Bilgisayarlı muhasebe, karmaşık zaman alıcı ve yorucu olan muhasebe işlemlerinin bilgisayar ortamında çok daha kolay yapılmasını sağlayan paket programlardır. Günümüz şartlarında elle tutulan muhasebe ile bilgisayarla tutulan muhasebeyi karşılaştırdığımızda bilgisayarlı muhasebe öğrenmenin bir zorunluluk olduğu ortaya çıkmaktadır. Şimdiye kadar öğrendiğimiz muhasebe kuramına göre, gerçekleşen ticari bir işlemin fatura, fiş, yevmiye defteri, defteri kebir, mizan, bilanço gibi bir çok yere kaydının yapılması gerektiğini öğrendik. Elle tutulan muhasebeye göre düşündüğümüzde bu işlemlerin sırasıyla yapılması zaman alıcı, yorucu ve hata ihtimalini artırıcı etkenler olduğu açıktır. Muhasebe paket programlarının ortaya çıkmasıyla bu olumsuzluklar ortadan kalkmıştır. Muhasebe paket programlarında herhangi bir noktadan yapılan ticari bir işlemin kaydı diğer ilgili bütün bölümlere de otomatik olarak gerçekleşmektedir. Tek düzen muhasebe sisteminin kabul edilmesiyle birlikte, bu tür paket programların sayısı hızla artmış ve her geçen gün yenileri eklenmiştir. ETA, LOGO ve MİKRO bu programlardan biri ve günümüzde en sık kullanılanlarıdır. Piyasada çok sayıda muhasebe paket programının bulunması muhasebe programı öğrenmek isteyen öğrencilerde seçme sıkıntısı oluşturmaktadır. Ancak şu unutulmamalıdır ki muhasebe paket programlarının bir veya bir kaçını kullanarak genel yapısını kavrayan kullanıcılar karışlaştıkları diğer programlarda zorluk çekmemektedirler. Çünkü bütün muhasebe paket programlarının amacı aynı olmakla birlikte hepsi tek düzen muhasebe sistemi kullanılmaktadır. ETA MUHASEBE PROGRAMI Programı çalıştırmanın birçok yolu vardır bunlardan en sık kullanılanı ise masa üstünde bulunan Eta kısayol simgesinin çalıştırılmasıdır. Eğer kısayol atanmamışsa C dizininde bulunan Eta klasörünün içine girilerek ETAMENU.EXE dosyası çalıştırılır. Bu simge çalıştırıldığında ekrana ilk olarak program logosu ve sürüm numarası gelecektir, enter tuşuyla geçildikten sonra kopya yazılım kullanılmamasıyla ilgili yasal uyarı pencereleri gelecektir. Bu ekranlar geçilerek (3 kez enter tuşuna basılarak) şifre ekranına gelinir. Eta ticari programlarında şifre değiştirilmedikçe ETA dır.
Şekil 1 Şifre ekranı büyük harflerle ETA yazılarak geçildikten sonra program açılmış olacak ve Eta ana menü penceresi karşımıza gelecektir. (Şekil 2) bu pencerede işletmenin kullandığı modüller (stok, cari, fatura vb) ve fonksiyon tuşları bulunmaktadır. Şekil 2 Eğer default şirket silinmiş veya sistemde açılmış bir şirket kaydı yoksa şifre girildikten sonra bazı dosyaların bulunamadığına dair uyarı mesajı ekrana gelecektir. (Şekil 3) Programın açılabilmesi için bu uyarılara EVET cevabı verilerek geçilmelidir. Şekil 3
Programın anlatımına geçmeden önce programda kullanılan yardımcı tuşlara bir göz atalım: F1 F2 F3 F4 F8 F9 F9/F9 F11 : Yardım ETA PROGRAMDA KULLANILAN YARDIMCI TUŞLAR : Kayıt/Liste : İptal : Yazdır : Detay Bilgi : Yardımcı işlemler menüsü : Hesap Makinesi : İlgili alanı hafızaya alma F12 : Hafızadaki bilgiyi ilgili alana yapıştırma * : Bir üstteki satırı kopyalama İnsert Ctrl+I Ctrl+D Ctrl+F2 Ctrl+F10 Shift+F1 Shift+F2 Shift+F8 Shift+F10 Alt+1 Alt+X F10 Home End : Araya karakter girme : Araya satır girme : Üzerinde bulunulan satırı silme : Muhasebe fişlerinde kayıt ve yeni kayda geçiş : Hızlı ulaşım menüsü : Genel yardım : Kayıt ve yeni kayda geçiş : Genişletilmiş detay bilgi : Ana menüye dönüş : Hesap makinesinden rakam transferi : Sahayı Tamamen Silme : Programdan çıkış : Ekranın sol üst köşesi : Ekranın sağ alt köşesi Ctrl+Sağok : Sağdaki bölüme geçer Ctrl+Solok : Soldaki bölüme geçer Alt+X Alt+U Esc Ctrl+F2 Alt+f2 : Saha silme : Bölüm silme : Bir önceki menü : Kayıt ve bir sonraki kayda geçiş : Kayıt ve bir önceki kayda geçiş F5 : Eski kayıt arama / hareketler / pozisyonlar F6 F7 Alt+F10 Ctrl+K Alt+F1 Ctrl+F1 Alt+F3 Alt+F4 : Kart listesi : Kayıt / hareket listesi : Özel menüler : Kod genişliğini değiştirme : Eğitim konuları hakkında bilgi alma : Program lisansı bilgisi : Diğer işlemler menüsü : Yardımcı tuşlar Alt+F8 : Daha önce tanımlanmış bir makronun kullanımı Alt+F9 : Makro tanımlama işlemine başlama/bitirme Ctrl+F7 : Son kayıt edilen stok/cari kartları bilgisi Sadece Muhasebe Fişleri için Geçerli Tuşlar: Ctrl+R Ctrl+N : Satırı istenilen yere taşıma : Satırı istenilen yere kopyalama Ctrl+K : Üzerinde bulunulan tutarın KDV sini hesaplamak için kullanılır (KDV nin hariç olması halinde kullanılır) Ctrl+L : Üzerinde bulunulan tutarın KDV sini hesaplamak için kullanılır (KDV nin dahil olması halinde kullanılır) Ctrl+U : Bir fişte işaretlenen alandaki benzer kodlu hesapları tek satırda toplar. Ctrl+T : Başlangıç ve sonu işaretlenen alandaki tutarları toplar Ctrl+V Ctrl+X : Hesapları sıralama : Ctrl ile başlatılmış bir işlemden vazgeçme, sonlandırmak *B : Fişlerde hesap bakiyesini getirme * K : Fiş bakiyesi eşitleme F5 Shift+F5 : Üzerinde bulunulan hesabın muavin defteri : Çalışılan aya kayıtlı son fişleri görüntüleme
Ana Menü Eta muhasebe paket programında ilk karşımıza gelen ekran ve dönüp dolaşıp geleceğimiz ekran ana menü ekranıdır. Ana menü ekranında, üzerinde bulunduğumuz şirkette kullanılan modüller ve Eta programının genel ayarlarını ve seçimlerini yapabileceğimiz fonksiyon tuşları bulunmaktadır. Ana menüden yapacağımız değişiklikler ve ayarlar programın tamamında etkili olacaktır. Bu ekranda bulunan fonksiyon tuşları ve görevleri aşağıda görüldüğü gibidir. Bu tuşların alt menüleri ise aşağıda şemada görüldüğü gibidir (Şekil 5), Ctrl-f10 tuşlarına basarak adına hızlı ulaşım menüsü dediğimiz menüye ulaşırız (Şekil 4) buradan da ana menü akış seması için MENU seçeneğinin üzerine gelinerek enter tuşuna basılırsa ana menü akış şeması aşağıda görüldüğü gibi ekrana gelmiş olur. Şekil 4
Ana Menü Akışı Şekil 5 - Ana Menü Akış Şeması
Şimdi sırasıyla ana menüyü tanımaya çalışalım. Ana menüde bulunan diğer fonksiyon tuşlarının görevleri hakkında bilgi almak için kullanılır. (Şekil 4) Şekil 6 Not: F1 Yardım bütün ekranlarda ait olduğu menü ile ilgili kısa yardım almak için kullanılır. Shift-F1 ise bütün bölümler ile ilgili, detaylı yardım almak için kullanılır (Şekil 7) Şekil 7 Programa girildiğinde ticari işlemleri muhasebeleştirebilmek için, önce çalışılacak şirketin belirlenmesi gerekir. Bunun içinde F2 tuşu kullanılır. Bu tuşa bastıktan sonra ilgili şirketin kodu yazılır ve enter a basılırsa istenilen şirket açılmış olur. Eğer şirket kodu bilinmiyorsa F6 Şirket Listesi tuşuna basılarak gelen listeden istenilen şirket seçilebilir. Şirket Tanımlama, şirket iptali, şirket bilgilerini görme ve yeni yıla devir işlemleri bu menü aracılığıyla yapılır. Bu tuşa basıldığında yandaki menü ekrana gelecektir.
Bu bölümde şirket açma, kapama, şirket bilgilerini değiştirme gibi işlemleri yapabiliriz. Bu tuşa basıldığında yandaki menü açılacaktır. Bir şirketle ilk kez çalışılacaksa yapacağımız ilk iş şirket açmak olmalıdır. Bunun için ana menüden itibaren sırasıyla F3/F2/F2 tuşlarına basılır. Karşımıza şirket bilgilerini girebileceğimiz aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda, dosyaların bulunduğu disk bölümü ve setup tanımlarının bulunduğu disk bölümü kısımlarına herhangi bir şey yazılmaz. Burası üst satırlarda girilen bilgilere göre program tarafından doldurulacaktır. Bu ekranda diğer bilgiler yukarıda da görüldüğü gibi doldurulduktan sonra F2 ŞİRKET KAYDI tuşuna basılır. EKRANDAKİ BİLGİLERİ KAYDEDİYORUM, EMİN MİSİNİZ? Mesajına EVET cevabı verilerek şirkette kullanılacak modülleri seçebileceğimiz aşağıdaki ekran gelecektir. Şirket açma işleminin ikinci ekranı olan bu ekranda, şirkette kullanılacak olan program modülleri seçilir örneğin, bu şirkette stok, cari, fatura, muhasebe modüllerini kullanacağımızı varsayarsak bunların önüne evet anlamına gelen E harfi girilir, diğerleri ise hayır anlamına gelen H harfi girilerek F2 ŞİRKET AÇMA İŞLEMİNE DEVAM tuşuna basılır. Ekrana aşağıdaki mesaj gelecektir.
Bu mesaja evet cevabı verilerek çalışmak istediğimiz yılı girebileceğimiz ekrana ulaşılır. Bu ekranda çalışılmak istenilen yıl doğrudan yazılabileceği gibi * yazarak enter tuşuna basılırsa içinde bulunduğumuz yıl otomatik olarak yazılacaktır. Çalışmak istediğimiz yılı girdikten sonra Şeklinde bir mesaj gelecektir bu mesaja evet cevabı verilerek geçildikten sonra, aşağıda görülen PARAMETRELERİ GİRİNZ! Penceresi ekrana gelecektir. Bu pencerede stokta ikinci birim kullanılacaksa E, kullanılmayacaksa H girilir. İkinci birimden kasıt, Örneğin; birinci birim olarak kg ölçü birimini kullanan bir işletme için, ton gibi ikinci bir birime ihtiyaç duyması durumudur. Diğer parametreler de işletmenin durumuna göre doldurulduktan sonra F2 İŞLEM tuşuna basılır. Parametreler girilerek F2 tuşuna basıldığında yukarıda görülen mesaj ekrana gelecektir. Eğer bu mesaja EVET cevabını verirsek Tek Düzen Hesap Planının kendiliğinden açılarak sisteme yerleşmesi sağlanmış olur. Eğer HAYIR cevabını verirsek şirkette kullanacağımız hesapları ilgili bölüm ya da bölümlerden tek tek açmamız gerekecektir. Eğitim programlarında bu mesaja evet cevabını vermekte fayda vardır. Bu mesaj da yanıtlandıktan sonra, kullanılacak maliyet muhasebesi türünü seçebileceğimiz aşağıdaki pencere ekrana gelecektir. Bilindiği gibi, şirket, maliyet hesaplarını iki yöntemde takip edebilir, bu yöntemlerden 7/A seçeneği için 2, 7/B seçeneği için 3 girilmelidir. Maliyet hesapları için ilgili değer girildikten sonra kullanılan para birimini seçebileceğimiz aşağıdaki pencere ekrana gelecektir.
Şirket açma işleminin son penceresi olan bu pencerede TL için 1, YTL için 2 girilerek şirket açma işlemini tamamlamış oluruz. Ana menüye dönülerek kaydı yapılan yeni şirket seçildiğinde aşağıda ki gibi görünecektir. Şirket kapama riskli bir iştir. Şu unutulmamalıdır ki bir şirket kapatıldığında şirkete ait bilgilerin tamamı kaybedilecektir. Şirket kapama işlemini başlatabilmek için, ana menüden itibaren sırasıyla F3 ŞİRKET/DEVİR İŞLEMLERİ F2 ŞİRKET İŞLEMLERİ F3 ŞİRKET KAPAMA tuşlarına basılır. Karşımıza silinecek şirketin kodunu girmemiz gereken aşağıdaki pencere gelecektir. Bu noktada silinecek şirketin kodu bilinmiyorsa F6 ŞİRKET LİSTESİ tuşunda faydalanılabilir. Şirket kodu girilerek enter tuşuna basıldığında silinmek istenilen şirketin bilgileri aşağıda görüldüğü gibi ekrana gelecektir.
Bu noktada şirket silme işlemini başlatabilmek için F3 ŞİRKET İPTALİ tuşuna basılır. Daha sonra ekrana sırasıyla aşağıdaki mesajlar gelecektir. Ekrana gelen mesajlara yukarıda görüldüğü gibi cevap verilirse şirket kapa işlemi tamamlanmış olur. Şirket bilgilerini görmek ya da değiştirmek için kullanılır. Genellikle şirkette kullanılan program modüllerinde yapılacak değişiklikler için kullanılır. Program ilk açıldığında ana menüde bulunması istenilen şirketin programa tanıtımının yapıldığı bölümdür. Default edilmiş bir şirket sistemden silinmiş ise program ilk açıldığında bazı dosyaların bulunamadığına dair mesajlar verir. Açılmış olan şirketlerin listesini almak için kullanılır.
Ayrıca hiçbir ölçü girmeden doğrudan F2 LİSTE tuşuna basılırsa kayıtlı bütün şirketler ekrana listelenecektir, F4 YAZDIRMA tuşuna basılırsa yazıcıdan yazdırılacaktır Bu bölümde çalışılan tüm modüllerin şirket olarak yıllık devir işlemleri yapılır. Bu bölümde, bordro tanımları, gelir vergisi dilimleri gibi tüm şirketlerde kullanılacak ortak tanımlar yapılır. Bu bölümde ekrana gerilen muhtelif bordro sabitleri birden fazla firmaya aynı anda kaydedilir. Bu bölümde gelir vergisinin hesaplanmasında kullanılacak matrah ve yüzde bilgileri yıllara göre girilir. Bu bölüme girildiğinde karşınıza yılı, dönemi, tipi ve tarifesini girebileceğiniz bir ekran gelir. Bu bölüm tekdüzen hesap planı üzerinde değişiklik olanağı sağlar. Yapılan değişiklikler F2 tuşuyla kaydedilir. Bu işlemden sonra açılan her yeni şirket bu hesap planını kullanır. Bu bölüm, şirketin çalışmış olduğu bankaların tanımlanması için düzenlenmiştir. Buradaki ön çalışma ile amaç, müşterilerden alınan çeklerin üzerindeki barkod kodları okutularak barkod makinesi yardımı ile sisteme otomatik olarak kaydının yapılmasıdır. Bu bölümde 2005 yılından itibaren yürürlüğü giren yeni düzenlemeye uygun olarak ücretlilerin vergi iade hesaplamasında kullanılacak vergi iade dilimleri girilir.
Bu bölümün alt bölümlerinde yapılan tanımlamalar sadece üzerinde çalışılan şirket tarafından kullanılır. Bir modülde yapılan ticari bir işlemin ilgili diğer modüllerde de kaydının gerçekleşmesi isteniyorsa bu tablonun isteğe uygun olarak doldurulması gerekmektedir. Örneğin; fatura modülünde yapılan bir işlemin stok, cari, muhasebe modülü gibi diğer modüllerde kaydının otomatik olarak yapılması isteniyorsa bu tablonun amaca uygun olarak doldurulması gerekir. Bu konuyla ilgili ayrıntılı bilgi ilerleyen derslerde verilecektir. Cari ve Stoklara farklı indirim oranları uygulayabilmek için konulmuş bir bölümdür. Bu bölümde işyeri ile ilgili adres ve benzeri sabit bilgiler tanımlanır. Ekranda dört sayfa halinde görüntülenir. 1 Bu bölümde bir şirketteki stok ve cari kartlarına ait devir değerleri istenilen başka bir şirkete aktarılır. Bu bölüme girildiğinde yandaki menü ekrana gelir. Ayrıca KOMUT TANIMLARI bölümüne girerek komutları kendimiz tanımlayabiliriz. Disket Hazırlama, yeni alınmış disketleri formatlayarak bilgi kaydına hazır hale getirir. Yedekleme, olumsuz durumlara karşı bilgilerimizi yedekleyebileceğimiz bölümdür. Geri Yükleme, yedeklediğimiz bilgileri bilgisayara geri yükleyebileceğimiz bölümüdür. Tarihi görmek ve değiştirmek için kullanılır. Saati görmek ve değiştirmek için kullanılır. Program konfigirasyonu ile ilgili bilgileri görmek için kullanılan bölümdür. Bu bölümün çalışması için KOMUT TANIMLARI bölümündeki PROGRAM KONFİGÜRASYONU SAHASINA konfgos7 yazılmalıdır.
Disket hazırlama, yedekleme, geri yükleme, tarih ve saat işlemlerinde kullanılacak komutlar bu bölümden tanımlanır. Program ile ilgili genel ayarların yapıldığı bölümdür. Yanda görülen menüden oluşmaktadır. Bu bölüm ANA/MENÜ ŞİFRELERİ ve ŞİRKET ŞİFRELERİ olmak üzere ikiye ayrılır. ANA/MENÜ ŞİFRELERİ Bu bölümde firma yetkilisine ait ana şifre ve şirket seçmeye kadar kullanılan menü şifreleri tanımlanır. Programa ana şifre ile girildiğinde programın her bölümüne rahatlıkla ulaşılabilir. ŞİRKET ŞİFRELERİ Şirket bazında şifreleme yapılan bu bölüme girildiğinde program şifreleme yapılacak şirket kodunun girilmesini bekler. Bu ekranda şifrelenecek şirket kodu girildikten sonra karşımıza ŞİFRE ADLARI ve ŞİFRE TANIMLAMALARI olmak üzere iki ayrı bölüm gelir. ŞİFRE ADLARI Bu bölüm seçildiğinde karşımıza ilgili şirkete ait 10 ayrı şifre tanımlama ekranı gelir. Bu ekranda tanımlanan şifre adları sadece tanımlanan şirkete ait olup diğer şirketlerde çalışmaz, diğer şirketler için de ayrıca tanım yapılması gereklidir. Tanımlanan şifre adları ŞİFRE TANIMLAMALARI bölümünde kullanılır. ŞİFRE TANIMLAMALARI ŞİRKET ŞİFRELERİ bölümünde tanımlanan şifre adları bu bölümde sadece seçilen şirket ve şifre için geçerlidir. Diğer şirket ve şifre için ayrıca şifre tanımlanması gereklidir. Bu bölüme ilk girildiğinde şirket şifreleri bölümünde tanımlanan şifrelerden geçerli olacak şifre nosu girilir ve enter tuşuna basılır. Böylece bu tanımlanan şifre adının geçerli olacağı bölümler ekranda E yazılarak işaretlenir. Her ekranda bir modül ve bölümleri bulunur. Diğer modül ve ilgili bölümleri şifrelemek için pgup ve pgdn tuşları kullanılır. Şifre ve yetki tanımlarını düzenlemek üzere bu bölüme girebilmek için programa SİSTEM ŞİFRESİ ile girilmesi gereklidir. sistem şifresine ilaveten modüllerin de bazı bölümlerinde şifre
kullanımındaki amaç operatörlerin sadece belirli program bölümlerine ulaşması, kendi işlemleri haricindeki bilgilere ulaşımının engellenmesidir. Bir operatör kendi şifresi ile siteme girip programı kullandıktan sonra yerini bir diğer operatöre bırakmadan önce ana menüye kadar ESC tuşu ile çıkıp burada bir daha ESC tuşuna basarak sistemi şifre sorma konumunda bırakmalıdır. Bu bölüm, YAZICI TANIM DOSYA ve KONTROL KOD DOSYALARI olmak üzere iki bölüme ayrılmaktadır. Şimdi bu bölümleri inceleyelim. YAZICI TANIM DOSYASI Windows ortamından tanıtılmış bir yazıcı zaten eta programında kullanılabilmek ile birlikte bazı cihazlar için ayrıca bu bölümden tanıtılması gerekebilir. Bu bölümde program modüllerine ait dosyaların, raporların ve bir takım tanımların hard diskin hangi bölümünde saklanacağını gösteren PATAH (yol) tanımları yer almaktadır. Bu bölümde ETA Entegre Program Modüllerine ortak bazı bilgi tanımları yapılmaktadır. Burada yapılacak herhangi bir değişiklik diğer bölümlere de aksedecektir. Şimdi bu parametreleri açıklayalım. Grafik Çalışma: Bu parametre E olursa ETA programları grafik ortamında çalıştırılır. Görüntülü Çalışma: Bu parametreye E girilirse grafik ortamda çalışılırken uygun olan yerlerde kullanıcının seçtiği görüntüler ekrana gelir. Mouse İle Çalışma: ETA programlarında fare kullanabilmek için bu parametreye E girilir. Türkçe Klavye: Sistemde Türkçe karakterler olup olmadığının seçildiği hanedir. Türkçe Yazıcı: Yazıda Türkçe karakterlerin bulunup bulunmayacağını belirleyen hanedir. Küçük Harf: Kullanıcının küçük harf kullanmasına imkan veren hanedir. Klavye Sil: Fonksiyon tuşlarının görevlerini yerine getirmesini beklemeden ard arda kullanılmasını veya kullanılmamasını sağlar. Raporda Tarih ve Saat: Alınacak raporlarda sistem tarih ve saatinin yazılmasını sağlar.
25 Satır Ekran: Ekran tipine bağlı olarak ekranda kullanılacak satır sayısını belirten hanedir. Tarih/Saat Göstergesi: Çalışma sırasında ekranın sol alt köşesinde tarih ve saat göstergesinin bulunmasını veya bulunmamasını sağlar. Klavye Göstergesi: Ekranın sağ alt köşesinde çıkan Numlock, CapsLock ve Scroll Lock tuşlarının ekrana gelip gelmemesini sağlar. Sesli Uyarı: Bu parametre E olursa ses tanımlarında yapılan tanımlar kullanılır. Parada Boşluk: Kullanıcının miktar, fiyat ve tutar sahalarını üçer hane olarak ayırmasını sağlayan sahadır. Tutarda Kuruş Hane Sayısı: Tutar sahalarındaki noktadan sonraki hane sayısını belirtir. Fiyatta Kuruş Hane Sayısı: Fiyat sahalarındaki noktadan sonraki hane sayısını belirtir. Stok-Cari-Muhasebe Kod Boyu 1-2 Bu sahalarda kodların normalde 20 karakter uzunluğunda olduğunu belirten sayı bulunmakta, kullanıcı tarafından 20 karakterden daha düşük bir sayı belirlenmesi halinde ise alınacak raporlarda, ekranda bazı ek bilgilerin de görülmesi mümkün olabilmektedir. Yazıcı Test Kodu: Program modüllerinde birtakım bilgilerin yazıcıdan alınması istendiğinde sistem, yazıcıdan gelen sinyale bakarak yazıcının hazır olup olmadığını kontrol etmektedir. Çoğu yazıcıdan gelen kod sinyali 144 olduğundan bu haneye 144 kodu yazılmıştır. Fakat bazı yazıcılarda bu kod değişebildiğinden o yazıcının verdiği sinyal kodu YAZICI EL KİTABI na bakılarak yazılmalıdır. Eğer hiçbir kod yazılmaz ise program modülü yazıcının hazır olup olmadığı testini yapmayacaktır. Mono/Renkli Ekran: Kullanılan ekran mono ise M renkli ise R yazılır. Eğer O yazılırsa program kendiliğinden ekran tipini belirler. Ekran Adresi: Programın ekran üzerindeki adresi decimal cinsinden yazılır. Normalde bu saha boş olarak kullanılmalıdır. İmleç Boy Ayarı: Bu parametreye E yazılırsa İMLEÇ BOYLARI parametresinde yapılan tanımlar işleme girer. İmleç Boyları: Bu parametre İMLEÇ BOY AYARI parametresi E olduğu durumda kullanılır. Bu sahada verilen 3 ayrı değere göre (0-18 arası değer vererek) imleç boyu ayarlanır. Bu iki parametre grafik ortamda geçerli değildir. Mesaj Bekleme Süresi: Program içinde çalışma sırasında kayıt, iptal veya hata gibi mesajların ekranda bekleme süresi saniye bazında bu parametreden ayarlanır. Ekran Koruma Bekleme Süresi: Bu parametre program üzerinde çalışmaya ara verildiğinde devreye girer. Bu sahaya çalışmaya ara verdikten kaç dakika sonra ekranın işleme gireceği tanımlanır. Hesap makinesi Tipi: Bu sahaya 1 ile 4 arası rakam yazılır. Bu parametre yardımıyla 4 değişik hesap makinesi tanımlanır. Kullanıcı burada tanımladığı hesap makinesini kullanabilir. Şerit Çıkacak mı? Bu sahaya E hesap makinesinde şerit çıkar, H yazılırsa şerit çıkmaz. Bilgi Giriş.Oto.Enter: Bu parametreye E verildiği zaman balon içinde bilgi girilirken sahanın sonuna gelindiğinde program otomatik olarak ENTER tuşuna basar ve bir sonraki sahaya geçilmiş olur, H verildiğinde girdi balonundan çıkılmaz, ENTER tuşu beklenir. Bilgi Gir.Rakam Format Bu parametreye E verildiği zaman balon içinde fiyat, tutar ve döviz gibi rakamsal bilgi girilirken rakamlar ekrana formatlanarak basılır, böylelikle kullanıcıya rakamları okumada kolaylık sağlanmış olur.
Programın çalışmasını direkt olarak etkilemeyen görsel ve işitsel ayarların yapıldığı bölümdür. Aşağıda görülen menüden oluşmaktadır. ----------------------------------------------------------------------------------------------- Buraya kadar ana menüyü öğrenmiş olduk. Ana menüde fonksiyon tuşları haricinde işletmenin kullandığı modüllerde bulunmaktadır. ETA muhasebe paket programında yer alan bütün modüller aşağıda görüldüğü gibidir. İşletme, yukarıda gösterilen modüllerden ihtiyaç duyduklarını kullanır. Örneğin restoran işletmeleri için adisyon modülü kullanılabilir ancak oto galerisi için adisyon modülüne gerek yoktur. Hangi modüller kullanılacaksa şirket açma ekranında ilgili modüle E cevabı vermemiz gerektiğini daha önce öğrenmiştik ancak şirket modüllerinde değişiklik yapılması durumu söz konusu ise bu işlem ŞİRKET BİLGİLERİN den yapılabilmektedir. Bundan sonraki derslerimizde bu modüllerden sık kullanılanları ve önemli olanları sırasıyla açıklamaya çalışalım; ETA - MUHASEBE PROGRAM MODÜLÜ Muhasebe modülü, genel muhasebe işlemlerinin bilgisayarda yapılmasını sağlayan bölümdür. Bu bölümde yeni hesap açma, muhasebe fişleri, rapor alma gibi bölümler mevcuttur. Genel muhasebe işlemleri muhasebe fişleri kullanılarak bu modül ile yapılır. Fişlere, doğru kayıt yapıldıktan sonra bilgisayar; yevmiye defteri, defteri kebir, mizan, bilanço ve gelir tablolarını istenilen detay ve şekilde raporlamaktadır. Aşağıda sadece muhasebe modülünden oluşan bir şirket görülmektedir.
Bu modüle girildiğinde muhasebe modülü ana bölümleri olan aşağıda ki menü ekrana gelecektir.
ETA - MUHASEBE MODÜLÜ MENÜ AKIŞI
Şimdi sırasıyla muhasebe modülünün menülerini inceleyelim. Şirketi açarken TEK DÜZEN MUHASEBE HESAPLARININ KENDİLİĞİNDEN AÇILMASINI İSTİYOR MUSUNUZ? mesajı EVET olarak seçildiyse, hesapların tamamı bu bölüme gelecektir. Bu şekilde TEK DÜZEN HESAP PLANI nın öngördüğü tüm kebir hesaplar açılır. Daha sonra kullanıcılar kendi ihtiyaçları doğrultusunda muavin (alt) hesapları Yeni hesap bölümünden açabilirler. Bu bölüm aşağıda görülen menüden oluşur. F2 YENİ HESAP: İşletmenin İhtiyaç duyulan hesaplar yanda görüldüğü gibi bu bölümden açılabileceği gibi fiş girişi şırasında da açılabilir. Üst hesap açılmadan alt hesapların açılamayacağı unutulmamalıdır. Örneğin yukarıda ki örnekte Akbank Okmeydanı şubesi hesabı oluşturmak isteseydik öncelikle yukarıda görüldüğü gibi 102 01 daha sonrada, şube için 102 01 01 şeklinde hesap açılmalıdır. Hesap kodu ve adı yukarıda görüldüğü gibi yazıldıktan sonra F2 ile kayıt yapılır. Kayıt işleminden sonra 102 BANKALAR hesabının, hesap planında görünümü aşağıda ki gibi olacaktır. F3 ESKİ HESAP Hesap planında değişiklik yapma, hesap hakkında bilgi alma, hesap iptali gibi işlemler için kullanılır. Bu bölüme girildiğinde, karşımıza listeleme aralıklarını girilmesini isteyen bir ekran gelecektir. Eğer hesap kodu ya da adı hatırlanmıyorsa F6 KART LİSTESİ tuşundan faydalanılarak istenilen hesaba ulaşılır. Hesap adında bir yanlışlık varsa buradan düzeltilebilir. Ancak hesap kodunda bir yanlışlık buradan düzeltilemez. Kodu ve adı doğru girilmiş yeni bir hesap açılarak önceki
yanlış kodlu hesap yeni hesaba devredilir, devir işleminden sonra yanlış hesap bu bölümden iptal edilir. Hesap devri için; F5 SERVİS F3 DOSYA İŞLEMLERİ F2 DOSYA BAKIMI F5 HESAP NAKLİ işlem aşamasıyla gelen pencereden hesap nakli yapılabilir. F4 KASA HESABI Birden fazla kasa kullanılması halinde; kullanacağımız kasa hesaplarını aşağıda görüldüğü gibi bu bölümden belirtebiliriz. F5 HESAP LİSTESİ Bu bölümde sisteme kayıtlı hesapların hesap koduna ve alfabetik sıraya göre iki ayrı şekilde dökümü alınmaktadır. F6 HESAP AKTARMA Bu bölüm üzerinde bulunduğumuz şirketin hesap planını başka bir şirkete aktarmak için kullanılır. Bu bölüme girildiğinde aktarma işleminin yapılacağı şirket kodunun girilmesini isteyen bir pencere ekrana gelecektir. Bu pencere üzerinde şirket kodu, F6 ŞİRKET LİSTESİ tuşu yardımıyla seçilebilir, şirket kodu seçildiğinde DOSYALAR BÖLÜMÜ otomatik doldurulacaktır. Son olarak F2 gelen pencereden de F2 tuşuna basılırsa hesap planının tamamı belirttiğimiz şirkete aktarılmış olur. Bu tür aktarma işleminde hesap hareketleri değil, sadece hesapların aktarılmış olacağı unutulmamalıdır. Muhasebe programında, fiş kullanılan işletmelerdeki uygulama paralelinde üç tip fiş kullanılmaktadır. Mahsup fişleri; hesapların alışıla gelinmiş usulde borçlandırılıp alacaklandırılması için, kasa tahsil ve kasa tediye fişleri ise tahsilat ve tediye işlemleri ile ilgili yevmiye maddeleri düzenlemek için kullanılmaktadır. Sadece mahsup fişleri kullanılarak sistemi çalıştırma imkanı bulunmasına rağmen, kasa işlemlerinin kasa tahsil ve tediye fişleri ile kaydedilmesi kasa denetimi açısından daha uygundur. Bu bölüme girildiğinde yanda ki menü karşımıza gelir. Muhasebe fişi kaydı yapmak için bu bölüm kullanılır. İşletmede gerçekleşen bütün ticari işlemler bu bölüm kullanılarak muhasebeleştirilebilir. Bu bölüme girildiğinde yandaki menü ekrana gelecektir.
F2 MAHSUP FİŞİ Kasaya para giriş çıkışı olmayan ticari işlemlerin kaydedildiği fiştir. Örneğin; verdiğimiz bir çekin bedelinin bankadaki hesabımızdan ödendiğinin bildirilmesi, veresiye mal satışları gibi. Örnek: İşletme, 15.05.2008 tarihinde %18 KDV hariç 100 YTL ye Gül GÜNDOĞDU ya mal satmış ve karşılığında çek almıştır. Fiş ile ilgili açıklamalar: FİŞ NO ve YEVMİYE NO alanlarının fişin kayıt edilmesinden sonra otomatik oluşturulması isteniyorsa; F5 SERVİS F4 SABİT TANIMLAR F2 PARAMETRELER penceresinin birinci sayfasındaki ORTAK bölümünün NO alanına 1 (fiş no 1 den başlayacaktır), HANE BOYU alanına 5 (fiş no 5 haneli olacaktır, 00001 gibi) page down tuşu ile ikinci sayfaya geçerek YEVMİYE MADDE NO alanına 1 (yevmiye numarası 1 den başlayacaktır) giriniz. Fiş kayıt edildiğinde FİŞ NO: 00001, YEVMİYE NO: 1 olacaktır. ÖZELL KOD: Fişlere herhangi bir ayrım kıstasına göre özel kodlar verme imkanı vardır. Bu imkan kullanıldığında fişlerle ilgili listelemelerde özel kodlar üzerinden tasnif yapma imkanı sağlanmış olur. Özel kod rapor almada kolaylık sağlar. Kullanıcı isterse bu bölüme raporlarda kullanacağı bir kod verebilir. HESAP KODU: Kullanacağımız hesabın kodu biliniyorsa doğrudan yazılır, bilinmiyorsa F6 HESAP LİSTESİ tuşu kullanılır. Bu tuşa basıldıktan sonra ekrana İLK DEĞERİ GİRİN penceresi gelecektir. Bu pencerede, örneğin 320 nolu hesabı bulmak için hesabın birkaç rakamını örneğin 32, veya SATICILAR hesabını bulmak için hesabın birkaç harfini örneğin *SAT yazılıp enter a basılır. Tüm hesap planını ekrana almak için İLK DEĞERİ GİRİN penceresinde hiçbirşey yazılmadın enter a basılır. AÇIKLAMA: Bir üst satırdaki açıklamayı kopyalamak için bir alt açıklama satıra * yazıp enter a basılır BORÇ/ALACAK arasındaki bakiyeyi eşitlemek için *K kullanılır. Not: Tüm fişlerde kayıt işlemi Ctrl+F2 ile yapılırsa, fiş kaydedilir ve yeni bir fiş açılır. KDV Hesaplama KDV hesabı için programda bulunan hesap makinesi kullanılabilir, bunun için iki kez F9 tuşuna basılır ve gelen hesap makinesi penceresinde istediğimiz hesap yapılarak fiş üzerinde ilgili alana aktarılabilir. Aktarma işlemi için aşağıdaki işlem sırası takip edilir.
Hesap Makinesi Kullanarak; Sonuç üzerinde iken Alt+1 tuşuna basılır, (fonksiyon tuşlarının olduğu bölümdeki 1 kullanılacaktır) Esc ile hesap makinesi kapatılır, Sonucun yazılacağı alana gelinerek tekrar Alt+1 tuşuna basılır. Yukarıda anlatıldığı gibi hesap makinesi kullanılarak KDV hesabı yapılabileceği gibi aşağıdaki yöntemler kullanılarak da KDV hesabı yapılabilir. Kısa Yol Tuşları Kullanarak KDV Hesabı KDV Hariç İse; KDV ye esas tutarın üzerine gelinerek Ctrl+K tuşlarına basılır (F klavyelerde M ye basılır) Esc ye basılır KDV nin yazılacağı alana gelinerek tekrar Ctrl+K tuşlarına basılır. KDV Dahil İse; KDV ye esas tutarın üzerine gelinerek Ctrl+L tuşlarına basılır Esc ye basılır KDV nin yazılacağı alana gelinerek tekrar Ctrl+L tuşlarına basılır. Eğer birden fazla KDV oranı tanımlı ise karşımıza gelen ekranda karşımıza gelen ekranda KDV oranı seçilerek enter tuşuna basılır. KDV hesaplanarak, otomatik olarak işaretlenen yere yazılacaktır. KDV oranlarını tanımlamak için (F5 SERVİS F4 SABİT TANIMLARI F4 KDV ORANLARI işlem aşamasıyla gelen pencereden tanımlanabilir) Not: Mahsup fişi ekrana geniş geliyor ise, yani fişin tamamı ekranda görünmüyor ise, saha boyları ayarlanarak fişin bütün sütunlarının ekranda görünmesi sağlanabilir. Bunun için; SERVİS / SABİT TANIMLAR / SAHABOYLARI alanında açıklama bölümündeki 23 değerini 18 olarak değiştirip kaydedersek mahsup fişinin tamamı ekranda görünecektir. F3 TAHSİL FİŞİ Kasaya para girişlerinin olduğu işlemlerde düzenlenen fiştir. Sadece alacaklı hesaplar işlenir. Örneğin bankadan para çekilmesi, peşin mal satışı vb. Örnek: İşletme, 16.05.2008 tarihinde Nevzat ŞİMŞEK e %18 KDV hariç 100 YTL ye peşin mal satmıştır.
F4 TEDİYE FİŞİ Kasadan para çıkışları için düzenlenen fiştir. Örnek: İşletme, 16.05.2008 tarihinde %18 KDV hariç 100 YTL lik malı Ömer YALÇIN dan peşin olarak almıştır. Not: Tahsil ve Tediye fişlerinde kasa açıklaması belirtilmezse fiş kaydedilirken kasa açıklamasının belirtilmediğine dair bir mesaj verecektir bu mesaj evet ile geçilerek kayıt işlemi yapılabilir. Tahsil ve tediye fişlerinin sağ üst köşesindeki KASA KODU: MERKEZ 100 olarak otomatik gelir. Bunun nedeni F2 HESAP PLANI F4 KASA HESABI penceresinde MERKEZ 100 hesabı nın tanımlanmış olmasındandır. 100 KASA HESABI na ait alt hesaplar bulunmakta ise alt hesapların F4 KASA HESABI penceresinde tanımlanmış olması gerekir. Daha önce kaydedilmiş bir fişi görmek, değişiklik yapmak yada iptal etmek için kullanılır. Listeleme aralıklarında girilen kriterlere göre fişlerin listesini almak için kullanılır. Listeleme aralığında tarih belirtilmezse içinde bulunulan ayın başından itibaren fişler ekrana listelenmeye başlayacaktır. Yılsonu ve yılbaşı fişlerinin oluşturulabileceği bir bölümdü. Bu bölüme girildiğinde yandaki menü ekrana gelecektir. AÇILIŞ/KAPANIŞ FİŞİ Açılış fişi bölümünde tek tek tüm hesapların açılış değerlerini içeren bir açılış fişi yaratılır, KAPANIŞ FİŞİ bölümünde ise yine hesapları bir sonraki seneye devrederken mizan değerlerini sıfırlamak için bir sene sonu kapanış fişi yaratılır. Açılış ve kapanış fişleri normal fişe benzerler, bu fişler normalde hesap döneminin ilk veya son gününde kesilmelidir. Bunun haricinde bir tarihi program kabul etmez. Bu fişlerin eskisi yoktur. O yıla ait açılış fişi veya kapanış fişi daha önce tanımlanmış ise fişe girerken eski fiş ekrana çağırılır, yapılan değişiklikler eski fişe yansıtılır. AÇILIŞ FİŞİ YARATMA Bu bölümde açılış fişinden farklı olarak bir önceki seneye ait değerlerin bir sonraki seneye aktarılması için program otomatik olarak açılış fişi yaratır. Bu bölüm KAPANIŞ