KALKINMA AJANSLARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ ÖN İNCELEME İŞLEMLERİ TÜBİTAK BİLGEM UEKAE Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 0 Ağustos 2012
DEĞİŞİKLİK TARİHÇESİ Rev.No Yayın Tarihi Yayın Nedeni Hazırlayan(lar) Celalettin Ataman ÇERÇİBAŞI 1.0.8 06/08/2012 İlk sürüm Nesibe ÖZEN Ömer AYDIN Dr. Yavuz İNAL TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 1
5. Ön İnceleme İşlemleri Sistem üzerinde ön inceleme işlemlerinin tamamlanması için aşağıdaki adımlar gerçekleştirilmelidir; Proje Teslim Alınması (PYB), Ön İnceleme Komisyonu Oluşturulması (GS), Ön İnceleme İçin Personel Atanması (GS, PYBB), Ön İncelemenin Yapılması (PYB, İDB), Eksik Evrak İhbarının Yapılması (PYB, İDB), Eksik Evrakın Tamamlanması (BS), Eksik Evrakın Durumunun Güncellenmesi (PYB, İDB), 5.1 Proje Teslim Alınması (PYB) Başvuru sahipleri Mali Destek Programları na (MDP) Sistem üzerinden başvuru yapmaktadır. Aynı zamanda bu başvurulara ait belgelerin başvuru yapılan ajansa gönderilmesi gerekmektedir. Başvurulara ait belgelerin geldiği bilgisi Sistem de kaydedilmektedir. Bu işlemin yapılması için pasif olmayan ve Başvuru Döneminde olan bir MDP seçilmesi gerekmektedir. MDP seçmek için Ana Sayfa daki MDP ŞEÇİLMEDİ ( Penceresi ne ulaşılır. ) bağlantısına tıklayarak Mali Destek Programları Mali Destek Programları Penceresi Mali Destek Programları Penceresi nde işlem yapılmak istenilen MDP seçilir ve Seç ( tıklanır. )düğmesine TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 1
Proje başvurularına ilişkin belgelerin geldiği bilgisinin kaydedilmesi için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Başvuru İşlemleri / Proje Teslim Alındı Bilgisi Kaydet seçilir. Proje İşlemleri Proje Teslim Alındı Bilgisi Kaydet Proje Teslim Alındı Bilgisi Kaydet işlemi seçildikten sonra Başvuru Kodu ile sorgulamanın yapılabileceği ekran gelmektedir. Proje Başvurusu Sorgulama Ekranı Proje Başvurusu Sorgulama Ekranı nda teslim alındı bilgisi kaydedilecek olan projenin başvuru kodu girilir ve Sorgula ( ) düğmesine tıklanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 2
Proje Bilgileri Ekranı Proje Bilgileri Ekranı nda sorgulama sonucu ulaşılan proje başvurusunun genel bilgileri bulunmaktadır. Bu ekrandaki Yönetmeliğin 17.2 maddesine göre teslim alınmıştır ifadesi ilgili proje başvurusuna ait dosyaların proje başvurusu süresinin bitiş saatinden önce ajansa ulaştığı anlamına gelmektedir (Örn. Proje başvurusu bitiş zamanı 25.06.2012 17:00 olan bir MDP ye online başvuru yapan başvuru sahibi 25.06.2012 16:58 de ajansa giriş yaptıysa belgeler teslim alınmaktadır). Geç teslim alındı kutucuğu seçilirse proje başvurusuna ilişkin evrakların proje başvurusu bitiş zamanından sonra ajansa ulaştığı ifade edilmektedir. Teslim Şekli, proje başvurusuna ait evrakların Posta / Kargo ile ya da Elden ajansa ulaştığı bilgisini ifade etmektedir. Teslim Şekli Posta / Kargo olarak seçilirse Teslim Eden Adı-Soyadı, Teslim Edenin Telefonu ve Teslim Edenin Adresi alanları doldurulmamaktadır. Teslim Şekli Elden olarak seçilirse Teslim Eden Adı-Soyadı, Teslim Edenin Telefonu ve Teslim Edenin Adresi alanları doldurulması gerekmektedir. Geç teslim alındı kutucuğunun işaretlenebilmesi için ilgili MDP nin proje başvuru süresinin bitmiş olması gerekmektedir. Proje Bilgileri Ekranı nda gerekli bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet ( ) düğmesine tıklayarak proje teslim alındı bilgisi Sistem e kaydedilir. Bu bilginin Sistem e kaydedilmesinin ardından teslim alındı belgesi indirilebilmektedir. Teslim alındı belgesinin indirilmesi için Teslim Alındı Belgesi İndir ( ) düğmesine tıklanmalıdır. Proje Bilgileri Ekranı nda Geç teslim alındı kutucuğu işaretlenip Kaydet düğmesine tıklanırsa ilgili proje başvurusunun evraklarının geç teslim alındığı için kabul edilmeyeceğine dair onay penceresi çıkmaktadır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 3
Onayla Penceresi Proje başvurusuna ait evrakların geç teslim alındığını onaylamak için Evet ( ) düğmesine tıklanır. Evrakları geç alınan proje başvurusuna ilişkin geç teslim alındı raporu almak için geç teslim işleminin onaylanması gerekmektedir. Onay işlemi yapıldıktan sonra Geç Teslim Alındı Belgesi İndir ( ) düğmesine tıklanarak geç teslim alındı belgesi alınabilir. Geç teslim alındı belgesinin indirilebilmesi için proje teslim alındı bilgisinin kaydedilmesi gerekmektedir. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 4
5.2 Ön İnceleme Komisyonu Oluşturma (GS) Ön inceleme komisyonu Genel Sekreter (GS) tarafından oluşturulmaktadır. Sistem üzerinde ön inceleme komisyonu oluşturma işlemine başlamak için pasif olmayan bir Mali Destek Programı (MDP) seçilmesi gerekmektedir. MDP seçmek için Ana Sayfa daki MDP ŞEÇİLMEDİ ( ) bağlantısına tıklayarak Mali Destek Programları Penceresi ne ulaşılır. Mali Destek Programları Penceresi Mali Destek Programları Penceresi nde işlem yapılmak istenilen MDP seçilir ve Seç ( ) düğmesine tıklanır. Proje başvurularına ön inceleme yapılabilmesi için personel ataması yapılması gerekmektedir. Ön incelemede görevlendirilecek personeller Genel Sekreter in oluşturduğu Ön İnceleme Komisyonundan seçilmektedir. Ön İnceleme Komisyonu oluşturmak için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Ön İnceleme / Ön İnceleme Komisyonu İşlemleri işlemi seçilir. Proje İşlemleri Ön İnceleme Seçim Komisyonu İşlemleri TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 5
Ön İnceleme Komisyonu Ekranı nda ajans uzmanları listelenmektedir. Genel Sekreter in ön incelemede görev yapacak personelleri seçip Personel Görevlendir ( tıklamasıyla ön inceleme komisyonu oluşturma işlemi tamamlanır. ) düğmesine Ön İnceleme Komisyonu Ekranı Ön inceleme ataması yapılan bir personeli komisyondan çıkartılamaz. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 6
5.3 Ön İnceleme İçin Personel Atama (GS, PYBB) Ön inceleme için personel ataması Program Yönetim Birimi Başkanı (PYBB) tarafından gerçekleştirilmektedir. Ön incelemenin Sistem e kaydedilebilmesi için projelerin ajans uzmanlarına atanması gerekmektedir. Her proje için iki tane uzman ataması yapılmaktadır. Atamanın yapılabilmesi için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Ön İnceleme Süresi / Ön İnceleme Personel Görevlendirme işlemi seçilir. Ön İnceleme Süreci Ön İnceleme Personel Görevlendirme Proje Teklifleri Ekranı nda seçilen MDP ye yapılan proje başvuruları Proje Teklifleri Ekranı nda listelenmektedir. Proje Teklifleri Ekranı Ön inceleme için personel ataması yapılacak proje başvurusu seçilir ve Personel Görevlendir düğmesine tıklanır. Ön inceleme yapacak ajans personeli atanırken Sistem, kullanıcın giriş yaptığı ajansın tüm ajans personeli listeler. Personel Görevlendirme Penceresi TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 7
Personel Görevlendirme Ekranı nda Genel Sekreter tarafından belirlenen Ön İnceleme Seçim Komisyonu ndaki uzmanlar listelenmektedir. Ön incelemesi yapılacak proje başvurusu için bu listeden iki uzman seçilir ve Kaydet ( tamamlandığında Onayla ( tamamlanır. ) düğmesine tıklanır. Proje başvurularına atama işlemi ) düğmesine tıklanarak ön inceleme için atama işlemi Ön inceleme gerçekleştirme işlemlerinin başlatılması için personel ataması listesi onay durumunun "Onaylandı" olması gerekir. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 8
5.4 Ön İnceleme Yapma (PYB, İDB) Genel Sekreter tarafından Ön İnceleme Komisyonu nun oluşturulması, PYBB tarafından personel atamasının yapılması ve onaylanmasının ardından ön inceleme işlemlerine başlanabilmektedir. Ön inceleme işlemi PYB personeli tarafından gerçekleştirilmektedir. Ön İnceleme işlemine başlamak için bir proje başvurusu seçilmesi gerekmektedir. Seçilen MDP ye yapılan başvuruları görmek için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Ön İnceleme / Ön İnceleme İşlemleri seçilir. Proje İşlemleri Ön İnceleme İşlemleri Proje İşlemleri / Ön İnceleme / Ön İnceleme İşlemleri ne tıklandığında her PYB uzmanı sadece kendisine atanmış proje başvurularını görmektedir. Ön İnceleme İşlemleri ne tıklandığında seçilen MDP ye yapılan proje başvuruları görüntülenmektedir. Bir proje başvurusu için iki PYB uzmanı ön inceleme yapmaktadır. Ön incelenmenin tamamlanması için iki PYB uzmanının da ön incelemeyi onaylaması gerekmektedir. Ön incelemesi tamamlanmış olan proje başvurularının ön inceleme raporu Proje Teklifleri Ekranı ndan alınabilmektedir. Ön inceleme raporu almak için raporu alınmak istenilen proje başvurusu seçilir ve Ön İnceleme Raporu İndir ( Proje Teklifleri Ekranı ) düğmesine tıklanır. Ön inceleme yapmak için ön inceleme yapılacak proje başvurusu seçilir ve Ön İnceleme Yap ( ) düğmesine tıklanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 9
Ön İnceleme Bilgileri Penceresi Ön İnceleme Bilgileri ekranında Uygunluk Kriterleri, İdari Kontrol Kriterleri, Destekleyici Belge Listesi ve Eksik Evrak Listesi bulunmaktadır. Uygunluk ve İdari Kontrol Kriterleri MDP oluşturulurken belirlenen kriterlerdir. Ön İnceleme Kriterleri ile ilgili Açıklama ve Durumu bilgisi girilmesi zorunludur. Açıklama alanında ön inceleme kriteri ile ilgili değerlendirme bilgisi girilebilmektedir. Durumu alanında ise ilgili ön inceleme kriterinin Geçerli Değil, Evet, Hayır, veya Eksik Belge olduğu bilgisi girilir. Ön İnceleme Kriterleri Durumu Seçenekleri Durumu alanında seçilebilecek seçenekler aşağıdaki gibidir; Geçerli Değil: İlgili ön inceleme kriterinin ön incelemesi yapılan proje başvurusu için geçerli olmadığı anlamına gelmektedir. Evet: İlgili ön inceleme kriterinin ön incelemesi yapılan proje başvurusu için sağlandığı anlamına gelmektedir. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 10
Hayır: İlgili ön inceleme kriterinin ön incelemesi yapılan proje başvurusu tarafından sağlanamadığı anlamına gelmektedir. Eksik Belge: İlgili ön inceleme kriteri için eksik belge bulunduğu anlamına gelmektedir. Uygunluk Kriterlerinden herhangi birinin durumunun Hayır veya Eksik Belge olması Proje Başvurusu nun reddedilmesine sebep olmaktadır. Ön İnceleme Bilgileri Penceresi nde bulunan Destekleyici Belge Listesi nde MDP oluşturulurken belirlenen belgeler bulunmaktadır. Proje başvurusunun ilgili MDP için gerekli olan destekleyici belgeleri sağlayıp sağlamadığı bilgisi ön inceleme esnasında belirtilmektedir. Destekleyici belgelerde eksik olması durumunda ilgili belge Eksik Evrak Listesi ne taşınmaktadır. Eksik Evrak Listesi ne belge eklemek için ilgili belge seçilir ve Ekle ( çıkarmak için ilgili belge seçilir ve Çıkar ( ) düğmesine tıklanır. Eksik Evrak Listesi nden belge ) düğmesine tıklanır. Destekleyici Belge ve Eksik Evrak Listeleri Ön İnceleme Bilgileri Ekranı nda gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesine tıklanır. Ön incelemenin tamamlanması için ön incelemeye atanan iki personelin de ön incelemeyi onaylaması gerekmektedir. Ön İnceleme Bilgileri Ekranı ndaki bilgiler kaydedildikten sonra Onayla düğmesine tıklanarak ön inceleme kaydı tamamlanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 11
5.5 Eksik Evrak İhbarı Gönderme (PYB, İDB) Ön inceleme sonucunda eksik evrakı olduğu tespit edilen proje başvuruları için eksik evrak ihbarı gönderilmektedir. Bu işlemin Sistem üzerinden yapılabilmesi için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Ön İnceleme / Eksik Evrak İhbarı Gönder seçilir. Proje Teklifi Listesi Ekranı Proje Teklifi Listesi nde eksik evrakı olan proje başvuruları listelenmektedir. Eksik evrakı bulunan proje başvurularına ilişkin rapor almak için ilgili proje başvurusu seçilip Eksik Evrak Raporu İndir ( ) düğmesine tıklanmalıdır. Eksik evrakı bulunan proje başvurularına eksik evrak ihbarı göndermek için ilgili proje başvurusu seçilir ve İhbar Gönder ( ) düğmesine tıklanır. İhbar Gönderme penceresinde seçilen proje başvurusu için yeni belgeler talep edilebilmektedir. Eksik Evrak İhbarı Bilgileri Eksik Evrak İhbarı Bilgileri Penceresi nde ön inceleme sırasında tespit edilen eksik evraklar ve açıklamaları bulunmaktadır. Eksik evrak ihbarı gönderilirken başvuru sahibinden yeni evraklar da istenebilmektedir. Başvuru sahibinden yeni evrak istemek için Evrak Adı alanı doldurulur ve Ekle düğmesine tıklanır. Yeni eklenen evrak istenmekten vazgeçilirse seçilip Çıkar düğmesine tıklayarak yeni evrak listesinden çıkartılabilir. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 12
Yeni İstenen Evrak Listesi Eksik evrak ihbarının başvuru sahibine iletilmesi için Eksik Evrak İhbarı Bilgileri Penceresi ndeki ilgili alanlar doldurulur ve İhbar Gönder düğmesine tıklanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 13
5.6 Eksik Evrak Tamamlama (BS) Proje başvurusunda eksik evrak tespit edilen başvuru sahibi eksik evrak ihbarının ajans tarafından yapılmasından sonra eksik evraklarını Sistem üzerinden göndermektedir. Bu işlemin gerçekleştirilmesi için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Eksik Evrak İşlemleri seçilir. Proje İşlemleri Eksik Evrak İşlemleri Proje teklifleri Ekranı nda başvuru sahibinin ön inceleme esnasında eksik evrakı olduğu tespit edilen başvurular listelenmektedir. Eksik evrak bilgisi alınmak istenilen proje başvurusu seçilir ve Eksik Evrak Listele ( ) düğmesine tıklanır. Proje Teklifleri Ekranı Eksik Evrak Listele düğmesine tıklandığında seçilen proje başvurusuna ilişkin yeni evrak talebi varsa bu evraklar Yeni İstenen Evrak Listesi Ekranı nda listelenir. Yeni İstenen Evrak Listesi Ekranı Yeni istenen evrakın yüklenmesi için ilgili evrak seçilir ve Yükle ( ) düğmesine tıklanır. Yeni İstenen Evrak Yükleme Penceresi Yeni istenen evraka ilişkin dosya yüklemek için Seçiniz ( ) düğmesine tıklanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 14
Yeni istenen evrak için Sistem e uzantısı.doc,.docx,.xls,.xlsx olan dosyalar yüklenebilmektedir. Dosya yükleme penceresinde kullanıcının bilgisayarındaki verilere ulaşılır. Kullanıcı yeni istenen evrak için yükleyeceği belgeyi seçer ve Open ( ) düğmesine tıklar. Dosya Yükleme Penceresi Yeni İstenen Belge Yükleme Penceresi Yeni İstenen Belge Yükleme Penceresi nde listelenen dosyalar teker teker ya da toplu olarak Sistem e kaydedilebilir. Dosyaları teker teker yüklemek için ilgili dosyanın yanındaki düğmesine, toplu olarak yüklemek için Yükle ( ) düğmesine tıklanmalıdır. Yeni istenen evrak için Sistem e yüklenmek istenilen dosyaların boyutu en fazla 10 Mb olabilir. Yeni İstenen Belge Yükleme Penceresi nde listelenen dosyalar yüklenmekten vazgeçilirse yükleme işlemi teker teker ya da toplu olarak iptal edilebilmektedir. Dosyaların yüklenmesi teker teker iptal TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 15
edilmek istenirse ilgili dosyanın yanındaki düğmesine, toplu olarak iptal edilmek istenirse İptal ( ) düğmesine tıklanmalıdır. Eksik evrak ve yeni istenen evrak yükleme işlemlerinin tamamlanması için Onayla düğmesine tıklanmalıdır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 16
5.7 Eksik Evrak Durumu Güncelle (PYB, İDB) Proje başvurusu esnasında başvuru sahibi tarafından teslim edilmeyen evrakların takibi Sistem üzerinden yapılabilmektedir. Bir proje başvurusuna ait eksik evrakların görüntülenmesi, eksik evrakın durumunun güncellenmesi ve eksik evrak sebebiyle red mektubu işlemlerinin yapılması için Ana Sayfa daki Proje İşlemleri / Ön İnceleme / Eksik Evrak Durumu Güncelle seçilir. Proje Teklifi Listesi Ekranı Proje Teklifi Listesi nde ön inceleme sonucu eksik evrakı tespit edilen başvurular listelenmektedir. Listedeki proje başvurusunun eksik evraklarının görüntülenmesi için Evrakları Görüntüle ( ) düğmesine tıklanır. Eksik Evrak Bilgileri Penceresi nde seçilen proje başvurusuna ait ön incelemede tespit edilen eksik evraklar ve eksik evrak ihbarı yapılırken başvuru sahibinden istenilen yeni evraklar listelenmektedir. Eksik Evrak Bilgileri Penceresi Proje Teklifi Listesi nde bulunan proje başvurularına ilişkin eksik evrak durumu değiştirilecekse ilgili proje başvurusu seçilir ve Evrak Durumu Güncelle ( ) düğmesine tıklanır. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 17
Evrak Durumu Güncelle Penceresi Evrak Durumu Güncelle Penceresi nde proje başvurusunun eksik evrakı ile ilgili durum güncellemesi yapılabilmektedir. Eksik evrak ile ilgili geç geldi bilgisi de Sistem e girilebilmektedir. Eksik evrakın geç gelmesi durumunda proje başvurusu reddedilmektedir. Evrak Durumu Güncelle Penceresi nde gerekli bilgiler girildikten sonra Güncelle düğmesine tıklayarak girilen bilgiler kaydedilir. Eksik evrak gerekçesiyle red kararı verilen bir proje başvurusu için red mektubu Eksik Evrak Sebebiyle Red Mektubu İndir ( ) düğmesi ile alınabilmektedir. Evrak Durumu Güncelle Penceresi nde Evrak Geç Geldi kutucuğu işaretlenirse proje başvurusu reddedilmektedir. Karşılaşılabilecek Hata / Uyarı Durumları Hata / Uyarı Kodu Hata / Uyarı Açıklaması Ön İnceleme Personel Listesi Onaylanmamış: Ön inceleme işleminin KSOI007 yapılabilmesi için ön inceleme yapacak personel listesinin onaylanmış olması gerekir. Ön inceleme yapacak ajans personeli listesinin onaylanması için her projeye 2 PFDY-Öİ-HT002 (iki) ajans personelinin görevlendirilmiş olması gerekir. Ön incelemenin sonlandırılması için destek programı durumunun "Ön İnceleme PFDY-Öİ-HT003 ve BD Değerlendirmesi Sürecinde" olması ve hiçbir proje teklifi durumunun "Proje Teklifi Kabul Edildi" durumunda olmaması gerekir. PFDY-Öİ-HT004 Belge formatı uygun bir formatta olmalıdır. (.pdf,.doc,.docx,.txt, xls, xlsx) Eksik evrak tamamlama işlemlerinin tamamlanması için tüm talep edilen evrakların yüklenmesi gerekir. Yüklemeler yapılmadıysa: Hata mesajı verilir. PFDY-Öİ-HT005 Yüklemeler yapıldıysa: -Proje teklifi durumu "Eksik Evrak Tamamlandı" olarak güncellenir. -"Talep Edildi" durumunda olan evrakların, destekleyici evrak yükleyebilme durumu "Yüklemeye Kapalı" olarak güncellenir. -Evrak teslim durumu "Sisteme Yüklendi" olarak güncellenir. PFDY-Öİ-HT007 Ajans personelinin atandığı bir proje teklifi yoktur. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 18
PFDY-Öİ-HT009 PFDY-Öİ-HT010 İdari kriterlerin en az bir tanesi için "Hayır" işaretlenmişse en az bir evrak talep durumu "Talep Edildi" olarak seçilmesi gerekir. Ön inceleme ataması yapılan bir personeli komisyondan çıkaramazsınız. TÜBİTAK-BİLGEM-UEKAE / Yazılım ve Veri Mühendisliği Bölümü (G222) 19