6 Farkındalık Ödül Töreni İçin Tarih Seçilmesi Uluslararası platformda Mayıs ayı İç Denetim açısından farkındalık ayı olarak belirlenmiştir. Etkinliğin tarihi için Mayıs ayı içinde Yönetim Kurulu nun takvimine ve organizasyonun yapılacağı yerin uygunluğuna göre bir tarih belirlenir. 4.7 Farkındalık Ayı Ödül Töreni Duyurusunun Yapılması Genel olarak Mayıs ayı sonuna denk gelen bu tarih TİDE Ofisi tarafından üyelere mail ortamında duyurulur. Duyuruda organizasyona katılacak kişilerin belirlenen tarihe kadar LCV yaptırmaları istenir. Bunun önemi yerin seçimi, ikramın detaylandırılması açısından önemlidir. Üyelere yapılacak duyurunun, tören gününden 30 iş günü önce olması önem taşımaktadır. 4.8 Sunucu Seçimi Gecenin akışını takip ederek renk katabilecek geçmiş yıllarda görev almış kişilerin yanı sıra yeni simalara da yer verebilecek şekilde sunucu olabilecek isimler belirlenir. Kurumsal İletişim Komite üyelerinin üzerinde mutabık kaldığı ve ilgili Yönetim Kurulu üyesinin onayladığı adaya teklif götürülür. Sunucuya ödül alan kişi ve kurumların kimler olduğu ve neler söylemesi gerektiği, ödülün hangi Yönetim Kurulu üyesi tarafından verileceği metin olarak hazırlanıp verilir. 4.9 Basın Bülteninin Hazırlanması Seçilen ajansa, İç Denetim mesleğini tanıtacak, katkısını vurgulayıp toplumdaki farkındalığı arttıracak bir basın bülteni hazırlama görevi verilir. Metin taslağı Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra yayın organlarına dağıtımı ajans tarafından sağlanır. Protokol listesindeki kurumlarla iletişime geçer. Yayınlanan basın bülteninin geri bildirimleri hakkında TIDE Ofisi haberdar eder. İletişim çalışmalarında profesyonel firma kullanımının olmaması durumunda geçmiş bültenler dikkate alınarak hazırlanacak basın bülteni, Kurumsal İletişim Komitesi tarafından sürekli güncelliği sağlanan basın listesinde yer alan kişi ve kurumlarla paylaşılacaktır. 4.10 Farkındalık Ayı Ödülleri Farkındalık Ayı Ödül töreninde takdim edilecek ödüllerin verilme konusu, kriterleri, verilecek kişilerin seçilmesi, ödül jürisi hakkındaki tüm detaylar TİDE Farkındalık Ayı Ödül Yönetmeliği nde mevcuttur. 4.11 Farkındalık Ayı Çalışmalarının Görsel Tasarımları Farkındalık ayı Ödül töreninde kullanılacak görseller belirlenir. (Roll-uplar, standlar, sahne için görsellerin dizaynı, vb.) Görseller üyelik, Sertifikasyon, TİDE Akademi, İç Denetim Dergisi ile ilgili olup, lüzum görülürse başka konular da ilave edilir. Tide ofisteki mevcut roll-upların kullanımı önceliklendirilir, ihtiyaç varsa yeni rollup siparişi verilir. Organizasyon firmasından gelecek yerleşim planına göre, Basın masasının, karşılama masasının, yeri belirlenir. Bu bilgi eş zamanlı hem ajans hem de TİDE Ofis yetkilileri ile paylaşılır. 4
4.12 Halkla İlişkiler Firmasının Çalışmaları Halkla ilişkiler firması, Tide Ofis in desteğiyle hazırladığı protokol listesindeki kurumlarla iletişime geçer. Medyadan katılımı yüksek seviyede tutmak için ajans aksiyon planı oluşturur. Etkinliğe yazılı ve görsel basının katılımı İç Denetim mesleğinin yayılması, bilinir olması açısından önemlidir. Bu sebeple medyanın katılımını sağlar, mümkünse TİDE Yönetim Kurulu Başkanı ve diğer Yönetim Kurulu Üyeleri ne röportaj imkânı sağlar. Etkinlik sonrası Organizasyon firmasından gelecek fotoğraf ve video çekimlerini yazılı ve görsel basın ile paylaşır. İletişim çalışmalarında profesyonel firma seçiminin olmaması durumunda, Kurumsal İletişim Komitesi tarafından güncelliği sağlanan basın listesi dosyasındaki kişi ve kurumlara 45 iş günü öncesinden mail yoluyla davetiye gönderilir. 4.13 Törende İş Akışının Takibi 4.13.1 Tide Ofis İn Sorumlulukları Ödül alan kişi ve kurumların isim ve pozisyonu, hangi kategoride ödül aldığı, kurumlar için ödülü alacak kişinin ismi ve pozisyonu organizasyon firmasıyla paylaşılır. Bu bilgileri sunucu anons ederken kullanır. Eş zamanlı LCD ekranda bilgiler görsel olarak yayınlanır. Ekranda paylaşılacak format komite tarafından netleştirilir. Logo kullanılacaksa vektörel formatta (EPS) kurumlardan istenir. Ödül törenine katılacak kişilerin geri bildirimleri TIDE ofis tarafından takip edilir. Protokol listesi ve Kamu kurumlarına yapılacak bilgilendirme ve takibi önemlidir. Ajans kanalıyla yapılan davet bilgisi ve katılım durumları da TİDE Ofis e bildirilir. TİDE Ofis katılacakların takibini yapar ve daha önce organizasyon firması ve organizasyon mekanı ile mutabık kalınan tarihte katılımcı sayısını komite üyeleri ve ajans ile paylaşır. Tören sırasında kullanılacak yaka kartları için son liste TİDE Ofis tarafından İsim soyadı ve Kurum bilgisini içerecek şekilde onaylı tedarikçi firmaya gönderilir. Yaka kartında büyük puntolu yazı karakteri kullanılır. Yaka kartları görsel tasarımı ve punto için onaylar, KIK Başkanı ndan alınır. Tören gecesinin akışı detaylandırılır. Gecenin içeriğini zenginleştirmek için ajansın görüşü alınır. Gecenin akışı ile ilgili olarak TIDE Ofis den sorumlu kişi bilgilendirilir. Ödül törenine geçiş esnasında yemek servisi tamamlanmış olmalıdır. 4.13.2 Komite nin Sorumlulukları Tören başlamadan YK üyeleri, Denetim Komitesi, Etik Kurul ile fotoğraf çekimi yapılır. Açık havada yapılacak çekim için gerekli teçhizat fotoğraf çekimini yapacak kişi tarafından temin edilir. TİDE Ofis fotoğraf çekimine katılacak kişilere haber verir. Organizasyon firmasından menü içeriği ve fiyat bilgisi talep edilir. Bütçe durumuna göre KİK tarafından değerlendirilir ve menü konusunda nihai karar verilir. Sunucuya, ödül alan kişi ve kurumların kimler olduğu, sunusunun ödül gecesinde gerek takdim gerekse ödül alacak kişiler hakkında kullanacağı ifade tarzı, çerçevesinde TİDE kurumsal kimliğine uygun olacak şekilde sunucu ile paylaşılır. Ödül alan kişilere ödüllerin kimin tarafından verileceği belirlenir. (Alternatif isim üzerinde düşünülmesi yararlıdır). Liste oluşturulurken TİDE Genel Müdürü nden görüş alınır. Gece boyunca çalınacak müzikler ve ödül töreni esnasında hangi müziğin çalınacağı netleştirilir. 5
4.14 Törene Davet Edilecek Kurum Yönetici Ve Basın Mensuplarının Listesi TIDE Ofis tarafından Farkındalık ayı törenine katılacak olan kurum yönetici ve Basın Mensupları listesinin güncel olması sağlanır. Bu konudaki sorumluluk TIDE Ofis dedir. Tören günü belirlenip üyelere bildirilirken bu listedeki isimlere de bildirilmesi takvimlerine almaları açısından yararlıdır. 4.15 Raporlama Süreci Kurumsal İletişim Komitesinden sorumlu YK üyesi düzenli olarak TİDE Yönetim Kuruluna raporlama yaparak gelişmeler hakkında bilgi verir. Bununla birlikte, komite ve organizasyon firması, ajans tarafından Farkındalık Ayı Ödül Töreni öncesi ve sonrası TİDE Yönetim Kurulu na yapılacak raporlamalar ve rapor sıklığı aşağıda detaylandırılmıştır: 4.15.1 Komite ve TİDE Ofis Raporları Bütçe- Fiili karşılaştırma Rp Gerçekleştirilen Faaliyetler Bekleyen İşler Güncel Katılımcı sayısı Haftalık 2 Haftalık Haftalık Günlük 5 SOSYAL MEDYA HESAPLARI Sorumlu YK üyeleri ve KİK Başkanı, varsa sosyal medya ajansı ile, yoksa gönüllü komite üyeleri ile bir araya gelerek gecenin sosyal medya paylaşım stratejisini belirler. TİDE Farkındalık Ödül töreni ve sonrasındaki görseller ve videolar sosyal medya hesaplarından paylaşılır. Tören gecesinin sosyal medya paylaşımı KİK veya ajans desteği ile yapılır. 5.1 Farkındalık Ayı Çalışmalarının Görsel Tasarımları Beklentiler ve belirlenecek tema kapsamında ilgili komite üyeleri tarafından amaç ve beklentileri gözeterek hazırlanan kısa bir sunum ajans ile paylaşılır. Ajans tarafından yapılan çalışmalar yine ilgili komite tarafından değerlendirilerek uygun görülen tasarım ile gerekli görsellerin hazırlanması sağlanır. Görsel bütünlüğün sağlanması amacıyla, sosyal medya ve internet ortamında yapılacak paylaşımlarda da seçilen tasarımın kullanılması esastır. 5.2 Törene Davet Edilecek Kurum Yönetici Ve Basın Mensuplarının Listesi Sosyal medya paylaşımlarının etkinliğinin artırılması adına etiket ve yorumlarda kullanılmak üzere, gerekli görülen kişi ve kurumların resmi hesapları önceden temin edilir. 6
5.3 Sosyal Medya Hesapları Gecenin anlam ve önemi ile ayrıca dikkat çekilmek istenen konu paralelinde sosyal medya stratejisi belirlenir. Bu kapsamda, Törenle ilgili paylaşımlarda kullanılacak etiketler, Paylaşımlarda kullanılacak görsellerin tasarımı, Etkileşimin artırılması adına paylaşımlarda ismi geçen kişi ve kurumların etiketlenmesi için ilgili resmi hesapların temin edilmesi ve Var ise sosyal medya ajansı ile koordinasyonun sağlanması sağlanır. 6 DOKÜMANTASYON ve REFERANSLAR Aşağıda yer alan dosya ve klasörlerin soft sürümleri TİDE Ofiste bulunmaktadır. Farkındalık ayı Duyurusu Basın Bülteni Organizasyon firma teklifleri ( 3 firma) Halkla ilişkiler firma teklifleri ( 3 firma) Organizasyon firmasıyla yapılan sözleşme PR şirketi işle yapılan sözleşme Ödül töreni için yapılan harcamaların faturaları Ödül heykelciğine ait tedarikçi bilgileri Ödül heykelciğine ait çizim ve malzeme detayları Bir önceki yıla ait fiili gider bütçesi Önümüzdeki yıla ait gider bütçe taslağı 7 PERİYODİK DEĞERLENDİRME Farkındalık ayı yönetmeliği standart olarak her yıl gözden geçirilerek revize edilir. 7