Pegasoft Laboratuar Bilgi Yönetim Sistemi 2009 Amaç : RSMH Başkanlığını ve Bölge Müdürlüklerini ulusal ve uluslar arası platformda üstün seviyeye gelmesinde 17025 Deney ve Kalibrasyon laboratuarlarının yeterliliği için genel şartlar standardı kapsamında izlenilebilirlik, şeffaflık ve güvenli bir şekilde hizmet etmesini sağlamaya yönelik, bölgeler arasında veri akışını sağlamak bölgeleri ayrı ayrı değil, bir bütün olarak ele alıp tek bir çatı altında muhafaza etmek. İş akışını kısaltarak en kısa zamanda en güvenilir iş akışını ve verilere en hızlı bir şekilde erişimi sağlamak. Pegasoft yazılım yılların deneyimiyle yazılan bu programı güvenlik, izlenilebilirlik ve sadelik üzerine kurmuştur. İŞLEYİŞ : Programda kendi bölümünce yazılmış olan alt programları ilgili personelleri şifreleriyle çalışmak üzere belirlenir tanımlanır. Bu tanımdan sonra tüm personellerin yetkileri ayarlanır. Tüm personeller kendi bölümlerinden başka hiçbir bölüme giriş izni ve değiştirme hakkı verilmez. Ör: Şekil 1 Şekil 1 Güvenlik formu ne işe yarar? Kullanıcıların programa girmeden önce belli bir güvenlik sorgusundan geçmesi gerekir. Bu işlem yetkisiz kişilerin programa girmesini engeller. Güvenlik sorgusu formu yetkileri ayrı ayrı tanımlanmış kullanıcıların programrama girmesini sağlar. Bu sayede Numune Kabul konusunda yetkilendirilmiş bir kullanıcının Deney Raporu girmesi veya izlemesi engellenmiş olabilir.
Ana Menü : Güvenlik formundaki bilgiler doğrulandıktan sonra programın ana mönüsü ekrana gelir. Kolay öğrenebilme ve kullanabilme özelliği ön planda tutularak hazırlanan bu formda yapılması gerek işe göre ana başlıklar oluşturulmuş, bu başlıklar altında yapılacak işlere göre modüller yerleştirilmiştir. Programın ana mönüsü Windows kullanıcılarının alışık olduğu Windows gezgini mantığında dizayn edilmiş olup, kullanımı son derece kolaydır. Hem Mouse hem de klavye yardımı ile istenilen mönü başlığına ulaşılabilinir.
Programda bir kere olmak üzere çalışılması muhtemel tüm parametreler belirlenir ve bu her parametrenin muhtemel birimleri, yöntem adları yazılır. Ölçüm belirsizlikleri otomatik hesaplanması için gerekli formüller programa tanımlanır. (1 den çok birim ve yöntem adı yazılabilir) Ör: Şekil 2 Şekil 2
Laboratuarlar programa eklenerek, parametre tanımlama işlemi bittikten sonra bu parametreler laboratuarlara dağıtılarak hangi laboratuarda çalışılacağı belirlenir (Aynı 2 parametre farklı laboratuarlara eklene bilir.) Ör: Şekil 3 Şekil 3
Laboratuar tanımlama işleminden sonra numune cinsi tanımlama yapılarak hangi laboratuarın hangi numune cinsinde çalışılacağı belirtilir. Ve böylece her numune cinsi için bir tanım oluşturulur. (Kan, Portör, Gıda, Su) Ör: Şekil 4 Şekil 4
Nihai raporda imza yetkisi olan personel tanımlanır. Müşterinin getirdiği numune, Numune kabul birimi tarafında teslim alınarak programda numune kabul formu hazırlanarak müşteriye teslim edilir. Sistem tarafından otomatik protokol no barkot bilgisi, Tarihi saati saniyesiyle kayıt edilir. Ör: Şekil 5 Yönetmelikte hazırlanmış çalışılması gereken tablolar iş akışını kısaltmak için bir sefere mahsus parametreleri oluşturulur ve numune kabul biriminin iş yükü azaltılır. Ör: Şekil 6 Şekil 5 Şekil 6
Numune kabul formu yazıldıktan sonra hazırlanan numuneler sevk edilen laboratuarlara göre barkot basımı otomatikman basılır bu sayede ilgili laboratuar kendine ait numuneyi eksiksiz bir şekil kabul etmesi sağlanır. Ör: Şekil 1 sevk işlemine geçilir. Ör: Şekil 7 Şekil 7 Numune Kabul birimi numunenin cinsine göre tanımlı olan çalışıla bilecek tüm laboratuarlar için otomatik olarak numune kabul programında sevk işlemi sayfası açılır. Ör: Şekil 8 Numune kabul birimi istenilen parametreleri bu laboratuarlara laboratuar açıklamasıyla sevk eder veya hazır tabloları seçerek programda belirtilmiş olan laboratuarlar ve içinde tanımlı parametreleriyle ilgili laboratuarlara otomatikman sevk edilir. Ör: Şekil 9 Sevk edildiği tarih saat ve saniyesiyle kaydedilir. Şekil 8 Şekil 9
İlgili laboratuarlara sevk edilen numuneler numune kabul birimi tarafından laboratuarlara çalışılmak üzere hazırlanır. Programdan ilgili laboratuarların barkotları basılarak gönderilmek üzere hazırlanan laboratuarların numunelerine yapıştırılır. Programın her safhasında programın verdiği barkotla işlemler yapılır ve hata olasılığı minimuma düşürülür. Numune Kabul biriminden çalışılmak üzere laboratuara gönderilen barkotlu numuneler İlgili laboratuarının teknisyeni tarafından teknisyen programında teslim aldığını göstermek için okutarak laboratuara teslim işlemi tamamlanır. Tarihi saati ve saniyesiyle kayıt edilir. Numune kabul tarafından sevk edilen numuneler 1 saat içinde ilgili laboratuara teslim edilmezse numune kabul birimi program tarafından uyarılarak ilgili laboratuarın numuneyi teslim almadığını haber verir. Ör: Şekil 10 Şekil 10 Analist çalışmak üzere gelen numunenin barkodunu programda okutarak bu numunenin çalışılması gereken tüm parametrelerini görerek neye göre değerlendireceğini laboratuar açıklamasını okuyarak
işleme başlar. Ör: Şekil 11 Şekil 11
Analist tüm parametreleri çalışıp numuneyi değerlendirdikten sonra Analist programını açarak çalıştığı numunenin barkodunu okutarak gereken tüm parametre sayfası açılır ve sonuçları girmeye başlar. Ör: Şekil 12 Şekil 12
Bazı laboratuarların istekleri doğrultusunda Analist bölümlerinde değişiklik yapılmıştır çünkü her laboratuarın kendine has işleyişi vardır. Pegasoft yazılım olarak amacımız insanları programa uydurmaya çalışmak değil tam aksine inanlara veya birimlere göre program yazmaktır. Ör: Su Kimyası III Laboratuarında bazı raporlarda Ozon notu uygulaması yapılmaktadır. Bunun için bu laboratuarın Analist programı ona göre düzenlenmekte ve başka laboratuarların analist programlarında bu özellik gözükmemektedir. Ör: Şekil 13 Şekil 13
Analistler programlarındaki ilgili yerleri doldurarak kayıt ederler ve taslak raporunun çıktısını alarak imzalayarak raporlama şefine teslim ederler. Ör: Şekil 14 Şekil 14
Raporlama şefi tarafından teslim alılan raporlar programda taslak raporun barkodu okutularak ilgili laboratuarın taslak raporu teslim alınır. Tarihi saati ve saniyesiyle kayıt edilir.
Raporlama programı raporlama memurları tarafında şifreleri ve kullanıcı adlarıyla açılarak Deney sonucu yazılmamış protokoller, Deney sonucu yazılmış protokoller olmak üzere iki ana gruptan raporları izlerler. Deney sonucu yazılmamış protokoller de protokolle ilgili hangi laboratuarlara çalışılmak üzere gittiği, hangi laboratuarların denini bitirip sonucunu girdiği ve taslak raporunu teslim etti veya hala hangi laboratuarlarda beklemekte olduğunu takip ederler. Ör: Şekil 15 Şekil 15 Raporlama memurları ilgili laboratuarların sonuçlarını tek sonuç haline getirir. Deney sonucu girilmiş raporlarda raporun artık son aşamaya geldiği şeklidir. Raporlama memuru laboratuar şefini, raporlama şefini ve ilgili müdür yardımcısını seçerek nihai raporu hazırlayarak imzaya ve kontrole sunar. Ör: Şekil 16 Şekil 16
İmzalanan raporlar ayrılarak ilgili rapor suretleri Gelir Tahakkuk Şefliğine teslim edilir. Gelir Tahakkuk şefliğinde teslim edilen raporlar burada faturalandırılarak rapor suretleri müşteriye teslim edilir. Ör: Şekil 17 Şekil 17
Evrak takip programı kurum içerisinde gelen ve giden evrakların düzen içerisinde saklandığı bir programdır.
İstatistik programı :
Protokol Takip sistemi ile Kuruma gelen numunelerin protokol numarası ile nerede ve ne aşamada olduğunun görülmesine yardım eder.barkot numarası girildiğinde sevk edilen laboratuar/laboratuarları, taslak raporu yazılan, yazılmayan laboratuarları veya raporlamada ise yazılmayı beklediği veya raporun çıkıp çıkmadığını göstermektedir. Gönderen kurum ve tarih aralığı; gönderen kurumun tarih ve sayısı; numune kabul tarihi; numunenin cinsi ve sınıfı yazıldığında bu durumlara uygun barkot numaraları ve bu numunelerin cinsi ve sınıfı dökülmekte sonra ne aşamada olduğuna geçiş yapılabilmektedir. Ayrıca buradan istatistikî bilgilerde elde edilmesi de sağlanmaktadır. Kurum Takip sistemi ile
Performans Formu Kurumda her laboratuarda bakılan toplam çalışılan numune ve parametre sayıları aylara göre ayrı ayrı alınabilmektedir. Ayrıca her analistin toplam çalıştığı numune ve parametre sayısı aylara göre ayrı ayrı alınmaktadır. İstenirse her parametreye belirli puanlar verilerek her analist için performans puanı hesaplamaya da olanak vermektedir.
HASTA KABUL GİRİŞİ Yukarıdaki resim Hasta Kabul Girişi programının menü giriş yeridir. Hasta Kabul Girişi ilgili hemşire tarafından yeni kabul formu butonu tıklayarak kayıt işlemine başlar. Gönderen Makam, Adı ve Soyadı, Sicil no kutuları doldurularak kayıt yapılır. Cinsiyeti, Sağlık güvencesi butonu tıklanarak kayıt yapılır. Çalıştığı yer, Tanı Ön Tanı, Teslim Alan kutucukları doldurularak kayıt yapılır. Kabul formunu onayla butonu tıklanarak kayıt işlemi tamamlanır. İlgili laboratuarlar seçilerek laboratuar seçim işlemi tamamlanır. Hasta Sevk Et botunu tıklanarak ilgili laboratuarlara ilgili parametreler sevk edilir. Kabul formunu yazdır butonu tıklanarak forum yazdırılır. Barkot Yazdır butonu tıklanarak barkotlar yazdırılır ve numunelerin üstüne yapıştırılır. Hasta Kabul Formu Doldurulurken Yapılan Hataların Geri Düzeltilmesi ::::::::: Rapor yazılmış ise veya taslak rapor raporlama birimi şefi tarafından teslim alındıysa rapor ilgili Müdür Yrd. Talimatıyla ilgili memur tarafından kilidi açılarak düzeltme işlemi yapılır. Rapor yazılmamış ya da taslak rapor raporlama birimi şefi tarafından teslim alınmamışsa direk forma girerek değişiklik yapıla bilir.
KLİNİK ANALİZ RAPORU
Yukarıdaki resim Klinik Analiz Raporu Giriş programının menü giriş yeridir. Analist tarafından Bölüm Şefinin kutucuğuna bölüm şefinin ismi yazılır. Analist Hasta Kabul Girişi birimi tarafından gönderilen numuneyi bekleyen numuneler butonundan veya numune üzerindeki barkodu direk okutarak rapor sayfasının açılmasını sağlarlar. Deney sonuçları yazılarak kayıt işlemi tamamlanır forum yazdırılarak işlem tamamlanır. Taslak Rapor Doldurulurken Yapılan Hataların Geri Düzeltilmesi ::::::::: Rapor yazılmış ise veya taslak rapor raporlama birimi şefi tarafından teslim alındıysa rapor ilgili Müdür Yrd. Talimatıyla ilgili memur tarafından kilidi açılarak düzeltme işlemi yapılır. Taslak Rapor raporlama birimi şefi tarafından teslim alınmamışsa direk programa girerek değişiklik yapıla bilir. Rapor Takip Defteri